Tài liệu Kế toán doanh thu tại chi nhánh công ty cổ phần lương thực thực phẩm vĩnh long – xí nghiệp bình minh

ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN LƯƠNG THỰC THỰC PHẨM VĨNH LONG XÍ NGHIỆP BÌNH MINH Vĩnh Long, năm 2013 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN  ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... …………….., ngày…..tháng……năm 2013 Giáo viên hướng dẫn NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... …………., ngày……tháng……năm 2013 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT  XN: Xí nghiệp DN: Doanh nghiệp CT: Chứng tử VAT: Thuế giá trị gia tăng HLT: Hàng lương thực TK: Tài khoản LT – TP: Lương thực Thực phẩm TGNH: Tiền gửi ngân hàng i DANH MỤC BẢNG BIỂU  Bảng 1.1: Bảng mô tả các sản phẩm của Xí nghiệp Bình Minh............................ 7 Bảng 1.2 Trình độ nhân sự tại XN Bình Minh......................................................14 Bảng 1.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp Bình Minh năm 2011 – 2012........................................................................................................22 DANH MỤC SƠ ĐỒ  Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ lau bóng gạo......................................................... 8 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bình Minh.................... 9 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của XN Bình Minh........................................... 15 Sơ đồ 1.4: Hình thức sổ kế toán tại XN Bình Minh.............................................. 16 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức nhật ký chung..............17 ii MỤC LỤC  LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................. 1 1. Sự cần thiết của đề tài............................................................................................ 1 2. Mục tiêu nghiên cứu...............................................................................................1 3. Đối tượng nghiên cứu.............................................................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................2 5. Bố cục của chuyên đề............................................................................................. 2 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC BÌNH MINH – VĨNH LONG.................................................................................... 3 1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long..............................................................................................................................3 1.1.1 Giới thiệu khái quát về Xí nghiệp chế biến lương thực Bình Minh – Vĩnh Long...................................................................................................... 3 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Xí nghiệp Bình Minh.................. 4 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................5 1.1.3.1 Chức năng................................................................................. 5 1.1.3.2 Nhiệm vụ................................................................................... 6 1.1.3.3 Quyền hạn................................................................................. 6 1.1.4 Mặt hàng kinh doanh chủ yếu............................................................ 7 1.2 Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh................................................................ 8 1.2.1 Lĩnh vực hoạt động..................................................................... 8 1.2.2 Quy mô hoạt động....................................................................... 9 1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Xí nghiệp.......................................................................9 1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý..............................................................9 1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận....................................................... 9 1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp............................................................ 15 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán............................................................15 iii 1.4.2 Nhiệm vụ............................................................................................. 15 1.4.