Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp tư nhân xây dưng mỹ hà

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập và rèn luyện dƣới mái trƣờng Đại học Tây Bắc, các Thầy, các Cô đã cung cấp cho em những kiến thức và kỹ năng về ngành học mà em đang theo đuổi là ngành kế toán tổng hợp. Sau một thời gian thực tập tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà, em đƣợc nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác tổ chức quản lý nói chung cũng nhƣ công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Từ những lý luận sách vở em đƣợc học hỏi và mở mang thêm kiến thức thực tế, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà” Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các Thầy, Cô trong trƣờng đặc biệt là Thầy, Cô khoa kinh tế, trƣờng Đại học Tây Bắc và đặc biệt em xin cảm ơn Cô ThS. Đoàn Thanh Hải – Giảng viên khoa kinh tế đã tận tình hƣớng dẫn, chỉ bảo và đóng góp những ý kiến để em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình Trong quá trình thực tập, em cũng đã nhận đƣợc sự giúp đỡ quý báu của các anh, chị trong Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà, cùng sự hƣớng dẫn của các anh chị kế toán tại phòng tài chính – kế toán của đơn vị. Xin chân thành cảm ơn các anh, chị đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp của mình em đã nỗ lực, cố gắng phát huy năng lực của bản thân và những kiến thức đã học. Tuy nhiên không thể tránh khỏi những sai sót, do trình độ lý luận còn nhiều hạn chế, thiếu kinh nghiệm thực tiễn. Vì vậy, em mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của Thầy, Cô để khóa luận này đƣợc hoàn chỉnh hơn Sinh viên Phạm Thị Loan MỤC LỤC MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................... 1 2. Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 2 2.1. Mục đích nghiên cứu ................................................................................................ 2 2.2. Yêu cầu nghiên cứu .................................................................................................. 2 2.3. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................. 2 3. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................................. 2 3.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu ................................................................................... 2 Phƣơng pháp thu thâp dữ liệu sơ cấp .............................................................................. 2 Phƣơng pháp thu thập dữ liệu thứ cấp ............................................................................. 2 3.2. Phƣơng pháp xử lý số liệu ........................................................................................ 2 4. Cấu trúc đề tài .............................................................................................................. 3 NỘI DUNG...................................................................................................................... 4 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG ........................................................................... 4 1.1. Khái quát chung về nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng .............................................................................................................. 4 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu ................................................................ 4 1.1.1.1. Khái niệm ........................................................................................................... 4 1.1.1.2. Đặc điểm ............................................................................................................. 4 1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ................................................................... 4 1.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu ................................................................................... 4 1.1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu .................................................................................... 6 1.1.3. Yêu cầu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây dựng ................... 9 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng .......... 10 1.2. Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng ............................................................................................................................... 11 1.2.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ ........................................... 11 1.2.1.1. Chứng từ sử dụng ............................................................................................. 11 1.2.1.2. Trình tự luân chuyển chứng từ ......................................................................... 12 1.2.2. Phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu ..................................................... 13 1.2.2.1. Phƣơng pháp thẻ song song .............................................................................. 13 1.2.2.2. Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển ............................................................ 14 1.2.2.3. Phƣơng pháp sổ số dƣ....................................................................................... 15 1.3. Nội dung kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng ........... 17 1.3.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên ...... 