Tài liệu Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây lắp thương mại nguyên hà

Chuyên đề cuối khóa Lời mở đầu HiÔn nay, nÌn kinh tỊ đang khíng hoảng toàn cầu, rÊt nhiÒu doanh nghiÖp đứng trên bờ vùc phá sản. Vì vËy để xác định được chỗ đứng của mình trong nÌn kinh tỊ như hiÔn nay thì các doanh nghiÖp không nh÷ng phải cải tiÕn mÉu m·, chÊt lîng mà còng phải quan tâm tới tÊt cả các khâu trong quá trình sản xuÊt tị khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn vỊ. Một trong nh÷ng công cơ quản lý không thỈ thiÕu được trong hoạt động sản xuÊt kinh doanh là hạch toán kỊ toán. Vì nó đóng một vai trò rÊt quan trong trong viÖc quản lý, điÒu hành về kiỈm soát các hoạt động kinh tỊ, đảm nhiÔm hÔ thống tổ chức thông tin có ích cho viÖc ra quyỊt định kinh tỊ. Đối với các doanh nghiÖp sản xuÊt, đặc biÖt là các doanh nghiÖp kinh doanh trong ngành XDCB, nguyªn vËt liƯu (NVL) thêng chiếm một tư trọng lớn trong giá thành sản phÈm. Do đó sô dĩng NVL một cách hợp lý, tiỊt kiÔm là biÔn pháp giảm chi phí, tăng lợi nhuËn, điÒu này phụ thuộc vào phÇn lớn công tác hạch toán nguyªn vËt liƯu. §©y là một công viÖc chiếm khối lîng lớn trong công tác kỊ toán và liªn quan đến quá trình hạch toán kỊ toán khác. Vì vËy, hiỈu, vËn dơng đóng và sáng tạo trong công tác hạch toán kỊ toán NVL là vÊn đề hàng đầu của mét doanh nghiÖp. Là một doanh nghiÖp trong lĩnh vùc xây dựng cơ bản, NVL tại công ty cổ phÇn xây lắp thương mại Nguyên Hà chiếm khoảng 70 - 80% giá trị công trình x©y dựng, đồng thời là một bộ phËn dự trữ quan trọng nhất và cũng khó bảo quản nhất. Do đặc điỈm sản xuÊt của công ty là công trình n»m rải rác khắp nơi ngoài trời nªn công tác giám sát, quản lý và phản ánh tình hình biÕn động NVL tại công ty cũng gỈp nhiÒu khó khăn nhất định. Qua quá trình học tập lý luËn tại trêng và tìm hiỈu thực tiƠn trong thời gian thực tập ở công ty, cùng với sự giúp đỡ nhiÖt tình của các anh chị phòng tài chính kỊ toán cũng như trong toàn công ty, em nhËn thÊy tầm quan trọng của NVL và nh÷ng vÊn đề còn tồn tại trong công tác kỊ toán Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 1 Chuyên đề cuối khóa NVL ở công ty, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức kỊ toán nguyªn vËt liƯu ở Công ty cổ phÇn xây lắp thương mại Nguyên Hà ” Chuyªn đề được kỊt cÂu thành 3 chương: Chương I: Lý luËn chung vÌ kỊ toán nguyªn vËt liƯu trong các doanh nghiÖp x©y lắp. Chương II: Thực tr¹ng tổ chức kỊ toán nguyªn vËt liƯu ở Công ty cổ phÇn xây lắp thương mại Nguyên Hà . Chương III: Hoàn thiÔn tổ chức công kỊ toán nguyªn vËt liƯu ở Công ty cổ phÇn xây lắp thương mại Nguyên Hà. Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 2 Chuyên đề cuối khóa Chương I Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1.1.1. Khái niệm NVL Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá. Theo Các Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tượng lao động, nh vậy nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng lao động đó trở thành NVL. Đồng thời, Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một một loại NVL nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ có trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là NVL. 1.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn. Do vậy NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất, NVL không ngừng chuyển hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị. Về hiện vật, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham gia sản xuất, NVL chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra.Trong các doanh nghiệp xây dựng, NVL thường có đặc thù cồng kềnh, khối lượng lớn gây ra nhiều khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản nh: sắt, thép, xi măng, cát... và hao hụt tự nhiên thường rất cao. Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 3 Chuyên đề cuối khóa Vì vậy việc quản lý quá trình mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, sử dụng cũng như các phương pháp hạch toán NVL trực tiếp tác động đến chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợi nhuận. 1.1.3. Vị trí và vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động xây lắp. Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Vật liệu là đối tượng lao động, vì thế chóng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp. Mặt khác trong ngành XDCB, giá trị NVL thường chiếm từ 70% đến 80% giá trị công trình. Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng và chất lượng NVL tạo ra nó. NVL có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Chi phí NVL thường chiếm tư trọng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm, giảm bớt chi phí tiêu hao NVL thường vẫn phải đảm bảo chất lượng công trình, đó là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. 1.1.4. Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị, cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ ... NVL. Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa, lãng phí hay tiết kiệm. Từ đó, người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực. Nếu thiếu NVL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát được giá cả, cố gắng làm giảm mức tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Nh vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng NVL. Song, để thực hiên tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 4 Chuyên đề cuối khóa phải đảm bảo được những yêu cầu quản lý nhất định. 1.1.5. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào. Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. - Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình. Trong doanh nghiệp, vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục. Do vậy, các doanh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên NVL nào đó gây ra tình trạng ø đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh háng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình. Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế häach thu mua NVLvµ kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. - Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 5 Chuyên đề cuối khóa toán vật tư. Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 6 Chuyên đề cuối khóa - Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công. 1.1.6. Nhiệm vụ của kế toán NVL Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xuất phát từ vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp, kế toán NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu. Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh doanh. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây lắp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp và tính giá thành công trình. - Kiểm tra vÞªc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý các vật liệu thừa, thiếu, ø đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các công trình, hạng mục công trình. - Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nuíc quy định lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí kinh doanh. 1.2. Phân loại và đánh giá NVL 1.2.1. Phân loại NVL NVL sử dụng trong các danh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 7 Chuyên đề cuối khóa phải tiến hành phân loại chóng theo những tiêu thức nhất định. Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL nhưng trong thực tế của công tác quản lý và hoạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu. Theo đặc trưng này, NVL®îc phân ra các loại sau đây: - NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của nguyên liệu, vật liệu được chuyển vào giá trị công trình. - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, ho¨c để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn, những NVL này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, phương tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình xây lắp như: xăng, dầu, gas, củi, than, hơi đốt... - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sữa chữa thay thỊ một số bộ phận của dụng cơ, máy móc, thiết bị, sản xuất, phương tiện vận tải. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cơ và vật kết cÂu dùng để lắp đặt cho công trình XDCB. - Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi như gỗ, sắt, thép vôn... Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 8 Chuyên đề cuối khóa nghiệp mà trong từng loại NVL được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL và là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các TK chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán vật liệu. Việc phân chia này còn giúp cho DN nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. * Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vËt liƯu được chia làm hai nguồn: - Nguyên vËt liƯu nhập tị bên ngoài: Do mua ngoài, nhËn vốn góp liên doanh, nhËn biÕu tỈng. - Nguyên vËt liƯu tự chỊ: Do doanh nghiÖp tự sản xuÊt. * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng của nguyên vËt liƯu có thỈ chia nguyên vËt liƯu thành: - Nguyên vËt liƯu dùng cho nhu cầu sản xuÊt kinh doanh gồm: + Nguyên vËt liƯu dùng trực tiÕp cho sản xuÊt chỊ tạo sản phÈm. + Nguyên vËt liƯu dùng cho quản lý ở các phân xëng, dùng cho bộ phËn bán