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại XN...............................................16 1.4.4 Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế toán..................... 18 1.4.5 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán........................................ 19 1.5 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển......................................... 19 1.5.1 Thuận lợi............................................................................................. 19 1.5.2 Khó khăn.............................................................................................20 1.5.3 Phương hướng phát triển..................................................................21 1.6 Kết quả kinh doanh của Xí nghiệp năm 2011 – 2012:....................................22 CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN DOANH THU TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC BÌNH MINH – VĨNH LONG..................................................................... 25 2.1 Kế toán các khoản doanh thu............................................................................25 2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ......................... 25 2.1.1.1 Đặc điểm hạch toán:.............................................................. 25 2.1.1.2 Chứng từ và thủ tục kế toán................................................. 25 2.1.1.3 Phương pháp hạch toán.........................................................26 2.1.1.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh...................................... 26 2.1.1.5 Sổ kế toán chi tiết................................................................... 28 2.1.2 Kế toán doanh thu bán hàng nội bộ.................................................29 2.1.2.1 Đặc điểm hạch toán................................................................29 2.1.2.2 Chứng từ kế toán....................................................................29 2.1.2.3 Phương pháp hạch toán.........................................................29 2.1.2.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh...................................... 29 2.1.2.5 Sổ kế toán chi tiết................................................................... 31 2.1.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính........................................... 32 2.1.3.1 Đặc điểm hạch toán................................................................32 2.1.3.2 Chứng từ và thủ tục kế toán................................................. 32 2.1.3.3 Phương pháp hạch toán.........................................................32 2.1.3.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh...................................... 32 iv 2.1.3.5 Sổ kế toán chi tiết................................................................... 33 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN.......................................................... 34 1. Nhận xét tổng quát về tình hình hoạt động của Xí nghiệp Bình Minh.......... 34 2. Đánh giá về công tác kế toán tại Xí nghiệp........................................................35 3.Kiến nghị.................................................................................................................36 KẾT LUẬN................................................................................................................38 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... PHỤ LỤC....................................................................................................................... v LỜI MỞ ĐẦU  1. Sự cần thiết của đề tài Sau 11 năm đàm phán, ngày 11 tháng 1 năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế. Đây chính là cơ hội lớn giúp cho các doanh nghiệp nước ta khai thác lợi thế kinh doanh, tăng cường khả năng hợp tác quốc tế, tranh thủ nguồn lực bên ngoài để phát huy tốt nội lực vốn có nhằm mở rộng thị trường, hòa nhập vào nền kinh tế thế giới. Tuy nhiên, đó cũng là thách thức lớn cho các doanh nghiệp chưa có bước chuẩn bị kỹ về nguồn lực và công nghệ. Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi phải có đội ngũ nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, am hiểu và nghiên cứu thị trường để có thể đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp với quy luật cung cầu của thị trường. Vấn đề quan trọng là các doanh nghiệp phải làm thế nào để sản phẩm của mình làm ra đạt chất lượng cao, mẫu mã đa dạng và được thị trường chấp nhận. Bất cứ doanh nghiệp nào khi kinh doanh đều muốn đạt được lợi nhuận tối đa, do đó việc thực hiện hệ thống kế toán về doanh số tiêu thụ sẽ đóng vai trò quan trọng, trong việc xác định và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng trên kết hợp giữa lý thuyết và tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp Bình Minh và em muốn hiểu rõ hơn các phương pháp cũng như quy trình thực hiện kế toán doanh thu cụ thể trong doanh nghiệp nên em chọn đề tài “ Kế toán doanh thu tại chi nhánh Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long – Xí nghiệp Bình Minh” cho kỳ thực tập ngắn hạn của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu phương pháp hạch toán các khoản doanh thu tại Xí nghiệp Bình Minh. - Thực hiện công tác kế toán, xác định các khoản doanh thu thu được trong quá trình tiêu thụ của Xí nghiệp. - Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp. Qua đó nêu lên một số nhận xét về công tác kế toán, cũng như hoạt động của Xí nghiệp, để Xí nghiệp và Công ty cổ phần xem xét và có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế. Từ đó hoàn thiện công tác kế toán tại Xí nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho Xí nghiệp Bình Minh cũng như Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long. 3. Đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ tại Xí nghiệp. - Nghiên cứu công tác kế toán ở bộ phận kế toán của Xí nghiệp - Thực hiện công tác kế toán tiêu thụ tại Xí nghiệp . - Tổng hợp những nghiên cứu thực tế trong thời gian thực tập, tiến hành so sánh giữa thực tế và lý thuyết. Từ đó rút ra nhận xét về tình hình hoạt động tại Xí nghiệp. 4. Phương pháp nghiên cứu - Thông qua việc trao đổi cùng Cô, Chú, Anh, Chị trong phòng Kế toán, quan sát và tìm hiểu tình hình thực tế tại Xí nghiệp trong thời gian thực tập. - Đồng thời thu thập số liệu từ báo cáo, tài liệu của Xí nghiệp để phân tích, so sánh, đối chiếu lý thuyết, các tài liệu ghi chép trong sổ sách của Xí nghiệp, các loại sách chuyên ngành kế toán, các văn bản quy định chế độ tài chính hiện hành, chính sách kế hoạch kinh doanh của Xí nghiệp. 5. Bố cục của chuyên đề Đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu khái quát về Xí nghiệp chế biến lương thực Bình Minh – Vĩnh Long Chương 2: Kế toán doanh thu tại Xi nghiệp chế biến lương thực Bình Minh – Vĩnh Long Chương 3: Nhận xét và kết luận CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC BÌNH MINH – VĨNH LONG 1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long Tiền thân của Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long là Doanh nghiệp nhà nước Công ty Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long, đơn vị thành viên của Tổng Công ty Lương thực Miền Nam. Công ty được cổ phần hóa và đi vào hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ ngày 01/01/2007 với tổng vốn điều lệ là 52 tỷ đồng, trong đó vốn thuộc sở hữu nhà nước là 20,8 tỷ đồng, chiếm 40% vốn điều lệ theo Quyết định thành lập số 2204/QĐ/BNN-ĐMDN ngày 01/08/2006 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.  