Tài liệu Tiểu luận hệ thống thông tin quản lý kho

B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O TRÝ NG Đ I H C KINH T TP HCM Đ TÀI: T CH C H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ KHO Gi ng viên hý ng d n : THS. NGUY N VĂN NĂM Nhóm SVTH : Nhóm 13 L p : K13-VB2-QT02 TP – HCM tháng 09/2010 1 B NG PHÂN CÔNG MÃ SV 33101024522 33101020040 1088210558 33101022382 L P SV VB13QT002 VB13QT002 VB13QT004 VB13QT002 H VÀ TÊN Võ Minh Tri t Nguy n Thanh Trí Tr n Minh Trí Nguy n Văn Trung NGÀY SINH MÔ T CÔNG VI C ĐI M 20/10/1982 phân tích, thi t k h th ng thông tin c a module Qu n Lý Nh p 10 tri t 8/8/1984 phân tích, thi t k h th ng thông tin c a module Qu n Lý Nh p 10 trí 22/11/1983 phân tích, thi t k h th ng thông tin c a module Qu n Lý Nh p 10 trí 23/10/1985 phân tích, thi t k h th ng thông tin c a module Qu n Lý Xu t 10 trung 10 trúc 10 tru ng 10 tu n 10 tu n 10 tu n 10 tu n 1088210270 VB13QT002 Đ ng Th Thanh Trúc 27/10/1976 33101021332 VB13QT002 Nguy n Lê Trý ng 25/01/1984 33101020591 VB13QT002 Châu Anh T u n 33101027859 VB13QT002 Nguy n Anh Tu n 33101021887 33101021982 VB13QT002 VB13QT002 Phi Đình T u n Tr n Qu c Tu n 9/10/1976 27/08/1987 8/12/1982 15/07/1985 2 phân tích, thi t k h th ng thông tin c a module Qu n Lý Xu t vi t mô tà, v sõ ð ch c năng, t ng h p bài làm c a m i ngý i trong nhóm phân tích, thi t k th ng thông tin c module Qu n Lý phân tích, thi t k th ng thông tin c module Báo Cáo phân tích, thi t k th ng thông tin c module Báo Cáo phân tích, thi t k th ng thông tin c module Báo Cáo h a Xu t h a KÝ TÊN h a h a L IM Đ U Qu n lý kho trong doanh nghi p là m t vi c r t quan tr ng đòi h i b ph n qu n lý ph i ti n hành nhi u nghi p v ph c t p, các doanh nghi p không ch có mô hình t p trung mà còn t ch c mô hình kho phân tán trên nhi u đ a đi m trong ph m vi vùng, qu c gia, qu c t . Qu n lý th ng nh t mô hình này trong kho không ph i là vi c đõn gi n n u ch s d ng phýõng pháp kho truy n th ng. Ph n m m qu n lý v t tý là m t gi i pháp tiên ti n. Nó là m t h th ng qu n lý đ y đ các thông tin v kho, v t tý hàng hoá cung nhý các nhi m v nh p kho, xu t kho n i b , ki m kê kho v t tý và ði u ch nh v t tý sau khi ki m kê. Đ x lý thông tin m t cách nhanh chóng, chính xác và có hi u qu thì ngành công ngh thông tin đã phát tri n týõng ð i ph bi n trên th gi i nói chung và Vi t Nam nói riêng, nó ðã cung c p cho chúng ta nh ng bi n pháp c n thi t đó. Đã qua đi th i tính toán, lýu tr d li u b ng các phýõng pháp th công truy n th n mang n ng tính ch t l c h u, l i th i. Công ngh thông tin đã ði vào các nghành v i m t phýõng th c ho t đ ng hoàn toàn m i m , sáng t o và nhanh chóng mà không m t đi s chính xác. Vi c ng d ng công ngh thông tin đã mang l i bý c đ t phá m i cho công tác qu n lý kho, giúp doanh nghi p n m b t đý c thông tin v hàng hoá,v t tý, nguyên v t li u và s n ph m m t cách chính xác k p th i. T đó, ngý i qu n lý doanh nghi p có th đýa ra các k ho ch và quy t đ nh đúng đ n, gi m chi phí và tăng kh năng c nh tranh, nâng cao k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh. Lí do ch n đ tài Do nhu c