hàng, bộ phËn quản lý doanh nghiÖp. - Nguyên vËt liƯu dùng cho nhu cầu khác: + Nhîng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem biếu tỈng. * Ngoài các cách phân lo¹i vËt liƯu như trên, để phục vĩ cho viÖc quản lý vËt tư một cách tỉ mỉ, chỈt chÊ, đặc biÖt trong điều kiÔn ứng dơng tin học vào công tác kỊ toán cÇn phải lập danh điỈm vËt tư vật liƯu. - Lập danh điỈm vËt liƯu là quy định cho mỗi thứ vËt liƯu mét ký Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 9 Chuyên đề cuối khóa hiƯu riêng bằng hÔ thống các chữ số (kỊt hîp với các chữ cái) thay thỊ tên gọi, quy cách, kích cỡ của chóng. Têy theo tịng doanh nghiÖp, hÔ thống danh điỈm vËt tư có thỈ được xây dựng theo nhiÒu cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Các doanh nghiÖp thêng dùng ký hiƯu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiƯu lo¹i, nhóm vËt liƯu kỊt hîp với chữ cái tên vËt tư để ký hiƯu tên vËt tư. - Danh điỈm vËt tư được sô dĩng thống nhất giữa các bộ phËn quản lý liên quan trong doanh nghiÖp nh»m thống nhất trong quản lý tịng thứ vËt tư. 1.2.2. Đánh giá NVL Đánh giá nguyên vËt liƯu là viÖc xác định giá trị của vËt liƯu ở nh÷ng thời điểm nhất định và theo nh÷ng nguyên tắc nhất định. Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. - Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho vËt liƯu phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tỊ của vËt liƯu là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiÖp đó bỏ ra để có được nh÷ng vËt liƯu đó ở địa điỈm và trạng thái hiÔn tại. - Nguyên tắc thËn trọng: VËt liƯu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trâng hîp giá trị thuÇn có thỈ thực hiÔn được thÊp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuÇn có thỈ thực hiÔn được. Giá trị thuÇn có thỈ thực hiÔn được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuÊt, kinh doanh trị đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phÈm và chi phí ước tính cÇn thiỊt cho viÖc tiêu thơ chóng. - Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kỊ toán áp dĩng trong đánh giá vËt liƯu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kỊ toán đó chọn phương pháp nào thì phải áp dĩng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kỊ toán. Doanh nghiÖp có thỈ thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thỊ cho phép trình bày thông tin kỊ toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hëng của sự Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 10 Chuyên đề cuối khóa thay đổi đó. - Sự hình thành trị giá vốn thực tỊ của vËt liƯu được phân biÖt ở các thời điỈm khác nhau trong quá trình sản xuÊt kinh doanh. + Thời điỈm mua xác định trị giá vốn thực tỊ hàng mua; + Thời điỈm nhập kho xác định trị giá vốn thực tỊ hàng nhập; + Thời điỈm xuÊt kho xác định trị giá vốn thực tỊ hàng xuÊt; + Thời điỈm tiêu thĩ xác định trị giá vốn thực tỊ hàng tiêu thĩ 1.2.2.1. Đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế (giá gốc) 1.2.2.1.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo trị giá vốn thực tế Giá thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí cấu thành liên quan đến nguyên vật liệu nhập kho, được xác định theo từng nguồn nhập. * Đối với vật liệu mua ngoài: - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá chưa thuế GTGT) + Chi phí mua thực tế phát sinh - Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc những cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: Trị giá vốn thực = Tổng giá thanh toán + tế NVL nhập kho (đã có thuế GTGT) * Đối với vật liệu tự chế: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến + Chi phí mua thực tế phát sinh Các chi phí gia công chế biến * Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế NVL = nhập kho Giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến Các chi phí + vận chuyển bốc dỡ Số tiền trả cho + người nhận gia công Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 11 Chuyên đề cuối khóa Đối với các cơ sở nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và các cơ sở không thuộc diện chịu thuế GTGT, thì số tiền trả cho người nhận gia công phải bao gồm cả thuế GTGT. * Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng NVL: Trị giá vốn thực tế của NVL nhận góp vốn liên doanh = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá * Phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính (giá vốn thực tế có thể sử dụng hoặc có thể bán được) * Đối với vật liệu được biếu tặng: Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá thị trường tương đương 1.2.2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho Vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá trị khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn vật thùc tế vật liệu xuất kho . Theo chuẩn mực kế toán, phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho bao gồm : 1. Phương pháp tính theo giá trị đích danh. Theo phương pháp này khi xuất kho vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn vật liệu xuất kho . 2. Phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức : Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho Đơn giá = số lượng vật NVL xuất kho x đơn giá bình quân gia quyền. Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ bình = lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu Phùng Thị Thu Hiền - Số Lớp LC 13.21.02 quân nhập trong kỳ 12 Chuyên đề cuối khóa Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ (đơn giá bình quân cố định) Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập (đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động). 3. Phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập . Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. 4. Phương pháp nhập sau xuất trước . Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập . Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính trước những lần nhập đầu tiên . 1.2.2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, giá cả luôn biến động, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do vậy để thuận tiện và đơn giản cho việc hạch toán hàng ngày các đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự quy định và sử dụng thống nhất trong một thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của doanh nghiệp, có thể là giá mua của vật liệu tại một thời điểm nào đó. Hàng ngày doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực t ế c ủa v ật liệu xuất kho theo hệ số giá. Trị giá thực tế NVL tồn đầu Hệ số giá(H) = kỳ + Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 13 Chuyên đề cuối khóa Trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho = Trị giá vật liệu xuất kho x Hệ số giá (H) 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho, nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị. Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường quản lý vật liệu 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Các hoạt động nhập xuất kho NVL xảy ra thường xuyên trong các DN sản xuất. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo N§ 129/2004/N§ - CP ngày 31/05/2004 của chính phủ, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT). - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cơ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 - VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 - VT) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07 - VT) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 14 Chuyên đề cuối khóa Mọi chứng từ về vật liệu phải dược tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và cái nhân liên quan. 1.3.2. Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ vào phương pháp kế toán chi tiết NVL mà doanh nghiệp áp dụng có thể sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết nh sau: + Thẻ kho + Sổ kế toán chi tiết NVL + Sổ đối chiếu luân chuyển + Sổ số dư + Các bảng kê... 1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Trách nhiệm quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận. Để phối hợp sử dụng các chứng từ nhập, xuất tồn kho trong hạch toán chi tiết NVL giữa thủ kho và kế toán doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau: 1.3.3.1. Phương pháp mở thẻ song song * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư của từng danh điểm vật tư, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và số tiền. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho rồi ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Trình tự ghi sổ theo phương pháp ghi thẻ song song được khái quát trong sơ đồ sau: Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 15 Chuyên đề cuối khóa Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ chi tiết Bảng kê tổng hợp N - X - T Ghi hàng ngày Sổ kế toán tổng hợp Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép lớn. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 1.3.3.