Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty tnhh sambo ise

i LỜI CẢM ƠN Để có kết quả ngày hôm nay em xin bày tỏ tấm lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô đã dạy dỗ em ngày từ những ngày đầu tiên bước chân vào cánh cửa đại học. Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô trong Khoa Kế toán - Tài chính, nhất là các thầy cô trong bộ môn Kế toán đ ã truyền đạt cho em những kiến thức chuyên môn, trau dồi đạo đức, yêu nghề nghiệp trong suốt bốn năm học đại học. Em bày tỏ lòng biết ơn tới nhà trường luôn quan tâm và tạo mọi điều kiện cho chúng em có một môi trường học tập và rèn luyện tốt để chúng em có đ ược kết quả như ngày hôm nay Để hoàn thành được bài báo cáo của mình em cũng không thể quên sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Hồng Nhung, sự giúp đỡ của ban l ãnh đạo cũng như các anh chị phòng kế toán của công ty TN HH Sambo Ise. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Nha Trang, tháng 06 năm 2011 Sinh viên thực hiện Bùi Văn Hãnh ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ................................ ................................ ................................ ..........i MỤC LỤC ................................ ................................ ................................ ..............ii DANH MỤC SƠ ĐỒ................................ ................................ ............................... v DANH MỤC LƯU ĐỒ ................................ ................................ .......................... vi LỜI MỞ ĐẦU ................................ ................................ ................................ .........1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ...................... 4 1. Những vấn đề chung về kế toán v ốn bằng tiền ................................ ..................... 4 1.1. Khái niệm ................................ ................................ ................................ .........4 1.2. Các quy định chung ................................ ................................ .......................... 4 2. Kế toán vốn bằng tiền ................................ ................................ .......................... 5 2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ ................................ ................................ .................... 5 2.1.1. Các quy định về quản lý và hạch toán ................................ ............................ 5 2.1.2. Tài khoản sử dụng ................................ ................................ ......................... 6 2.1.3. Chứng từ và thủ tục kế toán ................................ ................................ ...........6 2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng ................................ ................................ ............... 8 2.2.1. Thủ tục chứng từ và kế toán chi tiết ................................ ............................... 8 2.2.2. Tài khoản sử dụng ................................ ................................ ......................... 8 2.3. Phương pháp hạch toán tổng hợp vốn bằng tiền ................................ ................ 9 2.4. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền ................................ ............................ 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SAMBO ISE ................................ ................................ ............ 23 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Sambo Ise ................................ .......... 23 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri ển của công ty ................................ ............. 23 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty................................ ............................. 24 2.1.2.1. Chức năng................................ ................................ ................................ .24 2.1.2.2. Nhiệm vụ ................................ ................................ ................................ ..24 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý ................................ ................................ ............... 24 2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ................................ ................................ ...25 iii 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban ................................ ..................... 26 2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty ........ 27 2.1.4.1. Các nhân tố bên trong ................................ ................................ ............... 27 2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài ................................ ................................ ............... 28 2.1.5. Đánh giá khái quát ho ạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua. ................................ ................................ ................................ ....................... 29 2.1.6. Phân tích các tỷ số phản ánh khả năng sinh lời ................................ ............. 33 2.1.6.1. Phân tích tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (ROS) – Return On Sales......... 35 2.1.6.2. Phân tích tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA) – Return On Assets ...35 2.1.6.3. Phân tích tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu (ROE) – Return On Equity. ................................ ................................ ................................ .............................. 35 2.1.7. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới .............................. 36 2.2. Tổ chức kế toán tại công ty TNHH Sambo Ise ................................ ................ 36 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán ................................ ................................ ............... 36 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty ................................ ............................ 38 2.3. Hình thức kế toán tại công ty ................................ ................................ .......... 38 2.3.1. Sơ đồ tổ chức sổ kế toán ................................ ................................ .............. 38 2.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ................................ .40 2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Sambo Ise. ................................ ................................ ................................ ............. 40 2.5. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Sambo Ise ........ 41 2.5.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ ................................ ................................ ............... 41 2.5.1.1. Khái quát chung ................................ ................................ ........................ 41 2.5.1.2. Tài khoản sử dụng................................ ................................ ..................... 42 2.5.1.3. Các trường hợp tăng tiền ................................ ................................ ........... 42 2.5.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng ................................ ................................ .......... 70 2.5.2.1. Khái quát chung ................................ ................................ ........................ 70 2.5.2.2. Tài khoản sử dụng................................ ................................ ..................... 70 2.5.2.3. Các trường hợp tăng tiền ................................ ................................ ........... 70 iv 2.5.2.4. Các trường hợp giảm tiền ................................ ................................ .......... 85 2.5.3. Sổ sách sử dụng ................................ ................................ ........................... 94 2.5.3.1. Sổ chi tiết, sổ quỹ và sổ cái tài khoản tiền mặt ................................ .......... 94 2.5.3.2. Sổ chi tiết và sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng ................................ ...... 96 2.5.3.3. Chứng từ ghi sổ ................................ ................................ ........................ 99 2.6. Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Sambo Ise ................................ ................................ ................................ .............................. 99 2.6.1. Những mặt đã đạt được................................ ................................ ................ 99 2.6.2. Những mặt còn hạn chế ................................ ................................ ............. 100 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN HO ÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SAMBO ISE ................................ ................................ ................................ ....... 102 3.1. Các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán ................................ .......... 102 3.1.1. Biện Pháp 1: Nâng cao chất l ượng nguồn nhân lực ................................ .... 102 3.1.2. Biện pháp 2: Áp dụng phần mềm kế toán máy ................................ ........... 103 3.1.3. Biện pháp 3: Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản thu chi trong công ty ..... 104 3.1.4. Biện pháp 4: Quản lý vốn bằng tiền bằng cách lập kế hoạch vốn bằng tiền 105 KẾT LUẬN................................ ................................ ................................ ......... 107 PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM ................................ ................................ ....................... 108 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................ ................................ ................... 109 v DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Kế TOÁN TIỀN MẶT(VNĐ) ................................ ............................... 19 Sơ đồ 1.2: KẾ TOÁN TIỀN MẶT (NGOẠI TỆ) ................................ .................. 20 Sơ đồ 1.3:KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG (VNĐ) ................................ ....... 21 Sơ đồ 1.4:KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG (NGOẠI TỆ) ............................ 22 Sơ Đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH SAMBO ISE 25 Sơ Đồ 2.2: TỔ CHỨC NHÂN SỰ PH ÒNG KẾ TOÁN ................................ ......... 36 Sơ Đồ 2.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ................................ .39 vi DANH MỤC LƯU ĐỒ LƯU ĐỒ TĂNG TIỀN MẶT DO BÁN H ÀNG THU TIỀN NGAY...................... 43 LƯU ĐỐ TĂNG TIỀN MẶT DO RÚT TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG NHẬP QUỸ ..46 LƯU ĐỒ TĂNG TIỀN MẶT DO VAY NGÂN H ÀNG ................................ ........ 49 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN TĂNG TIỀN MẶT DO THU NỢ KHÁCH H ÀNG ............. 51 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN TĂNG TIỀN MẶT KHÁC ................................ .................. 54 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN GIẢM TIỀN MẶT DO GỬI V ÀO NGÂN HÀNG............... 57 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN GIẢM TIỀN MẶT DO CHI TRẢ L ƯƠNG ......................... 59 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN GIẢM TIỀN MẶT DO MUA CÁC YẾU TỐ ĐẦU V ÀO....62 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN GIẢM TIỀN MẶT DO CHI TẠM ỨNG ............................. 65 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN GIẢM TIỀN MẶT DO KHOẢN CHI KHÁC ...................... 68 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN TĂNG TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG DO THU NỢ KHÁCH ...71 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN TĂNG TIỀN GỬI DO VAY NGÂN H ÀNG........................ 74 LƯU DỒ KẾ TOÁN TĂNG TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG DO NHẬN LÃI TIỀN GỬI ................................ ................................ ................................ .............................. 76 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN TĂNG TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG DO ĐƯỢC HOÀN THUẾ ................................ ................................ ................................ .............................. 80 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN TĂNG TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG KHÁC............................ 83 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN GIẢM TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG DO TRẢ NỢ VAY ......... 86 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN GIẢM TIỀN GỬI NGÂN HÀNG DO TRẢ NỢ NHÀ CUNG CẤP ................................ ................................ ................................ ...................... 90 LƯU ĐỒ KẾ TOÁN GIẢM TIỀN GỬI NGÂN H ÀNG KHÁC ............................ 92 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Với xu thế toàn cầu hóa và hội nhập nền kinh tế quốc tế, sự chuyển biến mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường ngày nay các doanh nghiệp Việt Nam đứng trước rất nhiều những cơ hội và thách thức. Trước bối cảnh đó để có thể duy tr ì được sự phát triển bền vững với hiệu quả kinh tế cao, các nhà quản lý cần phải trang bị cho mình những kiến thức về rất nhiều lĩnh vực để có thể đ ưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn đồng thời đánh giá được hiệu quả kinh doanh của đ ơn vị mình. Để quản lý tài chính trong một doanh nghiệp thì kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình tài chính để đưa ra các quyết định kinh doanh cũng nh ư kế hoạch phát triển trong t ương lai của đơn vị mình. Mặt khác kết quả của công tác kế toán c òn là những thông tin cần thiết v à hữu ích thu hút sự quan tâm của của các nh à đầu tư và các đối tượng kinh doanh đóng góp và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các hoạt động kế toán thì công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán luôn dành đư ợc sự quan tâm đặc biệt của các nh à quản lý. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , mọi chi phí trong doanh nghiệp đều có nguồn gốc từ vốn bằng tiền và các khoản thanh toán. Đảm bảo được khả năng thanh toán, chi phí đầu v ào, xem chi phí bỏ ra tới đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không. Từ đó phân tích, đánh giá thực trạng về tài chính và đưa ra những quyết định về mặt t ài chính ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty phù hợp với những biến động của môi trường kinh doanh. Với sự nhận thức về tầm quan trọng của công tác kế toán vốn bằng tiền v à các khoản thanh toán đối với các doanh nghiệp hiện nay, để t ìm hiểu về việc sử dụng công cụ này em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Sambo Ise” làm đề tài. 2 2. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tại công ty, qua đó t ìm ra được những ưu điểm, nhược điểm. Những nhân tố tác động đến công tác kế toán, từ đó đưa ra một số biện pháp khắc phục những mặt c òn hạn chế cũng như phát huy những điểm mạnh trong công tác kế toán tại công ty TNHH Sambo Ise. Qua việc tìm hiểu về công tác kế toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty giúp em vận dụng được những kiến thức đã học vào thực tế, đồng thời học hỏi được những kinh nghiệm của các thế hệ đi trước đã trải qua công việc kế toán tại công ty giúp em làm quen với những công việc kế toán sau n ày. 3. Đối tượng và phương pháp nghiên c ứu 3.1. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn Sambo Ise. Công ty có các hoạt động chính là sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu và có gia công hàng may mặc trong nước. Do công ty có quy mô nhỏ để l àm rõ vấn đề em sẽ phân tích công tác kế toán vốn bằng tiền trong to àn bộ lĩnh vực hoạt động của công ty. 3.2. Phương pháp nghiên c ứu - Phương pháp thống kê - Phân tích - So sánh - Phương pháp phỏng vấn - …… 4. Nội dung và kết cấu đề tài Tên đề tài: “Công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Sambo Ise” . Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung của đề t ài bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Sambo Ise. 3 Chương 3: Một số biện pháp nhằm ho àn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền của công ty TNHH Sambo Ise. 5. Những đóng góp của đề tài Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến cô Nguyễn Thị Hồng Nhung đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian qua , để có được ngày hôm nay em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Kế toán tài chính Trường Đại học Nha Trang đặc biệt l à các thầy cô trong bộ môn kế toán đã dìu dắt và truyền dạy cho em những kiến thức về học tập cũng nh ư trong cuộc sống trong suốt bốn năm học qua, trang bị cho em những hành trang cần thiết để bước vào cuộc sống. Đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị phòng kế toán và phòng kinh doanh đã tạo điều kiện thuận lợi v à tận tình chỉ bảo giúp em hoàn thành đề tài tốt nghiệp này. Tuy nhiên do trình độ và kinh nghiệm của em còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các anh chị trong phòng kế toán công ty để giúp em hoàn thiện đề tài này một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn! Nha Trang, tháng….năm.… Sinh viên thực hiện Bùi Văn Hãnh 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền 1.1. Khái niệm Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ, bao gồm: tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112), tiền đang chuyển (113). Nó chính là tiền Việt Nam, ngoại tệ v à các loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý, là chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là tài sản có khả năng thanh khoản cao nhất, luôn luôn được dùng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp nh ư trực tiếp để thanh toán, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Bất kỳ một doanh nghiệp n ào cũng lưu trữ tiền nhằm ba mục đích: kinh doanh (mua bán), đầu cơ, dự phòng. 1.2. Các quy định chung Vì tiền là vấn đề nhạy cảm nên dễ bị lạm dụng, gian lận, nhầm lẫn. Do vậy, cần phải sử dụng những nhân vi ên có những đức tính cẩn thận, thật th à, không tham lam. Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nếu phân công một người vừa chịu trách nhiệm ký duyệt các khoản thu chi, vừa giữ tiền, vừa ghi sổ kế toán th ì khả năng xảy ra gian lận, chiếm dụng tiền h àng là rất cao. Các chứng từ thu chi tiền phải đảm bảo có đủ chữ ký của các b ên liên quan và người phê duyệt. Thực hiện đối chiếu th ường xuyên giữa sổ tổng hợp và chi tiết, giữa sổ ngân hàng với Ngân hàng và kiểm kê quỹ với sổ quỹ. Hạch toán phải thống nhất sử dụng đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND) để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (trường hợp có sử dụng đơn vị tiền tệ khác thì phải đăng ký và được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài Chính). Doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh th ì phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo đúng quy định , phần ngoại tệ riêng theo dõi chi tiết trên tài khoản 5 007 “ngoại tệ các loại”. Đối với v àng bạc, kim khí quý, đá quý cũng phải quy đổi ra theo quy định và theo dõi chi tiết từng loại, trọng lượng, quy cách, phẩm chất. Khi tính giá xuất của vàng bạc, đá quý, kim khí quý kế toán áp dụng một trong các phương pháp sau đây: FIFO, LIFO, bình quân gia quy ền, đích danh. 2. Kế toán vốn bằng tiền 2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, v àng bạc, đá quý, kim khí quý đang có tại quỹ của doanh nghiệp. 