Tài liệu Chuyên đề Môi trường quản trị

Trường Đại Học Kinh Tế Tp.HCM Ả Ị Ọ SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu STT: 04 Lớp: ketoan 1-k2009 TP1 Tp.HCM ngày 25 tháng 3 năm 2011 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ (Môi Trường của Tồ Chức) 1. KHÁI NIỆM MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ: - - Môi trường quản trị là các yếu tố, lực lượng bên ngoài và bên trong tổ chức có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức. Nhà quản trị ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng bị chi phối bởi các yếu tố môi trường bên ngoài (vĩ mô và vi mô) và môi trường bên trong của tổ chức ở các mức độ khác nhau. Các yếu tố đó trong quá trình vận động, tương tác với nhau tác động một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của nhà quản lý. 2. PHÂN LOẠI MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ: Có nhiều cách khác nhau để phân loại môi trường quản trị. Theo cách tiếp cận môi trường bên trong và bên ngoài, vi mô và vĩ mô, môi trường quản trị có thể chia thành 3 loại sau:  Nhóm yếu tố môi trường vĩ mô bên ngoài tổ chức bao gồm các yếu tố như yếu tố kinh tế, yếu tố văn hóa – xã hội, yếu tố chính trị - pháp luật, yếu tố công nghệ và yếu tố quốc tế, yếu tố vật chất.  Nhóm yếu tố môi trường vi mô bên ngoài tổ chức bao gồm các yếu tố như khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh.  Nhóm yếu tố môi trường vi mô bên trong tổ chức như: Môi trường làm việc, truyền thống, văn hoá của doanh nghiệp… - SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 1 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) - Các nhóm yếu tố nói trên luôn tác động qua lại lẫn nhau, tạo ra môi trường quản trị của một tổ chức. Các nhà quản trị cần nhận thức đầy đủ, chính xác các yếu tố này để đưa ra các quyết định đúng đắn giúp thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu năng và hiệu quả. 3. NHÓM YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG VĨ MÔ BÊN NGOÀI TỔ CHỨC: 3.1. Yếu tố kinh tế vĩ mô - Môi trường kinh tế vĩ mô bao gồm các yếu tố nằm bên ngoài tổ chức , chúng không chỉ định hướng và có ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động quản trị của tổ chức, mà còn ảnh hưởng cả tới môi trường vi mô bên ngoài và môi trường nội bộ bên trong tổ chức. - Các yếu tố kinh tế là những yếu tố gây ra sự biến động trong nền kinh tế, được phản ánh thông qua các chỉ số như:  Tổng sản phẩm quốc nội  Tốc độ tăng trưởng kinh tế  Tỷ lệ lạm phát  Tỷ lệ thất nghiệp  Tỷ giá  Lãi suất  Thâm hụt, thặng dư ngân sách nhà nước  Cán cân thanh toán quốc tế  Những biến động trong nền kinh tế có thể tạo ra cơ hội hoặc thách thức cho các tổ chức. 3.1.1. Yếu tố văn hóa - xã hội Dân số - Dân số, mức gia tăng dân số ở mỗi địa phương, quốc gia cũng như xu hướng di dân từ địa phương này sang địa phương khác có ảnh hưởng đến hai trong số các yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức là nguồn nhân lực và khách hàng. - Ngoài ra, các nhà quản lý doanh nghiệp thường phải phân tích cơ cấu dân số về giới tính, tuổi tác,... để phân khúc và xác định thị trường mục tiêu, xác định đặc tính sản phẩm, giá bán và các chính sách xúc tiến bán. Nói cách khác, yếu tố này có ảnh hưởng nhiều đến chiến lược sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tất cả các thông tin cần thiết về dân số của một khu vực có thể thu thập được từ các cơ quan chính phủ, các tổ chức xã hội trong vùng hoặc tìm kiếm được từ các tạp chí chuyên ngành, qua Internet. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 2 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) - - - - - - Văn hóa Văn hóa là một phạm trù phức tạp với nhiều định nghĩa khác nhau. Theo một thống kê gần đây của UNESCO, hiện có gần 400 định nghĩa về văn hóa. Từ góc độ quản lý, ta có thể sử dụng định nghĩa văn hóa là những đặc trưng chung như ngôn ngữ, nghệ thuật, hệ thống quan niệm sống, thái độ đối với tự nhiên, môi trường, các di sản văn hóa và trình độ phát triển kinh tế; cùng các giá trị chung để phân biệt một nhóm người này với các nhóm người khác. Văn hóa là một trong những yếu tố quan trọng chi phối hành vi của người tiêu dùng. Ngoài ra, các yếu tố thuộc về văn hóa như nhân cách, đạo đức, niềm tin, thái độ... còn ảnh hưởng đến hành vi ứng xử của mỗi con người trong tổ chức. Chính vì vậy, văn hóa không chỉ ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến tất cả các chức năng của quản trị. Nghề nghiệp Chuyên môn hóa và hợp tác hóa lao động xã hội là một qui luật tất yếu trong quá trình phát triển của các quốc gia, khu vực. Xã hội càng phát triển thì tính chuyên môn hóa càng sâu và đa dạng hóa về nghề nghiệp càng tăng. Các nghề nghiệp chuyên môn sâu khác nhau sẽ dẫn đến những đòi hỏi về phương tiện và công cụ lao động khác nhau, nhu cầu về ăn ở đi lại vui chơi giải trí ... cũng khác nhau. Các nhà quản lý phải tính đến các yếu tố đó khi ra các quyết định có liên quan. Phong cách và lối sống Mỗi quốc gia, mỗi địa phương, mỗi dân tộc, mỗi cá nhân lại có những đặc trưng khác nhau về phong cách và lối sống. Mỗi phong cách và lối sống tạo ra những cách suy nghĩ, hành động và cảm nhận khác nhau về các sự vật, hiện tượng dẫn đến những nhu cầu đa dạng khác nhau về con người. Điều này dẫn đến các động cơ làm việc và nhu cầu tiêu dùng khác nhau. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 3 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) - - - Phong cách, lối sống của mỗi cá nhân đều có thể thay đổi theo không gian và thời gian. Bởi vậy các nhà quản lý không chỉ cần quan tâm đến các đặc trưng phong cách, lối sống hiện tại mà còn cần có những dự đoán trước cho tương lai. Tôn giáo Tôn giáo ra đời từ rất sớm trong lịch sử phát triển của loài người. Ngày nay có rất nhiều loại tôn giáo trên thế giới, trong đó có ba loại tôn giáo có số lượng tín đồ nhiều nhất trên thế giới là đạo Thiên chúa, đạo Phật và đạo Hồi. Mỗi tôn giáo đều có những quan niệm, niềm tin và thái độ riêng về cuộc sống, về hành vi ứng xử giữa các tín đồ với nhau và với mọi người. Do đó, các nhà quản lý không thể không tính đến các ảnh hưởng của tôn giáo đến quyết định mua hàng của khách hàng, đến phản ứng của đối thủ cạnh tranh, đến hành vi của nhân viên dưới quyền. 3.1.2. Yếu tố chính trị, pháp luật Chính trị - Sự ổn định chính trị tạo ra môi trường thuận lợi cho hoạt động của tổ chức. Trong một xã hội ổn định về chính trị, các nhà kinh doanh được đảm bảo an toàn về đầu tư, quyền sở hữu tài sản do đó họ sẵn sàng đầu tư các khoản vốn lớn vào các dự án dài hạn. - Môi trường chính trị ổn định cũng là một trong những yếu tố hấp dẫn các nhà đầu tư nước ngoài. - Các nhà đầu tư nước ngoài khi quyết định đầu tư vào một quốc gia cần đánh giá mức độ rủi ro chính trị của quốc gia đó. - Mức độ rủi ro chính trị là mức độ mà các biến cố và hoạt động chính trị có khả năng gây ra những tác động tiêu cực đối với lợi nhuận tiềm tàng dài hạn của các dự án đầu tư. - - Pháp luật Hệ thống pháp luật được xây dựng dựa trên nền tảng của các định hướng chính trị, nhằm quy định những điều mà các thành viên trong xã hội không được làm và là cơ sở để chế tài những hành động vi phạm các mối quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ. Các bộ luật, nghị định, thông tư và các quyết định như bộ Luật Lao động, Luật Thương mại, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, Luật Thuế xuất nhập khẩu, Luật Bảo vệ môi trường... đưa ra các quy định điều chỉnh hoạt động của các tổ chức ở các lĩnh vực có liên quan. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 4 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) - - Các chính sách về lương bổng, tài chính, tiền tệ (chính sách thuế, chính sách quản lý tiền mặt, chế độ thu chi và sử dụng ngân sách, cán cân thanh toán, nguồn cung cấp tiền, việc kiểm soát về khả năng tín dụng thông qua chính sách tài chính) đều có những ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động về quản trị kinh doanh ở tất cả các doanh nghiệp. Các chính sách của Chính phủ có thể có tác động thúc đẩy hoặc hạn chế sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ Chính phủ có thể thúc đẩy bằng cách khuyến khích việc mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc trợ cấp cho các ngành công nghiệp được lựa chọn, ưu tiên về thuế trong những hoàn cảnh nhất định, bảo vệ một vài ngành kinh doanh thông qua những biểu thuế suất đặc biệt, hay bằng cách trợ giúp việc nghiên cứu và triển khai. 3.1.3. Yếu tố công nghệ - Sự phát triển nhanh chóng của khoa học - kỹ thuật và công nghệ ngày nay vừa tạo ra cơ hội đồng thời cũng tạo ra những thách thức đối với các tổ chức. - Những thành tựu của công nghệ làm thay đổi phương pháp làm việc của con người. - Sự bùng nổ của cuộc cách mạng về thông tin và truyền thông đã tác động đến tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức như sản xuất, lưu thông, phân phối hay cách thức giao tiếp, phối hợp trong nội bộ tổ chức. - Sự tiến bộ của công nghệ đồng nghĩa với việc công nghệ mới, tiên tiến sẽ thay thế cho các công nghệ cũ, sản phẩm mới sẽ thay thế các sản phẩm cũ với tốc độ ngày càng nhanh. - Chu kỳ đổi mới công nghệ và vòng đời của sản phẩm ngày càng ngắn hơn khiến vị thế cạnh tranh của sản phẩm, của doanh nghiệp cũng biến đổi liên tục, bởi vậy các nhà quản lý cần liên tục cập nhật những thông tin về yếu tố này. 3.1.4. Yếu tố quốc tế hóa - Nền kinh tế thế giới đang ở trong giai đoạn quốc tế hóa và toàn cầu hóa. Ngày nay, không có một quốc gia nào tồn tại độc lập mà không có bất cứ sự liên hệ và phụ thuộc nào với các quốc gia khác. - Các cuộc khủng hoảng tài chính, kinh tế gần đây lan truyền từ quốc gia này đến quốc gia khác với một tốc độ rất nhanh chóng cho thấy mức độ phụ thuộc cao giữa các quốc gia. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 5 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) - - Hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay không thể không tính đến các yếu tố hội nhập kinh tế quốc tế, vươn ra thế giới hoặc cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài tại ngay thị trường nội địa. Các nhà quản lý của các tổ chức cần có tầm nhìn quốc tế và chú ý tới các tác động của các yếu tố quốc tế tới hoạt động của tổ chức của mình. 3.1.5. Yếu tố vật chất - Yếu tố vật chất bao gồm tài nguyên thiên nhiên, khí hậu, môi trường và cơ sở vật chất hạ tầng của nền kinh tế. - Tài nguyên thiên nhiên bao gồm các loại khoáng sản tài nguyên trên bề mặt và trong lòng đất, dưới đáy biển, nguồn nước, không khí, rừng tự nhiên,… - Các nguồn tài nguyên ngày càng trở nên khan hiếm. Dân số ngày càng tăng nhanh cùng với việc lạm dụng các nguồn tài nguyên thiên nhiên đã dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về môi trường như nạn lũ lụt, bão, ô nhiễm môi trường,… - Nhà quản lý mỗi tổ chức cần ý thức được trách nhiệm xã hội của việc tổ chức trong việc bảo vệ tài nguyên thiên nhiên, môi trường. - Hệ thống cơ sở hạ tầng kinh tế bao gồm mạng lưới giao thông, vận tải, mạng lưới thông tin và truyền thông, các dịch vụ tài chính, ngân hàng. - Quốc gia nào