Tài liệu Tổ chức tài chình, kế toán nvl,ccdc tại xí nghiệp xây dựng số i thuộc công ty đầu tư phát triển nhà và xây dựng tây hồ

LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế quản lý mới , báo cáo tài chính luôn luôn là tổng hoà các mối quan hệ kinh tế, tài chính nó nói nên được tổng thể các nội dung và giải pháp tài chính tiền tệ ngoài ra nó còn có nhiệm vụ khai thác nguồn tài chính tăng thu nhập và làm tăng trưởng kinh tế, quản lý có hiệu quả. Điều đó đòi hỏi các hoạt động tài chính cần phải được quản lý bằng pháp luật. Chính vì thế hạch toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong nền kinh tế tài chính và một vai trò tích cực trong việc quản lý kinh tế và điều hành, kiểm soát và hoạt động kinh tế, tài chính với tư cách là một CCDC quản lý tài chính kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính nó đảm nhiệm hệ thống thông tin có Ých quyết định kinh tế. Vì vậy kế toán có một vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Trong hạch toán kế toán có rất nhiều các loại hạch toán, kế toán khác nhau mỗi loại hạch toán kế toán đều giữ một vai trò quan trọng trong các khâu quản lý như : Kế toán tiền mặt, tiền lương, TSCĐ , kế toán nguyên vật liệu, CCDC...Tất cả các kế toán trên đều được cấu thành chặt chẽ với nhau tạo thành một tổng thể để đưa nền kinh tế của doanh nghiệp phát triển đi lên . Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là đối tượng lao động nó là một trong những yếu tố cơ bản không thể htiếu được trong quá trình sx kinh doanh, cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Một doanh nghiệp muốn tién hành sx kinh doanh hay xây lắp những công trình mới trước hết phải có tài chính đứng sau đó là nguyên liệu vật liệu thì mới hoàn thiện được sản phẩm hay công trình đươcj vì thế nguyên liệu là một yếu tố vôcùng quan trọng muốn có nguyên liệu vật liệu thì các nhà doanh nghiệp phải cố gắng phần đấu sao cho chất lượng sản phẩm cao nhất giá thành hạ để có thể thu được lợi nhuận cao, chất lượng sản phẩm sẽ phụ thuộc vào phần lớn nguyên vật liệu dùng để sx ra phần đó. Đồng thời nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm nên nó được chú trọng trước tiên là để tiết kiệm được chi phí hạ giá thành. Trong đk kinh tế thị trường hiện nay cạnh tranh ngày càng gay gắt, chất lượng sản phẩm xuất ra là một yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Muốn tổ chức quản lý tốt mọi yếu tố liên quan để sx từ hoạt động thu mua vật liệu banđàu cho đén khi sản phẩm hoàn thành điều này rất khó. Chính vì vậy việc sử dụng các phiếu xuất nhập và thẻ kho sổ sách và các chứng từ phải liên quan đến nhau cùng với việc ghi chép phản ánh tình hình thu mua xuất nhập và giữ trự nguyên vật liệu có một vai trò vô cùng quan trọng đến nền kinh tế, tài chính, nó cung cấp các thông tin đề ra nhằm giải quyết công tác quản lý NVL, phải nghiêm túc đúng đắn. Trước thực tế đó em có nhận thấy xí nghiệp xây dựng số I thuộc công ty đàu tư phát triển và xây dựng Tây Hồ nơi em đang thực tập em thấy các cô chú 1 va anh chị kế toán luôn coi trọng công tác hạch toán kế toán của DN là một công tác quan trọng trong toàn bộ hoạt động sx kinh doanh, nó cấu thành nên tài chính của xí nghiệp. Xong hạch toán NVL được mua bán chủ yếu trên thị trường với giá cả thoả thuận, chịu sự tác động của kinh tế nh quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị đều được diễn ra độc lập. Chính vì vậy công tác hạch toán kế toán được coi là cơ bản, giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm trong đó hạch toán kế toán vật liệu, CCDC đóng vai trò trọng tâm quyết định lên tài chính của doanh nghiệp . Qua một thời gian thực tập tại phòng kế toán tài vụ ở xí nghiệp xây dựng số I thuộc công ty đầu tư phát triển nhà và xây dựng Tây Hồ cùng với việc học tập ở trường em nhận thấy tầm quan trọng to lớn của tài chính và NVL, CCDC có một ý nghĩa sâu sắc trong quá trình xây dựng và phát triển ngững ngôi nhà nó tạo ra nhưngx sản phẩm khác nhau. ý nghĩa thực hiện quản lý sử dụng NVL,CCDC . Cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo cùng các cán bộ phòng kế toán ở xí nghiệp xây dựng số I thuộc công ty đầu tư phát triênr nhà và xây dựng Tây Hồ em đã mạnh dạn đi ssau vào nghiên cứu chuyên đề: “Tổ chức tài chình, kế toán NVL,CCDC tại xí nghiệp xây dựng số I thuộc công ty đầu tư phát triển nhà và xây dựng Tây Hồ .” Với mục đích vận dụng lý luận đã được học ở trường kết hợp vớo thực tế tình hình tài chính và công tác của xí nghiệp mong tìm ra những biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL của xí nghiệp. Báo cáo này gồm 3 nội dung chính sau đây :  Phần I : Đặc điểm tình hình chung tại xí nghiệp xây dựng số I-công ty đầu tư phát triển nhà và xây dựng Tây Hồ.  Phần II : Tình hình thực tế công tác kế toán NVL,CCDC tại xí nghiệp xây dùng số I .  