18 1.3.1.1. Tài khoản sử dụng ............................................................................................ 18 1.3.1.2. Phƣơng pháp hạch toán .................................................................................... 19 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬTLIỆU TẠI DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN XÂY DỰNG MỸ HÀ ................................................. 25 2.1. Giới thiệu chung về Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ............................... 25 2.1.1. Sơ lƣợc về sự hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà................................................................................................................................... 25 2.1.1.1. Giới thiệu chung về Doanh nghiệp ................................................................... 25 2.1.2.2. Quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ....................................................................................................................................... 26 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ............................. 26 2.1.3. Đặc điểm công tác kế toán tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà............. 28 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ....................................................................................................................................... 28 2.1.3.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà................................................................................................................................... 29 2.2. Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà................................................................................................................................... 29 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà................................................................................................................................... 29 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ........... 29 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ........... 30 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ............... 31 2.2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho ................................................................... 31 2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho .................................................................... 31 2.2.3. Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà . 32 2.3. Thực trạng công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ................................................................................................................... 33 2.3.1. Chứng từ sử dụng ................................................................................................ 33 2.3.2. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà................................................................................................................................... 34 2.4. Thực trạng công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ............................................................................................................ 53 2.4.1. Tài khoản sử dụng ............................................................................................... 53 2.4.2. Phƣơng pháp hạch toán, sổ và báo cáo kế toán ................................................... 53 2.4.2.1. Phƣơng pháp hạch toán .................................................................................... 53 2.4.2.2. Sổ và báo cáo kế toán ....................................................................................... 55 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN XÂY DỰNG MỸ HÀ .... 58 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ................................................................................................................... 58 3.1.1. Ƣu điểm ............................................................................................................... 58 3.1.2. Tồn tại và nguyên nhân ....................................................................................... 61 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu…………………..63 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà ................................................................................... 64 KẾT LUẬN ................................................................................................................... 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Biểu 01: Hóa đơn giá trị gia tăng số 154 ....................................................................... 35 Biểu 02: Phiếu nhập kho số 98 ...................................................................................... 36 Biểu 03: Giấy đề nghị lĩnh vật tƣ .................................................................................. 37 Biểu 04: Phiếu xuất kho số 59 ....................................................................................... 38 Biểu 05: Hóa đơn giá trị gia tăng số 920 ....................................................................... 39 Biểu 06: Phiếu nhập kho số 99 ...................................................................................... 40 Biểu 07: Hóa đơn giá trị gia tăng số 332 ....................................................................... 41 Biểu 08: Phiếu nhập kho số 100 .................................................................................... 