Tài liệu Hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại ban quản lý dự án thuộc sở xây dựng tỉnh long an

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH --oo0oo-- TRẦN THỊ NGỌC HẰNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỘC SỞ XÂY DỰNG TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH --oo0oo-- TRẦN THỊ NGỌC HẰNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỘC SỞ XÂY DỰNG TỈNH LONG AN Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.05 LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thanh Vân TP.HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012 LỜI CÁM ƠN Trong quá trình thực hiện Luận văn, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Quý Thầy Cô, Ban Giám đốc và tập thể công nhân viên Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An. Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo trường, Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học, Quý Thầy Cô giáo của trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã tận tình chuyển tải những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại trường. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới Thầy TS. Nguyễn Thanh Vân đã hết lòng hướng dẫn tôi tìm hiểu, nghiên cứu thực hiện để hoàn thành Luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và toàn thể công nhân viên Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An đã dành thời gian quý báu để trả lời phỏng vấn và cung cấp thông tin hữu ích để tôi có thể thực hiện được Luận văn này. Xin trân trọng cảm ơn. Long An, ngày 24 tháng 7 năm 2012 Học viên thực hiện Trần Thị Ngọc Hằng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài này không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Long An, ngày 24 tháng 7 năm 2012 Học viên thực hiện Trần Thị Ngọc Hằng MỤC LỤC Trang Lời cám ơn Lời cam đoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các hình, biểu đồ, sơ đồ Mở đầu ……………………………………………………………………………. 1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC ………………………………………………. 4 1.1. Khái niệm …………………………………………………………………….. 4 1.1.1. Nguồn nhân lực ………………………………………………………. 4 1.1.2. Quản trị nguồn nhân lực ……………………………………………... 4 1.2. Vai trò của quản trị nguồn nhân lực …………………………...................... 5 1.3. Nội dung của hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức …….…… 6 1.3.1. Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực …………………………… 6 1.3.1.1. Phân tích công việc ………………………………………………….. 7 1.3.1.2. Hoạch định nguồn nhân lực………………………………………… 9 1.3.1.3. Tuyển dụng……………………………………………………………. 10 1.3.2. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực……………. 12 1.3.2.1. Định hướng và phát triển nghề nghiệp..…………………………… 12 1.3.2.2. Đào tạo và phát triển …………….………………………………….. 13 1.3.3. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực……………………………. 14 1.3.3.1. Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên……………. 14 1.3.3.2. Trả công lao động ….…… …….………………………………….. 15 1.4. Ðặc điểm công tác quản trị NNL tại các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước ………………………………………………………………………….. 16 1.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực ……………………. 18 1.5.1. Các nhân tố bên ngoài ………………………………………………… 18 1.5.2. Các nhân tố bên trong ..………………………………………………… 19 1.6. Kinh nghiệm quản trị nguồn nhân lực ở một số đơn vị thành công ……… 20 Tóm tắt chương 1 ………………………………………………………………… 21 Chương 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỘC SỞ XÂY DỰNG TỈNH LONG AN ………………………………………………………… 22 2.1. Giới thiệu về Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An …….. 22 2.1.1. Cơ cấu tổ chức ............………………………………………………… 23 2.1.2. Quyền hạn trách nhiệm ……………………………………………….. 25 2.1.3. Đặc trưng nguồn nhân lực ……………………………………............. 26 2.2. Đặc điểm và quy trình hoạt động của Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An ………………………………….………………………….... 29 2.2.1. Đặc điểm ……………………………………………………………….. 29 2.2.2. Quy trình hoạt động …………………………………………………… 29 2.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An ………………………………….……. 31 2.3.1. Phương pháp và dữ liệu đánh giá ………………….………………… 31 2.3.2. Thực trạng chức năng thu hút nguồn nhân lực tại Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An ……….………………………………. 32 2.3.2.1. Phân tích công việc ………………………………………………….. 33 2.3.2.2. Hoạch định nguồn nhân lực ………………………………………... 35 2.3.2.3. Tuyển dụng …………………………………………………………… 37 2.3.3. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực …………….. 40 2.3.4. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực ……………………………. 43 2.3.4.1. Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên……………. 43 2.3.4.2. Trả công lao động……………………………………………………. 45 2.3.4.3. Môi trường, điều kiện làm việc ……………………………………. 