Phần III : Nhận xét chung về công tác kế toán của đơn vị thực tập. 2 PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ I CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ XÂY DỰNG TÂY HỒ I . QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ I-CT ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ XÂY DỰNG TÂY HỒ. Xí nghiệp xây dựng số I-công ty dầu tư phát triển nhà và xây dựng Tây Hồ ra đời theo quyết định của Bộ Xây Dựng vào tháng 11 năm 1984 . Với tên gọi ban đầu là Xí Nghiệp Xây Dựng số 106 đến nay đã có một bề dày kinh nghiệm. Trong những năm qua Xí Nghiệp Xây Dựng số I đã góp một phần không nhỏ để đưa Công Ty Dầu Tư Phát Triển Nhà và Xây Dựng Tây Hồ trở thành một trong những đợn vị vững mạnh hàng đầu trong toàn tổng công ty xây dựng Hà Nội. Tên chính: Công ty đầu tư phát triển nhà và xây dựng Tây Hồ. Tên giao dịch: TAY HO CONSTRUSTION AND HOSUING INVESTMENT COMPANY- HA NOI CONSTRUCTION CORPORATION. Chụ sở chình: Sè IF phố Thái Hà - Quận Đống Đa – Hà Nội Tel: 04.514456 – 04.5144336 Fax: (844)514453 E-mial Address: dtn – xd – tho@ hn.vnn.vn Ngày 26/03/1993 Công ty đã được Bộ Xây Dựng ký quyết định số: 148A/BXD-TCLĐ chích xác thành lập trong thời gian này xí nghiệp xây dựng số I cùng một số xí nghiệp khác cũng được ra đời. Sau khi thành lập công ty cùng các xí nghiệp của mình đã đi vàp hoạt động một cách nhanh chóng, với quy mô chủ yếu là mở rộng sx và kinh doanh nhà,ay dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng và đô thị khu công nghiệp, ngoài ra công ty dẫ cùng các xí nghiệp đi vào sx cấu kiện bê tông, kinh doanh VL xây dựng... Bên cạnh đó công ty còn nhận các công trình có vốn đầu tư 100% của nước ngoài, trong những năm 1984-1993 các sản phẩm xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ, chất lượng sản phẩm ngày càng có uy tín trên thị trường. Từ một xí nghiệp số 106 công ty đã vươn lên thành một công ty xây dựng lớn mạnh trong toàn tổng công ty xậy dựng Hà Nội. Ngày 06/04/1997 công ty đã được bộ xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng số 151BXD/CSXD . Với nỗ lực của mình công ty đã không ngừng vươn lên, ngày 29/04/1993 công ty đã nhận được giấy đăng ký kinh doanh sè 108379 của trọng tài kinh tế Hà Nội. Đầu năm 2000 thị trường kinh tế trong nước có một số biến đổi nhảy vọt về ngành xây dựng, xây dựng các công trình công nghiệp hoá hiện đại hoá và phát triển các khu đô thị, kinh doanh vật tư lật liệu xây dựng. Do một số đặc điểm thay đổi mạnh công ty đã được Bộ Trưởng Xây Dựng quyết định. 3 Để thích nghi với đk nền kinh tế thị trường, công ty đã chủ động tiến hành đổi mới quuy trình công nghệ, nâng cao trình độ tay nghề cán bộ công nhân viên, tìm kiếm các đối tác làm ăn mới mục tiêu nâng cao năng suất LĐ, sản phẩm làm ra đạt tiêu chuẩn của khách hàng và có thể cạnh trạnh với các công ty khác trên địa bàn. Xí nghiệp xây dựng số I : Là đơn vị trực thuộc của công ty đầu tư phát triển nhà và xây dựng Tây Hồ, đã góp phần không nhỏ trong quá trình họat động sx kinh doanh của công ty. Đây là một trong những thành viên quan trọng của công ty, với đội ngò cán bộ công nhân viên chức, lành nghề cùng các kỹ sư giỏi đã tham gia hoạt động trong lĩnh vực sx kinh doanh các công trình hạ tầng. Nh nạo vét đào lấp san lấp mặt bằng, đường bãi thi công các móng công trình, sx các cấu kiện bê tông phụ kiện kim loại cho quá trình kinh doanh của xí nghiệp. Để thích nghi với đk nền kinh tế thị trường xí nghiệp đã tiến hành đổi mới quy trình sx kinh doanh và tìm kiếm các đối tác làm ăn với mục đích nâng cao năng suất lđ, sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao. Mục tiêu và hoạt động sx kinh doanh: Mục tiêu chính của xí nghiệp xây dựng số I là xây dựng các công trình dân dụng, bảo trợ các công trình nhóm B, xây dựng các công trình hạ tầng đô thị và công nghiệp, kinh doanh nhà, sx các cấu kiện bê tông, kinh doanh vật liệu xây dựng: Qua quá trình trưởng thành và vững mạnh của xí nghiệp xây dựng số I bằng những sản phẩm của mình trong lĩnh vực sx kinh doanh đã tạo cho mình một chỗ đứng công ty uy tín trên thị trường. Tất cả các công trình và hạng mục công trình mà xí nghiệp đã và đang tham gia thi công được bên A đánh giá rất cao về chất lượng tiến bộ tổ chức, quản lý thi công công trình của xí nghiệp có rất nhiều kinh nghệm thi công phần việc xây dựng và trang trí nội thất đặt được tiêu chuẩn cao của công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp với khả năng và kinh nghiệm của mình, xí nghiệp đã được công ty đánh giá rất cao. Xí nghiệp hy vọng sẽ đáp ứng được lòng tin cậy của các bạn hàng trong lĩnh vực sx kinh doanh của đơn vị. Chúng tôi xin cam kết giúp các bạn hàng đạt được mục tiêu của mình, trong suốt chu kỳ sống của dự án và công tác với tất cả các nhà đàu tư, dù bạn là các cơ quan chính phủ trung ương, địa phương, tư nhân hay là các nhà tài trợ đang khuyến khích cho một công trình viện trợ...Chúng tôi đều có thể chắc chắn giúp các bạn đạt được mục tiêu của mình. Với những kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp thực hiện trong những năm gần đây. Vèn cè ®Þnh Vèn lu ®éng Vèn ng©n s¸ch NN cÊp: Vèn ng©n s¸ch NN cÊp: 1.106.963.101 1.564.278.769 Vèn tù bỉ sung: 573.175.962 Vèn tù bỉ sung 478.091.768 Vèn kh¸c: 994.985.830 Vèn kh¸c: 3.994.330.607 Vèn vay: 784.465.578 Vèn vay: 12.784.436.607 4 Quá trình đổi mới tuy có lúc thăn lúc trầm nhưng nhìn chung từ hướng đi đúng đắn, kết hợp vơi ý chí nỗ lực của công ty, của toàn thể 375 cán bộ công nhân viên, chỉ tiêu đạt được hầu như các năm sau cao hơn năm trước, có thể xem xét qua một số chỉ tiêu: ChØ tiªu Gi¸ trÞ s¶n lỵng Tỉng s¶n lỵng Nép ng©n s¸ch Thu nhËp b×nh qu©n 2000 9.750.276 3.457.350.000 325.257.400 820.560.125 2001 10.205.550 8.482.642.000 405.650.267 854.123.468 2002 7.000.000.000 4.733.980.450 478.450.000 950.120.000 Hiện nay với số côngnhân không quá 375 người kết cấu theo các tổ xây dựng có 5 tổ thuộc và 7 phòng ban nghiệp vụ. Nhiệm chính của xí nghiệp là xây dựng các công trình đô thị hoá hiện đại hoá để đưa ngành xây dựng phát triển, là một đơn vị nhà nước – xí nghiệp xây dựng số I thuộc công ty đầu tư phát triển nhà và xây dựng Tây Hồ có nhiệm vụ hoạt động sx kinh doanh theo hướng khoa học, dịch vụ và xây lắp với mục tiêu đề ra xây