CÔNG TÁC VĂN
THƯ LƯU TRỮ
GVHD:
SVTH:
Câu 1: Phân tích khái niệm, nội
dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công
tác văn thư.
KHÁI NIỆM
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản,
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ
chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây
gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
NỘI DUNG
Soạn thảo và ban hành văn bản:
• Thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ được
giao theo dõi lĩnh vực gì phải có trách nhiệm theo dõi và soạn thảo
văn bản lĩnh vực đó.
• Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:
Phải được người có thẩm quyền xem xét, duyệt. Thủ tướng đơn
vị, cá nhân soạn thảo xem xét, duyệt nội dung, ký tắt sau cùng nội
dung.
Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người đọc, quan
sát đến xem xét duyệt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
đến ký tắt vào phần sau cùng của thể thức văn bản.
• Đánh máy văn bản, sao in văn bản
• Hoàn thiện văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản:
Quản lý và giải quyết văn bản đi: Quản lý và giải quyết văn
bản do các cơ quan khác ban hành và gửi tới.
Quản lý và giải quyết văn bản đến: Quản lý và giải quyết văn
bản do cơ quan ban hành nhằm mục đích gửi cho các cơ quan khác.
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ
Lập các loại
Giao nộp hồ sơ
Quản lý và sử dụng con dấu:
Bảo quản các loại dấu
Trực tiếp đóng dấu
YÊU CẦU
Chính xác:
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần
phải:
• Chính xác về nội dung văn bản:
Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý
Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác
Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
• Chính xác về thể thức văn bản:
Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định
Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
• Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả
các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn
bản….
Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng
các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuốc nhiều
vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do
đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp
phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan, giải
quyết công việc chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung
của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được
nêu trong các văn bản.
Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều
vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ
việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí
phòng làm việc của cơ cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư
của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp
lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội đồng Nhà nước (nay là Ủy ban
thường vụ Quốc hội) và quy chế bảo vệ bí mật của Nhà nước của Hội
đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ).
Hiện đại:
Yêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá
trình làm việc đã trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thu ở các
cơ quan có năng suất chất lượng cao. Hiện nay nhu cầu hiện đại hóa là
nhu cầu cấp bách , nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình
độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể
của mooic cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coi thường việc
áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan
đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
VỊ TRÍ
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động do văn phòng
hay phòng hành chính của cơ quan quản lý. Chánh văn phòng, trưởng
phòng hành chính là người được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ
quản lý công tác văn thư;
Ở những cơ quan không có văn phòng hoặc phòng hành chính
thì có thể thành lập bộ phận văn thư hoặc cử người chuyên trách hay
kiêm nhiệm công tác văn thư.
Ý NGHĨA
•
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn
vị nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết,
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về
mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm
thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương
tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
•
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan
liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước
để làm những việc trái pháp luật.
•
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác
trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các băn bản giữ lại
đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá
nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan.
•
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ.
Câu 2: Vai trò của công tác văn thư trong
việc thực hiện chương trình tổng thể của cải
cách thể chế hành chính nhà nước giai đoạn
2011 – 2020
Câu 3: Sơ đồ hóa hệ thống các cơ
quan quản lý công tác văn thư ở Việt
Nam.
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các
trung
tâm lưu trữ
Quốc gia và
đơn vị sự
nghiệp thuộc
cục VTLTNN
Phòng Văn thư
– Lưu trữ
thuốc
Văn
phòng Bộ, cơ
quan
ngang
Bộ, cơ quan
thuộc
Chính
phủ
Kho lưu
trữ
chuyên
dụng cấp
Tỉnh
Văn thư – lưu trữ
Tỉnh
Sở Nội
vụ
Phòng Nội
vụ
Chi cục
VT-LT
Công chức
chuyên trách
VT-LT
Phòng,
Tổ,
người
làm
công tác VTLT của cơ
quan, đơn vị
thuộc Tỉnh
Kho lưu
trữ
chuyên
dụng cấp
Huyện
CC Văn phòng – Thống
kê kiểm nghiệm
Kho bảo quản tài
liệu lưu trữ cấp Xã
CC, VC làm
công tác VTLT của cơ
quan, đơn vị
thuộc Huyện
Câu 4: Bằng phương pháp sơ đồ
hãy mô tả trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ của công tác văn thư của cơ quan đơn
vị.