Tóm tắt vài nét về Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long - Tên công ty: Công ty Cổ phần Lương thực Thực Phẩm Vĩnh Long - Tên giao dịch quốc tế: VINHLONG FOOD - Tên viết tắt: VINHLONG FOOD -Trụ sở giao dịch: Số 38, đường 2/9, phường 1, thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long - Điện thoại: 0703.822512 - Loại hình pháp lý: Công ty cổ phần - Công ty có 8 xí nghiệp sản xuất, hệ thống cửa hàng tiện lợi và Nhà máy thức ăn thủy sản Domyfeed trực thuộc. - Mã số thuế: 1500170900 1.1.1 Giới thiệu khái quát về Xí nghiệp chế biến lương thực Bình Minh – Vĩnh Long - Xí nghiệp Bình Minh trực thuộc Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long. - Địa chỉ: Số 544/10, đường Phan Văn Năm, Khóm 1, phường Cái Vồn, thị xã Bình Minh, huyện Bình Minh, tỉnh Vĩnh Long. - Điện thoại: 0703.890330 - Fax: 0703892299 - Mã số thuế: 1500170900-003 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Xí nghiệp Bình Minh Trước đây, Xí nghiệp có tên gọi là Công ty Chế biến Lương thực huyện Bình Minh là doanh nghiệp Nhà nước. Do chính sách, chủ trương của Ban Lãnh đạo tỉnh Vĩnh Long nhằm tăng cường khả năng kinh tế của tỉnh, đẩy mạnh xuất khẩu gạo, và nâng cao vị thế cho tỉnh nhà tiến hành sáp nhập Công ty Lương thực tỉnh Vĩnh Long và Công ty Chế biến Lương thực Thị xã Vĩnh Long thành lập Công ty Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long. Từ đó, Công ty Chế biến Lương thực huyện Bình Minh trở thành đơn vị trực thuộc của Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long và mang tên Xí nghiệp chế biến lương thực số 3 năm 1993. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp là thu mua nguyên liệu gạo lức và gạo xô về lau bóng để đạt tiêu chuẩn xuất khẩu và tiêu thụ nội địa. Xí nghiệp đã được hiệu quả cao trong lĩnh vực kinh doanh này và ngày càng tạo được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Thành quả mà Xí nghiệp đạt được đã góp phần to lớn vào việc phát triển, đem lại lợi nhuận cho công ty và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, từ năm 2002 Xí nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000. Riêng công tác kế toán, Xí nghiệp áp dụng chương trình phần mềm máy tính Pacific KeyMan 5.5 nên các nghiệp vụ được thực hiện rất nhanh chóng và chính xác. Xí nghiệp có đội ngũ cán bộ nhân viên công tác lâu năm có kinh nghiệm và nhiệt tình trong công tác. Tháng 01/2007, Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long tiến hành cổ phần hóa theo cơ chế thị trường với cổ phần gần 52 tỷ đồng, vì vậy Xí nghiệp chế biến lương thực số 3 chuyển thành chi nhánh của Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long. Từ đó, Công ty tiến hành thay đổi cơ chế quản lý và hoạt động của Công ty, đồng thời cũng thay đổi cơ chế quản lý các đơn vị trực thuộc cho phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay. Vì vậy, Xí nghiệp đã từng bước khắc phục được những mặt yếu kém của cơ chế kinh tế cũ, từng bước phát huy thế mạnh để phát triển, từng bước đi lên không ngừng trang bị thêm thiết bị, nguồn nhân lực nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thị trường trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, luôn hoàn thành tố nhiệm vụ được giao, thực hiện đúng phương châm của Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long là: “ Lắng nghe và đáp ứng vượt sự mong đợi của khách hàng”. Tháng 02/2011, Xí nghiệp chế biến lương thực số 3 đổi tên thành Xí nghiệp Bình Minh. 