Tài liệu Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thủy sản 584 nha trang

  • Số trang: 81 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 41 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 27125 tài liệu

Mô tả:

-1- LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế đang chuyển biến mạnh, sự hợp tác kinh tế giữa các quốc gia diễn ra nhanh như vũ bảo. Các doanh nghiệp và tập đoàn kinh tế hoạt động càng sôi nổi hơn để đạt được mục tiêu lợi nhuận. Cùng với sự phát triển nhanh, liên tục của các tập đoàn kinh tế là sự gia tăng mạnh mẽ các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB). 1. Tính cấp thiết của đề tài Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán. Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh. Và giải quyết những vấn đề này, liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý thiết lập ra có phù hợp với chu trình này không. Vai trò của KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng. Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế. Đó chính là lý do em đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Đề tài mang tên: “HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG” 2. Mục tiêu của đề tài - Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền. - Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. -2- - Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. - Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang làm nghiên cứu. 4. Phương pháp nghiên cứu đề tài Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp chi tiết, phương pháp so sánh đối chiếu và các phương pháp khoa học khác. 5. Kết quả nghiên cứu của đề tài Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. Đề tài có được các kết quả sau: - Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp . - Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB, KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. - Thứ ba, đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB, KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. 6. Cấu trúc đề tài Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của khóa luận được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. -3- Kiểm toán nói chung và kiểm soát nội bộ nói riêng, mặc dù đã xuất hiện ở nước ta hơn mười năm qua song vẫn còn đang là vấn đề mới mẻ đối với thực tế hoạt động ở các doanh nghiệp xét trên bình diện rộng. Đối với bản thân em, khi nghiên cứu về vấn đề này do kiến thức hạn chế và kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế toán còn ít nên gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với cô giáo Th.S Nguyễn Thị Thu Hà cùng tập thể các cô chú, anh chị phòng kế toán Công ty vì sự tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này ! Nha trang, tháng 06 năm 2011 Sinh viên thực hiện Vương Thị Khánh Chi -4- CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bất cứ mọi hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu: xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động. Công việc trên được gọi là Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB). 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm và chức năng của Hệ thống KSNB 1.1.1.1 Khái niệm Hệ thống KSNB Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp. * Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992: Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. + Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy. + Sự tuân thủ các luật lệ và quy định. ° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. -5- ° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành. ° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. * Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị. + Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. + Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý. + Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. ° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng có thể xảy ra tương tự. ° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. ° Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống KSNB cần: -6- ‫ ٭‬Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. ‫ ٭‬Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. ‫ ٭‬Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. ° Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. KSNB được chia thành: * Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình nhằm đạt được hai mục tiêu, đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy. * Kiểm soát quản lý: Là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý. 1.1.1.2 Chức năng của Hệ thống KSNB Gồm có hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, kiểm soát. Trong đó chức năng kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị bởi các lý do sau: - Điều kiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả. - Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và các chế độ quản lý được thực hiện đúng và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối phó hợp lý. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. - Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp: -7- Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một hoạt động hoàn toàn mới mẻ. Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên. Thực tiễn cho thấy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện. Vì vậy mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên của WTO. Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng lớn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế. Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao. Những đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và hữu hiệu. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp. 1.1.3 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB Hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát. 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm toán nội bộ. Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:  Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý không tỏ ra quan tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không -8- thể xem nó thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân. Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị, tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát.  Phân định quyền hạn và trách nhiệm Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ và xây dựng các phương pháp ủy quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức.  Sự trung thực và các giá trị đạo đức Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn chế. Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của mình.  Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp.  Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức.  Kế hoạch và dự toán -9- Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, tiền… Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý.  Thành lập Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị. Các thành viên này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và quyền hạn như nhau: + Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. + Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. + Giám sát tiến trình lập BCTC. + Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với họ. + Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc.  Các yếu tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý. 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát được tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị không thể thực hiện được. Để giới hạn rủi ro ở mức có thể chấp nhận được, nhà quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro thì mới có thể kiểm soát được rủi ro. - 10 -  Xác định mục tiêu của đơn vị Nó không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều tiên quyết để đánh giá rủi ro. Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng hay không là phụ thuộc vào sự tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược, chỉ tiêu cần đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.  Nhận dạng rủi ro Rủi ro tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Ảnh hưởng toàn đơn vị có thể do sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự thay đổi trong chính sách của Nhà Nước…Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể phát và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi ảnh hưởng tới toàn đơn vị. Có nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro như phân tích các dữ liêu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động.  Phân tích và đánh giá rủi ro Đây là một công việc phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm những bước sau đây: + Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của đơn vị. + Xem xét khả năng xảy ra rủi ro. + Những biện pháp có thể ứng dụng để đối phó với rủi ro. Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hay yếu kém từ chính hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát  Phân chia trách nhiệm đầy đủ Phân chia trách nhiệm có nghĩa là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng. Đồng thời giảm cơ hội - 11 - cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu giếm sai phạm của mình. Sau đây là một số chức năng cần phải tách biệt: - Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán: Có nghĩa là nhân viên bảo quản tài sản không được làm nhiệm vụ ghi chép, lưu giữ sổ sách kế toán của tài sản đó, nếu kiêm nhiệm sẽ tạo cơ hội cho nhân viên sử dụng tài sản vì lợi ích bản thân, điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình. - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người có quyền phê chuẩn không được kiêm bảo quản tài sản vì có thể tham ô luôn tài sản đó. - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Để đảm bảo sự chính xác của thông tin.  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ * Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Cần đảm bảo 2 nguyên tắc: - Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách. - Việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn. Chứng từ và sổ sách là những bằng chứng tài liệu mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Có chứng từ chỉ luân chuyển trong nội bộ nhưng cũng có chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa công ty với khách hàng, với cơ quan quản lý nhà nước.Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, hợp lý, tất cả tài sản đều được kiểm soát, các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác, không bỏ sót nghiệp vụ nào. - Chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng để trách thất lạc. - Ngoài những chứng từ bắt buộc do bộ tài chính quy định có mẫu sẵn có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập phải đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, có thể sử dụng cho nhiều công cụ khác nhau để giảm bớt số lượng chứng từ trong đơn vị. - Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm càng tốt. - 12 - - Chứng từ chỉ luân chuyển qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ được xử lý nhanh chóng và chuyển đến bộ phận tiếp theo để đảm bảo công tác hạch toán được liên tục, cung cấp thông tin báo cáo đúng hạn định. - Sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang, có chữ ký của ngưởi kiểm soát và có đóng dấu giáp lai. Lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán phải khoa học, an toàn. * Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ Trên cơ sở các quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các quy định của từng đơn vị mà những người có thẩm quyền sẽ phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong đơn vị mình. Do đó, nếu không có sự thông đồng thì phê chuẩn sẽ là một công cụ đắc lực để hạn chế gian lận. Có 2 loại phê chuẩn: - Phê chuẩn chung: Là việc xây dựng, ban hành các chính sách cho toàn đơn vị. Nhân viên cấp dưới căn cứ vào chính sách đó đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách nêu ra. - Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp nhà quản lý xét duyệt riêng cho từng nghiệp vụ.  