Tài liệu Đề án phân tích và đánh giá chính sách tuyển dụng nguồn nhân lực của công ty tnhh khht tường hựu

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BỘ MÔN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ---------------------------- ĐỀ ÁN XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH NGUỒN NHÂN LỰC CHỦ ĐỀ: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CHÍNH SÁCH TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY TNHH KHHT TƯỜNG HỰU GVHD: TS - Huỳnh Thị Mỹ Hạnh Lớp sinh hoạt: 44K17 Nhóm: 3d Thành viên: Võ Thị Thanh Ngân Lê Trần Phương Tín Nguyễn Thành Luân Đà Nẵng, ngày 20 tháng 12 năm 2021 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU CHUNG .............................................................................................. 4 1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................4 2. Mục tiêu ...................................................................................................................4 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...........................................................................5 4. Phương pháp ............................................................................................................5 5. Cấu trúc....................................................................................................................5 II. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU .............................................................6 1. Cơ sở lý thuyết .........................................................................................................6 1.1. Khái niệm tuyển dụng .....................................................................................6 1.2. Mục đích tuyển dụng ........................................................................................6 1.3. Nguyên tắc tuyển dụng .....................................................................................6 1.4. Quy trình tuyển dụng ........................................................................................7 1.5. Nội dung các giai đoạn tuyển dụng: .................................................................9 2. Pháp luật Việt Nam ............................................................................................... 19 III. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG THIẾT KẾ VÀ ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH NGUỒN NHÂN LỰC CỦA ĐƠN VỊ .........................................................................20 1. Tổng quan về công ty Tường Hựu ........................................................................20 1.1. Thông tin công ty............................................................................................20 1.2. Giới thiệu công ty ...........................................................................................20 1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh, phương châm hành động và chính sách chất lượng ......22 1.3.1. Tầm nhìn ..................................................................................................22 1.3.2. Sứ mệnh ...................................................................................................22 1.3.3. Phương châm hành động .........................................................................22 1.3.4. Chính sách chất lượng .............................................................................22 1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức ......................................................................................23 2. Thực trạng chính sách tuyển dụng ở công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu. ...........................................................................................................................23 2.1. Nguyên tắc tuyển dụng ...................................................................................23 2.2. Quy trình tuyển dụng ......................................................................................23 2.2.1. Xác định nhu cầu nhân lực và kế hoạch bổ sung nhân sự. ......................25 2.2.2. Đăng tuyển ............................................................................................... 