Tài liệu Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường đại học kinh tế quốc dân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ BÀI TẬP LỚN: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế quốc dân Nhóm sinh viên thực hiện 1. Đào Khánh Linh 2. Lê Thị Hoa 3. Đỗ Thị Trang 4. Nguyễn Hồng Hạnh 5. Vũ Thùy Linh 6. Nguyễn Ngọc Diệp 7. Nguyễn Thị Ngọc Hà 8. Đỗ Thị Xuân 9. Dư Thị Thu Hà 10. Ngô Huyền My Hà Nội, tháng 10 năm 2020 1 2 I. ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN 1. Thông tin chung của dự án  Tên yêu cầu:  Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân.  Bộ phận yêu cầu:  Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.  Đối tượng nghiên cứu:  Hệ thống quản lý điểm học phần tại trường Kinh Tế Quốc Dân.  Mục tiêu:  Cập nhật điểm của sinh viên, tra cứu một số thông tin cần thiết về sinh viên. Hệ thống lưu trữ, xử lý kết quả học tập của sinh viên theo quy chế của trường. Kiểm soát thống kê việc khen thưởng, xét học bổng, thi lại, học lại của sinh viên một cách nhanh chóng và chính xác. Thông qua công tác quản lý mà có thể có hồ sơ cụ thể về kết quả học tập rèn luyện của sinh viên khi ra trường. Ngoài ra, hệ thống còn lưu trữ dữ liệu điểm thi của cựu sinh viên trong một thời gian nhất định.  Thời gian: 28 tuần, khoảng 7 tháng  Trong thời gian 7 tháng dự án hoàn toàn có thể hoàn thành đúng tiến độ  Chi phí dự kiến: 100.900.000 VND  Nguồn kinh phí: Trường đại học Kinh tế Quốc Dân  Tổng vốn đầu tư bao gồm: Toàn bộ các chi phí cho từng giai đoạn cụ thể và các chi phí phát sinh, tạo dựng các điều kiện cần thiết để đưa dự án vào hoạt động bình thường nhằm đạt được mục tiêu mà chủ dụ án đề ra.  Vốn đầu tư vào các tài sản cố định và tài sản dự trữ cần thiết trong trường hợp phát sinh khi thực hiện dự án. Các khoản đầu tư đảm bảo dự án được thực hiện. 2. Thực trạng hệ thống thông tin 2.1 Thông tin của tổ chức  Tên tổ chức:  Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân  Địa chỉ:  Phòng 210 - 211 - 213 Tầng 2 - Nhà A1 - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Tại 207 Giải Phóng, Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam 3  Điê ̣n thoại: 0243 6280 280/ máy lẻ: 5222  Phòng quản lý đào tạo là một trong những bộ phận đầu tiên được thành lập cùng với việc thành lập trường, trải qua nhiều lần đổi tên: (1) Ban Giáo vụ (1956 - 1959); (2) Phòng Giáo vụ (1960 - 1985); (3) Phòng Đào tạo (1986 - 2002); (4) Phòng QLĐT Đại học và Sau đại học (2003 - 2006) cuối cùng đơn vị đổi tên thành Phòng quản lý đào tạo (từ 2006 đến nay).  Phòng QLĐT luôn là cơ quan tham mưu tích cực của Hiệu trưởng và của nhà trường về đào tạo hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo khác thuộc thẩm quyền; luôn là địa chỉ tin cậy của các thế hệ cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên và của toàn xã hội hôm qua, hôm nay và sẽ tiếp nối đến mai sau. 2.2 Thực trạng 2.2.1 Thực trạng  Hiê ̣n tại đang sử dụng hê ̣ thống oracle ERP University Resources Planning do CMC cung cấp. Dùng hê ̣ thống tâ ̣p trung toàn trường nhưng phòng quản lý đào tạo dùng phía máy khách client.  Vấn đề mắc phải: - Việc kiểm soát danh sách đã bảo lưu hoặc nghỉ học, tránh việc duy trì đăng ký học phần và thi cuối kỳ - Sinh viên chưa nắm được hạn phúc khảo (lịch chỉ hiện ở thông báo chung), thông tin chưa nổi bật - Quá trình lên điểm và cập nhật bị chậm,nhầm, sai sót - Tài khoản và bảo mật thông tin của sinh viên chưa thật sự hoàn hảo dẫn tới mất tài khoản - Giao diện chưa thân thiện, thiếu một số chức năng lọc nhu cầu các điểm muốn xem của sinh viên 2.2.2 Ưu điểm, nhược điểm, cơ hội, thách thức 2.2.2.1 Ưu điểm  Nền tảng giáo dục tốt, linh hoạt  Đội ngũ cán bộ tận tâm, có trách nhiệm,  Có trung tâm ứng dụng CNTT, được nhà trường chú trọng, có nguồn kinh phí hỗ trợ 2.2.2.2 Nhược điểm  Tốc độ hệ thống chậm khi có số lượng sinh viên đăng nhập tăng cao.  