Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty vthk số 14 hà nội

Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH VẬN TẢI Ở CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH VẬN TẢI TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY. 1.1. SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VẬN TẢI 1.1.1 Chi phí sản xuất và giá thành vận tải. 1.1.1.1 Chi phí sản xuất Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay doanh nghiệp kinh doanh nói chung và kinh doanh vận tải nói riêng muôn tồn tại và phát triển được đòi hỏi phải có kết quả kinh doanh tốt, có nghĩa là thu phải bù được chi và phải có lợi nhuận. Muốn thực hiện được yêu cầu này, doanh nghiệp phải hạch toán được đầy đủ các khoản thu nhập và chi phí đã bỏ ra. Kinh doanh dịch vụ vận tải khác với các nghành sản xuất kinh doanh khác ở chỗ sản xuất vận tải làm cho giá trị sử dụng của chúng được thực hiện và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nhưng không tạo ra sản phẩm vật chất cho xã hội. Sản phẩm vận tải không có hình thái vật chất cụ thể mà chỉ là sự di chuyển hàng hóa hoặc hành khách từ địa điểm này tới địa điểm khác trong không gian và thời gian. Vì vậy chi phí vận tải manh tính đặc thù và quá trình thực hiện dịch vụ vận taỉ cũng khác so với ngành sản xuất khác. Trong ba yếu tố để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải là sức lao động, tư liệu lao đông và đối tượng lao động thì đối tượng lao động của hoạt động vận tải mang tính chất đặc biệt. Trong quá trình vận tải nó không thay đổi tính chất sinh lý hóa học để tạo ra sản phẩm mà chỉ được di chuyển từ địa điểm này tới địa điểm khác trong không gian. Sản phẩm vận tải không có nguyên vật liệu chính làm Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp cơ sở vật chất cấu thành nên sản Khoa kế toán phẩm, và đối tượng lao động không được tính là một yếu tố chi phí trong sản xuất. Như vậy chi phí sản xuất trong vận tải là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hóa và chi phí khác mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong một kỳ để thực hiện hoạt động kinh doanh vận tải. Trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải bên cạnh hoạt động kinh doanh cơ bản là hoạt động vận taỉ còn có các hoạt động sản xuất kinh doanh phụ khác. Những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho hoạt động kinh doanh phụ mà không liên quan đến hoạt động vận tải thì không được tính vào chi phí vận tải, toàn bộ chi phí hợp lý của hoạt động vận tải sẽ cấu thành nên giá thành vận tải. Theo thông tư số 76/TC/TCDN ngày 15/11/1996 của bộ tài chính hướng dẫn chế độ quản lý doanh thu, chi phí sản xuất phi sau đây không thuộc phạm vi chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải: - Các khoản chi phí đã được tính vào chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác như: chi phí mua bán trái phiếu, cổ phiếu, chi phí chi liên doanh. - Các khoản chi phí có nguồn bù đắp riêng như kinh phí sự nghiệp chi cho nhà ăn tập thể, chi phí của các tổ chức Đoàn, Đảng. - Các khoản thiệt hại được chính phủ trợ cấp và được ghi giảm giá vốn, hoặc được bên gây thiệt hại, cơ quan bảo hiểm bồi thường. - Các khoản chi phí đi công tác ở nước ngoài vượt định mức do nhà nước quy định. 1.1.1.2 Giá thành vận tải. Giá thành dịch vụ vận tải là thể hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống cần thiết và lao động vật hóa thực tế phát sinh cho toàn bộ sản lượng sản phẩm vận tải hoàn thành trong kỳ Giá thành đơn vị vận tải là chi phí vận tải tính cho một đơn vị sản phẩm vận tải hoàn thành. Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán Giá thành vận tải có hai chức năng chủ yếu, thứ nhất đó là thước đo bù đắp chi phí vận tải, là căn cứ xác định khả năng bù đắp chi phí trong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải. Thứ hai giá thành vận tải còn là căn cứ để lập giá kinh doanh vận tải, là xuất phát điểm để xác định giá cước phí dịch vụ vận tải. Trong cơ chế thị trường, sự hoạt động đa dạng của các loại hình vận tải thuộc các loại hình kinh tế khác nhau đã dẫn đến sự cạnh tranh để chiếm ưu thế trên thị trường của mỗi doanh nghiệp. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải phấn đấu hạ giá thành và nâng cao chất lượng phục vụ vận tải. Theo quyết định của cơ chế tài chính hiện hành thì giá thành dịch vụ vận tải gồm: - Chi phí vật liệu trực tiếp: gồm các chi phí về nhiên liệu, vật liệu,động lực trực tiếp sử dụng cho các hoạt động dịch vụ. - Chi phí nhân công trực tiếp: gồm các khoản chi phí trả cho lao động trực tiếp thực hiện các dịch vụ vận tải như tiền lương, BHXH, KPCĐ của lái xe, phụ xe hoặc của người trực tiếp bốc xếp trong dịch vụ bộc xếp. - Chi phí sản xuất chung: gồm các khoản chi phí chung phát sinh ở các bộ phân sản xuất, sửa chữa phương tiện như chi phí về công cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ và các chi phí khác. Toàn bộ chi phí vận tải doanh nghiệp chi ra để hoàn thành sản lượng dịch vụ hoặc công việc vận tải trông kỳ gọi là giá thành dịch vụ vận tải. Có những chi phí thực tế phát sinh kỳ này nhưng tính vào giá thành dịch vụ vận tải kỳ sau, và có những chi phí chưa phát sinh kỳ này nhưng phải tính trước vào giá thành dịch vụ vận tải kỳ này như chi phí trích trước. Do đó giá thành dịch vụ vận tải được xác định như sau: Gía thành dịch vụ vận = Lưu Thị Hà- K42-2110 Chi phí kỳ trước chuyển + Chi phí thực tế - Chi phí kỳ này chuyển Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán tải kỳ này sang kỳ này phát sinh sang kỳ sau 1.1.1.3 Mối quan hệ giũa chi phí sản xuất và giá thành vận tải. Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai chỉ tiêu giống nhau về chất đều là các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra trong quá trình sản xuất. Nhưng do bộ phận chi phí sản xuất giữa các kỳ không đều nhau nên chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm lại khác nhau trên hai phương diện: -Về mặt phạm vi: Chi phí sản xuất gắn với một thời kỳ nhất định, còn giá thành sản phẩm gắn với khối lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành. - Về mặt lượng: Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có thể khác nhau khi có sản phẩm sản xuất dở dang đầu kỳ hoặc cuối kỳ. Sự khác nhau về mặt lượng và mối quan hệ này thể hiện ở công thức giá thành tổng quát sau đây: Tổng giá thành Chi phí phí Chi phí sản xuất Chi phí sản = phí sản xuất + phát sinh trong - xuất dở dang sản dở dang đầu phẩm kỳ kỳ cuối kỳ Trong trường hợp đặc biệt khi chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ bằng chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ hoặc không có sản phẩm làm dở thì tổng giá thành bằng tổng chi phí sản xuất trong kỳ. Trong doanh nghiệp kinh doanh vận tải không có sản phẩm làm dở cuối kỳ nên mố quan hệ về lượng của chi phí sản xuất và giá thành vận tải cũng rơi vào trường hợp đặc biệt này. Như vậy, giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có mối quan hệ mật thiết với nhau một bên chi phí sản xuất là đầu vào là nguyên nhân dẫn đến kết quả đầu ra là giá thành sản phẩm. Mặt khác số liệu của kế toán tập hợp chi phí là cơ sở để tính giá thành sản phẩm vì vậy tiết kiệm được chi phí sẽ hạ được giá thành sản phẩm. Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán 1.1.1.4 Sự cần thiết tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải Chi phí sản xuất gắn liền với việc sử dụng tài sản,vật tư,laođộng…trong các hoạt động chế tạo sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Vì vậy,việc quản lý chi phí sản xuất thực chất là việc quản lý việc sử dụng tiết kiệm,hợp lý có hiệu quả các loại tài sản, máy móc thiết bị, lao động, vật tư, tiền vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay, đặc biệt là với sự cạnh tranh gay gắt vế tiêu thụ, sản phẩm mà các doanh nghiệp đưa ra thị trường không những đòi hỏi phải có chất lượng tốt mà bên cạnh đó phải có giá cả hợp lý mới được người tiêu dùng chấp nhận. Chi phí sản xuất là cơ sở cấu thành nên giá thành sản phẩm, do vậy việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các khoản chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ luôn là mục tiêu phấn đấu của các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Yêu cầu công tác quản lý kinh tế nói chung, quản lý chi phí và giá thành nói riêng đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm một cách đầy đủ chính xác. Muốn vậy phải tổ chức tính đúng, tính đủ giá thành các loại sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Do đó, phải xác định đúng đối tượng tính giá thành, vận dụng phương pháp tính giá thành phải dựa trên cơ sở số liệu của kế toán tổng hợp chi phí sản xuất một cách đầy đủ chính xác. Việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm trên cơ sở số liệu chi phí sản xuất chính xác giúp cho việc phản ánh đúng tình hìnhvà kết quả thực hiện kế hoạch giá thành của doanh nghiệp, xác định đúng đắn kết quả sản xuất kinh doanh, góp phần quan trọng trong việc tăng cường và cải tiến công tác quản lý kinh tế trong doanh nghiệp. Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán 1.1.1 Đặc điểm cơ bản của hoạt động vận tải ảnh hưởng đến công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải. Vận tải là dịch vụ có tính chất sản xuất, thực hiện chức năng chủ yếu là vận chuyển hàng hóa, vận chuyển hành khách và xếp dỡ hàng hóa. Tổ chức kinh doanh vận tải có những đặc điểm sau đây: -Sản phẩm của dịch vụ vân tải không mang hình thái vật chất cụ thể, chỉ tiêu để đánh gía phẩm của dịch vụ vận tải là khối lượng lao vụ đã cung cấp cho khách hàng như: khối lượng hàng hóa vận chuyển (tấn x km), số lượng hành khách vận chuyển (lượt khách x km), khối lượng hàng hóa xếp dỡ(tấn). -Quá trình kinh doanh vận tải đồng thời là quá trình cung cấp lao vụ cho khách hàng. Vì vậy, kinh doanh vận tải không có sản phẩm dở, không có sản phẩm nhập kho lưu thông. -Kinh doanh vận tải chịu ảnh hưởng lớn của phương tiện vận tải, trình độ sử dụng phương tiện, cơ sở hạ tầng và điều kiện địa lý từng vùng. -kinh doanh vận tải chủ yếu được tiến hành ở bên ngoài doanh nghiệp.Vì vậy cần phải có chế độ quản lý điều hành cụ thể và xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất rõ ràng, chế độ khoán hợp lý. Trong những năm gần đây, đời sống của dân cư tăng lên, nhu cầu đi lại tham quan du lịch ngày một nhiều, hệ thống tổ chức kinh doanh vận tải ở nước ta đã có chuyển biến căn bản theo hướng phục vụ nâng cao chất lượng phuc vụ khách hàng. Doanh nghiệp được tổ chức phân cấp quản lý, thực hiện cơ chế khoán theo đầu phương tiện và quản lý chi phí theo định mức. Ngành vận tải gồm nhiều loại hình kinh doanh như vận tải ôtô, vận tải đường thủy, đường biển, hàng không, đường sắt…Mỗi loại hình vận tải có những đặc điểm, đặc thù chi phối đến công tác kế toán chi phí, giá thành. Vì vậy cần phải chú ý đến những đặc điểm, đặc thù đó để vận dụng vào công tác kế toán có hiệu quả. Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán 1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Trong quản trị doanh nghiệp, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp quan trọng, nó phản ánh giá thành trị thực tế của sản phẩm sản xuất trong kỳ. Thông qua giá thành sản phẩm, doanh nghiệp có thể đánh giá thành khái quát tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm, phân tích đánh giá khái quát các khoản mục giá thành làm cơ sở đánh giá mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí sản xuất tại từng bộ phận, phân xưởng sản xuất… Trong quá trình cập nhật dữ liệu một chương trình, người sử dụng luôn phải cập nhật ngay từ ban đầu mọi chi phí phát sinh liên quan đến giá thành sản xuất một loại sản phẩm nào đó như: tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao TSCĐ… Chính những thông tin ban đầu sẽ tạo thành các tệp dữ liệu chi tiết,tệp dữ liệu tổng hợp mà sau này sẽ giúp cho người sử dụng chỉ cần thực hiện một số bước nhất định theo sự chỉ dẫn, chương trình sẽ tự thực hiện công việc tổng hợp và xử lý, kết chuyển, người sử dụng chỉ việc xem hoặc tính giá thành sản phẩm từng loại theo yêu cầu. Để tổ chức tốt kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đáp ứng được yêu cầu quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, kế toán chi phí phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: 1) Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí phí sản xuất và tính giá thành phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý từ đó tổ chức mã hóa, phân loại các đối tượng cho phép nhận, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình sử lý thông tin tự động. 2) Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán phù hợp với phương pháp kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn. Tùy theo yêu cầu quản lý để xây dựng hệ Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán thống danh mục tài khoản kế toán chi tiết cho từng đối tượng để kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Danh mục tài khoản kế toán được sử dụng để làm cơ sở mã hóa, cài đặt trương trình phần mềm kế toán . 