Tài liệu Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ---- K --- NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM Chuyên ngành:Kế toán – Kiểm toán Mã số:60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS.TS.VÕ VĂN NHỊ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2010 LỜI CẢM ƠN ---#"--- Để hoàn thành luận văn thạc sĩ với tên đề tài: “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM” Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ chân thành và nhiệt tình của PGS.TS – VÕ VĂN NHỊ và quý thầy cô giáo khoa kế toán - kiểm toán trường Đại Học Kinh Tế TPHCM. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo các công ty, phòng kế toán, các đồng nghiệp đã hổ trợ, cung cấp số liệu để tôi hoàn thành luận văn này . HỌC VIÊN NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BCTC DN IAS IASC IFRS VAS WTO XHCN : : : : : : : : Báo cáo tài chính Doanh nghiệp Chuẩn mực kế toán quốc tế Uỷ ban xây dựng các chuẩn mực kế toán quốc tế Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế Chuẩn mực kế toán Việt Nam Tổ chức thương mại thế giới Xã hội chủ nghĩa MỤC LỤC --W X-Trang phụ bìa Mục lục Lời cảm ơn Danh mục các chữ viết tắt LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................... 1 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI KHOẢN VÀ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN ÁP DỤNG CHO DOANH NGHIỆP .......................................................................... 4 1.1 Một số vấn đề chung về kế toán......................................................................... 4 1.1.1 Bản chất và vai trò của kế toán ....................................................................... 4 1.1.2 Kế toán tài chính và kế toán quản trị .............................................................. 6 1.1.3 Quy trình kế toán Việt Nam và hệ thống kế toán............................................ 8 1.1.3.1 Quy trình kế toán.......................................................................................... 8 1.1.3.2 Hệ thống kế toán ......................................................................................... 9 1.2 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán ......................................................... 10 1.2.1 Tài khoản kế toán .......................................................................................... 10 1.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán............................................................................ 11 1.3 Hệ thống tài khoản kế toán ở một số quốc gia ................................................ 13 1.3.1 Hệ thống tài khoản kế toán ở Anh, Mỹ ........................................................ 13 1.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán ở Pháp, Nga ...................................................... 13 1.4 Vấn đề vận dụng hệ thống tài khoản ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa ............ 15 1.4.1 Tổng quan về doanh nghiệp nhỏ và vừa ....................................................... 15 1.4.2 Đặc điểm về quy mô và quản lý của doanh nghiệp nhỏ và vừa ................... 19 1.4.3 Vận dụng hệ thống tài khoản theo yêu cầu cung cấp thông tin ................... 20 Kết Luận Chương 1 ............................................................................................. 20 Chương 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM ................................ 22 2.1 Giới thiệu tổng quát về tình hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam ...................................................................................................... 22 2.1.1 Vai trò của doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam........................................ 22 2.1.2 Tình hình hoạt động của d doanh nghiệp nhỏ và vừa trong thời gian qua.... 23 2.1.3 Tình hình quản lý của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong thời gian qua .... 25 2.2 Giới thiệu hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ............ 26 2.2.1 Hệ thống kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ............................ 29 2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán............................................................................ 31 2.3 Tình hình vận dụng hệ thống kế toán hiện hành ở các DNNVV .................... 34 2.3.1 Tình hình thực tế (khảo sát) .......................................................................... 34 2.3.1.1 Nội dung khảo sát thực tế........................................................................... 34 2.3.1.2 Nhận xét kết quả khảo sát .......................................................................... 36 2.3.2 Đánh giá ....................................................................................................... 