Tài liệu Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu biên hòa luận văn thạc sĩ

LỜI CẢM ƠN Tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trƣờng, Quý Thầy, Cô của Trƣờng Đại học Lạc Hồng đã tận tình hƣớng dẫn và chỉ bảo tôi trong toàn bộ khóa học. Đồng thời cũng các ơn các Cô, Chú, Anh, Chị Lãnh đạo và cán bộ nhân viên của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa đã quan tâm, hỗ trợ cung cấp các tài liệu cần thiết, cùng với những câu trả lời khảo sát đã giúp tôi hoàn thành bài luận văn này. Đặc biệt, tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thầy TS. Trần Khánh Lâm, ngƣời hƣớng dẫn khoa học của luận văn, đã tận tình giúp đỡ và hƣớng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Thầy đã tận tình động viên định hƣớng cho tôi kể từ lúc chọn đề tài, xây dựng đề cƣơng và cũng nhƣ trong toàn bộ quá trình thực hiện luận văn này, đồng thời Thầy cũng đã giúp đỡ để tôi tháo gỡ những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Tôi cũng xin cảm ơn đến Ban cán sự lớp Cao học Kế toán khóa 4 và tất cả bạn bè học viên đã giúp đỡ cho tôi trong suốt thời gian học và cũng nhƣ trong quá trình thực hiện luận văn. Trân trong cảm ơn! Đồng Nai, ngày 31 tháng 07 năm 2015 Ngƣời thực hiện luận văn Tống Thành Vinh Lớp Cao học Kế toán khóa 4 LỜI CAM ĐOAN Để thực hiện luận văn “ Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa”, Tôi đã tự nghiên cứu, tìm hiểu, vận dụng những kiến thức đã học với sự hƣớng dẫn, định hƣớng của ngƣời hƣớng dẫn khoa học, và sự trao đổi với đồng nghiệp bạn bè trong quá trình thực hiện. Tôi xin cam đoan, đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn của Thầy TS. Trần Khánh Lâm. Các số liệu và kết quả trong luận văn này là trung thực. Đồng Nai, ngày 31 tháng 07 năm 2015 Ngƣời thực hiện luận văn Tống Thành Vinh Lớp Cao học Kế toán khóa 4 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................1 LỜI CAM ĐOAN ......................................................................................................2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................7 Cụm từ viết tắt ...........................................................................................................7 Nghĩa tiếng Anh .........................................................................................................7 Nghĩa tiếng Việt .........................................................................................................7 DANH MỤC CÁC BẢNG ........................................................................................8 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ .......................................................................................9 DANH MỤC CÁC HÌNH .......................................................................................10 PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................11 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..............................................................................1 1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ ..........................................................................1 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Kiểm soát nội bộ..................................1 1.1.1.1 Giai đoạn sơ khai ....................................................................................1 1.1.1.2 Giai đoạn hình thành ..............................................................................2 1.1.1.3 Giai đoạn phát triển ................................................................................2 1.1.1.4 Giai đoạn hiện đại...................................................................................3 1.1.2 Định nghĩa kiểm soát nội bộ ..........................................................................5 1.1.3 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ...................................................................6 1.1.4 Các loại kiểm soát nội bộ ...............................................................................7 1.1.4.1 Phân loại theo mục tiêu ..........................................................................7 1.1.4.