Tài liệu Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty công ty cổ phần đầu tư phát triển vinamax 12

Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán LỜI NÓI ĐẦU Hòa vào xu thế mở cửa và hội nhập nền kinh tế quốc tế trên thế giới, các doanh nghiệp việt nam đã không ngừng nâng cao trình độ quản lý, hiện đại hóa dây truyền sản xuất, cải tiến mẫu mã để tăng sự cạnh tranh và tạo chỗ đứng vững chắc cho mình trong nền kinh tế và góp phần làm phát triển nền kinh tế đất nước. Như chúng ta đều biết rằng sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Do đó để đất nước có thể phát triển và hội nhập trong xu thế mở cửa hiện nay cần phải xây dựng cơ sở hạ tầng – vật chất kỹ thuật tốt làm nền tảng vững chắc cho các doanh nghiệp phát triển, vì vậy xây dựng cơ bản là một nghành sản xuất vật chất có vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia, xây dựng cơ bản là quá trình xây dựng mới, xây dựng lại, cải tạo, hiện đại hóa, khôi phục các công trình nhà máy xí nghiệp, đường xá, cầu cống, nhà cửa nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội, vì thế các công ty xây dựng có vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế nước ta hiện nay. Nghành xây dựng cơ bản có những đặc điểm riêng biệt khác hẳn với những nghành sản xuất khác. Chính sự khác biệt đó có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý kinh tế. Công tác kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp phải được tổ chức hợp lý với quá trình sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm trong xây dựng cơ bản, và việc thực hiện nghiêm túc các chế độ, thể lệ của kế toán do nhà nước ban hành. Vì vậy xuất phát từ những vấn đề nêu trên với mong muốn nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán trong các doanh nghiệp em đã tìm hiểu và lựa chọn “ Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển Vinamax 12” là đơn vị thực tập. Trong báo cáo thực tập tổng hợp này được chia làm 3 phần: Trần Thị Phương-Kế toán B 1 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Trần Thị Phương-Kế toán B 2 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Trong quá trình phát triển mạnh mẽ của nghành xây dựng nước ta nói chung, và nghành xây dựng cơ bản của Ninh Bình nói riêng, hiện nay đang có nhiều tuyến đường, cầu cống, trường học, các khu du lịch, các công trình giao thông được xây dựng, sửa chữa hoặc cải tạo. xuất phát từ thực tế đó đã có rất nhiều công ty xây dựng ở Ninh Bình được thành lập nhằm giúp nghành xây dựng ở Ninh Bình nói riêng phát triển tốt hơn, và góp phần vào sự phát triển nghành xây dựng của đất nước, góp phần giúp đất nước ngày càng phồn vinh. Nắm bắt được nhu cầu thực tế đó Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển Vinamax12 được thành lập năm 2007 theo giấy đăng ký kinh doanh số 2700559189, tại phòng đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư phát triển tỉnh Ninh Bình, công ty hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần, là loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và chỉ phải chịu trách nhiệm hữu hạn trong kinh doanh. Có số vốn điều lệ khi đăng ký là 22.500.000.000 VNĐ. Địa chỉ trụ sở giao dịch: Khánh Hải – Yên Khánh – Ninh Bình Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng có đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt động kinh tế độc lập,mở tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng và có bộ máy kế toán riêng theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Tài khoản mở tại Ngân Hàng Đầu Tư Phát Triển tỉnh Ninh Bình số tài khoản là: 48310000187480 Tuy là công ty mới thành lập những năm gần đây nhưng cũng đã đạt được những thành tựu nhất định, có uy tín với khách hàng và tạo được chỗ đứng trong nghành xây dựng như: Trần Thị Phương-Kế toán B 3 