27 2.2.3. Chọn lựa ..................................................................................................29 2.2.3.1. Hồ sơ ứng viên ....................................................................................30 2.2.3.2. Tiếp đón ứng viên ...............................................................................30 1 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh 2.2.3.3. Tuyển chọn..........................................................................................32 2.2.3.4. Thông báo trúng tuyển ........................................................................35 2.2.3.5. Nhận việc và thử việc .........................................................................37 2.2.3.6. Ký kết hợp đồng lao động ...................................................................39 2.2.3.7. Đánh giá hiệu quả tuyển dụng ............................................................ 40 3. Đánh giá ưu nhược điểm công tác thiết kế và áp dụng chính sách tuyển dụng của công ty TNHH KHKT Tường Hựu ...........................................................................40 3.1. Đánh giá thực trạng áp dụng chính sách vào thực tế ......................................40 3.2. Đánh giá chính sách so với pháp luật và lý thuyết .........................................41 3.2.1. Ưu điểm ...................................................................................................41 3.2.1.1. So sánh với pháp luật: .........................................................................41 3.2.1.2. So sánh với lý thuyết ...........................................................................43 3.2.2. Nhược điểm ............................................................................................. 44 IV. THIẾT KẾ CHÍNH SÁCH NGUỒN NHÂN LỰC ............................................46 1. Căn cứ để kiến nghị chính sách nguồn nhân lực ...................................................46 2. Nhược điểm, đề xuất kiến nghị công tác thiết kế và áp dụng chính sách tuyển dụng của công ty TNHH KHKT Tường Hựu ............................................................ 46 2.1. Bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc........................................46 2.2. Kế hoạch tuyển dụng ......................................................................................47 2.3. Kênh chiêu mộ ................................................................................................ 48 2.4. Bảng câu hỏi ...................................................................................................51 2.5. Bảng đánh giá phỏng vấn ứng viên ................................................................ 53 2.6. Đánh giá quy trình tuyển dụng .......................................................................55 V. CHƯƠNG TRÌNH NGUỒN NHÂN LỰC ...........................................................57 1. Lập kế hoạch tuyển dụng .......................................................................................57 1.1. Kế hoạch tuyển dụng là gì? ............................................................................57 1.2. Vì sao cần phải lập kế hoạch tuyển dụng? .....................................................58 2. Một số tiêu chí đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng: ......................................60 2.1. Vì sao cần xác định các tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng? ...................60 2.2. Danh sách các tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng phổ biến và đơn giản mà doanh nghiệp có thể sử dụng: ..........................................................................60 2.2.1. Chi phí mỗi lần tuyển dụng – Cost per hire ............................................61 2.2.2. Thời gian tuyển dụng thành công ............................................................ 