Tài liệu Xử lý tình huống công dân nộp thiếu thành phần hồ sơ khi giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện ba vì thành phố hà nội.

TRƢỜNG ĐÀO TẠO CÁN BỘ LÊ HỒNG PHONG TP HÀ NỘI LỚP BỒI DƢỠNG NGẠCH CHUYÊN VIÊN K2A-2015 TIỂU LUẬN TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: XỬ LÝ TÌNH HUỐNG CÔNG DÂN NỘP THIẾU THÀNH PHẦN HỒ SƠ KHI GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HUYỆN BA VÌ - THÀNH PHỐ HÀ NỘI Họ tên học viên: Hoàng Ngọc Bích Chức vụ: Chuyên viên Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Vì Hà Nội, tháng 11 năm 2015 MỤC LỤC I. LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................ 1 II. NỘI DUNG ................................................................................................... 4 2.1. MÔ TẢ TÌNH HUỐNG .......................................................................... 4 2.2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG ................................... 6 2.2.1. Đối với ông Đinh Văn Bảy: .............................................................. 6 2.2.2. Đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC UBND huyện Ba Vì ............................................................................................................... 6 2.2.3. Đối với cơ quan nhà nƣớc ................................................................. 7 2.3. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ..................................... 7 2.3.1. Nguyên nhân..................................................................................... 7 2.3.2. Hậu quả .......................................................................................... 10 2.4. XÂY DỰNG, PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN PHƢƠNG ÁN GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG............................................................................... 11 2.4.1. Phƣơng án 1:................................................................................... 11 2.4.2. Phƣơng án 2:................................................................................... 12 2.4.3. Phƣơng án 3 .................................................................................... 13 2.5. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC ................................................................ 13 III. KẾT LUẬN - KIẾN NGHỊ......................................................................... 15 3.1. Kết luận ................................................................................................. 15 3.2. Kiến nghị ............................................................................................... 17 I. LỜI NÓI ĐẦU Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nƣớc, Đảng ta đã chỉ rõ sự cần thiết phải tiến hành cải cách hành chính, coi đây là một giải pháp quan trọng góp phần đạt đƣợc các mục tiêu kinh tế - xã hội. Chúng ta đã tiến hành cải cách hành chính từng bƣớc thận trọng và đã thu đƣợc những thành tích rất đáng khích lệ. Cải cách hành chính ở nƣớc ta đƣợc tiến hành trên nhiều nội dung: cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công và hiện đại hoá nền hành chính, trong đó cải cách thủ tục hành chính là một khâu quan trọng và đã đƣợc đặt ra ngay từ đầu trong tiến trình cải cách hành chính. Thủ tục hành chính không chỉ liên quan đến công việc nội bộ của một cơ quan, một cấp chính quyền mà còn các tổ chức, công dân trong mối quan hệ với Nhà nƣớc. Các quyền, nghĩa vụ của công dân đƣợc quy định trong Hiến pháp hay ở các văn bản pháp luật khác có đƣợc thực hiện hay không, thực hiện nhƣ thế nào về cơ bản, đều phải thông qua thủ tục hành chính do cơ quan, các cấp chính quyền nhà nƣớc quy định và trực tiếp giải quyết. Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2001 – 2010 ban hành kèm theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/09/2001 của Thủ tƣớng Chính phủ đã xác định phải đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính với mục tiêu cơ bản là: “ Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công bằng trong khi giải quyết công việc hành chính. Loại bỏ những thủ tục rƣờm rà, chồng chéo, dễ bị lợi dụng, dễ bị tham nhũng, gây khó khăn cho dân.” Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011 – 2020 cũng đã xác định cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá trong quá trình cải cách hành chính. Việc cải cách theo hƣớng đơn giản hoá thủ tục hành chính gắn với việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” thông qua Bộ phận tiếp nhận 1 và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Có thể nhận thấy cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” là giải pháp đổi mới hữu hiệu về phƣơng thức làm việc của cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng các cấp, nhằm tạo chuyển biến cơ bản trong quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nƣớc với các tổ chức, công dân, đơn giản hoá các thủ tục hành chính, giảm phiền hà, chi phí, thời gian, công sức; đồng thời điều chỉnh một bƣớc về tổ chức bộ máy và đổi mới, cải tiến chế độ làm việc và quan hệ công tác trong cơ quan hành chính nhà nƣớc. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối tập trung hƣớng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho tổ chức, công dân. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện Ba Vì đƣợc thành lập theo Quyết định số 671/QĐ-UBND ngày 14/11/2008. Đi kèm với đó là quyết định ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại UBND huyện Ba Vì và quy định thủ tục hành chính và trình tự giải quyết thủ tục hành chính. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện Ba Vì trong quá trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính đã đạt đƣợc những kết quả lớn. Tuy vậy, vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, nhất là trong quá trình tiếp nhận thành phần hồ sơ của công dân. Việc tiếp nhân hồ sơ đòi hỏi phải tuân theo những quy định của pháp luật, chính sách và bộ thủ tục hành chính của thành phố ban hành, tuy vậy cũng đòi hỏi phải linh hoạt để giảm thiểu chi phí, công sức cho tổ chức, cá nhân. Thủ tục hành chính vẫn còn tồn tại những khuyết điểm nhất định trong việc yêu cầu các loại giấy tờ mà tổ chức, công dân phải cung cấp. Đây là điểm trở ngại, gây khó khăn cho quá trình tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nƣớc. Do vậy, trong tiểu luận này tôi xin đề cập đến “Tình huống công dân nộp thiếu thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả”. Là một công chức Nhà nƣớc, sau khi tham gia lớp bồi dƣỡng kiến thức quản lý nhà nƣớc, cộng với những kinh nghiệm thực tế trong công tác. Tôi chọn đề tài: ‘Xử lý tình huống công dân nộp thiếu thành phần hồ sơ khi 2 giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện Ba Vì - Thành phố Hà Nội.” làm tiểu luận tình huống cuối khoá lớp bồi dƣỡng ngạch chuyên viên. Phân tích tình huống nhằm tìm ra và lựa chọn phƣơng án tối ƣu nhất để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của tổ chức, công dân. Phạm vi đề tài này chỉ nhằm giải quyết việc tiếp nhận hồ sơ của ông Đinh Văn Bảy, là công dân tại xã Khánh Thƣợng - huyện Ba Vì- thành phố Hà Nội. Bố cục của tiểu luận gồm 03 phần: Lời nói đầu, phần nội dung và phần kết luận - kiến nghị. Do thời gian thực hiện đề tài ngắn và bị ảnh hƣởng bởi công tác chuyên môn nên trong tiểu luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận đƣợc sự góp ý chân thành của quý Thầy, Cô. Xin chân thành cảm ơn! 3 II. NỘI DUNG 2.1. MÔ TẢ TÌNH HUỐNG Ngày 25/06/2015, ông Đinh Văn Bảy sinh năm 1960 có hộ khẩu thƣờng trú tại xã Khánh Thƣợng, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội tới Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính UBND huyện Ba Vì để nộp hồ sơ giải quyết thủ tục “xác định lại dân tộc” cho con gái của ông là cháu Đinh Hà Linh, sinh năm 1997, hộ khẩu thƣờng trú tại xã Khánh Thƣợng, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội đƣợc theo dân tộc Mƣờng của mẹ là bà Bạch Thị Mai. Cán bộ Nguyễn Văn An, là chuyên viên Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, phụ trách tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực Tƣ pháp kiểm tra hồ sơ của ông Đinh Văn Bảy gồm có: - Tờ khai đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính trong giấy khai sinh. - Bản chính giấy khai sinh của cháu Đinh Hà Linh. - Bản photo chứng minh thƣ và sổ hộ khẩu của ông Đinh Văn Bảy. - Sổ lƣu khai sinh của Đinh Hà Linh có dấu xác nhận của UBND xã Khánh Thƣợng – huyện Ba Vì – thành phố Hà Nội. - Bản sao giấy khai sinh của bà Bạch Thị Mai. - Giấy thoả thuận việc xác định lại dân tộc có dấu xác nhận của UBND xã Khánh Thƣợng – Ba Vì – Hà Nội. Sau quá trình kiểm tra, cùng với việc đối chiếu với danh sách các giấy tờ phải nộp theo quy định của Phòng Tƣ pháp UBND huyện Ba Vì và quyết định số 4322/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính đƣợc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế / thủ tục hành chính bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tƣ pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của sở tƣ pháp/UBND cấp huyện/UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội thì phát hiện thiếu 1 thành phần hồ sơ là giấy chứng nhận đăng kí kết hôn của ông Đinh Văn Bảy và bà Bạch Thị Mai để làm căn cứ xác minh mối quan hệ vợ chồng. 