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát ...........................................................8 1.1.5 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .........................................8 1.1.5.1 Môi trƣờng kiểm soát .............................................................................8 1.1.5.2 Đánh giá rủi ro ........................................................................................9 1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát .............................................................................10 1.1.5.4 Thông tin và truyền thông ....................................................................11 1.1.5.5 Giám sát ................................................................................................11 1.1.6 Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB ...................13 1.1.7 Hạn chế tiềm tàng của Kiểm soát nội bộ .....................................................13 1.2 Tổng quan đánh giá hệ thống KSNB ...............................................................15 1.2.1 Tổng quan về đánh giá hệ thống KSNB ......................................................15 1.2.2 Phƣơng thức đánh giá hệ thống KSNB ........................................................16 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ........................................................................................18 CHƢƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ...........19 CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA ..................................19 2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa .........................19 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ...............................................19 2.1.1.1 Lịch sử hình thành ................................................................................19 2.1.1.2 Lĩnh vực hoạt động...............................................................................19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức và điều hành của công ty.....................................................20 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa ........20 2.1.2.2 Cơ chế điều hành ..................................................................................21 2.1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ..............................................22 2.1.3 Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán ..........................................................23 2.1.3.1 Chế độ chứng từ kế toán .......................................................................23 2.1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ......................................23 2.1.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán ....................................................23 2.1.3.4 Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán ...........................................24 2.1.3.5 Hình chức tổ chức kế toán tại doanh nghiệp ........................................24 2.2 Mục tiêu, phƣơng pháp, đối tƣợng và phƣơng pháp khảo sát tại Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa ..............................................................................25 2.2.1 Mục tiêu khảo sát .........................................................................................25 2.2.2 Phƣơng pháp khảo sát ..................................................................................26 2.3 Thực trang kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa. ..26 2.3.1 Môi trƣờng kiểm soát ...................................................................................26 2.3.2 Đánh giá rủi ro .............................................................................................33 2.3.3 Các hoạt động kiểm soát ..............................................................................36 2.3.3.1 Hoạt động kiểm soát chung ..................................................................36 2.3.3.2 Hoạt động kiếm soát trong các quy trình chính ...................................40 2.4 Đánh giá về Kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Xuất nhập khẩu Biên Hòa...52 2.4.1 Ƣu điểm ........................................................................................................52 2.4.1.1 Môi trƣờng kiểm soát ...........................................................................52 2.4.1.2 Đánh giá rủi ro ......................................................................................53 2.4.1.3 Hoạt động kiểm soát .............................................................................53 2.4.1.4 Thông tin và truyền thông ....................................................................55 2.4.1.5 Giám sát ................................................................................................56 2.4.2 Tồn tại ..........................................................................................................56 2.4.2.1 Môi trƣờng kiểm soát ...........................................................................56 2.4.2.2 Đánh giá rủi ro ......................................................................................57 2.4.2.3 Hoạt động kiểm soát .............................................................................58 2.4.2.4 Thông tin và truyền thông ....................................................................59 2.4.2.5 Giám sát ................................................................................................59 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ........................................................................................60 