dựng một “ xí nghiệp và công ty” ngày càng mạnh, đa ngành nghề, đa sản phẩm, đa sở hữu theo hướng công nghiêph hoá hiện đại hoá và phấn đấu, cố gắng tiết kiệm và mạnh dạn đầu tư khai thác triệt để các nguồn lực hiện có để mở ngành nghề, đẩy mạnh sx kinh doanh và không ngừng nâng cao đời sống của người lao động. Chức năng hành nghề chủ yếu của xí nghiệp. a. Xây dựng nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp công trình. + Đào đắp vậnchuyển đất đá, san lấp mặt bằng, đường bãi. + Thi công cácloại công trình, xây lắp kết cấu công trình . + Trang bị nội thất, ngoại thất và tạo kiến trúc cảnh quan công trình. + Xây dựng cầu cống qui mô vừa và nhỏ b. Sản xuất cấu kiện bê tông, phụ kiện kim loại cho xây dựng. c. Vận chuyển vậtliệu xây dựng cấu kiện bê tông đúc sẵn. d. Kinh doanh nhà. e. Kinh doanh vật liệu xây dựng. Tuy mới được thành lập trong qúa trình hiện đại hoá ngưng xí nghiệp xây dựng số I cũng có một số thuận lợi và khó khăn trong quá trình sx kinh doanh của mình: Thuận lợi: Được sự quan tâm của công ty cùng với các nhà đầu tư của các cơ quan quản lý, cùng với sự cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp có sự đoàn kết nhất trí cao trong nội bộ cỉa xí nghiệp, quan hệ rất tốt. Tất cả vì mục tiêu chung “ Xây dựng một xí nghiệp ngày càng giàu mạnh ”. Xí nghiệp đã vươn lên khẳng định chỗ đứng của mình trong công ty và trong ngành xây dùng . 5 Trong quá trình xây dựng của mình đã có rất nhiều các bạn hàng tin cậy khi hoàn thành công trình xí nghiệp đã được các đơn vị đánh giá cao trong quá trình kinh doanh, xí nghiệp đã được các bạn hàng trao tặng huy chương, và Bộ Xây Dựng trao tặng huy chương vàng chất lượng cao do chuẩn cục đo lường và chất lượng trao tặng, đại sự quan Ên Độ, Bộ Ngoại Giao... Khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi xí nghiệp còn có rất nhiều khó khăn gặp phải như thiếu vốn kinh doanh, vốn đầu tư vào thi công các công trình, việc thu hồi chậm dẫn đến nợ đọngkéo dài làm cho vòng quay vốn dài, đội ngò cán bộ công nhân kỹ thuật thì thừa về chất lượng nhưng lại thiếu về chuyên môn nghề nghiệp, thiếu công nhân lành nghề, năng lực của một số cán bộ công nhân còn non yếu, không chủ động giải quyết được công việc cứ nhất thiết phải dùa vào ban giám đốc hoặc trưởng phòng. Do công việc đôi khi vẫn còn trì trệ dẫn đến chi phí quản lý cao. Ngoài ra đơn vị vẫn còn thiếu một số máy móc thiết bị cùng một số dụng cụ các máy móc. ở đây đa số là thiết bị cũ nên khi thi công gặp rất nhiều khó khăn. Khi thi công các công trình cao tầng xí nghiệp không có các máy móc hiện đại để thực hiện do đó đơn vị phải sử dụng thủ công, đôi lúc ảnh hưởng đến tính mạng của công nhân. Sở dĩ xí nghiệp gặp phải những khó khăn trên là do đặc điểm của ngành xây dựng. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của xí nghiệp là phải đẩy mạnh tiến độ thu hồi vốn tích cực giảm chi, thực hiện tiết kiệm, tăng cường quản lý các mặt hàng nâng cao sx kinh doanh có lãi, xây dựng lại vốn lưu động tiếp tục đề nghị với công ty cấp vốn dầu tư 100% để trang trải lãi xuất kinh doanh, soạn thảo các văn bản có nội dung phù hợp với cơ chế quản lý mới. Thu hồi các công nợ quản lý và sử dụng tài sản tăng cường trách nhiệm các nhân thực hiện nghiêm chỉnh sự bồi thường vật chất trong việc giữ gìn tài sản bị hư háng mất mát trên cơ sở giảm chi phí sửa chữa . Từ đó chi phí sản xuất cũng được giảm theo và thu hồi các công mợ xử lý những vật tư bị ứ động kém phẩm chất để huy động vốn kinh đoanh.Thường xuyên chấn chỉnh lại công tác hạch toán phải chịu trách nhiệm toán nguyên vật liệu xác định tính toán giá thành, xác định lỗ , lãi ngay tại chân công trình có như vậy mới giúp chúng ta làm căn cứ để kịp thời trong việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh làm cơ sở tham khảo các quyết định giá bổ dự thầu các công trình sau này . Hiện nay xí nghiệp đang phấn đấu đưa hướng đi của mình đạt được ISO 9001 – 2000 .Đây là công cụ để giúp xí nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm , đáp ứng yêu cầu khách hàng luật pháp và cải tiến liên tục . Hệ thống quản lý chất lượng với phạm vi áp dụng xây dựng các công trình công nghiệp và tất cả các dự án của xí nghiệp đều được thuê tư vấn thiết kế ,hoặc theo bản vẽ của chủ đầu tư cấp cho xí nghiệp. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT: Là một xí nghiệp xây dựng sô I nên hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của xí nghiệp là thi công xây dựng công trình mới nâng cấp. Cải tạo hoàn thiện lắp 6 đặt hệ thống điện nước trang trí nội thất ngoại thất. Các công trình dân dụng và công nghiệp. Hiện nay quy trình sản xuất của xí nghiệp hoạt động theo một quán trình liên tục và khép kín từ quán trình chuẩn bị thi công đều quán trình tổ chứ thi công.Thi công của xí nghiệp đều được tiến hành theo tuần tự của các bước. Sơ đồ quá trình chuẩn bị thi công Hỵp ®ång ®ỵc ký Kh¶o s¸t thùc tÕ Hoµn chØnh hå s¬(nhËn tõ A) LËp hå s¬ thi c«ng LËp bé m¸y thi c«ng ThiÕ t kÕ thi c«ng c«ng ngh Ư tỉ chøc Tr×n h duyƯ t lÇn thø nhÊt ThĨ hiƯn qua b¶n vÏ thuyÕ t minh Ký duyƯ t lÇn thø 2 KÕ ho¹ch vỊ vèn KÕ ho¹ch mua s¾m NVL Trang bÞ m¸y mãc thiÕt bÞ x©y dùng KÕ ho¹ch nh©n sù kü thuËt Kh¶o s¸t thùc tÕ Hoµn chØnh hå s¬ Hoµn chØn h bé m¸y thi c«ng KÕt thóc thêi kú chuÈn bÞ QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC THI CÔNG Kh¶o s¸t hiƯn Dän mỈt b»ng Thi c«ng nỊn Thi c«ng phÇn 7 Hoµn thiƯn c«ng NghiƯ m thu vµ bµn trêng thi c«ng nỊn mãng mãng th« tr×nh giao + Khảo sát thị trường thi công: Đơn vị tiến hành mở công