Tài liệu Chuyên đề tốt nghiệp ứng dụng tin học trong công tác văn thư lưu trữ tại công ty cp đầu tư phát triển du lịch biển tiên sa

Cäng taïc vàn thæ læu træî LÅÌI MÅÍ ÂÁÖU Âãø Doanh nghiãûp khäng cháûm chán trong viãûc häüi nháûp våïi nãön kinh tãú thë træåìng cuîng nhæ caïc âån vë haình chênh sæû nghiãûp khäng lám vaìo tçnh traûng trç trãû vaì laûc háûu âoìi hoíi caïc cå quan cáön coï mäüt mä hçnh quaín lyï chàût cheî bàòng vàn baín, vàn baín coï vai troì ráút quan troüng trong lénh væûc vàn phoìng noï bao gäöm thäng tin chênh trë, kinh tãú, xaî häüi, phaïp lyï vaì quaín lyï. Moüi cå quan âãöu sæí duûng vàn baín nhæ mäüt phæång tiãûn hæîu hiãûu âãø thæûc hiãûn vaì truyãön âaût caïc quyãút âënh thæûc hiãûn täút cäng taïc vàn thæ læu træî. Cäng taïc vàn thæ laì mäüt màût gàõn liãön våïi bäü quaín lyï vaì näüi dung quan troüng trong hoaût âäüng cuía cå quan. Nhæ váûy, cäng taïc vàn thæ coï aính hæåíng træûc tiãúp âãún cháút læåüng quaín lyï Nhaì næåïc cuía cå quan, täø chæïc. Cäng taïc læu træî laì lènh væûc hoaût âäüng quaín lyï Nhaì næåïc bao gäöm táút caí nhæîng váún âãö liãn quan âãún lyï luáûn thæûc tiãùn vaì phaïp chãú cuía viãûc thæûc hiãûn caïc kháu nghiãûp vuû nhàòm thu nháûp, baío quaín vaì sæí duûng coï hiãûu quaí taìi liãûu læu træî. Cuìng våïi sæû phaït triãøn cuía khoa hoüc kyî thuáût, hiãûn nay maïy vi tênh âaî tråí thaình cäng cuû cáön thiãút cho háöu hãút caïc lénh væûc. Âäúi våïi cäng taïc vàn thæ læu træî maïy tênh giuïp chuïng ta thu tháûp, xæí lyï thäng tin mäüt caïch nhanh choïng, chênh xaïc, baío quaín vaì sæí duûng taìi liãûu coï hiãûu quaí. Vç váûy viãûc tin hoüc hoïa trong cäng taïc vàn phoìng laì ráút cáön thiãút. Tin hoüc SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 1 Cäng taïc vàn thæ læu træî hoïa laìm tàng nàng suáút lao âäüng, náng cao hiãûu quaí cäng viãûc vaì laì cäng cuû quaín lyï hiãûu quaí cho caïc hãû thäúng quaín lyï thäng tin. Nháûn biãút âæåüc táöm quan troüng naìy em âaî choün âãö taìi “ÆÏng duûng tin hoüc trong cäng taïc vàn thæ læu træî” âãø nghiãn cæïu trong thåìi gian thæûc táûp åí Cäng ty CP Âáöu tæ phaït triãøn Du lëch biãøn Tiãn Sa. Nghiãn cæïu âãö taìi “ÆÏng duûng tin hoüc trong cäng taïc vàn thæ læu træî” våïi muûc âêch xáy dæûng chæång trçnh bàòng ngän ngæî Access giuïp ngæåìi sæí duûng coï thãø cáûp nháût, thäúng kã, tçm kiãúm, læu træî, cäng vàn âi âãún mäüt caïch nhanh choïng vaì chênh xaïc nhàòm tiãút kiãûm thåìi gian, náng cao hiãûu quaí cäng viãûc. Bãn caûnh âoï em coï âiãöu kiãûn taïc nghiãûp nhæîng kiãún thæïc âaî âæåüc hoüc åí træåìng, âàûc biãût laì nghiãûp vuû vàn thæ læu træî vaìo thæûc tãú vaì tæì thæûc tãú âoï cho em ruït ra âæåüc nhæîng kinh nghiãûm vãö chuyãn män nghiãûp vuû cuía mäüt nhán viãn vàn phoìng. Âãö taìi âæåüc nghiãn cæïu trong phaûm vi cuía mäüt âån vë Cäng ty CP Âáöu tæ phaït triãøn Du lëch biãøn Tiãn Sa våïi phæång phaïp hoüc hoíi kinh nghiãûm thæûc tãú, täøng håüp caïc kiãún thæïc âaî âæåüc hoüc âãø hoaìn thaình âãö