Quy trình hiện tại còn nhiều điểm phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao. 4  Quản lý danh sách các sinh viên đã nghỉ học, bảo lưu chưa chặt chẽ  Thời gian lên điểm và cập nhập điểm còn chậm, sai sót. 2.2.2.3 Cơ hội  Sự phát triển của công nghệ bắt kịp thời đại mới cải thiện công việc  Cải thiện hệ thống theo hướng tích cực, giảm khối lượng công việc,tăng độ chính xác giảm thiểu sai xót đến mức tối đa,…  Hệ thống mới có giao diện thân thiện 2.2.2.4 Thách thức  Không theo kịp những tiến bộ của công nghệ.  Phát triển hệ thống quản lý điểm phải phù hợp với quy mô, yêu cầu của nhà trường, sinh viên.  Hệ thống mới không đáp ứng được kỳ vọng. 3. Các hoạt động 3.1 Lập kế hoạch - Mục tiêu: Nhằm khai thác con người và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả nhằm đạt được những mục đích của hệ thống. 3.2 Làm rõ yêu cầu - Mục tiêu: Làm rõ được các yêu cầu mà người đặt yêu cầu đề ra, xác định chính xác đối tượng yêu cầu. 3.3 Nghiên cứu - Mục tiêu: Xây dựng phương pháp nghiên cứu phù hợp, từ lựa chọn đối tượng, yếu tố môi trường, thiết kế nghiên cứu, rồi từ đó thu thập, phân tích số liệu để cho ra kết quả nhằm đạt được mục tiêu hệ thống đặt ra. 3.4 Đánh giá khả thi - Mục tiêu: Nhằm phát hiện khách quan và hợp lý những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống hiện nay để từ đó đưa ra những phương hướng giải quyết. 3.5 Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp - Mục tiêu: Tìm ra các vấn đề tồn tại của hệ thống và từ đó phải xác định được nguyên nhân cốt lõi và cách giải quyết. 3.6 Xây dựng và đánh giá phương án giải quyết 3.7 Thiết kế 3.8 Hợp thức hóa mô hình logic 5 3.9 Lập trình - Mục tiêu: Tạo ra được một phần mềm nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu của hệ thống. 3.10 Thử nghiệm và kiểm tra - Mục tiêu: Xác định các lỗi kể cả lỗi ẩn chứ không chỉ chứng minh là phần mềm đó hoạt động tốt nhằm đảm bảo việc thiết kế và thực hiện đúng theo yêu cầu đề ra. 3.11 Báo cáo - Mục tiêu: Nhằm tổng hợp, phân tích, kiểm tra rà soát các thông tin, công việc và hoạt động của từng giai đoạn. 6 4. Bảng dự kiến chi phí Giai đoạn Đánh giá yêu cầu Phân tích chi tiết Thiết kế logic Xây dựng phương án Thiết kế vật lý ngoài Triển khai kỹ thuật hệ thống Hoạt động Chi phí 1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 2. Làm rõ yêu cầu 3. Viết dự án sơ bộ 4. Đánh giá khả thi 500.000 200.000 1.000.000 500.000 1. Lập kế hoạch phân tích 2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực 3. Nghiên cứu hệ thống thực tại 4. Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 5. Chỉnh sửa và chi tiết dự án 6. Báo cáo khả thi 7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2. Thiết kế xử lý 3. Thiết kế các dòng vào 4. Hoàn chỉnh tài liệu logic 5. Hợp thức hóa mô hình logic 1. Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học 2. Xây dựng các phương án của giải quyết 3. Đánh giá các phương án của giải quyết 4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo các phương án giải quyết 500.000 500.000 1.000.000 1.000.000 500.000 200.000 1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 2. Thiết kế chi tiết các giao diện đầu vào/ ra 3. Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa 4. Thiết kế các thủ tục thủ công 5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài 1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 2. Thiết kế vật lý trong 3. Lập trình 4. Thử nghiệm và kiểm tra 5.Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống 7 8.000.000 5.000.000 2.000.000 1.000.000 1.000.000 500.000 2.000.000 1.000.000 500.000 2.000.000 4.000.000 2.000.000 500.000 4.000.000 20.000.000 10.000.000 2.000.000 Giai đoạn Cài đặt, triển khai Hoạt động 1. Lập kế hoạch cài đặt 2. Chuyển đổi 3. Khai thác và bảo trì 4. Đánh giá Tổng 8 Chi phí 500.000 2.000.000 25.000.000 2.000.000 100.900.000 II. 1. GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU Yêu cầu Tên yêu cầu: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý điểm học phần. Bộ phận nghiên cứu: Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 2. Phương pháp tiến hành đánh giá 2.1 Các công cụ thu thập thông tin: - Một cuốn sổ nhỏ và bút để ghi chép lại thông tin khi người được phỏng vấn chia sẻ và đánh dấu các nội dung quan trọng. Sử dụng các thiết bị ghi hình, ghi âm nếu được sự cho phép của người được phỏng vấn. 2.2 Nguồn thu thập thông tin:  - - Các trang web, tài liệu chính thức có liên quan: Trang web của phòng Quản lý đào tạo, trường Đại học Kinh tế Quốc dân (https://daotao.neu.edu.vn/): Tìm hiểu sơ bộ về cơ cấu tổ chức, công việc và phân công nhiệm vụ của phòng Quản lý đào tạo. Văn bản của Bộ và nhà trường. Mẫu nhập điểm chấm bài thi - Biểu 4 (Theo QĐ 2470) 2.3 Nội dung trao đổi khi đi phỏng vấn : - - Công tác quản lý, lưu trữ điểm sinh viên của phòng quản lý đào tạo. Những nhân tố tác động đến điểm của sinh viên (Giảng viên chấm nhầm, chấm xót; Cán bộ nhập sót, nhập sai; Nguyên nhân dẫn đến việc lên điểm chậm;… ). Ai là người có quyền thay đổi kết quả bài thi khi bị nhầm lẫn? Quy trình phúc khảo điểm, cách thức chuyển giao cho phòng quản lý đào tạo Những mong muốn trong tương lai để cải thiện vấn đề quản lí điểm của sinh viên. 9 3. Mô tả khung cảnh nghiên cứu Các tác nhân ảnh hưởng đến hệ thống. PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO PHÒNG KHẢO THÍ GIẢNG VIÊN KHOA/ VIỆN SINH VIÊN 3.1 Công việc của phòng QLDT - - Quản lý, lưu trữ bài và điểm thi tuyển sinh, tốt nghiệp (nếu có), lưu trữ điểm thi học phần của hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo có cấp bằng chính quy (liên thông từ trung cấp, cao đẳng lên đại học, văn bằng 2) thuộc Phòng quản lý. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và thống kê phục vụ công tác quản lý của Phòng và của Trường. Nhận bản gốc bảng điểm học phần từ các khoa, bộ môn để kiểm tra và lưu trữ lâu dài. 3.2 Công việc cụ thể của các cán bộ, nhà quản lý 3.2.1 Trưởng phòng - Quản lý chung/toàn diện các công việc của phòng Trực tiếp phụ trách: Công tác nhân sự, chính trị, đoàn thể; Tuyển sinh, Tư vấn tuyển sinh, xếp ngành/chuyên ngành; Phát triển CTĐT, đổi mới GDĐH; Giáo trình, học liệu; Quy chế, quy định về đào tạo; 10 - Quản lý sự thay đổi của sinh viên; Xét tốt nghiệp, cấp phát bằng; Kế hoạch công tác, kế hoạch đào tạo năm 3.2.2 Phó Trưởng phòng - Công tác học vụ hệ chính quy (kế hoạch giảng, thi,…); Công tác sinh viên (xác nhận sinh viên, bảng điểm giữa kỳ, học bổng,…); Phụ trách công tác quản trị nội vụ phòng (kiểm tra, giám sát thời gian làm việc, thái độ, nề nếp, tác phong, vv..); Công tác Kiểm định (đảm bảo) chất lượng giáo dục; Tổng hợp Báo cáo (tuần, tháng, quý) nộp trường; Soạn thảo Kế hoạch công việc hàng năm. Hỗ trợ công tác tài chính và thanh toán cho phòng; Các công tác khác được giao. 3.3.3 Nhân viên - - - 4. Quản lý kết quả học tập cuối khóa hệ CQ (In, lưu trữ bảng điểm cuối khóa);  Quản lý mã SV các hệ CQ, VB2, LT, hồ sơ sinh viên (CTSV) của phần mềm CMC;  Tổ chức lớp riêng các hệ CQ,VB2,LT; Quản lý toàn diện điểm SV hệ CQ,LT;  Quản lý tài khoản SV; TK Cố vấn học tập; TK quản lý điểm của các Bộ môn; TK QLĐT của các Khoa, Viện;  Công tác hoãn thi, thi bổ sung của sinh viên hệ CQ, LT;  Quản lý học song song 2 chương trình; Quản lý điểm hệ VB2, LT (In, lưu trữ bảng điểm VB2)  Quản lý hệ thống TK nhập điểm hệ VB2, LT;  Quản lý toàn diện công tác QLĐT hệ Liên thông;  Quản lý công tác bảo lưu/chuyển điểm kết quả học tập cho hệ VB2, LT; Hệ thống nghiên cứu 4.1 Giới thiệu: Phân công nhiệm vụ - Thầy