Tài liệu Công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty tnhh kỹ thuật

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong từng doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng đã không ngừng đổi mới và phát triển về hình thức, qui mô và hoạt động. Cho đến nay cùng với chính sách mở của các doanh nghiệp đã góp phần quan trọng trong công việc thiết lập nền kinh tế thị trường và đẩy nền kinh tế hàng hóa trên đà phát triển và ổn định. Mục tiêu quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm đó là sản xuất kinh doanh phải thu hồi được vốn, đảm bảo thu nhập cho đơn vị, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và tái sản xuất kinh doanh mở rộng. Muốn vậy các đơn vị phải thực hiện tổng hòa nhiều biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu ko thể thiếu được đó là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đó cũng chính là những bí quyết của các nhà quản lý nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp của mình trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh như hiện nay. Trong quá trình hoạt động kinh doanh tiêu thụ là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản nhất, chi phối mọi loại nghiệp vụ khác. Các chu kỳ kinh doanh có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng khi các doanh nghiệp thực hiện tốt khâu lưu chuyển hàng hóa và tiêu thụ, đó là cơ sở tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Tổ chức công tác kế toán là một nhiệm vụ quan trọng của tất cả những doanh nghiệp muốn thành công trên thương trường. Nếu một doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán, doanh nghiệp có thể kiểm soát được những vấn đề cơ bản nhất của doanh nghiệp mình như: TSCD, các khoản thu chi, công nợ phải trả và có thể lập được những kế hoạch dài hạn của mình một cách tốt nhất. Qua thời gian học tập ở trường Em đã rút ra được nhiều kiến thức bổ ích trong quá trình hạch toán kế toán cho một doanh nghiệp. Nhưng để hiểu rõ hơn về công tác kế toán chỉ dựa vào sách vở thôi thì chưa đủ mà chúng ta phải đi vào thực tiễn tìm hiểu phương thức hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp đạt hiệu quả cao nhất và cũng rèn luyện cho mình kĩ năng đạo đức nghề nghiệp, tác phong trong quá trình làm việc. Thực tiễn cũng đã chứng minh rằng thực tập là 1 phương pháp thực tế hóa kiến thức giúp cho chúng ta khi ra trường có thể vững vàng, tự tin hơn để có thể đáp ứng được yêu cầu của xã hội nói chung và của công việc nói riêng. Trong khoảng thời gian đi thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Trần Thị Thanh Thảo cùng với các cô chú, anh chị trong công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập này. Nội dung báo cáo gồm 3 phần: I. Phần I: Khái quát chung về công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng. II. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH Kỹ Thuật A.S.J III. Phần III: Kết luận. Do kiến thức còn hạn hẹp, thời gian thực tế chưa nhiều nên chuyên đề tổng hợp của em không tránh khỏi những khuyết điểm. Em rất mong được các sự hướng dẫn, góp ý của thầy Phạm Xuân Tiến, cũng như các thầy cô giáo trong khoa kế toán, và Ban Giám Đốc, phòng kế toán của công ty TNHH Kỹ Thuật A.S.J. để chuyên đề tổng hợp của em được hoàn thiện hơn và em có thể nâng cao kiến thức và nghiệp vụ sau này. Em xin trân thành cảm ơn! PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI ĐỨC HOÀNG I. Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng: 1. Quá trình hình thành của công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng: Công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng được thành lập và đăng kí tại sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Ninh vào ngày 4/3/2009. − Tên công ty viết bàng tiếng việt: Công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng − Địa chỉ trụ sở chính: Tổ 6- khu Vĩnh Phú- Thị trấn Mạo Khê- Huyện Đông Triều- Tỉnh Quảng Ninh. − Điện thoại: − Fax: 0333 − Email: − Giám đốc: Tự Hồng CườngVốn điều lệ: 1.900.000.000 (một tỉ chín trăm triệu đồng việt nam) Góp vốn Số tiền % vốn góp 1. Tự Hồng Cường 1.000.000.000 52.63% 2. Nguyễn Thị Quyết 900.000.000 47.37% Từ khi có quyết định của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Ninh, công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân với mã số đăng kí kinh doanh: 5701067322, hạch toán độc lập và có con dấu riêng mang tên công ty. Từ đó công ty bắt đầu tổ chức kinh doanh ngành nghề sau: 1. Khai thác, chế biến quặng kim loại. 2. Kinh doanh xi măng, vật liệu xây dựng khác, chất phụ gia xi măng. 3. Khai thác, chế biến than đá. 4. Vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy nội địa. 5. Khai khoáng khác. 6. Bốc xúc phục vụ vận tải. 7. San lấp mặt bằng. 8. Mau bán phế liệu. 9. Hoạt động dịch vụ lao động việc làm. 10. Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm 11. Kinh doanh thiết bị máy móc, phụ tùng ô tô, điện tử, điện lạnh. 12. Kinh doanh chế biến thực phẩm. 13. Kinh doanh chế biến bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản. 2. Quá trình phát triển của công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng: Công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng là một công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, hoạt động theo luật doanh nghiệp. Cũng như các công ty vận tải khác, công ty luôn lấy phương châm: ”đảm bảo uy tín, an toàn chất lượng” làm phương châm phục vụ khách hàng. Chính vì thế trong hơn 3 năm hoạt động, công ty đã từng bước nhanh chóng hòa nhập vào thị trường, bát kịp sự biến động của nền kinh tế, công ty đã luôn đề ra những phương hướng phát triển theo kịp cơ chế thị trường. Với chức năng cẩu và chuyên chở các loại máy móc thiết bị phục vụ cho các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, cơ sở hạ tầng ở mọi cấp tiêu chuẩn, nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy…cùng với đội ngũ quản lý và đội ngũ lái xe lành nghề có trình độ chuyên môn cao về năng lực, thiết bị hiện đại. Năng lực về tài chính lành mạnh, có khả năng ứng vốn cho nhiều công trình. Công ty đã tham gia vận chuyển nhiều công trình nhà cửa, cơ sở hạ tầng, công trình tổ hợp, khu liên hiệp công nghiệp, công trình dân dụng khác. Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản trong 2 năm gần đây: Stt Chỉ tiêu 2009 2010 2011 1 DTBH và CCDV 3.156.900.000 5.158.974.172 16.284.967.775 2 Lợi nhuận gộp về BH và 98.516.000 180.677.832 190.220.000 768.883 1.035.015 6.733.868 CCDV 3 Lợi nhuận ST 4 Thu nhập bình quân Nhìn vào bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, ta thấy các chỉ tiêu đều được nâng lên hàng năm. Thời gian đầu còn chậm, do mới thành lập nên công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng nên doanh thu thấp, chi phí bỏ ra lớn, vì vậy chưa tạo ra lợi nhuận. Những năm tiếp theo, công ty đã mở rộng quy mô,kết hợp với sự lãnh đạo sát sao của ban quản lý cùng sự lao động nhiệt tình, sáng tạo của tập thể cán bộ công nhận viên trong toàn công ty làm cho lợi nhuận cũng tăng theo, và tạo được uy tín trên thị trường. 3. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng: 3.1. Chức năng: Với chức năng nhiệm vụ chính của công ty chủ yếu là vận chuyển các loại máy móc, thiết bị vật tư phục vụ cho các công trình xây dựng, cung cấp thiết bị vật tư phúc vụ cho ngành xây dựng và các công trình quản lý đô thị. Trong những năm gần đây công ty đã và đang thi công vận tải và giao nhận một số công trình với chất lượng cao đã được đưa vào sử dụng như khu vui chơi giải trí, nhà máy nhiệt điện, chung cư… Công ty đã tạo được uy tín với khách hàng trên thị trường và góp phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước. Không những thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo quy định của nhà nước mà còn tạo được công ăn việc làm cho người lao động. Hiện tại công ty đã và đang phát triển có bước chuyển mình đáng kể. III.2. Nhiệm vụ: Tổ chức tốt công tác mua bán hàng hóa tại cơ sở kinh doanh của công ty. Tổ chức tốt mạng lưới bán buôn bán lẻ hàng hóa cho các đơn vị, cá nhân Quản lý, khai thác sử dụng nguồn vốn hiệu quả, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước, từng bước nâng cao đời sống của người lao động. Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo đúng quy chế hiện hành, thực hiện mục tiêu và nội dung hoạt động của công ty. Xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp điều kiện thực tế. Tuân thủ các chính sách, chế độ và luật pháp của Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh động kinh doanh của của công ty. Thực hiện đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành hàng đã đăng ký. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của mình và chịu trách nhiệm trước khách hàng, pháp luật về chất lượng hàng hóa do công ty cung cấp, về các hợp đồng kinh tế và các văn bản mà công ty ký kết. Tăng cường xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật, từng bước hiện đại hóa phương pháp phục vụ, xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao đáp ứng mơ cầu phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện mới. Thực hiện nghĩa vụ đối với ngươì lao động đúng quy định của bộ luật lao động. Bảo đảm thực hiện đúng quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, về hạch toán kế toán và các chế độ khác do Nhà nước quy định, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp Nhà nước theo quy định. 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng: Sơ đồ 1: bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức Hoàng Chức năng của các phòng ban: • Ban giám đốc: bao gồm giám đốc và phó giám đốc. a. Giám đốc: là người có quyền hành cao nhất và phải chịu trách nhiệm trước nhà nước và công ty về mọi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. b. Phó giám đốc: hoạt động theo sự phân công ủy quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao. Ngoài ra còn phải giúp đỡ giám đốc quản lý công ty. • Các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc việc thực hiện tiến độ công việc, lập kế hoạch cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốc sẽ nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và đưa ra các chính sách và chiến lược mới. a. Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ tổ chức thuejc hiện bảo tòan vốn cho kinh doanh và công tác phí trong toàn công ty, theo dõi thanh toán các khoản chi phí phát sinh, hạch toán kinh tế… b. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ lập kế hoạch vật tư thiết bị theo dõi và hướng dẫn đội ngũ lái xe thực hiện quy định của công ty. c. Phòng kĩ thuật thi công: đây là nơi nắm chắc các nguồn tin về các dự án đầu tư xây dựng công trình. Về quy mô công nghệ vốn đầu tư cũng như tiến độ thi công và địa điểm từng công trình. Phòng còn tham mưu cho giám đốc các công trình xây dựng trực tiếp. d. Phòng hành chính: có nhiệm vụ quản lí doanh nghiệp, lo toan cho công nhân về tất cả mọi việc như họp bàn, liên hoan, nghỉ mát… 5. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng: Sơ đồ 2: bộ máy kế toán tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức Hoàng. Chức năng và nhiệm vụ: a) Kế toán trưởng: Kiểm tra, giám sát việc thu chi tài chính của công ty theoc đúng chế độ tài chính của Nhà nước và quy định của công ty. − Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn công ty, phân cấp chỉ đạo các công việc trong phòng đảm bảo việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy định. − Lập kế hoạch về tài chính đề xuất và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty và thị trường. − Giám sát và hướng đẫn các nhân viên kế toán thực hiện nghiệp vụ kế toán đúng quy định của Nhà nước và chế độ kế toán. − Lập báo cáo thuế và báo cáo thống kê theo định kỳ.Thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế. Lập báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu của giám đốc. b) Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ thu chi, tiền mặt, nộp tiền và rút tiền gửi từ Ngân hàng. Tiến hành kiểm kê tồn quỹ hàng tuần và đối chiếu với số liệu với kế toán vốn bằng tiền c) Kế toán vốn bằng tiền: − Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu chi, và tình hình tăng giảm, thừa thiếu của từng lợi vốn bằng tiền. − Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền. Phát hiện tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. − Thường xuyên đối chiếu số dư trên sổ quỹ với quỹ tiền mặt thực tế của thủ quỹ rồi tiến hành lập báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ hàng tuần hoặc theo yêu cầu của kế toán trưởng và giám đốc. − Thực hiện các giao dịch của ngân hàng nhưu hạch toán thu, chi qua ngân hàng, lập ủy nhiệm chi gửi đi. Đối chiếu thường xuyên giữa số tiền gửi đi tại công ty với sổ phụ ngân hàng. − Theo dõi chi tiết công nợ đối với từng khách hàng và nhà cung cấp. Lập bảng theo dõi tuổi nợ để có kế hoạch xử lý phù hợp với từng khách hàng. d) Kế toán TSCĐ, chi phí, tiền lương: − Theo dõi thời gian làm việc, lập bảng chấm công cho nhân viên công ty. Tính toán và hạch toán lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ nhân viên công ty. − Theo dõi các khoán chi phí phát sinh trong hoạt động của công ty. Lập kế hoạch sử dụng chi phí sao cho hiệu quả và tiết kiệm. − Theo dõi tình hình sử dụng và lập kế hoạch mua sắm, tính toán khấu hao cho tài sản cố định dùng trong công ty. − Theo dõi tình hình hàng hóa nhập, xuất, tồn vầ mặt giá trị, số lượng, giá trị và ghi chép đối chiếu với số liệu của thủ kho. − Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của kế toán trưởng. e) Kế toán doanh thu bán hàng: Tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với tình hình bán hàng trong công ty. Theo dõi hạch toán các hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng để theo dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa hàng ngày. Tổng hợp và báo cáo lập doanh thu hàng ngày trình giám đốc. 6. Hình thức kế toán và sổ sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH thương mại và vận tải Đức Hoàng: 6.1. Hình thức kế toán: − Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật kí chung − Phương pháp tính giá thành theo phương pháp bình quân gia quyền: Giá mua hàng hóa trong kì= Số lượng hàng hóa xuất kho * Đơn giá mua BQGQ Giábình Giá thực tế của hàng quân tồn đầu kỳ = gia Số lượng hàng tồn đầu quyền + + Giá thực tế của hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ kỳ 6.2. Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại công ty: 6.2.1. Sổ tổng hợp bao gồm: - Sổ cái: Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo các tài khoản. Mỗi tài khoản được mở theo một hay một số trang liên tiếp trong toàn niên độ. Sổ cái cung cấp tông tin về ngày tháng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số hiệu, ngày tháng của chứng từ, nội dung các nghiệp vụ, trang sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, số liệu tài khoản đối ứng với tài khoản này, số tiền phát sinh nợ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Bảng cân đối số phát sinh: Là bảng kiểm tra tính chính xác trong việc ghi sổ của kế toán thông qua việc kiểm tra tính cân đối của các cặp số liệu trên bảng. 6.2.2.Sổ chi tiết: Thông thường được mở tùy thuộc vào nhu cầu quản lý cũng như sử dụng thông tin của doanh nghiệp. Với hình thứcchứng từ ghi sổ, công ty hiện đang sử dụng các sổ chi tiết sau: - Sổ quỹ tiền mặt: theo dõi thu chi tồn quỹ hàng ngày. - Sổ chi tiết hàng hóa: được mở theo dõi tình hình nhập, xuất của từng loại hàng hóa xác định - Sổ chi tiết tài sản cố định: được mở và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định của công ty. - Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả: Được mở để theo dõi tình hình công nợ của đơn vị với khách hàng và nhà cung