taìi thæûc táûp. Thæûc táûp täút nghiãûp laì khoaíng thåìi gian cuäúi cuìng trong quyî thåìi gian âaìo taûo cuía khoïa hoüc. Khoaíng thåìi gian âoï âaî giuïp em táûp laìm quen våïi thæûc tãú, biãún lyï thuyãút thaình thæûc haình. Âáy laì cå såí giuïp em reìn luyãûn kyî nàng nghãö nghiãûp sau naìy. Baïo caïo thæûc táûp täút nghiãûp cuía em gäöm nhæîng pháön chênh sau âáy: SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 2 Cäng taïc vàn thæ læu træî Pháön I. Cå såí lyï luáûn chuyãn âãö. Pháön II: Thæûc traûng hoaût âäüng cäng taïc vàn thæ læu træî taûi Cäng ty CP Âáöu tæ phaït triãøn Du lëch biãøn Tiãn Sa. Em xin chán thaình caím ån Cä Dæång Thçn cuìng caïc cä chuï trong vàn phoìng Cäng ty CP Âáöu tæ phaït triãøn Du lëch biãøn Tiãn Sa âaî giuïp âåî em trong thåìi gian thæûc táûp. Âaì Nàông, ngaìy thaïng nàm 2010 Sinh viãn thæûc hiãûn Âaìo Thë ThuíyLåïp 08 TCV SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 3 Cäng taïc vàn thæ læu træî PHÁÖN I CÅ SÅÍ LYÏ LUÁÛN CUÍA CHUYÃN ÂÃÖ A. Cäng taïc vàn thæ læu træî. I. Cäng taïc vàn thæ. Cäng taïc vàn thæ laì hoaût âäüng baío âaím thäng tin bàòng vàn baín phuûc vuû cäng taïc quaín lyï, gäöm toaìn b caïc cäng viãûc vãö xáy dæûng vàn baín, ban haình vàn baín vaì täø chæïc quaín lyï, giaíi quyãút vàn baín hoaìn thaình trong hoaût âäüng cuía caïc cå quan täø chæïc. Bãn caûnh âoï, cäng taïc vàn thæ coìn laì hoaût âäüng baío quaín vaì sæí duûng con dáúu. Cäng taïc vàn thæ bao gäöm nhæîng näüi dung dæåïi âáy: 1. Xáy dæûng vaì ban haình vàn baín. a. Quy trçnh soaûn thaío van baín. * Quaï trçnh chuáøn bë. Âãø soaûn thaío mäüt vàn thaío chuïng ta cáön phaíi chuán bë nhæîng cäng viãûc nhæ sau: - Xaïc âënh váún âãö: Âáy laì cäng viãûc âáöu tiãn âãø xaïc âënh näüi dung cuía vàn baín âæåüc soaûn thaío, khi xaïc âënh váún âãö cáön phaíi xaïc âënh muûc âêch ban haình vàn baín; thåìi gian ban haình vàn baín; váún âãö giaíi quyãút trong vàn baín; âäúi tæåüng giaíi quyãút trong vàn baín; hiãûu læûc cuía vàn baín. - Xaïc âënh tãn loaûi vàn baín: Âãø xaïc âënh muûc âêch ban haình vàn baín, chuïng ta phaíi choün âæåüc loaûi vàn baín phuì håüp våïi muûc âêch giaíi quyãút cäng viãûc.Mäùi vàn baín coï mäüt tãn riãng , mäüt taïc duûng vaì keìm theo laì mäüt máùu cuû thãø cuía vàn baín âoï. Vç SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 4 Cäng taïc vàn thæ læu træî váûy xaïc âënh âæåüc tãn loaûi cuía vàn baín cuîng coï nghéa laì xaïc âënh âæåüc khung vaì kãút cáúu cuía vàn baín thêch håüp våïi muûc âêch ban haình vàn baín giuïp cho viãûc giaíi quyãút cäng viãûc âaût hiãûu quaí cao vaì âuïng muûc âêch. - Thu tháûp thäng tin: Mäùi vàn baín âãöu phaíi coï säú liãûu, chæïng tæì, sæû viãûc, càn cæï phaïp lyï. Âoï laì nhæîng thäng tin cáön thiãút cho viãûc soaûn thaío vàn baín. Caïc thäng tin âoï phaíi âæåüc thu tháûp mäüt caïch âáöy âuí, khaïch quan, chênh xaïc. Coï 3 loaûi thäng tin cáön thu tháûp: + Thäng tin nguyãn tàõc: Laì nhæîng quy âënh coï tênh phaïp lyï trong caïc vàn baín