4 Ông Đinh Văn Bảy có trình bày thêm là con gái ông đang làm hồ sơ thi Đại học, chỉ còn 4 ngày nữa là hết hạn nộp hồ sơ và đang cần quyết định xác định lại dân tộc theo dân tộc Mƣờng để nhận điểm cộng ƣu tiên trong kỳ thi theo chính sách ƣu tiên con em dân tộc thiểu số của Chính phủ. Hiện tại, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của vợ chồng ông đã bị mất do thời gian quá lâu, nếu bây giờ về xã làm thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận kết hôn gặp nhiều khó khăn và thời gian giải quyết sẽ không đảm bảo đƣợc, Con gái ông không đủ thời gian nộp hồ sơ để đƣợc hƣởng ƣu tiên trong kỳ thi sắp tới. Theo quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính đã đƣợc ban hành theo quyết định số 05/QĐ-UBND của UBND huyện Ba Vì ngày 20/11/2008, khi tổ chức, công dân tới nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, cán bộ phụ trách lĩnh vực kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ đúng, đầy đủ thì tiếp nhận hồ sơ, viết phiếu hẹn cho công dân hẹn ngày trả và chuyển phòng chuyên môn thụ lý giải quyết. Trong trƣờng hợp hồ sơ còn thiếu thì cán bộ hƣớng dẫn tổ chức, công dân bổ sung hoàn thiện hồ sơ. Việc xác minh mối quan hệ vợ chồng giữa ông Đinh Văn Bảy và bà Bạch Thị Mai, theo đúng quy định của pháp luật và căn cứ trên Giấy chứng nhận kết hôn do UBND xã cấp. Tuy nhiên, trong trƣờng hợp công dân đang có nhu cầu giải quyết công việc và nếu đảm bảo giải quyết công việc có thể đem lại những lợi ích thiết thực cho công dân thì cơ quan chức năng có thể xem xét xác minh những thông tin cần thiết thông qua những giấy tờ khác kèm theo hay không? Từ những sự việc nêu trên, cần có một cái nhìn khách quan: giải quyết việc tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính cần đƣợc áp dụng nhƣ thế nào để đảm bảo quyền, lợi ích, giảm chi phí, công sức cho công dân, tổ chức và vẫn đảm bảo đƣợc các quy định của pháp luật và chính sách của nhà nƣớc. Cơ quan nhà nƣớc cần giải quyết thế nào để đảm bảo hợp tình, hợp lý, hiệu quả, đúng pháp luật và từ đó chúng ta tìm ra phƣơng án tối ƣu, cụ thể cho sự việc nêu trên. 5 2.2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG Việc xác định mục tiêu xử lý tình huống nhằm giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra. Khi giải quyết có hiệu quả vấn đề sẽ tăng cƣờng pháp chế xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích chính đáng của tổ chức, công dân và đảm bảo giải quyết hài hoà giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội. Từ tình huống của ông Đinh Văn Bảy thƣờng trú tại xã Khánh Thƣợng – huyện Ba Vì – thành phố Hà Nội, khi giải quyết vấn đề trong công tác tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính chúng ta cần xác định 3 mục tiêu cơ bản: mục tiêu đối với ông Đinh Văn Bảy, mục tiêu đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và mục tiêu đối với các cơ quan nhà nƣớc. 2.2.1. Đối với ông Đinh Văn Bảy: Việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính nếu đảm bảo linh hoạt, hợp lý, tạo điều kiện cho công dân không chỉ giảm thiểu chi phí, thời gian, công sức cho ông Đinh Văn Bảy, tạo thuận lợi cho con gái Đinh Hà Linh của ông mà còn tăng thêm sự tín nhiệm của công dân, tổ chức vào sự hợp tình, hợp lý trong giải quyết dịch vụ công của nhà nƣớc. 2.2.2. Đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC UBND huyện Ba Vì Đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính UBND huyện Ba Vì, việc thực hiện theo đúng quy chế, quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính do Nhà nƣớc, thành phố và UBND huyện ban hành là tuân thủ đúng yêu cầu công việc. Tuy vậy, khi giải quyết các dịch vụ công vẫn luôn quan tâm lợi ích của tổ chức, công dân, phát hiện những điểm không hợp lý trong quá trình cải cách thủ tục hành chính để đảm bảo tốt quá trình kiểm soát thủ tục hành chính. Việc giải quyết hợp tình, hợp lý đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu công việc, hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân và đem lại sự tín nhiệm của công