Tài liệu “hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh mtv thí nghiệm điện miền trung

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHẠM MẠNH CƢỜNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2018 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHẠM MẠNH CƢỜNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã số: 60.34.01.02 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Quốc Tuấn Đà Nẵng - Năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Tác giả cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tác giả. Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả Luận văn Phạm Mạnh Cƣờng MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 3 5. Bố cục của đề tài ................................................................................... 4 6. Tổng quan tài liệu ................................................................................. 4 CHƢƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP ............................................... 7 1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN ..................................................................... 7 1.1.1. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 7 1.1.2. Phân loại cơ cấu tổ chức ................................................................. 9 1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức..................................... 11 1.2. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................. 16 1.2.1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức ..................................................... 16 1.2.2. Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức ............................................. 17 1.2.3. Các mô hình cơ cấu tổ chức .......................................................... 18 1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC ................. 27 1.3.1. Chiến lƣợc ..................................................................................... 27 1.3.2. Ảnh hƣởng của quy mô doanh nghiệp đối với cơ cấu tổ chức ..... 30 1.3.3. Công nghệ ..................................................................................... 32 1.3.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực . 32 1.3.5. Những tính chất của môi trƣờng ................................................... 33 CHƢƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG .......................................................................................................... 34 2.1. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN TÌNH HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG.................... 34 2.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung................................................................................................................. 34 2.1.2. Phân tích kết quả SXKD của Công ty........................................... 38 2.2. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG.................... 40 2.2.1. Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên sâu...................................... 40 2.2.2. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp ................................................. 43 2.3. PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG .......... 53 2.3.1 Chiến lƣợc phát triển...................................................................... 53 2.3.2. Quy mô của công ty và đặc điểm về sản phẩm kinh doanh......... .59 2.3.3. Công nghệ ..................................................................................... 60 2.3.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực . 60 3.1. CĂN CỨ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC ................................ 65 3.1.1. Đánh giá cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung ....................................................................................................... 65 3.1.2. Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu tổ chức .............................................. 66 3.1.3. Các kết luận qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung ................................................................... 66 3.1.4. Các phát hiện qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung ................................................................... 71 3.1.5. Dự báo triển vọng về hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty ...... 71 3.1.6. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung ................................................................... 73 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC ........................ 75 3.2.1. Các hoạt động để hình thành tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, công việc ......................................................................................................... 75 3.2.2. Hình thành vị trí công tác, bộ phận, phân hệ ................................ 75 3.2.3. Xây dựng cơ chế phối hợp ............................................................ 76 3.2.4. Thể chế hóa cơ cấu........................................................................ 76 3.3. CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG ........................................................................................................... 77 3.3.1. Các đề xuất về hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung .................................................................................. 77 3.3.2. Một số kiến nghị ........................................................................... 80 KẾT LUẬN .................................................................................................... 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO) DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn SXKD : Sản xuất kinh doanh MTV : Một thành viên CBCNV : Cán bộ công nhân viên Công ty : Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Kết quả hoạt động SXKD của Công ty .......................................... 38 qua 3 năm 2015, 2016, 2017 ........................................................................... 38 Bảng 2.2: Công tác tổ chức nhân sự năm 2017 .............................................. 62 Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự phòng Kinh doanh ................................................ 77 Bảng 3.2: Cơ cấu nhân sự phòng Tổ chức ...................................................... 79 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản .............................................................. 19 Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức chức năng ........................................................... 20 Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm..................................................... 21 Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý ............................................. 22 Sơ đồ 1.5: Mô hình tổ chức theo khách hàng ................................................. 24 Sơ đồ 1.6: Mô hình tổ chức dạng ma trận ....................................................... 25 Sơ đồ 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp ................................................... 26 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung................................................................................................................. 44 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong chiến lƣợc phát triển kinh tế đến năm 2020 của Chính phủ có viết: “ Phát triển kinh tế nhƣ một hình thức huy động tiềm năng của cộng đồng, để xây dựng xã hội phát triển năng động, tạo cơ hội cho mọi ngƣời ở mọi trình độ, mọi lứa tuổi, mọi nơi có thể phát triển kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của mỗi cá nhân, góp phần nâng cao đời sống và chất lƣợng cuộc sống”. Mô hình kinh tế có nhà nƣớc và nhân dân là mô hình kinh tế truyền thống tồn tại ở nƣớc ta từ lâu và đƣợc coi là mô hình kinh tế chính quy. Mô hình này có một ƣu điểm nổi bật là tƣơng tác chính quyền giúp nhân dân có thể phát triển kinh tế, ổn định cuộc sống. Ở doanh nghiệp, để phát triển kinh tế thì cần phải có một đội ngũ cơ cấu tổ chức mạnh điều hành để doanh nghiệp có thể nắm bắt các yếu tố thúc đẩy phát triển kinh tế. Việt Nam đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, tự do hóa thƣơng mại và mở cửa nền kinh tế, để nền kinh tế thị trƣờng tự do và đặc biệt là kể từ khi chúng ta đã gia nhập WTO và sắp tới sẽ là TPP. Điều này làm thay đổi môi trƣờng kinh doanh của Việt Nam nó vừa là những thách thức cũng vừa là những cơ hội để doanh nghiệp phát triển. Để tồn tại và phát triển trong một môi trƣờng đầy thách thức nhƣ vậy, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra những giải pháp phù hợp. Là một trong những công ty TNHH tại Việt Nam, công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung đang hƣớng tới trở thành doanh nghiệp kinh doanh thành công. Cùng với đó là sự cạnh tranh gay gắt từ những doanh 2 nghiệp kinh doanh cùng lĩnh vực. Chính vì vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức là rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề này đồng thời em muốn đóng góp cho hoạt động của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung nên em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung” làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu những vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Phân tích đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức ở Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung trên địa bàn miền trung, tây nguyên tập trung vào ba năm 2015, 2016, 2017. Dựa trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty để đáp ứng những thay đổi của nền kinh tế trong những năm tới. Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung. 3 Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung, xem xét thực trạng sắp xếp bố trí các phòng ban của công ty và đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu 4.1. Thu thập dữ liệu thứ cấp Các dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn đƣợc thu thập từ trƣớc và đã qua xử lý. Những thông tin trong luận văn đƣợc thu thập từ các nguồn sau: - Báo cáo kết quả SXKD, tình hình cơ cấu lao động của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung trong thời gian 3 năm gần đây 2015, 2016 và 2017. - Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và các bảng số liệu về tổng số lao động của công ty, bảng cơ cấu lao động theo trình độ, cơ cấu lao động theo độ tuổi. - Quy chế tổ chức hoạt động, quy chế khen thƣởng của công ty. - Các giáo trình: nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. - Đề tài nghiên cứu cấp trƣờng luận văn khóa trƣớc. - Ngoài ra em còn sử dụng một số thông tin trên các Website. 4.2. Thu thập dữ liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu gốc chƣa qua xử lý. Để thu thập đƣợc loại dữ liệu này thì phải thông qua các phƣơng pháp điều tra, do đó em đã sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn. 4 • Phƣơng pháp phỏng vấn Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng những câu hỏi phỏng vấn cho các nhà quản trị của công ty. Bởi vì nhà quản trị là những ngƣời nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty cũng nhƣ phƣơng hƣớng phát triển của công ty trong thời gian tới. Những câu hỏi đã giúp em định hƣớng ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung. 5. Bố cục của đề tài Chƣơng 1: Những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Phƣơng pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh mtv thí nghiệm điện miền trung Chƣơng 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh mtv thí nghiệm điện miền trung 6. Tổng quan tài liệu Qua tìm hiểu, tham khảo các đề tài nghiên cứu khoa học trong ngành điện, ngƣời viết nhận thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức chƣa đƣợc nghiên cứu nhiều và chuyên sâu. Với mục tiêu nhằm đề xuất một số giải pháp sát với thực tế, thiết thực, thật sự mang lại hiệu quả cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty. Trên các diễn đàn đã có một số bài viết, về vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, các bài viết phân tích một cách chung chung, chƣa đƣa ra đƣợc hƣớng giải quyết cụ thể, hợp lý. Sau đây dẫn chứng một số bài viết: 5 “Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu, tổ chức trong cơ quan, doanh nghiệp.” Trên trang http://voer.edu.vn. “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan Việt Nam trong bối cảnh hội nhập.” Trên trang http://www.customs.gov.vn. Các nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các luận văn Quản trị kinh doanh của các tác giả khác: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh Đức Việt” của Lê Anh Quang, K42A1, nơi xuất bản: Trƣờng Đại học Thƣơng Mại 2010. Luận văn đã đề xuất giải pháp cho bộ máy tổ chức của công ty là thành lập phòng xuất nhập khẩu, đƣợc tách từ phòng kế hoạch – kinh doanh và nêu đƣợc các chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ yêu cầu khi có thêm phòng ban mới. Ngoài ra, luận văn cũng đƣa ra đƣợc các giải pháp nhằm hoàn thiện đội ngũ quản trị và các biện pháp để cải thiện điều kiện của lao động. “Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Nam Thanh” của Hà Thị Tình, K41A7, nơi xuất bản: Trƣờng Đại học Thƣơng Mại 2010. Đề tài này dựa trên những cơ sở lý thuyết thu đƣợc để áp dụng nghiên cứu tình hình thực tế tại Công ty Nam Thanh. Thông qua các kết quả xử lý thông tin thu thập đƣợc để đánh giá và đƣa ra các giải pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty. “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của Công ty TNHH thi công cơ giới Thăng Long” của Lê Thị Minh Nguyệt, K4HQB, nơi xuất bản: Trƣờng Đại học Thƣơng Mại 2010. Luận văn đã đề xuất đƣợc một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH thi công cơ giới Thăng Long, nhƣ là đƣa ra một số ý kiến về việc hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ ở 6 một số phòng ban trong công ty, từ đó là cơ sở cho việc nâng cao chất lƣợng phân quyền và sự phối hợp giữa các phòng ban. Ngoài ra còn một số biện pháp khác nhƣ là trang bị thêm máy móc thiết bị ở các phòng; đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhà quản trị… „„Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tƣ Thành ‟‟ của Lê Thị Lan Chi, K42A4, nơi xuất bản: Trƣờng Đại học Thƣơng Mại 2010. Luận văn đã đƣa ra đƣợc một số biện pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó là bổ sung thêm phòng nghiên cứu và phát triển thị trƣờng trong nƣớc, bổ sung thêm nhân sự, phòng kế toán – tài chính, xuất nhập khẩu. Ngoài ra còn là việc cơ cấu lại lao động ở trong các phòng ban, tăng cƣờng sự phối hợp và truyền thông giữa các phòng ban trong công ty; cuối cùng là bồi dƣỡng và nâng cao trình độ CBCNV trong công ty, tạo một môi trƣờng làm việc văn hóa và thiết lập chế độ đãi ngộ nhân sự phù hợp. “Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Trƣờng Cao đẳng Tài chính – Hải quan (2006 – 2015)” của Nguyễn Ngọc Hạnh, nơi xuất bản: Trƣờng Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2006. “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco” của Nguyễn Văn Mạnh, nơi xuất bản: Trƣờng Đại học Thƣơng Mại 2011. Các nghiên cứu hầu hết đã nêu đƣợc những tồn tại chung, những khó khăn trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Các đề tài nghiên cứu chỉ đề cập đến phần phân tích thực trạng chƣa thật sự chú trọng tới phần đƣa ra giải pháp. Để khắc phục những tình trạng nêu trên tác giả phải căn cứ vào mục tiêu của Công ty và sự biến động của môi trƣờng trong mỗi thời kỳ ở Công ty, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ bám sát với thực tế hơn. 7 CHƢƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1. Cơ cấu tổ chức a. Định nghĩa: Tổ chức có thể đƣợc định nghĩa theo các cách khác nhau. Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tƣơng tác lẫn nhau, cùng làm việc hƣớng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ đƣợc xác định theo cơ cấu nhất định. Theo định nghĩa này, yếu tố con ngƣời đƣợc coi trọng hơn những nguồn lực khác của tổ chức (máy móc, nhà xƣởng, công nghệ,…). Ở một giới hạn nào đó, con ngƣời trong tổ chức cần phải làm việc hƣớng tới mục tiêu chung và những hoạt động của họ cần phải đƣợc phối hợp để đạt mục tiêu đó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi ngƣời trong tổ chức đều có những mục tiêu và sự ƣu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phải tất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi ngƣời. Theo đó, mối quan hệ của con ngƣời trong tổ chức đƣợc xác định theo cơ cấu nhất định. Bên cạnh đó, tổ chức cũng đƣợc coi là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều ngƣời phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung. Theo định nghĩa này, tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành sau: - Những ngƣời trong tổ chức đều phải làm việc hƣớng tới một mục tiêu chung của tổ chức. 8 - Phối hợp các nỗ lực của những con ngƣời trong tổ chức là nền tảng tạo nên tổ chức. - Tuy nhiên, ngoài nguồn lực con ngƣời, để đảm bảo sự hoạt động của tổ chức, cần phải có các nguồn lực khác nhƣ tài chính, công nghệ, nhà xƣởng,… - Để phối hợp các nỗ lực của con ngƣời trong tổ chức nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức và đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức thì cần có hệ thống quyền lực và quản lý. Để thiết kế hệ thống quyền lực và quản lý trong tổ chức, chúng ta cần phải trả lời câu hỏi: Ai sẽ là ngƣời điều hành tổ chức? tổ chức sẽ có bao nhiêu cấp quản lý, các phòng ban chức năng… ? Làm thế nào để quản lý con ngƣời và các nguồn lực khác của tổ chức? Làm thế nào để tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công việc? b. Cơ cấu tổ chức Ngƣời ta thƣờng nói rằng những ngƣời tài giỏi có thể làm cho bất cứ mô hình nào cũng phải hoạt động. Một số thậm chí còn khẳng định rằng tình trạng mập mờ trong tổ chức chính là một động lực bắt ép ngƣời ta phải chung sức với nhau vì ngƣời ta biết rằng họ phải hợp tác với nhau để làm đƣợc một điều gì đó. Tuy nhiên, điều không thể phủ nhận là những ngƣời tài giỏi và những ngƣời muốn hợp tác sẽ cộng tác với nhau một cách có hiệu quả nhất nếu họ biết đƣợc phần công sức họ đóng góp trong bất kỳ hành động tập thể nào, họ cần phải đƣợc biết vai trò của họ có quan hệ nhƣ thế nào đối với ngƣời khác. Điều đó xảy ra đối với công việc kinh doanh hay công việc nhà nƣớc, cũng nhƣ trong bóng đá hay ở một dàn nhạc giao hƣởng. Việc xây dựng 9 và duy trì những hệ thống các vai trò và nhiệm vụ nhƣ vậy về cơ bản là chức năng tổ chức trong quản lý. Công tác tổ chức nhƣ là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt đƣợc các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một ngƣời quản lý với những quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức cần phải đƣợc thiết kế để chỉ ra rõ ràng rằng ai sẽ làm việc gì và ai sẽ làm ai trách nhiệm về những kết quả nào để loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện do sự lầm lẫn và không chắc chắn trong việc phân công công việc gây ra, và để tạo điều kiện cho các mạng lƣới ra quyết định và liên lạc phản ánh và hỗ trợ cho các mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con ngƣời trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. 1.1.2. Phân loại cơ cấu tổ chức 1.1.2.1. Cơ cấu phi chính thức a. Khái niệm: “Cơ cấu phi chính thức là cơ cấu đƣợc xây dựng dựa trên các mối quan hệ cá nhân tự nguyện hoặc không tự nguyện giữa các thành viên có cùng chung lợi ích, cá tính … tạo nên các nhóm phi chính thức‟ b. Đặc điểm: - Mối quan hệ giữa cá nhân và bộ phận không rõ ràng. 10 - Mối quan hệ giữa ngƣời với ngƣời đƣợc xây dựng và duy trì để hƣớng tới các mục đích cá nhân. - Tồn tại nhiều tiêu chí làm hình thành cơ cấu phi chính thức nhƣ có cùng quan điểm: những ngƣời có cùng quan điểm đi học để trau dồi kiến thức sẽ tạo thành một nhóm, có cùng lợi ích, hoặc đơn giản có cùng một xu hƣớng về tiêu dùng sẽ hình thành nên một nhóm là cơ cấu phi chính thức. - Ngƣời đứng đầu cơ cấu phi chính thức đƣợc gọi là thủ lĩnh. Họ có thể chịu trách nhiệm hoàn toàn về hành động của nhóm cũng có thể không. Chính các quan điểm đó làm cho cơ cấu chính thức khá linh hoạt và nó là một hệ thống động. Một ngƣời trong tổ chức chính thức có thể là thành viên của rất nhiều cơ cấu phi chính thức. 1.1.2.2. Cơ cấu chính thức a. Khái niệm “Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đƣợc chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định” b. Đặc điểm Cơ cấu chính thức thƣờng có độ ổn định cao, nó xác định mối quan hệ rõ ràng giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ và quyền hạn gắn liền với các cá nhân,bộ phận phân hệ quyền lực bên trong tổ chức. 11 Cơ cấu chính thức thƣờng đƣợc mô tả thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức, nó quy định rõ quyền hạn cũng nhƣ trách nhiệm của từng ngƣời theo từng vị trí. Ngƣời đứng đầu cơ cấu chính thức đƣợc hƣởng và chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn đƣợc giao và phân công công việc cho cấp dƣới theo quyền hạn và trách nhiệm quy định trong quy chế của tổ chức. Do vậy khi nghiên cứu tính tổ chức trong một doanh nghiệp ngƣời ta thƣờng ƣu tiên những nghiên cứu cụ thể về cơ cấu chính thức. 1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 1.1.3.1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa Chuyên môn hóa là một ngƣời, một bộ phận, một phân hệ chỉ thực hiện một công việc, nhiệm vụ, chức năng vì thế chuyên môn hóa làm tăng năng suất lao động, làm cho công việc trở thành nhiệm vụ đơn giản để đào tạo, để thực hiện. Điều này thúc đẩy chuyên môn hóa lực lƣợng lao động làm xuất hiện nhiều các chuyên gia giỏi. Thế nhƣng chuyên môn hóa cũng có nhiều hạn chế. Khi nhiệm vụ, chức năng vị thế chuyên môn hóa làm tăng năng suất lao động, làm cho công việc trở thành nhiệm vụ đơn giản để đào tạo, để thực hiện. Điều này thúc đẩy chuyên môn hóa lực lƣợng lao động làm xuất hiện nhiều các chuyên gia giỏi. Thế nhƣng chuyên môn hóa cũng có nhiều hạn chế. Khi nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu nhỏ tách rời nhau và mỗi ngƣời chỉ chịu trách nhiệm về một khâu thì công việc sẽ nhàm chán, giảm sự quan tâm cũng nhƣ động lực làm việc của con ngƣời. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối nghịch giữa những ngƣời lao động sẽ làm giảm khẳ năng phối hợp và sáng tạo. Vì thế rất khó có đƣợc những nhà quản trị tổng hợp giỏi.