61 2 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh 2.2.3. Tỷ lệ chuyển đổi giữa giai đoạn – Coversion rate ...................................62 2.2.4. Trải nghiệm ứng viên – Candidate experience ........................................62 2.2.5. Hiệu quả nguồn cung ứng viên – Source of hire .....................................62 2.2.6. Tỉ lệ ứng viên nhận việc sau khi trúng tuyển ..........................................63 2.2.7. Tỉ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng ....................................................................64 2.2.8. Chất lượng ứng viên trúng tuyển ............................................................. 64 2.2.9. Mức độ hài lòng của cấp quản lý............................................................. 64 2.2.10. Giữ chân nhân viên hay là sự hài lòng của nhân viên: ..........................65 VI. PHỤ LỤC ...............................................................................................................67 1. Các bảng và hình trong báo cáo ............................................................................67 2. Tài liệu công ty TNHH KHKT Tường Hựu ..........................................................68 3. Tài liệu tham khảo .................................................................................................69 4. Đánh giá mức độ đóng góp của các thành viên nhóm ...........................................70 3 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh I. GIỚI THIỆU CHUNG 1. Lý do chọn đề tài Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục cập nhật chính sách, chiến lược kinh doanh của mình để cạnh tranh với các đối thủ khác và ngày một phát triển hơn. Để giúp doanh nghiệp đạt được thành công, không thể không nhắc đến yếu tố con người - nguồn lực có đóng góp quan trọng cho giá trị của tổ chức. Để sở hữu và sử dụng nguồn lực có giá trị này một cách hiệu quả, doanh nghiệp phải luôn chú trọng đến công tác quản lý nhân sự và trước hết là công tác tuyển dụng của công ty. Theo Marcus và Curt “Tìm kiếm tài năng là trách nhiệm đầu tiên và quan trọng nhất của một nhà quản lý. Nếu anh ta không tìm được người có tài năng anh ta cần, thì mọi thứ khác anh ta làm để giúp họ phát triển sẽ như nước đổ đầu vịt.” Quan điểm này cho chúng ta thấy rằng việc tìm được đúng người là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả hoạt động kinh doanh. Trước đây việc tuyển dụng rất đơn giản: Khi nào cần thì doanh nghiệp sẽ tuyển nhân viên mới. Ngày nay, người lao động không thật sự muốn dành toàn thời gian làm việc tại một doanh nghiệp, họ muốn chủ động hơn trong việc kiểm soát thời gian và sức lực của bản thân. Do đó, doanh nghiệp cũng cần phải có những chính sách và kế hoạch nhằm đảm bảo công tác tuyển dụng đạt được hiệu quả và định hướng phát triển lâu dài, đồng thời tuân thủ theo luật pháp, quy định Nhà nước và phù hợp với bối cảnh xã hội đương thời. Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu là một trong những nhân tố tiềm năng và tích cực đóng góp cho chương trình của Nhà nước CHXHCN Việt Nam trong công cuộc Cách mạng 4.0. Do đó đòi hỏi công tác tuyển dụng phải đạt được hiệu quả để mang đến nguồn nhân lực chất lượng cao cho doanh nghiệp. Vì vậy, nhóm chúng em muốn tìm hiểu về đề tài “Phân tích và đánh giá chính sách Tuyển dụng của Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu”. 2. Mục tiêu ‾ Phân tích và đánh giá thực trạng thiết kế và áp dụng chính sách tuyển dụng tại Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu. 4 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh ‾ Đề xuất giải pháp cho công tác tuyển dụng của Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ‾ Đối tượng: Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu. ‾ Phạm vi nghiên cứu: + Nội dung nghiên cứu: Công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu. + Về không gian: Tập trung vào những vấn đề liên quan đến công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu. + Về thời gian: Theo thời gian triển khai của đề án. 4. Phương pháp ‾ Thu thập dữ liệu: Phỏng vấn bán cấu trúc, tài liệu, văn bản do công ty cung cấp. ‾ Xử lý dữ liệu: Tổng hợp, phân tích, nhận xét, đánh giá, so sánh và đối chiếu. 