dân đối với cơ quan nhà nƣớc. 6 2.2.3. Đối với cơ quan nhà nƣớc Với tình huống nêu trên, đòi hỏi các cơ quan quản lý Nhà nƣớc phải xem xét và giải quyết vấn đề vừa bảo đảm tính nghiêm minh của pháp luật, vừa hợp tình, hợp lý, đồng thời đỡ tốn kém chi phí, thời gian và công sức cũng nhƣ không gây phiền hà cho tổ chức, công dân. Đối với Phòng Tƣ pháp UBND huyện Ba Vì, phải thực hiện đúng chức năng quản lý nhà nƣớc về tƣ pháp, hộ tịch. giải quyết đúng trách nhiệm trong công việc, đảm bảo nghiêm minh, đúng pháp luật. Đối với các cơ quan chủ quản trong triển khai cải cách thủ tục hành chính của UBND huyện nhƣ Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND&UBND và cơ quan phụ trách kiểm soát thủ tục hành chính là phòng Tƣ pháp cần phải thƣờng xuyên tiến hành kiểm soát thủ tục hành chính, nghiên cứu những điểm hợp lý trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, xem xét những điểm bất hợp lý, tiến hành sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ những thủ tục hành chính rƣờm rà, giảm thiểu giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Đảm bảo làm việc đúng trách nhiệm, đem lại lợi ích cho nhân dân và tăng cƣờng hiệu quả trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tạo niềm tin cho tổ chức và công dân vào chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. 2.3. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ 2.3.1. Nguyên nhân Dƣới sự lãnh đạo, chỉ đạo, hƣớng dẫn của Đảng và Nhà nƣớc, công cuộc cải cách hành chính đã đƣợc tiến hành một cách có hệ thống từ trung ƣơng tới địa phƣơng. Trong đó, quan trọng nhất là việc ban hành cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”. Ngày 22/06/2007, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành quyết định số 93/2007/QĐ-TTg về ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nƣớc tại địa phƣơng. Ngày 08/11/2011, Chính phủ ban hành nghị quyết số 30c/NQ-CP về chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011-2020. Thành uỷ Hà Nội ban hành chƣơng trình 08-CTr/TU ngày 18/10/2011 về đẩy mạnh cải cách 7 hành chính, nâng cao trách nhiệm và chất lƣợng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức giai đoạn 2011-2015. Huyện Ba Vì căn cứ vào sự chỉ đạo từ trung ƣơng, thành phố Hà Nội đã ban hành quyết định số 671/QĐ-UBND ngày 14/11/2008 về việc thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện Ba Vì làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong huyện. Cùng với đó là ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông và quy trình giải quyết thủ tục hành chính. Hiện nay, các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Tƣ pháp của UBND huyện Ba Vì đƣợc thực hiện theo quyết định số 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính đƣợc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế / thủ tục hành chính bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tƣ pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của sở tƣ pháp/UBND cấp huyện/UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội. Đây là những căn cứ quan trọng làm tiền đề cho việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính. Việc thực hiện đã đem lại những bƣớc chuyển biến quan trọng và đem lại hiệu quả cao cho công dân và tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Tuy vậy, việc triển khai, tổ chức, thực hiện gặp nhiều khó khăn, vẫn còn những hạn chế nhất định. Thủ tục hành chính còn rƣờm rà, nặng nề. Nhiều thủ tục hành chính, các phòng chuyên môn còn yêu cầu nộp thêm nhiều loại giấy tờ không cần thiết. Việc thực hiện thủ tục hành chính không thống nhất giữa cấp xã và huyện khiến cho tổ chức, công dân phải đi lại nhiều, gây mất thời gian, công sức, chi phí. a) Nguyên nhân từ phía công dân Trong tình huống này, ông Đinh Văn Bảy đã có ý thức trong việc chấp hành quy định của pháp luật khi thực hiện giải quyết thủ tục hành chính. Đã có tìm hiểu về danh mục hồ sơ thủ tục hành chính và quy trình tiếp nhận hồ sơ. Việc chuẩn bị các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính là tƣơng đối đầy đủ cho một thủ tục hành chính có tình chất phức tạp nhƣ thủ tục “xác định lại dân tộc”. 