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán Năm 2008: TT 1 2 3 Tân công trình Trường THCS xã Gia Tân Công trình thủy lợi cầu hội ĐVT: Đồng Địa chỉ Thuộc dự án Gia Tân Xây dựng phát Gia Viễn triển giáo dục Ninh Bình tỉnh Khánh trung Phát triển nông Yên khánh nghiệp nông Ninh Bình thôn Trung tâm chỉ Ninh Khánh huy trại giam Yên Khánh Ninh Khánh Ninh Bình Trần Thị Phương-Kế toán B công trình 4.209.788.700 3.597.183.000 Xây dựng mới trại giam phạm nhân tỉnh Ninh 8.889.112.000 Bình Tổng Năm 2009: Giá trị 16.696.083.700 ĐVT:Đồng 4 Báo cáo thực tập tổng hợp TT 1 Khoa kế toán Tân công trình Địa chỉ Thuộc dự án Nhà ăn liên cơ Yên Nhân Xây dựng UBND Yên Mô mới UBND huyện Yên Mô Ninh Bình huyện Đường giao 2 quốc lộ 10 nối liền 2 huyện Yên Yên Khánh tuyến đường Ninh Bình giao thông tỉnh Kim Sơn Tổng 102.148.149.100 Năm 2010: 1 2 3.965.586.132 Xây dựng Khánh, TT công trình 98.182.563.000 thông liên huyện km187-km236 Giá trị ĐVT: Đồng Tân công trình Địa chỉ Thuộc dự án Nhà thi đấu cầu Yên Chung Xây dựng lông huyện Yên Yên Mô phát triển Mô Kè đê biển Bình Ninh Bình Kim Sơn TDTT tỉnh Phòng chống Minh dài 9km Tổng Ninh Bình bão lụt tỉnh Giá trị công trình 4.015.505.128 6.709.234.500 10.724.739.630 Công ty đã hoàn thành các công trình theo đúng tiến độ và thời gian yêu cầu đã tạo được niềm tin, uy tín từ phía khách hàng, đó là một Trần Thị Phương-Kế toán B 5 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán thuận lợi cho công ty trong những năm tới và có chỗ đứng vững chắc trong nghành xây dựng. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty có chức năng, nhiệm vụ là hoàn thành các dự án công trình xây dựng mà công ty đang đảm nhiệm, bên cạnh đó công ty phải thực hiện đường lối, chính sách của đảng và nhà nước nhằm mục đích xây dựng, thúc đẩy công ty phát triển đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động, đồng thời công ty thực hiện chính sách hữu nghị hợp tác, mở rộng giao lưu trong nước và quốc tế với tất cả bạn hàng không phân biệt thành phần kinh tế trên cơ sở bình đẳng, các bên cùng có lợi, tích cực góp phần cho sự phát triển chung của đất nước và của toàn xã hội. Công ty phải thực hiện các quy chế, quy định mà pháp luật quy định, đảm bảo thực hiện đúng các cam kết và tạo mọi điều kiện cho người lao động làm việc đạt kết quả cao nhất. 1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Do là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp là: Xây dựng các công trình thủy lợi, dân dụng, các công trình giao thông, bên cạnh đó công ty kinh doanh mua bán vật NVL, cho thuê máy móc, tư vấn thiết kế xây dựng… Một số sản phẩm SXKD chính trong 3 năm gần đây cụ thể như sau: STT 1 2 3 4 5 Tên sản phẩm Xây lắp nhà xưởng có cầu trục Xây dựng hệ thống ống dân dụng Xây dựng trung tâm chỉ huy trại giam Ninh Khánh Đường thông liên km187- km236 quốc Trần Thị giao Phương-Kế toán huyện B lộ 10 nối liền 2 huyện Yên Khánh- Kim Sơn Nhà thi đấu cầu lông huyện Yên Mô Đơn vị Công trình Công trình Công trình Công trình 6 Công trình Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán 1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty Sơ đồ 1-1 Lập HSDT bảo hành Đấu thầu thi công thanh quyết toán nghiệm thu, bàn giao Doanh thu Để nhận được một công trình trước tiên phải lập hồ sơ dự thầu, sau đó tham gia đấu thầu và khi trúng thầu công ty sẽ tiến hành thi công , khi công trình đã thi công xong hoàn thành công ty sẽ tiến hành nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tư, sau khi bàn giao nếu chủ đầu tư yêu cầu bảo hành công trình thì công ty sẽ tiến hành bảo hành theo hợp đồng kinh tế mà hai bên đã ký kết, khi quá trình bảo hành hoàn thành sẽ tiến hành thanh quyết toán công trình từ đó sẽ tạo ra doanh thu cho công ty. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Để có thể tồn tại và phát triển tốt trong nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi các công ty, doanh nghiệp xây lắp phải có đội ngũ cán bộ quản lý tốt và tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Sơ đồ 1-2: Sơ đồ bộ máy quản lý Giám Đốc P. Kế P. Tài hoạch chính Trần Thị kinh Phương-Kế toánkế B doanh toán P. Kế hoạch kỹ thuật P. vật tư thiết bị P. Kiểm tra chất lượng 7 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán Các đội thi công công trình * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban - Giám đốc: Có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, là người trực tiếp quản lý điều hành các phòng ban, là người có quyền quyết định cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quẩ kinh doanh của công ty trước pháp luật. - Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch trong tháng, quý, năm, và lập các dự án, dự toán kinh tế đối với các nhà đầu tư, và để giám đốc có thể nắm bắt bao quát được các bước và công việc tiếp theo của công ty trong tháng, quý, năm thời gian tới. - Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh, phân tích đánh giá để đưa ra thông tin hữu ích cho ban giám đốc trong việc đưa ra các quyết định, có nhiệm vụ đối với công tác tài chính của công ty, có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh, xác định và theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. - Phòng kế hoạch kỹ thuật: Có nhiệm vụ chuẩn bị về mặt kỹ thuật như: dây truyền công nghệ, máy móc phục vụ cho thi công…. Phục vụ cho quá trình Trần Thị Phương-Kế toán B 8 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán sản xuất kinh doanh từ khâu chuẩn bị, thiết kế thi công, quy trình công nghệ sản xuất cho tới khi hoàn thành công trình. - Phòng vật tư thiết bị: Cung cấp vật tư thiết bị cho các công trình đồng thời còn có trách nhiệm lập dự toán và quyết toán chi phí về vật tư thiết bị như: vận chuyển, bốc sếp… - Phòng kiểm tra chấ lượng: Có trách nhiệm về chất lượng công trình, kiểm tra giám sát để kịp thời phát hiện và tổ chức sửa chữa sai sót trên công trình để đạt hiệu quả cao, chất lượng tốt và để đảm bảo tiến độ thi công và thời gian công trình mà chủ đầu tư yêu cầu. - Các đội thi công công trình: là những người trực tiếp tham gia xây dựng và chịu sự giám sát của các đội trưởng, là những người được đào tạo tay nghề chuyên môn cao đáp ứng tốt nhu cầu công việc và thị trường đòi hỏi. * Mối quan hệ giữa các phòng ban: Giám đốc là người trực tiếp quản lý các phòng ban, phòng kế hoạch lập ra các kế hoạch giúp cho giám đốc quản lý tốt hơn cả về công việc và tổ chức của công ty, còn phòng kế toán dựa vào các dự toán kinh tế, các dự án và phần thiết kế của phòng kỹ thuật để bóc tách các chi phí và phân tích đánh giá các con số tài chính đó cung cấp những thông tin hữu ích cho giám đốc giúp giám đốc trong việc đưa ra các quyết định đấu thầu về các công trình mà công ty sẽ đấu thầu, phòng kỹ thuật sẽ cung cấp những số liệu cụ thể trên bản thiết kế giúp kế toán sẽ phân tích chính xác hơn, phòng vật tư thiết bị có vai trò tương đối quan trọng, cung cấp kịp thời vật tư thiết bị cho công trình thi công không bị gián đoạn đảm bảo tiến độ thi công, phòng kiểm tra chất lượng thì đảm bảo được chất lượng công trình và kịp thời phát hiện những thiếu sót trong quá trình thi công của các đội thi công để sửa chữa kịp thời mà Trần Thị Phương-Kế toán B 9 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán không bị chậm tiến độ giúp cho kế toán thanh quyết toán đúng hạn với chủ đầu tư. 1.4.Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Phát Triển Vinamax12 là công ty cổ phần được thành lập do vốn của các cổ đông góp lại do đó số vốn của công ty được sử dụng một cách triệt để và có hiệu quả, tuy là công ty mới thành lập những năm gần đây nhung hoạt động rất có hiệu quả , sau đây là kết quả mà công ty đạt được những năm gần đây: NĂNG LỰC TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 3 NĂM GẦN NHẤT Bảng 1-1 TT 1 Chỉ tiêu Tổng TS có ĐVT: VNĐ Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 24.066.763.050 30.408.338.880 39.448.953.970 Trần Thị Phương-Kế toán B 10 Báo cáo thực tập tổng hợp 2 3 4 5 TS có lưu động Tổng TS nợ TS nợ lưu động Vốn CSH Khoa kế toán 15.844.739.240 18.218.631.507 27.115.918.250 24.066.763.050 30.408.338.880 39.448.953.970 15.844.739.240 18.218.631.507 27.115.918.250 22.083.482.000 22.431.039.070 34.015.630.410 16.696.083.700 102.148.149.100 107.247.396.300 802.579.000 1.925.876.945 965.576.980 Tổng 6 doanh thu 7 LN trước thuế Tuy nhiên với nghành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh xây cơ bản thì trong giai đoạn hiện nay hình thức đấu thầu công khai thì đây là một thách thức đối với đội ngũ công nhân viên của công ty, gánh nặng càng đè nặng lên vai ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong công ty vì đây là công ty mới bước vào nghành. Với những thông tin trên ta thấy các chỉ tiêu qua các năm của công ty đều gia tăng cho thấy doanh nghiệp đang phát triển rất khả quan, cho thấy doanh nghiệp sử dụng vốn, quay vòng vốn rất tốt tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp được thể hiện qua một số chỉ tiêu chỉ tiêu như: doanh thu năm 2009 so với năm 2008 tăng 85.452.065.400đ tương ứng tăng 511.81%, lợi nhuận năm 2009 so với năm 2008 tăng 1.123.297.945đ tương ứng tăng 139.96%, năm 2010 so với năm 2009 thì doanh thu Trần Thị Phương-Kế toán B 11 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán tăng 5.099.247.200đ tương ứng tăng 4,99%, lợi nhuận giảm 960.299.965đ tương ứng giảm 49,86%, bên cạnh các chỉ số tuyệt đối và chỉ số tương đối thì hoạt động kinh doanh của công ty còn được thể hiện qua một số tỷ suất tài chính như: tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu năm 2010 là 0,9%, năm 2009 là 1,89% cho thấy tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu năm 2010 giảm so với năm 2009 là 0,96% và khả năng sinh lời trên một đồng doanh thu của năm 2010 so với năm 2009 giảm. Nhìn chung qua các năm các chỉ tiêu của công ty có xu hướng tăng cho thấy việc kinh doanh của công ty đang phát triển theo chiều hướng tốt, hiệu quả và có khả năng sinh lời. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Để phù hợp với quy mô tổ chức sản xuất, quản lý và phù hợp với khả năng trình độ của nhân viên kế toán, công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán gọn nhẹ khoa học nhưng vẫn đảm bảo được tốt công việc của các phần hành kế toán, bộ máy kế toán tại công ty được thể hiện bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2-1 Trần Thị Phương-Kế toán B 12 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán Kế toán trưởng Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán thanh toán công nợ Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán NH & tiền lương - Kế toán trưởng: có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của công ty, tham gia ký duyệt các hợp đồng kinh tế, hạch toán và phân tích các thông tin kế toán, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước giám đốc về các thông tin, số liệu kế toán. - Kế toán thanh toán, công nợ: có trách nhiệm theo dõi các khoản thu- chi, nhâp, xuất tồn quỹ tiền mặt tại công ty và thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp - Kế toán vật tư , TSCĐ: có trách nhiệm theo dõi tình hình tăng giảm vật tư và TSCĐ trong toàn doanh nghiệp - Kế toán thuế: có trách nhiệm theo dõi và kê khai lập báo cáo thuế - Thủ quỹ: có trách nhiệm nắm giữ quản lý tiền mặt của công ty, thực hiện việc nhập, xuất, tồn tiền mặt khi có lệnh ghi chép sổ sách, báo cáo tập hợp chứng từ để cung cấp cho kế toán ghi chép sổ sách. Trần Thị Phương-Kế toán B 13 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán - Kế toán ngân hàng và tiền lương: có trách nhiệm giao dịch với ngân hàng làm các thủ tục với ngân hàng như: làm hợp đồng bảo lãnh công trình, mở tài khoản cho công ty và mọi giao dịch khác với ngân hàng, mặt khác theo dõi ngày công làm việc của các công nhân và thanh toán lương cho toàn bộ công nhân viên trong công ty khi đến kỳ trả lương. - Kế toán chi phí và tính giá thành: có nhiệm vụ bóc tách dự toán tập hợp cá loại chi phí để tính giá thành công trình 2.2.Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty 2.2.1. Các chính sách kế toán chung - Chế độ kế toán công ty đang áp dụng là ché độ kế toán theo quyết định 15 năm 2006 của Bộ Tài Chính - Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là: VNĐ - Niên độ kế toán: niên độ kế toán năm bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến 31 tháng 12 của năm - Kỳ kế toán quý: cuối mỗi quý kế toán phải hoàn thành chứng từ, sổ sách và lên các báo cáo của quý - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng Nguyên giá Mức KH năm = Số năm sử dụng 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Trần Thị Phương-Kế toán B 14 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo chế độ quyết định 15 năm 2006 mà Bộ Tài Chính quy định, sau đây là hệ thống chứng từ công ty sử dụng: - Hóa đơn GTGT - Hoá đơn dịch vụ - Hợp đồng khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành - Hóa đơn tiền điện - Phiếu thu, phiếu chi - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng kê, biên bản nhận mua vật tư hàng hóa - Bảng kiểm kê quỹ - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Các hợp đồng kinh tế - Hợp đồng giao khoán - Giấy tạm ứng, thanh toán tạm ứng * Cách tổ chức và quản lý chứng từ tại công ty Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng, các cán bộ quản lý trong đơn vị, liên quan đến các bộ phận kế toán trong phòng kế toán. Từng loại nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các bộ phận, các cá nhân nhất định, phù hợp với chức năng nhiệm vụ được phân công vì vậy cần xây dựng kế Trần Thị Phương-Kế toán B 15 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán hoạch luân chuyển chứng từ phù hợp đó là: từ khi lập, thu nhận đến khi ghi sổ kế toán xong phải qua các bộ phận quản lý, cán bộ quản lý xem xét, phê duyệt. Thời hạn lưu trữ chứng từ và chuyển chứng từ phải đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin kế toán kiệp thời, đây là cách tổ chức luân chuyển chứng từ tại công ty: Kế toán phần hành liên quan lập, thu nhận xử lý chứng từ kế toán => Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc ký duyệt => phân loại, xắp sếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán => lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là phương tiện, công cụ để kế toán phân loại và phản ánh, theo dõi sự biến động của đối tượng kế toán ( tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí), mỗi một đối tượng được theo dõi trên một tài khoản. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp để xác định danh mục tài khoản kế toán cần sử dụng, vận dụng và chi tiết hóa tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Vì vậy chế độ tài khoản công ty đang áp dụng là theo chế độ Quyết định 15 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Một số tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán như: 111, 112, 131, 141, 211,152, 331,642,154,621,623,627,622,911,511…. Đây là những tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết như: 1111, 1121,… Từ việc chi tiết hóa tài khoản để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty thì công ty mở tài khoản chi tiết đối với một số đối tượng chủ yếu như: đối với hàng tồn kho công ty mở chi tiết chi từng loại vật