cấp. - Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên được mở để theo dõi các khoản phải thnah toán với nhân viên công ty - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán: Được mở chi tiết cho từng mặt hàng tiêu thụ để theo dõi giá vốn hàng đã tiêu thụ. Căn cứ để ghi sổ này là các phiếu xuất kho, hóa đơn và các chứng từ khác có liên quan. - Sổ chi tiết các doanh thu: Được mở chi tiết cho từng loại hàng bán, cơ sở ghi chép là các hóa đơn bán hàng và các chứng từ ghi giảm doanh thu. Ngoài ra công ty còn mở một số sổ chi tiết khác để phục vụ yêu cầu quản lý. Để cụ thể hơn mối quan hệ giữa các sổ trong hình thức kế toán nhật kí chung sẽ được trình bày dưới dạng sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký chung Bảng CĐKT Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Báo cáo TC Sơ đồ 3: Hình thức sổ kế toán tại công ty Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Nhật lý chung và sổ chi phí kinh doanh. Căn cứ vào Nhật kí chung để ghi váo Sổ cái các tài khoản. − Cuối tháng phải khóa sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên Nhật kí chung. Tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bẳng cân đối và phát sinh. − Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. − Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải dảm bảo tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên Nhật kí chung. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của tài khoản trên bảng cân đối phải bằng nhau. Số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối, số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiêt. 7. Những thuận lợi và khó khăn của công ty TNHH Thương Mại Và Vận Tải Đức Hoàng: 7.1. Thuận lợi: Trong quá trình hội nhập hiện nay công ty có nhiều cơ hội để cạnh trạnh và phát triển. Bên cạnh đó công ty đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của khách hàng nên ngày càng tạo được uy tin của mình trên thị trường và cố gắng phấn đấu vì mục tiêu cao nhất của công ty là lợi nhuận. Công ty có quy mô và trình độ quản lý như hiện nay là cả một quá trình phấn đấu liên tục không ngừng của toàn bộ công nhân và ban giám độc công ty. Cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, làm việc có kỉ luật, nhiệt tình, chu đáo công ty TNHH Thương mại và Vận tải Đức Hoàng đã tạo được nhiều thành tích đáng kể, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ, công nhân viên. Đặc biệt công ty đã áp dụng hình thức ghi sổ kế toán làm nhật ký chung, bộ phận kế toán có thể ghi chép một cách dễ dàng, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời tính hình thực tế phát sinh trong kỳ kế toán. 7.2. Khó khăn: Trong quá trình hội nhập với nền kinh tế bên cạnh những cơ hội luôn tồn tại sự thách thức và cạnh tranh của các doanh nghiệp khác đòi hỏi công ty phải thay đổi thường xuyên phương thức bán hàng và hoạt động phù hợp với từng thời kỳ. Bên cạnh đó, công ty cũng nhận thấy còn nhiều máy móc thiết bị hiện đại nhưng hiệu quả sản xuất chưa cao do vốn đầu tư hoàn toàn là vốn vay với có lãi suất cao, thời gian thu hồi vốn quá nhanh, khấu hao lớn,…do phải cạnh tranh khốc liệt. Ngoài ra còn phải kể đến vật tư, nhiên liệu như: xăng, dầu,…thường xuyên biến động và có xu hướng tăng nhanh. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI ĐỨC HOÀNG I. Đặc điểm phần hành kế toán tại công ty TNHH Thương mại và vận tải Đức Hoàng: 1. Phần hành kế toán vốn bằng tiền : Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn SXKD thuộc tài sản lưu động của công ty được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán. Vốn bằng tiền của DN là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ. Trong quá trình kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng các nhu cầu thanh toán các khoản nợ, nhập mua hàng hóa, vừa là kết quả của việc tiêu thụ, thu hồi nợ. Qui mô của vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của DN. Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: - Tiền mặt tại quỹ: đáp ứng nhu cầu chi tiêu nhanh. - Tiền gửi ngân hàng: sử dụng phương thức thanh toán tiên tiến, giúp các giao dịch thương mại trong và ngoài nước nhanh chóng, tiện lợi hơn. 1.1. Chứng từ sử dụng: • Đối với tiền mặt: − Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền. − Hóa đơn thuế GTGT. − Giấy thanh toán tiền tạm ứng... Hàng ngày mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải có phiếu thu (phiếu chi) hợp lệ. Phiếu thu (phiếu chi) được lập thành 3 liên chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc công ty ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ nhập quỹ ( xuất quỹ). Trong 3 liên phiếu thu phiếu chi thì một liên được thủ quỹ giữ lại để ghi sổ, 1 liên giao cho người nộp tiền (người nhận tiền), 1 liên lưu nơi lập phiếu. Riêng đối với trường hợp chi tiền, trước khi kế toán tiền mặt lập phiếu chi cần kiểm tra sự hợp lệ của các giấy đề nghị chi tiền. Ngoài phiếu thu (phiếu chi) kế toán tiền mặt còn lập biên lai thu tiền, biên lai thu tiền được lập như phiếu thu Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt. Do hàng ngày đều nhận được tiền hàng từ cửa hàng gửi về cho nên thủ quỹ phải tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu thủ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt của kế toán vốn bằng tiền. • Đối với tiền gửi ngân hàng: − Giấy báo nợ, giấy báo có. − Bản sao kê của ngân hàng( kèm theo ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu...) − Sổ phụ ngân hàng. − Hóa đơn thuế GTGT. − Chứng từ khác có liên quan... 1.2.Tài khỏan và sổ sách sử dụng: − Tài khoản sử dụng : • Tài khoản tiền mặt: - Tài khoản 111: tiền mặt. - Tài khoản 1111: tiền VNĐ. - Tài khoản 1112: ngoại tệ. • Tài khoản tiền gửi ngân hàng: - Tài khoản 112: tiền gửi ngân hàng. - Tài khoản 1121: tiền gửi ngân hàng VIB. − Sổ sách sử dụng: • Đối với tiền mặt: + Sổ nhật kí chung, sổ cái 111. + Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật kí thu tiền, sổ quỹ, sổ chi tiết quỹ tiến mặt. • Đối với tiền gửi ngân hàng: + Sổ nhật kí chung, sổ cái 112. + Sổ tiền gửi ngân hàng. 1.3.Quy trình hạch toán: Chứng từ kế toán:Chứng từ thanh toán,Phiếu thu, phiếu chi Nhật kí chung Sổ cái 111, 112 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ TK 111, 112 Ghi chú: :Ghi hàng ngày :Đối chiếu ,kiểm tra : Ghi cuối tháng Hằng ngày ,từ các phiếu thu ,phiếu chi ,các chứng từ thanh toán… kế toán vào Nhật ký chung, sổ quỹ TK111,112.Từ Nhật ký chung vào sổ cái Tk 111,112… -Cuối tháng căn cứ vào sổ cái kế toán ghi Bảng cân đối số phát sinh. - Cuối quý kế toán tổng hợp số liệu vào Báo cáo tài chính Ví dụ: ngày 31/10 công ty trả lương cho nhân viên quản lý: − Căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán lương tháng 10. − Căn cứ vào phiếu chi, kế toán vào nhật ký chung. − Căn cứ các số liệu ghi trên Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK111 − Cuối quý kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái ,lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng ,số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. 1. Phần hành tiền lương : Các phòng ban Bảng chấm công Tính, lập bảng thanh toán lương Chi lương Kế toán lương Thủ quỹ Phòng hành chính nhân sự chịu trách tuyển dụng, quản lý và đào tạo. Tất cả các nhân viên được tuyển dụng đều được ghi chép trên một báo cáo và được giám đốc phê duyệt. Trên báo cáo này nêu rõ về phân công vị trí, trách nhiệm công việc, mức lương cũng như các khoản phúc lợi. Báo cáo được lập thành 2 bản, 1 bản dùng để vào sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên được lưu tại phòng nhân sự, bản còn lại được chuyển tới phòng kế toán đêt kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương. Định kỳ hàng tháng, bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng ban. Mọi thời gian làm việc, nghỉ việc hay vắng mặt của nhân viên được ghi chép hàng ngày vào bảng chấm công. Căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ liên quan do các bộ phận khác gửi tới, kế toán tiền lương kiểm tra tất cả các chứng từ này nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của chứng từ. Sau đó, kế toán tiến hành tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ (nếu có) bằng việc lấy số thời gian lao động thực tế nhân với mức lương đã được phê duyệt bởi phòng nhân sự cho từng nhân viên, từng bộ phận. Các khoản trích lương được dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành. Sau khi tính toán xong kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng để làm căn cứ thanh toán cho nhân viên. Bên cạnh đó kế toán cũng phải lập bảng kê các khoản phải trả, phải nộp về các khoản trích theo lương để làm cơ sở cho việc kiểm tra việc thanh toán lương cho nhân viên và thanh toán nghĩa vụ với cơ quan chức năng. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương và các chứng từ kèm theo, kế toán tiến hành vào sổ lương và sổ cái, đồng thời ciết các phiếu chi lương và gửi kèm bảng thanh toán tiền lương cho thủ quỹ sau khi được kế toán trưởng ký duyệt. Thủ quỹ nhận được phiếu chi lương kèm bảng thanh toán lương thì tiến hành kiểm tra đối chiếu tên, số tiền giữa phiếu chi lương và danh sách nhân viên trên bảng thanh toán tiền lương. Sau khi kiểm tra xong, thủ quỹ tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu nhân viên đó ký nhận. 2. Phần hành tài sản cố định. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế, các bộ phận khi có nhu cầu mua tài sản cố định phục vụ cho công tác tại bộ phận mình lập các tục xin mua và giám đốc phê duyệt. Khi được duyệt mua sẽ được chuyển cho nhân viên thu mua(thuộc phòng kinh doanh) để lập đơn đặt hàng nêu rõ số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa sẽ được lập thành 3 liên ( 2 liên gửi cho người bán, 1 gửi cho phòng kế toán, 1 gửi tới bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu). Hàng hóa sau khi mua về sẽ được nhân viên nhận hàng (tại phòng kỹ thuật) căn cứ vào đơn đặt hàng để tiến hành kiểm tra, xác định đúng số lượng, chủng loại. Sau đó nhân viên nhận hàng sẽ lập biên bản nhận hàng và chuyển tới bộ phận có nhu cầu. Sau khi TSCĐ được đưa vào sử dụng, kế toán TSCĐ tiến hành lập sổ TSCĐ và sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng, định kỳ tiến hành trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. 3. Phần hành tiêu thụ Phòng KD Ký kết HĐ bán Hàng KT Doanh thu Giám đốc Thủ kho KT thanh toán Phê duyệt Lập hóa đơn GTGT Nhập hàng Theo dõi đốc thúc công nợ Đối với nghiệp vụ bán buôn: Phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm đơn đặt hàng có số lượng lớn. Khi nhận được các đơn đặt hàng từ khách hàng, phòng kinh doanh phải phối hợp với các phòng ban khác để xem công ty có đủ khả năng cung cấp hay không. Sau khi đã xác nhận được khả năng cung cấp của công ty và một số điều kiện khác, phòng gkinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng và trình giám đốc. Tại phòng kế toán, kế toán doanh thu dựa trên hợp đồng kinh tế để tiến hành lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ tiến hành xuất hàng hóa giao cho người vận chuyển hoặc giao trực tiếp cho các bên thu mua tùy hình thức giao hàng mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và đốc thúc việc thu hồi công nợ Đối với nghiệp vụ bán lẻ: Theo phương thức này các hàng hoá được được bày sẵn tại cửa hàng, người mua tự do chọn những hàng hoá mình cần. Nhân viên bán hàng là người trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách hàng, phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt. I. Hoạch toán quá trình lưu chuyển hàng hóa: 1. Hoạch toán quá trình mua hàng hóa: 1.1. Trình tự luân chuyển theo sơ đồ sau: nghiệp vụ mua hàng hoá Phòng KD Đề nghị mua hàng KTT Ký duyệt mua Phòng kinh doanh Đơn đặt hàng Nhân viên nhậnhàng Kiểm nhận Thủ kho Nhận hàng Thủ quỹ Chi tiền Kế toán Ghi sổ hi sổ Nghiệp vụ BH