Kiểm soát vật chất Kiểm soát vật chất là những thủ tục để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin của đơn vị. Được thể hiện rõ qua nhiệm vụ của thủ kho, thủ quỹ. Định kỳ thủ kho phải kiểm kê số lượng sản phẩm đối chiếu với kế toán vật tư giúp kiểm soát về số lượng, chất lượng và giá trị hàng trong kho.  Kiểm soát độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân bộ phận khác với cá nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ và tiếp tục cố ý làm sai nếu như không có người khác kiểm tra, đánh giá công việc của họ. Hiệu quả của thủ tục này sẽ giảm đi nếu người kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lí do gì.  Phân tích rà soát lại việc thực hiện Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan, xem xét trong mối quan hệ - 13 - tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.Thủ tục này giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị hiệu quả không. 1.1.3.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là một nhân tố không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính. Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua thủ công hoặc kết hợp cả hai miễn là đảm bảo yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác, và truy cập thuận tiện. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của truyền đạt thông tin. Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào là các sự kiện kinh tế biểu hiện dưới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán. Hệ thống thông tin kế toán gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau. Hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung phần lớn dữ liệu đầu vào nhưng quá trình xử lý dữ liệu đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau. Các mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được: - Tính có thực: Chỉ ghi chép các nghiệp vụ , số liệu có thực. - Sự đánh giá: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị. - Sự phê chuẩn: Các nghệp vụ, chứng từ liên quan đều phải được phê duyệt đúng nguyên tắc. - Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán. - Đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời, đúng kỳ, đúng niên độ kế toán. - 14 - - Sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đúng đắn ở các sổ sách liên quan. Để thực hiện được những điều trên cần phải chú ý đến những bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin bao gồm: • Hệ thống chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng kể cả trong hay ngoài đơn vị, là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ vào sổ sách kế toán, cơ sở để kiểm tra, kiểm soát trong kế toán. • Hệ thống sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, phân loại, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách khoa học đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ, truy cập chứng từ. • Hệ thống báo cáo kế toán: Được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hệ thống báo cáo có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị. 1.1.3.5 Giám sát: Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ đó xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cân điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị. - Giám sát định kỳ: Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp, xem các báo cáo hoạt động. - Giám sát thường xuyên: Thực hiện hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán viên độc lập thực hiện. - 15 - 1.1.4 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ - Hạn chế xuất phát từ bản thân con người như vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai nghiệp vụ. - Hạn chế xuất phát từ sự thông đồng. - Hạn chế từ yêu cầu nhà quản lý là chi phí nhỏ hơn lợi ích. - Hạn chế từ việc kiểm tra chỉ tập trung ở sai phạm biết trước hoặc thường xuyên và bỏ qua những sai phạm bất thường. - Hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện hoạt động doanh nghiệp thay đổi. 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Nội dung, rủi ro chủ yếu, mục tiêu kiểm soát và thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.1.1 Nội dung chu trình bán hàng và thu tiền Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán. Chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp sản xuất thường có các bước công việc như sau: - Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng. - Triển khai sản xuất đơn đặt hàng. - Xuất kho vận chuyển và bốc xếp hàng hóa. . - Lập hóa đơn bán hàng. - Ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu. - Thu tiền. 1.2.1.2 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như: ‫ ٭‬Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp. - 16 - ‫ ٭‬Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán . ‫ ٭‬Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng. ‫ ٭‬Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng. ‫ ٭‬Xuất hàng khi chưa cho phép. ‫ ٭‬Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng. ‫ ٭‬Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng. ‫ ٭‬Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán. ‫ ٭‬Ghi sai khách hàng thanh toán. ‫ ٭‬Không nộp tiền thu được cho đơn vị. 1.2.1.3 Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng và thu tiền a) Đối với nghiệp vụ bán hàng - Mục tiêu tổng quát: ‫ ٭‬Đáp ứng được nhu cầu của thị trường, hạn chế tình trạng cung vượt cầu hoặc ngược lại. ‫ ٭‬Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản lý kiểm soát được khoản nợ của người mua. - Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình bán hàng. Tương ứng với các mục tiêu cụ thể là những thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó. Bảng 1: Mục tiêu kiểm soát cụ thể nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ 1. Doanh thu bán hàng đã ghi sổ - Căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn bán là có căn cứ hợp lý (tính có căn hàng, chứng từ vận chuyển (nếu có) và các cứ hợp lý). đơn đặt hàng đã phê chuẩn. - Các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi chặt chẽ. 2. Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ hướng vào - 17 - phê chuẩn và cho phép một cách ba trọng điểm chính: đúng đắn (sự cho phép). + Phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng. + Gửi hàng. + Giá bán, phương thức thanh toán, chi phí vận chuyển, tỷ lệ chiết khấu. 3. Các nghiệp vụ tiêu thụ đều - Các chứng từ đều được đánh số và ghi chép được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ). đầy đủ bởi nhân viên kế toán . 4. Doanh thu đã được tính toán - Kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn quá đúng và ghi sổ chính xác (sự trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của đánh giá). từng loại hàng tại thời điểm bán. - Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi sổ . 5. Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng phân loại đúng đắn (sự phân đắn. loại). - Sử dụng sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng . 6. Doanh thu được ghi sổ đúng - Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ kỳ (tính đúng kỳ). doanh thu hằng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ khóa sổ kế toán. - Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theo thời gian. 7. Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công ghi chép và cộng dồn đúng đắn( việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết tính chính xác) các khoản phải thu. - Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại việc tính toán. b) Đối với nghiệp vụ thu tiền: - 18 - Bảng 2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ 1. Đảm bảo cho các khoản - Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết, tiền đã ghi sổ là đã thực tế các tài khoản phải thu. nhận được (tính có thật) - Đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân hàng. - Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng. 2. Tiền mặt thu được đã ghi - Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký giữ tiền và người ghi sổ. thu tiền ( tính đầy đủ). - Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước . - Trực tiếp xác nhận việc thu tiền. 3. Khoản tiền chiết khấu đã - Duyệt các khoản chiết khấu. được xét duyệt đúng đắn, - Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu phiếu thu tiền được đối chiếu tiền. và ký duyệt (sự phê chuẩn). 4. Các khoản tiền thu đã ghi - Theo dõi chi tiết các khoản thu và đối chiếu với sổ và đã nộp đều đúng với giá chứng từ bán hàng và thu tiền. bán hàng (sự đánh giá). - Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng. 5. Các khoản thu tiền đều - Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ được phân loại đúng (sự phân đối ứng cụ thể về thu tiền. loại). - Chú ý định khoản. 6. Các khoản thu tiền ghi - Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào đúng thời gian (tính kịp thời). quỹ và vào sổ. - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập - 19 - quỹ. 7. Các khoản thu tiền ghi - Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và thanh toán tiền hàng. tổng hợp đúng (tính chính - Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều xác ). đặn. 1.2.2/ Các hoạt động kinh tế và thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.2 1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình bán hàng và thu tiền Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận, ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Thông thường có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình này: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3)Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.  Nhận và xử lý đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu. Sau đó, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng. Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng: - Đặt hàng là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán… - Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách. Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp - 20 - thuận, một liên gởi cho bộ phận gởi hàng làm căn cứ đóng gói hàng, cho khách hàng một liên để xác nhận đặt hàng được chấp nhận, một liên cho bộ phận kế toán, một liên cho bộ phận lập hóa đơn để thông báo về lệnh bán hàng.  Giao hàng cho khách Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng. Bộ phận gởi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa chỉ đã định.Trước khi tiến hành đóng gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.  Lập hóa đơn Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn. Khi đã có đầy đủ chứng từ, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyển sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin như tên mặt hàng, đơn vị tính, số tiền,…một liên giao cho khách hàng, một liên đưa cho kế toán làm căn cứ ghi sổ, liên còn lại lưu tại bộ phân lập hóa đơn.  Nhận tiền thanh toán Sau khi nhận được hàng khách hàng sẽ gửi check thanh toán và giấy báo trả tiền. Bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê, rồi chuyển check sang cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thủ quỹ tiến hành thu tiền, viết số tiền thu được vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Nếu khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng thì thủ quỹ chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu giảm số tiền bằng với số tiền khách hàng đã thanh toán.  Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu Hàng hóa bị trả lại khi lượng hàng cung cấp cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu, vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp này bộ phận nhận hàng
- Xem thêm -