có hệ thống cơ sở hạ tầng kinh tế phát triển sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức đặt trụ sở tại đó mang lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức đó và là lợi thế cạnh tranh của quốc gia. 4. NHÓM YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG VI MÔ BÊN NGOÀI TỔ CHỨC: 4.1. Đối thủ cạnh tranh - Đối thủ cạnh tranh là những tổ chức hay cá nhân có khả năng thỏa mãn nhu cầu của các khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp bằng cùng một loại sản phẩm hoặc những sản phẩm có khả năng thay thế sản phẩm của doanh nghiệp. - Các đối thủ cạnh tranh có thể chia thành ba nhóm: 4.1.1. Đối thủ cạnh tranh trực tiếp - Đối thủ cạnh tranh trực tiếp là các tổ chức cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cùng loại với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. - Mọi tổ chức, ngay cả các công ty độc quyền đều có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Mức độ cạnh tranh phụ thuộc vào sự tương tác giữa các yếu tố như số lượng doanh nghiệp tham gia cạnh tranh, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu chi phí cố định và mức độ đa dạng hoá sản phẩm. - Các doanh nghiệp cần phân tích từng đối thủ cạnh tranh về mục tiêu tương lai, nhận định của họ đối với bản thân và với chúng ta, chiến lược họ đang thực hiện, tiềm năng của họ để nắm và hiểu được các biện pháp phản ứng và hành động mà họ có thể có. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 6 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) 4.1.2. Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn - Đối thủ mới tham gia kinh doanh trong ngành có thể là yếu tố làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Họ đưa vào khai thác các năng lực sản xuất mới với mong muốn giành được thị phần và các nguồn lực cần thiết. - Việc mua lại các cơ sở khác trong ngành với ý định xây dựng thị trường thường là biểu hiện của sự xuất hiện đối thủ mới xâm nhập. - Các doanh nghiệp có thể tự bảo vệ vị thế cạnh tranh của mình trước đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn bằng việc xây dựng và củng cố những lợi thế như: Lợi thế do sự sản xuất trên quy mô lớn, đa dạng hóa sản phẩm, đầu tư ban đầu lớn, kênh tiêu thụ sản phẩm vững vàng hay các ưu thế về công nghệ và nguồn nguyên liệu. 4.2. Sản phẩm thay thế - Phần lớn sản phẩm thay thế là kết quả của sự phát triển công nghệ. Bởi vậy để củng cố vị thế cạnh tranh, các doanh nghiệp cần không ngừng cập nhật sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, dành nguồn lực cho việc nghiên cứu và phát triển để cải tiến sản phẩm hiện tại và đưa ra sản phẩm phù hợp hơn với nhu cầu của thị trường. 4.3. Nhà cung ứng - Các nhà cung ứng là các tổ chức cung cấp các nguồn lực cho doanh nghiệp. Các nguồn lực đó có thể là nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ (nông sản đối với các công ty chế biến lương thực, thực phẩm, linh kiện máy tính đối với các công ty lắp ráp máy tính) hay các sản phẩm, dịch vụ đầu vào (hàng tiêu dùng đối với các siêu thị). - Ngoài ra, các nguồn lực đó còn bao gồm lao động (các nhà cung ứng là các công ty giới thiệu việc làm), vốn (các nhà cung ứng là các ngân hàng, công ty tài chính) hay thông tin (các cơ quan thống kê cung cấp các số liệu thống kê về kinh tế). Sức ép của các nhà cung ứng đối với tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc vào mức độ quan trọng của sản phẩm, dịch vụ mà nhà cung ứng cung cấp đối với hoạt động của doanh nghiệp, số lượng các nhà cung ứng các sản phẩm, dịch vụ trên thị trường, mức độ độc đáo của sản phẩm, dịch vụ của nhà cung ứng. Khi lựa chọn các nhà cung ứng, các doanh nghiệp có thể đa dạng hóa các nhà cung ứng để giảm