Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học bạc liêu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NGUYỄN THỊ THU HẬU HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BẠC LIÊU LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NGUYỄN THỊ THU HẬU HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BẠC LIÊU Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.HÀ XUÂN THẠCH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu” là của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Hà Xuân Thạch. Đây là đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào. Tác giả: Nguyễn Thị Thu Hậu DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT Tiếng việt BGDĐT: Bộ giáo dục đào tạo BGH: Ban giám hiệu CBGV: Cán bộ giảng viên CĐ: Cao đẳng ĐH KTQD: Đại học kinh tế quốc dân ĐHBL: Đại học Bạc Liêu ĐHQG TP HCM: Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh ĐHQG: Đại học quốc gia GV: Giảng viên HĐ: Hợp đồng KHXH – NV: Khoa học xã hội-nhân văn KSNB: Kiểm soát nội bộ NSNN: Ngân sách nhà nước QTKD: Quản trị kinh doanh SP: Sư phạm TDTT: Thể dục thể thao TP: Thành phố TPHCM: Thành phố Hồ Chí Minh UBND: Ủy ban nhân dân Tiếng anh ASOSAI: Asian Organization of Supreme Audit Institutions COSO: Committee of Sponsoring Organization GAO: Government Accountability Office IAS: International Accounting Standards INTOSAI: International Organization of Supreme Audit Institutions SAI: Supreme Audit Instituations SEC: Securities and Exchange Commission MỤC LỤC Trang Phần A: Phần mở đầu…………………………………………………………. 01 Phần B: Phần nội dung………………………………………………………... 08 CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị công…………………………………………………... .08 1.1.Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công……... .... 08 1.2.Khái niệm kiểm soát nội bộ………………………………………………....... . 10 1.2.1.Theo báo cáo COSO ……………………………………………………… 10 1.2.2.Theo INTOSAI…………………………………………………………… .10 1.3.Vai trò, tác dụng của kiểm soát nội bộ với công tác quản lý khu vực công…... 12 1.4.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với khu vực công…………………………. 12 1.5.Trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội bộ…………… 13 1.6.Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ…………………………… .16 1.6.1.Môi trường kiểm soát……………………………………………………… 16 1.6.2.Đánh giá rủi ro…………………………………………………………….. 20 1.6.3.Hoạt động kiểm soát……………………………………………………… .23 1.6.4.Thông tin và truyền thông………………………………………………… . 28 1.6.5.Giám sát………………………………………………………………….. ..30 1.6.6.Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ…….. . 32 1.6.7. Mối quan hệ giữa mục tiêu của tổ chức và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ………………………………………………………………… …32 1.7.Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ……………………... 33 1.8.Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu tại Việt Nam……… …...34 1.8.1.Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu……………………….................. ....34 1.8.2.Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị sự nghiệp có thu……………………………………………………………………………… …..36 1.9.Bài học kinh nghiệm từ các sự kiện có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nước trong đơn vị công……………………………………………………… 37 Kết luận chương 1:……………………………………………………………….. 42 Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu hiện nay…………………………………………..………………………………. .44 2.1.Tổng quan về trường Đại học Bạc Liêu……………………………………… ..44 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của trường…………………………… ….44 2.1.2.Chức năng nhiệm vụ của trường………………………………………… ...47 2.1.3.Tổ chức bộ máy quản lý tại trường……………………………………... ....48 2.1.4.Sứ mạng, tầm nhìn, mục tiêu và phương hướng phát triển của trường…… 51 2.1.5.Cơ cấu nguồn thu và chi của trường……………………………………… .53 2.1.6. Quy trình hoạt động đào tạo của trường………………………………… ..52 2.2.Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học công lập………………………………………………………………………………… ..53 2.3.Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu………….. .54 2.3.1 Phương pháp nghiên cứu…………………………………………………... 54 2.3.2.Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu………. 56 2.3.2.1.Môi trường kiểm soát……………………………………………….. .56 2.3.2.2.Đánh giá rủi ro……………………………………………………… .59 2.3.2.3.Hoạt động kiểm soát ……………………………………………… ...60 2.3.2.4.Thông tin và truyền thông………………………………………… …61 2.3.2.5.Giám sát…………………………………………………………..... ..61 2.4.Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu………… ... .62 2.4.1.Đánh giá chung……………………………………………………… …..62 2.4.2.Đánh giá từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ……… ……62 ..... 2.4.2.1.Môi trường kiểm soát………………………………………………62 2.4.2.2.