u đòi h i ngày càng cao c a xã h i cung nhý c a con ngý i ngày càng cao, do đó đ đáp ng đý c yêu c u c a khách hàng thì ph i luôn đ i m i và hoàn thi n hõn. Hi n nay do xã h i phát tri n không ng ng và kéo theo là s l n m nh c a các doanh nghi p, c a các t ch c, chính vì v y mà vi c qu n lý sao cho ch t 3 ch là nhu c u c p thi t các doanh nghi p. Linh v c qu n lý v t tý trong các doanh nghi p hi n nay đang có nhu c u r t l n vì s lý ng hàng hoá ðý c nh p và xu t trong m t th i đi m là r t l n và ðòi h i chính xác, đ ng th i th i gian cung là y u t quan tr ng. Th c t hi n nay có r t nhi u doanh nghi p l n qu n lý hàng hoá b ng phýõng pháp th công và bán th công. Nhý v y chúng em nh n th y n u có m t ph n m m qu n lý v t tý ðáp ng đý c các yêu c u c a nghi p v cung nhý ðòi h i c a c a công vi c thì đây s là m t th trý ng l n cho ph n m m qu n lý v t tý. M c đích nghiên c u Khi nghiên c u đ án này nh m m c đích là t ch c l i m t s b ph n c a doanh nghi p cung nhý c a t ch c. Đ ng th i nâng cao hi u qu c a công vi c cung nhý làm cho b máy ho t đ ng t t hõn.Vi c qu n lý cung tr nên t t hõn không m t nhi u th i gian và vi c qu n lý theo m t th th ng nh t. 4 CHÝ ÕNG I CÁC V N Đ CÕ B N TRONG H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ V T TÝ I. N I DUNG BÀI TOÁN QU N LÝ KHO 1. Qu n lý nh p Sau m i l n xu t hàng b ph n qu n lý kho s ghi l i chi ti t hàng xu t vào s chi ti t hàng hoá, ð ti n theo dõi hàng hoá trong kho. Khi m t hàng nào ðó trong kho s p h t ho c đã h t thì b ph n qu n lý kho s ti n hành báo cho ban qu n lý. Ban qu n lý s l nh cho b ph n mua hàng tìm ki m nhà cung c p và ti n hành mua hàng. Khi hàng ðý c mua v kho, b ph n kho s nh n phi u giao hàng và ki m tra s lý ng và ch t lý ng c a hàng v có đúng v i yêu c u mua hàng không. Sau khi ki m tra xong s lý ng và ch t lý ng c a hàng đã đ m b o thì b ph n qu n lý kho l p phi u nh p kho. Nh ng hàng hoá không ðáp ng đý c yêu c u ch t lý ng và s lý ng s đý c b ph n qu n lý kho giao cho b ph n mua hàng tr l i nhà cung c p cùng v i biên b n ki m nghi m hàng hoá. M t s hàng hoá khi xu t bán cho khách hàng vì m t lí do nào ðó không ðáp ng đý c yêu c u c a khách hàng cung đý c đýa v nh p kho ch x lí. Vi c theo dõi hàng nh p kho ðý c di n ra liên t c và thông tin v hàng trong kho ðý c b ph n kho theo dõi theo ngày, tháng, quý th m chí c tu n. 2. Qu n lí xu t B ph n bán hàng s nh n yêu c u mua hàng c a khách hàng. Khách đây có th là mua l ho c mua buôn. B ph n bán hàng có ch c năng nh n yêu c u và g i đ n b ph n kho. B ph n kho s ki m tra lý ng hàng trong kho, sau ðó s g i thông báo v s lý ng hàng cho b ph n bán hàng. N u đ đáp ng yêu c u c a khách hàng thì b ph n bán hàng s vi t hoá đõn bán hàng và giao cho khách hàng 5 b n sao hoá đõn bán hàng. Khách hàng s nh n và g i l i cho b ph n qu n lý kho. B ph n qu n lí kho s ti n hành ki m tra ki m tra và l p phi u xu t kho. Phi u xu t kho s đý c g i cho khách hàng và m t phi u đý c gi l i lýu vào kho phi u xu t. Khi xu t hàng thông tin v hàng xu t cung đý c lýu vào trong s chi ti t hàng hoá đ ti n đ i chi u ki m tra. 3.Qu n lý