48 2.4. Đánh giá chung về các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An ……………………………………. 50 2.4.1. Về nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực ……….………………. 50 2.4.1.1. Mặt làm tốt ………………………………………………………….. 50 2.4.1.2. Mặt tồn tại…………………………………………………………… 51 2.4.2. Về nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực …………. 52 2.4.2.1. Mặt làm tốt …………………………………………………………… 52 2.4.2.2. Mặt tồn tại…………………………………………………………….. 52 2.4.3. Về nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực ………………………… 53 2.4.3.1. Mặt làm tốt …………………………………………………………… 53 2.4.3.2. Mặt tồn tại…………………………………………………………….. 54 2.4.4. Nguyên nhân của những tồn tại trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An………… 54 Tóm tắt chương 2 ………………………………………………………………… 55 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THUỘC SỞ XÂY DỰNG TỈNH LONG AN …………………………………………………………………. 56 3.1. Định hướng phát triển của Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An giai đoạn 2012 – 2020 ………………………………………………….. 56 3.1.1. Quan điểm phát triển của Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An .................................................................................................... 56 3.1.2. Quan điểm, mục tiêu quản trị nguồn nhân lực tại Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An............................................................... 57 3.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An ……………………………………. 58 3.2.1. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng, bố trí nhân sự.................................. 59 3.2.2. Tăng cường hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực............. 63 3.2.3. Cải thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực........................................ 65 3.2.4. Tổ chức lại bộ máy quản trị nguồn nhân lực của Ban Quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An .................................................................... 68 3.3. Kiến nghị …………………………………………………………………….. 69 3.3.1. Đối với Chính phủ ……………………………………………………... 69 3.3.2. Đối với các Bộ (Xây dựng, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Nội vụ,.).. 69 3.3.3. Đối với UBND tỉnh ……………………………………………………. 70 3.3.4. Đối với Sở Xây dựng ………………………………………………… 71 Tóm tắt chương 3 ………………………………………………………………… 72 KẾT LUẬN ……………………………………………………………………… 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Tiếng Anh CEO : Chief Executive Officer (Giám đốc điều hành) Tiếng Việt BQLDA : Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long an CNV : Công nhân viên CNH, HĐH : Công nghiệp hóa, hiện đại hóa DNNN : Doanh nghiệp Nhà nước ĐBSCL : Đồng bằng sông Cửu Long HĐLĐ : Hợp đồng lao động NLĐ : Người lao động NNL : Nguồn nhân lực NSNN : Ngân sách Nhà nước QLNN : Quản lý Nhà nước Sở XD : Sở Xây dựng Sở LĐTB&XH : Sở Lao động Thương binh và Xã hội TPTA : Thành phố Tân An TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh XDCB : Xây dựng cơ bản UBND : Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 : Biến động nhân sự qua các năm Bảng 2.2 : Trình độ đào tạo – chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ CNV tại BQLDA Bảng 2.3 : Bảng thông tin về mẫu khảo sát Bảng 2.4 : Tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các ngạch công chức, viên chức Bảng 2.5 : Tiêu chuẩn các chức danh tại BQLDA Bảng 2.6 : Bảng kết quả khảo sát đánh giá về phân tích và bố trí công việc Bảng 2.7 : Kết quả khảo sát, đánh giá về mức độ đảm bảo NNL đủ về số lượng và cơ cấu hợp lý Bảng 2.8 : Kết quả khảo sát anh/chị được tuyển dụng từ CNV trong ngành giới thiệu Bảng 2.9 : Bảng số liệu liệu thống kê công tác đào tạo từ năm 2008 đến năm 2010 Bảng 2.10 : Bảng đánh giá về đào tạo và phát triển Bảng 2.11 : Bảng kết quả khảo sát về công tác đánh giá nhân viên Bảng 2.12 : Điều kiện về thời gian giữ bậc lương xét nâng lương trước thời hạn Bảng 2.13 : Mức lương tối thiểu qua các năm Bảng 2.14 : Thu nhập bình quân của CNV qua các năm Bảng 2.15 : Bảng đánh giá về thu nhập Bảng 2.16 : Bảng kết quả khảo sát về môi trường, điều kiện làm việc Bảng 3.1 : Bảng hệ số lương tăng thêm đề xuất Bảng 3.2 : Bảng hệ số hoàn thành nhiệm vụ đề xuất DANH MỤC CÁC HÌNH, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ Biểu đồ 2.1 : Tỷ lệ lao động theo giới tính qua các năm của BQLDA Biểu đồ 2.2 : Kết quả giải ngân vốn đầu tư XDCB qua các năm của BQLDA Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy BQ LDA Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ Vòng đời dự án gồm có 4 giai đoạn Sơ đồ 2.3 : BQLDA làm việc với các đối tác trong quá trình thiết kế công trình Sơ đồ 3.1 : Quy trình tuyển dụng đề xuất Hình 2.1 : Địa bàn hoạt động của BQLDA Phương trình 2.1 : Tiền lương Phương trình 2.1 : Tiền lương làm thêm giờ -1- MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm gần đây, Long An đẩy mạnh quá trình đầu tư xây dựng phát triển cơ sở vật chất, kết cấu hạ tầng, các công trình công cộng như công viên, kè, trường học, bệnh viện,...