Mạc Văn Tạo: xác nhận sinh viên, bảng điểm giữa kì hệ VB2, LT. Thầy Lê Anh Đức: Xác nhận bảng điểm giữa kì  Thầy Lương Việt Anh: Quản lý kết quả học tập cuối khóa hệ CQ 11 - Thầy Phạm Đức Minh: Quản lý toàn diện điểm sinh viên hệ CQ, LT Cô Trịnh Hồng Nhung: Quản lý điểm hệ VB2, LT (in, lưu trữ bảng điểm VB2), quản lí hệ thống TK nhập điểm hệ VB2, LT, Quản lý công tác bảo lưu, chuyển điểm kết quả học tập cho hệ VB2, LT. 4.2 Mô tả khái quát Mỗi năm, trường Đại học Kinh tế Quốc dân phải tiếp nhận một lượng sinh viên lớn. Một trong những khó khăn mà phòng quản lý đào tạo của trường gặp phải đó là quản lý điểm của sinh viên, không chỉ những sinh viên mới vào trường mà cả những sinh viên hiện tại đang theo học và thậm chí cả những sinh viên đã ra trường. Việc quản lý này gặp khó khăn nhất là trong đợt tổng kết và học kì và tổng kết cuối năm. Vì vậy yêu cầu của trường là cần phải có một bộ phận quản lí điểm của từng sinh viên, của từng lớp cũng như của từng khoa để không có sự sai sót nào trong quá trình nhập điểm, in điểm, … 4.3 Mục đích Theo dõi quá trình học tập của sinh viên trong suốt quá trình đi học từ khi nhập học cho đến khi ra trường, đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình nhập điểm cũng như in điểm. Hệ thống này giúp cho phòng đào tạo theo dõi, đánh giá kết quả học tập của sinh viên một cách nhanh nhất và chính xác nhất. Hệ thống lưu trữ, quản lí kết quả học tập của sinh viên, kiểm soát thống kê việc khen thưởng, xét học bổng, học lại, học nâng điểm của sinh viên. Thông qua đó, cập nhật toàn bộ kết quả học tập của sinh viên khi xét bằng tốt nghiệp. Dựa vào kết quả học tập có thể đánh giá được chương trình đào tạo có phù hợp hay không để từ đó thay đổi và hoàn thiện nếu cần thiết. Bên cạnh đó, dựa vào mặt bằng chung điểm học phần để phát hiện các vấn đề tiêu cực còn tồn tại. 5. Các vấn đề của hệ thống hiện tại và mục tiêu của dự án 5.1 Dưới góc tiếp cận của nhà quản lý 5.1.1 Vấn đề - - Với các sinh viên nghỉ học, bảo lưu nhà trường vẫn duy trì tài khoản qldt để quản lý làm lãng phí thời gian, nguồn lực do không nắm bắt và cập nhật kịp thời lên hệ thống về tinh trạng học của sinh viên. Quá trình phân tích và đánh giá kết quả học tập, nghiên cứu của sinh viên hay bị nhầm lẫn do số lượng sinh viên đông và có nhiều Khoa/Viện. Quá trình lên điểm bị nhầm, sai sót do lỗi nhập sửa dữ liệu. 12 - Sinh viên chưa nắm được về hạn phúc khảo do lịch chỉ hiện ở thông báo chung, thông tin chưa được làm nổi bật dễ chú ý. 5.1.2 Mục tiêu - Phân tích và đánh giá chính xác kết quả học tập của sinh viên , đưa ra giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đào tạo. Giảm thiểu các trường hợp sinh viên nghỉ học mà hệ thống vẫn quản lý tài khoản. Cập nhật lại điểm chính xác. Có những nhắc nhở/ chỉnh đốn về tác phong và các thức tiếp nhận thông tin của sinh viên. 5.2 Dưới góc tiếp cận của nhà quản trị hệ thống 5.2.1 Vấn đề - Tài khoản và bảo mật thông tin của sinh viên chưa thật sự hoàn hảo do ý thức của sinh viên chưa cập nhật thay đổi mật khẩu mặc định và cả tính bảo mật kém của ứng dụng. Giao diện tài khoản cá nhân trên trang qldt chưa thật sự dễ nhìn và thiếu một số chức năng lọc theo nhu cầu các điểm muốn xem của sinh viên.  5.2.2 Mục tiêu - 6. Giảm thiểu tối đa số lượng sinh viên quên mật khẩu hoặc mất tài khoản. Tăng cường thêm một số chức năng của QLDT để bảng điểm dễ nhìn hơn, có nhiều chức năng phong phú hơn để tiện dụng cho sinh viên kiểm soát tình hình học tập và kế hoạch cho những giai đoạn học tiếp theo. Tính khả thi của dự án Dự án phát triển hệ thống thông tin trọng tâm vào việc tự động hóa nhằm giảm thiểu khối lượng công việc và thời gian của công tác quản lý điểm học phần, cụ thể như sau:  Xây dựng được một phần mềm có thể đánh giá phân tích kết quả học tập của các sinh viên trong trường và truy xuất các báo cáo theo yêu cầu.  