37 2.3.2.1 Ưu điểm...................................................................................................... 37 2.3.2.2 Hạn chế....................................................................................................... 38 2.3.3 Các nguyên nhân của những hạn chế............................................................ 39 Kết Luận Chương 2 ............................................................................................. 41 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TÀI KHOẢN ÁP DỤNG CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM 3.1 Quan điểm và nguyên tắc hình thành............................................................... 42 3.1.1 Quan điểm ..................................................................................................... 42 3.1.1.1 Phù hợp với môi trường pháp lý và kinh doanh......................................... 42 3.1.1.2 Phù hợp với sự phát triển về hội nhập ....................................................... 42 3.1.1.3 Phù hợp với tin học hoá kế toán................................................................. 43 3.1.1.4 Thích ứng với sự phát triển và chuyển đổi quy mô của các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam ................................................................................................. 44 3.1.2 Nguyên tắc .................................................................................................... 45 3.1.2.1 Thống nhất ................................................................................................. 45 3.1.2.2 Đồng bộ...................................................................................................... 46 3.1.2.3 Gắn kết thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị ............................. 46 3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ......................................................................................................................... 47 3.2.1 Giải pháp về phân loại và sắp xếp tài khoản................................................. 48 3.2.2 Giải pháp về thay đổi, bổ sung tài khoản...................................................... 52 3.2.3 Giải pháp về tài khoản phục vụ cho kế toán quản trị.................................... 62 3.3 Các giải pháp khác có liên quan....................................................................... 63 3.3.1 Chứng từ........................................................................................................ 63 3.3.2 Hình thức kế toán .......................................................................................... 64 3.3.3 Hệ thống báo cáo tài chính............................................................................ 65 3.3.4 Giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin ................................................. 67 3.4 Một số kiến nghị............................................................................................... 69 3.4.1 Nhà nước ....................................................................................................... 69 3.4.1.1 Luật kế toán................................................................................................ 69 3.4.1.2 Chuẩn mực kế toán..................................................................................... 70 3.4.1.3 Chế độ kế toán............................................................................................ 71 3.4.2 Doanh nghiệp ................................................................................................ 71 3.5 Đánh giá tính khả thi và những hạn chế của đề tài .......................................... 73 3.5.1 Tính khả thi của đề tài................................................................................... 73 3.5.2 Những hạn chế của đề tài .............................................................................. 74 Kết Luận Chương 3 ............................................................................................. 75 Kết Luận Chung Đề Tài ...................................................................................... 