3) Tổ chức tập hợp, kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất theo đúng trình tự đã xác định. 4) Tổ chức xác định các báo cáo cần thiết về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm để trương trình tự động xử lý, kế toán chỉ việc xem, in và phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Ngoài ra có thể xây dựng hệ thống báo cáo có tính tự động và xây dựng các chỉ tiêu phân tích cơ bản để thuận tiện cho việc bổ sung và phân tích. 5) Tổ chức kiểm kê, xử lý, cập nhật số lượng sản phẩm đở dang cuối tháng, số lượng sản phẩm hoàn thành trong tháng, sản phẩm dở dang đầu tháng…xây dựng phương pháp đánh giá sản phẩm dở khoa học, hợp lý để xác định giá thành sản phẩm hoàn thành sản xuất trong kỳ một cách đầy đủ, chính xác. 1.2 PHÂN LOẠI CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH VẬN TẢI. 1.2.1 Phân loại chi phí sản xuất Chi phí phí sản xuất bao gồm nhiều khoản chi phí có nội dung, công dụng, và mục đích sử dụng không như nhau. Vì vậy, để phục vụ cho công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, cần phân loại chi phí theo tiêu thức thích hợp, thông thường chi phí được phân loại theo nội dung kinh tế và phân loại theo công dụng kinh tế: Phân loại theo nội dung kinh tế Cách phân loại này căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí để sắp xếp chi phí kinh doanh vận tải có cùng nội dung kinh tế vào một loại chi phí không phân Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán biệt chúng phát sinh ở đâu và nhằm mục đích sử dụng như thế nào. Trong ngành vận tải ôtô được chia thành các nội dung sau: 1) chi phí nhân công 2) chi phí nguyên vật liệu 3) chi phí phí khấu hao TSCĐ 4) chi phí dịch vụ mua ngoài 5) chi phí khác bằng tiền Cách phân loại này cho biết kết cấu từng yếu tố chi phí để phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí vận tải. Nó là cơ sở nhận biết trong hoạt động vận tải cần những chi phí gì, dựa vào đó lập dự toán chi phí vận tải và tính toán vốn lưu động định mức. Việc phân loại chi phí vận tải theo cách này mới chỉ cho biết doanh nghiệp đã bỏ ra những chi phí gì vào quá trình vận tải mà không cho biết công dụng kinh tế của chúng. Phân loại kinh tế theo mục đích và công dụng kinh tế. Theo cách phân loại này, căn cứ vào mục đích, công dụng kinh tế của chi phí, nơi phát sinh chi phí và đối tượng gánh chịu chi phí để chia chi phí vận tải thành các khoản mục khác nhau, mỗi khoản mục bao gồm nhưng chi phí có cùng công dụng, mục đích. Đối với mỗi loại hình vận tải có đặc điểm khác nhau nên chi phí vận tải của những loại hình vận tải đó cũng khác nhau. Trong các doanh nghiệp vận tải ôtô theo cách phân loại này thì chi phí vận tải được chia thành các khoản mục chi 1) Chi phí tiền lương của lái xe, phụ xe 2) Chi phí BHXH, KPCĐ của lái xe, phụ xe 3)Chi phí nhiên liệu 4) Chi phí dầu nhờn 5)chi phí săm lốp Lưu Thị Hà- K42-2110 phí sau: Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán 6)Chi phí bình điện 7)Chi phí sữa chữa thường xuyên phương tiện 8)Chi phí công cụ dụng cụ 9)Chi phí khấu hao TSCĐ 10) Chi phí khác Cách phân loại này là cơ sở để tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải theo khoản mục. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy doanh nghiệp có thể tổ chức mã hóa, cài đặt các khoản mục chi phí phí này trong một danh mục như khoản mục. Danh mục này sẽ chứa tất cả các khoản mục chi phí theo cách phân loại chi phí theo khoản mục chi phí của doanh nghiệp. Tùy theo từng doanh nghiệp mà danh mục này có thể có ít hoặc nhỉều khoản mục chi phí. Danh mục khoản mục chi phí kết hợp với các tài khoản phản ánh chi phí sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí, cung cấp các bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục của một tài khoản chi phí. Ngoài ra căn cứ vào danh mục khoản mục máy có thể tự động lập bảng tính giá thành theokhoản