Phần mềm quản lý điểm đảm bảo tính tiện ích, giúp nhà trường có thể giảm được thời gian làm việc, giảm cường độ làm việc, đồng thời giúp việc gửi thông báo đến sinh viên về kết quả học tập trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.  Dữ liệu đưa vào được kiểm tra và đảm bảo sự đúng đắn và chặt chẽ.  Hệ thống tin cậy, chính xác, giao diện dễ sử dụng, hệ thống dữ liệu truy cập nhanh.  Hệ thống khắc phục tình trạng sinh viên bảo lưu hoặc nghỉ học mà vẫn có tên trong danh sách đi học cũng như thi hết học phần. 13  Hệ thống sẽ làm tăng tính bảo mật cho tài khoản của sinh viên. 6.1 Khả thi về tổ chức 6.1.1 Xem xét sự hòa hợp của hệ thống thông tin đối với môi trường của tổ chức Việc tăng tính bảo mật cho tài khoản của sinh viên sẽ giảm thiểu tối đa tình trạng sinh viên bị mất tài khoản, giảm thiểu tối đa lượng sinh viên gần đến thời điểm đăng ký học lại lên phòng QLĐT để hỏi về tài khoản. Điều này làm giảm khối lượng công việc của cán bộ phòng QLĐT mỗi kỳ đăng ký điểm và tình trạng sinh viên thường phàn nàn về việc cán bộ phòng QLĐT có thái độ tiếp đón sinh viên không được tốt (bạn thử giả sử bạn là một cán bộ tiếp đón sinh viên, trong một buổi sáng có 10 sinh viên hỏi về việc mất tài khoản, khi bạn trả lời lần thứ nhất, lần thứ hai thì thái độ sẽ khác với trả lời câu hỏi đó lần thứ 10). 6.1.2 Xem xét sự phù hợp của hệ thống với chính sách quản lý nhân sự Dự án hoàn toàn tôn trọng chính sách quản lý nhân sự của Phòng Quản lý đào tạo, dự án không thay đổi nhiều về mặt nhân sự và cấu trúc của tổ chức mà chỉ thay đổi quy trình và rút gọn các bước làm việc, giúp giảm cường độ làm việc của nhân sự trong việc quản lý điểm học phần của sinh viên . 6.1.3 Xem xét sự tác động của hệ thống đến sự hòa hợp và không khí làm việc của các thành viên Như đã nói ở trên, dự án sẽ trọng tâm vào việc tự động hóa để giảm thiểu tối thiểu các công việc thủ công do đó sẽ giảm thiểu thời gian nhập liệu của các nhân viên trong phòng. Điều này sẽ giúp giảm tải áp lực, căng thẳng của điểm cán bộ phòng QLĐT. Chính vì thế sự thay đổi này sẽ làm tăng không khí làm việc, không còn sự quá tải cũng như dồn dập về công việc, hơn nữa còn làm tăng sự hòa hợp của các thành viên. 6.1.4 Xem xét tác động của những HTTT khác tới sự quản lý các hoạt động mà HTTT mới được hỗ trợ Đối với các Khoa, Viện khác: Giảm khối lượng công việc liên đới đến các Khoa, Viện. Qua quan sát, phù hợp với nhu cầu của cán bộ giảng viên. Việc lược bỏ một số công đoạn không cần thiết sẽ khiến cho sự tương tác giữa Phòng QLĐT với các Khoa, Viện trở nên nhuẫn nhuyễn hơn, giảm áp lực của các hệ thống tổ chức. 6.1.5 Xem xét sự phản ứng với hệ thống mới Đối với sinh viên: Tuy rằng việc thay đổi hệ thống mới nhưng sẽ dựa trên nền tảng của hệ thống ban đầu, hơn nữa với sự nhạy bén về công nghệ của sinh viên bây giờ thì việc này hoàn toàn có thể thích ứng một cách nhanh chóng. Bằng việc tối thiểu hóa quy trình làm việc bằng tự động hóa sẽ giúp sinh viên nhận điểm tổng kết với thời gian rút ngắn rất 14 nhiều. Điều này mang lại sự chuyên nghiệp cho phòng Quản lý Đào Tạo. Ngoài ra, hệ thống mới còn kiểm soát danh sách sinh viên thi kết thúc học phần đối với trường hợp sinh viên nghỉ học, bảo lưu mà nhà trường vẫn duy trì tài khoản QLĐT và vẫn đăng ký thi cho sinh viên đó tạo nên sự dư thừa dữ liệu. Hơn nữa hệ thống còn giảm thiểu tối đa lỗi lên điểm bị sai sót của phòng QLĐT, tuy lỗi này không quá phổ biến nhưng theo quan sát thì kỳ nào cũng có sinh viên lên thắc mắc vì điểm chưa chính xác. Hệ thống cũng sẽ thay đổi lại giao diện tài khoản cá nhân trên trang QLĐT, tăng cường thêm một số chức năng để bảng điểm dễ nhìn hơn, có nhiều chức năng phong phú hơn để tiện cho sinh viên kiểm soát tình hình học tập cũng như