8 Tuy nhiên, thiếu sót của ông là đã không bảo quản kĩ lƣỡng các loại giấy tờ liên quan đến bản thân khi đã đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền cấp. Ông cũng gặp phải hạn chế về thời gian khi tiến hành làm thủ tục khi con gái ông chỉ còn 4 ngày nữa là hết hạn nộp hồ sơ Đại học. b) Nguyên nhân từ phía cơ quan chức năng Theo quy định trong quyết định số 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính đƣợc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế / thủ tục hành chính bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tƣ pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của sở tƣ pháp/UBND cấp huyện/UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội, thủ tục xác định lại dân tộc bao gồm các giấy tờ sau: 1) Tờ khai đăng kí việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính trong Giấy khai sinh (theo mẫu). 2) Bản chính Giấy khai sinh của ngƣời cần xác định lại dân tộc (để thực hiện ghi chú nội dung xác định lại dân tộc). 3) Bản photo CMND/Hộ chiếu và Sổ hộ khẩu của ngƣời yêu cầu. 4) Các giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc xác định lại dân tộc (ví dụ: Giấy khai sinh của bố/mẹ; giấy tờ chứng minh về dân tộc của cha đẻ hoặc mẹ đẻ…) Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nhƣ vậy, các giấy tờ cần thiết để cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật cơ bản đã đầy đủ. Phòng Tƣ pháp UBND huyện Ba Vì căn cứ vào sổ lƣu gốc tại UBND xã Khánh Thƣợng và UBND huyện có khả năng cung cấp và giải quyết thủ tục hành chính trên. Tuy nhiên, Phòng Tƣ pháp yêu cầu thêm Giấy chứng nhận kết hôn nhằm xác minh mối quan hệ vợ chồng của ông Đinh Văn Bảy và bà Bạch Thị Mai để chuẩn hoá thông tin. Việc yêu cầu thêm thông tin không theo quy định của pháp luật gây rƣờm rà trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, gây ảnh hƣởng tới tổ chức, công dân. 9 Hơn nữa, việc xác minh thông tin trên có thể căn cứ dựa trên Sổ hộ khẩu của gia đình ông Đinh Văn Bảy do ông làm chủ hộ. Thông tin về bà Bạch Thị Mai trong sổ đã đƣợc xác định: mối quan hệ với chủ hộ là vợ. Điều này cho thấy sự cứng nhắc trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan chức năng. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới giải quyết thủ tục hành chính còn nhiều bất cập. Văn bản quy định dƣới hình thức chung chung “các giấy tờ liên quan để làm căn cứ giải quyết” dễ gây nên những yêu cầu phức tạp từ phía cơ quan chức năng đối với tổ chức, công dân. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện theo đúng quy chế, quy trình là tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân và chuyển giao cho phòng chuyên môn thụ lý giải quyết. Vì vậy, cũng còn nhiều cứng nhắc trong quá trình tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ tiếp nhận thƣờng xuyên yêu cầu công dân cung cấp tất cả các loại hồ sơ liên quan, tiếp nhận với thói quen “thừa còn hơn thiếu”. Các cơ quan chủ quản cải cách hành chính của UBND huyện là Phòng Nội vụ và cơ quan phối hợp là Văn phòng HĐND&UBND, không thƣờng xuyên rà soát, kiểm tra việc giải quyết các thủ tục hành chính đã ban hành. Quá trình kiểm soát thủ tục hành chính còn yếu kém, chƣa tìm ra những điểm yếu kém và gây khó khăn của thủ tục hành chính. 2.3.2. Hậu quả Tổ chức, công dân gặp khó khăn trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Việc giải quyết không nhanh gọn và yêu cầu hồ sơ phức tạp có thể gây tâm lý “hành là chính” trong một bộ phận tổ chức, công dân, điều này làm ảnh hƣởng nghiêm trọng tới uy tín của Đảng, cơ quan quản lý nhà nƣớc và giảm sút lòng tin của nhân dân. Cải cách hành chính và thực hiện dịch vụ công nhằm hƣớng đến sự thoả mãn và gọn nhẹ cho nhân dân. Một khi các thủ tục hành chính chƣa đƣợc kiểm soát chặt chẽ, còn tình trạng rƣờm rà sẽ làm giảm chất lƣợng của dịch vụ công, ảnh hƣởng tới quá trình cải cách hành chính. 10 Gây ra những thiệt hại kinh tế cho tổ chức, công dân và xã hội. Giải quyết thủ tục hành chính nếu không làm tốt sẽ tăng chi phí của tổ chức, công dân, hao tốn thời gian và công sức của cơ quan quản lý nhà nƣớc. 2.4. XÂY DỰNG, PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN PHƢƠNG ÁN GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Để giải quyết tình huống nói trên, vừa đảm bảo các quy định của Nhà nƣớc và pháp luật, vừa hợp tình, hợp lý ta cần phải thực hiện các phƣơng án để thực hiện nhƣ sau: 2.4.1. Phƣơng án 1: Ở tình huống nêu trên, khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ và thấy thiếu thành phần hồ sơ theo yêu cầu của phòng chuyên môn sẽ không thu hồ sơ và yêu cầu ông Đinh Văn Bảy về bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đầy đủ mới tiếp nhận. a) Điểm thuận lợi của phƣơng án Cán bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện đúng quy định, văn bản hƣớng dẫn của phòng chuyên môn và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan tới giải quyết thủ tục hành chính “xác định lại dân tộc”. Thực hiện đúng quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính do UBND ban hành. b) Điểm hạn chế của phƣơng án Tăng chi phí đi lại, thời gian và công sức của công dân. Làm mất cơ hội cho công dân đƣợc hƣởng các chế độ ƣu tiên của Chính phủ đối với con em là ngƣời dân tộc thiểu số. Gây tâm lý không thoải mái cho công dân. Trong khi, công dân đã giải thích và nêu ra những khó khăn đang gặp phải, mong muốn nhận đƣợc sự giúp đỡ và hỗ trợ thì không đƣợc hỗ trợ. Điều này gây ảnh hƣởng lớn đến hình ảnh của cơ quan hành chính nhà nƣớc đối với nhân dân. 11 2.4.2. Phƣơng án 2: Khi tiếp nhận hồ sơ về thủ tục “xác định lại dân tộc” của ông Đinh Văn Bảy, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ thấy thiếu 1 thành phần hồ sơ là Giấy đăng ký kết hôn. Tuy nhiên, thông tin này có thể đƣợc xác minh dựa trên Sổ hộ khẩu gia đình do ông Đinh Văn Bảy làm chủ hộ, cùng với những khó khăn mà con gái Đinh Hà Linh của ông đang gặp phải, cán bộ vẫn tiếp nhận hồ sơ, chuyển giao phòng chuyên môn thụ lý giải quyết và trình bày cụ thể về trƣờng hợp này để tạo điều kiện cho công dân. Yêu cầu công dân về UBND xã Khánh Thƣợng thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn và bổ sung vào ngày hẹn trả kết quả. Đồng thời, cán bộ phụ trách lĩnh vực Tƣ pháp trao đổi với phòng chuyên môn về các thủ tục hành chính có các giấy tờ mang thông tin trùng lặp hoặc rƣờm rà để giảm thiểu những văn bản không cần thiết. a) Điểm thuận lợi của phƣơng án Cán bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện đúng quy định của pháp luật, quy trình tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính. Thực hiện tốt trách nhiệm trong quá trình kiểm soát thủ tục hành chính, phối hợp với cơ quan chuyên môn trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính của công dân. Đỡ gây phiền hà cho công dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Tạo điều kiện thuận lợi cho con gái ông Đinh Văn Bảy đƣợc hƣởng các chế độ ƣu tiên đối với con em dân tộc thiểu số theo chính sách của Chính phủ. Củng cố và tạo niềm tin của tổ chức, công dân đối với dịch vụ công. Giải quyết hài hoà giữa tính pháp lý và các lợi ích của công dân. b) Điểm hạn chế của phƣơng án. Trong khi các quy định về danh mục hồ sơ cần cung cấp của phòng chuyên môn chƣa đƣợc đổi mới, việc tạo điều kiện cho công dân có thể gây ra 12 tiền lệ cho những trƣờng hợp về sau. Điều này sẽ gây khó khăn và sự không thống nhất giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với phòng chuyên môn. 2.4.3. Phƣơng án 3 Khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ vẫn thu hồ sơ và chuyển giao phòng chuyên môn thụ lý giải quyết. a) Điểm thuận lợi của phƣơng án Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tạo điều kiện cho công dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. b) Điểm hạn chế của phƣơng án Khả năng hồ sơ bị phòng chuyên môn trả lại và yêu cầu bổ sung, hoàn thiện giấy tờ còn thiếu là rất cao. Lựa chọn phƣơng án tối ƣu: Qua nghiên cứu, xem xét những ƣu khuyết điểm của mỗi phƣơng án để giải quyết tình huống trên, thì phƣơng án 2 là phƣơng án tối ƣu nhất vì giải quyết theo phƣơng án này vừa đảm bảo đúng pháp luật, vừa hợp tình, hợp lý, giảm phiền hà, khó khăn và tạo điều kiện cho công dân. Ngoài ra, cũng tạo điều kiện cho công dân thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định của pháp luật trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. 2.5. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC Để tình huống trên đây đƣợc giải quyết kịp thời, hợp tình, hợp lý nhƣng vẫn đảm bảo thực hiện đúng quy định, quy trình giải quyết thủ tục hành chính thì tiến hành theo các bƣớc sau: Bƣớc 1: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và gửi giấy hẹn cho công dân. Bƣớc 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển giao hồ sơ cho phòng Tƣ pháp thụ lý giải quyết trong ngày. 13 Cán bộ tiếp nhận hồ sơ trình bày về trƣờng hợp của công dân. Xin ý kiến phòng chuyên môn xác minh thông tin tạm thời qua giấy tờ văn bản đi kèm. Bƣớc 3: Chờ trả lời của phòng chuyên môn về hồ sơ của công dân và thông báo lại cho công dân về kết quả thủ tục hành chính. Bƣớc 4: Xin ý kiến chỉ đạo của Trƣởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và phòng Tƣ pháp về việc xem xét các