được quan tâm triển khai xây dựng. Để việc quản lý các dự án có hiệu quả, đạt yêu cầu về kỹ thuật, mỹ thuật và chất lượng, Ủy ban nhân dân Tỉnh, Thành phố đã thành lập các Ban quản lý dự án chuyên trách ví dụ: Ban quản lý dự án trực thuộc Sở Xây dựng, Ban quản lý dự án Thành phố Tân An trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Tân An và 13 Ban quản lý dự án huyện trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện của tỉnh Long An, trong đó, Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng là Ban chuyên trách lớn nhất về lĩnh vực xây dựng dân dụng của Tỉnh. Với nhiệm vụ được giao là thay chủ đầu tư quản lý các dự án đầu tư trên khắp tỉnh Long An bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp, theo kế hoạch phân bổ vốn hằng năm từ khâu chuẩn bị đầu tư đến khi đưa vào sử dụng. Đồng thời với lực lượng nhân sự không nhỏ, quản lý và điều hành một lượng tiền hàng trăm tỷ đồng mỗi năm, thì vấn đề quản trị nguồn nhân lực là vấn đề quan trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ của các Ban quản lý dự án. Mặt khác, tình hình chung của nước ta hiện nay có không ít công trình thời gian thi công quá dài, nợ đọng lớn, hiệu quả không cao; ở một số công trình cán bộ có nhiều biểu hiện tiêu cực, vi phạm pháp luật như tình trạng bán thầu, vi phạm quy trình kỹ thuật, quản lý lỏng lẻo, thiếu trách nhiệm, trình độ chuyên môn quản lý còn nhiều bất cập yếu kém,… đòi hỏi giám đốc các Ban quản lý dự án, các trưởng bộ phận phải quan tâm hơn nữa tới đội ngũ công nhân viên, tới nguồn nhân lực của đơn vị mình, rà soát đánh giá lại công tác quản trị nguồn nhân lực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý góp phần ổn định và nâng tầm cán bộ quản lý, hướng tới việc hợp nhất các Ban quản lý dự án và chuyển đổi sang hoạt động theo loại hình doanh nghiệp để điều hành quản lý tất cả các dự án trên địa bàn tỉnh Long An. Do đó, để quản lý tốt và có hiệu quả các dự án đầu tư xây dựng, đáp ứng -2được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngoài việc cần phải hoàn thiện các chính sách vĩ mô của Nhà nước, các quyết định quy định của ngành chủ quản, thì việc tổ chức sắp xếp lại Ban quản lý dự án cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cũng phải tiến hành đồng thời, trong đó một vấn đề quan trọng cần phải giải quyết là phải hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực của các Ban quản lý dự án. Chỉ có như vậy công tác quản lý dự án của tỉnh Long An nói chung và của các Ban quản lý dự án nói riêng mới chuyển biến tích cực và đạt được yêu cầu đặt ra trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Với các lý do trên, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An” làm đề tài luận văn cao học của mình. Đây là vấn đề có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận và thực tiễn với lĩnh vực công tác của bản thân tác giả. 2. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài “Hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An” được nghiên cứu với các mục tiêu cụ thể như sau: Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về nguồn nhân lực và quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức. Hai là, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An, xác định những mặt làm tốt bên cạnh những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại. Ba là, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là nguồn nhân lực, quản trị nguồn nhân lực và các nhân tố tác động đến quản trị nguồn nhân lực. - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quản trị nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng giai đoạn từ năm 2008 -3- đến năm 2010. 4. Phương pháp nghiên cứu Nhằm đạt được những mục tiêu nghiên cứu nêu trên, luận văn đã vận dụng kết hợp nhiều phương pháp: - Phương pháp quan sát thực tiễn; phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát; phương pháp thu thập, đọc tài liệu và tổng hợp; phương pháp chuyên gia. - Phương pháp định lượng để thống kê mô tả kết quả khảo sát đánh giá thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức. Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án thuộc Sở xây dựng tỉnh Long An. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Ban quản lý dự án thuộc Sở Xây dựng tỉnh Long An. -4Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC 1.1. Khái niệm 1.1.1. Nguồn nhân lực Sự phát triển kinh tế - xã hội phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhiều điều kiện, nhưng chủ yếu nhất vẫn là phụ thuộc vào yếu tố con người. Nếu so sánh các nguồn lực với nhau thì NNL có ưu thế hơn cả. Do vậy, hơn bất cứ nguồn lực nào khác, NNL luôn chiếm vị trí trung tâm và đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong phát triển kinh tế - xã hội đất nước, nhất là trong giai đoạn đẩy mạnh CNH, HĐH và hội nhập kinh tế quốc tế. Cho đến nay, khái niệm NNL đang được hiểu theo nhiều quan điểm khác nhau: * NNL là nguồn lực con người của những tổ chức (với quy mô, loại hình, chức năng khác nhau) có khả năng và tiềm năng tham gia vào quá trình phát triển của tổ chức cùng với sự phát triển kinh tế xã hội của quốc gia, khu vực, thế giới.1 * NNL là toàn bộ các khả năng về thể lực và trí lực của con người được vận dụng ra trong quá trình lao động sản xuất. Nó cũng được xem là sức lao động của con người - một nguồn lực quý giá nhất trong các yếu tố sản xuất của các doanh nghiệp.2 NNL ngày nay đã trở thành một khái niệm công cụ để điều hành thực thi chiến lược và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. NNL của tổ chức được hình thành trên cơ sở các cá nhân làm việc trong tổ chức đó tại một thời điểm xác định, có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. 1.1.2. Quản trị NNL Theo A. J. Price quản trị NNL là khoa học về quản lý con người dựa trên niềm tin cho rằng nhân lực đóng vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu 1 2 Theo Nicholas Henry. Nguyễn Tấn Thịnh (2005), Quản lý nhân lực trong doanh nghiệp. -5- dài của tổ chức hay doanh nghiệp. Một tổ chức hay doanh nghiệp có thể tăng lợi thế cạnh tranh của mình bằng cách sử dụng NLĐ một cách hiệu quả, tận dụng kinh nghiệm và sự khéo léo của họ nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Quản trị NNL nhằm mục đích tuyển chọn được những người có năng lực, nhanh nhạy và cống hiến trong công việc, quản lý hoạt động và khen thưởng kết quả hoạt động cũng như phát triển năng lực của họ3. Theo phó giáo sư - tiến sĩ Trần Kim Dung (2009) thì quản trị NNL là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên4. Từ quan điểm này, quản trị NNL được phát triển trên cơ sở của các nguyên tắc chủ yếu sau5: - Nhân viên cần được đầu tư thỏa đáng để phát triển các năng lực riêng nhằm thỏa mãn các nhu cầu cá nhân, đồng thời tạo ra năng suất lao động, hiệu quả làm việc cao và đóng góp tốt nhất cho tổ chức. - Các chính sách, chương trình và thực tiễn quản trị cần được thiết lập và thực hiện sao cho có thể thỏa mãn cả nhu cầu vật chất và tinh thần của nhân viên. - Môi trường làm việc cần được thiết lập sao cho có thể kích thích nhân viên phát triển và sử dụng tối đa các kỹ năng của mình. - Vấn đề chức năng nhân sự cần được thực hiện phối hợp và là một bộ phận quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2. Vai trò của quản trị NNL Mục tiêu cơ bản của quản trị NNL trong tổ chức là thu hút, lôi cuốn những người giỏi về với tổ chức; sử dụng có hiệu quả NNL nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức; động viên, thúc đẩy nhân viên, tạo điều kiện cho họ bộc lộ, phát triển và cống hiến tài năng cho đơn vị, giúp họ gắn bó, tận tâm, trung thành với tổ chức. Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính phong phú, nguồn tài nguyên (vật tư) dồi dào với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, kèm theo các công 3 Theo A. J. Price Trần Kim Dung (2009), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê, TP.HCM, tr 3. 5 Trần Kim Dung (2009), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê, TP.HCM, tr 8. 4 -6thức khoa học kỹ thuật thần kỳ đi chăng nữa, cũng sẽ trở nên vô ích nếu không biết quản trị NNL. Chính cung cách quản trị NNL này tạo ra bộ mặt văn hóa của tổ chức, tạo ra bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng – u ám của tổ chức đó. Quản trị NNL giúp cho các tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người, con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức. NNL là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên quản trị NNL là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt NNL, vì suy cho cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người. Xét về mặt kinh tế, quản trị NNL giúp cho các tổ chức khai thác các khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động và lợi thế cạnh tranh của tổ chức về NNL. Về mặt xã hội, quản trị NNL thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của NLĐ, đề cao vị thế và giá trị của NLĐ, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức và NLĐ. 1.3. Nội dung của hoạt động quản trị NNL trong tổ chức Các hoạt động quản trị NNL là những chương trình được thiết kế nhằm đáp ứng những mục tiêu nhân sự và được quản lý nhằm đạt cho được những mục tiêu đó. Hoạt động quản trị NNL liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Trong thực tiễn, những hoạt động này rất đa dạng, phong phú và rất khác biệt tùy theo đặc điểm về cơ cấu tổ chức, nhân lực, tài chính, trình độ phát triển ở các tổ chức. Hầu như tất cả các tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động cơ bản như: xác định nhu cầu nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân viên, đào tạo, khen thưởng kỷ luật nhân viên, trả công,… Tuy nhiên có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị NNL theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau đây: 1.3.1. Nhóm chức năng thu hút NNL Nhóm hoạt động này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của tổ chức. -7- 1.3.1.1. Phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc. Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần thu thập được các loại thông tin sau: Thông tin về tình hình và điều kiện thực hiện công việc, thông tin về yêu cầu nhân sự, thông tin về các loại máy móc thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc, thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc. Ở các tổ chức khác nhau thì nội dung, trình tự phân tích công việc thường không giống nhau. Theo Dessler, quá trình thực hiện phân tích công việc gồm sáu bước sau đây: - Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc. - Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn. - Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc. - Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. - Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. - Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. * Bảng mô tả công việc Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Do đặc thù về quy mô, trình độ, cách thức tổ chức và mục đích phân tích -8công việc của các đơn vị khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho bảng mô tả công việc. Tuy nhiên, các bảng mô tả công việc thường có các nội dung chủ yếu sau: - Nhận diện công việc. - Tóm tắt công việc. - Các mối quan hệ trong thực hiện công việc. - Chức năng, trách nhiệm trong công việc. - Thẩm quyền của người thực hiện công việc. - Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc. - Điều kiện làm việc. * Bảng tiêu chuẩn công việc Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Do các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc cũng rất đa dạng. Những yếu tố chính thường đề cập đến trong bảng tiêu chuẩn công việc là: - Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ có liên quan đến công việc,… - Kinh nghiệm công tác. - Các kỹ năng làm việc với người khác, với máy móc thiết bị và với thông tin, dữ liệu. - Các phẩm chất cá nhân cần thiết để đảm bảo thực hiện công việc thành công như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người. - Các đặc điểm cá nhân. Ở Việt Nam, việc phân tích công việc mới đã bắt đầu phổ biến trong các cơ quan và doanh nghiệp nhà nước. Một số văn bản, tài liệu quan trọng do Nhà nước ban hành có liên quan đến nội dung phân tích công việc là: - Bảng phân loại ngành nghề. - Bảng tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức, viên chức nhà nước. - Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công việc. - Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân. -9- Trong đó, bảng phân loại ngành nghề được sử dụng chủ yếu để làm cơ sở trả lương, phụ cấp cho cán bộ, viên chức nhà nước. Bảng tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức, viên chức nhà nước xác định các vấn đề: trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, những yêu cầu về hiểu biết và trình độ cần có đối với tất cả các công chức, viên chức nhà nước. 1.3.1.2. Hoạch định NNL Hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ NNL với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Công tác hoạch định NNL giúp tổ chức thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị NNL của mình, đảm bảo cho tổ chức có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường. Thông thường quá trình hoạch định được thực hiện qua các bước sau: + Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược của tổ chức. + Phân tích hiện trạng quản trị NNL. + Phân tích công việc. + Dự báo nhu cầu NNL. + Phân tích quan hệ cung cầu, khả năng điều chỉnh hệ thống quản trị NNL. + Thực hiện các chính sách, kế hoạch chương trình quản trị NNL. + Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện. Quá trình hoạch định NNL cần thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định, thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức. Khi phân tích hiện trạng quản trị NNL trong tổ chức cần đặt các yếu tố của hệ thống quản trị NNL và các quá trình quản trị NNL vào trong môi trường làm việc cụ thể. Ngoài ra khi lập kế hoạch NNL cần dự toán chi phí hoạt động của phòng nhân lực. Việc hoạch định NNL đòi hỏi phải áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống mở. Nó được thực hiện trong phạm vi tổ chức và bản thân nó lại được nối với môi trường bên ngoài. Vì vậy, những yếu tố nội bộ của tổ chức - chẳng hạn như chính