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHIẾU THĂM DÒ Ý KIẾN DANH SÁCH DOANH NGHIỆP KHẢO SÁT 1 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết khi chọn đề tài: Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu vẫn còn trong giai đoạn khủng hoảng, nhiều biến động thì nền kinh tế thị trường định hướng XHCN của nước ta hiện nay cũng không nằm ngoài xu hướng chung của thế giới, nhất là khi chúng ta đã là thành viên của WTO. Đứng trước tình hình kinh tế như hiện nay, cơ hội và thách thức song song tồn tại với nhau thì khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, khốc liệt. Bên cạnh vấn đề thiếu vốn kinh doanh, một lý do không kém phần quan trọng đó là sự hạn chế về trình độ quản lý. Sự sống còn và thành đạt của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào công tác quản lý doanh nghiệp. Vì vậy kế toán trở thành một bộ phận quan trọng giúp hỗ trợ công việc quản lý kinh doanh trong phạm vi của quốc gia và cả thế giới. Hệ thống kế toán Việt Nam do đó cũng cần có sự đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp với xu hướng chung của quốc tế. Làm thế nào để các chuẩn mực kế toán Việt Nam gần với các chuẩn mực kế toán quốc tế; các báo cáo tài chính tại các công ty phải được chuẩn bị đầy đủ, chuyên nghiệp, tính minh bạch phải được chú trọng... nhằm nâng cao trách nhiệm pháp lý của công ty, cũng như để thu vốn đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam không chỉ đem lại lợi ích cho bản thân chủ doanh nghiệp, nội bộ công ty, bộ phận kế toán doanh nghiệp mà còn cho các đối tượng sử dụng thông tin khác. Thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính là một trong những thông tin quan trọng giúp cho các đối tượng sử dụng ra quyết định thích hợp. Những người sử dụng báo cáo tài chính có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty, những người này cần phải biết triển vọng về thu nhập của công ty như thế nào? công ty có vững mạnh tài chính hay không? khả năng và trách nhiệm thanh toán như thế nào? Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hoặc 2 đầu tư vào công ty của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các chủ nợ hiện tại và tương lai của công ty. Để có được một báo cáo tài chính chuyện nghiệp, chất lượng cao, đáng tin cậy về số liệu tài chính, đáp ứng tốt yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin thì việc hạch toán cho từng tài khoản khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh là khâu bắt đầu và là khâu quan trọng nhất. Chính vì những lý do này mà tác giả chọn đề tài cho luận văn cao học của mình “Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam” . Mục đích nghiên cứu luận văn: Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm hướng đến sự thống nhất trong công tác hạch toán các tài khoản kế toán của các doanh nghiệp để đảm bảo sự đầy đủ, minh bạch trong các báo cáo kế toán bằng cách tiếp cận các nghiên cứu trước đây, và nghiên cứu thực trạng tại các doanh nghiệp nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cụ thể là hoàn thiện hệ thống tài khoản và cách hạch toán vào tài khoản để phục vụ cho việc lập, trình bày, kiểm tra, phân tích và báo cáo tài chính ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Đề tài giới hạn trong việc tổ chức hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Bên cạnh đó còn bổ sung, hoàn thiện hệ thống chứng từ, sổ sách; hệ thống báo cáo tài chính; chế độ kế toán; luật kế toán; chuẩn mực kế toán. - Đề tài tập trung nghiên cứu và giải quyết những vấn đề chủ yếu: * Nghiên cứu một số lý luận chung của hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa * Nghiên cứu công tác kế toán ở một số đơn vị trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thông qua việc nghiên cứu trên internet, diễn đàn kế toán, tạp chí, sách báo, khảo sát thực tế, sau đó vận dụng kết quả khảo sát đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống kế toán các doanh nghiệp nhỏ và vừa. 3 * Đề xuất những giải pháp nhằm giúp hệ thống tài khoản kế toán ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho công tác kế toán đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện và giúp các chủ doanh nghiệp ra quyết định kinh tế phù hợp và kịp thời. Phương pháp nghiên cứu: Tác giả chủ yếu sử dụng các phương pháp định tính bao gồm: phương pháp so sánh, đối chiếu, khảo sát thực tế, thống kê toán học, phân tích, phỏng vấn, … Những đóng góp của luận văn: - Tổng quan về hệ thống tài khoản, và vấn đề vận dụng hệ thống tài khoản của các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay. - Tìm hiểu thực trạng về tình hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, cũng như tình hình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành trong công tác kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay. - Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam để giúp bộ phận kế toán ở từng doanh nghiệp nói riêng, và các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nói chung có căn cứ để lập được những báo cáo tài chính có chất lượng cao đáp ứng được yêu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng. Bố cục của luận văn: Cùng với phần giới thiệu mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài gồm 3 chương trình bày trên 74 trang và 6 phụ lục để minh hoạ cho đề tài. Chương I: Tổng quan về tài khoản và hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp Chương II: Thực trạng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam Chương III: Một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam 4 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI KHOẢN VÀ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN ÁP DỤNG CHO DOANH NGHIỆP 1.1 Một số vấn đề chung về kế toán 1.1.1 Bản chất và vai trò của kế toán Bản chất của kế toán: Kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tổng hợp và tính toán kết quả của các hoạt động kinh tế tài chính nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp trong các quyết định quản lý, điều hành, đầu tư... Kế toán gồm những công việc tính toán và ghi chép bằng con số để phản ảnh và kiểm tra một cách toàn diện, liên tục các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm xác định sự tồn tại và hiệu quả sử dụng các loại tài sản của doanh nghiệp. Do đó, kế toán, về mặt bản chất chính là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Cũng có thể nói, kế toán là trung tâm thông tin kinh tế tài chính của hệ thống thông tin quản lý, nó giúp cho các nhà quản lý, các nhà kinh doanh có khả năng xem xét toàn diện về hoạt động của đơn vị kinh tế. Vai trò của kế toán: Để điều hành và quản lý được toàn bộ hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp một cách có hiệu quả cao nhất, các nhà quản lý doanh nghiệp phải nắm bắt được kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế về các hoạt động đó, bao gồm “chi phí đầu vào” và “kết quả đầu ra”. Tất cả những thông tin kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp được kế toán với chức năng phản ánh và kiểm tra để thu nhận, xử lý và tổng kết một cách kịp thời, chính xác bằng một hệ thống các phương pháp khoa học của mình. Trên cơ sở đó cung cấp những thông tin chính xác, cần thiết cho việc ra quyết định, các phương án kinh doanh tối ưu của chủ doanh nghiệp. Là một khoa học về quản lý kinh tế và là bộ phận cấu thành của hệ thống lý luận quản lý kinh tế tài chính, vai trò của kế toán được thể hiện như sau: 5 Thứ nhất, kế toán với chức năng của mình sẽ cung cấp đầy đủ toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị, nhằm giúp chủ doanh nghiệp điều hành và quản lý các hoạt động các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị đạt hiệu quả cao. Thứ hai, kế toán phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động của tài sản ở đơn vị, qua đó giúp các doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình, nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng tài sản đó. Thứ ba, kế toán phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại nhằm kiểm tra được việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh. Thứ tư, kế toán phản ánh được cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản, giúp cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh. Thứ năm, kế toán phản ánh được kết quả lao động của người lao động, giúp cho việc khuyến khích lợi ích vật chất và xác định trách nhiệm vật chất đối với người lao động một cách rõ ràng, nhằm khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động. ™ Đối với Nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nước, để điều hành và quản lý nền kinh tế. - Nhờ số liệu kế toán, Nhà nước theo dõi được sự phát triển của các ngành sản xuất kinh doanh từ đó tổng hợp được sự phát triển của nền kinh tế quốc gia. - Nhờ số liệu kế toán, Nhà nước tìm ra cách tính thuế tốt nhất hạn chế thất thu thuế, hạn chế sai lầm trong chính sách thuế. ™ Đối với doanh nghiệp và những nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 6 - Nhờ số liệu kế toán làm cơ sở cho doanh nghiệp hoạch định chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn, từng thời kỳ. - Nhờ số liệu kế toán giúp cho nhà quản lý điều hòa tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp ra các quyết định quản lý tối ưu, có hiệu quả cao. ™ Đối với các nhà đầu tư, các cổ đông, các khách hàng, các nhà cung cấp… kế toán sẽ giúp cho họ lựa chọn các mối quan hệ phù hợp nhất để quyết định các vấn đề đầu tư, góp vốn, mua hàng hay bán hàng đem lại hiệu quả cao nhất. Như vậy, kế toán đóng một vai trò rất quan trọng là một công cụ đắc lực phục vụ công tác quản lý của đơn vị, đồng thời, kế toán cũng có vai trò quan trọng đối với các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của đơn vị. Tóm lại, vai trò của kế toán là tạo ra thông tin về sự kiện kinh tế phát sinh từ các hoạt động của doanh nghiệp. Kết quả của kế toán được trình bày tốt nhất bởi mô hình thông tin, và được trình bày trên các báo cáo tài chính, với những ghi chú, giải trình của quá trình lập báo cáo tài chính và những thông tin khác của doanh nghiệp. 