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống nh phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 16 Chuyên đề cuối khóa Trình tự ghi sổ theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát trong sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập Bảng kê nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sổ kế toán tổng hợp Đối chiếu cuối tháng Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 17 Chuyên đề cuối khóa 1.3.3.3. Phương pháp ghi sổ số dư. - Thủ kho: Vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép nh hai phương pháp trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư cột số lượng. - Phòng kế toán: Kế toán mở Sổ số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất; sau đó vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn. Cuối tháng, khi nhận được Sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho theo chỉ tiêu số lượng mà thủ kho đã ghi và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho theo từng thứ theo chỉ tiêu giá trị và ghi vào cột số tiền trên Sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên Sổ số dư đối chiếu với số tiền tồn kho cuối tháng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ số dư theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Phiếu giao nhận chứng từ Bảng kê nhập - xuất - tồn Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Đối chiếu cuối tháng Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 18 Chuyên đề cuối khóa - Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép, kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho, công việc được dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền nên để có thông tin chi tiết của từng thứ NVL phải căn cứ vào thẻ kho, nếu số liệu không khớp thì việc tra cứu sẽ rất phức tạp. - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên; và đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hàng hoá hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản hiện đang thuộc nhóm hàng tồn kho, việc xác định giá trị hiện có của chúng phụ thuộc vào doanh nghiệp được áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.4.1. Các phương pháp hạch toán tổng hîp hàng tồn kho KỊ toán tổng hîp là viÖc sô dĩng các tài khoản kỊ toán để phản ánh, kiỈm tra và giám sát các đối tîng kỊ toán ở dạng tổng quát. NVL là tài sản lưu động của doanh nghiÖp và được nhập, xuÊt kho thêng xuyên. Tuy nhiên, tuỳ theo ®đặc điỈm NVL của doanh nghiÖp mà các doanh nghiÖp có phương thức kiỈm kê khác nhau. Các doanh nghiÖp thực hiÔn kiỈm kê theo tịng nghiÖp vơ nhập, xuÊt kho nhưng cũng có nh÷ng doanh nghiÖp chỉ kiỈm kê một lÇn vào thời điỈm cuối tháng. Tương ứng với hai phương thức kiỈm kê trong kỊ toán nguyên vËt liƯu nói riêng và kỊ toán hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiỈm kê định kỳ (KK§K) và phương pháp kê khai thêng xuyên (KKTX). Theo chỊ độ kỊ toán quy định, các doanh nghiÖp chỉ áp dĩng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho nói trên tuỳ thuộc vào đặc điỈm kinh doanh của doanh nghiÖp. Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 19 Chuyên đề cuối khóa - Phương pháp KKTX: Là phương pháp kỊ toán phải tổ chức ghi chép một cách thêng xuyên liên tĩc các nghiÖp vĩ nhập kho, xuÊt kho và tồn kho của vËt liệu trên các tài khoản kỊ toán hàng tồn kho. Như vËy, trị gi¸ vốn thực tỊ của nguyên vËt liƯu xuÊt kho được xác định trên cơ sở tổng hîp số liƯu tị các chứng tị xuÊt kho, phân lo¹i theo tịng đối tîng sô dĩng và được phản ánh trên tài khoản và trên sổ kỊ toán. Giá trị của nguyên vËt liƯu tồn kho có thỈ tính được bÊt cứ lúc nào. - Phương pháp KK§K: Là phương pháp kỊ toán không tổ chức ghi chép một cách thêng xuyên, liên tĩc các nghiÖp vĩ nhập kho, xuÊt kho và tồn kho của vËt liệu trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tỊ của vËt liệu tồn kho đầu kỳ và cuèi kỳ. ViÖc xác định giá trị vËt liƯu xuÊt dùng trên tài khoản kỊ toán tổng hîp không căn cứ vào chứng tị xuÊt kho mà lại căn cứ vào trị giá thực tỊ vËt liƯu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kỊt quả kiỈm kê cuối kỳ để tính. Vì vËy, phương pháp KK§K được quy định áp dĩng trong các doanh nghiÖp sản xuÊt có quy mô nhỏ, chỉ tiÕn hành một lo¹i hoạt động hoặc ở các doanh nghiÖp thương mại kinh doanh các mỈt hàng có giá trị thÊp, mỈt hàng nhiÒu. 1.4.2. KỊ toán tổng hợp nhập, xuÊt nguyên vËt liƯu theo phương pháp kế khai thưêng xuyên. 1.4.2.1. Tài khoản sô dĩng: Để phản ánh số hiÔn có và tình hình biÕn động của nguyên vËt liƯu, kỊ toán sô dĩng Tài khoản 152 - Nguyên liƯu vËt liƯu  TK 152 có thỈ được mở theo chi tiỊt các TK cấp 2 theo tịng lo¹i nguyên vËt liƯu phù hîp với néi dung kinh tỊ và yêu cầu quản trị doanh nghiÖp  Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tỊ các lo¹i nguyên vËt liƯu mà doanh nghiÖp đó mua nhưng chưa vÌ nhập kho doanh nghiÖp và tình hình Phùng Thị Thu Hiền - Lớp LC 13.21.02 20