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3.1 Chức năng - Xí nghiệp tổ chức thu mua, dự trữ chế biến gạo nguyên liệu ra thành phẩm đạt tiêu chuẩn xuất khẩu và tiêu thụ nội địa theo chỉ tiêu Công ty giao. Nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin và điều tra tình hình sản xuất lương thực ở địa phương để báo cáo và đề xuất lên ban Giám đốc công ty nhằm đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp và đạt hiệu quả cao. - Dự trữ, bảo quản nguồn nguyên liệu, lương thực đảm bảo đủ hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo chỉ tiêu của Công ty giao và kinh doanh nội địa. - Thường xuyên kiểm tra hệ thống công nghệ, cải tiến bộ máy tổ chức, bổ sung trang thiết bị, mở rộng địa điểm kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của đơn vị, quản lý xí nghiệp thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, an toàn, có hiệu quả và đúng pháp luật. - Mạnh dạn đề xuất cho Ban Giám đốc Công ty về vấn đề quản lý và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao tối đa hiệu quả hoạt động cho xí nghiệp và công ty. 1.1.3.2 Nhiệm vụ - Quán triệt chủ trương chính sách của Đảng và Pháp luật của Nhà nước, chiến lược phát triển trước mắt và lâu dài của công ty, nắm vững các chỉ tiêu, kế hoạch của Công ty để Xí nghiệp thực hiện chính xác, hiệu quả. - Xây dựng mạng lưới kho chứa hợp lý để việc thu mua được thuận tiện, tổ chức chế biến gạo nguyên liệu ra thành phẩm có chất lượng tốt, giá thành thấp và đúng theo tiêu chí phân bổ, tìm kiến thị trường và đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh. - Sử dụng tiền vốn đúng mục đích, quản lý chặt chẽ tiền hàng, không để phát sinh nợ khó đòi tồn đọng, không để tổn thất tài sản, hàng hóa vật tư lao động mà công ty giao cho Xí nghiệp quản lý. - Nắm sát tiến độ sản xuất, diện tích giống lúa, kết quả thu hoạch quanh khu vực để có kế hoạch đề xuất với cấp trên tổ chức thu mua đúng thời điểm, trang bị kho chứa, máy móc, nhân sự cho phù hợp với hoạt động của Xí nghiệp. - Chấp hành các nguyên tắc quản lý kinh tế, tài chính, hành chính theo quy định của Nhà nước, tuân thủ các nội quy, quy định của cơ quan. - Thực hiện đúng quy trình kỹ thuật trong vận hành máy móc thiết bị, sử dụng điện, nhiên liệu phục vụ cho việc sấy gạo, phòng ngừa triệt để tai nạn lao động, những sự cố xảy ra trong Xí nghiệp. 1.1.3.3 Quyền hạn - Xí nghiệp được sử dụng con dấu riêng để giao dịch trong phạm vi được Công ty ủy nhiệm và đúng pháp luật của Nhà nước. - Được chủ động khai thác mở rộng thị trường, trực tiếp giao dịch đàm phán với tất cả các đối tượng khách hàng để mua bán lương thực đạt tiêu chuẩn về chất lượng lẫn số lượng do Công ty quy định - Xí nghiệp được hợp đồng thuê nhân công bốc xếp để giải quyết công việc phát sinh hàng ngày - Xí nghiệp được phép phân công lao động, theo dõi đánh giá chất lượng công nhân viên để đề xuất với Công ty thưởng phạt thỏa đáng, được xây dựng nội quy riêng cho Xí nghiệp nhưng không được trái với quy định chung của Công ty. 1.1.4 Mặt hàng kinh doanh chủ yếu Mang đặc thù là một Xí nghiệp thu mua, chế biến và tiêu thụ gạo xuất khẩu. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp là gạo và các phụ phẩm của gạo như tấm cám. Bảng 1.1: Bảng mô tả các sản phẩm của Xí nghiệp Bình Minh Sản phẩm Mô tả Gạo 5% tấm Gạo gồm 5% tấm và 95% gạo bán thành phẩm Gạo 10% tấm Gạo gồm 10% tấm và 90% gạo bán thành phẩm Sản phẩm chính Gạo 15% tấm Gạo gồm 15% tấm và 85% gạo bán thành phẩm Gạo 20% tám Gạo gồm 20% tấm và 80% gạo bán thành phẩm Gạo 25% tấm Gạo gồm 25% và 75% gạo bán thành phẩm Tấm 1 Gạo bị gãy có kích cỡ > 2.8 mm và <= 4.56 mm Tấm 2 Gạo bị gãy có kích cỡ < 2.8 mm Sản phẩm phụ Sấy Cám Lau Là phôi và cám bao quanh hạt gạo Xát 1.2 Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ lau bóng gạo Gạo nguyên liệu Loại bỏ tạp chất Xát trắng Tách thóc Phun nước Lau bóng Tách tấm Sấy Thành phẩm (Nguồn: Tài liệu Iso – XN Bình Minh) 1.2.1 Lĩnh vực hoạt động - Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Xí nghiệp là sản xuất và kinh doanh mặt hàng lương thực (gạo và phụ phẩm của gạo) nhằm tiêu thụ nội địa và xuất khẩu theo hợp đồng của Công ty. Thu mua gạo nguyên liệu và gạo đã xát trắng, tiến hành chế biến các sản phẩm gạo theo đúng tiêu chuẩn quản lý chất lượng. - Phạm vi hoạt động của Xí nghiệp là trong và ngoài tỉnh