Tài liệu Tổ chức công tác kế toán nguyên vật kiệu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3 -2 hoà bình.

Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1 CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH..............3 1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH.......................................................3 1.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu......................................................3 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu.........................................................4 1.1.3. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu..........................................5 1.2 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH............................7 1.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH..........................................8 1.3.1 Công tác quản lý nguyên vật liệu...............................................8 1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu tại công ty...............................11 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH.............12 2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH.....................................................12 2.1.1. Đối với nhập kho vật liệu..........................................................13 2.1.2 Đối với xuất kho vật liệu............................................................18 2.1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu................................................24 2.2 KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH.....................................................33 2.2.1. Tài khoản sử dụng:.....................................................................33 2.2.2.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu..................................................34 SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương 2.2.3.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu...................................................46 2.3 TỔ CHỨC KIỂM KÊ KHO VẬT TƯ TẠI CƠNG TY XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÌA BèNH....................................................................52 CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH.............54 3.1 Nhận xét chung về tổ chức KẾ TOÁN vật liệu ở Công ty CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH........................................54 3.1.1- Ưu điểm......................................................................................54 3.1.2- Nhược điểm................................................................................57 3.1.3- Phương hướng hoàn thiện.........................................................59 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện KẾ TOÁN vật liệu tại công ty CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH..............................................59 3.2.1- Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty. 59 3.2.2- Hoàn thiện kế toán chi tiết vật liệu..........................................61 3.2.3- Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu.......................................62 3.2.4- Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu....................................63 3.2.5- Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu..................................64 3.2.6- Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.............................66 3.2.7- Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu.....68 3.2.8- Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán......68 Kết luận.........................................................................................................71 Tài liệu tham khảo......................................................................................72 SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương danh mục sơ đồ bảng biểu Biểu 2.1: hoá đơn (gtgt)................................................................................15 Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư......................................................16 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho.............................................................................17 Biểu 2.4: Phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến.......................................18 Biểu 2.5: Phiếu xuất kho..............................................................................21 Sơ đồ 2.1: KỊ toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song......25 Biểu 2.6: Thẻ kho 26 Biểu số 2.7: Bảng kê nhập kho vải bông xơ...............................................28 Biểu số 2.8: Tổng hợp nhập vải...................................................................29 Biểu số 2.9: Bảng kê xuất kho bông xơ......................................................30 Biểu số 2.10: Tổng hợp xuất vật tư.............................................................30 Biểu số 2.11: Sổ danh điểm vật liệu............................................................60 Biểu số 2.12: Sổ kế toán chi tiết vật liệu....................................................64 Biểu số 2.13: Sổ chi tiết TK 141.................................................................66 SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương LỜI MỞ ĐẦU Đất nước Việt Nam đang trên đà đổi mới. Nền kinh tế đã có nhiều đổi thay đáng kể. Cùng với những chuyển biến đó, hoạt động sản xuất ra của cải vật chất diễn ra trên quy mô lớn, với chất lượng và hiệu quả ngày càng cao nhưng trong nền kinh tế thị trường đầy cơ hội và thách thức không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đứng vững trên thị trường, mà phải đương đầu với những khó khăn và rủi ro. Sự canh tranh, ganh đua nhau, giành giật chiếm lĩnh thị trường, đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng diễn ra hơn lúc nào hết. Trong hoạt động sản xuất, các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để sản xuất ra sản phẩm với số lượng nhiều, chất lượng cao nhất chi phí thấp nhất và thu được lợi nhuận nhiều nhất. Để đạt được mục tiêu này bất kỳ một người quản lý nào cũng phải nhận thức được vai trò của thông tin kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu để kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động nguyên vật liệu ở doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng. Vai trò đó được thể hiện qua việc giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và chính xác để lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh một cách tốt nhất, lập dự toán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp đủ đúng chất lượng và kịp thời cho sản xuất giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch đồng thời xác định được nhu cầu nguyên vật liệu dự trữ hợp lý tránh gây ø đọng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu 3-2 Hòa Bình là một công ty lín, mặt hàng sản xuất chủ yếu là sản phẩm may mặc nên số lượng các loại nguyên vật liệu hàng năm của công ty nhập về vừa lớn vừa phong phó và SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 1 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương đa dạng về chủng loại. Chính vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty rất được chú trọng và được xem là một bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của công ty. Với những lý do trên, em quỊt định lựa chọn đề tài: " Tổ chức công tác kế toán nguyên vật kiệu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình". Đề tài này ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có 3 phần: -Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình -Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình -Chương III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình Mặc dù rất cố gắng và luôn nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Minh Phương, nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế, nên báo cáo chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Minh Phương và các cô chỉ, anh chị ở phòng Kế toán tài chính công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình đã giúp em hoàn thành báo cáo này. SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 2 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH 1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH 1.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu. Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản, đó là: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã trải qua tác động của lao động con người và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu có các đặc điểm: sau mỗi chu kỳ sản xuất, nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ hình thái vật chất ban đầu của nó không tồn tài. Nói khác đi, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng đi trong quá trình sản xuất và cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra, nguyên vật liệu không hao mòn dần như tài sản cố định. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại như: sợi, sản phẩm dệt kim, sản phẩm may mặc.... do đó vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chíng loại với tính năng lý hoá học cũng hết sức khác nhau. Thực tế đó đặt ra cho công SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 3 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu. Do nhu cầu kế hoạch sản xuất là rất linh động nên sự biến động của vật liệu là thường xuyên liên tục. Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại công ty được chia thành các loại sau: - Vật liệu chính: gồm các loại vải, sợi trong nước và một số loại vải, sợi, bông cao cấp nhập từ nước ngoài. - Vật liệu phụ: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phecm¬tuya, phÂn may, băng dính, hoá chất, thuốc nhuộm... - Nhiên liệu : §iÖn, x¨ng, dÇu c«ng nghiÖp... - Phụ tùng thay thế: Máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dây thước... - Văn phòng phẩm: Giấy, mực in, bút bi, máy tính... các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng - Bao bì đóng gói: Bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton... - Phế liệu: phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém phẩm chất không sử dụng được, bông phế F1, F3, xơ hôi, vãn cục sợi tụt lõi, vải rối các loại, sắt vụn. 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, ta có thể thấy nguyên vật liệu được xếp vào tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động. Nguyên vật liệu có nhiều loại, thứ khác nhau, bảo quản phức tạp. Nguyên vật liệu thường được nhập xuất hàng ngày. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên vào quá trình sản xuất sản SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 4 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm được sản xuất. Thông thường trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm một tư trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kết quả sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dữ trữ, sử dụng. Trong một chừng mực nào đó, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở để tăng thêm sản phẩm mới cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên vốn không phải là vô tận. 1.1.3. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý nguyên vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu cần phải phân loại nguyên vật liệu. Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu, hiện nay cách chủ yếu là phân loại nguyên vật liệu theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất Từ đặc điểm nêu trên ta thấy vật liệu ở Công ty có một khối lượng khá lớn, nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau. Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu ở công ty còn khá đơn giản nh sau: - Nguyên vật liệu hàng gia công: Vật liệu do khách mang đến SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 5 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương - Nguyên vật liệu thu mua: Do Công ty mua về để sản xuất và Công ty tiến hành phân loại chi tiết nh sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm may: vải ngài, vải lót, bông. + Vật liệu phụ: gồm tất cả các loại vật liệu không phải là vật liệu chính nh chỉ may, chỉ thêu, thẻ bài...cũng nh nhiên liệu, phụ tùng thay thế, văn phòng phẩm, bao bì,... - Nhiên liệu: là thứ để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng, khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện vật tải máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than... Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ để tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất phương tiện vận tải. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tải tạo tài sản cố định. - Phế liệu thu hồi: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên do quá trình sản xuất cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu như trên chỉ mang tính chất tương đối. Ngoài ra có thể phân loại nguyên vật liệu theo các loại sau: - Căn cứ vào nguồn thu nhập, nguyên vật liệu được chia thành. . Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trường trong nước hoặc mua nhập khẩu. SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 6 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương . Nguyên vật liệu từ qua công chế biến . Nguyên vật liệu thu ngoài qua công sản xuất. . Nguyên vật liệu nhập góp vốn. - Căn cứ vào chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu bao gồm: . Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất . Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp. 1.2 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu tại công ty cần hai loại chứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) và phiếu nhập kho. Hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng lập, ghi rõ số lượng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Khi áp dụng thuế giá trị gia tăng thì trên hoá đơn do người bán lập vừa bao gồm phần mua vật liệu hàng hoá vừa bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. Trong trường hợp công ty thu mua vật liệu từ thị trường tự do thì công ty phải có phiếu mẫu hàng thay thế cho hoá đơn bán hàng. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào số nhập kho. Như vậy phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Ngoài ra trong trường hợp nhập kho với số lượng các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hay trong quá trình nhập kho phát hiện sự khác biệt về số lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệp vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 7 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên thì khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức... Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập và cùng người ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng nhập xuất trong tháng do thủ kho căn cứ vào hạn mức. Do đặc điểm khác biệt của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, công ty có kế hoạch thu mua một cách hợp lý để dự trữ đủ sản xuất và vừa đủ để hạn chế, ø đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên vật liệu chính, hiểu ra điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu chính hợp lý và gần phân xưởng sản xuất. Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ phương tiện cân, đo, đong đếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện hiện nay, cùng với việc sản xuất, Công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho. - Kho vải, bông sợi - Kho hoá chất. - Kho xăng dầu - Kho vật liệu phụ - Kho vật tư bao gói - Kho phụ liệu dệt kim - Kho thiết bị - Kho vật liệu xây dựng - Kho phế liệu SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 8 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương 1.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH 1.3.1 Công tác quản lý nguyên vật liệu. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu quản lý chóng thể hiện một số điểm sau: - Thu mua: nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xẩy ra biến động do công ty phải thường xuyên tiến hành cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên khâu mua phải quản lý về khối lượng quản lý có hiệu quả, chống thất thoát vật liệu, việc thu mua theo đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí thu mua để hạ thấp giá thành sản phẩm. - Bảo quản: việc dự trữ vật liệu hiện tại kho, bãi cần được thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu phù hợp với tính chất lý, hoá của mỗi loại, mỗi quy mô tổ chức của doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. - Dự trữ: xuất phát từ đặc điểm của vật liệu chỉ tham gia việc dự trữ nguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại là điều kiện hết sức quan trọng. Mục đích của dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không quá ø đọng vốn nhưng không làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xây SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 9 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương dựng định mức dự trữ vật liệu cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng xác định mức tiêu hao vật liệu. - Sử dụng: sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở xác định mức chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng mức quy định sử dụng đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành. Như vậy để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định. Điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. Đối với mỗi thứ nguyên vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ø đọng vốn. Ngoài ra phải xác định rõ trách nhiệm vật chất của các cá nhân và tổ chức có liên quan đến sự an toàn của nguyên vật liệu trong các khâu thu mua, dự trữ và sử dụng. Xây dựng quy chế xử lý rõ ràng, nghiêm ngặt các trường hợp nguyên vật liệu ø đọng, kém phẩm chất, hao hụt, giảm giá Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ sáu tháng một lần công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng giá trị của từng thứ vật liệu SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 10 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 người . Thủ kho . Thống kế kho . Kế toán vật liệu Sau khi kết thức kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phòng sản xuất kinh doanh lập. Thực tế cho thấy có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình hầu như không có sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách. 1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu tại công ty. Nhận thức được vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác đầy đủ các thông tin số liệu về nguyên vật liệu. Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu là: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất tồn nguyên vật liệu. Tính giá thực tế của nguyên vật liệu đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn... nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh. - áp dụng đúng đắn phương pháp hạch toán nguyên vật liệu. Hướng dẫn và kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban trong đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Kiểm tra tình hình nhấp xuất nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa đề xuất biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ø đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 11 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương chu chuyển vốn. Tính toán chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ các giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ quy định. Lập các bản báo cáo về nguyên vật liệu. Phân tích kinh tế tình hình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 12 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH 2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH Do đặc tính vật liệu của công ty chiếm một tư trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại cả về số lượng, chủng loại và giá trị.Thông thường qua việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, kế toán sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Việc hạch toán chi tiết vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của chúng. Vậy để có thể tổ chức thực thực hiện được toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ lên quan đến nhập- xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Hiện nay, kế toán vật liệu của công ty sử dụng các chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm kê vật tư... SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 13 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương 2.1.1. Đối với nhập kho vật liệu Căn cứ vào hóa đơn, giấy báo nhận hàng, thủ kho tiến hành nhập vật liệu vào kho, qua kiểm nghiệm của thủ kho ghi số thực nhập và phiếu nhập kho, ghi đơn giá, quy cách vật tư... và cùng người giao hàng ký nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký, thủ kho giữ lại một liên gốc, một liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ để tính giá vật liệu xuất kho và ghi vào sổ kế toán. a. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu. Muốn tính giá được chính xác thì mỗi doanh nghiệp làm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. Về nguyên tắc đánh giá vật liệu nhập kho là phải theo đúng giá mua thực tế của vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật tư cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khâu nhập kho Công ty đã sử dụng giá thực tế. Giá này được xác định theo từng nguồn nhập. - Nguyên vật liệu chính của Công ty là vải sợi, bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước và chủ yếu là ngoại nhập. + Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng giá mua ghi trên hoá đơn với chi phí thu mua phát sinh (nếu có). + Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên cộng với thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho Công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ. - Đối với nguyên vật liệu do Công ty sản xuất gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu khập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng với các chi phí chế biến phát sinh. SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 14 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính. - Vật liệu do Công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng với chi phí liên quan. b. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch thị trường là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và trực tiếp với bên bán vật tư khi nhận được hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi lên phòng kế hoạch thị trường sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu phòng cũng lập biên bản kiểm nghiệm. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên: 1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập va chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi số kế toán 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. 1 liên giao còn lại gñi về phòng kinh doanh Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kế hoạch thị trường SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 15 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng Biểu 2.1 hoá đơn (gtgt) Mẫu chứng từ số 1 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 02-GTGT Liên 2: (Giao cho khách hàng) số 398956 Ngày 17 tháng 7 năng 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TM Dệt may Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh Địa chỉ: Họ tên người mua: Trần Văn Tiến Số tài khoản 7310.0563 Đơn vị: Công ty cổ phần XNK 3-2 Hòa Bình Địa chỉ : Số 14 An Dương Vương - Chăm Mát – Hòa Bình Số tài khoản 710A-00022 tại Ngân hàng Công thương – Hòa Bình Hình thức thanh toán STT A 1 MST: 01 00100826-1 Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng B C 1 Bông Nga cấp 1 kG 4171 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 10% Đơn giá 2 20566,44 Thành tiền 3=1x2 85782621 85782621 Tiền thuế GTGT: 8578262,1 Tổng tiền thanh toán: 94360883,1 Số tiền viết bằng chữ: Chín tư triệu ba trăm sáu mươi nghìn tám trăm tám ba đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã kỹ) Biểu 2.2 SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 16 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Minh Phương Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05-VT Ngày 18 tháng 7 năm 2011 Đơn vị: Công ty cổ phần XNK 3-2 Hòa Bình Căn cứ vào hoá đơn số 398956 ngày 17/7/2011 của Công ty cổ phần XNK 3-2 Hòa Bình Thành phần kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Vì Hải Sơn, Phòng KHTT - Trưởng ban 2. Ông Lê TuÂn , Phòng KTCL - Uỷ viên 3. Ông Trần Văn Lợi, Thủ kho - Uỷ viên Danh điểm Tên nhãn hiệu vật vật tư tư 1 1 2 Bông Nga cấp Đơn vị tính 3 kg Phương thức kiểm nghiệm 4 kg Số lượng theo chứng từ 5 4171 Kết quả kiểm nghiệm Số Số Số lượng lượng lượng không thực tế đúng đúng kiÎm quy quy nghiệm cách cách 6 7 8 4171 4171 1 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho Biểu 2.3 Phiếu nhập kho Đơn vị bán: Công ty Thương mại Dệt may Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh SVTH: Nguyễn Văn Hiển - Lớp: KT2 - K40 17