giấy tờ không cần thiết trong thủ tục “Xác định lại dân tộc”. Các bƣớc thực hiện phƣơng án xử lý tình huống đã đƣợc lựa chọn có thể thể hiện bằng biểu đồ công việc theo thời gian, tổ chức (cá nhân) thực hiện nhƣ sau: STT Nội dung công việc thực hiện Tổ chức, cá nhân thực hiện Thời gian thực hiện 1 Tiếp nhận hồ sơ Cán bộ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 25/06/2015 2 Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý Cán bộ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 25/06/2015 3 Chờ kết quả xử lý của phòng chuyên môn và thông báo lại cho công dân Cán bộ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Phòng Tƣ pháp 25/06/2015 – 27/06/2015 4 Xin ý kiến của Phòng Tƣ pháp và Trƣởng Bộ phận về kiểm soát thủ tục hành chính. Cán bộ Bộ phận tiếp nhận, Trƣởng Bộ phận, Phòng Tƣ pháp Sau ngày 27/06/2015 14 III. KẾT LUẬN - KIẾN NGHỊ 3.1. Kết luận Đảng và Nhà nƣớc ta đã xác định: cải cách hành chính là nội dung trọng tâm của công cuộc đổi mới và cải cách nhà nƣớc theo hƣớng xây dựng nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa hƣớng đến mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hoá, hoạt động có hiệu lực và hiệu quả, một Nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân, một đội ngũ công chức có đủ năng lực và phẩm chất hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Thủ tục hành chính với tƣ cách là bộ phận của thể chế hành chính ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc. Điều này không những có ý nghĩa và vai trò to lớn trong hoạt động lập pháp, lập quy mà còn hết sức cần thiết để có nhận thức đúng đắn trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, đặc biệt là trong tiến trình cải cách nền hành chính. Thủ tục hành chính là các quy phạm thủ tục của luật hành chính quy định cách thức tiến hành các hoạt động quản lý hành chính nên chúng tạo ra cơ sở và điều kiện cần thiết để các cơ quan quản lý nhà nƣớc giải quyết các công việc của ngƣời dân theo luật định, đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức và công dân. Thủ tục hành chính có vai trò quan trọng trong quản lý hành chính nhà nƣớc. Nếu không có thủ tục hành chính thì mọi chính sách, chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc ban hành sẽ khó đƣợc thực thi. Có thể nói thủ tục hành chính là công cụ và phƣơng tiện để đƣa pháp luật vào đời sống. Trong những năm qua, việc cải cách thủ tục hành chính đƣợc Chính phủ triển khai mạnh mẽ trên các lĩnh vực, thu đƣợc nhiều kết quả tích cực. Công tác tổ chức thực hiện Đề án cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” đã giúp xử lý, giải quyết công việc nhanh, giảm bớt một số thủ tục rƣờm rà; thủ tục, quy trình, thời gian giải quyết đƣợc công khai, rõ ràng, tránh đƣợc những phiền hà đối với tổ chức và công dân, đem lại nhiều kết quả thiết thực, tạo điều kiện thuận lợi, phục vụ tốt công tác cải cách thủ tục hành chính. 15 Tuy nhiên, với một khối lƣợng công việc rất lớn và phức tạp, nên trong quá trình thực hiện cũng đã xuất hiện một số mặt hạn chế, nhất là trong quan hệ phối hợp công tác, một số quy định về trình tự thủ tục giải quyết công việc chƣa hợp lý, chƣa sát với tình hình thực tế. Một số hồ sơ chƣa giải quyết đúng hạn hoặc không thực hiện đúng quy trình, thời hạn giải quyết công việc. Trách nhiệm của một số chuyên viên có lúc chƣa cao. Bên cạnh đó, hồ sơ từ các ngành trình lên còn sai sót, phải trả đi trả lại nhiều lần, nên kết quả giải quyết hồ sơ còn có lúc bị động, không đúng thời gian quy định. Thành phần hồ sơ rƣờm rà, phức tạp, nhiều trƣờng hợp không đúng với quy định của pháp luật. Ba Vì là huyện có dân số đông, số xã, trị trấn là lớn với 31 xã, thị trấn (trong đó có 7 xã miền núi), việc giải quyết tốt các thủ tục hành chính là tiêu chí đƣợc đặt lên hàng đầu trong công cuộc cải cách hành chính của Huyện. Với những nỗ lực không ngững nghỉ trong quản lý nhà nƣớc, huyện đã đề ra nhiều chính sách, phƣơng án quản lý hiệu quả nhằm giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, công dân nhanh gọn, hiệu quả, giảm chi phí, đúng thời hạn. Tuy vậy, bên cạnh những thành tựu đã đạt đƣợc vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định do điều kiện cơ sở vật chất thiếu, trình độ văn hoá của nhân dân không đồng đều, các văn bản quy phạm pháp luật do cấp trên ban hành về giải quyết thủ tục hành chính vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần đƣợc khắc phục. Qua tìm hiểu và đƣa ra một số phƣơng án