42 Biểu 09: Giấy đề nghị lĩnh vật tƣ .................................................................................. 43 Biểu 10: Phiếu xuất kho số 60 ....................................................................................... 44 Biểu 11: Giấy đề nghị lĩnh vật tƣ .................................................................................. 45 Biểu 12: Phiếu xuất kho số 61 ....................................................................................... 46 Biểu 13: Thẻ kho Xi măng PCB 30 ............................................................................... 47 Biểu 14: Thẻ kho Gạch lát ............................................................................................. 48 Biểu 15: Sổ chi tiết Xi măng PCB 30 ............................................................................ 49 Biểu 16: Sổ chi tiết Gạch lát .......................................................................................... 50 Biểu 17: Sổ chi tiết các tài khoản 152 ........................................................................... 51 Biểu 18: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn .................................................................... 52 Mẫu biểu 19: Sổ Nhật ký chung………………………………………………………52 Mẫu biểu 20: Sổ cái ....................................................................................................... 57 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp thẻ song song ..................... 14 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ............................. 15 đối chiếu luân chuyển .................................................................................................... 15 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ.............. 17 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp tƣ nhân ............................... 27 xây dựng Mỹ Hà ............................................................................................................ 27 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Doanh nghiệp tƣ nhân ............................ 28 xây dựng Mỹ Hà ............................................................................................................ 28 BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 Chữ viết thƣờng Nguyên vật liệu Đơn vị tính Giá trị gia tăng Tài khoản Tài sản cố định Ký hiệu NVL ĐVT GTGT TK TSCĐ MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Một doanh nghiệp có lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh giống nhau hay khác nhau thì muốn đứng vững, tồn tại và phát triển trên thị trƣờng thì phải không ngừng sáng tạo, đổi mới kỹ thuật, công nghệ, quản lý kinh tế,… nhằm giảm chi phí và đem lại hiệu quả cao nhất. Không những vậy, các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán.Việc tổ chức hạch toán kế toán hợp lý có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Các doanh nghiệp phải tính toán hợp lý, xác định yếu tố đầu vào sao cho kết quả đầu ra là cao nhất mà chất lƣợng sản phẩm (công trình) là tốt nhất.Việc xác định yếu tố đầu vào chính xác, đầy đủ và kịp thời gian là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành. Đối với các doanh nghiệp xây dựng, chi phí xây dựng của ngành gắn liền với việc sử dụng nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công. Trong quá trình xây dựng, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên sản phẩm (công trình) và là cơ sở cho việc hạch toán, xác định giá thành công trình hoàn thành. Khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình. Việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hƣởng tới tiến độ thi công xây dựng và chất lƣợng công trình, vì chất lƣợng công trình phụ thuộc vào chất lƣợng của nguyên vật liệu, mà chất lƣợng của công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và có uy tín trên thị trƣờng. Nhƣ vậy, mọi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu đều có tác động trực tiếp đến chất lƣợng công trình, do đó ảnh hƣởng đến giá thành công trình và hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà đã ra đời với sự cạnh tranh và lớn mạnh của các doanh nghiệp xây dựng. Là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, đó là xây dựng, sửa chữa các công trình nên công tác hạch toán phức tạp. Do vậy, việc xác định và tách rời nguyên vật liệu phục vụ cho thi công các công trình xây dựng, việc bóc tách chi phí nguyên vật liệu giữa công trình này với công trình khác và chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sửa chữa các công trình là hết sức quan trọng. Điều này đòi hỏi công tác kế toán nguyên vật liệu phải phù hợp với điều kiện và tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Và đó là một công cụ không thể thiếu để quản lý có hiệu quả, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, không phù hợp với định mức trong kế hoạch đã đề ra cho từng công trình. Việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho các công trình xây dựng, đồng thời giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, duy trì và bảo quản tốt vật tƣ cũng là vấn đề mà Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà phải hƣớng tới. Từ những nhận thức về vị trí, vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu đối với hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình xây dựng cơ bản nói riêng. Vì vây, em đã đi sâu tìm hiểu nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu và đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dưng Mỹ Hà” làm khóa luận tốt nghiệp. 