t n Vi c qu n lý hàng t n di n ra ngay trong quá trình nh p và xu t hàng. Hàng hoá ðý c th c hi n qua máy tính m i khi phát sinh nh p hay xu t hàng. 6 CHÝ ÕNG II PHÂN TÍCH THI T K H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ KHO HÀNG I. PHÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN 1. Sõ đ ch c năng kinh doanh Qu n lý kho Qu n lý nh p kho Nh n và ki m tra hàng hoá Qu n lý xu t kho Nh n và ki m tra hoá ðõn bán hàng L p phiêú nh p kho L p phi u xu t kho Vào s chi ti t hàng hoá Vào s chi ti t hàng hoá 7 Báo cáo Ki m kê Đi u ch nh chênh l ch Ðýa k t qu ki m kê 2. Mô t ho t đ ng qu n lý kho b ng sõ ð lu ng thông tin (IFD) 2.1. Quá trình nh p hàng t nhà cung c p Th i đi m Nhà cung c p Qu n lý kho Khi có hàng nh p v kho Nh n và ki m tra hàng nh p Phi u giao hàng Thông tin v hàng nh p L p phi u nh p kho Phi u nh p kho Vào s chi ti t S chi ti t hàng hoá 8 2.2. Quá trình xu t bán cho khách hàng Th i đi m Khách hàng B ph n kho Hoá ðõn bán hàng Nh n và ki m tra hoá ðõn Phi u xu t kho L p phi u xu t kho Khi có yêu c u mua hàng Vào s chi ti t hàng hoá S chi ti t hàng hoá 9 2.3. Quá trình báo cáo, ki m kê hàng hoá. Th i B ph n kho Ban lãnh đ o đi m Theo yêu c u c a lãnh Th c hi n ki m kê đ o ho c đ nh kì Vào s ki m kê S ki m kê Đ i chi u v i s chi ti t hàng hoá Lp báo cáo Ki m tra l i quá trình nh p, xu t 10 Báo cáo v hàng hoá 3. Mô t ho t đ ng qu n lý hàng t n kho b ng sõ ð DFD 3.1. Sõ đ ng c nh Phi?u nh?p hàng Nhà cung c?p Báo cáo ki?m kê H? th?ng qu?n lý kho B? ph?n qu?n lý Yêu c?u ki?m kê Khách hàng Hóa don bán hàng 11 3.2. Sõ đ DFD m c 0 Phi?u giao hàng Nhà cung c?p 1.0 Qu?n lý nh?p kho Phi?u nh?p Phi?u nh?p kho Báo cáo Ki?m kê T?n kho Thông tin Hàng nh?p Thông tin hàng hóa 3.0 S? chi ti?t hàng hóa Báo cáo ki?m kê Thông tin Hàng xu?t Hóa don bán hàng 2.0 Qu?n lý xu?t kho Khách hàng 12 Ban qu?n lý Yêu c?u báo cáo 3.3. Sõ đ DFD m c 1 3.3.1. Sõ đ DFD qu n lý nh p kho. Phi?u giao hàng Nhà cung c?p S? chi ti?t hàng hóa 1.1 L?p phi?u nh?p kho 1.2 Vào s? chi ti?t hàng hóa Thông tin hàng nh?p Thông tin hàng nh?p Phi?u nh?p kho 13 3.3.2. Sõ đ DFD qu n lý xu t hàng Hóa don bán hàng Khách hàng 2.1 Nh?n và ki?m tra hóa don bán hàng Thông tin hàng xu?t 2.2 L?p phi?u xu?t kho S? chi ti?t hàng hóa Thông tin xu?t Thông tin phi?u xu?t 2.3 Vào s? chi ti?t Thông tin phi?u xu?t 14 Phi?u xu?t kho 3.3.3. Sõ ð DFD c a quá trình ki m kê, báo cáo. B? ph?n qu?n lý Yêu c?u báo cáo 3.1 L?p báo cáo Phi?u nh?p, phi?u xu?t S? chi ti?t hàng hóa Báo cáo II. THI T K CÕ S D LI U 1. Xây d ng mô hình cõ s d li u c a h thông m i Ta s d ng phýõng pháp thi t k cõ s d li u thông qua các đ u ra.Trong các nghi p v liên quan ð n kho hàng các đ u ra ch y u là: Phi u nh p và phi u xu t. 15 1.1. Phi u nh p Công ty T M us : PHI U NH P KHO NHH… S ….. Ngày…tháng…nãm… Đ a ch : ….. Theo quy t đ nh.. …… Ngày…tháng…nãm… c a b tài chính T ên nhà cung c p: ………………………………….. Đ a ch : …………………………………………….. S đi n tho i: ………………………………………………. Nh p t i kho: ………………………………………… Stt Tên hàng Mã s Ðõn v tính S lý ng Ðõn giá C ng C ng thành ti n… Th trý ng đõn v Ph trách cung tiêu Ngý