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA .............................................................61 3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ ...............................................61 3.1.1 Nâng vao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động .....................................61 3.1.2 Nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính ...................................................61 3.1.3 Nâng cao việc tuân thủ các luật lệ và quy định ............................................61 3.2 Định hƣớng thiết lập các giải pháp ..................................................................62 3.3. Các quan điểm nhằm hoàn thiện ....................................................................62 3.4 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa .............................62 3.4.1 Môi trƣờng kiểm soát ...................................................................................62 3.4.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức ........................................................63 3.4.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự.........................................64 3.4.1.3 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát ......................................................65 3.4.1.4 Cơ cấu tổ chức ......................................................................................66 3.4.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm ...................................................66 3.4.2 Đánh giá rủi ro .............................................................................................67 3.4.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị ...............................................................67 3.4.2.2 Nhận dạng rủi ro ...................................................................................67 3.4.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro ..................................................................69 3.4.2.4 Đối phó với rủi ro .................................................................................70 3.4.3 Hoạt động kiểm soát.....................................................................................72 3.4.3.1 Hoạt động kiểm soát chung ..................................................................72 3.4.3.2 Hoạt động kiểm soát trong các quy trình của đơn vị............................73 3.4.4 Thông tin và tuyền thông .............................................................................81 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ........................................................................................83 KẾT LUẬN ..............................................................................................................84 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt AAA American Accounting Association Hội kế toán Mỹ American Institute Certified Public Hiệp hội kế toán viên công chứng Accountants của Mỹ Control Objectives for Information Quản trị kiểm soát bằng công nghệ and Related Technology thông tin Criteria of Control Tiêu chí kiểm soát Committee of Sponsoring Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Organization Kỳ về chống gian lận về báo cáo tài AICPA COBIT COCO COSO chính FEI IMA IIA IFAC ISA ISACF IRM ITGI The Financial Executivies Institute Institute of Managerment Accountants The Institue of Internal Autitors International Federation of Accountants Hiệp hội quản trị viên tài chính Hiệp hội kế toán viên quản trị Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ Liên đoàn kế toán quốc tế International Standard on Auditing Chuẩn mực kiểm toán quốc tế Infomation Systerm Audit and Hiệp hội về kiềm soát và kiểm toán Control Foundation thông tin Enterprise Risk Management Quản trị rủi ro Information Technology Governace Institue Viện quản trị công nghệ thông tin SAS Statements on Auditing Standards Chuẩn mực kiểm toán WTO World Trade Organization Tổ chức thƣơng mại thế giới WTO DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: So sánh các chuẩn mực kiểm toán về các thành phần chính của KSNB ................. 15 Bảng 2.1: Thống kê mô tả tính chính trực và giá trị đạo đức ....................................... 27 Bảng 2.2: Thống kê mô tả cam kết năng lực và chính sách nhân sự ............................ 29 Bảng 2.3: Thống kê mô tả Ban kiếm soát ..................................................................... 30 Bảng 2.4: Bảng thống kê mô tà về cơ cấu tổ chức ........................................................ 31 Bảng 2.5: Thống kê mô tả về việc phân định quyền hạn và trách nhiệm ..................... 32 Bảng 2.6: Thống kê mô tả việc xác định mục tiêu của đơn vị ...................................... 33 Bảng 2.7: Thống kê mổ tả về việc nhận dạng rủi ro của đơn vị ................................... 