1 2. Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu 2.1. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu và hệ thống hóa lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng theo quy định hiện hành Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà Đánh giá ƣu, nhƣợc điểm nhằm đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà 2.2. Yêu cầu nghiên cứu Chuyên đề cần đảm bảo tuân thủ theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính và Thông tƣ 138/2011/TT-BTC ban hành ngày 04 tháng 10 năm 2011 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp Số liệu thu thập đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan, phản ánh đúng thực trạng hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà Các giải pháp đƣợc đƣa ra phù hợp với thực tế, thích hợp, kịp thời và có tính khả thi cho công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà Hình thức chuyên theo đúng hƣớng dẫn của khoa, của trƣờng 2.3. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Việc nghiên cứu khóa luận đƣợc thực hiện tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà. Địa chỉ: Tổ 8, huyện Sông Mã, tỉnh Sơn La Về thời gian: Số liệu nghiên cứu khóa luận liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà trong vòng 3 năm (từ năm 2012 đến năm 2014) Về nội dung: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà 3. Phƣơng pháp nghiên cứu 3.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu Phương pháp thu thâp dữ liệu sơ cấp Phƣơng pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp công nhân viên, nhân viên kế toán, Ban giám đốc, nhà cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp và những ngƣời có liên quan đến nguyên vật liệu tại đơn vị Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Tiến hành thu thập cũng nhƣ nghiên cứu số liệu có sẵn trong sổ sách, bảng biểu và các chứng từ liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán của Doanh nghiệp. Thu thập các báo cáo, tài liệu liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà. 3.2. Phƣơng pháp xử lý số liệu Phƣơng pháp so sánh số liệu: Tiến hành so sánh số liệu thu thập đƣợc với các số liệu của năm trƣớc đó để làm dữ liệu cho việc phân tích, tổng hợp và so sánh 2 Phƣơng pháp đối chiếu số liệu: Tiến hành đối chiếu các chứng từ gốc với sổ sách kế toán của đơn vị để tìm hiểu và phản ánh thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp số liệu: Sau khi so sánh, đối chiếu, các số liệu sẽ đƣợc phân tích để dễ dàng sử dụng rồi tổng hợp lại để đƣa về làm dữ liệu cho chuyên đề. Các phƣơng pháp xử lý số liệu nhằm làm rõ thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu để đánh giá và đƣa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà 4. Cấu trúc đề tài Ngoài Mở đầu và Kết luận, Nội dung khóa luận gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tƣ nhân xây dựng Mỹ Hà 3 NỘI DUNG CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1. Khái quát chung về nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu 1.1.1.1. Khái niệm NVL là những đối tƣợng lao động, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. NVL là những đối tƣợng lao động đã đƣợc thể hiện dƣới dạng vật hóa nhƣ: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc. NVL là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm (công trình), là đầu vào của quá trình xây dựng và thƣờng gắn với doanh nghiệp xây dựng. NVL có thể tồn tại ở các dạng nhƣ: - NVL ở dạng ban đầu, chƣa chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào. - NVL ở các giai đoạn sản xuất khác nhau: NVL là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm để tiếp tục đƣa vào sản xuất, chế tạo. 1.1.1.2. Đặc điểm - Khác với tƣ liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị NVL đƣợc chuyển hóa một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Dƣới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Chi phí NVL thƣờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, do vậy quá trình quản lý hạch toán NVL ảnh hƣởng trực tiếp tới chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp và ảnh hƣởng tới giá thành công trình hoàn thành - NVL đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, đƣợc cấp vốn, đƣợc biếu tặng, viện trợ…NVL mua ngoài thƣờng ít nhập kho, chủ yếu xuất thẳng ra chân công trình phục vụ thi công xây dựng - NVL cũng có thể đƣợc chuyển hóa giữa các công trình - NVL dễ bị hƣ hỏng, mất mát do bị ảnh hƣởng của điều kiện môi trƣờng bên ngoài nhƣ: nắng, mƣa, độ ẩm, nhiệt độ - Các loại NVL đa dạng, phong phú nên để quản lý tốt thì phải xây dựng đƣợc các danh điểm cụ thể đối với từng NVL - Mỗi NVL đều có đặc tính lý, hóa khác nhau, điều kiện bảo quản khác nhau, do đó cần xây dựng đƣợc định mức tồn kho phù hợp với từng NVL Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. 