Đánh giá rủi ro…………………………………………………… ..64 2.4.2.3.Hoạt động kiểm soát…………………………………………… ….65 2.4.2.4.Thông tin và truyền thông……………………………………… ….67 2.4.2.5.Giám sát………………………………………………………… …68 2.4.3.Nguyên nhân của những hạn chế…………………………………… …...69 Kết luận chương 2:……………………………………………………………… ..71 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu trong thời gian tới………………………………………………….... ...72 3.1.Quan điểm và phương hướng hoàn thiện……………………………… .. ……..72 3.1.1. Quan điểm hoàn thiện……………………………………………… ….....72 3.1.2.Phương hướng hoàn thiện……………..……………………………… …..73 3.1.3.Các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng các giải pháp……………… …74 3.2.Xây dựng cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu……………………………………………………………………………… ...75 3.3.Các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu…………………………………………………………………… . …81 3.3.1.Môi trường kiểm soát .................................................................................... 81 3.3.2.Đánh giá rủi ro………………………………………………………… …..84 3.3.3.Hoạt động kiểm soát…………………………………………………… ….87 3.3.4.Thông tin và truyền thông……………………………………………… . …92 3.3.5.Giám sát………………………………………………………………… …93 3.4.Một số kiến nghị……………………………………………………………… . 94 Kết luận chương 3:……………………………………………………………. ….95 Phần C: Kết luận chung……………………………………………………… ….97 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BẠC LIÊU Phần A: Phần mở đầu 1.Tính cấp thiết của đề tài: Bất kỳ một đơn vị nào, dù lớn hay bé, dù công lập hay tư nhân, dù mới thành lập hay đã thành lập từ rất lâu…khi hoạt động đều cần có một cơ chế quản lý riêng và phù hợp. Nếu các đơn vị có quy mô lớn thì cách quản lý của họ có hệ thống hơn. Các đơn vị này thường xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Người ta thường nói kiểm soát nội bộ vững mạnh là nền tảng cho sự phát triển bền vững nên các đơn vị này rất đầu tư vào sự phát triển bền vững của họ. Còn các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ thì họ ít khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vì việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ thường tốn rất nhiều chi phí. Hoạt động kiểm soát nội bộ của các đơn vị này tuy không bài bản như các đơn vị có quy mô lớn nhưng việc quản lý của họ cũng bao gồm đầy đủ các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng nó chỉ mang tính chất tự phát. Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Việc thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của đơn vị. Ngày nay, khi nền kinh tế càng phát triển thì đòi hỏi các nhà quản trị phải có các biện pháp đổi mới quản lý để đơn vị hoạt động tốt hơn. Bất kỳ một đơn vị nào muốn quản lý tốt, đạt được các mục tiêu đề ra đều cần đến hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. Các đơn vị sự nghiệp cũng không nằm ngoài quy luật đó. Ở Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc đưa hệ thống kiểm soát nội bộ vào vận hành. Tuy nhiên, ở khu vực công, khái niệm này c ò n k h á mớ i m ẻ . Các đơn vị sự nghiệp ngày càng được mở rộng, quy mô ngày một lớn, do đó đòi hỏi nhà quản lý trong các đơn vị sự nghiệp cũng phải chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Trường Đại học Bạc Liêu là một trường đại học công lập mới thành lập 2 (thành lập vào năm 2006 trên cơ sở sáp nhập từ trường cao đẳng sư phạm Bạc Liêu và trung tâm giáo dục thường xuyên Bạc Liêu) nên trường cũng gặp không ít khó khăn trong vấn đề quản lý đào tạo giáo dục. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị công nói chung và của trường đại học Bạc Liêu nói riêng nên tác giả đã mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu” để làm khóa luận tốt nghiệp cao học của mình với mong muốn là làm cho công tác quản lý của trường đại học Bạc Liêu ngày một tốt hơn và trong tương lai sẽ phát triển bền vững hơn. 2.Mục tiêu của đề tài: Mục tiêu chung: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu trong thời gian tới. Mục tiêu cụ thể: Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ nói chung và đi sâu nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại khu vực công theo INTOSAI. Tìm hiểu thực trạng, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu hiện nay. Đưa ra những giải pháp, kiến nghị cụ thể và thiết thực nhằm hoàn thiện và nâng cao hệ thống kiểm soát nộ bộ tại trường Đại học Bạc Liêu trong thời gian tới. Với mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể có 4 câu hỏi nghiên cứu như sau: 1.Hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công được thực hiện theo lý thuyết nào? 2.Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu hiện nay ra sao? 3.Những điểm đạt được và chưa đạt được của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu là gì? Những điểm này xuất phát từ những nguyên nhân nào? 4.Những giải pháp nào có thể thực hiện để giải quyết những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu? 3.Tổng quan các vấn đề có liên quan đến đề tài đã được công bố Một số luận văn thạc sĩ, bài báo viết về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị trường học có thu: 3 Luận văn thạc sĩ: *Nguyễn Thị Thanh Loan, 2007. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại trường đại học Hùng Vương. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường đại học quốc dân. *Trần Thị Tài, 2010. Tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách tại trường đại học Quảng Nam. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường đại học Đà Nẵng. *Trần Thị Thanh Nga, 2011. Tăng cường kiểm soát nội bộ thu chi tại trường đại học Phạm Văn Đồng. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường đại học Đà Nẵng. *Nguyễn Thị Phương Trâm, 2009. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng sư phạm Trung ương TP.HCM. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP.HCM. *Hồ Thị Thanh Ngọc, 2010. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng Xây dựng số 2. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường Đại học kinh tế TP.HCM. Giải quyết các vấn đề: Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992. Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu. Tìm hiểu thực trạng và đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng xây dựng số 2 thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn. Tác giả đã xây dựng được các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho trường Cao đẳng sư phạm số 2 dựa trên mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của trường, đã phân công công tác quản lý cho hiệu trưởng và phó hiệu trưởng rõ ràng, đồng thời cũng xây dựng được cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường. Khoảng trống chưa giải quyết: Không hệ thống hóa được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992. Các giải pháp đưa ra chưa được cụ thể hóa, chỉ mang tính chất chung chung, chưa thiết kế được mẫu biểu cụ thể cho việc quản lý của nhà trường và quy trình hoạt động chủ yếu của trường. 4 *Phạm Hồng Thái, 2011. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của ngành y tế tỉnh Long An. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. *Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2012. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học sư phạm kỹ thuật TP.HCM. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường Đại học kinh tế TP.HCM. Giải quyết các vấn đề: Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo INTOSAI 1992. Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục đại học. Tìm hiểu thực trạng và đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Sư phạm kỹ thuật TP.HCM thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn. Xây dựng các giải pháp cụ thể cho từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ của trường: Xây dựng bảng đánh giá giảng viên theo KPI, xây dựng bảng đánh giá rủi ro, xây dựng quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa, thành lập ban kiểm soát nội… Khoảng trống chưa giải quyết: Các giải pháp đưa ra chỉ mang tính chất khái quát, tác giả chưa xây dựng được các biểu bảng cụ thể để phục vụ cho công tác quản lý của nhà trường: Bảng mô tả công việc, lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị, báo cáo cho các bộ phận Việc khảo sát, rà soát thực trạng tại trường chưa sâu rộng. *Phan Nam Anh, 2013. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Trung học công nghệ lương thực thực phẩm. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường Đại học kinh tế TP.HCM. Giải quyết các vấn đề: Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo INTOSAI 1992. 5 Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục trung cấp chuyên nghiệp. Tìm hiểu thực trạng và đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường trung học công nghệ lương thực thực phẩm thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn. Tác giả đã đưa ra một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường: Xây dựng bảng mô tả công việc, xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị, xây dựng các báo cáo cho bộ phận, công tác phân tích, rà soát sâu rộng. Khoảng trống chưa giải quyết: Chưa cập nhật lý luận của INTOSAI 2013. Các biện pháp còn chưa có thể áp dụng được liền vì chưa thể hiện tính cần thiết cao, chưa phù hợp với quy mô của nhà trường (trường có quy mô nhỏ chỉ bao gồm khoảng 70 đến 80 người). Câu hỏi khảo sát chưa được xây dựng theo 2 hướng: Tìm ra nguyên nhân và khảo sát nhu cầu của đối tượng khảo sát. Bài báo: TS.Vũ Hữu Đức. Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công-nhìn từ góc độ kiểm toán nhà nước. Trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. Hoàng Xuân Hạnh. Các giải pháp nhằm nâng cao năng lực của các nhà quản lý ở Việt Nam hiện nay. Nhận xét chung: *Các vấn đề đã giải quyết: Nhìn chung luận văn về hệ thống kiểm soát nội bộ của khu vực công thì có nhiều học viên nghiên cứu trong thời gian gần đây. Tất cả các luận văn đều kế thừa phần lý luận chung, các luận văn đã nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện những tồn tại về hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với từng đặc điểm của đơn vị mà mình đang nghiên cứu. Cụ thể như sau: Các luận văn đã giải quyết được: -Tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo 6 INTOSAI 1992, cập nhật năm 2004. -Tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục chuyên nghiệp. -Tìm hiểu thực trạng và đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường mà các tác giả nghiên cứu thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn. -Các tác giả đã đưa ra một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường mà mình đang nghiên cứu. *Khoảng trống: Tuy nhiên khoảng trống của tất cả các luận văn trên là chưa nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu 4.Phạm vi, đối tượng và phương pháp nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu: Về hệ thống kiểm soát nội bộ tại khu vực công. Đối tượng nghiên cứu: Trường Đại học Bạc Liêu (Đơn vị sự nghiệp có thu): Tập trung vào một số hoạt động về quản lý tài chính, tài sản và quản lý chất lượng giảng dạy. Xem xét một số thủ tục kiểm soát. Phương pháp nghiên cứu: -Phương pháp nghiên cứu lý luận (Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết): Phương pháp định tính +Phương pháp luận khoa học để hệ thống hóa, phân loại, khái quát hóa lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ tại khu vực công, phương pháp nghiên cứu lý thuyết. +Phân tích, tổng hợp các vấn đề lý luận có liên quan đến đề tài. +Quan sát, đánh giá, điều tra các hoạt động thực tiễn của đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, giảng viên trong trường, công tác phối hợp giữa cá nhân và các bộ phận với nhau. -Phương pháp nghiên cứu thực tiễn (Phương pháp quan sát khoa học, phương pháp điều tra): Thống kê mô tả, phân loại vả kết nối dữ liệu. +Sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ để khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu. Bảng câu hỏi được gửi cho các phòng ban và các khoa của trường (khảo sát nguyên nhân-77 câu). +Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, giảng viên, lãnh đạo của trường (khảo sát phòng kế hoạch tài chính-14 câu). 7 +Sử dụng phương pháp quy nạp từ kết quả phỏng vấn để xử lý thông tin thu thập được. +So sánh giữa lý thuyết và thực tế từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế. 5.Đóng góp mới của đề tài Cập nhật INTOSAI 2013 Đưa ra bài học kinh nghiệm từ các sự kiện có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nước ở đơn vị công. Đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu: Những mặt chưa làm được. Tìm ra nguyên nhân tồn tại. Sử dụng phương pháp quan sát, khảo sát kết hợp phỏng vấn sâu. Giải pháp đề nghị giải quyết: Đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu đồng thời xây dựng biểu mẫu, tiêu chí cụ thể để ứng dụng ngay. 6. Kết cấu luận văn Phần A: Phần mở đầu Phần B: Phần nội dung Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị công Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu hiện nay Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu trong thời gian tới Phần C: Phần kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục 8 Phần B: Phần nội dung Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ĐƠN VỊ CÔNG 1.1.Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện vào đầu thế kỉ XX trong các tài liệu về kiểm toán với một ý nghĩa rất đơn giản: Các biện pháp nhằm bảo vệ tiền không bị nhân viên biển thủ…Nhiều năm sau đó, kiểm soát nội bộ trở thành một khái niệm được các kiểm toán viên rất quan tâm trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính. Năm 1992, báo cáo COSO ra đời đã tạo lập một cơ sở lý thuyết cơ bản về kiểm soát nội bộ. Chính sự xuất hiện của báo cáo này đã đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu chung được chấp nhận rộng rãi về kiểm soát nội bộ và hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát tốt hơn tổ chức của họ…[1] Trong lĩnh vực công, kiểm soát nội bộ rất được xem trọng, nó là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước. Kiểm toán nhà nước ngày nay đã được biết đến và công nhận trên toàn thế giới, sự phát triển này kéo theo việc thừa nhận về tầm quan trọng của Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), đó là vai trò kiểm toán các tài khoản và hoạt động của chính phủ, thúc đẩy việc lành mạnh hóa trong quản lý tài chính và nâng cao chất lượng giải trình của chính phủ ở từng quốc gia. Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về kiểm soát nội bộ áp dụng cho các cơ quan sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ đặc thù trong tổ chức sự nghiệp. GAO đưa ra năm yếu tố về kiểm soát nội bộ bao gồm các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. “Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán”. Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các SAI, tổ chức Quốc tế các cơ quan Kiểm toán tối cao (INTOSAI) đã góp phần rất lớn trong việc giúp các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình. INTOSAI là một tổ chức tự chủ, độc lập và phi chính trị được thành lập như một thể chế vĩnh viễn, trụ sở chính đặt tại Viên, Áo. “INTOSAI là 9 diễn đàn để kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới có thể trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp khác, cũng như những thông lệ tốt nhất”. Trong các kỳ đại hội, INTOSAI đặt trọng tâm vào những vấn đề chủ yếu đang đặt ra đối với các SAI, giúp các thành viên đưa ra các giải pháp sáng tạo để khắc phục những trở ngại chung. Theo đuổi mục tiêu đó, khẩu hiệu của INTOSAI là “Trao đổi kinh nghiệm làm lợi cho tất cả”. INTOSAI ra đời vào năm 1953 và đã phát triển từ 34 quốc gia ban đầu cho đến nay đã có 191 SAI thành viên chính thức và 4 thành viên dự bị. Đại hội INTOSAI được tổ chức thường kỳ 3 năm một lần. Tuyên bố Lima về hướng dẫn nhận thức trong kiểm toán, được chấp nhận tại đại hội quốc tế lần thứ 9 vào năm 1977, được biết đến như là luật lệ cơ bản của kiểm toán nhà nước. Nó cung cấp một khuôn khổ về lý thuyết và khái niệm cho các công việc của INTOSAI. Trong tuyên bố này, INTOSAI đã đặc biệt nhấn mạnh đến tính độc lập của các SAI với những tổ chức nhà nước khác và việc tạo lập một môi trường dân chủ. Kiểm toán nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI từ tháng 7/1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam đã tham gia ngày càng tích cực vào quá trình hội nhập quốc tế, có mối quan hệ hợp tác rộng rãi và đã ký kết văn kiện hợp tác với hàng chục cơ quan kiểm toán tối cao và các tổ chức quốc tế có uy tín khắp các châu lục. Năm 1997, Việt Nam tham gia tổ chức cơ quan kiểm toán tối cáo Châu Á (ASOSAI) .ASOSAI thành lập năm 1979, hiện có hơn 45 thành viên. Từ tháng 10/2009, Việt Nam là thành viên Ban điều hành tổ chức này nhiệm kỳ 2009 – 2012.[8] Tại đại hội Washington (Hoa Kỳ) năm 1992, quy chế của INTOSAI đã được sửa đổi và được chấp nhận là hiến chương của tổ chức, trong đó mô tả về cơ cấu, các thành viên, nhiệm vụ và nguyên tắc của INTOSAI. Cũng tại đại hội này, hai tài liệu cũng được thông qua, đó là chuẩn mực kiểm toán và những hướng dẫn về chuẩn mực kiểm soát nội bộ. Tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO và những điểm đặc thù của khu vực công. Năm 2001, INTOSAI được cập nhật và công bố vào năm 2004. Năm 2013, INTOSAI tiếp tục cập nhật và công bố và áp dụng vào năm 2014. 10 Trên bình diện quốc tế, với vai trò tổ chức tiên phong, trong kiểm toán khu vực công, INTOSAI đã ban hành những hướng dẫn quốc tế về quản lý tài chính, cùng nhiều lĩnh vực khác, phát triển những phương pháp luận có liên quan, tổ chức huấn luyện và thúc đẩy việc trao đổi thông tin giữa các thành viên. INTOSAI sử dụng 5 ngôn ngữ chính thức: Ả Rập, Anh, Pháp, Đức và Tây Ban Nha. 1.2.Khái niệm kiểm soát nội bộ 1.2.1.Theo báo cáo COSO Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định. 1.2.2.Theo INTOSAI [6] Theo hướng dẫn của INTOSAI 1992 Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Theo hướng dẫn của INTOSAI 2004 Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức. Sau đây là mục tiêu cần đạt được: -Thực hiện các hoạt động một cách hợp lý kỷ cương, có đạo đức, có kinh tế, hiệu quả và thích hợp. -Thực hiện đúng trách nhiệm -Tuân thủ pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy định -Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất. Theo hướng dẫn của INTOSAI 2013 Khái niệm về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của INTOSAI 2013 cũng giống như hướng dẫn của INTOSAI năm 2004 tuy nhiên về mục tiêu của báo cáo theo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp 11 để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức. Các vấn đề không thay đổi trong INTOSAI 2013 là: -Định nghĩa về kiểm soát nội bộ -Các tiêu chuẩn nền tảng được sử dụng để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. -Sử dụng sự xét đoán trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. -Xác định kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể thiếu của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị, tôn