33 Bảng 2.8: Thống kê mô tả về việc phân tích và đánh giá rủi ro của đơn vị.................. 35 Bảng 2.9: Thống kê mô tả về việc đối phó với rủi ro của đơn vị ................................. 35 Bảng 2.10: Thống kê mô tả về sự soát xét của nhà quản lý .......................................... 36 Bảng 2.11: Thống kê mô tà về kiểm soát quá trình xử lý thông tin .............................. 37 Bảng 2.12: Bảng thống kê mô tả về kiểm soát vật chất và phân tích rà soát ................ 38 Bảng 2.13: Thống kê mô tả về sự ủy quyền và phân chia trách nhiệm ........................ 39 Bảng 2.14: Bảng thống kê mô tả quy trình mua hàng và thanh toán ............................ 41 Bảng 2.15: Bảng thống kê mô tả về quy trình bán hàng và thu tiền ............................. 43 Bảng 2.16: Bảng thống kê mô tả quy trình tiền lƣơng .................................................. 45 Bảng 2.17: Bảng thống kê mô tả việc kiểm soát tiền .................................................... 46 Bảng 2.18: Bảng thống kê mô tả việc kiểm soát tài sản cố định .................................. 48 Bảng 2.19: Bảng thống kê mô tả về thông tin và truyền thông .................................... 49 Bảng 2.20: Bảng thống kê mô tả việc giám sát ............................................................. 51 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa ............................. 21 Sơ đồ 2.2: Cơ chế điều hành của Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa................... 21 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức nhân sự tại phòng kế toán ..................................................... 25 Sơ đồ 2.4: Quy trình mua hàng và thanh toán............................................................... 40 Sơ đồ 2.5: Quy trình bán hàng và thu tiền .................................................................... 42 Sơ đồ 3.1: Quy trình kiến nghị mua hàng và nhận hàng ............................................... 77 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB .................... 13 Hình 3.1: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng ....................................................................... 74 Hình 3.2: Mẫu bảng kê đơn đặt hàng ............................................................................ 76 Hình 3.3: Mẫu phiếu yêu cầu thanh toán ...................................................................... 78 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do thực hiện đề tài: - Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức thƣơng mại thế giới WTO (World Trade Organization) kể từ ngày 11/01/2007. Sự kiện này đã mở ra cơ hội mới cho sự phát triển đất nƣớc và cả những thách thức cần phải vƣợt qua. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng và nền kinh tế Việt Nam nói chung và thực trạng bất cập của nhiều chính sách kinh tế liên quan đến công tác xuất khẩu, nhiều hình thức sai sót và gian lận đã xảy ra, gây tổn thất và thiệt hại không ít đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và công tác quản lý kinh tế của nhà nƣớc. Kể từ đó, khái niệm về kiểm soát nội bộ không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. - Kiểm soát nội bộ là một trong những công cụ quản lý vô cùng hiệu quả giúp cho nhà quản trị có thể biết đƣợc những yếu kém thiếu hiệu quả thƣờng xảy ra ở những khẩu nào hoặc những bộ phận nào và nguyên nhân của nó. Hiện nay, đa số các sự thua lỗ, tham nhũng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân từ sự yếu kém trong quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẽo. Trong bất kỳ đơn vị hay tổ chức nào thì sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng luôn luôn tồn tại. Nếu không có kiểm soát nội bộ sẽ không giải quyết đƣợc mâu thuẫn đó. Việc hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ là yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý của doanh nghiệp. - Những nghiên cứu trƣớc chƣa đƣa ra đƣợc những giải pháp cụ thể nhƣ thủ tục, biểu mẫu đối với từng hoạt động để vận hành và hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại một đơn vị. * Với những lý do trên đã giúp tôi lựa chọn đề tài: “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA” 2. Tổng quan các nghiên cứu trƣớc Các nghiên cứu trong nƣớc - Nguyễn Thị Trúc Anh, 2012, Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Tổng công ty Tín Nghĩa. Luận văn thạc sĩ. Thành phố Hồ Chí Minh. - Đinh Thụy Ngân Trang, 2007, Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Nuplex Resin Việt Nam. Luận văn Thạc sĩ, Thành phố Hồ Chí Minh. - Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh, 2011, Hoàn thiện hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Luận văn Thạc sĩ, Thành phố Hồ Chí Minh. Những nghiên cứu trên chỉ mới đƣa ra đƣợc những giải pháp chung chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại các đơn vị nên tác giả đã chọn