2.1.1. Các quy định về quản lý và hạch toán Tiền mặt phải được bảo quản trong két an to àn, chống mất trộm, chống cháy, chống mối xông. Do thủ quỹ bảo quản v à trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thu, chi căn cứ trên chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ . thủ quỹ do giám đốc chỉ định v à không được nhờ bất cứ ai làm thay. Phải thường xuyên kiểm kê quỹ với sự chứng kiến của kế toán tr ưởng để phát hiện kịp thời các khoản ch ênh lệch để có biện pháp xử lý, ngăn chặn mọi h ành vi biểu hiện tiêu cực, xâm phạm tài sản của doanh nghiệp. Kế toán tiến hành ghi sổ kế toán căn cứ vào báo cáo quỹ và chứng từ do thủ quỹ chuyển đến sau khi tiến h ành kiểm tra đối chiếu. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 “Tiền mặt” số tiền thực nhập, thực xuất quỹ v à căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi có đủ chữ ký của các người có liên quan, hợp pháp, hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của chế độ chứng từ kế toán. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt , ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điể m khi cần. Ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch b ình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nư ớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. 6 Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên Có TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước; Giá thực tế đích danh (nh ư một loại hàng hoá đặc biệt). Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từn g loại nguyên tệ trên Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (TK ngo ài Bảng Cân đối kế toán). Đối với v àng bạc, đá quý, kim khí quý đ ược hạch toán vào tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh v àng bạc, đá quý, kim khí quý. Kh i nhập xuất hạch toán như hàng tồn kho, khi sử dụng hạch toán chi trả nh ư ngoại tệ. 2.1.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 111 – Tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, v àng bạc, đá quý, kim khí quý. Kết cấu và nội dung tài khoản tiền mặt Bên Nợ: - Các loại tiền mặt nhập quỹ. - Số tiền thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm k ê. Bên Có: - Các loại tiền mặt khi xuất quỹ. - Số tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm k ê. Số dư Nợ: Các khoản tiền tồn quỹ. Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1111: Tiền Việt Nam - TK 1112: Ngoại tệ - TK 1113: Vàng bạc, đá quý, kim khí quý 2.1.3. Chứng từ và thủ tục kế toán Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm mở sổ quỹ, ghi chép h àng ngày các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu, chi quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Để làm căn cứ ghi sổ kế toán căn cứ v ào các chứng từ: - Phiếu thu, mẫu số 01-TT (BB) 7 - Phiếu chi, mẫu số 02-TT (BB) - Biên lai thu tiền, mẫu số 05-TT (BB) - Bảng kê vàng bạc, đá quý, mẫu số 07-TT (HD) - Bảng kiểm kê quỹ, mẫu số 08a-TT, 08b-TT (HD) Kèm theo các phiếu thu, phiếu chi là các chứng từ để thủ quỹ thu tiền hay chi tiền, phải có các chứng từ gốc k èm theo (giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường,…). Các chứng từ phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ để thu tiền hay chi tiền và ghi vào các sổ liên quan: - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết tiền mặt - Sổ kế toán tổng hợp Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ về mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt v à sổ kế toán tiền mặt. Nếu có ch ênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguy ên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệ p bao gồm tiền Việt Nam, ngọai tệ , vàng bạc, kim khí quý, đá quý … Việc thu chi tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi hoặc các chứng từ nhập xuất v àng bạc, đá quý … đủ chữ ký của người nhận, người giao, người ký duyệt theo quy định của bộ chứng từ kế toán. Sau khi thực hiện nghiệp vụ thu chi tiền mặt thủ quỹ ký t ên, đóng dấu “đã thu tiền” hay “chi tiền” lên các phiếu thu, phiếu chi, đồng thời sử dụng các chứng từ để ghi vào sổ quỹ. Cuối mỗi ngày thủ quỹ phải nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt cũng căn cứ v ào các chứng từ thu, chi tiền mặt để phản ánh tình hình luân chuyển tiền mặt trên các sổ kế toán như sổ: Sổ quỹ tiền mặt, nhật ký thu, nhật ký chứng từ… Riêng vàng bạc, đá quý nhận thế chấp ký quỹ, ký cược thì phải theo dõi riêng sau khi làm các th ủ tục về cân đếm số lượng, trọng lượng, giám sát chất lượng và niêm phong xác nhận của bên ký gửi trên dấu niêm phong. 