5. Cấu trúc Nội dung đề án gồm 3 phần chính như sau: ‾ Cơ sở lý thuyết và quy định pháp luật. ‾ Phân tích và đánh giá thực trạng thiết kế, áp dụng chính sách tuyển dụng ở Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu. ‾ Giải pháp, đề xuất cho công tác tuyển dụng của Công ty TNHH Khoa học Kỹ thuật Tường Hựu. 5 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh II. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU 1. Cơ sở lý thuyết 1.1. Khái niệm tuyển dụng Tuyển dụng nguồn nhân lực là một quy trình hoạt động nhằm tuyển chọn đủ số lượng và đúng chất lượng người lao động cần cho tổ chức với chi phí thấp phù hợp. 1.2. Mục đích tuyển dụng Mục tiêu chính của việc tuyển dụng nhân sự là tuyển lựa nhân viên có những trình độ học vấn, có khả năng phù hợp với yêu cầu của công việc, tích cực, có khả năng đóng đúng vai trò trong nhóm khi đảm nhận một công việc đã được sắp xếp phù hợp với viễn cảnh doanh nghiệp, vào một thời điểm và ở một nơi phù hợp với một chi phí có thể chấp nhận được. 1.3. Nguyên tắc tuyển dụng Nguyên tắc tuyển dụng được đặt ra và cần tuân thủ chặt chẽ để tránh việc lãng phí nguồn lực và hoạt động tuyển dụng kém hiệu quả. Doanh nghiệp cần nhìn nhận và cập nhật liên tục về tình hình của tổ chức để đặt ra nguyên tắc cho phù hợp. Theo (Tiến, Nam & Việt) có một số nguyên tắc như sau: ‾ Tuyển dụng theo nhu cầu thực tiễn. Nhu cầu được thể hiện trong chiến lược và chính sách nhân lực của tổ chức, trong kế hoạch tuyển dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Việc dự báo đúng nhu cầu nhân sự sẽ giúp tránh được sự bị động khi cần gấp nhân sự và xây dựng kế hoạch tuyển dụng khoa học, hiệu quả. ‾ Tuyển dụng một cách dân chủ và công bằng. Đối với bất kỳ vị trí nào đang được tuyển dụng, các yêu cầu, tiêu chuẩn và điều kiện cần thiết ở ứng viên đều phải được công khai rộng rãi để mọi người đều có cơ hội bình đẳng, công bằng trong quá trình ứng tuyển. ‾ Tuyển dụng bằng hình thức thi tuyển. Tuyển dụng qua hình thức thi tuyển vừa giúp nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, vừa tạo điều kiện thu hút nhiều người tham gia ứng tuyển, tránh tình trạng nhờ “quan hệ, thân quen”. 6 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh ‾ Tuyển dụng có điều kiện, tiêu chí rõ ràng, công khai. Nguyên tắc này nhằm giúp tránh việc đánh giá và tuyển chọn ứng viên một cách tuỳ tiện, chủ quan. Nếu doanh nghiệp có quy chế tuyển dụng đúng đắn và phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả của quá trình tuyển dụng, giúp tổ chức sở hữu đội ngũ nhân viên vừa có tài vừa có đức, tuyển chọn kỹ càng để tăng lợi thế cạnh tranh và phát triển kinh doanh bền vững cho doanh nghiệp. Ngoài ra, (Hilb 2003) cho rằng việc tuyển dụng nhân sự cần chú ý đến những nguyên tắc sau: ‾ Việc tuyển dụng nhân sự phải thực hiện theo những điều kiện hợp đồng lao động đã được chuẩn hóa và phù hợp với thị trường lao động, nhân viên và chủ sở hữu. ‾ Phòng nhân sự và tất cả những người trong doanh nghiệp có liên quan đến việc tuyển dụng nhân sự phải đảm bảo tuyệt đối giữ bí mật những dữ liệu cá nhân của ứng viên. ‾ Việc tuyển dụng phải được thực hiện một cách bình đẳng, không phân biệt đối xử. ‾ Mỗi lần tuyển dụng phải phục vụ lợi ích cho nhân viên, cổ đông, khách hàng và xã hội (môi trường). 1.4. Quy trình tuyển dụng 7 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh Giai đoạn 1: Xác định nhu cầu nhân sự 1.1 Chỗ làm này có cần thiết không? Cố gắng mở rộng công việc 1.2 Chỗ làm này có được phép hay không? 1.3 Đã có bản mô tả tổng thể chỗ làm việc này chưa? 1.4 Đã xác định rõ ràng những yêu cầu cho chỗ làm này chưa? Xây dựng những tiêu chuẩn 1.5 Đã xác định rõ ràng những điều kiện tuyển dụng chưa? Xác định điều kiện 1.6 Liệu vị trí này có được bố trí bằng nhân sự nội bộ không? Xin giấy phép Xây dựng bản mô tả công việc Tìm người ngoài Giai đoạn 2: Quảng cáo tuyển dụng 2.1 - Thông báo trong nội bộ - Thăm dò cấp quản trị trực tuyến - Đánh giá kỹ năng 2.2 Giai đoạn 3: Tuyển chọn nhân sự 3.1 Thu thập hồ sơ xin việc của những ứng viên trong nội bộ 3.2.1 Quảng cáo tuyển dụng người bên ngoài: Quảng cáo tuyển dụng qua các kênh trong nội bộ (thân nhân hoặc bạn bè nhân viên) Quảng cáo trên báo chí Trả lời các đơn xin việc Lựa chọn sơ bộ trên các dữ kiện Có thể chấp nhận được 3.2.2 