chuẩn bị kế hoạch cho những giai đoạn học tiếp theo. Đối với cán bộ phòng Quản lý đào tạo: Việc thay đổi hệ thống mới nhưng dựa trên nền tảng hệ thống cũ tuy bước đầu sẽ còn đôi chút khó khăn trong việc tiếp nhận nhưng chúng tôi tin rằng những cán bộ phòng QLĐT với nguồn tri thức, sự hiểu biết sẽ dễ dàng làm quen với hệ thống mới. Đối với lãnh đạo: Hệ thống mới sẽ giúp cho việc quản lý của Ban lãnh đạo nhà trường được diễn ra một cách dễ dàng hơn. Đối với nhà tuyển dụng: Dễ dàng có thể tìm được những sinh viên có thành tích học tập tốt, hạn chế một cách tối đa tình trạng bằng giả, không có năng lực hiện nay. 6.2 Khả thi về tài chính 6.2.1 Nguồn vốn Được cấp bởi Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 6.2.2 Lợi ích kinh tế mà hệ thống mang lại Dự kiến sau khi hệ thống mới được áp dụng, sẽ giảm thiểu được khoảng 15% chi phí biến đổi hàng năm cho việc nâng cấp và bảo trì hệ thống. 6.3 Khả thi về thời gian Dự án sẽ đảm bảo việc phát triển hệ thống đúng theo tiến độ. Những người tham gia vào dự án sẽ được quản lý một cách chặt chẽ, công khai về thời gian làm việc, tiến độ hoàn thành công việc theo kế hoạch đã định ra. Hơn nữa mỗi thành viên trong dự án cũng sẽ cam kết hoàn toàn về khả năng hoàn thành công việc đúng theo tiến độ mà ban quản lý dự án đã đề ra. Ban quản trị dự án sẽ theo dõi và chỉ đạo sát sao quá trình tiến hành dự án. Các hoạt động sẽ được phân chia thời gian rõ ràng. 6.4 Khả thi về kĩ thuật Dự án hướng tới bổ sung và kiện toàn hệ thống hiện tại chứ không hoàn toàn loại bỏ hệ thống cũ, tức là về cơ bản thì hệ thống mới được xây dựng trên nền tảng là hệ thống cũ 15 nên quy trình quản lý sẽ không thay đổi quá nhiều, đảm bảo cho người sử dụng sẽ có khả năng thích ứng trong thời gian ngắn nhất. Cụ thể, hệ thống quản lý mới này có nền móng là 1 phần hệ thống cũ nhưng sẽ tự động hóa các biểu mẫu để giảm độ phức tạp cho quy trình, xây dựng form chuẩn để tiết kiệm thời gian. Phần mềm đảm nhiệm công tác tự động sẽ được vận hành bằng những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến và tin cậy như Microsoft SQL Server hay MySQL kết hợp với giao diện web đơn giản, dễ làm quen phù hợp với ngay cả những người dung có trình độ tin học cơ bản. Phần mềm hệ thống cũng sẽ được lập trình bằng những ngôn ngữ lập trình phổ biến, mạnh mẽ là thân thiện như Java hay Python, đảm bảo việc nâng cấp hay mở rộng hệ thống trong tương lai sẽ không gặp khó khăn nào đáng kể. 6.5 Khả thi về cơ sở hạ tầng Về phần cứng mà hệ thống yêu cầu cũng không đòi hỏi quá cao, tuy vẫn cần lưu ý một số vấn đề về ổ cứng và bộ nhớ bởi lượng dữ liệu cần lưu trữ có thể tăng trong tương lai nhưng nhìn chung các thiết bị hiện tại của hệ thống hiện tại hoàn toàn có thể đáp ứng được. Chính vì những lí do trên mà tính khả thi về kỹ thuật của hệ thống có thể đảm bảo được. Hiê ̣n tại đang sử dụng hê ̣ thống oracle ERP University Resources Planning do CMC cung cấp. Dùng hê ̣ thống tâ ̣p trung toàn trường nhưng phòng quản lý đào tạo dùng phía máy khách client. 6.6 Khả thi về đạo đức kinh doanh 6.6.1 Về pháp lý Đảm bảo bản quyền của hệ thống. Các dự án, kế hoạch được lập ra trong quá trình xây dựng hệ thống đều sử dụng những tài nguyên, nguồn lực rõ ràng, minh bạch, những phương pháp phù hợp và phục vụ những mục đích chính đáng, không hề vi phạm pháp luật cũng như những nguyên tắc đạo đức và quy chế của tổ chức đề ra nên việc xây dựng hệ thống hoàn toàn khả thi về pháp lý. 6.6.2 Về cân đối lợi ích Lãnh đạo: dễ dàng quản lý cũng như vận hành hệ thống. Cán bộ quản lý: dễ dàng trong các nghiệp vụ và tránh được những sai sót cơ bản so với hệ thống cũ. Sinh viên: Dễ dàng xem kết quả, biết kết quả sớm để có thể khiếu nại sớm. Cơ quan tuyển dụng: Dễ dàng tìm được ứng viên có kỹ năng phù hợp thông qua hệ thống, góp phần tránh tình