để giải quyết thủ tục hành chính “xác định lại dân tộc” của ông Đinh Văn Bảy tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, bản thân tôi đã rút ra một số kinh nghiệm công tác để giải quyết tốt trong quá trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Giải quyết trƣờng hợp này, góp phần nâng cao chuyên môn trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn huyện Ba Vì. 16 3.2. Kiến nghị a) Đối với trung ƣơng - Theo tinh thần của nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ ngày 08/11/2011 về ban hành chƣơng trình tổng thể cải cách hành chinh nhà nƣớc giai đoạn 2011-2020 và chƣơng trình 08-CTr/TU ngày 18/10/2011 của Thành uỷ Hà Nội về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao trách nhiệm và chất lƣợng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức giai đoạn 2011-2015, đề nghị các cấp chính quyền tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, đặc biệt là đơn giản hoá thủ tục hành chính. Trung ƣơng, thành phố cần đẩy mạnh công tác chỉ đạo, triển khai rộng khắp trên mọi lĩnh vực. Các sở, ban, ngành chuyên môn cần tập trung rà soát các TTHC ban hành mới, đƣợc sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏ, thay thế thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện và cấp xã trên địa bàn thành phố. - Quyết định số 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính đƣợc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế / thủ tục hành chính bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tƣ pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của sở tƣ pháp/UBND cấp huyện/UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội quy định còn chung chung, tạo kẽ hở cho các cơ quan chức năng ở địa phƣơng gây khó khăn và phức tạp cho tổ chức, công dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. - Kiến nghị Nhà nƣớc nên ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hƣớng dẫn thi hành cụ thể và nghiêm túc vấn đề kiểm soát thủ tục hành chính nhằm chỉ đạo các đơn vị đánh giá tác động của quy định về TTHC trong quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật nhằm bảo đảm chỉ ban hành các TTHC đáp ứng các tiêu chí về sự cần thiết, tính hợp lý, tính hợp pháp, đáp ứng yêu cầu thực tế của địa phƣơng. - Đề nghị Văn phòng Chính phủ nghiên cứu, tham mƣu với Chính phủ quy định việc thành lập thống nhất hệ thống cơ quan hoặc bộ phận chuyên trách kiểm soát thủ tục hành chính tại các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, 17 cấp xã và quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan hoặc bộ phận đảm nhiệm kiểm soát thủ tục hành chính. - Sớm ban hành thông tƣ hƣớng dẫn Nghị định số 63/2010/NĐ-CP của Chính phủ; pháp lý hoá các biểu mẫu đánh giá tác động TTHC tại công văn số 7416/VPCP-TCCV của Văn phòng Chính phủ. - Đề nghị Cục kiểm soát thủ tục hành chính tăng cƣờng công tác tập huấn nghiệm vụ ; nghiên cứu xây dựng bộ tài liệu chuẩn hƣớng dẫn nghiệp vụ, quy trình thực hiện công tác rà soát, thống kê công bố TTHC; rà soát, đánh giá quy định thủ tục hành chính để việc thực hiện đƣợc thuận lợi. b) Đối với uỷ ban nhân dân huyện - Chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn cần có sự phối hợp tốt trong quá trình thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. - Chỉ đạo phòng chuyên môn nghiên cứu chính sách, hƣớng dẫn; căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hƣớng dẫn thi hành của trung ƣơng, thành phố để đƣa ra văn bản cụ thể, thông nhất quy định về quy trình thực hiện và danh mục các giấy tờ cần xuất trình đối với từng thủ tục hành chính. - Chỉ đạo phòng chuyên môn rà soát lại hệ thống các thủ tục hành chính đang giải quyết. Các giấy tờ không đúng theo quy định của pháp luật cần phải đƣợc loại bỏ. Các giấy tờ mang thông tin trùng lặp cần đƣợc rút gọn và điều chỉnh kịp thời. - Chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn xây dựng quy chế phối hợp để giải quyết những vấn đề liên quan đến tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. - Chỉ đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính cần nghiêm túc tiếp thu ý kiến từ phía tổ chức, công dân về chất lƣợng và nội dung trong giải quyết thủ tục hành chính. Các nội dung cần phải đƣợc trình bày cụ thể và xem xét trong các cuộc họp giao ban, họp chuyên môn của Uỷ ban nhân dân huyện. - Chỉ đạo cơ quan chủ quản về cải cách hành chính là Phòng Nội vụ, cơ quan phối hợp là Văn phòng HĐND&UBND và cơ quan phụ trách Kiểm soát 18