mục hoặc bảng tổng hợp chi phí sản xuất dở dang theokhoản mục. Trong các doanh nghiệp vận tải ôtô phân loại chi phí vận tải theo hai cách trên là cơ sở để tập hợp chi phí phí vận tải và tính giá thành theo yếu tố chi phí và theo khoản mục chi phí. Việc xác định đúng nội dung từng yếu tố, từng khoản mục chi phí là điều kiện cần thiết để tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải đầy đủ và chính xác. 1.2.2 phân loại giá thành vận tải Nhìn trên góc độ kế hoạch hóa, trong các doanh nghiệp vận tải ôtô hiện nay thường sử dụngba loại giá thành sau: 1) Giá thành kế hoạch Giá thành kế hoạch là giá thànhđược tính trên cơ sở chi phí sản xuất kế hoạch và sản xuất lượng kế hoạch. Việc tính giá thành kế hoạch do bộ phận kế hoạch của Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán doanh nghiệp thực hiện và được tiến hành trước khi bắt đầu quá trình sản xuất, chế tạo ra sản xuất phẩm. 2) Giá thành định mức Giá thành định mức lầ giá thành được tính trên cơ sở định mức chi phí hiện hành và chỉ tính cho đơn vị sản phẩm. Việc tính giá thành định mức cũng được thực hiện trước khi tiến hành sản xuất. Giá thành định mức là công cụ quản lý định mức của doanh nghiệp là thước đo chính xác để xác định kết quả sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn trong sản xuất, giúp cho đánh giá đúng đắn các giải pháp kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp đã thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh . 3) Giá thành thực tế Giá thành thực tế là giá thành được tính trên cơ sở chi phí sản xuất thực tế đã phát sinh và tập hợp được trongn kỳ như sản lượng sản phẩm thực tế đã san trong kỳ. Giá thành thực tế chỉ có thể tính được sau khi kết thúc quá trình sản xuất và được tính cho cả chỉ tiêu tổng giá thành và giá thành đơn vị. Kế toán cần phân biệt hai loại giá thành thực tế: - Giá thành sản xuất dịch vụ: loại giá thành này chỉ bao gồm những chi phí trực tiếp ( nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp) và chi phí chung không bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho dịch vụ hoàn thành. - Giá thành toàn bộ dịch vụ vận tải bao gồm giá thành sản xuất dịch vụ và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho dịch vụ hoàn thành. Do đặc thù riêng của hoạt động vận tải tải, quá trình sản xuất và tiêu thụ không thể tách rời nhau nên không phát sinh chi phí bán hàng riêng. Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán 1.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH VẬN TẢI ÔTÔ 1.3.1 Nguyên tắc hạch toán chi phí sản xuất vận tải trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán toán. Khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì bộ phận kế toán trong đơn vị không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc như: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán; mà chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp. Tất cả các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán hiện đại được tích hợp với nhau, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Như vậy thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt máy vi tính và kỹ thuật tin học. Máy tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là điều cần thiết, song không thể thay thế hoàn toàn con người, sử dụng và điều khiển máy tính vẫn phải là con người, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ. Nhận thức vị trí, vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác kế toán, để khẳng định việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính vẫn phải tuân theo các nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện thủ công Từ những phân tích trên cho thấy khi tổ chức công tác kế toán chi phí trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học nhất thiết phải quán triệt và tuân thủ các nguyên tắc: Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán - Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng. - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị. - Đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán của DN - Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao; trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán. - Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. - Việc tập hợp các CPSX hoàn toàn do máy tự nhận dữ liệu từ các bộ phận liên quan và tự máy tính toán, phân bổ CPSX trong kỳ. Do đó, từng khoản mục chi phí phải được mã hoá ngay từ đầu tương ứng với các đối tượng chịu chi phí. - Căn cứ kết quả kiểm kê đánh giá sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và nhập dữ liệu sản phẩm dở dang cuối kỳ vào máy. - Lập thao tác các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ, kết chuyển cuối kỳ trên cơ sở hướng dẫn có sẵn. - Căn cứ vào yêu cầu của người sử dụng thông tin, tiến hành kiểm tra các báo cáo cần thiết. 