Vĩnh Long. Tùy theo nhiệm vụ, nhu cầu tiêu thụ mà Xí nghiệp tiến hành thu mua ở các vùng lân cận như: Đồng Tháp, Cần Thơ…. thông thường thương lái các nơi mua gạo đến Xí nghiệp tiến hành mua bán. 1.2.2 Quy mô hoạt động - Xí nghiệp có diện tích gần 4000m2, có trụ sở giao dịch, phòng làm việc tiện nghi với đầy đủ phương tiện phục vụ cho công tác quản lý. - Hệ thống kho bãi với sức chứa khoảng 5.500 tấn và 2 hệ thống dây chuyền công nghệ lau bóng gạo hiện đại đạt tiêu chuẩn với công suất hoạt động đạt khoảng 6-8 tấn/giờ đáp ứng tốt nhu cầu thu mua, dự trữ và cung ứng gạo cho thị trường. 1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Xí nghiệp 1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý Tuy là đơn vị trực thuộc nhưng Xí nghiệp Bình Minh vẫn có cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, cụ thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bình Minh Giám đốc Xí nghiệp Phó Giám đốc tài chính kế toán Kế toán Thủ quỹ Phó Giám đốc sản xuất Thủ kho Tổ nhân công Vận hành máy Kiểm phẩm (Nguồn: Tài liệu Iso – XN Bình Minh) 1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận  Giám đốc: - Là người có quyền hành cao nhất trong XN, do Ban Giám đốc Công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc Công ty Cổ phần. - Quản lý các bộ phận của Xí nghiệp thông qua Phó Giám đốc. - Là người có quyền quyết định mọi hoạt động của XN.  Phó Giám đốc tài chính kế toán - Nhận lệnh và thông tin của Giám đốc XN về phương án sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua hàng, bán hàng để có kế hoạch chuẩn bị nguồn vốn thu mua (hoặc phương án sử dụng tiền hợp lý, hiệu quả). - Chỉ đạo và giám sát bộ phận nghiệp vụ thực hiện công tác theo đúng nguyên tắc tài chính kế toán, quản lý tiền hàng chặt chẽ, sử dụng vốn đúng mục đích không để phát sinh công nợ khó đòi, không để bị chiếm dụng vốn. - Tham mưu cho Giám đốc những nguyên tắc tài chính kế toán, thường xuyên kiểm tra theo dõi sổ sách, tiền mặt tồn quỹ. Thay mặt Giám đốc ký chứng từ thu chi, nhập xuất hàng hóa…  Phó Giám đốc sản xuất - Nhận lệnh và thông tin từ Giám đốc XN để triển khai thực hiện các hoạt động có liên quan đến quá trình sản xuất. - Nắm bắt thông tin giá cả thị trường để tham mưu cho Giám đốc XN quyết định giá mua bán hàng. - Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn các bộ phận như: vận hành máy, kiểm phẩm, thủ kho, kế toán và công nhân bốc xếp hoạt động theo quy trình sản xuất. - Tham mưu cho Giám đốc XN về chất lượng gạo đầu vào, kiểm tra giám sát gạo đầu ra để từ đó lập kế hoạch sản xuất cho phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng và hiệu quả của quy trình sản xuất. - Thường xuyên kiểm tra quá trình sản xuất gia công theo dõi tỷ lệ chế biến để có biện pháp xử lý chất lượng tốt. Nghiên cứu định mức kỹ thuật trong sản xuất, bảo quản hàng hóa để có ý kiến đề xuất xây dựng định mức kỹ thuật cho phù hợp với thực tế. - Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng đề xuất bảo hành và sửa chữa, đổi mới trang thiết bị máy móc, công cụ, dụng cụ đảm bảo hoạt động tốt trong quá trình sản xuất, - Thay mặt Giám đốc ký chứng từ thu chi, nhập xuất hàng hóa….  Nhân viên kế toán - Thanh toán chi phí: Kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp lý của người đề nghị thanh toán (dự trữ được duyệt, bảng đề nghị thanh toán, hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm tra, biên bản nghiệm thu, hợp đồng và thanh lý hợp đồng), nếu các chứng từ đã đạt yêu cầu thanh toán đề nghị lãnh đạo XN duyệt chi, viết phiếu chi và ghi vào sổ tiền mặt, hoặc chi chuyển khoản ghi vào sổ quỹ tiền gửi, sổ phân tích. - Thanh toán mua hàng: + Mua lẻ của dân, thương lái: Căn cứ vào chủng loại, số lượng trong phiếu cân hàng của thủ kho đã được lãnh đạo duyệt giá, kiểm tra họ tên người bán, địa chỉ người bán, số chứng minh nhân dân, kế toán lập phiếu nhập kho, phiếu chi mua hàng, kế toán ghi vào sổ quỹ tiền mặt và sổ kho. + Mua hàng của doanh