i nh n hàng Th kho (kí, h tên) (kí, h tên) (kí, h tên) (kí, h tên) 16 Thành ti n Theo nguyên t c chu n hoá 1NF: các thu c tính l p nhi u l n trong cùng m t th c th thì lo i k t qu . Các thu c tính b lo i ra cùng v i thu c tính khóa c a t p th ban đ u s t o thành m t t p th m i. Các thu c tính phát sinh s đý c xóa b Phi u Nh p Kho Thu c tính chýa Chu n hóa d ng1 Chu n hóa d ng2 Chu n hóa d ng3 chu n hóa 1NF 2NF 3NF S phi u S phi u Ngày nh p kho Ngày nh p kho Mã nhà cung c p Mã nhà cung c p Tên nhà cung c p Tên nhà cung c p Đ a ch Đ a ch S đi n tho i S đi n tho i Mã kho Mã kho Tên kho Tên kho Mã hàng Tên hàng S phi u Ðõn v tính Mã hàng S lý ng hàng Tên hàng theo ch ng t Ðõn v tính S lý ng hàng S lý ng th c nh p Ðõn giá Ðõn giá 17 Chu n hoá 2F quy đ nh r ng: các thu c tính trong t p th c th ph i ph thu c hàm vào toàn b khoá ch không ph i ph thu c hàm vào m t b ph n c a khoá. N u có nh ng thu c tính ch ph thu c hàm vào m t b ph n c a khóa thì ta s ðýa nó vào m t t p th m i v i khóa là m t b ph n khóa c a t p th m i ban đ u. Phi u Nh p Kho Thu c tính chýa Chu n hóa d ng1 Chu n hóa d ng2 Chu n hóa d ng3 chu n hóa 1NF 2NF 3NF S phi u S phi u S phi u Ngày nh p kho Ngày nh p kho Ngày nh p kho Mã nhà cung c p Mã nhà cung c p Mã nhà cung c p Tên nhà cung c p Tên nhà cung c p Tên nhà cung c p Đ a ch Đ a ch Đ a ch S đi n tho i S đi n tho i S đi n tho i Mã kho Mã kho Mã kho Tên kho Tên kho Tên kho Tên hàng S phi u S phi u Ðõn v tính Mã hàng Mã hàng S lý ng Tên hàng S lý ng Ðõn giá Ðõn v tính Ðõn giá Mã hàng S lý ng Ðõn giá Mã hàng Tên hàng Ðõn v tính 18 Chu n hoá 3NF: t t c các thu c tính không ch ph thu c hàm vào khóa mà còn không ph thu c hàm vào b t k thu c tính nào không ph i là khoá Phi u Nh p Kho Thu c tính chýa Chu n hóa d ng1 Chu n hóa d ng2 Chu n hóa d ng3 chu n hóa 1NF 2NF 3NF S phi u S phi u S phi u S phi u Ngày nh p kho Ngày nh p kho Ngày nh p kho Ngày nh p kho Mã nhà cung c p Mã nhà cung c p Mã nhà cung c p Mã nhà cung c p Tên nhà cung c p Tên nhà cung c p Tên nhà cung c p Mã kho Đ a ch Đ a ch Đ a ch S đi n tho i S đi n tho i S đi n tho i Mã nhà cung c p Mã kho Mã kho Mã kho Tên nhà cung c p Tên kho Tên kho Tên kho Đ a ch Mã hàng S đi n tho i Tên hàng S phi u S phi u Ðõn v tính Mã hàng Mã hàng Mã kho S lý ng Tên hàng S lý ng Tên kho Ðõn giá Ðõn v tính Ðõn giá S lý ng S phi u th c nh p Mã hàng Mã hàng Ðõn giá Tên hàng S lý ng Ðõn v tính Ðõn giá Mã hàng Tên hàng Ðõn v tính 19 Xác đ nh các m i quan h : a) sau quá trình chu n hóa chúng ta xác đ nh đý c các t p th sau: Danh m c nhà cung c p (MaNCC, TenNCC, Đ a ch , Đi n tho i) Phi u nh p (S phi u, Ngày nh p, MaNCC, MaKho) Danh m c kho (MaKho, Tên kho, Đ a ch , Đi n tho i) Danh m c hàng hóa (MaHang, Tên hàng, Ðõn v tính) Chi ti t phi u nh p (S phi u, Mã hàng, S lý ng, Đõn giá) b) Ma tr n th c th /khóa: Danh m c Phi u nh p nhà cung Danh m c Danh m c Chi ti t kho hàng hóa phi u nh p c p MaNNC X O S phi u X MaKho O X X MaHang X c) Thi t l p các m i quan h : Danh m c nhà cung c p Phi u nh p Phi u nh p Chi ti t phi u nh p Danh m c kho Phi u nh p Danh m c hang hóa Chi ti t phi u nh p 20 X