1.3.2 Đối tượng kế toán chi phí vận tải, phương pháp tập hợp chi phí vận tải trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải. 1.3.2.1 Đối tượng kế toán chi phí vận tải Đối tượng kế toán chi phí vận tải là phạm vi, giới hạn mà các chi phí vận tải bỏ ra trong một thời kỳ nhất định cho hoạt động vận tải được tâp hợp theo đó. Xác định đối tượng kế toán chi phí vận tải là khâu đầu tiên trong việc tổ chức kế toán Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán chi phí. Thực chất của việc xác định đối tượng kế toán chi phí sản xuất là xác định nơi gây ra chi phí hoặc đối tượng chịu chi phí . Khi xác định đối tượng chịu chi phí vận tải, trước hết phải căn cứ vào: - Mục đích, công dụng của chi phí - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Yêu cầu quản lý giá thành và đối tượng của doanh nghiệp - Trình độ nghiệp vụ chuyên môn và trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp Cụ thể + Đối với các doanh nghiệp vận tải ôtô thì căn cứ vào nhiệm vụ là vận chuyển hàng hóa hoặc vận chuyển hành khách thì đối tượng tập hợp chi phí có thể là toàn doanh nghiệp hay từng đầu xe, đội xe. +Đối với các doanh nghiệp vận tải đường thủy có thể tập hợp chi phí vận tải theo từng con tàu, đoàn tàu. +Đối với vận tải đường sắt do quy trình công nghệ phức tạp, nên chi phí vận tải phải tập hợp riêng cho từng bộ phận. + Đối với vận tải hàng không do mang tính chất đặc thù riêng, để hoàn thành khối lượng công việc vận tải cũng liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau nên chi phí vận tải cũng phải tập hợp riêng theo các bộ phận Việc xác định đối tượng kế toán chi phí vận tải quyết định đến việc tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải như: tổ chức hạch toán ban đầu, luân chuyển chứng từ, phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí cho phù hợp với các đối tượng đã xác định. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, các đối tượng tập hợp chi phí của doanh nghiệp được tập hợp thành môt danh mục và tổ chức mã hóa, cài đặt theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp phục vụ công tác tập hợp chi phí và tính giá thành trong doanh nghiệp. Đối tượng chi phí có tên, đơn vị tính, mã số, loại. Đối Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán tượng tập hợp chi phí trong các doanh nghiệp vận tải ôtô thường là các đội xe sẽ được mã hóa theo các cấp, loại tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp . 1.3.2.2 Phương pháp kế toán tập hợp chi phí kinh doanh vận tải . Tập hợp chi phí vận tải là hệ thống các phương pháp dùng để tập hợp chi phí đã được lựa chọn. Nội dung chủ yếu của phương pháp tập hợp chi phí vận tải là căn cứ vào đối tượng chi phí đã xác định để mở sổ hoặc thẻ tính giá thành đã được phân lọai, tổng hợp theo từng đối tượng cụ thể. Căn cứ vào khả năng quy nạp chi phí vào các đối tượng tập hợp chi phí kế toán sử dụng phương pháp tập hợp chi phí phù hợp. Đối với ngành vận tải tải ôtô thường tập hợp theo hai phương pháp sau: Phương pháp trực tiếp: Phương pháp này áp dụng cho những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng chi phí và có thể hạch tóan cho đối tượng chi phí đó. Vì vậy khi phát sinh các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến đối tượng chi phí nào kế toán căn cứ vào chứng từ ban đầu khi nhập dữ liệu chỉ ra ngay tên đối tượng chi phí máy sẽ tự động tính ngay chi phí cho đối tượng chi phí đó Phương pháp gián tiếp Phương pháp này áp dụng cho những khoản chi phí liên quan liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí mà không thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng được,muốn tập hợp cho từng đối tượng phải dựa trên tiêu thức phân bổ hợp lý. Khi nhận được các chứng từ về các khoản chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chi phí, kế toán căn cứ vào các chứng từ này tập hợp số liệu vào các sổ kế toán chi phí chung thông qua việc nhập dữ liệu vào máy. Việc phân bổ thường được thực hiện vào cuối tháng sau khi đã nhập tất cả các dữ liệu liên quan đến chi phí cần phân bổ, cuối tháng chỉ cần vào màn hình kết chuyển, phân bổ cho các đối tượng đã được chỉ ra. Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán 1.3.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán chi phí trong điều kiện kế toán trên máy 1.3.3.1 Tổ chức mã hóa các đối tượng chi phí cần quản lý Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý; mã hóa được sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Mã hóa các đối tượng chi phí cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng, trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Để đạt được điều đó khi tiến hành mã hóa các đối tượng kế toán chi phí cần phải đảm bảo mã hóa đầy đủ, đồng bộ có hệ thống cho tất cả các đối tượng chi phí cần quản lý, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liệu. Việc xác định các đối tượng kế toán chi phí cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thường các đối tượng chi phí chủ yếu sau cần phải được mã hóa để quản lý: - Danh mục chứng từ - Danh mục khoản mục chi phí - Danh mục đối tượng kế toán tập hợp chi phí.... 1.3.3.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng 1.3.3.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán chi phí trong điều kiện áp dụng kế toán trên máy Danh mục chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp được khai báo, cài đặt ngay từ ban đầu khi bắt đầu sử dụng phần mềm. Danh mục chứng từ chứa đựng các chứng từ kế toán được sử dụng để nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi chứng tứ trong danh mục được thiết kế toán để có một số chức năng riêng, phù hợp với tính chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà nó phản ánh. Thông thường hệ thống Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán danh mục chứng từ kế toán cài đặt sẵn trong các phần mềm kế toán được tổ chức sắp xếp theo các nhóm chứng từ cùng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường gặp chủ yếu sau: 1 2 3 4 5 6 các các các các Phiếu phiếu phiếu phiếu Nợ về ban Nhập Xuất Thu chi Có TSCĐ đầu giấy báo chứng từ 7 cập nhật Tuy nhiên trong quá trình sử dụng nếu doanh nghiệp có nhu cầu cần sử dụng các chứng từ đặc thù cho phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp nghiệp thì doanh nghiệp nghiệp cũng có thể mở thêm. Các phần mềm kế toán cho phép doanh nghiệp có thể tự động thiết kế thêm chứng từ tùy theo yêu cầu sử dụng. Danh mục chứng từ được mã hóa, cài đặt, khai báo phù hợp với đối tượng chi phí và khoản mục chi phí. Đối với chứng từ vật tư là các phiếu xuất kho, chi phí nhân công là bảng phân bổ tiền lương, bảng tính lương, chi phí khấu hao TSCĐ là bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, còn chi phí dịch vụ mua ngoài như ( chi tiền điện, nước…) tập hợp phải căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT để tính toán, phân bổ chi phí hợp lý. Việc luân chuyển chứng từ hoàn toàn do máy tự làm kế toán chỉ việc căn cứ vào chứng từ phát sinh nhập dữ liệu vào máytheo từng loại chứng từ đã chọn cho phù hợp máy sẽ tự động nhập dữ liệu vào các sổ, bảng, biểu , báo cáo phù hợp theo chương trình. 1.3.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành vận tải trong điều kiện áp dụng kế toán trên máy Để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: . TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán Nội dung: Dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho phương tiện vận tải . . Tk 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nội dung: Dùng để tập hợp và kết chuyển toàn bộ chi phí về tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất. . Tk 627: Chi phí sản xuất chung Nội dung: Dùng để tập hợp tất cả các chi phí mang tính chất chung, liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất, các khoản liên quan đến đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành vận