mức độ phụ thuộc vào họ hoặc tập trung vào một số ít các nhà cung ứng để xây dựng mối quan hệ bền vững và hưởng các ưu tiên về giá hay thời hạn giao hàng. Dù lựa chọn phương án nào, các nhà quản lý cũng cần đảm bảo một nguồn cung ổn định cho tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng. 4.4. Khách hàng - Khách hàng là người mua các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp. Khách hàng có thể là các cá nhân hay các tổ chức (trường học, bệnh viện, các cơ quan chính quyền, các doanh nghiệp, những nhà bán buôn, bán lẻ). SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 7 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) - - Khách hàng là yếu tố quyết định sự tồn tại của tổ chức, bởi vậy các quyết định, các hoạch định về chính sách và chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp cần dựa trên các nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng. Sức ép của khách hàng đối với tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc vào tỷ lệ số lượng mua hàng của khách hàng đó trong tổng số lượng hàng hóa bán ra của doanh nghiệp. Ví dụ một số công ty chuyên sản xuất linh kiện, phụ tùng theo đơn đặt hàng của các công ty lớn như IBM, Samsung - gần như toàn bộ khối lượng hàng hóa bán ra chomột khách hàng duy nhất. 4.5. Các cơ quan hữu quan - Các cơ quan hữu quan là các tổ chức có thể kiểm soát hoặc tác động tới hoạt động của doanh nghiệp. Các tổ chức này có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. - Căn cứ trên mức độ ảnh hưởng, có thể chia các tổ chức này thành 2 loại:  Các cơ quan chính phủ: các cơ quan của chính phủ quản lý các hoạt động có liên quan của tổ chức, doanh nghiệp như Tổng cục thuế, Tổng cục Hải quan, Sở kế hoạch đầu tư,... Chính phủ và chính quyền địa phương chắc chắn có ảnh hưởng rất nhiều đến các tổ chức vì nó quyết định những điều mà tổ chức có thể và không thể thực hiện. Ví dụ như việc bảo vệ vị trí độc quyền của những ngành then chốt, quan trọng như năng lượng, thông tin sẽ mang lại nhiều lợi nhuận cho các công ty trong lĩnh vực này.  Các nhóm áp lực: các tổ chức có ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp một cách gián tiếp vì họ không có quyền hạn chính thức để tác động đến các tổ chức ví dụ Hội phụ nữ, Hiệp hội tiêu dùng,... nhưng họ có thể gây ảnh hưởng đến tổ chức thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Những nhà quản trị cần nhận ra những nhóm áp lực nào đang có các ảnh hưởng đối với tổ chức của họ. Ví dụ các công ty thuốc lá có thể bị áp lực từ sự vận động không hút thuốc tại nhiều nơi như công sở, nơi công cộng nói chung của nhóm bảo vệ môi trường. 4.6. Các đối tác: - Nhiều doanh nghiệp lựa chọn chiến lược hợp tác để cùng phát triển. Các đối tác hợp tác trong sản xuất, kinh doanh với nhiều hình thức như liên doanh, hợp đồng hợp tác kinh doanh, liên doanh để tận dụng những sức mạnh mà mình chưa có như mối quan hệ với cơ quan chính quyền địa phương, hệ thống phân phối, thương hiệu,… - Ngoài ra, các đối tác liên kết có thể giúp doanh SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 8 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) nghiệp chia sẻ rủi ro hay phát triển một thị trường mới. Chúng ta đang chứng kiến những sự hợp tác bền vững và hai bên cùng đạt được nhiều lợi ích như McDonald’s hợp tác với chuỗi siêu thị Wal-Mart hay Disney để mở các cửa hàng bán đồ ăn nhanh ở tất cả các siêu thị của Wal-Mart và các công viên Disney trên toàn thế giới. 5. CÁC YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG VI MÔ BÊN TRONG TỔ CHỨC: Môi trường bên trong của tổ chức cũng có nhiều ảnh hưởng đến hoạt động của các nhà quản lý. Các yếu tố đó bao gồm: Chủ sở hữu của