Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty tnhh một thành viêntín nghĩa

Những điểm mới hoặc những kết quả đạt được khi nghiên cứu của đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH một thành viên Tín Nghĩa” Điểm mới nhất của đề tài so với những công trình nghiên cứu trước đó về kiểm soát chi phí là đã nghiên cứu và trình bày có hệ thống các kiến thức lý luận về chi phí và kiểm soát chi phí. Đề tài đã nghiên cứu các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí, các phương pháp kiểm soát chi phí theo trình tự hợp lý. Đề tài nghiên cứu đặc điểm hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực của Tổng Công ty Tín Nghĩa và khảo sát hệ thống kiểm soát chi phí tại văn phòng công ty và đơn vị thành viên Công ty TNHH MTV Đá Granite. Trên cơ sở nhận định và phân tích hệ thống kiểm soát chi phí hiện tại, tác giả tiến hành hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Tổng Công ty Tín Nghĩa. Các nghiên cứu về hệ thống kiểm soát chi phí của tác giả không chỉ áp dụng cho Tổng Công ty Tín Nghĩa, hệ thống kiểm soát chi phí gồm các kỹ thuật kiểm soát chi phí hữu hiệu có thể áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp khác. Tác giả PHÙNG THẾ VINH BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp.HCM ------------------------- PHÙNG THẾ VINH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TÍN NGHĨA LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2009 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp.HCM ------------------------- PHÙNG THẾ VINH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TÍN NGHĨA Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. PHẠM THỊ PHỤNG TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2009 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa” do tôi nghiên cứu thực hiện, các số liệu và tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng và chưa từng được công bố trong các đề tài trước đây. Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Tác giả PHÙNG THẾ VINH MỤC LỤC Trang phụ bìa ....................................................................................................... Lời cam đoan ...................................................................................................... i Mục lục .............................................................................................................. ii Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt .................................................................. iii Danh mục các bảng, biểu .................................................................................. iv Danh mục các hình vẽ, đồ thị .............................................................................v Lời cảm ơn ........................................................................................................ vi Lời mở đầu .........................................................................................................1 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Tổng quan về chi phí và kiểm soát chi phí .......................................................2 1.1.1 Tổng quan về chi phí..................................................................................2 1.1.2 Tổng quan về kiểm soát chi phí .................................................................5 1.2 Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí ....................................6 1.2.1 Đặc thù ngành kinh doanh .........................................................................6 1.2.2 Nhu cầu thông tin của nhà quản lý.............................................................8 1.2.3 Quy trình và thủ tục kiểm soát ...................................................................9 1.2.3.1 Quy trình kiểm soát.............................................................................9 1.2.3.2 Thủ tục kiểm soát..............................................................................10 1.2.4 Hệ thống hỗ trợ ........................................................................................11 1.3 Các phương pháp kiểm soát chi phí................................................................13 1.3.1 Phân loại chi phí - Xác định cơ sở phân bổ chi phí .................................13 1.3.2 Xây dựng trung tâm trách nhiệm - Đánh giá hiệu quả hoạt động ...........15 1.3.3 Xây dựng hệ thống định mức chi phí, phân tích biến động chi phí .........16 1.3.4 Lập dự toán hoạt động..............................................................................17 Kết luận Chương 1 .................................................................................................18 CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHHMTV TÍN NGHĨA 2.1 Quá trình hình thành và phát triển .................................................................19 2.1.1 Lịch sử công ty ...................................................................................19 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh ......................................................................20 2.1.3 Hệ thống Tín Nghĩa ............................................................................20 2.1.4 Cơ cấu tổ chức ....................................................................................22 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán .....................................................................25 2.1.6 Phân tích tổng quát tình hình kinh doanh năm 2006, 2007, 2008 ......26 2.2 Hệ thống kiểm soát chi phí tại Tổng Công ty Tín Nghĩa .............................30 2.2.1 Hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa .......31 2.2.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng công ty .............31 2.2.1.2 Chính sách quản lý chi phí ..........................................................31 2.2.1.3 Danh mục chi phí hiện nay ..........................................................33 2.2.1.4 Tổ chức ghi chép kế toán chi phí ...............................................37 2.2.1.5 Các báo cáo chi phí hiện hành ....................................................37 2.2.2 Hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Đá Granite Tín Nghĩa ..................................................................................................38 2.2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH MTV Đá Granite Tín Nghĩa .......38 2.2.2.2 Định mức chi phí sản xuất ..........................................................41 2.2.2.3 Danh mục chi phí .......................................................................43 2.2.2.4 Quy trình ghi chép kế toán chi phí .............................................46 2.2.2.5 Các báo cáo chi phí hiện hành.....................................................48 2.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát chi phí hiện tại ................................48 2.3.1 Hệ thống kế toán chi phí chưa hoàn chỉnh .........................................48 2.3.2 Hệ thống định mức chi phí chưa hoàn chỉnh ......................................49 2.3.3 Chưa lập dự toán phục vụ kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động ..............................................................................50 2.3.4 Chưa thực hiện phân tích biến động chi phí và đánh giá thành quả quản lý chi phí ....................................................................................50 2.4 Các yêu cầu quản lý hiện nay ........................................................................50 2.4.1 Kế hoạch hoạt động kinh doanh năm 2009 và các năm tiếp theo .. …50 2.4.2 Nhu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí ..................................51 Kết luận Chương 2 .................................................................................................52 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TÍN NGHĨA 3.1 Mục tiêu và ý nghĩa của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty TNHH MTV Tín Nghĩa .............................................................................54 3.1.1 Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí..................................54 3.1.2 Ý nghĩa của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí .....................55 3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí .....................................56 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống kế toán ghi chép chi phí .....................................56 3.2.1.1 Mã hóa chi phí ..................................................................................56 3.2.1.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ ..........................................................57 3.2.1.3 Sử dụng công cụ hỗ trợ ....................................................................57 3.2.1.4 Phân loại chi phí ...............................................................................57 3.2.2 Xây dựng và cập nhật hệ thống định mức chi phí sản xuất ................60 3.2.2.1 Sự cần thiết của việc xây dựng định mức chi phí sản xuất ............60 3.2.2.2 Quy trình lập và cập nhật định mức chi phí sản xuất .....................60 3.2.2.3 Lập định mức chi phí sản xuất ........................................................62 3.2.3 Lập dự toán chi phí .............................................................................63 3.2.3.1 Dự toán ngân sách – Công cụ quản lý hoạt động hiệu quả .............63 3.2.3.2 Các bước lập dự toán ......................................................................64 3.2.3.3 Quy trình lập dự toán của các đơn vị thành viên và Tổng công ty..65 3.2.3.4 Quy trình lập dự toán chi phí ..........................................................65 3.2.4 Phân tích biến động chi phí ................................................................68 3.2.4.1 Phân tích biến động chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ..................................................................................68 3.2.4.2 Phân tích biến động của giá thành định mức ..................................71 3.2.5 Đánh giá thành quả quản lý chi phí .....................................................75 3.2.5.1 Xây dựng trung tâm trách nhiệm ....................................................75 3.2.5.2 Xây dựng hệ thống báo cáo đánh giá thành quả quản lý chi phí ....77 3.2.5.3 Đánh giá thành quả quản lý chi phí của các trung tâm chi phí .......78 Kết luận Chương 3 ...........................................................................................80 Phần kết luận chung của đề tài ........................................................................ vii Phụ lục ............................................................................................................. viii Tài liệu tham khảo ............................................................................................. ix DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT - ABC (Activities based costing): Phương pháp tính giá thành trên cơ sở hoạt động - BĐS: Bất động sản - BHXH: Bảo hiểm xã hội - BHYT: Bảo hiểm y tế - Công ty TNHH MTV: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên - CPBH: Chi phí bán hàng - CPQLDN: Chi phí quản lý doanh nghiệp - ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp - GVHB: Giá vốn hàng bán - HTK: Hàng tồn kho - KCN: Khu công nghiệp - NCTT: Nhân công trực tiếp - NVL: Nguyên vật liệu - NVLTT: Nguyên vật liệu trực tiếp - SX: Sản xuất - SXC: Sản xuất chung - Thuế TNDN: Thuế thu nhập doanh nghiệp - TSCĐ: Tài sản cố định - VLXD: Vật liệu xây dựng DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Tên bảng biểu Trang 1. Bảng 1.1 Các chi phí phát sinh trong chuỗi giá trị 4 2. Bảng 1.2 Cơ sở phân bổ chi phí sản xuất 14 3. Bảng 1.3 Cơ sở phân bổ chi phí hoạt động 15 4. Bảng 1.4 Cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm 16 5. Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh Tổng Công ty Tín Nghĩa năm 2006, 2007, 2008 26 6. Bảng 2.2 Các chỉ tiêu phân tích tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh 27 7. Bảng 2.3 Các chỉ tiêu phân tích tổng hợp hoạt động tài chính, hoạt động khác 27 8. Bảng 2.4 Phân tích lợi nhuận của một số lĩnh vực kinh doanh chủ lực 29 9. Bảng 2.5: Danh mục chi phí bán hàng của văn phòng công ty 34 10. Bảng 2.6 Cách mã hóa chi phí tại văn phòng Công ty 36 11. Bảng 2.7 Cách mã hóa chi phí tại văn phòng Công ty 37 12. Bảng 2.8: Định mức vật tư chính cho một số sản phẩm đá 42 13. Bảng 2.9: Danh mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 43 14. Bảng 2.10: Danh mục tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 44 15. Bảng 2.11: Danh mục tài khoản chi phí nhân công trực tiếp 44 16. Bảng 2.12: Danh mục tài khoản chi phí sản xuất chung 44 17. Bảng 3.1 Phân loại chi phí sản xuất chung 58 18. Bảng 3.2 Phân tích chênh lệch chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2008 so với năm 2007 69 19. Bảng 3.3 Phân tích chi tiết các khoản mục chi phí có chênh lệch bất lợi 70 20. Bảng 3.4 Báo cáo phân tích chênh lệch chi phí quản lý doanh nghiệp theo dự toán 71 21. Bảng 3.5 Báo cáo phân tích chênh lệch chi phí sản xuất 72 22. Bảng 3.6 Bảng phân tích chênh lệch giá thành định mức – Chi phí sản xuất trực tiếp 73 23. Bảng 3.7 Bảng phân tích chênh lệch giá thành định mức – Chi phí sản xuất chung 74 24. Bảng 3.8 Báo cáo thành quả quản lý chi phí – Trung tâm chi phí định mức 77 25. Bảng 3.9 – Báo cáo thành quả quản lý chi phí – Trung tâm chi phí tự do 78 26. Bảng 3.10 – Báo cáo tổng hợp thành quả quản lý chi phí – Toàn Tổng Công ty 79 DANH MỤC HÌNH VẼ , ĐỒ THỊ Số Tên bảng biểu 1. 2. 3. Hình 1.1: Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí Hình 2.1 Hệ thống các đơn vị thành viên của công ty TNHH MTV Tín Nghĩa Hình 2.2 Đồ thị biểu diễn tỷ lệ chi phí/doanh thu qua các năm 2006, 2007, 2008 Trang 6 20 28 4. Hình 2.3 Cách đánh mã số khoản mục chi phí ngoài sản xuất 34 5. Sơ đồ 1.1: Ra quyết định trong quy trình kiểm soát 9 6. Sơ đồ 1.2: Quy trình lập ngân sách trong đơn vị 17 7. Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa 24 8. Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH MTV Tín Nghĩa 25 9. Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi chép kế toán chi phí 37 10. Sơ đồ 2.4 Quy trình sản xuất đá Granite 47 11. Sơ đồ 3.1: Cách mã hóa thống nhất các khoản mục chi phí 56 12. Sơ đồ 3.2: Hệ thống định mức chi phí sản xuất 61 13. Sơ đồ 3.3: Quy trình lập và cập nhật định mức chi phí sản xuất 61 14. Sơ đồ 3.4 Quy trình lập dự toán của Tổng công ty Tín Nghĩa 65 Lời cảm ơn ¾™½ Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô TS. Phạm Thị Phụng người đã hướng dẫn tận tình cho tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn. Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các Thầy, Cô đã cung cấp kiến thức, phương pháp và kinh nghiệm nghiên cứu cho tôi trong thời gian học Cao học tại Trường. Để thực hiện được đề tài, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Công ty Tín Nghĩa. Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận với nguồn tài liệu của Công ty. Xin cảm ơn sự quan tâm, động viên, hỗ trợ của tất cả anh, chị, em, bạn bè, đồng nghiệp trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU Mục tiêu quan trọng của các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh là làm sao để tối đa hóa lợi nhuận hoạt động. Để gia tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải quan tâm đến vấn đề kiểm soát chi phí, làm sao để chi phí bỏ ra phải đem lại lợi nhuận tương xứng, các khoản chi phí được kiểm soát một cách hữu hiệu nhất. Trong điều kiện hội nhập của nền kinh tế Việt nam với nền kinh tế thế giới, sự cạnh tranh trong các lĩnh vực, ngành nghề càng gia tăng. Do đó, hoạt động kiểm soát chi phí được chú trọng thực hiện hơn nữa để gia tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Đề tài nhằm mục đích hệ thống các kiến thức lý luận về kiểm soát chi phí, kết hợp các công cụ kiểm soát chi phí nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí hoàn chỉnh, phát huy tác dụng của các công cụ kiểm soát chi phí. Cơ sở khoa học của đề tài: Đề tài kết hợp giữa lý luận đã nghiên cứu và thực trạng hoạt động kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa. Trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm hoạt động đa lĩnh vực, ngành nghề và yêu cầu quản lý của Công ty, tiến hành xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa. Mục đích nghiên cứu của đề tài: hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tính cạnh tranh cho doanh nghiệp đối với thị trường trong và ngoài nước. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty TNHH MTV Tín Nghĩa, khảo sát hệ thống kiểm soát chi phí tại đơn vị thành viên: Công ty TNHH một thành viên Đá Granite Tín Nghĩa. Nội dung của đề tài gồm 3 chương không kể phần mở đầu và phần kết luận: Chương 1: Những vấn đề chung về kiểm soát chi phí Chương 2: Hoạt động kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH MTV Tín Nghĩa Trang 2 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Tổng quan về chi phí và kiểm soát chi phí. 1.1.1 Tổng quan về chi phí. Mỗi sản phẩm hay dịch vụ đều có các chi phí vật liệu, lao động và chi phí chung cấu thành nên. Chi phí1: phản ánh giá trị nguồn lực mà đơn vị kinh doanh chấp nhận từ bỏ để đạt mục tiêu nào đó, như mua hàng hay dịch vụ. Thuật ngữ “chi phí” có nhiều cách nhìn nhận khác nhau trong các ngữ cảnh khác nhau. Chi phí thường được định nghĩa dựa trên cơ sở mục tiêu hay thông tin kỳ vọng nhận được. Các cơ sở phân tích và phân loại chi phí cơ bản bao gồm: Khi phân tích theo thời gian, chi phí được phân chia thành chi phí lịch sử (chi phí quá khứ) và chi phí kế hoạch. • Chi phí lịch sử (chi phí quá khứ) là các chi phí đã thực tế phát sinh, như mua hàng hóa, dịch vụ; hay các chi phí đã sử dụng trong kỳ, … • Chi phí kế hoạch là các chi phí dự kiến sẽ xảy ra trong (các) kỳ sắp tới, là cơ sở hoạch định nguồn lực và đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu đề ra, như kế hoạch chi phí phát sinh cho hoạt động quảng cáo, bán hàng, … Khi phân tích mối quan hệ giữa chi phí phát sinh với mức độ hoạt động, chi phí được phân chia thành định phí, biến phí, chi phí hỗn hợp • (Tổng) Định phí là chi phí không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi trong phạm vi phù hợp. Định phí đơn vị thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Ví dụ khi đơn vị chọn phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng, thì chi phí khấu hao trong kỳ đó là định phí, nếu số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ càng nhiều, định phí đơn vị sẽ nhỏ dần và ngược lại. • (Tổng) Biến phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Biến phí đơn vị không đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Giả sử mức tiêu hao sản xuất một cái áo mất một mét vải thì khi số lượng áo sản xuất càng nhiều, tổng lượng vài tiêu hao càng lớn. Hay khi chọn phương pháp khấu hao theo sản 1 Charles T.Horngren, Srikant M. Datar, George Foster; Cost Accounting: A Managerial emphasis, twelfth Edition; Pearson 2006, Trang 25 Trang 3 lượng, chi phí khấu hao của từng đơn vị sản lượng là biến phí, chi phí khấu hao trong kỳ bằng chi phí khấu hao đơn vị nhân với số lượng sản phẩm sản xuất ra. • Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà trong nó vừa có yếu tố định phí và biến phí. Trong quá trình tính toán, phân tích số liệu, chi phí hỗn hợp phải được tách riêng thành định phí, biến phí theo các phương pháp phù hợp. Khi phân tích chi phí theo chức năng hoạt động, chi phí được phân chia thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. • Chi phí sản xuất là các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất tạo thành phẩm. Chi phí sản xuất bao gồm hai nhóm cơ bản: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp là các chi phí tính được trực tiếp cho từng đối tượng tính chi phí, như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí gián tiếp là các chi phí không tính được trực tiếp cho từng đối tượng tính chi phí, như chi phí sản xuất chung. Các chi phí này được phân bổ cho từng đối tượng tính giá thành trên cơ sở phân bổ chi phí liên quan. Theo phương pháp truyền thống, cơ sở phân bổ chi phí chỉ có một hoặc hai cơ sở (số giờ lao động trực tiếp, chi phí trực tiếp,…) nên kết quả tính giá thành đạt mức độ chính xác nhất định. Hiện nay, khi chi phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng lớn (từ hơn 50% tổng chi phí sản xuất), các đơn vị kinh doanh bắt đầu chuyển sang sử dụng phương pháp tính giá thành trên cơ sở hoạt động ABC (Activities based costing) để kết quả tính chi phí chính xác hơn. • Chi phí ngoài sản xuất là các chi phí phát sinh để đưa hàng hóa vào quá trình lưu thông, bao gồm chi phí phục vụ bán hàng và quản lý. Căn cứ vào khả năng kiểm soát đối với một khoản mục chi phí, chi phí được phân loại thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. • Chi phí kiểm soát được (controllable costs) là những chi phí mà nhà quản lý có thể xác định được chính xác mức phát sinh của chi phí trong kỳ, đồng thời nhà quản lý cũng có quyền quyết định về sự phát sinh của nó, VD: chi Trang 4 phí thuê nhà, chi phí tiếp khách, chi phí lương nhân viên trong bộ phận của nhà quản lý. • Chi phí không kiểm soát được (noncontrollable costs) là những chi phí mà nhà quản lý không thể dự đoán chính xác mức phát sinh của chi phí trong kỳ và sự phát sinh của nó vượt quá tầm kiểm soát, quyết định của nhà quản lý, VD: chi phí cấp trên phân bổ đối với nhà quản lý ở bộ phận. Khi phân tích để ra quyết định kinh doanh, nhà quản lý cũng cần xác định thông tin liên quan và không liên quan. • Thông tin liên quan là các thông tin dự báo chi phí và doanh thu mà có sự chênh lệch giữa các phương án xem xét. • Khi không có chênh lệch về doanh thu hay chi phí giữa các phương án xem xét thì thông tin đó thường là thông tin không liên quan. Tóm lại, chi phí phát sinh trong mọi hoạt động của đơn vị kinh doanh, từ khi thành lập cho đến khi kết thúc hoạt động. Trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các đơn vị kinh doanh đều hướng tới khách hàng, phân tích các chi phí phát sinh trong chuỗi giá trị, cố gắng thỏa mãn và gia tăng lợi ích kinh tế cho khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh, kiểm soát tốt các chi phí phát sinh. Các chi phí phát sinh trong phân tích chuỗi giá trị bao gồm: Bảng 1.1: Các chi phí phát sinh trong chuỗi giá trị Các hoạt động trong chuỗi Nghiên cứu và phát triển Thiết kế sản phẩm, dịch vụ hay quy trình Sản xuất Minh họa các chi phí phát sinh liên quan • Chi phí lương nghiên cứu, khảo sát nhu cầu thị trường • Chi phí lương của kỹ sư nghiên cứu thiết kế và chế tạo sản phẩm nghiên cứu • Chi phí lương của kỹ sư thiết kế, sản phẩm, dịch vụ hay quy trình • Chi phí máy móc thiết bị liên quan • Chi phí phát triển, kiểm tra sản phẩm, dịch vụ hay quy trình • Chi phí lương bộ phận trực tiếp sản xuất • Chi phí lương bộ phận gián tiếp tham Trang 5 Tiếp thị • • • • Phân phối • • Dịch vụ sau bán hàng • • gia sản xuất Chi phí khấu hao Chi phí năng lượng Chi phí quảng cáo Chi phí lương, đi lại, giao tế của bộ phận tiếp thị Chi phí lương của bộ phận phân phối Chi phí khấu hao của trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho hoạt động phân phối Chi phí lương của bộ phận dịch vụ sau bán hàng Chi phí vật tư, đi lại của bộ phận dịch vụ sau bán hàng Khi phân tích chi phí theo chuỗi giá trị, chi phí được phân loại theo từng bộ phận phát sinh chi phí đó. Đây cũng chính là nền tảng cho việc phân loại chi phí chi tiết, từ đó lựa chọn được cơ sở phân bổ chi phí phù hợp để tính toán chính xác chi phí cho từng đối tượng tính chi phí, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị ra quyết định. 1.1.2 Tổng quan về kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là quá trình quan sát, đo lường, so sánh và ra quyết định nhằm duy trì chi phí tại mức thấp nhất có thể mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Kiểm soát chi phí tốt sẽ loại trừ được lãng phí và các khoản sử dụng không hiệu quả trong suốt chuỗi giá trị, giúp cho đơn vị sử dụng hiệu quả nguồn lực, nâng cao năng suất và hiệu suất các hoạt động trong doanh nghiệp. Hành động kiểm soát có thể xảy ra trước, trong và sau hoạt động phát sinh tương ứng với ba loại kiểm soát sau: • Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động xảy ra. Hoạt động này cho phép nhà quản lý tính toán, cân nhắc các vấn đề có thể phát sinh để ra quyết định, là cơ sở để so sánh, đối chiếu với các hoạt động khi xảy ra. Trang 6 • Kiểm soát đồng thời là loại kiểm soát được tiến hành song song với hoạt động xảy ra, nhà quản lý có thể can thiệp trực tiếp để tránh tổn thất phát sinh thêm. • Kiểm soát phản hồi là loại kiểm soát được tiến hành sau khi hoạt động xảy ra. Kiểm soát phản hồi cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết để lập kế hoạch tốt hơn cho lần sau và cũng là động cơ giúp các thành viên trong đơn vị xem xét, đánh giá được kết quả hoạt động của mình. Nhược điểm của kiểm soát phản hồi là độ trễ về thời gian, nếu khoảng cách thời gian càng nhiều thì tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát sẽ giảm đi. 1.2 Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí KIỂ M SO Á TC HI PH Í Hình 1.1: Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí 1.2.1 Đặc thù ngành kinh doanh. Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau phát sinh các dòng chi phí khác nhau. Trong đơn vị kinh doanh dịch vụ, chi phí phát sinh chủ yếu là chi phí quản lý doanh nghiệp, như chi phí lương, chi phí tiện ích, ... Các chi phí này chủ yếu được trình bày trên Báo cáo Kết quả kinh doanh định kỳ. Kiểm soát tốt chi phí hoạt động này giúp đơn vị nâng cao hiệu quả hoạt động. Trang 7 Trong đơn vị kinh doanh thương mại, ngoài các chi phí quản lý phát sinh giống như đơn vị kinh doanh dịch vụ, còn phát sinh thêm loại chi phí khác, chiếm tỷ trọng không nhỏ trong đơn vị, đó là giá trị hàng tồn kho và chi phí bán hàng. Giá trị hàng tồn kho phản ánh nguồn lực chuẩn bị cho kinh doanh, được trình bày trên Bảng Cân đối kế toán. Khi kiểm soát tốt các khoản chi cho hoạt động mua hàng sẽ giúp cho đơn vị duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, sử dụng vốn tối ưu, đánh giá được trách nhiệm của các bộ phận liên quan. Chi phí bán hàng phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu lưu thông, đưa hàng hóa đến tay khách hàng. Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí lương, tiện ích của bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo, khuyến mãi, hoa hồng, chi phí dịch vụ sau bán hàng,…. Giống như chi phí quản lý, chi phí bán hàng được khấu trừ vào doanh thu để xác định hiệu quả kinh doanh định kỳ. Kiểm soát chi phí bán hàng giúp đơn vị đánh giá được hiệu quả sử dụng chi phí, đem lại giá trị tăng thêm cho khách hàng, đánh giá được trách nhiệm của các bộ phận liên quan, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Dòng chi phí trong đơn vị sản xuất phát sinh nhiều hơn so với đơn vị dịch vụ và thương mại nêu trên. Hoạt động chính của đơn vị sản xuất là sản xuất ra thành phẩm rồi đem tiêu thụ, nên phát sinh thêm dòng chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận sản xuất; đầu tư, mua sắm chuẩn bị nguồn lực cho hoạt động; tiến hành hoạt động sản xuất ra thành phẩm, còn chi phí trong giai đoạn tiêu thụ thì giống như đơn vị thương mại. Trong giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận sản xuất, đơn vị phải xác định rõ mục tiêu hoạt động, thực hiện nghiên cứu thị trường, xác định được loại sản phẩm cần sản xuất, sản xuất cho khách hàng mục tiêu nào, số lượng là bao nhiêu và cần những nguồn lực gì. Giai đoạn này là tiền đề để thực hiện các giai đoạn sau. Trong giai đoạn đầu tư, mua sắm chuẩn bị nguồn lực cho hoạt động, phát sinh các chi phí cho ba nguồn lực sau: • Nguồn lực dài hạn: nhà xưởng, trang thiết bị sản xuất. Nguồn lực này thường chiếm một lượng vốn đầu tư lớn ban đầu, ổn định trong một thời gian, chịu