1.1.2 Kế toán tài chính và kế toán quản trị Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin và đặc điểm của những thông tin được cung cấp cho các đối tượng khác nhau, kế toán phân biệt thành hai phân hệ: kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính là kế toán phản ánh hiện trạng và sự biến động về vốn, tài sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát hay nói cách khác là phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sản phẩm của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính. Thông tin của kế toán tài chính là thông tin quá khứ, phản ánh những sự kiện đã xảy ra, thông tin cung cấp gắn với phạm vi toàn doanh nghiệp do đó đòi hỏi độ tin cậy cao, mang tính pháp lệnh. Ngoài việc được sử dụng cho ban lãnh đạo doanh nghiệp còn được sử dụng để cung cấp cho các đối tượng bên ngoài như: các nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê. 7 Kế toán quản trị đưa ra tất cả các thông tin kinh tế đã được đo lường xử lý và cung cấp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hay nói cách khác kế toán quản trị giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong những phương án có hiệu quả kinh tế cao nhất: phải sản xuất những sản phẩm nào, sản xuất bằng cách nào, bán các sản phẩm đó bằng cách nào, theo giá nào, làm thế nào để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và phát triển khả năng sản xuất. Để phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị, có thể dựa vào những đặc điểm cơ bản sau: Tiêu thức phân biệt Kế toán tài chính Kế toán quản trị Đặc điểm của thông Phải khách quan và có thể thẩm Thông tin thích hợp và linh tin tra hoạt phù hợp với vấn đề cần giải quyết Thước đo sử dụng Chủ yếu là thước đo giá trị Cả giá trị và hiện vật, thời gian Các nguyên tắc sử Phải tuân thủ các nguyên tắc kế Doanh nghiệp tự xây dựng, dụng trong việc lập toán chung đã được thừa nhận, tự triển khai, có tính linh báo cáo mang tính bắt buộc hoạt, không mang tính pháp lệnh Người sử dụng thông Các thành phần bên ngoài Các thành phần bên trong tin doanh nghiệp như các tổ chức công ty: Giám đốc, quản lý tín dụng; đối thủ cạnh tranh; hội đồng quản trị, các giám nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, sát viên, quản đốc. người đầu tư tài chính; người lao động v.v... Các báo cáo kế toán • Bảng cân đối kế toán chủ yếu • Báo cáo kết quả kinh doanh • Báo cáo tình hình thực hiện 8 • Báo cáo lưu chuyển tiền • Báo cáo phân tích tệ • Thuyết minh báo cáo tài chính Kỳ báo cáo quý, năm ngày, tuần, tháng, quý, năm Phạm vi thông tin Toàn doanh nghiệp Gắn với các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp Trọng tâm thông tin Chính xác, khách quan, tổng Kịp thời, thích hợp, linh thể động, ít chú ý đến độ chính xác. Kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối liên hệ mật thiết trong quá trình tổ chức thực hiện và cung cấp thông tin. Hai loại kế toán này tạo nên liên kết để thông tin kế toán được cung cấp xuyên suốt, thể hiện được những sự kiện kinh tế đã, đang và sẽ xảy ra trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.3 Quy trình kế toán và hệ thống kế toán 1.1.3.1 Quy trình kế toán Việc thu thập, phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin đòi hỏi kế toán phải gắn kết nhiều hình thức ghi nhận thông tin lại với nhau trong đó có thông tin rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông tin được phân loại theo thời gian phát sinh của từng đối tượng kế toán và thông tin tổng hợp tình hình tài sản cũng như tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xét theo quy trình thực hiện thì kế toán bao gồm 3 giai đoạn: giai đoạn lập chứng từ, giai đoạn ghi sổ kế toán và giai đoạn lập báo cáo kế toán. Lập chứng từ là giai đoạn đầu để kế toán thực hiện ghi nhận thông tin đầu vào gắn liền từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Ghi sổ kế toán là giai đoạn kế tiếp để thực hiện việc phân loại từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian của đối tượng kế toán có liên quan để phản ánh khối lượng 9 nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, và sự biến động của đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lập báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của việc tổng hợp thông tin từ các sổ kế toán khác nhau nhằm phản ánh tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, các tình hình khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể thấy rằng từ các thông tin rời rạc, kế toán phải tổng hợp tất cả lại để tạo ra một thông tin liên kết cụ thể là báo cáo tài chính, nhằm mô tả tổng thể quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc phân tích, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định kịp thời. Trong quá trình xử lý thông tin thì hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng để thực hiện việc phân loại, sắp xếp và xử lý thông tin