tổ chức, nhân viên, môi trường làm việc. 5.1. Chủ sở hữu của tổ chức - Chủ sở hữu của tổ chức là các cá nhân, tổ chức có quyền sở hữu một phần hoặc toàn bộ tổ chức được pháp luật bảo vệ. - Các nhà quản lý có trách nhiệm trình bày đầy đủ và chính xác cho các chủ sở hữu của tổ chức về việc mình sử dụng các nguồn tài nguyên của tổ chức như thế nào và kết quả của việc sử dụng các nguồn lực đó. Quyền cơ bản của một chủ sở hữu không chỉ là lợi nhuận (đối với doanh nghiệp) mà còn được đảm bảo thông tin để có thể căn cứ vào đó để đưa ra quyết định đầu tư một cách khôn ngoan và luật pháp bảo vệ quyền được nhận thông tin đó của các chủ sở hữu. - 5.2. Nhân viên - Kết quả công việc của nhà quản lý phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người nhân viên đối với công việc, trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của người nhân viên. Nguồn lực quan trọng nhất của đa số các tổ chức ngày nay chính là nguồn lực con người. Trong mối quan hệ với nhân viên, nhà quản lý không chỉ đóng vai trò là người có quyền hạn mà còn đóng vai trò là người có trách nhiệm đối với những yêu cầu cơ bản của người nhân viên như an toàn và sức khỏe, tiền lương và thời gian làm việc, các phúc lợi khác (bảo hiểm, phụ cấp ngành nghề, trợ cấp thất nghiệp,…). - Ngày nay, các tổ chức nói chung và các nhà quản lý nói riêng đều coi trọng công tác đào tạo nhân viên vì việc này vừa có tác dụng nâng cao chất lượng và năng suất lao động của người nhân viên vừa thỏa mãn nhu cầu hoàn thiện bản thân của người nhân viên. - Ngoài ra, vấn đề giữ chân người nhân viên giỏi và có kinh nghiệm cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý. Nhà quản lý có thể áp dụng nhiều biện pháp linh hoạt và sáng tạo để làm điều này ngoài những công cụ truyền thống như tiền lương, tiền thưởng. Ví dụ chế độ thời gian làm việc linh hoạt cho phép người nhân viên có thể chủ động bố trí và cân bằng giữa công việc và gia đình là một trong những biện pháp đã và đang được sử dụng. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 9 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) - Trong xã hội hiện đại, phụ nữ tham gia ngày càng tích cực và chủ động vào các công việc xã hội, vai trò của họ cũng không kém gì các đồng nghiệp nam giới. Nhiều công ty đã chú trọng đến vấn đề hỗ trợ chăm sóc người già và trẻ em. 5.3. Môi trường làm việc - Môi trường làm việc về mặt vật lý (điều kiện làm việc, bố trí không gian nơi làm việc) của tổ chức cũng có ảnh hưởng đến công việc của nhà quản lý. Có nhiều cách bố trí không gian làm việc khác nhau. Các tổ chức ở các thành phố đông dân cư thường có khoảng không gian làm việc rất chật hẹp nhưng giao thông thuận lợi. Ngược lại, các nhà máy sản xuất thường đặt ở các vùng tập trung ít dân, điều kiện hạ tầng chưa phát triển và khó tìm kiếm nhân lực chất lượng cao tại địa phương. - Cách bố trí không gian làm việc cũng ảnh hưởng đến giao tiếp trong tổ chức và quá trình ra quyết định. Tại nhiều tổ chức, các nhà quản lý ngồi riêng một phòng tách biệt với nhân viên. Xu hướng ngày nay, không gian làm việc ngày càng mang tính mở, mọi người cùng làm việc với nhau trong một phòng lớn, nhân viên của các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng qua lại và thảo luận với nhau. Tại nhiều công ty, chỗ làm việc của các nhà quản lý cấp cao được bố trí ở trung tâm, xung quanh đó là chỗ làm việc của các nhà quản lý cấp thấp hơn. Cách bố trí như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm và ra các quyết định cần có sự tham gia của nhiều bộ phận. - Ngoài môi trường làm việc mang tính chất vật lý như mô tả ở trên, kết quả làm việc của cán bộ, nhân viên trong tổ chức còn phụ thuộc nhiều vào bầu