nghiệp, nhà máy: Căn cứ vào loại, số lượng trong phiếu cân hàng của thu kho đã được lãnh đạo duyệt giá, kiểm tra hóa đơn bán hàng của khách hàng, kế toán lập phiếu nhập kho và phiếu chi mua hàng, phiếu chi chuyển khoản ghi vào sổ kho, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi. + Mua hàng theo hợp đồng với các doanh nghiệp, nhà máy: Kế toán soạn thảo hợp đồng kinh tế với nội dung do Ban Giám đốc XN cung cấp; kiểm tra tính hợp lý của hợp đồng, phụ kiện hợp đồng; hóa đơn bán hàng của khách hàng; kế toán lập phiếu nhập kho và phiếu chi mua hàng ghi vào sổ theo dõi hợp đồng, sổ kho và sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi; soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng. + Gia công chế biến: Căn cứ vào kế hoạch gia công của lãnh đạo, báo cáo gia công của kiểm phẩm, sổ theo dõi gia công của thợ máy ghi vào sổ theo dõi gia công. Khi cắt gia công kế toán đối chiếu gia công với các bộ phận liên quan ghi chính xác số liệu nhập xuất gia công, tỷ lệ thu hồi thành phẩm, phụ phẩm trong gia công để so sánh với tỷ lệ trong định mức kinh tế kỹ thuật, lập phiếu nhập xuất gia công ghi vào sổ kho. - Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật vào máy tính để lập bảng kê tập hợp số liệu và báo cáo về công ty kịp thời, đúng thời gian quy định. - Lập bảng kê, báo cáo thuế giá trị gia tăng, tình hình sử dụng ấn chỉ. - Soạn thảo hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, mở sổ theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng cụ thể theo từng hợp đồng và từng khách hàng. - Tham mưu cho Ban Giám đốc thực hiện đúng các nguyên tắc tài chính kế toán, quản lý tiền vốn, hàng hóa và công nợ tại XN. - Theo dõi và kiểm tra tiền tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, lập chứng từ thu chi tiền gửi theo đúng quy định của ngân hàng. - Bảo trì các máy móc thiết bị văn phòng.  Thủ quỹ - Nhận tiền và chi tiền cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo phiếu chi, phiếu thu của kế toán đã được lãnh đạo XN duyệt. - Bảo quản tiền quỹ, máy đếm tiền, tủ sắt đựng tiền và máy soi tiền cẩn thận. - Ghi chép cập nhật sổ quỹ hàng ngày, kiểm tra chữ ký trong phiếu thu chi, đảm bảo thu chi đúng nguyên tắc (không thu, chi ứng ngoài sổ) đối chiếu tồn quỹ hàng ngày với kế toán. - Chịu trách nhiệm cá nhân về tiền quỹ tồn hàng ngày, không để xảy ra thất thoát tiền quỹ và các dụng cụ phục vụ cho công tác.  Nhân viên thủ kho - Cân, đếm hàng hóa nhập kho khi có phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa của kiểm phẩm được lãnh đạo duyệt; xuất kho khi có hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho có ký duyệt của lãnh đạo. - Bảo quản số lượng hàng, thiết bị, dụng cụ trong kho không để xảy ra mất mát, hư hỏng theo quy định. - Phối hợp với kiểm phẩm bố trí sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, ngăn nắp theo từng chủng loại; cây hàng có bảng nhận dạng. - Ghi chép sổ sách đầy đủ, chính xác và lập báo cáo hàng ngày số lượng hàng hóa tồn kho, phối hợp với các bộ phận có liên quan kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa trong kho thường xuyên, có kế hoạch duyệt mối, mọt, chuột,…tránh hàng hóa bị hư hỏng. - Điều động công nhân bốc xếp nhập xuất hàng hóa đúng qui định. - Kiểm tra cân trước khi nhập xuất hàng hóa, chịu trách nhiệm về định mức hao hụt trong kho, hàng tháng đối chiếu số liệu tồn kho với kế toán, ký xác nhận và chịu trách nhiệm về số liệu tồn kho đã ký. - Khi xuất khẩu: kế toán phối hợp với kiểm phẩm, thủ kho….kiểm soát giấy tờ hợp lệ của phương tiện vận tải trung chuyển, rồi đến công ty nhận hóa đơn xuất kho giao lại cho chủ phương tiện.  Nhân viên kiểm phẩm - Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập, xuất, chế biến, lưu kho, dự trữ, nhập, xuất kho - Khi mua hàng kiểm phẩm có trách nhiệm lấy mẫu bình quân từng lô hàng theo hướng dẫn thử nghiệm của XN, phân tích chất lượng mẫu, ghi phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho.