MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 ............................................................................................................................ 3
HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY ....................................... 3
1.1. Giới thiệu về công ty ............................................................................................. 3
1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc .................................................................................. 3
1.3. Giải pháp.................................................................................................................... 6
CHƯƠNG 2 ............................................................................................................................ 7
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ................................................................................ 7
2.1. Mô hình nghiệp vụ ................................................................................................ 7
2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ ........................... 7
2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh .............................................................................................. 8
2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ ............................................................. 9
2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu ................................................................................ 13
2.1.5.Ma trận thực thể chức năng ........................................................................... 14
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu.............................................................................................. 15
2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 ........................................................................... 15
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 ........................................................................... 16
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu ......................................................................................... 20
2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER .......................................................................... 20
2.3.2. Mô hình quan hệ ................................................................................................ 26
2.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý ..................................................................................... 28
2.4. Thiết kế giao diện ................................................................................................. 29
CHƯƠNG 3 .......................................................................................................................... 30
CƠ SỞ LÝ THUYẾT ............................................................................................................... 30
3.1. Phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc ................................................ 30
3.1.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin ......................................................... 30
3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc ................. 31
3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ......................................................................... 32
3.2.1 Mô hình liên kết thực thể E-R ...................................................................... 32
3.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ ..................................................................... 33
3.3. Công cụ để cài đặt chương trình ..................................................................... 34
3.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER .................................................. 34
3.3.2. Ngôn ngữ ASP ................................................................................................. 36
CHƯƠNG 4 .......................................................................................................................... 39
CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH .................................................................................................. 39
4.1. Một số giao diện chính ....................................................................................... 39
4.1.1. Giao diện chính ............................................................................................... 39
4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu ............................................................................ 39
4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu .................................................................................. 39
4.1.4. Một số báo cáo................................................................................................. 41
4.2. Nhận xét, đánh giá ............................................................................................... 42
KẾT LUẬN .............................................................................................................................. 43
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 44
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đầu
tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo GS.TS NGƯT Trần Hữu Nghị hiệu
trưởng nhà trường là người đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị giúp chúng em
học tập và nghiên cứu trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy giáo cô giáo trong nhà trường.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo trong Bộ môn Tin học trực tiếp
giảng dạy cho em những kiến thức bổ ích.
Đặt biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Vũ Anh Hùng, trong thời gian
làm tốt nghiệp vừa qua, thầy đã giành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn em thực
hiện đề tài này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo và toàn thể các bộ công nhân viên chức
trong Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA đã tạo mọi điều kiện thuận lợi
cho em thực hiện tốt đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, ngày tháng 8 năm 2007
Sinh viên
Ngô Thị Thu Thủy
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phương
tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của
máy tính được khai thác một cách triệt để. Nếu như vài ba năm trước máy tính ở nước ta
máy tính được sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường,
hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa
học v.v… thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam máy
tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia đình mà trao đổi
thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu.
Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới,
công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. Tin học được ứng
dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào
trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu.
Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống
thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các
chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin
học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn.
Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống theo dõi nhập xuất
và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA. Đối với
công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì
rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo nhập
xuất hàng. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và thời
gian xử lý công việc rất lâu.
Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi
thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các
chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được
các công việc trên cho nhân viên.
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
CHƯƠNG 1
HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY
1.1. Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở
tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công
ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành
cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, ...
1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc
Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và
xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban
lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác
nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với
đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng.
Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu
chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân
hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp.
Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách
hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi.
Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
3
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc
giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu
khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của
khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm
phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập
phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số
tiền khách còn nợ lại.
Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy
thông báo nợ và yêu cầu thanh toán.
Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy
hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho
vào một phiếu theo từng ngày.
Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
4
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có
phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang
hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn
hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành
lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách.
Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận
cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
5
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất
hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất
hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp.
Các công thức liên quan
Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất
Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi
Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100
Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi)
Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ)
1.3. Giải pháp
Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việc
đảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kế
hoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ … của công ty và thủ
tục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thì
công ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để có
thể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổ
sách độ chính xác không cao không linh hoạt
Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của
công ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống
có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận
đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức
khắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
6
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Mô hình nghiệp vụ
2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ
Động từ + Bổ ngữ
Danh từ
Nhận dạng
Lập đơn hàng
Đơn đặt hàng
HSDL
Nhà cung cấp
Tác nhân
Lập phiếu nhập hàng
Phiếu nhập hàng
HSDL
Lập phiếu chi
Phiếu chi
HSDL
Vào sổ quỹ
Sổ quỹ
HSDL
Đưa báo giá công ty
Báo giá công ty
HSDL
Yêu cầu mua hàng
Khách hàng
Tác nhân
Phiếu yêu cầu
HSDL
Lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất hàng kiêm BH
HSDL
Lập phiếu thu
Phiếu thu
HSDL
Lập phiếu biên nhận
Phiếu biên nhận
HSDL
Lập phiếu sửa chữa
Phiếu sửa chữa
HSDL
Lập báo cáo
Báo cáo
HSDL
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
7
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh
a) Biểu đồ
BAN LÃNH ĐẠO
Y/c
báo
cáo
Báo
cáo
Phiếu xuất hàng
Báo giá
0
Thanh toán
Phiếu chi
KHÁCH
HÀNG
HỆ THỐNG
THEO DÕI NHẬP
XUẤT HÀNG VÀ
THU CHI
Y/c mua hàng
Báo giá
Yêu cầu BH
hang
Thông
báo nợ
hang
Đổi hàng khác
hang
Đơn đặt hàng
Y/c
chuyển
khoản,
ktra TK
Phiếu giao hàng
Y/c thanh toán
NHÀ CUNG
CẤP
Thông báo nợ
Phiếu chi
Trả lại hàng lỗi
Thông
báo
KQ
NGÂN HÀNG
b) Mô tả hoạt động
NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp,
gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công
ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp.
KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin
về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi
phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh
toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu
xuất hàng kiêm phiếu bảo hành.
NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức
chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này.
BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình
nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
8
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
a. Sơ đồ phân rã chức năng
THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI
1. Nhập hàng
2. Xuất hàng
3. Bảo hành
4. Báo cáo
1.1 Lập đơn hàng
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu
3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành
4.1 Hàng nhập
1.2 Kiểm tra đơn, hàng
2.2 Kiểm tra hàng trong kho
3.2 Lập phiếu biên nhận
4.2 Hàng xuất
1.3 Lập phiếu nhập hàng
2.3 Lập phiếu xuất hàng
3.3 Bảo hành
4.3 Hàng tồn kho
1.4 Lập phiếu chi
2.4 Lập phiếu thu
3.4 Lập phiếu sửa chữa
4.4 Thu chi
1.5Lập ds hàng trả lạiNCC
2.5 Thông báo nợ khách hàng
3.5 Lập phiếu thu
4.5 Nợ khách hàng
2.6 Nhập hàng trở lại kho
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
4.6 Nợ nhà cung cấp
9
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
b. Mô tả chi tiết các chức năng
1.1 Lập đơn hàng: Phòng kế hoạch sau khi tìm hiểu thị trường và nắm được lượng
hàng tồn trong kho thì lên kế hoạch mua hàng gửi lên Ban lãnh đạo Công ty duyệt, sau
đó lập đơn hàng và gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về.
1.2 Kiểm tra đơn, hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho
kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không ? nếu phù hợp thì kí vào phiếu
giao hàng và nhập hàng, không phù hợp thì trao đổi lại với nhà cung cấp.
1.3 Lập phiếu nhập hàng: Khi thủ kho đã hoàn tất bước kiểm tra hàng thì làm thủ
tục nhập kho. Bộ phận thủ kho lập phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho.
1.4 Lập phiếu chi: Khi trả tiền cho nhà cung cấp kế toán phải lập ra phiếu chi,
giao cho nhà cung cấp bản sao của phiếu chi, giữ lại bản gốc.
1.5 Lập ds hàng trả lại NCC: Sau khi nhập hàng xong, trong quá trình bán hàng
phát hiện có hàng hỏng, hàng không đạt yêu cầu thì bộ phận kho lập danh sách hàng
phải trả lại cho nhà cung cấp trình lên phòng kế hoạch, phòng này sẽ thương lượng với
NCC để đổi hàng.
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu: Khi khách đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ
cung cấp cho khách biết thông tin hàng hóa và báo giá chi tiết của từng chủng loại mặt
hàng và tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
2.2 Kiểm tra hàng trong kho: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh
doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không.
Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách.
2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn
còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ
kho xuất hàng. Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuất
hàng..
2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào
phiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản
nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách
hàng và yêu cầu thanh toán.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
11
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợp
khách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho.
3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mang
phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn
hạn dùng không?
3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửa
chữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giao
cho khách hàng.
3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận.
3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết
hạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện … không bảo hành mà khách vẫn có
yêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập
phiếu sửa chữa.
3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao cho
khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống
kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng
hàng nhập và mặt hàng nhập.
4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập. Một ngày cũng có rất
nhiều phiếu xuất hàng.Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để
đánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng xuất trong ngày.
4.3 Báo cáo hàng tồn kho: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những
loại hàng nào còn tồn kho. Hoặc dựa vào việc báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng
mà biết được lượng hàng tồn trong kho. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để
có phương hướng nhập hàng mới.
4.4 Báo cáo thu chi: Thu chi là vấn đề quan trọng cần được báo cáo thường
xuyên, hệ thống báo cáo về tình hình thu chi cho ban lãnh đạo để nắm được doanh thu,
lợi nhuận của công ty.
4.5 Báo cáo công nợ khách hàng: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ của khách hàng
cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
12
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
4.6 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ mà công ty
còn nợ lại nhà cung cấp cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết.
2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu
Ký hiệu
Tên hồ sơ dữ liệu
D1
Báo giá nhà cung cấp
D2
Đơn đặt hàng
D3
Phiếu giao hàng
D4
Phiếu nhập hàng
D5
Sổ kho
D6
Phiếu chi
D7
Sổ quỹ
D8
Phiếu yêu cầu
D9
Báo giá công ty
D10
Phiếu xuất kho kiêm bảo hành
D11
Giấy thông báo nợ
D12
Phiếu thu
D13
Giấy biên nhận
D14
Phiếu sửa chữa
D15
Báo cáo
D16
Danh sách hàng trả lại NCC
D17
Danh sách hàng nhập lại kho
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
13
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.5.Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể
D1 Báo giá NCC
D2 Đơn đặt hàng
D3 Phiếu giao hàng
D4 Phiếu nhập hàng
D5 Sổ kho
D6 Phiếu chi
D7 Sổ quỹ
D8 Phiếu yêu cầu
D9 Báo giá công ty
D10 Phiếu xuất hàng
D11 Giấy Tbáo nợ
D12 Phiếu thu
D13 Giấy biên nhận
D14 Phiếu sửa chữa
D15 Báo cáo
D16DS hàng trảlạiNCC