không khí của tổ chức hay văn hóa của tổ chức. Các nhà quản lý cần chú trọng tới việc xây dựng bầu không khí làm việc tích cực trong tổ chức, nhấn mạnh các yếu tố mà tổ chức đó coi trọng như tinh thần làm việc nhóm, đoàn kết, cạnh tranh lành mạnh,… 6. CÁC GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ BẤT TRẮC CỦA YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG: Khi nhận ra tổ chức phụ thuộc vào một hay nhiều yếu tố môi trường, thì nhà quản trị không thụ động đối phó mà tìm chiến lược làm giảm bớt sự lệ thuộc đó. Các biện pháp có thể được sử dụng như sau: 6.1. Dùng đệm: - - Nhằm giảm bớt những ảnh hưởng do môi trường gây ra, nhà quản trị có thể dùng đệm cho tổ chức chống với những ảnh hưởng môi trường từ phía đầu vào hoặc đầu ra. Ở phía đầu vào là tồn trữ vật tư để tránh những bất trắc do sự biến động giá cả; thực hiện bảo trì phòng ngừa là thay thế những chi tiết đã tính trước hay đến kỳ hạn bảo trì, giống như ta đem xe đi kiểm tra định kỳ và làm dịch vụ dự phòng để tránh chi tiêu khi xe hư hỏng bất ngờ, hay tuyển và huấn luyện nhân viên mới, để tránh những biến động về nhu cầu nhân viên của doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 10 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) - Cách dùng đệm ở đầu ra không được phong phú như ở đầu vào. Trường hợp đáng kể nhất là dùng những bản kiểm kê. Nếu một tổ chức có thể tạo ra được những sản phẩm đem kiểm kê mà không hư hỏng thì công ty đạt được hiệu suất cao, sản xuất hàng hoá với tốc độ bất biến dù rằng có những dao động của nhu cầu. Chẳng hạn như nhà sản xuất đồ chơi chỉ phân phối hàng cho những cửa hàng bán lẻ vào mùa thu để bán vào dịp trung thu. Dỉ nhiên, đồ chơi được sản xuất suốt năm, tồn kho và phân phối vào mùa thu. 6.2. San bằng: - Tức là san đều ảnh hưởng của môi trường. Thí dụ các công ty điện thoại có giờ cao điểm từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều của ngày làm việc vì giới kinh doanh sử dụng và công ty điện thoại phải có đủ thiết bị để đáp ứng nhu cầu đó, nhưng vào những giờ khác thì thiết bị lại ít hoặc không được dùng tới. Họ giải quyết bằng cách tính giá cao nhất vào giờ cao điểm và giá rẻ vào những giờ khác. Các cửa hiệu bán quần áo, thường có doanh số bán thấp nhất vào dịp nghỉ hè, thực hiện bán giảm giá vào thời điểm đó. 6.3. Tiên đoán: - Là khả năng đoán trước những biến chuyển của môi trường và những ảnh hưởng của chúng đối với tổ chức. Tuỳ theo khả năng tiên đoán được những dao động của môi trường mà nhà quản trị có thể giảm bớt được những bất trắc. Thí dụ một người kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng nhà ở phải tiên đoán những biến đổi về nhu cầu để có thể có điều chỉnh kế hoạch xây dựng hầu đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. 6.4. Cấp hạn chế: - Nhiều khi nhà quản trị phải áp dụng biện pháp cấp hạn chế sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức, tức là cấp phát chúng trên một căn cứ ưu tiên khi có nhu cầu vượt quá cung cấp. Bệnh viện đôi khi phải cấp hạn chế giường bệnh trong trường hợp nguy cấp như thiên tai, động đất, lũ lụt.. giường bệnh chỉ dành cho những ca nặng nhất. Bưu điện cũng dùng giải pháp này trong những dịp cao điểm đối với dịch vụ thư tín. Cấp hạn chế biểu thị cố gắng giảm thiểu sự bất trắc của môi trường bằng cách kiểm soát những nhu cầu quá cao. 6.5. Hợp đồng: - Nhà quản trị có thể dùng hợp đồng để giảm bớt bất trắc ở phía đầu vào cũng như đầu ra. Chẳng hạn như ký hợp đồng mua bán vật tư và nguyên liệu một cách dài hạn, thí dụ như trường hợp công ty hàng không ký hợp đồng với các công ty xăng dầu hoặc các nhà chế biến thực phẩm ký hợp đồng với những nhà cung cấp ngũ cốc. Nhờ đó các công ty trên tránh được những bất trắc do biến động giá cả hoặc tạo nguồn tiêu thụ ổn định cho các nhà cung ứng. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 11 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) 6.6. Kết nạp: - Thu hút những cá nhân hay những tổ chức có thể là những mối đe doạ từ môi trường cho tổ chức của họ. Chẳng hạn có một doanh nghiệp bị những nhóm tiêu thụ công kích, đã mời một vài nhân vật trội nhất của nhóm vào hội đồng quản trị của họ. Dỉ nhiên, những người được mời tham dự sẽ không thể nào công kích những quyết định mà chính họ tham gia làm ra. Những nhà quản trị các công ty có khó khăn về tài chính cũng thường mời ngân hàng vào trong hội đồng quản trị của họ, để dễ tiếp cận với thị trường tiền tệ. 6.7. Liên kết: - Đây là trường hợp những tổ chức hợp lại trong một hành động chung. Cách giải quyết này bao gồm những chiến thuật như thoả thuận phân chia thị trường, định giá, phân chia lãnh thổ địa lý, hợp nhất, hoạt động chung và điều khiển chung. Những thoả thuận có đi có lại, không viết ra, đôi khi bất hợp pháp và những giải quyết nhân nhượng có thể ổn định môi trường bất trắc. 6.8. Qua trung gian: - Nhà quản trị có thể sử dụng cá nhân hay tổ chức khác để giúp họ hoàn thành những kết quả thuận lợi. Cách thường dùng là vận động hành lang để tìm kiếm những quyết định thuận lợi cho công việc của tổ chức. 6.9. Quảng cáo: - Là phương tiện quen thuộc nhất mà các tổ chức sử dụng để quản trị môi trường. Những nhà quản trị tạo được những khác biệt giữa sản phẩm hay dịch vụ của họ với những công ty khác trong ý thức của khách hàng thì có thể ổn định được thị trường của họ và giảm thiểu bất trắc. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 12 Môn: QUẢN TRỊ HỌC Chuyên đề: Môi Trường Quản Trị (Môi trường của Tổ Chức) 7. TÓM LƯỢC VÀ KẾT LUẬN: - Các nhà quản trị dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào đều phải xét đến các yếu tố môi trường xung quanh. Trong khi họ có thể thay đổi chút ít hoặc không thể thay đổi các yếu tố này, thì họ không có sự lựa chọn nào khác mà phải phản ứng, thích nghi với chúng. Họ phải xác định, ước lượng và phản ứng lại đối với các yếu tố bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến sự hoạt động của nó. - Môi trường quản trị là sự vận động tổng hợp, tương tác lẫn nhau giữa các yếu tố và lực lượng bên ngoài hệ thống quản trị nhưng lại có ảnh hưởng trực tiếp, hoặc gián tiếp đến hoạt động quản trị của một tổ chức.Tùy theo các góc độ tiếp cận khác nhau, người ta có thể phân môi trường quản trị ra thành nhiều loại: môi trường vĩ mô: có tác động trên bình diện rộng và lâu dài. Đối với một doanh nghiệp: chẳng hạn, chúng tác động đến cả ngành sản xuất kinh doanh, và do đó cũng có tác động đến doanh nghiệp và chiến lược quản trị kinh doanh của doanh nghiệp; môi trường vi mô bên ngoài tổ chức, tác động trên bình diện gần gủi và trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp và môi trường nội bộ, có ảnh hưởng trực tiếp, thường xuyên và rất quan trọng tới các hoạt động quản trị của chính ngay tổ chức đó. Các yếu tố này sẽ giúp cho một tổ chức xác định rõ ưu nhược điểm của mình, đưa ra các biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm và phát huy ưu điểm đạt được một cách tối đa. - Các môi trường nói trên luôn tác động qua lại lẫn nhau, tạo ra môi trường quản trị của một tổ chức.Tuy nhiên, nhà quản trị có thể làm giảm sự lệ thuộc của tổ chức vào môi trường bằng những chiến lược thích hợp. - Quản trị gia phải nhận thức đầy đủ, chính xác các yếu tố môi trường để soạn thảo chiến lược và sách lược quản trị cho đúng đắn, giúp tổ chức tồn tại và phát triển. SVTH: Nguyễn Phúc Bửu Châu – STT: 04 Trang 13