trường thi công sau khi đã lùa chọn được phương án thi công phù hợp. +Dọn mặt bằng nền mãng: San lấp mặt bằng cho công trình và chuẩn thi công phần móng công trình. +Thi công nền mãng: Thi công nền móng theo đúng quy định bản vẽ thiết kế của công trình đã được ký duyệt. +Thi công phần thô:Là đổ khung sàn xây các tường ngăn. +Hoàn thiện công trình : Bao gồm lắp đặt hệ thốn điện nước,sơn quét vôi, sơn bảng batít trang trí lắp đặt nội thất. +Nghiệm thu và bàn giao : Tổ chức nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào hoạt động, tổ chức hoàn công, công trình tổ chức thanh toán quyết toán công trình, bảo hành công trình theo đúng yêu thiết kế và yêu cầu chủ đầu tư đưa ra căn cứ vào những thoả thuận trên mang tính nguyên tắc và quy phạm kỹ thuật trong hợp đồng đã đưa ra. Để hoàn thành tốt các giai đoạn này xí nghiệp xây dựng số I có thể chia ra các đội sau: + Đội xây dựng số I : chủ yếu thi công các công trình về hạ tầng cơ sở ống thoát nước nền bãi. + Đội xây dựng số II: Xây dựng các công trình dân dụng công nghiệp + Đội xây dựng số III: Các tổ nh tổ hoa sắt đội cần cẩu tháp + Đội xây dựng số IV: Đội cơ điện nước Mỗi đội xây dựng có một đội trưởng đối phó cán bộ kỹ thuật nhân viên và kế toán thống kê của đội.Trong đội còn có cac tổ chức sản xuất tuỳ theo quy mô tổ chức của mỗi đội. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BÉ MÁY QUẢN LÝ CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ I: Là một xí nghiệp xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là thi công và xây lắp các công trình mới nâng cấp và cải tạo mới các công trình dân dông , các công trình văn hoá công cộng , các công trình công nghiệp . Do đặc điểm của xây dựng cơ bản , sản phẩm xây dựng có tính chất đơn chiếc kết cấu khác nhau . Thời gian thi công dài nên việc tổ chức sản xuất , tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp được thực hiện theo hình thức trực tuyến từ xí nghiệp đến các phòng ban , các đội các tổ. GI¸M ®ÈC Phßng kü thuËt kÕ to¸n PHà GI¸M ®ÈC 8 Phßng hµnh chÝnh kÕ to¸n §éi x©y dùng sè I Tỉ nỊ I Tỉ nỊ II §éi x©y dùng sè II Tỉ mé c Tỉ nỊ I Tỉ s¶n xuÊt hoa s¾t Tỉ nỊ II Tỉ mé c Tỉ s¾t Tỉ hµn §éi c¬ ®iƯn níc Tỉ III Tỉ ®iƯ n níc Chức năng của từng bộ phận - Đứng đầu là Giám Đốc xí nghiệp: Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn xí nghiệp là người đại diện hợp pháp nhất của xí nghiệp công ty và trước pháp luật là người đại diện cho quyền lợi cho toàn bộ công nhâ vi3en và chịu tự chỉ đạo trực tiếp đến từng đội sản xuất kinh doanh của xí nghiệp giúp việc cho giám đốc xí nghiệp phó giám đốc và các phòng ban chức năng khác. Phó Giám Đốc : có nhiệm vụ giám sát việc thi công ở công trình ở toàn bộ công trình của xí nghiệp tham mưu cho giám đốc .Về quy hoạch phạm kỹ thuật, thiết kế tính toán lập khối lượng thi công. Lập biện pháp hướng dẫn và kiểm tra công tác, thi công xây lắp cả về chất lượng và tiến bé , quản lý các phương tiện thi công phục vụ sản xuất an toàn lao động, tổ chức công tác nghiệm thu bàn giao công trình cho bên A : Bé máy quản lý của xí nghiệp có các phòng ban chuyên môn mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng của mình. Phòng kinh tế hoạch : Có nhiệm vụ xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ xí nghiệp , lập dự toán thi công phân bố kế hoạch sản xuất kiểm tra dự toán đầu vào, xây dựng tiến độ nội bộ cho phù hợp với tiến bộ xây dựng cuẩ toàn công trình giao khoán và thanh toán quyết toán hợp đồng kinh tế nội bộ. Ngoài ra trong phòng còn có trưởng phong theo dõi chỉ đạo chung , cùng các cấn bộ theo dõi nhân sự kiêm lập các hoạt động mua bán theo dõi sổ sách và cán bộ theo dõi máy móc thi công. Phòng tài chính kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tổ chức ghi chép kiểm tra giám sát . Các nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tổ chức ghi chép kiểm tra giám sát . Các nhiệm vụ hoạt động kế toán toài chính diễn ra trong xí nghiệp tình hình thanh toán thu chi đảm bảo vốn cho xí nghiệp. Phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc có quan hệ với các phòng ban nghiệp vụ khác dễ nắm bắt mọi hoạt động tài chính trong công ty. Trong phòng tài chính kế toán, kế toán phụ trách kiểm kê kế toán thanh toán. Công nợ vật tư, tổng hợp cùng với thủ quỹ kiểm kê kế toán tài sản cố định kế toán quyết toán nội bộ, vật tư và tiền lương cho xí nghiệp. Các đội xây dùng: Có nhiệm vụ quản lý đội và tổ chức thi công công trình theo yêu cầu nhiệm vụ dược giao tổ chức. Kí hợp đồng kinh tế nội bộ thanh toán hợp đồng khoán của đội tự lập và đối với lao động quản lý lao động chịu trách nhiệm trước giám đốc là : công nhân tổ chức hay đội trưởng. Ngoài đội trưởng ra còn có các bộ kỹ thuật, thư kho tổ trưởng bảo vệ đội. 9 Tỉ II Sơ đồ xây dựng số i ®ÉI TRËNG C¸n bé kü thuËt Nh©n viªn kü thuËt ®éi thđ kho B¶o vƯ Xí nghiệp xây dựng số 1 ngày caafng được mở về quy mố ản xuất . Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế xây dựng xí nghiệp đã giao cho các đội thi công thực hiện. Đây là hình thức khoán gọn với từng đội xây dựng nhằm nâng cao tinh thần trsch nhiệm đối với cán bộ của công trường đồng thời tạo điều kiện cho các ddoji xây dựng chủ động thi ccông xí nghiệp sẽ hỗ trợ vốn đầu tư và giám sát kiểm tra. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DÙNG SỐ I 1. đặc điểm bộ máy kế toán: Xí nghiệp xây dựng số I : Tổ chức hạch toán kế toán độc lập vào đặc điểm và những điều kiện của xí nghiệp nên giám đố và kế toán trưởng của xí nghiệp đã quyết định tổ chức thực hiện chế độ khoán tập trung để phù hợp với các đặc điểm và quy một hoạt động cảu xí nghiệp mình. Phòng kế toán của xí nghiệp có chức năng nhiệm vụ là quản lý tài chính, quản lý tài sản hạch toán giá lập kế htu chi theo kế hoạch sản xót , nhanh chóng báo cáo tài chính lập thời chính xác quảnlý thu chi theo chế độ tài chính kế toán quy định . CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ I TRËNG PHßNG KÕ TO¸N Thđ kho ®éi x©y dùng I Thđ quü Thđ kho x©y dng II Nh©n viªn kinh tÕ ®éi * Chức năng và nhiệm vụ phòng kế toán Với chức năng quản lý tài chính phòng kế toán tài vụ xí nghiệp số I là trợ lý đắc lực ban giám đốc đưa ra các quyết định đứng đắn hiệu quả . Trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh xí nghiệp các phần hành công việc kế toán được phân phối đều cho các nhân viên kế toán mỗi người đảm nhiệm một mặt và kiêm một số phần khác. 10 Nhiệm vụ các bộ phận kế toán nh sau: + Trưởng phòng kế toán : Phụ trách phòng kế toán tài vụ trực tiếp tổ chức công tác kế toán tài chính kế toán của xí nghiệp, đồng thời phụ trách phòng kế toán vật tư và theo dõi về tài sản cố định , các chi phí sản xuất trong kỳ theo từng công trình hạng mục công trình để tính giá thành cho sản xuất xây dựng một cách đầy đủ chính xác ( đảm bảo không tính thừa thiếu ) đối chiếu với bộ phận chi tiết đảm bảo tính chính xác số liệu kế toán theo chế độ của nx và nhà nước quy định sau đó báo cáo tài chính. + Thủ quỹ : Kiêm tất cả các kế toán , kế toán thah toán vật tư , sè lượng kế toán quyết toán nội bé , vật tư tiền lương; nhiệm vụ theo dõi hợp đồng kinh tế căn cứ vào chứng từ thu chi được duyệt thủ quỹ tiến hành phát phiếu thu tiền nép tiền , chịu trách nhiệm quản lý tiền của xí nghiệp . Theo dõi bản chấm công để tính lương cho các bộ phận căn cứ vào bảng lương của đơn vị tiến hành trích lập và phân bổ tiền lương . Về kế toán tài sản vật liệu công cụ dụng cụ sản xuất và các hoá đơn chứng từ . Phiếu lập tiền mặt có liên quan đưa vào bảng thống kê . Từ đó tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ. + Thủ kho : Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất thẻ kho và các sổ chi tiết và các tài khoản sau đó đưa cho kế toán duyệt . + Nhân viên các đội : Trực tiếp tham gia vào công tác kế toán vào các xí nghiệp giúp kế toán trưởng thực hiện các công tác hạch toán của đơn vị mình. CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP 1. hình thức tổ chức kế toán Hiện nay ở xí nghiệp xây dựng số I đang áp dụg hình thức kế toán “ nhận ký chung” sử dụng phần mềm kế toán trên máy mở các sổ kế toán chi tiết các bảng tổng hợp các bảng phân bố bảng kê ...kết hợp với việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thoóng giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hàng tháng , quý , năm có sự đối chiếu kiểm tra số liệu kế toán giữa ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp báo cáo cuối tháng . TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỂ HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU Chøng tõ gèc Sỉ quü Sỉ nhËt ký ®Ỉc biƯt Sỉ nhËt ký chung Sỉ c¸i B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n 11 Sỉ chi tiÕt B¶ng tỉng hỵp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hàng ngày ( Định kỳ ) Ghi vào cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Trình tự hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chung + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để vào nhật ký chung . Những chứng từ nào không đi thẳng nhật ký chung thì nhật ký chung đặc biệt “hay nhật ký chuyên dùng và bản kê khai” + Những chứng từ nào liên quan đến đối tượng hạch toán chi tiế thì đồng thời ghi vào sổ chi tiết liên quan . + Cuối tháng căn cứ vào chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết . Căn cứ vào số liệu chung sổ nhật ký chung để vào sổ cái các tài khoản liên quan . + Đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết sau đó đối chiếu kiểm tra lấy số liệu trên bảng kê , nhật ký chung sổ cái các tài khoản và các bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. *Phương pháp hàng hạch toán hàng tồn kho - Xí nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên theo giá trị gia tăng – Phương pháp khấu trừ. - Phương pháp ghi chép này thường cuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ tổng hợp trên sơ sở các chứng từ xuất nhập kho. 2. Các loại chứng từ, sổ sách kế toán áp dụng. * Chứng từ sử dụng. + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. + Hoá đơn giá trị gia tăng. + Các thẻ kho. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. * Sổ sách kế toán sử dụng. + Sổ chi tiết vật tư. + Bảng kê nhập vật tư. + Bảng kê xuất vật tư. + Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật tư. + Sổ nhật ký chung. + Sổ cái tài khoản. 12 3. Các t ài kho ản k ế toán xí nghi ệp STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 SÈ HIƯU 111 112 133 141 142 136 138 152 153 154 211 214 331 334 411 415 416 421 431 511 621 622 627 632 911 TªN TΜI KHO¶N TiỊn mỈt TiỊn gưi ng©n hµng ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®ỵc khÊu trõ TiỊn t¹m øng Chi phÝ tr¶ tríc Ph¶i thu néi bé Ph¶i thu kh¸c Nguªn vËt liƯu C«ng cơ dơng cơ Chi phÝ tr¶ tríc TSC§ h÷u h×nh Hao mßn TSC§ Ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn Nguån vèn kinh doanh Quü dù phßng tµi chÝnh Quü dù phßng trỵ cÊp mÊt viƯc lµm Lỵi nhuËn n¨m tríc Quü phĩc lỵi ®· h×nh thµnh TSC§ Doanh thu Chi phÝ nguyªn vËt liƯu trùc tiÕp Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp Chi phÝ s¶n xuÊt chung Gi¸ vèn hµng ho¸ X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 13 PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ CỦA XÍ NGHIỆP I. ĐẶC ĐIỂM, QUẢN LÝ, PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ 1. Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của xí nghiệp xậy dựng số 1. - XNXD sè I là đơn vị thuộc công ty đầu tư phát triển nhà và xây dựng Tây Hồ. Là mét trong những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn. Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng công trình công nghiệp, kinh doanh nhà sản xuất cấu kiện bê tông, kinh doanh vật tư vật liệu xây dựng. - Nguyên vật liệu là một trong các yếu tố cơ bản có quá trình sản xuất và kinh doanh tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm ảnh hướng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Đặc biệt trong ngành xây dựng, nguyên vật liệu chính chiếm 85% trong tổng chi phí khá lớn để xây dựng lên các công trình công nghiệp nhà cửa, cầu đường... - Trong đó nguyên vật liệu chính chiếm 65% còn lại là các nguyên vật liệu phụ chiếm 25% trong tổng ngành xây dựng cơ bản. - Công cụ dụng cụ chiếm tới 25% nh các trang thiết bị dùng trong văn phòng, đà nẹp cốp pha để phục vụ thi công công trình trong tổng ngành xây dựng. Hai yếu tố này liên quan chặt chẽ với nhau, nó hỗ trợ nhau để công trình ngày một hoàn thiện hơn nữa. - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của xí nghiệp rất đa dạng về chủng loại. Hiện nay xí nghiệp sử dụng các vật liệu chủ yếu là đã có sẵn trên thị trường, giá cả Ýt biến động. Một số vât liệu được nhà nước quy định về giá cả nh: Xi măng, sắt thép...Đây là đk thuận lợi cho công tác dự trữ không gây ứ đọng vốn. Còn một số NVL có khối lượng lớn và giá cả luôn biến động nhanh nh: Gạch, vôi, đá dăm, cát...Những NVL làm cho việc nhập xuất kho và công tác bảo quản rất phức tạp dẫn đến việc bảo quản NVL trong ngành khó khăn. - NVL của xĩ nghiệp rất đa dạng muôn màu muôn vẻ, để đánh giá được tính chất và chức năng của từng NVL là phần rất khó trong công tác quản lý NVL chính vì thế em xin chọn đề tài này. 2. Công tác quản lý vật tư - Để đáp ứng yêu cầu quản lý vậtliệu đơn vị, phân công người hay bộ phận chiụ trách nhiệm giữ gìn bảo quản: - Sau khi phòng kế hoạch nên kế hoạch mua NVL để cung cấp kịp thời giao cho công trình theo đúng tiến độ thi công NVL mua về nhập kho đã được giao cho các kho bãi của công trình chịu trách nhiệm bảo quản. 14 - Để bảo quản NVL,CCDC được tốt, xí nghiệp đã có các nhà kho đảm bảo kỹ thuật an toàn. Các nhà kho của xí nghiệp được đặt ngay tại công trình đang thi công, ở xí nghiệp có 2 nhà kho. Các nhà kho này cách công trình khoảng 45m ở đay kho bãi được xây dựng rất thoáng và khô ráo thuận tiện cho việc để NVL như xi măng,sắt thép... Mức hao hụt trong quá trình bảo quản, định mức sử dụng của từng NVL... Bên cạnh đó xí nghiệp cũng cần phải đề phòng các loại hoả hoạn xảy ra trong tất cả các chỉ tiêu phải đảm bảo yêu cầu hoạt động của xí nghiệp. VD 1: Ngày 2 tháng 3 năm 2003 xí nghiệp đã mua NVL xi măng, sắt thép về nhập kho tại công trình Đội Cấn. Thủ kho tiến hành ghi chép phản ánh số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, tính giá thực tế của hàng tồn kho đã mua về nhập kho , sau đó tiến hành ghi chép phản ánh trên các thẻ . Kế toán chi tiết , và tham gia kiểm kê , đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ sản phẩm – hàng hoá theo đúng chế độ của nhà nước và xí nghiệp . 3. Phân loại vật liệu , công cụ dụng cụ Mỗi doanh nghiệp có các đặc thù sản xuất kinh doanh khác nhau nên việc sử dụng các nguyên vật liệu khác nhau . Để thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý NVL một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán đầy đủ , chính xác từng loại vật liệu cần thiế , xí nghiệp đã phân loại chúng theo một hình thức thích hợp . Phân loại vật liệu là việc chia vật liệu ra thành từng nhóm từng loại từng thứ vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó theo yêu cầu của quản lý trên thực tế NVL đó . Chính vì thế NVL được chia thành những dòng sau: Nguyên vật liệu chính; Bao gồm các loại NVL tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể của sản phẩm như : sắt , thép , xi măng , gạch , cát ... trong xây dựng cơ bản . Nửa thành phẩm mua ngoài cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Vật liệu phô : Là các loại vậtliệu được sử dụng làm tăng chất lượng sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý phục vụ cho sản xuất cho việc bảo quả để nâng cao chất lượng tính năng sản phẩm như : Các then chốt , đinh vảy , cầu đấu điện , các chụp đèn ... Nhiên liệu : Bao gồm các loại khí lỏng ,khi rắn như xăng dầu ,than củi có tác dụng tạo nhiệt năng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất .Nó sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm ,các phương tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt động ... Phụ tùng thay thế : Gồm các phụ tùng chi tiết dùng thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất , phương tiện vận tải ... Thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các loại thiết bị cần lắp , xây dựng và thiết bị không cần lắp công cụ dụng cụ ,vật kết cấu , khí cụ ...v.v dùng cho công tác xây lắp xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Là loại vật liệu từ quán trình sả xuất phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định. * Căn cứ vào mục đích công dụng nguyên vật liệu được chia thành : + Nguyên vật liệu trực tiếp : Dùng cho chế tạo sản phẩm. 15 + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác : Phục vô cho quản lý phân xưởng dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. * Mét số cách phân loại : + Phân loại theo quyền sở hữu ; Nguyên vật liệu của doanh nghiệp và NVL do đi vay . + Phân loại theo nguồn hình thành : NVL do mua ngoài NVL tù gia công chế biến. 4. Phương pháp đánh giá vật liệu , công cụ dụng cụ: a. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: NVL của xí nghiệp được nhập chủ yếu từ nguồn bên ngoài ( do bên đặt hàng chuyển sang ) . Một số NVL xí nghiệp tự chế biến ra. Còn lại đa số là mua từ bên ngoài được xí nghiệp đánh giá theo đúng thực tế. + Đối với NVL nhập kho trong kỳ ; NVL mua ngoài : Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá mua trả có thuế VAT đầu vào công chi phí mua thực tế. Thông thường chi phí vận chuyển bốc đỡ do bên bán cung cấp nên đã tính vào giá bán. Vì vậy giá vật liệu nhập kho là giá trên hoá đơn chưa có thuế VAT. + Giá thực nhập, thực tế vật liệu , dông cụ thu hồi ; Là giá do hội đồng đánh giá tài sản được xác định trên cơ sở giá trị hiện có của vật liệu dụng cụ của từng loại một. VD 1: Tại xí nghiệp tháng 3 năm 2003, xí nghiệp đã nhập kho các loại sắt thép nh sau: NT DiƠn gi¶i Sè lỵng §¬n gi¸ Thµnh tiỊn 1/3 Tån ®Çu th¸ng 417 4.924 2.053.308 12/3 NhËp thÐp gai fi 22 LD 1.064,2 4.929 7.907.101,8 14/3 NhËp thÐp gai fi 6 TN- fi 8 4.364 5.172 22.570.608 TN 16/3 NhËp thÐp fi 18 TN 2.737,8 4.829 13.220.836,2 18/3 D©y thÐp fi 1 50 6.381 319.050. 20/3 ThÐp gai fi 8 LN 3.133 4.982 15.605.473 Tỉng céng 61.676.377 Bao gồm thuế GTGT 10 % 6.167.637,7 Tổng cộng: 67.844.014,7 b. Giá vật liệu dụng cụ xuất kho xí nghiệp đã áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước Theo phương pháp này các loại vật liệu dụng cụ nào nhập ban đầu sẽ được xuất trước, xuất hết số lần nhập trước mới đến số lần nhập sau theo giá thực tế từng lần nhập. Như vậy vật liệu tồn kho đầu kỳ sẽ xuất dùng đầu tiên .Trị số hàng xuất kho được tính bằng cách căn cứ vào số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá lần nhập trước nhất có trong kho .Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ được tính theo lượng tồn kho và đơn giá vật liệu nhập sau cùng. Công thức: 16 Giá thực tế của NVL – CCDC xuất dùng Giá thực tế của NVL , CCDC nhập = theo từng lần nhập kho trước x Số lượng NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho VD 1 : Tại xí nghiệp tháng 3 năm 2003 XN đã xuất kho cho công trình Đội Cấn sắt ,thép, các loại để thi công công trình .Trên phiếu nhập 11.3: Xuất thép gai fi 10 TN: 417 Giá thực tế: 4.924 đ 13.3: Xuất thép gai fi 22 LD: 16.041,2 Giá thực tế: 4.929 đ 15.3: Xuất thép gai fi 6 TN-fi 8 TN: 4.364 Giá thực tế: 5.172 đ 17.3: Xuất thép fi 18 TN : 2.737,8 Giá thực tế: 4.829 đ 19.3: Dây thép fi 1 50 Giá thực tế: 6.318 đ 21.3: Thép gai fi 8 TN 2.683 Giá thực tế: 4.981 đ Xí nghiệp đã hạch toán theo phương pháp nhập trước xuất trước Đơn vị tính : kg NT DiƠn gi¶i Sè lỵng Gi¸ thùc tÕ Thµnh tiỊn 11.3 XuÊt thÐp gai fi 10 TN 234 4.924 1.152.216 13.3 XuÊt thÐp gai fi 10 TN 183 4.924 901.092 XuÊt thÐp gai fi 22 LD 562 4.929 2.770.098 15.3 XuÊt thÐp gai fi 22 LD 1.042,2 4.929 5.137.003,8 XuÊt thÐp gai fi 6TN – fi 8 750 5.172 3.979.000 TN 17.3 XuÊt thÐp fi 6 TN – fi 8 TN 3.614 5.172 18.691.608 XuÊt thÐp fi 18 TN 2.548 4.829 12.304.292 19.3 XuÊt thÐp fi 18 TN 189,8 4.829 916.544,2 D©y thÐp fi 1 35 6.318 221.130 XuÊt d©y thÐp fi 1 15 6.318 94.770 XuÊt thÐp gai fi 8 TN 2.683 4.981 13.364.023 Tån cuèi 21/3 2.244.600 Giá trị thực tế VL tồn kho cuối tháng = 61.676.377 – 59.431.777 = 2.244.600 Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để đánh giá nguyên vật liệu vì khối lượng không lớn lắm nên đa số xí nghiệp mua vào bao nhiêu thì xuất hết bấy nhiêu cho nên giá thực tế của NVL nhập vào bằng giá thực tế NVL xuất ra. c. Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ Do NVL, CCDC tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cho nên để tiện cho việc tiính toán chính xác giá trị NVL, CCDC chuuyển dịch vào chi phí sản xuất. Chính vì vậy, kế toán phải áp dụng phương pháp phân bổ CCDC và NVL cho hợp lý với từng bộ phận sản xuất của mình. + Đối với NVL : Tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo nên sản phẩm nên khi mua NVL về đến đâu xí nghiẹep đem xuất dùng hết đến đó. + Đối với CCDC: Góp phần tham gia trực tiếp vào quá trình tạo lên sản phẩm khi mua vì xí nghiệp cũng không thể xuất dùng được hết. Chính vì vậy, xí nghiệp đã chọn phương pháp phân bổ để thuận tiện cho việc sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. 17 + Dùng phương pháp phân bổ 1 lần: Phương pháp này áp dụng cho các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ nhưng có quy mô lớn. Theo phương pháp này, khi công cụ dụng cụ xuất dùng thì toàn bộ giá trị CCDC sẽ được chuyển hết 1 lần vào chi phí SXKD. VD: Trên phiếu xuất kho ngày 5/3/2003 của xí nghiệp. - Ghế gỗ : 12 chiếc Đơn giá : 1.500 = 54.000 đ - Bót bi : 36 chiếc Đơn giá : 85.000 = 425.000 đ - Thước kẻ : 5 cái Đơn giá : 310.400 = 310.400 đ - Quả chổi lòng máy : 1 cái Đơn giá : 360.000 = 360.000 đ - Phản gỗ : 1 chiếc Đơn giá : 250.000 = 250.000 đ Tổng cộng : 1.916.900 Kế toán phân bổ 1 lần vào quản lý : Nợ TK 642 1.916.900 Có TK 153 1.916.900 + Xí nghiệp cũng dùng phương pháp phân bổ dần : Phương pháp này, đòi hỏi với NVL, CCDC xuất dùng có gía trị lớn, thời gian dài sử dụng dài, việc xuất dùng không đều đặn giữa cấc tháng làm ăn, như bàn vi tính, tủ tài liệu, két sắt, máy tính cá nhân, máy in, bàn làm việc. Đây là các công cụ dụng cụ trong