Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cp giầy thể thao động lực

Trường Đại Học Công Nghiệp HN 1 Khoa Kinh Tế LỜI MỞ ĐẦU Nước ta nói riêng và các nước nói chung đều đang trong xu thế hội nhập quốc tế .Đặc biệt sau sự kiện nước ta gia nhập WTO (7/11/2006)trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức này đó vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối với nền kinh tế nước ta. Đối với các doanh nghiệp trong nước không những có sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài .Trong điều kiện kinh tế hiện nay tất cả các thành phần kinh tế đều bình đẳng có điều kiện cùng nhau phát triển.Vì vậy yêu cầu đặt ra là phải có những chiến lược, chiến thuật kinh doanh hợp lý. Mỗi doanh nghiệp luôn tìm cách phấn đấu sao cho lượng sản phẩm cao nhất, giá thành hạ nhất và thu lợi nhuận tối đa .Trước những thực tế đó công tác hạch toán kế toán được coi là khâu quan trọng hàng đầu trong toàn bộ hoạt động và công việc đầu tiên là phải tiết kiệm, sử dụng hơp lý ngay từ khâu đầu tiên đó là nguyên vật liệu (NVL).NVL là cơ sở chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới, nên chất lượng sản phẩm sẽ phụ thuộc chủ yếu vào NVL. Đồng thời NVL chiêm tỷ trọng lớn trong tổng sản phẩm nên nó được chú trọng đầu tiên, tiết kiệm, để hạ gía thành sản phẩm. Công ty CP Giầy Thể Thao Động Lực chuyên sản xuất hàng thể thao, sản phẩm tạo ra là giầy thể thao, quần áo thể thao các loại… .Công ty sử dụng rất nhiều NVL, do đó công ty cần phải quản lý NVL một cách chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản đến sử dụng NVL phụ thuộc rất nhiều vào khâu quản lý. Chính vì vậy mà công tác hạch toán kế toán NVL được coi là vị trí trọng tâm, nó góp phần vào nhiêm vụ hạ giá thành sản phẩm. Qua thời gian tực tập tại Công ty CP Giầy Thể Thao Động Lực, cũng như việc nhận thấy tầm quan trọng của kế toán NVL em đã lựa chọn đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty CP Giầy Thể Thao Động Lực mục đích nhằm củng cố, nâng cao kiến thức đã học và nắm vững được thực tế kế toán tài chính. Do kiến thức và nhận thức của em còn hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến để chuyên đề của em được hoàn thiện. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 2 Khoa Kinh Tế Chuyên đề này được sự giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của Thạc sỹ Phạm Thị Hồng Diệp cùng các cán bộ quản lý Công ty CP Giầy Thể Thao Động Lực. Nội dung chuyên đề của em bao gồm 3 chương sau: Chương 1: Lí luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tại Công ty CP Giầy Thể Thao Động Lực. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tạị Công ty CP Giầy Thể Thao Động Lực. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 3 Khoa Kinh Tế CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất 1.1.1: Vị trí của nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất Có thể nói, nguyên vật liệu vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đối với những doanh nghiệp sản xuất. Do vậy vật liệu không chỉ quyết định đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại và đa dạng thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội. Như vậy, vật liệu có giá trị hết sức quan trọng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện được nếu thiếu một trong ba yếu tố: Lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong doanh nghiệp sản xuất biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Nó không chỉ làm đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là một bộ phận của hàng tồn kho được theo dõi bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết. 1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Do vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nên công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải được thực hiện một cách toàn diện để tạo điều kiện quản lý tốt vật liệu, thúc đẩy cung cấp đầy đủ kịp thời những vật liệu cần cho sản xuất. Dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa hiện tượng mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 4 Khoa Kinh Tế Vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm cho nên yêu cầu quản lý vật liệu và công tác tổ chức vật liệu là hai điều kiện cơ bản luôn song hành cùng nhau. Hạch toán vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được chính xác tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu. Từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý. Mặt khác tính chính xác kịp thời của công tác hạch toán vật liệu sẽ thuận lợi hơn cho công việc hạch toán giá thành của doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu, vị trí và đặc điểm của vật liệu, công tác hạch toán có những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. - Đánh giá phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện mức tiêu hao vật liệu. Phát hiện kịp thời những vật liệu sử dụng sai mục đích, lãng phí. - Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán. Sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế thiệt hại. - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, nhà cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 5 Khoa Kinh Tế - Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu có liên quan. 1.1.4 Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu. Hạch toán nói chung là công cụ để quản lý kinh tế thì hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu.việc quản lý nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết đòi hỏi kế toán phải đưa ra các thông tin chính xác, kịp thời. Việc tổ chức kế toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý Nguyên vật liệu, làm cho tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu được hợp lý, dẫn đến giảm chi phí và hạ thấp giá thành của sản phẩm. 1.2 Những vấn đề chung về nguyên vật liệu 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu. - Khái niệm: Vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa. Trong các doanh nghiệp, vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. - Đặc điểm Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được coi là đối tượng lao động chủ yếu được tiến hành gia công chế biến ra sản phẩm. Nguyên vật liệu có các đặc điểm chủ yếu sau: + Tham gia vào từng chu kỳ sản xuất để chế tạo ra sản phẩm mới thường không giữ lại hình thái vật chất ban đầu. + Giá trị của nguyên vật liệu sản xuất cũng được chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm + Nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất. Để đảm bảo yêu cầu sản xuất doanh nghiệp thường xuyên tiến hành thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ chúng về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 6 Khoa Kinh Tế + Ngoài ra giá trị nguyên vật liệu dự trữ thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. 