Không chấp nhận được Phỏng vấn Kiểm tra trắc nghiệm Từ chối Điện thoại nhận xét tìm hiểu Kết luận trên cơ sở những dữ liệu đã thu thập được ở trên 3.2.3 Giai đoạn 4: Sắp xếp nhân sự Ứng viên lý tưởng Ứng viên không lý tưởng Mời ký hợp đồng Chấp nhận Từ chối Bắt đầu lại từ 2.1 Giai đoạn 5: Hướng dẫn nhân sự hội nhập vào môi trường làm việc Giai đoạn 6: Đánh giá thành tích Hình 1: Tiến trình hoạch định các giai đoạn trong việc tuyển dụng nhân sự (Hilb, 2003) 8 Từ chối Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh 1.5. Nội dung các giai đoạn tuyển dụng: ‾ Giai đoạn 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng Mỗi khi có nhân viên nghỉ việc hoặc mỗi khi trong công ty tạo ra một chỗ làm mới thì cơ cấu nhân sự phải được thẩm định lại. Mục đích là để khai thác tối đa các tiềm năng nhằm: + Nhân bản hóa + Tự động hóa + Giảm quan liêu trong doanh nghiệp Một khi người lãnh đạo giải thích rằng một chỗ làm (trọn thời gian hoặc bán thời gian) là cần thiết thì phải đưa ra một bản mô tả ngắn về nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm của chỗ làm đó cũng như những đòi hỏi tương ứng với công việc. Bản mô tả này phải chứa đựng những định hướng vai trò của nhóm, tính chất cần thiết của vị trí này và nó phải được rút ra từ viễn cảnh doanh nghiệp. Đây chính là sự khác biệt với phương pháp tuyển dụng nhân sự truyền thống. Những công cụ để xác định nhu cầu nhân sự: + Tờ mẫu cho phép bổ sung lao động (để chứng minh sự cần thiết của vị trí làm việc, kể cả toàn bộ thời gian lẫn bán thời gian). + Bản mô tả về phạm vi trách nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ có liên quan đến đậc điểm chuyên môn của chức vụ và phù hợp với viễn cảnh doanh nghiệp. + Những đòi hỏi chuyên môn phù hợp với đặc điểm và viễn cảnh của chức vụ. ‾ Giai đoạn 2: Quảng cáo tuyển dụng Quảng cáo tuyển nhân viên liên quan đến: + Xây dựng và duy trì một hình ảnh tích cực của doanh nghiệp trong thị trường lao động. 9 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh + Quan tâm đến những ứng viên có thể thâu nhận trong tương lại và cố gắng thuyết phục họ gia nhập. + Đặc biệt quan tâm đến những ứng viên có những tiêu chuẩn vai trò và tính chất phù hợp với viễn cảnh cho các vị trí còn đang bỏ trống. Theo (Hilb, 2003) nguyên lý tuyển dụng/ chiêu mộ: “Chỉ nên sử dụng các biện pháp quảng cáo tuyển dụng nhân viên bên ngoài và quan hệ tiếp xúc với các ứng viên bên ngoài sau khi đã kiểm tra toàn bộ khả năng của các ứng viên trong nội bộ xem có phù hợp với vị trí còn bỏ trống.” Bảng 1: So sánh các nguồn ứng viên Nguồn ứng viên nội bộ - Ưu điểm - Nhược điểm - Giúp khuyến khích nhân viên phấn đấu để đạt thành tích cao, thăng tiến trong sự nghiệp. Tiết kiệm chi phí và thời gian tuyển dụng. Tổ chức có thể biết được khả năng, thái độ và lòng trung thành, độ tin cậy ở những ứng viên nguồn nội bộ. Ứng viên nội bộ đã quen và hiểu được môi trường, mục tiêu của tổ chức và sẽ thích nghi nhanh hơn. - - - Thiếu sáng tạo, phong cách rập khuôn. Những ứng viên không được chọn sẽ dễ có cảm giác tự ti, không phục, bất hợp tác hoặc rời bỏ. Tạo ra vị trí trống mới trong doanh nghiệp. 10 Nguồn ứng viên bên ngoài Nguồn ứng viên phong phú và đa dạng, tăng cơ hội tìm được người phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Mang lại cho tổ chức những ý tưởng, phong cách mới mẻ. Đánh giá ứng viên mang tính khách quan hơn . Chỉ điền khuyết vào vị trí, không tạo ra vị trí trống mới cho doanh nghiệp. Tăng lợi ích cho tổ chức nếu thuê được những nhân viên chất lượng cao, giàu kinh nghiệm. Quy trình tuyển dụng thường tốn kém thời gian và chi phí hơn. Cần có thời gian làm quen và hội nhập nhân viên mới để họ thích ứng với môi trường và công việc. Cần có thời gian để đánh giá chất lượng nhân viên mới và lòng trung thành của họ. Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh Các phương tiện chiêu mộ Lựa chọn phương tiện thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được ứng viên một cách hiệu quả, đảm bảo yêu cầu về thời gian và chi phí, chất lượng. Tuỳ theo mục đích tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, kinh phí tuyển dụng,… doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương tiện chiêu mộ để thu hút ứng viên. Bảng 2: Các hình thức chiêu mộ phổ biến (Dung, 2011), (Tuấn), (Tiến, Nam, & Việt), (Bohlander & Snell, 2012) & (Hilb, 2003) Bên ngoài Bên trong 1/ Quảng cáo 2/ Ứng viên trực tiếp và được giới thiệu 3/ Hợp tác với các trung tâm cung ứng và giới thiệu việc làm chức vụ đối với các cấp quản trị trực tuyến 4/ Công ty “săn đầu người” (Headhunt) thông qua phòng nhân sự. 5/ Sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng, cơ sở đào tạo nghề. 1/ Phiếu hỏi về các đặc điểm đặc biệt của 2/ Công bố tìm người trong nội bộ 3/ Dữ liệu nhân sự được lưu trữ 6/ Tuyển dụng qua internet 7/ Hội chợ việc làm 8/ Khác Thông báo tuyển dụng Thông báo nên ngắn gọn nhưng rõ ràng, đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên, nhấn mạnh những thông tin chính. Các mẫu thông tin tuyển dụng nên gồm những nội dung như: 11 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh + Thông tin về công ty, vị trí công việc giúp người ứng tuyển hiểu rõ hơn về uy tín, mức độ hấp dẫn của công việc. + Các yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, đặc điểm cá nhân để ứng viên đánh giá sự phù hợp của họ. + Các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc để ứng viên có thể hình dung được công việc mà họ định ứng tuyển. + Quyền lợi (lương bổng, cơ hội đào tạo, thăng tiến, môi trường làm việc,…) + Địa điểm làm việc, thời hạn ứng tuyển. + Các hướng dẫn về thủ tục nộp hồ sơ, cách thức liên hệ với công ty,… ‾ Giai đoạn 3: Tuyển chọn nhân sự Theo (Hilb, 2003) trong việc tuyển chọn nhân sự cần phấn đấu để đạt được một sự tương đồng càng cao tốt giữa khả năng của những người xin việc và những yêu cầu đặc biệt tương thích giữa việc làm cần tuyển và viễn cảnh: + Việc lựa chọn phải được thực hiện theo nguyên tắc kinh tế, nghĩa là phải sử dụng phối hợp tối ưu giữa các nguồn lực nhân sự, thời gian và vật chất với hao phí tài chính nhỏ nhất. + Việc lựa chọn phải khuyến khích tất cả những người tham dự và phải được thực hiện một cách tin cậy và không phân biệt trong đối xử. + Những ý thức về môi trường và những vấn đề liên quan tương ứng phù hợp với viễn cảnh phải được đưa vào trong danh sách đòi hỏi bắt buộc đối với tất cá ứng viên. Quá trình tuyển chọn bao gồm các bước sau đây (Catano & etal, 2016): + Bước 1: Thu nhận và sàng lọc Sau khi tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên, bộ phận nhân sự bắt đầu việc sàng lọc hồ sơ phù hợp với yêu cầu. Sàng lọc liên quan đến việc xác định các ứng viên đáp ứng được 12 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh các tiêu chuẩn tối thiểu cho vị trí công việc. Các yêu cầu gồm bằng cấp về kiến thức, kỹ năng, năng lực và các đặc điểm cá nhân cần thiết để hoàn thành tốt công việc, … là những tiêu chuẩn để sàng lọc các ứng viên. Các tiêu chuẩn sàng lọc này phải được thiết lập một cách có hệ thống và cẩn thận, đáng tin cậy và đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Các ứng viên vượt qua đánh giá sàng lọc sẽ tiếp tục thực hiện các bài đánh giá chuyên sâu hơn. Những công cụ để xác định dữ liệu annamnese: ● Đơn xin việc ● Sơ yếu lý lịch ● Mẫu đơn xin việc ● Bảng mẫu những câu hỏi về tiểu sử ● Các văn bằng chứng chỉ đào tạo (phân tích theo thời gian) ● Các chứng chỉ được cấp ở nơi làm việc cũ (từ góc độ người làm công và người giao việc) ● Thử việc + Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5 -10 phút, nhằm giúp cho công ty đánh giá sơ lược về ứng viên như khả năng giao tiếp, xác nhận hoặc khám phá thông tin chưa được cung cấp của ứng viên,… nhờ đó có thể loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn so với những ứng viên khác mà quá trình sàng lọc hồ sơ chưa phát hiện ra. (Tiến, Nam, & Việt) + Bước 3: Các bài kiểm tra đánh giá Các bài kiểm tra cần được đánh giá tính hiệu lực và độ tin cậy trước khi sử dụng. Những dữ liệu trắc nghiệm dùng để thẩm định: ● Kiểm tra kỹ năng, năng lực (có thể là mô phỏng, thử việc hoặc thông qua trung tâm thẩm định) 13 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh ● Kiểm tra khả năng nhận thức ● Kiểm tra tính cách ● Kiểm tra sức khoẻ và thể chất đã được chuẩn hóa ● Phân tích chữ viết qua một chuyên gia tâm lý + Bước 4: Phỏng vấn chính thức Phỏng vấn thường được tiến hành gần cuối quá trình tuyển dụng, sau khi thực hiện xong các công cụ khác như sàng lọc, bài kiểm tra để loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chuẩn và giảm bớt số lượng người được phỏng vấn vì phỏng vấn tương đối tốn kém so với các công cụ khác. Một số hình thức phỏng vấn phổ biến được tổng hợp từ (Dung, 2011) & (Tiến, Nam, & Việt): ● Phỏng vấn không chỉ dẫn ● Phỏng vấn theo mẫu ● Phỏng vấn tình huống ● Phỏng vấn liên tục ● Phỏng vấn nhóm ● Phỏng vấn căng thẳng Chuẩn bị phỏng vấn Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn Xây dựng hệ thống thang điểm Thực hiện phỏng vấn Hình 2: Quy trình phỏng vấn 14 Ra quyết định Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh Bước 4.1: Chuẩn bị phỏng vấn ● Nghiên cứu bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc để hiểu rõ những yêu cầu và đặc điểm công việc cũng như hình mẫu nhân viên lý tưởng để thực hiện tốt công việc. ● Xem xét hồ sơ của các ứng viên và ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu và những điểm cần khai thác ở họ. ● Lên lịch cho cuộc phỏng vấn, xác định địa điểm, thời gian phỏng vấn và báo cho ứng viên trước ít nhất một tuần. Bước 4.2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn Câu hỏi phỏng vấn có thể được chia thành 3 dạng: ● Câu hỏi chung: nhằm tìm hiểu những quan điểm, sở thích, khả năng hoà nhập của ứng viên. ● Câu hỏi đặc trưng cho công việc: nhằm đánh giá, xác định năng lực, trình độ, đặc điểm của mỗi ứng viên xem họ có phù hợp với công việc hay không. ● Câu hỏi riêng biệt: các câu hỏi liên quan đến những điểm mạnh, điểm yếu, những điểm đặc biệt của cá nhân ứng viên và sự nghiệp trước đây của họ mà người phỏng vấn muốn khai thác. Bước 4.3: Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá câu trả lời Xây dựng hệ thống mang tính định lượng nhằm đánh giá ứng viên một cách khách quan, không bị phụ thuộc vào quan điểm cá nhân của người đánh giá. Có thể đánh giá dựa trên thang điểm Likert (điểm từ 1 đến 5) hoặc theo thang điểm 10. Bước 4.4: Thực hiện phỏng vấn Hội đồng phỏng vấn nên thống nhất về bảng câu hỏi và cách đánh giá câu trả lời của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn nên bắt đầu bằng những câu giới thiệu và xã giao thân mật để khiến bầu không khí tự nhiên và bớt căng thẳng, và kết thúc 15 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh bằng những câu nhận xét tích cực nhằm khích lệ ứng viên và cho biết thời gian, cách thức cho buổi gặp gỡ hoặc thông báo tiếp theo. Sau khi kết thúc, hội đồng phỏng vấn sẽ cùng xem xét thận trọng và đánh giá các ứng viên để đưa ra những nhận xét mang tính quyết định. Bước 4.5: Ra quyết định tuyển dụng Quyết định tuyển dụng có thể được đưa ra bởi người giám sát trực tiếp công việc hoặc phòng nhân sự của công ty. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định, cần xem xét một cách có hệ thống các thông tin về ứng viên. Các doanh nghiệp thường quan tâm đến khả năng ứng viên có thể làm được gì và muốn làm như thế nào. Hình 3: Khả năng thực hiện công việc của ứng viên theo (Bohlander & Snell, 2012) ● Những ứng viên có năng lực thực hiện tốt công việc (kiến thức, kỹ năng) nhưng thiếu yếu tố kích thích (động lực, sở thích, nguyện vọng) làm việc cũng có thể dẫn đến thực hiện không tốt công việc. ● Đối với một số công việc và tính chất đặc thù của nó mà phẩm chất, thái độ, tích cách của ứng viên có thể đóng vai trò quan trọng để hoàn thành tốt công việc. Hội đồng tuyển chọn nên có sự thống nhất trước về cách thức ra quyết định tuyển chọn. Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên có một bản tổng kết số điểm và các tiêu chuẩn đạt được qua mỗi giai đoạn của từng ứng viên. 16 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh Sau khi đã lựa chọn được ứng viên xuất sắc nhất qua các vòng sàng lọc và phỏng vấn, các ứng viên có thể bắt đầu quá trình thử việc để thể hiện những năng lực của mình. Nhà tuyển dụng cũng có thể theo dõi và đánh giá quá trình thử việc của ứng viên để đưa ra quyết định cuối cùng và tiến hành kí hợp đồng chính thức. Thông báo chính thức cho tất cả ứng viên trúng tuyển. Tập hợp lưu trữ tất cả tài liệu hồ sơ liên quan đến tuyển chọn đã thực hiện để làm cơ sở cho những đợt sau. ‾ Giai đoạn 4: Sắp xếp nhân sự Công cụ để sắp đặt nhân sự: ● Hợp đồng lao động đã được chuẩn hóa. ● Bản cam kết giữ bí mật có liên quan và bảo đảm giữ các phát minh. ‾ Giai đoạn 5: Hướng dẫn nhân sự hội nhập vào môi trường làm việc Theo (Hilb, 2003) việc hướng dẫn nhân viên mới hội nhập vào công việc phải hướng theo những nguyên tắc cơ bản sau: ● Nhân viên mới không nên hòa nhập quá nhanh vào cơ cấu quan hệ của một nhóm công tác hoặc của doanh nghiệp và phải cảm thấy thoải mái (khía cạnh quan hệ). ● Nhân viên mới cần tìm hiểu viễn cảnh doanh nghiệp, văn hóa và cơ cấu doanh nghiệp, lịch sử, sản phẩm và thị trường của doanh nghiệp một cách toàn diện để có thể đồng nhất và hòa nhập với doanh nghiệp (khía cạnh nội dung). Công cụ để hướng dẫn nhân viên hội nhập trong thời gian đầu: ● “Ngày đầu tiên” – giới thiệu với nhân viên về lịch sử, viễn cảnh doanh nghiệp, văn hóa, cơ cấu và các sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cũng như những nhiệm vụ và môi trường lao động của nhân viên mới. ● “Chương trình hướng dẫn” có chủ đích nhằm hội nhập nhân viên mới vào nhiệm vụ và bộ phận doanh nghiệp. 17 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh ● Sổ tay nhân viên là công cụ tra cứu mang tính hệ thống, thống nhất và cô đọng cho chính sách nhân sự. ● Những cuộc thảo luận “tiếp theo” với người quản trị nhân sự sau mỗi tháng cũng như sau 3 tháng nhằm theo dõi những bước tiến bộ. ● Nhân viên tự đánh giá cũng như được đánh giá thông qua cấp trên và đồng nghiệp sau 3 tháng và 6 tháng làm việc. ‾ Giai đoạn 6: Đánh giá thành tích Mục tiêu: Theo (Hilb, 2003) việc đánh giá nhân sự phải đồng thời nhắm đến hai mục tiêu: ● Động viên nhân viên ● Phát triển nhân sự Trong công việc đánh giá nhân sự cần áp dụng phương thức lý tưởng phù hợp với viễn cảnh theo nguyên tắc “mình được quyền đánh giá mọi người và mọi người được quyền đánh giá mình.” (hay còn gọi là đánh giá năng lực 360) Phương pháp: Để đánh giá được cung cách làm việc và thành quả của nhân sự một cách khách quan và hệ thống cần áp dụng mô thức đánh giá 360 với những bậc sau đây: ● Bậc 1: Tự đánh giá ● Bậc 2: Được đánh giá qua cấp trên trực tiếp ● Bậc 3: Giám định của cấp trên gián tiếp, đánh giá đồng nhất (so sánh giữa bậc 1 và 2 và so sánh kết quả với các nhân viên khác đồng thời cần phải bàn luận cùng cấp trên trực tiếp). ● Bậc 4: Được đánh giá bởi nhân viên trực thuộc (nếu có chức năng lãnh đạo). ● Bậc 5: Được đánh giá bởi các đồng nghiệp (cùng chức vị) 18 Đề án chính sách nguồn nhân lực – Nhóm 3d – GVHD: TS. Huỳnh Thị Mỹ Hạnh ● Bậc 6: Được đánh giá bởi khách hàng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Công cụ: ● Mẫu đơn đánh giá nhân sự: được phát triển, thực hiện với tinh thần hợp tác tham gia của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp một cách khích lệ, hệ thống và toàn diện. ● Buổi nói chuyện đánh giá nhân sự: từ kết quả thu được từ các mẫu đơn đánh giá, ban điều hành lãnh đạo doanh nghiệp nên thực hiện buổi nói chuyện mang tính xây dựng và định hướng tương lai. ● Kế hoạch hành động: tạo nên và thực hiện kế hoạch này để hoàn thiện hóa các khiếm khuyết của mỗi cá nhân rút ra từ buổi nói chuyện đánh giá bên trên. Sau khi hoàn thành xong các giai đoạn, doanh nghiệp cần có sự đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng để xác định những mục tiêu ban đầu đã đạt được, những mục tiêu chưa đạt được, cần bổ sung hoặc chuẩn bị kế hoạch bổ sung nếu cần thiết. 2. Pháp luật Việt Nam STT Tên văn bản Nội dung Ngày có hiệu lực 1 Quy định tiêu chuẩn lao động; quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người lao động, Bộ Luật lao động 2019 người sử dụng lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, tổ chức đại diện 01/01/2021 Bộ luật số: người sử dụng lao động trong quan hệ lao 45/2019/QH14 động và các quan hệ khác liên quan trực tiếp đến quan hệ lao động; quản lý nhà nước về lao động. 2 Quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản 15/02/2021 lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam Nghị định 152/2020/NĐ-CP 19