nghiên cứu hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa. Các nghiên cứu của nƣớc ngoài (đƣợc chuyển từ mục 1.1.8 của luận văn trƣớc) Nghiên cứu của các tổ chức - Nghiên cứu của Ủy ban COSO: COSO là Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, thành lập vào năm 1985 dƣới sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chúng Mỹ (AICPA); Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association): Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executives Institute - FEI); Hiệp hội kế toán quản trị (Institute of Management Accountants - IMA); Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institute of Internal Autditors - IIA). Một trong những kết quả quan trọng nhất trong họa động này đã đƣợc ban hành vào năm 1992 của một tập hợp các tài liệu Kiểm soát nội bộ tích hợp khuôn khổ bởi COSO. Từ đó mô hình này đƣợc biết đến nhƣ là báo cáo Kiểm soát nội bộ theo COSO. Ủy ban COSO là ủy ban của Hoa Kỳ, vì vậy nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh hƣớng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng của mình về KSNB. - Nghiên cứu của ủy ban COCO: Tháng 8 năm 1994, COCO (Criteria of Control Board of Canadian Institute of Chartered Accountants) đã đƣa ra một báo cáo về Kiểm soát nội bộ tƣơng tự nhƣ báo cáo COSO, nhƣng theo đó báo cáo COCO đã đƣa ra một cách nhìn khác về các yếu tố của KSNB, theo đó KSNB bao gồm 4 yếu tố:  Mục đích: bao gồm việc phổ biến các mục đích của tổ chức, nhận dạng và đánh giá rủi ro ảnh hƣởng đến việc thực hiện mục đích, xây dựng các chính sách thực hiện mục tiêu và chỉ số đánh giá.  Cam kết: bao gồm các giá trị đạo đức, các chính sách nhân sự, phân chia quyền hạn và trách nhiệm, sự trung thực.  Năng lực: bao gồm kiếm thức và kỹ năng, quy trình truyền thông và sự phối hợp ra quyết định.  Giám sát và học hỏi: nao gồm sự nhận thức về các nhân tố ảnh hƣởng đến các mục đích hiện tại và tƣơng lai, giám sát việc thực hiện các mục tiêu, định kỳ đánh giá sự hữu hiệu của KSNB. - Nghiên cứu của ủy ban Cadbury của Anh: Tƣơng tự nhƣ ủy ban COSO, năm 1994, nhóm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ của Ủy ban tài chính, quản trị doanh nghiệp của Vƣơng quốc Anh cũng đã ban hành báo cáo Cadbury về KSNB, báo cáo này rất giống với COSO và COCO về định nghĩa và mục tiêu của KSNB. Tuy nhiên báo cáo Cadbury lại có một hạn chế khi yêu cầu công ty niêm yết phải báo cáo về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và các kiểm toán viên cần báo cáo về tuyên bố này vì không phải công ty kiểm toán nào cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm đƣa ra ý kiến về hiệu quả kiểm soát nội bộ. Nghiên cứu của các nhà nghiên cứu độc lập Bên cạnh các nghiên cứu của các tổ chức, một số nhà nghiên cứu cũng đã tìm hiểu về kiểm soát nội bộ cũng nhƣ tác động của kiểm soát nội bộ, trong đó có thể kể đến: - Tác động của từng nhân tố của hệ thống KSNB đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB: Các nghiên cứu này đã chứng minh rằng từng nhân tố (thông tin và truyền thống, môi trƣờng kiểm soát) đều có ảnh hƣởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Tiêu biểu cho các nghiên cứu này là nghiên cứu của Steihoff (2001) & Hevesi; Hevesi (2005); Lannoye (1999). - Tác động của KSNB đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, thị giá cổ phiếu: Ge và McVay (2005), Doyle (2005, Hammersley (2007); kết quả nghiên cứu đã chỉ ra rằng rằng KSNB không tác động đến thị giá cổ phiếu - Ashboungh - Skaife & cộng sự (2006), Bryan & Lillen (2005) cũng đƣa ra kết quả tƣơng tự. - Nghiên cứu của Conor O’leary ở đại học Queensland, Úc về với đề tài: “Phát triển một mô hình chuẩn để đánh giá Hệ thống KSNB” - “Developing a standardised model for internal control evaluation” cũng đã cho thấy rằng môi trƣờng kiểm soát tốt cũng sẽ làm tăng tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. - Một nghiên cứu khác về ngân hàng ở Ghana với chủ đề: “KSNB và những đóng góp cho sự hữu hiệu và hiệu quả của tổ chức” - “Internal control and its contributions to organization effectiveness” đã cho thấy việc thiết lập kiểm soát nội bộ và vai trò của kiểm toán nội bộ theo COSO đã làm tăng sự hữu hiệu và hiệu quả trong công tác tổ chức tại Ecobank Ghana Limited. 