liệu để theo dõi việc nhập, xuất,tồn, của từng loại như sổ chi tiết tk 152 – xi măng , sổ chi tiết tk 152 –Đá 2*4… Trần Thị Phương-Kế toán B 16 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán Đối với doanh thu và chi phí thì mở chi tiết theo từng hạng mục công trình để theo dõi và so sánh được doanh thu và lợi nhuận mà công ty thu được từ các công trình với chi phí mà công ty đã bỏ ra ví dụ như: mở chi tiết cho tài khoản doanh thu tk 511: Tk 511- Công trình cầu hội Tk 511- Trường THCS Gia Tân Tk 511- Trung tâm chỉ huy trại giam Mở chi tiết đối với tài khoản chi phí: Tk 621- Công trình cầu hội Tk 621- Trường THCS Gia Tân Tk 622- Công trình cầu hội Tk 622- Trường THCS Gia Tân …………. Mở chi tiết với tài khoản phải thu: Tk 131- Ủy ban nhân dân huyện Yên Mô Tk 131- Trại giam Ninh Khánh …………. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hình thức sổ kế toán công ty đang dùng là ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ, sau đây là sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2-2 Chứng từ kế toán Sổ quỹ Trần Thị Phương-Kế toán B Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ và thẻ kế toán chi tiết 17 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiêt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu 1- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ chứng từ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dựng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi được dùng làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. 2- Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng Trần Thị Phương-Kế toán B 18 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán số tiền phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh. 3- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập Báo cáo tài chính. Đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đố số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. 4- Các loại sổ chủ yếu: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản - Các sổ thẻ, kế toán chi tiết 2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Do niên độ kế toán năm kết thúc vào ngày 31/12 của năm và kỳ kế toán là theo quý vì vậy kỳ lập báo cáo của công ty được tổ chức như sau: cuối mỗi quý kế toán sẽ lập các báo cáo của quý đó và cuối năm đó kế toán sẽ tổng hợp của các quý để lên báo cáo năm, người có trách nhiệm lập báo cáo tài chính là kế toán trưởng, sau khi lập xong kế toán trưởng ký và gửi báo cáo tài chính lên giám đốc kiểm tra và ký nhận. Các loại Báo cáo tài chính mà công ty thường sử dụng gồm có: Bảng cân đối kế toán, Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng lưu chuyển tiền tệ, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo quản trị chủ yếu của công ty là Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo quản trị được lập hàng tháng theo yêu cầu của Trần Thị Phương-Kế toán B 19 Báo cáo thực tập tổng hợp Khoa kế toán giám đốc giúp giám đốc nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty một cách chính xác để có chiến lược kinh doanh tốt hơn cho kỳ tới. 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể 2.3.1. Tổ chức hạch toán việc sử dụng chứng từ, tài khoản, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp của các phần hành */ Kế toán thanh toán - Chứng từ sử dụng chủ yếu là: Phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ có tính chất thanh toán khác như: giấy thanh toán tạm ứng… - Tài khoản sử dụng chủ yếu là: 111, 112, 113, 141… - Kế toán thanh toán thường hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ hạch toán 2-3 Phiếu thu, phiếu chi,HĐGTGT Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết thanh toán khách hàng, và nhà cung cấp Sổ cái tk 111, 131,331 Trần Thị Phương-Kế toán B Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ 20