D17DShàng nhậplạikho
Chứcnăng nghiệpvụ
1. Nhập hàng
2. Xuất hàng
3. Bảo hành
4. Báo cáo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13 14
15
R C U C U C U
U
16
17
C
U R R C C C
U
R R
R R R R
R
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
C
C C C
R
C
14
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu
2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Phiếu giao hàng
Đơn đặt hàng
NHÀ CUNG
CẤP
Phiếu chi
D1 Báo giá nhà cung cấp
D3 Phiếu giao hàng
1.0
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Trả lại hàng lỗi
Nhập hàng
D2 Đơn đặt hàng
Thông báo KQ
D16
NGÂN
HÀNG
DS hàng trả lại NCC
D4 Phiếu nhập hàng
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
D5 Sổ kho
D8 Phiếu yêu cầu
Đổi hàng
Phiếu yêu cầu
Báo giá công ty
Phiếu thu
KHÁCH
HÀNG
D11
2.0
Xuất hàng
Thông báo nợ
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
NGÂN
Thông báo KQ
HÀNG
D9 Báo giá công ty
D5 Sổ kho
Thông báo nợ
D12
D13
Phiếu thu
Giấy biên nhận
Y/c bảo hành
Phiếu biên nhận
KHÁCH
HÀNG
D12
D10
Phiếu xuất hàng
D17 DShàng nhập lại kho
3.0
D9 Báo giá công ty
Bảo hành
D14 Phiếu sửa chữa
D7 Sổ quỹ
Phiếu thu
4.0
D5 Sổ kho
Y/c báo cáo
Báo cáo
BAN LÃNH
ĐẠO
Báo cáo
D6
Phiếu chi
D15
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
Báo cáo
15
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
a) Phân rã tiến trình 1.0
D5 Sổ kho
NHÀ CUNG
CẤP
D2 Đơn đặt hàng
1.1
Lập đơn
hàng
Báo giá
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng đã gửi
NHÀ CUNG
CẤP
Phiếu
giao
hàng
D3 Phiếu giao hàng
D1 Báo giá nhà cung cấp
Phiếu nhậphàng
D4
sai
1.2
Kiểm tra
đơn, hàng
Phiếu nhập hàng
Phiếu giao hàng hợp lệ
1.3
Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản
D5 Sổ kho
Lập phiếu
nhập hàng
Thông báo KQ
Thông tin
phiếu nhập
hàng
D16
NGÂN
HÀNG
DS hàng trả lại NCC
1.4
1.5
D6 Phiếu chi
Lập phiếu
chi
Trả lại hàng lỗi
Lập ds hàng trả
lại NCC
D7 Sổ quỹ
Phiếu chi
Thông báo nợ
NHÀ CUNG
CẤP
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
16
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
b) Phân rã tiến trình 2.0
2.1
2.2
Tiếp nhận
phiếu yêu cầu
Kiểm tra hàng
trong kho
D8 Phiếu yêu cầu
KHÁCH
HÀNG
D5 Sổ kho
Phiếu yêu cầu
Hết hàng
Thông
tin
phiếu
yêu cầu
Còn
hàng
D10
Phiếu thu
Phiếu xuất hàng
2.4
D5 Sổ kho
2.3
Lập phiếu
thu
Thông tin phiếu xuất
Lập phiếu
xuất hàng
Y/c chuyển khoản
ktra tài khoản
Thông báo KQ
D12
Phiếu thu
Thông
tin
phiếu
thu
D7 Sổ quỹ
Thông tin
phiếu
xuất
D9
D17
Báo giá công ty
DS hàng nhập lại kho
2.5
Thông báo
nợ KH
D11 Giấy thông báo nợ
NGÂN
HÀNG
2.6
Nhập hàng
trở lại kho
Thông báo nợ
KHÁCH
HÀNG
Đổi hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
17
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
c) Phân rã tiến trình 3.0
D10
Phiếu xuất hàng
Y/c bảo hành
Hết hạn, không
được BH
KHÁCH
HÀNG
3.1
3.2
Tiếp nhận
phiếu bảo
hành
Thông tin hàng BH
Lập giấy biên
nhận
Giấy biên nhận
Thông tin giấy biên nhận
D13
Trả
hàng
3.3
Bảo hành
D14
Phiếu sửa chữa
Hết hạn bảo hành
D9
Giấy biên nhận
3.4
Lập phiếu
sửa chữa
Báo giá công ty
3.5
D12
Phiếu thu
Phiếu thu
Lập phiếu
thu
D7 Sổ quỹ
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
18
Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
d) Phân rã tiến trình 4.0
D4
Phiếu nhập hàng
Báo cáo
4.1
4.2
Báo cáo nhập
hàng
Báo cáo xuất
hàng
Y/c báo cáo
BAN LÃNH
ĐẠO
Báo cáo
D10
D15
Phiếu xuất hàng
Báo cáo
BAN LÃNH
ĐẠO
Y/c báo cáo
4.4
4.3
Báo cáo
thu chi
Báo cáo hàng
tồn kho
D6 Phiếu chi
D12
D5 Sổ kho
Phiếu thu
D7
Yêu
cầu
báo
cáo
Báo
cáo
D15
Sổ quỹ
Y/c báo cáo
D4
Báo cáo
BAN LÃNH
ĐẠO
Báo cáo
Y/c báo cáo
Báo cáo
4.5
Báo cáo công
nợ khách
hàng
Phiếu nhập hàng
4.6
D11
Giấy thông báo nợ
Báo cáo công
nợ NCC
D15
Báo cáo
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
19
- Xem thêm -