trọng pháp luật và các quy định có liên quan, thiết lập và báo cáo các thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời, bảo vệ nguồn lực không thất thoát, hư hỏng, sử dụng sai mục đích. -Xác định kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các thay đổi trong INTOSAI 2013 INTOSAI 2013: Hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức, có cả yếu tố ERP trong quản lý. Cập nhật các thay đổi trong kinh doanh, môi trường hoạt động Mở rộng mục tiêu kinh doanh và mục tiêu báo cáo: Mục tiêu tài chính và phi tài chính Các khái niệm căn bản về nhân tố tổng hợp thành các nguyên tắc Làm rõ các yêu cầu đối với tính hữu hiệu Trong luận văn này tác giả ứng dụng lý thuyết INTOSAI 2004 cho trường đại học Bạc Liêu vì trường đại học Bạc Liêu là trường đại học mới thành lập nếu ứng dụng INTOSAI 2013 thì không phù hợp vì INTOSAI 2013 bao gồm cả yếu tố ERP mà trường đại học chưa phát triển mạnh tới mức phải sử dụng ERP trong quản lý vì hai lý do không phù hợp với quy mô của trường và tốn nhiều chi phí. 12 1.3.Vai trò, tác dụng của kiểm soát nội bộ với công tác quản lý khu vực công Tại sao các đơn vị cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ? Bất kỳ công việc nào, quy trình nào thực hiện ở đơn vị cũng đều đối diện với những nguy cơ, sự cố, hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của công việc đó và tùy theo mức độ, gây ảnh hưởng từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ phá sản tổ chức. Nhằm giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được, hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi đơn vị, giúp đơn vị sự nghiệp nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố và hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Cụ thể là: Đảm bảo hoạt động của từng đơn vị được triển khai đúng định hướng, các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu lực và hiệu quả. Phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tại đơn vị. Quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực tại đơn vị an toàn và hiệu quả. Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ. Kiến nghị với thủ trưởng đơn vị trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, tăng hiệu quả hoạt động. 1.4.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với khu vực công [1] Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín… Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Đơn vị công phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành. Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Các đơn vị công phải tuân thủ các luật lệ và quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong 13 đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của tổ chức. 1.5.Trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội bộ [16] Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị. Các thành viên trong hội đồng quản trị cần phải có cách nhìn khách quan và có năng lực. Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành được trách nhiệm của mình. Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban giám đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc không kiểm soát được những hoạt động diễn ra tại đơn vị. Trong một tình huống khác, Ban giám đốc có thể không trung thực, cố tình xuyên tạc các kết quả hoạt động trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình để đạt được các mục tiêu cá nhân. Để tránh tình trạng trên, một hội đồng quản trị phải biết kết hợp các kênh thông tin khác nhau để có thể nhận biết các vấn đề đó và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Ban giám đốc: Tất cả các nhân viên trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, nhà quản lý có trách nhiệm tổng thể trong thiết kế, thực hiện, giám sát hoạt động đúng đắn, bảo dưỡng và có tài liệu hướng dẫn của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cơ cấu quản lý có thể bao gồm hội đồng và ủy ban kiểm toán, trong đó tất cả đều có vai trò khác nhau và có thể có quy định khác nhau ở các nước khác nhau. Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ và giải trình cho Hội đồng quản trị về những vấn đề thuộc trách nhiệm của họ. Hơn hẳn các nhà quản lý khác, giám đốc điều hành phải tạo được tiếng nói chung vì nó sẽ ảnh hưởng, tác động đến tính chính trực và giá trị đạo đức cũng như các nhân tố khác của môi trường kiểm soát. Trong những đơn vị có quy mô lớn, giám đốc điều hành thực thi nhiệm vụ này thông qua việc chỉ đạo các nhà quản lý cấp dưới (ví dụ giám đốc nhân sự, sản xuất…) và phải rà soát lại những phương pháp mà họ đã thực hiện để kiểm soát các hoạt động trong đơn vị của mình. Ngược lại, nhà quản lý cấp dưới được giao nhiệm vụ thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể hơn. Đối với những đơn vị có