3. Mục tiêu đề tài: Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa, từ đó nhận diện những thuận lợi, khó khăn trong công tác tổ chức duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ. Dựa trên cơ sở đó, tác giả sẽ phân tích và tìm hiểu nguyên nhân, từ dó đƣa ra các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa. Việc nghiên cứu nhằm tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau - Thực trạng tổ chức và vận hành kiểm soát nội bộ tại Công ty nhƣ thế nào? - Những thuận lợi và khó khăn khi triển khai kiểm soát nội bộ tại Công ty là gì? - Những nguyên nhân nào dẫn đến những hạn chế trong triển khai kiểm soát nội bộ tại Công ty? - Giải pháp nào giúp Công ty tháo gỡ khó khăn và triển khai kiểm soát nội bộ tại Công ty có hiệu quả? 4. Phƣơng pháp nghiên cứu: - Để hiểu đƣợc thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty, tác giả tiến hành khảo sát để tìm hiểu thực trạng bằng 2 phƣơng pháp: - Thu thập các quy định liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ chính sách đạo đức, bảng mô tả công việc từng vị trí, các quy định của công ty liên quan đến kiểm soát nội bộ. - Gửi bảng câu hỏi và phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm liên quan. Bảng câu hỏi đƣợc xây dựng dựa trên công cụ đánh giá KSNB (Evaluation tools) của báo cáo COSO nhằm thu thập thông tin về nhận thức của các lãnh đạo và nhân viên về cách tổ chức và vận hành KSNB. Ngoài các câu hỏi chung theo năm bộ phận cấu thành KSNB, bảng câu hỏi còn đặt ra các thủ tục kiểm soát trong một số quy trình chính của Công ty. Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả để đánh giá chung về KSNB tại Công ty BIHIMEX. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: Đối tƣợng khảo sát - Việc khảo sát đƣợc tiến hành tại các bộ phận của công ty dƣới hình thức điều tra thông qua bảng câu hỏi nhƣ đã trình bày ở phần trên. Số lƣợng phiếu đƣợc gởi đi là 50. Đối tƣợng khảo sát gồm giám đốc, trƣởng phó các bộ phận và nhân viên đang làm việc của công ty. Trong đó gồm, giám đốc, 2 trƣởng cửa hàng, 2 trƣởng phòng và 45 nhân viên của công ty (Danh sách người được khảo sát được trình bày ở phụ lục 04). Phạm vi khảo sát - Tác giả khảo sát tại văn phòng và các cửa hàng kinh doanh của Công ty. - Thời gian thực hiện đƣợc tiến hành từ 13/08/2014 kết thúc khảo sát với đầy đủ các thông tin cụ thể vào ngày 31/08/2014 6. Các đóng góp của luận văn - Luận văn đã tổng hợp đƣợc những nghiên cứu trƣớc đây về KSNB - Đánh giá thực tế về việc thiết kế và vận hành KSNB tại công ty BIHIMEX. Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KSNB tại công ty. 7. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm những nội dung chính nhƣ sau: Chƣơng 1: Tổng quan về Kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Chƣơng 2: Đánh giá thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa. Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa. 1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Kiểm soát nội bộ Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trong trong quá trình quản lý, điều hành của nhà quản trị nhằm đạt đƣợc những mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện đƣợc hoạt động kiểm soát, nhà quản lý thƣờng sử dụng những công cụ chủ yếu là Kiểm soát nội bộ. Lịch sử phát triển Kiểm soát nội bộ có thể đƣợc tóm tắt qua các giai đoạn sau: 1.1.1.1 Giai đoạn sơ khai Kiểm soát nội bộ đã tồn tại từ thời cổ đại. Khi Hy Lạp có chính quyền kép, với việc phân chia trách nhiệm giữa các quan chức chịu trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế. Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp. Để có thể phát triển, các công ty cần có vốn và từ đó đƣa đến nhu cầu tăng cƣờng quản lý vốn và kiểm tra thông tin về việc sử dụng vốn. Thuật ngữ Kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. Năm 1929, Kiểm soát nội bộ chính thức đƣợc đề cập trong Federal Reserve Bulletin. Thông qua đó, khái niệm Kiểm soát nội bộ và vai trò của Kiểm soát nội bộ trong công ty chính thức đƣợc công nhận nhƣ là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, kiểm toán viên nhận thức rằng không cần thiết kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa và sự hiểu biết hệ thống Kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp đƣợc kiểm toán đã thiết lập, vận hành và tập hợp thông tin để lập báo cáo tài chính. Vì vậy, Kiểm soát nội bộ lúc bấy giờ đƣợc hiểu rất đơn giản nhƣ là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng đƣợc chú trọng trong cuộc kiểm toán từ năm 1936, khi một công bố của Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa vê Kiểm soát nội bộ: “…là các 2 biện pháp và thách thức đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản, cũng nhƣ kiểm tra việc ghi chép chính xác số liệu”. 1.1.1.2 Giai đoạn hình thành Năm 1949, một báo cáo đặc biệt của AICPA, định nghĩa Kiểm soát nội bộ là: “…cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của ngƣời quản lý”. 