trạng bằng giả, điểm giả Giảng viên: Nắm bắt tình hình kết quả của môn học giảng dạy từ đó có những thay đổi tích cực nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy. Cơ quan quản lý cấp trên: có cái nhìn tổng quan về tình hình kết quả học tập của 16 sinh viên theo học tại Trường Kinh Tế Quốc Dân qua các thời kỳ. Cán bộ Phòng QLĐT: Hệ thống mới yêu cầu lượng công việc của các cán bộ khảo thí sẽ tăng thêm nhưng áp lực gây ra cho những cán bộ nhân viên phụ trách lên điểm, sửa điểm và phòng QLDT sẽ được giảm bớt nên về tổng thể hệ thống vẫn cân bằng. Ngoài ra vì hệ thống không yêu cầu thay đổi nhiều về phần cứng hay cơ sở hạ tầng nên sẽ không tiêu tốn nhiều nguồn lực tài chính. Nhìn chung lợi ích đạt được từ việc áp dụng hệ thống trong tự động hóa quy trình là rất lớn trong khi tổn thất nằm ở mức thấp, có thể chấp nhận được. 6.2.3 Về sự ưng thuận Dự án được sự đồng ý của Ban lãnh đạo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Phòng Quản lý đào tạo, giảng viên và sinh viên. 6.7 Khả thi về bảo mật và rủi ro Hệ thống mới với mục đích tự động hóa, mở rộng ảnh hưởng của tin học trong quá trình quản lý điểm và phân bố công việc lên nhiều người để giảm áp lực lên một cá nhân. Chính vì thế hệ thống mới sẽ chia sẻ quyền hạn truy cập và sử dụng trên một phạm vi đối tượng lớn hơn nên hệ thống bảo mật sẽ được nâng cấp để đảm bảo an toàn thông tin: cụ thể các công việc quan trọng như chấm điểm, lên điểm và lưu trữ điểm sẽ chỉ được thực hiện bằng thiết bị được kết nối với mạng LAN nội bộ của trường thông qua những tài khoản đăng nhập đặc biệt sử dụng bảo mật nhiều lớp. Như vậy sẽ đảm bảo được tính khả thi về bảo mật và kiểm soát rủi ro. Thông tin cá nhân người dùng được bảo mật tuyệt đối, người khác không thể xem được những thông tin của chủ tài khoản. Thử nghiệm dựa trên rủi ro là ý tưởng chúng ta có thể tổ chức các nỗ lực thử nghiệm của mình theo cách làm giảm mức tồn tại của rủi ro sản phẩm khi triển khai hệ thống bằng cách lập một danh sách các rủi ro ưu tiên rồi thực hiện kiểm tra khám phá mỗi rủi ro. Từ đó có thể khắc phục các khiếm khuyết của hệ thống. 7. Kiến nghị và đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề 7.1 Đánh giá chung về dự án Đây là một trong những dự án quan trọng của phòng quản lý đào tạo nói riêng và trường Đại học Kinh tế nói chung trong tương lai nhằm ngày càng tin học hóa quy trình quản lý điểm học phần, tăng tính hiệu quả và giảm nhẹ gánh nặng cho phòng quản lý đào tạo. Dự án có tính khả thi rất cao, những lợi ích lớn mang lại cho nhà trường, phòng quản lý đào tạo, giảng viên và sinh viên, có tính thực tiễn lớn, cần sớm được đưa vào thực hiện. 17 7.2 Kiến nghị  Xây dựng phần mềm quản lý điểm theo hướng lập trình web  Phát triển hệ thống cơ sở vật chất, quy trình quản lý tự động  Tăng cường đào tạo chuyên môn cho nhà quản lý để có thể sử dụng được hệ thống mới. 7.3 Phương hướng giải quyết vấn đề - - - - Vấn đề kiểm soát danh sách sinh viên bảo lưu hoặc đã nghỉ: Bổ sung trên hệ thống thêm trạng thái của sinh viên còn đi học hay đã nghỉ và rà soát kỹ trước khi đăng kí học mặc định cho sinh viên Sinh viên chưa nắm rõ lịch phúc khảo: Làm nổi bật giao diện của các thông báo trên hệ thống. Quá trình lên điểm chậm, hay bị nhầm lẫn, sai xót: Mỗi tài khoản của sinh viên nên bổ sung thêm phần báo cáo. Trường hợp điểm số bị sai xót sinh viên có thể dễ dàng nhận biết và báo lại với phòng QLĐT. Phòng QLĐT cũng có thể dễ dàng nắm bắt và nhanh chóng tiến hành kiểm tra lại. Độ bảo mật thông tin tài khoản của sinh viên chưa cao: Sau lần truy cập đầu tiên vào tài khoản theo mặc định của nhà trường thì hệ thống sẽ yêu cầu sinh viên tiến hành đổi mật khẩu ngay. Giao diện chưa thân thiện, thiếu chức năng lọc nhu cầu xem điểm của sinh viên: Tham khảo ý kiến của sinh viên xem muốn làm nổi bật hay bổ sung chức năng lọc điểm hay không. 