1.2.2 Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại có vai trò, công dụng, tính chất lý hóa khác nhau và biến động liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tùy theo nội dung kinh tế và chức năng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh mà nguyên vật liệu có sự phân chia thành các loại khác nhau: - Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì được chia thành: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mới. + Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng nó không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mà nó làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất bảo quản. Bao gồm như: chỉ may, cúc áo, thuốc nhuộm….. + Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, hơi đốt, than củi…. + Phụ tùng thay thế sửa chữa: là những chi tiết phụ tùng, máy móc thiết bị phục vụ cho việc sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận chi tiết trong máy: vòng bi, săm lốp, đèn pha…. + Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị, phương tiện lắp ráp vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. + Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất như: sắt thép, vỏ bao xi măng và những phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 7 Khoa Kinh Tế - Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu được chia thành: + Vật liệu mua ngoài + Vật liệu tự sản xuất + Vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, nhận vốn góp…) Tuy nhiên việc phân loại vật liệu như trên vẫn mang tính tổng quát mà chưa đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính thì việc lập bảng (sổ) danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại vật liệu theo công dụng như trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Ví dụ: TK 1521 dùng để chỉ vật liệu chính TK 152101 dùng để chỉ vật liệu chính thuộc nhóm A TK 1520101 dùng để chỉ vật liệu chính A1 thuộc nhóm A 1.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo quy định vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tức là vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế. 1.2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Giá gốc ghi sổ vật liệu trong các trường hợp cụ thể được tính như sau: Với các vật liệu mua ngoài: giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm trị giá mua ngoài của vật liệu thu mua [là giá mua ghi trên hoá đơn của người bán đã trừ(-) các khoản chiết Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 8 Khoa Kinh Tế khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng (+) các loại thuế không được hoàn lại (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí bao bì; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; chi phí thuê kho, thuê bãi; tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi…)]. Như vậy, trong giá thực tế của vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ mà bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Với vật liệu doanh nghiệp sản xuất: giá thực tế ghi sổ của vật liệu do doanh nghiệp sản xuất khi nhập kho là giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xưởng thực tế) của vật liệu sản xuất ra. Với vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến: giá thực tế ghi sổ nhập kho bao gồm giá thực tế của vật liệu, cùng các chi phí liên quan đến thuê ngoài gia công, chế biến, (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt định mức…). Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: giá thực tế ghi sổ là giá thoả thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT do các bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có). Với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng, thưởng: giá trị thực tế ghi sổ của vật liệu là giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có). 1.2.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng. Cụ thể như sau: ❖ Phương pháp giá đơn vị bình quân: Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 9 Khoa Kinh Tế Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế từng loại = Số lượng từng loại xuất * Giá đơn vị bình quân kho xuất kho Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự = trữ Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) = trước Lượng thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu, dụng cụ, hàng hoá cũng như giá thành sản phẩm trong kỳ. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN Khoa Kinh Tế Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập 10 = Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Cách này tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. ❖ Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu nhập kho trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trước và do vậy, giá trị của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. ❖ Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những vật liệu nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. ❖ Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập và cho tới lúc xuất kho (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất kho lô nào (hay cái nào) sẽ được tính theo giá thực tế của lô ấy. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được. ❖ Phương pháp giá thực tế hạch toán: Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 11 Khoa Kinh Tế Ngoài các phương pháp cơ bản trên, trong thực tế công tác kế toán, để giảm nhẹ việc ghi chép cũng như bảo đảm tính kịp thời của thông tin kế toán, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho, kế toán còn sử dụng phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán từng loại xuất kho * Hệ số giá từng loại Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Về thực chất, việc sử dụng giá hạch toán để ghi sổ các loại hàng tồn kho nói chung chính là một thủ thuật của kế toán nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động hiện có của từng loại hàng tồn kho. Giá trị từng loại hàng tồn kho tính theo phương pháp giá hạch toán đúng bằng giá trị từng loại hàng tồn kho tăng, giảm hiện có tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. 1.3 Những vấn đề cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.3.1 Kế toán chi tiết vật liệu: 1.3.1.1 Chứng từ sử dụng: -Phiếu nhập kho vật tư ( MS 01 - VT ) -Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ sản phẩm hàng hoá ( MS 03 – VT ) -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( MS 04 – VT ) -Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá ( MS 05 – VT ) -Bảng kê mua hàng ( MS 06 – VT ) -Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( MS 07 – VT ) 1.3.1.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 12 Khoa Kinh Tế Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu vừa được thực hiện ở kho, vừa được thực hiện ở phòng kế toán. Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo một trong 3 phương pháp: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. ❖ Phương pháp thẻ song song. - Nguyên tắc: khi ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị từng thứ NVL -Trình tự ghi chép: + Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu sổ tồn trên thẻ kho với số tồn vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm NVL tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho của thủ kho gửi đến kế toán NVl phải kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính thành tiền sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồn của từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN Sơ đồ 1.1 13 Khoa Kinh Tế Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song (1) Thẻ kho Phiếu nhập (2) (1) Phiếu xuất Sổ chi tiết VL Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 14 Khoa Kinh Tế Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hang ngày Đối chiếu cuối tháng Với cách ghi chép, kiểm tra và đối chiếu như trên, phương pháp có những ưu nhược điểm: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, để kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng. - Phạm vi áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít loại VL. ❖ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - Trình tự ghi chép: + ở kho: Theo phương pháp này thì việc của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: Kế toán mở số đối chiếu luân chuyển để ghi chép tính hình nhập xuất tồn kho thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép cuả kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 15 Khoa Kinh Tế - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lập giữa kho và kế toán về mặt số lượng và hạn chế chức năng kiểm tra của kể toán. - Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có khối lượng chủng loại vật tư không quá nhiều, phù hợp với trình độ kế toán còn chưa cao. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Bảng kê xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Luân chuyển Ghi hàng ngày Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 16 Khoa Kinh Tế Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra ❖ Phương pháp sổ số dư. - Trình tự ghi chép: + Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ xong – thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phương pháp song song kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên liệu theo quy định. + Tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu ở kho kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan, kiểm tra việc phân loại chứng từ của thủ kho, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho chứng từ. - Ưu điểm: tránh được sự trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lượng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi việc kiểm tra và đối chiếu giữa kho và kế toán xuất khó khăn, khó phát hiện sai sót. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có khối lượng vật liệu nhập xuất nhiều, thường xuyên. Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ số dư Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 17 Khoa Kinh Tế Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để hạch toán vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng một trong 2 phương pháp: kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất, bao gồm nguyên-vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. 1.3.2.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. ❖ Đặc điểm phương pháp. Phương pháp kê khai thường xuyên:là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên, vật liệu nói riêng. ❖ Tài khoản sử dụng Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 18 Khoa Kinh Tế Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau: -Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…). Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt…). Dư nợ: giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. -Tài khoản 151: “Hàng mua đi đường” tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng, chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112, 632…. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả vể số lượng, chất lượng, quy cách…Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật tư”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 19 Khoa Kinh Tế ❖ Phương pháp hạch toán: Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ( đã thực hiện việc mua bán hàng hoá có hóa đơn, chứng từ ghi chép kiểm tra đủ). Thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá trị vật tư mua vào, còn phẩn thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. Kế toán sử dụng tài khoản 133 (1331) -Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá dịch vụ mua ngoài). Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Đối với cơ sở sản xuất không đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT đầu vào được ghi vào giá thực tế nguyên vật liệu. Như vậy, khi mua vật liệu thuế GTGT đầu vào được tính vào giá của vật liệu. Kế toán không sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào”. Còn phương pháp hạch toán tương tự như trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các nghiệp vụ chủ yếu: * Kế toán tổng hợp tăng NVL: + Tăng nguyên vật liệu do mua ngoài: +Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111 – TM Có TK 112 – TGNH Có TK 141 – Tạm ứng Có TK 331 – Phải trả khách hàng Có TK 311 – Vay ngắn hạn + Trường hợp hàng thu mua trong tháng về nhưng chưa nhận được hoá đơn của người bán, kế toán không ghi số ngay mà lưu phiếu nhập vào hồ sơ. Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp HN 20 Khoa Kinh Tế TS doanh nghiệp trong đó vật liệu có thể đánh giá lại trong một số trường hợp cần thiết như: Cuối tháng hoá đơn về ngay thì tiến hành ghi sổ theo định kỳ, nhưng nếu hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán sẽ ghi giá trị nhập kho theo giá tạm tính để ghi số. Nợ TK 152: NVL Có TK 331: phải trả người bán. Ghi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành theo giá tạm tính. Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi: Nợ TK 152: NVL Nợ TK 133 (1): Thuế NVL được khấu trừ. Có TK 331: Phải trả cho người bán. Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán ghi: Nợ TK 152: Ghi có chênh lệch giảm Nợ TK 133 (1): Thuế NVL được khấu trừ. Có TK 331: Phải trả cho người bán. + Trường hợp hàng đang đi trên đường: Nếu trong tháng nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho thì kế toán chưa ghi số ngay mà phải phản ánh giá trị hàng đang đi đường vào TK 151: Nợ TK 151: Hàng đang đi trên đường. Nợ TK 1331: Thuế NVL được khấu trừ Có TK 111: TM. Có TK 112: TGNH. - Sang tháng khi “Hàng đang đi đường” về nhập kho hoặc chuyển giao các bộ phận sản xuất hay khách hàng, tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 152: NVL Nợ TK 621: CP, NVL trực tiếp. Nợ TK 642: CP, quản lý doanh nghiệp . Ngô Thị Như Hoa KT 06 – K1 Chuyên đề tôt nghiệp