1.1.1.3 Giai đoạn phát triển Trong hơn 40 năm sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của Kiểm soát nội bộ: - SAP 29 (1958): “Phạm vi kiểm toán độc lập xem xét KSNB”, trong đó lần đầu tiền đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán. - SAP 54 (1972): “Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đƣa ra 04 mục tiêu của kiểm toán kế toán. - SAS 55 (1988): “Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính”, đã đƣa ba yếu tố của KSNB là môi trƣờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán. Vào thập niên 1970 - 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo các nghiệp vụ gian lận ngày càng tăng về số lƣợng lẫn quy mô, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đã ban hành luật chống hối lộ ở nƣớc ngoài. Điểu luật này nhấn mạnh đến vai trò KSNB trong việc ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và dẫn đến nhu cầu ghi chép đầy đủ trong mọi hoạt động. Lần đầu tiên, yêu cầu báo cáo hoạt động KSNB đƣợc đề cập trong một văn bản pháp luật, trong đó quy định bắt buộc phải có báo cáo về hệ thống KSNB đối với công tác kế toán ở công ty (1979); vì yêu cầu trên đã thực sự gây chú ý và sự quan tâm của công chúng về vấn đề KSNB vì trên thực tế có nhiều định nghĩa, quan điểm khác nhau về KSNB cũng nhƣ cách thức đánh giá hệ thống KSNB giữa cơ quan quản lý nhà nƣớc, các hội nghề nghiệp, giới doanh nhân và học giả. Năm 1985, với sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhà ban hành luật càng quan tâm đến hoạt động KSNB của công ty. Nhiều quy định 3 hƣớng dẫn về KSNB của các cơ quan chức năng Hoa Kỳ đƣợc ban hành trong giai đoạn này nhƣ: Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1998, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ năm 1998, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ 1991. Trƣớc tình hình này, Ủy Ban COSO đã đƣợc thành lập. Đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thƣờng gọi tắt là Ủy ban Treedway), thành lập vào năm 1985 dƣới sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chúng Mỹ (AICPA); Hiệp hội kế toán Mỹ (American Accounting Association - AAA); Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executivies Institute - FEI); Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Managerment Accountants - IMA); Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institue of Internal Autitors - IIA). Quá trình tìm hiểu về gian lận đã cho thấy KSNB của các công ty có ảnh hƣởng lớn rất lớn đến khả năng xảy ra gian lận, vì vậy việc nghiên cứu và đƣa ra một khuôn khổ chung đã đƣợc đƣa ra. Trƣớc tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay vì từ kiểm soát nội bộ về kế toán. Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành Báo cáo 1992. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đƣa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Báo cáo này có tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ dừng lại ở vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà đƣợc mở rộng ra phƣơng diện hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các chính sách. 1.1.1.4 Giai đoạn hiện đại Báo cáo COSO ra đời nhằm đƣa ra một định nghĩa, một cách hiểu đƣợc chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng hỗ trợ cho các nhà quản trị kiểm soát công ty một cách tốt hơn. Báo cáo COSO 1992 chƣa thật sự hoàn chỉnh nhƣng đã tạo lập đƣợc một cơ sở lý thuyết rất cơ bản và đƣợc xem là nền tảng về KSNB. Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời nhƣ phát triển về Quản trị rủi ro (ERM 2004), về công ty nhỏ, phát triển theo hƣớng công nghệ thông tin (COBIT), theo hƣớng kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể và giám sát (2008), cụ thể nhƣ sau: 4  Phát triển về phía quản trị Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (ERM) trên cơ sở của Báo cáo COSO 1992. Bản dự thảo đã hình thành và đƣợc công bố vào tháng 7-2003. Trong bản dự thảo, ERM đƣợc định nghĩa gồm 8 bộ phận: Môi trƣờng nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Đến 2004, ERM đã đƣợc chính thức ban hành, theo đó ERM không nhằm thay thế cho báo cáo COSO 1992 mà chỉ đƣợc xem là cánh tay nối dài của báo cáo này.  Phát triển theo hƣớng công nghệ thông tin Năm 1996, Ban tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan (COBIT- Control Objectives for Information and Related Technology) do Hiệp hội về kiềm soát và kiểm toán thông tin (Infomation Systerm Audit and Control Foundation - ISACF) viện quản trị công nghệ thông tin (ITGI - Information Technology Governace Institue) thành lập. COBIT cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên và ngƣời sử dụng công nghệ thông tin các giải pháp đƣợc chấp thuận, các chỉ tiêu đánh giá, quy trình và hoạt động thích hợp để hỗ trợ họ trong việc tối đa hóa các lợi ích thu đƣợc thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin và phát triển quản lý, kiểm soát công nghệ thông tin trong công ty.  Phát triển theo hƣớng kiểm toán độc lập Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, gồm: - SAS (1995): Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính. Các định nghĩa, nhân tố của kiểm soát nội bộ trong báo cáo COSO (1992) đã đƣợc đƣa vào chuẩn mực này. - SAS 94 (2001): Ảnh hƣởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA cũng sử dụng báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính, cụ thể là: ISA 315 “Hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trƣờng hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu”, ISA 265 “thông báo về những khiếm khuyết của KSNB” đã yêu cầu Kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về KSNB. Nhƣ vậy