Chung
THỦ TRƯỞNG
Riêng
Đối
với
văn
bản
đến
CVP/TPHC
THỦ TRƯỞNG
ĐƠN VỊ
VĂN THƯ
CC-VC
Đối
với
văn
bản đi
Đối
với
việc
lập
hồ sơ
Đối với
việc
quản lý
con dấu
Trách nhiệm của Thủ trưởng
CHUNG
• Ra quyết định ban hành các văn bản;
• Quyết định đầu tư thiết bị cơ sở vật chất cho cơ quan.
RIÊNG
• Thủ trưởng cơ quan ký tất cả các văn bản do cơ quan ban
hành trên cơ sở không trái pháp luật;
• Ủy quyền cho cấp phó ký thay, cán bộ dưới một cấp ký thừa
lệnh những văn bản theo lĩnh vực phân công;
• Cho ý kiến phân phối chỉ đạo các văn bản đến văn bản đi
trong cơ quan;
• Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc nộp hồ sơ, giao
nộp hồ sơ vào kho lưu trữ văn bản của cơ quan.
TRÁCH NHIỆM CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG,
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
• Cho ý kiến phân phối đối với các văn bản đến theo sự phân công của
thủ trưởng;
• Giải quyết các văn bản đến có liên quan đến nhiệm vụ được giao;
• Giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tổng hợp, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến của các đơn vị cá nhân;
• Chủ trì, tham gia soạn thảo văn bản có liên quan đến chức năng
nhiệm vụ được giao;
• Chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày
• Tổ chức việc đánh máy in ấn sao chụp văn bản;
• Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan các văn bản theo
• Ký trực tiếp các văn bản do
• Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng, ban hành văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư;
• Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp để thực
hiện triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác
văn thư;
• Chủ trì tổ chức việc kiểm tra đánh giá xếp loại công tác văn
thư của cơ quan và của toàn ngành;
• Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp chỉ đạo,
hướng dẫn lọc hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
TRÁCH NHIỆM CỦA
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
TRÁCH NHIỆM CỦA
CC-VC NÓI CHUNG
• Phân công cá nhân trong
đơn vị giải quyết kịp thời
các văn bản đến;
• Đôn đốc cá nhân soạn
thảo văn bản khi liên quan
đến nhiệm vụ được giao;
• Tổ chức việc lập hồ sơ,
lựa chọn hồ sơ để giao
nộp vào lưu trữ cơ quan
theo quy định.
• Giải quyết kịp thời văn
bản đến theo sự phân
công của thủ trưởng cơ
quan đơn vị;
• Soạn thảo văn bản có
liên quan đến nhiệm vụ
được giao;
• Lập hồ sơ liên quan đến
công việc do mình theo
dõi, giải quyết, thống kê
và giao nộp hồ sơ đó
vào lưu trữ cơ quan theo
quy định.
ĐỐI VỚI VĂN
BẢN ĐI
ĐỐI VỚI VĂN
BẢN ĐẾN
• Tiếp nhận dự thảo văn bản,
đánh máy, in ấn, hoàn thiện;
• Giúp CVP/TPHC kiểm tra
hình thức, thể thức văn bản;
• Trình ký văn bản;
• Ghi số ngày tháng, đăng ký;
• Nhân bản, đóng dấu;
• Làm thủ tục phát hành, theo
dõi việc phát hành văn bản;
• Lưu và sử dụng, khai thác
các bản lưu văn bản
• Tiếp nhận tất cả các văn
bản đến cơ quan;
• Kiểm tra, phân loại, bóc
bì, đóng dấu, đếm;
• Đăng ký;
• Trình văn bản đến để xin
ý kiến chỉ đạo;
• Chuyển giao văn bản đến
• Theo dõi tiến độ giải
quyết văn bản đến
- Xem thêm -