của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các tài khoản kế toán luôn gắn liền với hệ thống sổ kế toán, và được thể hiện trên sổ kế toán dù làm bằng thủ công hay bằng máy. Sổ kế toán là hình thức ghi nhận thông tin kế toán gắn liền với tài khoản kế toán là nguồn số liệu lập ra các báo cáo kế toán. 1.1.3.2 Hệ thống kế toán Nhằm đáp ứng nhu cầu thực hiện chức năng quản trị và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng liên quan thông qua báo cáo tài chính thì hệ thống thông tin của kế toán phải đảm bảo chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hệ thống kế toán được cấu thành bởi: ™ Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán được dùng để ghi sổ kế toán và phải đáp ứng được các yêu cầu nhất định để cung cấp thông tin ban đầu cho việc ghi chép kế toán. Do phản ánh nhiều mối quan hệ khác nhau trong doanh nghiệp nên chứng từ kế toán thường được lồng ghép các yếu tố pháp lý và các yếu tố quản lý của nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên dù ở khía cạnh nào thì chứng từ kế toán cũng phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn: tính đầy đủ, tính kiểm soát để đảm bảo tính pháp lý, trách nhiệm giữa các đối tượng có liên quan. 10 ™ Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp tất cả các tài khoản được doanh nghiệp sử dụng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản thuộc hệ thống xử lý thông tin gắn với từng đối tượng kế toán để cung cấp thông tin về sự hiện diện và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán trong hoạt động của doanh nghiệp. ™ Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán là hình thức ghi nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế, về từng đối tượng kế toán theo thứ tự thời gian phát sinh, và theo sự phân loại nội dung nghiệp vụ để cung cấp thông tin về sự hiện có và tình hình biến động của các đối tượng kế toán doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống sổ kế toán để theo dõi, ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. ™ Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là sản phẩm của công tác kế toán, là nguồn thông tin mà kế toán phải có trách nhiệm tạo ra và cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Báo cáo kế toán bao gồm hai phân hệ: hệ báo cáo tài chính và hệ thống kế toán quản trị. Để lập được một báo cáo có chất lượng cao thì việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán có ý nghĩa hết sức quan trọng. Thông qua hệ thống tài khoản, kế toán tổ chức, vận dụng cho phù hợp với đặc điểm, quy mô doanh nghiệp để tạo ra được những số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo. Chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán được đánh giá qua chất lượng của hệ thống báo cáo kế toán. Do đó, việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán được đặt lên hàng đầu, là nhiệm vụ trọng tâm trong công tác kế toán của doanh nghiệp. 1.2 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán 1.2.1 Tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán 11 phản ánh và kiểm tra thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị kinh doanh và các đơn vị hành chính sự nghiệp. Đặc điểm cơ bản về phương pháp tài khoản: • Về hình thức: Là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép về số hiện có cũng như sự biến động của từng đối tượng kế toán trên cơ sở phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tiêu thức nhất định. • Về nội dung: Phản ánh một cách thường xuyên và liên tục sự biến động của từng đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động của đơn vị. • Về chức năng: kiểm tra, giám sát một cách thường xuyên và kịp thời tình hình sử dụng của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, và tình hình hoạt động của đơn vị kế toán. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Nhà nước Việt Nam đã quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước từ 1.1.1996 và hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước từ 1.1.1997 phù hợp với thời điểm bắt đầu có hiệu lực của Luật ngân sách Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được chia thành 9 loại; hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được chia thành 6 loại và 1 loại tài khoản ngoài bảng. Việc ghi chép vào tài khoản kế toán căn cứ vào chứng từ ban đầu, nhờ đó tính được các chỉ tiêu hoạt động kinh tế của đơn vị. Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được tiến hành bằng phương pháp ghi sổ kép, đảm bảo khả năng kiểm tra tính đúng đắn của ghi sổ kế toán. Dưới dạng biểu, tài khoản kế toán có hai phần: bên nợ (bên trái) và bên có (bên phải). Các tài khoản kế toán được chia thành các tài khoản thuộc tài sản nợ (tài khoản phản ánh nguồn vốn) và tài khoản thuộc tài sản có (tài khoản phản ánh vốn). 12 1.