tải mà không tính trực tiếp được giá thành vận tải mà phải phân bổ cho đối tượng đó. . TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nội dung: Dùng để tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến việc tạo sản phẩm, dịch vụ vận tải, ngoài ra tài khoản này còn được sử dụng để phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh nghiệp dở dang đầu kỳ và cuối kỳ theo phương pháp kế toán hàng tồn kho kiểm kê định kỳ. . TK 631: Giá thành sản xuất Nội dung: dùng để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh nghiệp, tính giá thành dịch vụ vận tải trong kỳ đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành, được quy định sử dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, song mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính, kế toán trên các tài khoản cấp I, cấp II. Vì vậy trong quá trình tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán trên máy nói riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào yêu cầu quản trị doanh Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán nghiệp, yêu cầu quản lý vật tư, tài sản, công nợ, tài sản cố định, trình độ quản lý của doanh nghiệp, để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V.... cho từng đối tượng cần quản lý chi tiết. Khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp . Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn và tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, vì vậy trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã xác định bao gồm cả tài khoản kế toán tài chính và tài khoản quản trị; kế toán doanh nghiệp cần xây dựng danh mục tài khoản kế toán. Khi nhập dữ liệu thì cần nhập dữ liệu cho các tài khoản con và khi xem sổ sách, báo cáo thì có thể chọn theo các tài khoản mẹ và tài khoản con. Danh mục tài khoản kế toán được sử dụng để quản lý hệ thống tài khoản, là cơ sở để mã hoá, cài đặt trong chương trình phần mềm kế toán, một nội dung quan trọng thực hiện ngay từ khi bắt đầu thực hiện kế toán trên máy… 1.3.3.3 Trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh vận tải . Có thể khái quát trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành như sau: (Sơ đồ trang bên) 1.3.3.4 Hạch toán khoán trong nghành vận tải ôtô Trong những năm gần đây trong ngành vận tải đặc biệt là ngành vận tải ôtô, người ta áp dụng nhiều biện pháp khoán khác nhau trong đó khoán doanh thu là hình thức khoán được áp dụng phổ biến hơn cả. Đối với các đơn vị thực hiện cơ chế khoán doanh thu( thu nhập ), phải xây dựng quy tắc tập hợp chi phí sản xuất phù hợp với từng phương thức khoán nhưng Lưu Thị Hà- K42-2110 Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán phải đảm bảo tập hợp được đầy đủ các chi phí đề ra( kể cả chi phí đơn vị chi phí, người nhận khoán chi theo hợp đồng) và toàn bộ thu nhập ( kể cả đơn vị thu và người nhận khoán thu). Hạch toán chi phí và tính giá thành vận tải theo phương pháp khoán thu nhập có thể thực hiện một trong hai cách hoặc cả hai cách khoán như sau: Phương án 1: Khoán doanh thu và khoán từng phần chi phí ( khoán theo khoản mục giá thành ). Trường hợp này công ty thu và hạch toán toàn bộ doanh thu theo hợp đồng khoán, hạch toán đầy đủ toàn bộ chi phí sản xuất dịch vụ gồm phần công ty trực tiếp chi và một phần người nhận khoán chi ra theo định mức ghi trong hợp đồng. Tập hợp chi phí sản xuất chia làm hai phần như sau: - Chi trực tiếp hạch toán vào bên nợ TK154 “ chi phí sản xuất kinh doanh .”, cụ thể gồm: + Khấu hao cơ bản TSCĐ + Nhiên liệu, dầu nhờn +Lương lái xe, phụ xe +BHXH + Chi trực tiếp khác: là chi phí người nhận khoán bỏ ra sửa chữa phương tiện,chi phí săm lốp tính theo hợp đồng hoặc công ty phải trả cho người nhận khoán để thu hồi toàn bộ thu nhập và các chi phí trực tiếp khác công ty chi - Chi phí quản lý sản xuất tập hợp vào bên nợ TK642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp .” Phương án 2: Khoán thu nhập( khoán gọn) Công ty chỉ hạch toán phần chi phí công ty trực tiếp chi ra và thu nhập thực tế công ty thu được trên TK911 “ Xác định kết quả” Trên thực tế dù áp dụng theo phương án nào thì công ty cũng phải quan tâm đến việc tính toán định mức chặt chẽ, sát thực tế và kiểm tra nghiệm thu hoạt động Lưu Thị Hà- K42-2110