1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu NVL sử dụng trong các doanh nghiệp xây dựng gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại 4 NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. Có nhiều cách để phân loại NVL nhƣ là: * Căn cứ vào vai trò NVL trong giá thành công trình - NVL chính: Là đối tƣợng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, đó là những NVL khi tham gia vào quá trình xây dựng nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm xây dựng. NVL chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình xây dựng. Ví dụ: sắt, thép, gạch, xi măng… trong quá trình xây dựng công trình - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình xây dựng, là những loại NVL khi tham gia vào quá trình xây dựng không cấu thành thực thể chính của sản phẩm, mà nó đƣợc sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng công trình, tăng thời gian sử dụng, đồng thời tạo điều kiện cho quá trình xây dựng các công trình đƣợc thực hiện một cách bình thƣờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, nhu cầu quản lý, phục vụ cho quá trình lao động Ví dụ: các loại phụ gia bê tông nhƣ Placc – 02A… hay vật liệu đƣợc sử dụng trong việc sửa chữa, tu tạo và xây dựng công trình - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng hoặc tạo ra năng lƣợng cho quá trình xây dựng, tạo điều kiện cho quá trình xây dựng các công trình đƣợc diễn ra một cách bình thƣờng. Nhiên liệu có thể ở thể lỏng, khí, rắn dùng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phƣơng tiện máy móc và thiết bị hoạt động. Nhiên liệu trong doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đƣợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thƣờng. Ví dụ: xăng, dầu… - Vật tƣ thay thế: Là những vật tƣ dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Là những vật liệu và thiết bị xây dựng đƣợc dùng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Ví dụ: thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị hơi ẩm… mà doanh nghiệp mua về nhằm mục đích xây dựng cơ bản * Căn cứ vào nguồn gốc hình thành NVL: - NVL mua ngoài - NVL do đơn vị tự sản xuất - NVL do nhận vốn góp liên doanh - NVL do nhận viện trợ, biếu tặng * Căn cứ vào mục đích sử dụng - NVL dùng trực tiếp cho xây dựng công trình - NVL dùng cho các tổ đội thi công, vận tải… * Căn cứ theo quyền sở hữu: - NVL tự có - NVL nhận gia công, chế biến hay giữ hộ 5 Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi, nắm bắt tình hình hiện có của NVL để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ NVL phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. 1.1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu * Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của NVL ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Khi đánh giá NVL phải tuân thủ những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc (theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho): NVL phải đƣợc đánh giá theo giá gốc, tức là chi phí thực tế của doanh nghiệp bỏ ra để có đƣợc những NVL tại thời điểm đánh giá. Giá gốc hay còn gọi là trị giá vốn thực tế của NVL bao gồm giá mua, chi phí thu mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc NVL tại thời điểm và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: NVL phải đƣợc tính theo giá gốc, nhƣng trong trƣờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá trị gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện theo nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Nguyên tắc nhất quán: Các phƣơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá NVL phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phƣơng pháp nào thì phải áp dụng phƣơng pháp đó thống nhất trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phƣơng pháp đã chọn, nhƣng phải đảm bảo phƣơng pháp thay thế cho phép trình bày thông tin một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích đƣợc ảnh hƣởng của sự thay đổi đó. * Đánh giá nguyên vật liệu - Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá NVL về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL đƣợc tính theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế NVL nhập kho đƣợc xác định tùy theo nguồn nhập. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài Giá thực tế NVL nhập kho Giá mua = + trên hóa đơn Chi phí thu mua + Thuế NK, thuế TTĐB (nếu có) - Chiết khấu thƣơng mai giảm giá hàng mua Trong đó: Giá mua trên hóa đơn là giá chƣa thuế giá trị gia tăng nếu doanh nghiệp tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ. Là giá có thuế nếu doanh nghiệp áp dụng theo phƣơng pháp trực tiếp 6 Chi phí thu mua gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi, tiền công tác phí của nhân viên thu mua và các khoản hao hụt trong định mức… + Đối với NVL tự gia công, chế biến Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL xuất gia = nhập kho công chế biến + Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí chế biến Giá thực tế NVL Chi phí có Giá thực tế NVL nhập kho = xuất thuê gia công + liên quan chế biến Trong đó, chi phí liên quan nhƣ chi phí thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ NVL đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp + Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh Giá thực tế NVL nhập kho = Giá do các bên tham gia xác định + Chi phí tiếp nhận (nếu có) + Đối với NVL đƣợc nhà nƣớc cấp, đƣợc tài trợ, viện trợ Giá NVL nhập kho tính theo giá thị trƣờng hoặc do hội đồng đánh giá Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thị trƣờng tƣơng đƣơng (hoặc Chi phí tiếp nhận + giá ghi trên biên bản bàn giao) (nếu có) + Đối với phế liệu thu hồi Giá thực tế NVL nhập kho = Giá ƣớc tính - Tính giá NVL xuất kho NVL trong doanh nghiệp đƣợc thu mua nhập kho từ nhiều nguồn gốc khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau. Nên khi xuất kho, kế toán phải tính chính xác, xác định đƣợc giá thực tế xuất kho theo phƣơng pháp tính giá xuất kho cụ thể đã áp dụng cho cả niên độ kế toán. Để tính giá thực tế của NVL xuất kho các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phƣơng pháp sau: + Phƣơng pháp nhập trƣớc – xuất trƣớc (FIFO) Theo phƣơng pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trƣớc thì sẽ xuất trƣớc, xuất hết số nhập trƣớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phƣơng pháp này là giá trị thực tế của NVL mua trƣớc sẽ đƣợc dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trƣớc và nhƣ vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL mua vào sau cùng. Tóm lại, lƣợng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ƣu điểm: Cho phép kế toán có thể tính trị giá NVL xuất kho kịp thời Nhƣợc điểm: Phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều thời gian, công sức. Ngoài ra, phƣơng 7 pháp này còn làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh kịp thời với giá thị trƣờng của NVL Điều kiện áp dụng: chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. + Phƣơng pháp nhập sau – xuất trƣớc (LIFO) Ngƣợc với phƣơng pháp nhập trƣớc – xuất trƣớc, phƣơng pháp này giả định NVL nhập kho sau cùng tính đến thời điểm xuất sẽ xuất kho trƣớc, đơn giá xuất tính đúng bằng đơn giá nhập. Do đó, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số NVL mua vào tại thời điểm đầu tiên. Ƣu điểm: Phƣơng pháp này có ƣu điểm là cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời. Sử dụng phƣơng pháp này giúp cho doanh nghiệp phản ánh kịp thời với biến động của giá cả thị trƣờng. Nhƣợc điểm: Phƣơng pháp này có nhƣợc điểm là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Điều kiện áp dụng: chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. + Phƣơng pháp giá thực tế bình quân Theo phƣơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đƣợc giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lƣợng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ và đƣợc tính theo công thức: Giá thực tế NVL Số lƣợng NVL Đơn giá bình quân = x xuất dùng xuất dùng 1 đơn vị NVL Trong đó: Giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trƣớc Giá thực tế tồn đầu kỳ (cuối kỳ trƣớc) Đơn giá bình = quân tồn đầu kỳ Số lƣợng tồn đầu kỳ (cuối kỳ trƣớc) Phƣơng pháp này tính đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ, giảm nhẹ khối lƣợng tính toán của kế toán. Tuy nhiên, phƣơng pháp này không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả nguyên vật liệu trong kỳ Cách 2: Giá đơn vị bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL + Đơn giá bình quân đầu kỳ nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ (bình = quân gia quyền) Số lƣợng NVL Số lƣợng NVL + tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Phƣơng pháp này có ƣu điểm là đơn giản, dễ làm nhƣng trƣờng hợp biến động giá cả thì mức độ chính xác không cao. Công việc tính giá dồn lại vào cuối tháng nên ảnh hƣởng tới tính kịp thời của thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quản lý. Cách 8 tính giá này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh ít chủng loại NVL Cách 3: Giá đơn vị bình quân mỗi lần nhập Giá thực tế NVL tồn Đơn giá bình quân kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập = (bình quân liên hoàn) Số lƣợng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Phƣơng pháp này có ƣu điểm là khắc phục đƣơc nhƣợc điểm của hai phƣơng pháp trên, vừa tính đến tính chính xác vừa cập nhật kịp thời thông tin kế toán. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là tốn công sức, tính toán phức tạp. + Phƣơng pháp giá thực tế đích danh Theo phƣơng pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ đƣợc tính theo giá hạch toán (giá kế toán hoặc một giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính đƣợc giá thực tế, trƣớc hết phải tính đƣợc hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tƣ luân chuyển trong kỳ theo công thức: Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL + tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá = NVL Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL + tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó tính NVL xuất dùng trong kỳ theo công thức: Hệ số giá Giá thực tế NVL Giá hạch toán NVL = x NVL xuất dùng trong kỳ xuất trong kỳ Phƣơng pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá đƣợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lƣợng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phƣơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Nhƣ vậy, mỗi phƣơng pháp tính giá xuất kho NVL nêu trên đều có nội dung, ƣu, nhƣợc điểm và những điều kiện vận dụng phù hợp nhất định. Do vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ kế toán của các nhân viên kế toán để lựa chọn và đăng ký những phƣơng pháp kế toán tính giá phù hợp. 1.1.3. Yêu cầu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây dựng Việc sử dụng NVL một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng đƣợc coi trọng. Công tác quản lý NVL là nhiệm vụ của tất cả mọi ngƣời trong doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao nhất mà hao phí lại thấp nhất nhất. Công việc hạch toán NVL ảnh hƣởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trƣớc hết phải hạch toán chính xác NVL sử dụng cho từng loại công trình, hạng mục công trình cụ thể. Do đó, yêu cầu đặt ra trong quản lý 9 NVL là: Quản lý chặt chẽ NVL ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Đây là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Trong khâu thu mua NVL: Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm NVL. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác, tƣơng ứng với quy cách, chủng loại của NVL. Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua NVL: về khối lƣợng (số lƣợng), quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Bộ phận Kế hoạch cần xây dựng đƣợc dự toán công trình về chủng loại, số lƣợng, quy cách, giá cả của từng loại NVL cần sử dụng. Mặc khác phải dự toán đƣợc biến động về cung cầu, giá cả trên thị trƣờng để đề ra biện pháp thích hợp về thu mua NVL. + Bộ phận Kế toán – Tài chính dựa vào dự toán đƣợc lập từ bộ phận Kế hoạch mà có những quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong lựa chọn nguồn vật tƣ, địa điểm giao hàng, thời gian cung cấp, phƣơng tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cƣớc phí vận chuyển, bốc dỡ NVL về nhập kho hay ra chân công trình. + Đồng thời thông qua hạch toán NVL, cần kiểm tra lại giá mua, các chi phí thu mua liên quan tới NVL (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi…) và tình hình thực hiện hợp đồng của ngƣời cung ứng NVL, ngƣời vận chuyển. - Trong khâu dự trữ NVL Để quá trình xây dựng diễn ra một cách liên tục và muốn sử dụng tiết kiệm NVL thì phải tổ chức tốt khâu này. Phải đảm bảo một lƣợng dự trữ nhất định NVL vừa đủ để quá trình xây dựng không bị gián đoạn nghĩa là doanh nghiệp phải xác định đƣợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng danh điểm NVL để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp đƣợc diễn ra bình thƣờng, không bị ngƣng trệ, gián đoạn do việc cung ứng NVL không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều - Trong khâu bảo quản NVL: Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hƣ hỏng, hao hụt và mất mát thì doanh nghiệp cần phải tổ chức kho tàng, bến bãi để bảo quản NVL tránh hƣ hỏng, mất mát, hao hụt. Cần phải đảm bảo đúng chế độ bảo quản phù hợp với từng NVL, tránh tình trạng sử dụng NVL kém chất lƣợng do khâu bảo quản không tốt. - Trong khâu sử dụng NVL Cần phải tổ chức việc ghi chép phản ánh tình hình xuất NVL đúng trong thi công xây dựng. Phải thực hiện theo đúng các định mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng NVL là hợp lý và tiết kiệm. Ngoài ra, định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng NVL nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm NVL 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng Hạch toán NVL thời nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho quá trình quản lý, để từ đó đƣa ra các quyết định điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, tổ chức 10 quản lý và hạch toán tốt góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh và ngăn ngừa hiện tƣợng lãng phí, tham ô, làm thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Kế toán là một công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế, vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý và xuất phát từ đặc điểm của NVL, từ yêu cầu quản lý NVL, từ chức năng của kế toán NVL trong các doanh nghiệp xây lắp thì kế toán NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi ghép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL cả về mặt giá trị và hiện vật. + Tính toán, tập hợp và phản ánh đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành), tính giá thành thực tế NVL đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về các mặt: số lƣợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng theo yêu cầu của quá trình thi công xây lắp. + Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tƣợng tập hợp chi phí cho từng công trình xây dựng cụ thể. + Áp dụng đúng đắn các phƣơng pháp về kỹ thuật hạch toán NVL, hƣớng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL (từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ), mở đúng phƣơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL nhằm phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Đồng thời, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về số lƣợng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp NVL một cách đầy đủ, kịp thời + Tính toán, xác định chính xác số lƣợng và giá trị NVL thực tế đƣa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình thi công xây lắp 1.2. Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và kế toán trên cở sở chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình cở sở chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, từng nhóm NVL về số lƣợng và giá trị. 1.2.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ 1.2.1.1. Chứng từ sử dụng Các doanh nghiệp tùy theo điều kiện, đặc điểm cũng nhƣ quy mô sản xuất của mình mà sử dụng các chứng từ nhập, xuất, các hóa đơn của nhà cung cấp và các chứng từ liên quan khác. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 hoặc theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006. Các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu theo quyết định 48/2006/QĐ - BTC bao gồm: 11 - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 – VT) - Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 – VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 – VT) - Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07 – VT) - Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01GTKT – 3LL) - Hóa đơn bán hàng thông thƣờng (Mẫu 02GTKT – 3LL) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03PXK – 3LL) - Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (Mẫu 04/GTGT) Mỗi chứng từ kế toán phải đƣợc tổ chức, luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trƣởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. Đồng thời ngƣời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, 1.2.1.2. Trình tự luân chuyển chứng từ Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trƣởng của đơn vị quy định. Tất cả chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc chuyển từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ máy kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh thấy đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Các chứng từ sau khi ghi sổ kế toán thì đƣợc lƣu trữ, bảo quản. Hết thời hạn lƣu trữ chứng từ theo quy định thì sẽ làm biên bản hủy chứng từ. Trình tự luân chuyển chứng từ gồm các bƣớc: - Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ - Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra chứng từ kế toán - Ghi sổ kế toán - Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán * Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho Bộ phận cung ứng dựa trên kế hoạch sản xuất để lập kế hoạch thu mua NVL. Nhân viên bộ phận cung ứng sẽ lập danh sách các loại NVL cần mua, liên hệ với nhà cung cấp mua hàng về để đáp ứng sản xuất và dự trữ trong kỳ của doanh nghiệp. Chứng từ ban đầu của quá trình nhập kho là hóa đơn bán hàng mà nhà cung cấp lập. Số liệu trên hóa đơn bán hàng là cơ sở để vào phiếu nhập và các sổ sách có liên quan. Bộ phận cung ứng cùng với cán bộ kĩ thuật tiến hành kiểm nghiệm NVL. Nếu NVL đã đạt đƣợc những tiêu chuẩn kĩ thuật và đúng với các số liệu ghi trên hóa đơn thì đƣợc nhập kho Phiếu nhập kho dùng để xác định số lƣợng, quy cách, giá trị NVL thực tế nhập kho và làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và ghi vào các bảng, sổ kế toán có liên quan. Phiếu nhập kho đƣợc lập dựa trên mẫu 01-VT do Bộ Tài chính ban hàng. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập thành 3 liên. Sau khi nhập kho thủ kho ghi số lƣợng nhập, ngày tháng năm nhập kho và cùng ngƣời giao ký tên vào phiếu. Căn cứ 12 vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển phiếu nhập kho cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Ba liên của phiếu nhập kho đƣợc lƣu giữ nhƣ sau: Liên 1: Lƣu tại quyển gốc Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ, định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ Liên 3: Dùng để thanh toán tiền hàng với ngƣời bán * Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho Phiếu xuất kho do bộ phận có nhu cầu sử dụng NVL viết giấy đề nghị lĩnh vật tƣ. Trên cơ sở đó bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lƣợng NVL xuất kho cho các bộ phận trong đơn vị sử dụng, làm căn cứ để ghi thẻ kho, hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tƣ. Phiếu xuất kho đƣợc lập cho một hay nhiều loại NVL cùng một kho dùng cho một đối tƣợng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên (bằng cách viết than, viết một lần). Sau khi lập phiếu xong, ngƣời phụ trách bộ phận sử dụng và bộ phận cung ứng ký và ghi rõ họ tên. Ngƣời xin lĩnh vật tƣ cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lƣợng thực xuất của từng thứ vào phiếu xuất kho và ngƣời nhận hàng kí nhận, ghi rõ họ tên vào phiếu xuất, căn cứ vào đó để ghi thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Ba liên của phiếu xuất kho đƣợc luân chuyển nhƣ sau: Liên 1: Lƣu tại quyển phiếu xuất kho Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đó cuối ngày hoặc định kỳ chuyển cho bộ phận kế toán để ghi giá và và ghi sổ kế toán Liên 3: Ngƣời nhận giữ lại để ghi sổ kế toán và bộ phận sử dụng 1.2.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lƣợng lớn, đòi hỏi phản ánh tình hình biến động NVL cả về số lƣợng và giá trị theo từng danh điểm NVL theo từng kho. Hiện nay, các doanh nghiệp thƣờng hạch toán chi tiết NVL theo một trong ba phƣơng pháp chủ yếu, đó là phƣơng pháp thẻ song song, phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phƣơng pháp sổ số dƣ 1.2.2.1. Phương pháp thẻ song song * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tƣ, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. * Nội dung: - Tại kho: Phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL về mặt lƣợng. Hàng ngày, khi nhận đƣợc chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính phù hợp, hợp pháp của từng chứng từ rồi ghi vào sổ, thẻ kho của từng mặt hàng theo từng danh điểm vật liệu số thực nhập, thực xuất và xác định số tồn kho sau mỗi chứng từ. Mỗi chứng từ đƣợc ghi vào một dòng trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và tồn cuối kỳ của từng loại NVL trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tƣ. 13 - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên vật liệu phản ánh sự thay đổi nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về cả hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối kỳ, kế toán thực hiện cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại NVL, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tƣơng ứng. Dựa trên các sổ kế toán chi tiết NVL, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn NVL Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho \ Sổ kế toán chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Sổ kế toán tổng hợp Chú giải Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra * Ƣu điểm và nhƣợc điểm của phƣơng pháp thẻ song song: - Ƣu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm vật tƣ một cách chính xác, nhanh chóng. - Nhƣợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho với kế toán còn trùng lặp nhiều về chỉ tiêu số lƣợng, làm tăng khối lƣợng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian. Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu đƣợc tiến hành vào cuối tháng. 1.2.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Điều kiện áp dụng: Phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tƣ nhƣng số lƣợng chứng từ nhập xuất ít, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. 14