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán: * Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp tất cả các tài khoản được doanh nghiệp sử dụng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Ở Việt Nam hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài Chính quy định thống nhất về số lượng, tên gọi, số hiệu, công dụng, nội dung phản ánh, quan hệ đối ứng giữa các tài khoản với nhau. * Nội dung quy định bao gồm: 1. Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định trong chế độ này. 2. Các doanh nghiệp, công ty, tổng công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng. 3. Trường hợp doanh nghiệp, công ty, tổng công ty cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài Chính trước khi thực hiện. 4. Các doanh nghiệp, công ty, tổng công ty có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã quy định trong Quyết định này nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không phải đề nghị Bộ Tài Chính chấp thuận. * Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành bao gồm các loại tài khoản sau: 13 - Loại tài khoản 1: Tài sản ngắn hạn - Loại tài khoản 2: Tài sản dài hạn - Loại tài khoản 3: Nợ phải trả - Loại tài khoản 4: Nguồn vốn chủ sở hữu - Loại tài khoản 5: Doanh thu - Loại tài khoản 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh - Loại tài khoản 7: Thu nhập khác - Loại tài khoản 8: Chi phí khác - Loại tài khoản 9: Xác định kết quả kinh doanh - Loại tài khoản 0: Các tài khoản ngoài bảng (xem hệ thống tài khoản ở phụ lục số 1) 1.3 Hệ thống tài khoản kế toán ở một số quốc gia 1.3.1 Hệ thống tài khoản kế toán ở Anh, Mỹ Đối với một số quốc gia trên thế giới điển hình là Anh, Mỹ thì lại không có một hệ thống tài khoản kế toán thống nhất về tên gọi và số hiệu bắt buộc sử dụng trong các doanh nghiệp. Thực tế các doanh nghiệp căn cứ vào lĩnh vực kinh doanh, qui mô của doanh nghiệp, và yêu cầu quản lý để lựa chọn các tài khoản sử dụng riêng cho doanh nghiệp mình, và tự đặt tên cũng như số hiệu cho các tài khoản. Nguyên tắc của việc đặt tên, số hiệu tài khoản phải phản ánh được đối tượng cần theo dõi, việc sử dụng tài khoản phải nhất quán trong kỳ, nếu có sự thay đổi phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đối với báo cáo tài chính. Căn cứ để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán là: dựa trên cơ sở tuân thủ chuẩn mực kế toán và các nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận, dựa vào nội dung kinh tế của đối tượng được phản ánh, dựa vào mối quan hệ giữa tài khoản với yêu cầu cung cấp thông tin cho việc lập hệ thống báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán khác của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng theo xu hướng này có ưu điểm là tạo khả năng tư duy năng động cho người làm kế toán trong doanh nghiệp nhưng vẫn còn 14 một số nhược điểm là gây khó khăn trong so sánh, đối chiếu, tổng hợp thông tin, trong kiểm tra, kiểm soát và hướng dẫn nghiệp vụ. 1.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán ở Pháp, Nga Đại diện cho nhóm quy định về hệ thống tài khoản thống nhất là Pháp và Nga Hệ thống kế toán Pháp: có thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. Hệ thống tài khoản kế toán đầu tiên của Pháp được ban hành năm 1947, sau đó được sửa đổi, bố sung vào các năm 1957, 1982, 1986, 2000… Trong đó các tài khoản kế toán được chia thành 9 loại: * Tài khoản loại 1 đến loại 8: thuộc kế toán tổng quát phản ánh toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình mua bán, chi phí, thu nhập, tính toán kết quả ở dạng tổng quát, là cơ sở để lập báo cáo tài chính. * Tài khoản loại 9: thuộc kế toán phân tích chi phí, giá thành, kết quả kinh doanh của từng loại hàng, từng ngành hoạt động, là phương tiện giúp Ban Giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp mình. Hệ thống kế toán Nga: Bộ Tài Chính Cộng Hòa Liên Bang Nga cũng thiết lập và ban hành một hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mới áp dụng cho các doanh nghiệp từ ngày 01/01/2001 với các đặc điểm: - Các đối tượng kế toán không phân tích theo ngắn hạn hay dài hạn - Không tách biệt kế toán tài chính, kế toán quản trị, có các tài khoản dùng để hạch toán chi phí phục vụ cho việc tính giá thành. - Loại bỏ nhiều tài khoản chi tiết nhằm tăng tính linh hoạt của hệ thống khi vận dụng trong thực tiễn, chủ yếu lưu giữ những tài khoản chi tiết theo yêu cầu của cơ quan thuế. Hiện tại hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam được xây dựng và quy định chặt chẽ tương tự với các nước thuộc nhóm quy định về hệ thống tài khoản thống nhất. Hệ thống tài khoản kế toán ở nhóm này có ưu điểm là tạo nên tính thống nhất cao, thuận lợi trong kiểm tra, kiểm soát và hướng dẫn nghiệp vụ, tuy nhiên lại có nhược điểm là quá cứng nhắc, hạn chế tính chủ động, linh hoạt của doanh