văn phòng còn đối với vật liệu CCDC sử dụng luân chuyển trong xaay dùng nh tre, ván, gỗ. Xuất dùng làm giàn giáo, cốt pha... Giá trị thực tế của CCDC, xuất dùng sổ vật liệu này được phân bổ dần vào các chi phisanr xuất. Các công trình XDCB có sử dụng số vật liệu này nên khi xuất dùng vật liệu sử dụng luân chuyển, kế toán căn cứ vào phiều xuất vật tư giá thực tế vậtliệu xuất ghi. Khi xuất dùng căn cứ vào mức độ tham gia của CCDC-NVL hay quá trình sản xuất. Kế toán xác định số lần phan bổ vào chi phí sx kinh doanh trong kỳ, Kế toán sử dụng TK 142 – Chi phí trả trước để theo dõi giá trị CCDC xuất dùng. Khi xuất dùng căn cứ vào mức độ tham giá của CCDC vào quá trình sx. Kế toán xác định số lần phân bổ vào mức phân bổ từng kỳ vào chi phí. Công thức : Mức độ phân bổ gía trị NVL Giá thực tế NVL, CCDC CCDC xuất dùng trong kỳ = Sè lần phân bổ VD1 : Trên phiếu xuất kho CCDC ngày 14/3/2003 xí nghiệp đã xuất giàn cốp pha để thực hiện thi công trình Đội Cấn. + Gỗ cốp pha sau 3.14m3 Đơn giá : 1.400.000 + Gỗ đag nẹp 6x8 4.7m3 Đơn giá : 1.400.000 + Xà gỗ 8x12 8.6 m3 Đơn giá : 1.400.000 - Kế toán tiến hành tình toán và định khoản: + Gỗ cốp pha sau: 3.14 x 1.400.000 = 4.396.000 + Gỗ đà nẹp 6x8 : 4.7m3 x 1.400.000 = 6.580.000 + Xà gỗ 8x12 : 8.6m3 x 1.400.000 = 12.040.000 Tổng cộng : 23.016.000 18 - Kế toán định khoản : Nợ TK 142 23.016.000 Có TK 153 23.016.000 và được phân bổ cho các đội xây dùng nh sau : Lần I: Nợ TK 627 (3) 11.508.000 Có Tk 142 (đội I) 11.508.000 Lần II: Nợ TK 627 (3) 11.508.000 VD2 :Trên phiếu xuất kho sè 5 ngày 9/3/2003 xí nghiệp cũng xuất kho một số CCDC dùng cho bộ phận văn phòng. Tủ tài liệu: 2 chiếc Đơn giá : 652.000đ Két sắt : 1 chiếc Đơn giá : 3.980.000 máy in : 1 cái Đơn giá : 3.100.000 Máy tính Casio :1 cái Đơn giá : 854.200 Máy điện thoại: 1 cái Đơn giá : 1.481.546 Điện thoại di động Sam sung 800: 1 chiếc : 9.818.125 Điện thoại di động Pianner 1 cái Đơn giá : 3.395.000 Kế toán tiến hành tính toán và định khoản Tủ tài liệu: 2 x 625.000 = 13.040.000 Két sắt: 1 x 3.980.000 = 3.980.000 Máy in 1 x 3.100.000 = 3.100.000 Máy tính Casio 1 x 854.200 = 854.200 Máy điện thoại 1 x 1.481.546 = 1.481.546 Điện thoại di đốngSam sung 800 1 x 9.818.125 = 9.818.125 Điện thoại di động Pianner: 1 x 3.395.000 = 3.395.000 35.668.871 (+) Định khoản : Nợ TK 142 35.668.871 Có TK 153 35.668.871 Sau đó xí nghiệp phân bổ cho từng bộ phận trên văn phòng Lần I : Nợ TK 642 17.834.435,5 Có TK 153 17.834.435,5 Lần II : Nợ Tk 642(1) 17.834.435,5 Có TK 153 17.834.435,5 II. CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC 1. Chứng từ sử dụng, trình tự luân chuyển chứng từ Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính kế toán NVL, CCDC gồm có: + Phiếu nhập kho : mẫu 01- VT + Phiếu xuất kho : mẫu 02 – VT + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bé : mẫu 03 – VT + Biên bản kiểm kê. phiếu xuất, phiếu nhập : mẫu 02 – BH + Biên bản kiểm kê hàng hoá : mẫu 08 – VT Ngoài ra trong các daonh nghiệp sử dụng thêm các chứng từ kế toán. 19 + Biên bản kiểm nghiệm vật tư : mẫu 05 – VT + Phiếu báo vật tư còn lúc cuối kỳ : mẫu 07 – VT Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung phương pháp lập, xí nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, CCDC phải được tổ chức tổ chức luân chuyển theo trình tự hợp lý và được kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của bộ phận cá nhân có liên quan. 2. Thủ tục nhập kho Căn cứ vào giấy báo nhận hàng xét thấy cần thiết khi hàng về đến nơo, có thể lập ban kiểm nhận vật liệu thu mua, cả về số lượng, chất lượng, quy cách từng mặt hàng. - Đối với nhập VL,CCDC theo chế độ ban đầu chứng từ chủ yếu thu mua và nhập kho của xí nghiệp gồm có: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư + Phiếu nhập vật tư + Khi nhận được hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng của người bán gửi nhân viên cung ứng của xí nghiệp mang về, phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận, thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi vật liệu đến doanh nghiệp phải lập ban kiểm nghiệm vật tư, tiến hành kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng và quy cách vật liệu. Ban kiểm nghiệm vật tư thường gồm có người nhập, người phụ trách vật tư và thủ kho. Sau khi kiểm nghiệm xong, sẽ lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” thành hai biên bản, 1 biên bản giao cho phòng kế hoạch vật tư để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, 1 biên bản giao cho phòng kế hoạch tài vụ để căn cứ ghi sổ. “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” phải ghi rõ ngày tháng kiểm nghiệm, họ tên người nhập, tên kho nhập vật tư và thành phẩm của ban kiểm nghiệm. Đồng thời phải ghi rõ tên, quy cách vật tư được kiểm nghiệm ( có đầy đủ chữ ký ). Phòng kế hoạch vật tư cấp phiếu nhập vật tư “ Phiếu nhập vật tư ” có thể lập chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho. Có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu, nếu cần thiết “ phiếu nhập vật tư ” phải ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập, giá đơn vị, thành tiền trong đó giá đơn vị là giá trị ghi trên hoá đơn người bán còn cột thành tiền được tính như sau Thành tiền = Sè lượng vật liệu thực nhập x Đơn giá vật liệu Phiếu nhập kho sau khi nhập xong được chuyển xuống làm căn cứ kiểm nhập kho. Phiếu này được lập thành 03 liên: + 01 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ + 01 liên chuyển cho phòng kế toán để kế toán ghi vào sổ chi tiết + 01 liên chuyển cho phòng kế hoạch vật tư giữ 20