8 2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Tiền của doanh nghiệp phần lớn đ ược gửi ở Ngân hàng, Kho bạc hoặc các công ty tài chính để thực hiện việc thanh toán không d ùng tiền mặt, có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt. Lãi tiền gửi Ngân hàng được hạch toán vào tài khoản 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”. 2.2.1. Thủ tục chứng từ và kế toán chi tiết Để theo dõi tiền gửi Ngân hàng kế toán phải mở nhiều sổ chi tiết khác nha u để theo dõi từng loại tiền, từng Ngân hàng mà doanh nghi ệp có tài khoản. Kế toán căn cứ vào các giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc các bản sao k ê Ngân hàng gửi kèm các chứng từ gốc như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc…để phản ánh tình hình tăng giảm tiền gửi và ghi chép vào các sổ kế toán liên quan. Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng chuyển đến, kế toán kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách kế toán đơn vị, số liệu ở các chứng từ gốc với số liệu ở tr ên các chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân h àng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng mà vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân thì sẽ ghi theo số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê của Ngân hàng. Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân để điều chỉnh số liệu đã ghi sổ. 2.2.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng phản ánh tình hình tăng giảm tiền gửi của đơn vị tại Ngân hàng (hoặc Kho bạc, công ty tài chính). Kết cấu và nội dung tài khoản tiền gửi ngân hàng Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng (hoặc Kho bạc, công ty tài chính). Bên Có: Các khoản tiền rút từ Ngân hàng ra. Số dư Nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng. Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1121: Tiền Việt Nam (phản ánh các khoản tiền Việt Nam của đ ơn vị gửi tại Ngân hàng). 9 - TK 1122: Ngoại tệ (phản ánh giá trị của ngoại tệ đang gửi tại Ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam). - TK 1123: Vàng bạc, đá quý, kim khí quý ( phản ánh giá trị của vàng bạc, đá quý, kim khí quý của đơn vị gửi tại Ngân hàng). Chứng từ sử dụng - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Ủy nhiệm thu - Ủy nhiệm chi - Phiếu hạch toán, biên lai giao dịch… 2.3. Phương pháp hạch toán tổng hợp vốn bằng tiền a. Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền Việt Nam Đồng - Thu tiền bán hàng và cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung c ấp dịch vụ (giá chưa thuế) Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (giá chưa thuế) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) - Thu tiền bán hàng và cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung c ấp dịch vụ (giá thanh toán) Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (giá thanh toán) - Các khoản thu từ hoạt động tài chính, hoạt động khác thuộc đối t ượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 515 Doanh thu tài chính (giá chưa thu ế) Có TK 711 Thu nhập khác (giá chưa thuế) Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra 10 - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng - Thu hồi các khoản đầu tư, các khoản cho vay, ký quỹ … Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có TK 128 – Đầu tư ngắn hạn khác (cho vay) Có TK 138 – Phải thu khác Có TK 144 – Thế chấp ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 – Ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 221, 222, 223 - Đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết. - Thu hồi các khoản phải thu bằng tiền mặt Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 136 – Phải thu nội bộ Có TK 141 – Tạm ứng - Các khoản tiền thừa khi phát hiện kiểm k ê Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý (nếu ch ưa biết õ nguyên nhân) Có TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác - Nhận ký quỹ, ký cược của đơn vị khác Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 344 – Nhận ký quỹ, Ký cược dài hạn - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 111 – Tiền mặt 11 - Xuất tiền mặt đem thế chấp, ký quỹ, ký c ược Nợ TK 144, 244 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn Có TK 111 – Tiền mặt - Mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn hoặc đầu tư ngắn hạn khác Nợ TK 121 – Đầu tư chứng khoán Ngắn hạn Nợ TK 128 – Đầu tư ngắn hạn khác Nợ TK 228 – Đầu tư dài hạn khác Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Mua TSCĐ, hàng hóa v ật tư dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ chịu thuế GTGT theo ph ương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 – Hàng hóa Nợ TK 611 – Mua hàng (theo PP kiểm kê định kỳ) Nợ TK 211, 213 – Tài sản cố định hữu hình, vô hình Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Mua TSCĐ, hàng hóa v ật tư dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 – Hàng hóa Nợ TK 611 – Mua hàng (theo PP kiểm kê định kỳ) Nợ TK 211, 213 – Tài sản cố định hữu hình, vô hình Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (giá thanh toán) - Thanh toán các khoản nợ phải trả 12 Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 331 – Phải trả người bán Nợ TK 334 – Phải trả người lao động Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Mua hàng hóa vật tư dùng ngay không qua kho theo phương pháp kh ấu trừ thuế Nợ TK 621, 627, 641, 642, 811, 635 Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Phát hiện thiếu khi kiểm kê quỹ tiền mặt Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chưa biết rõ nguyên nhân Có TK 111 – Tiền mặt b. Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ b.1. Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ Các giao dịch bằng ngoại tệ là các giao dịch được xác định bằng ngoại tệ hoặc yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ bao gồm các giao dịch phát sinh khi một doanh nghiệp:  Mua hoặc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà giá được xác định bằng ngoại tệ  Vay hoặc cho vay các khoản tiền m à số tiền phải trả hoặc thu đ ược xác định bằng ngoại tệ  Trở thành một đối tác (một bên) của một hợp đồng ngoại hối chưa được thực hiện  Phát sinh hoặc thanh toán các khoản nợ xác định bằng ngoại tệ  Dùng một loại tiền tệ này để mua, bán hoặc đổi lấy một loại tiền tệ khác 13 Thực tế mua bán, trao đổi, thanh toán các nghiệp vụ bằng ngoại tệ trong kỳ (chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện): là khoản chênh lệch từ việc trao đổi thực tế hoặc quy đổi cùng một số lượng đơn vị tiền tệ khác sang đơn vị tiền tệ kế toán (VND) theo tỷ giá hối đoái khác nhau , phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái trong kỳ . b.1.1. Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động kinh doanh, kể cả đang có đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh (đã tạo ra doanh thu) - Khi phát sinh lỗ do mua hàng hóa, vật tư, tài sản cố định doanh nghiệp thanh toán bằng ngoại tệ Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 621, 627, 641, 642 , 133 (theo tỷ giá thực tế ngày giao dịch) Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (phần chênh lệch lỗ) Có TK 111(2), 112(2) – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (theo tỷ giá xuất) Đồng thời ghi Có TK 007 – Số lượng ngoại tệ - Khi phát sinh lãi do mua hàng hóa, v ật tư, tài sản cố định doanh nghiệp thanh toán bằng ngoại tệ Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 621, 627, 641, 642 , 133 (theo tỷ giá thực tế ngày giao dịch) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần chênh lệch lãi) Có TK 111(2), 112(2) – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (theo tỷ giá xuất) Đồng thời ghi Nợ TK 007 – Số lượng ngoại tệ - Khi mua hàng hóa, vật tư, tài sản cố định doanh nghiệp ch ưa thanh toán hoặc thanh toán bằng tiền vay Nợ TK 152, 153, 211, 621, 627, 641, 64 2, 133,…(theo tỷ giá thực tê ngày giao dịch) Có TK 331, 311, 341 (theo t ỷ giá thực tế ngày giao dịch) - Khi thanh toán bằng ngoại tệ: + Nếu chênh lệch lỗ thì hạch toán 14 Nợ TK 331, 311, 341 (theo tỷ giá ng ày ghi sổ) Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (phần chênh lệch lỗ) Có TK 111(2), 112(2) – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (theo tỷ giá xuất) + Nếu chênh lệch lãi thì hạch toán Nợ TK 331, 311, 341 (theo tỷ giá ng ày ghi sổ) Có TK 515 – Doanh thu tài chính (chênh l ệch lãi) Có TK 112(2), 112(2) – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (theo tỷ giá xuất) Đồng thời với bút toán trên ghi: Có 007 – Số lượng ngoại tệ - Khi phát sinh doanh thu, thu nh ập bằng ngoại tệ Nợ TK 111(2), 112(2), 131, 138 (theo tỷ giá thực tế ngày giao dịch) Có TK 511, 515, 711…(theo t ỷ giá thực tế ngày giao dịch) Nếu đã thu thì ghi: Nợ 007 – Số lượng ngoại tệ - Khi thu hồi nợ phải thu bằng ngoại tệ: + Nếu chênh lệch lỗ thì hạch toán Nợ TK 111(2), 112(2) – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng(theo tỷ giá thực tế ngày giao dịch) Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (phần chênh lệch lỗ) Có TK 131, 136, 138 (Theo t ỷ giá ghi trên sổ kế toán) + Nếu chênh lệch lãi thì hạch toán Nợ TK 111(2), 112(2) – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (theo tỷ giá thực tế ngày giao dịch) Có TK 515 – Doanh thu tài chính (phần chênh lệch lãi) Có TK 131, 136, 138 (theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán) Đồng thời với nghiệp vụ tr ên ta ghi: Nợ 007 – Số lượng ngoại tệ b.1.2. Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với hoạt động đầu t ư xây dựng cơ bản (giai đoạn trước khi đưa vào hoạt động) - Khi mua hàng hóa, dịch vụ, vật tư, tài sản cố định, khối lượng xây dựng, lắp đặt do người bán hoặc bên nhận thầu bàn giao: + Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái thì hạch toán