18 III. PHÂN TÍCH CHI TIẾT 1. Trình bày lại yêu cầu - Tên yêu cầu: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Đối tượng nghiên cứu : Hệ thống quản lý điểm học phần. Bộ phận nghiên cứu : Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 1.1 Xác định lại vấn đề Trường Đại học Kinh tế Quốc dân luôn là trường đào tạo các ngành khối kinh tế thuộc top đứng đầu trong cả nước. Vì vậy, việc nâng cao môi trường dạy và học cũng như công tác đổi mới công nghệ và ứng dụng công nghệ vào trong giảng dạy và quản lý sinh viên là điều tất yếu cần phải làm. Trong đó, công tác quản lý điểm học phần của sinh viên luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu vì điểm học phần là yếu tố then chốt phản ánh toàn bộ quá trình học tập và rèn luyện tại trường của sinh viên. Tuy nhiên, công tác quản lý điểm học phần lại có tính phức tạp, đòi hỏi cần phải cập nhập kịp thời, đúng thời gian nhưng vẫn phải giữ được độ chính xác cao. Đồng thời, nhà trường còn phải lưu trữ kết quả học tập của sinh viên sau khi ra trường trong một khoảng thời gian nhất định. Đặt ra yêu cầu cần phải phát triển hệ thống quản lý điểm sinh viên để công tác quản lý điểm ở các trường đại học và trường KTQD nói riêng giải quyết được những khó khăn nêu trên và tăng tính hiệu quả của công tác quản lý. Nhóm sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và đã đưa ra quyết định phê duyệt dự án. Sau đó nhóm tiếp tục tiến hành phát triển, triển khai giai đoạn phân tích chi tiết cho dự án “Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân”. 1.2 Những tồn tại của hệ thống Trong khi nghiên cứu, nhóm đã tiến hành phân tích chi tiết hóa vấn đề và hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân đang được sử dụng. Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống, nhóm nhận thấy 19 được một số tồn tại như sau: 1. Việc liên quan đến việc quản lý điểm không có hệ thống cảnh báo đối với sinh viên sắp bị buộc thôi học (Với các trường hợp sinh viên bị trượt quá nhiều môn hay chưa đạt yêu cầu về điểm để ra trường thì hệ thống vẫn chưa có cảnh báo kịp thời để sinh viên biết được sớm phương hướng phấn đấu học tập trong tương lai. ) 2. Điểm nhập lên còn hay có nhiều sai sót. Do lỗi nhập sửa dữ liệu điểm của phòng QLĐT và số lượng sinh viên lớn, việc tìm và sửa thông tin liên quan đến sinh viên khó tránh khỏi sai sót. 3. Trong danh sách hệ thống điểm vẫn còn tên những sinh viên đã bỏ học ( sinh viên có tên trong danh sách do được nhà trường đăng ký mặc định nhưng sẽ không có điểm thành phần và điểm cuối kỳ). 4. Hệ thống chạy trên Web có ưu điểm nhanh dễ truy cập mọi nơi nhưng phụ thuộc nhiều vào trình duyệt, dẫn tới có thể bị lộ thông tin -> dễ bị mất mật khẩu 5. Thủ tục hoãn thi còn cơ học ( các cán bộ phụ trách trong phòng quản lý đào tạo sẽ tự tạ files excel để note lại rồi thông báo cho sinh viên) 1.3 Chi tiết vấn đề Hệ thống quản lý điểm học phần cần có sự cải tiến, cập nhật, kiểm tra lại. Cần khắc phục những thiếu sót còn tồn tại bằng cách: - Phân tích và đánh giá chính xác kết quả học tập của sinh viên. - Tạo ra nhiều chức năng phong phú hơn để tiện dụng cho sinh viên kiểm soát tình hình học tập và kế hoạch cho những giai đoạn học tiếp theo; các chức năng giúp cán bộ phòng QLDT dễ dàng cập nhập điểm và tình hình học tập của sinh viên. - Liên tục cập nhật những thay đổi của sinh viên trên hệ thống quản lý đào đạo. - Tăng cường tính bảo mật của hệ thống đảm bảo an toàn thông tin cho sinh viên. 1.4 Mục tiêu của dự án Dự án này phát triển HTTT hỗ trợ cho việc quản lý điểm thi học phần của sinh viên hệ đại học chính quy nhằm nâng cao công tác đào tạo và quản lý ở Đại học Kinh tế Quốc dân. Ngoài việc cập nhật điểm của từng sinh viên, hệ thống cũng có thể tra cứu một số thông tin 20