phaïp quy vãö mäüt váún âãö cuû thãø naìo âoï. + Thäng tin tiãún âäü: Thu tháûp tæì nhæîng häö så cäng viãûc cuía ngæåìi theo gioíi træûc tiãúp âãø tiãúp tuûc tiãún trçnh cäng viãûc âang thæûc hiãûn vaì xaïc âënh näüi dung tiãúp theo cuía vàn baín phaíi soaûn thaío. Loaûi thäng tin naìy âaím baío cho näüi dung vàn baín khäng truìng làûp våïi caïc vàn baín âaî ban haình træåïc hay âaío läün quaï trçnh giaíi quyãút cäng viãûc hiãûn taûi. + Thäng tin thæûc tãú: Laì nhæîng hoaìn caính, yãúu täú, sæû viãûc chuí quan hay khaïch quan seî taïc âäüng vaìo váún âãö hay cäng viãûc coï liãn quan âãún vàn baín khi âæåüc ban haình. Nhæîng thäng tin naìy seî taïc âäüng vaìo cäng viãûc hay váún âãö maì vàn baín âæåüc soaûn thaío ra. - Hçnh thaình âãö cæång chi tiãút: Viãûc viãút âãö cæång chi tiãút træåïc khi soaûn thaío vàn baín seî taûo âãø ngæåìi viãút sàõp xãúp yï tæï, näüi dung âãø vàn baín SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 5 Cäng taïc vàn thæ læu træî âæåüc soaûn thaío ra âuïng muûc âêch ban haình vàn baín, âãø truyãön âaût näüi dung, âaío baío cå såí phaïp lyï cho caïc váún âãö trong näüi dung cuía vàn baín. * Quaï trçnh soaûn thaío vàn baín: - Soaûn thaío vàn baín. - Duyãût laûi hçnh thæïc vaì näüi dung cuía vàn baín. - Âaïnh maïy vaì sao in vàn baín. - Trçnh kyï vàn baín. - Âoïng dáúu hiãûu læûc vàn baín. b. Thãø thæïc vàn baín. Thãø thæïc vàn baín laì táûp håüp caïc thaình pháön cuía mäüt vàn baín âæåüc trçnh baìy theo mäüt cáúu truïc nháút âënh vaì mang mäüt yï nghéa thäng tin phuì håüp, nhàòm taûo âiãöu kiãûn thuáûn låüi cho viãûc sæí duûng vàn baín vaì thãø hiãûn giaï trë phaïp lyï vaì hiãûu læûc thi haình cuía vàn baín. Thãø thæïc vàn baín haình chênh âæåüc quy âënh taûi Thäng tæ Liãn tëch säú 55/TTLT-BNV-VPCV ngaìy 06/5/2005 cuía Bäü Näüi vuû vaì Vàn phoìng Chênh phuí vãö viãûc hæåïng dáùn thãø thæïc vaì kyî thuáût soaûn thaío vàn. Máùu chæî vaì thãø thæïc vàn baín: 1. Quäúc hiãûu: Quäúc hiãûu thãø hiãûn tãn næåïc, chãú âäü chênh trë vaì muûc tiãu caïch maûng cuía âáút næåïc. 2. Tãn cå quan, täø chæïc ban haình vàn baín: Laì taïc giaí cuía vàn baín, laì cå quan ban haình vàn baín. 3. Säú, kyï hiãûu cuía vàn baín: Laì taïc giaí cuía vàn baín phuûc vuû cho ban haình, âàng kyï vaì tra tçm vàn baín. SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 6 Cäng taïc vàn thæ læu træî + Säú vàn baín laì säú thæï tæû cuía mäùi vàn baín âæåüc ban haìng vaì âàng kyï trong mäüt cå quan trong nàm; + Kyï hiãûu vàn baín laì chæî viãút tàõt cuía tãn loaûi vàn baín vaì chæî viãút cuía tãn âån vë täø chæïc hoàûc cå quan ban haình vàn baín. 4. Âëa danh vaì ngaìy, thaïng, nàm ban haình vàn baín: Biãøu thë cå quan laìm ra vàn baín âoïng åí âáu, vàn baín âæåüc ban haình ngaìy naìo. + Âëa danh laì nåi cå quan laìm ra vàn baín. + Ngaìy thaïng laì ngaìy phaït haình vàn baín. 5. Tãn loaûi vaì trêch yãúu näüi dung cuía vàn baín: Biãøu thë hiãûu læûc quaín lyï vaì näüi dung váún âãö maì vàn baín cáön âãö cáûp âãún; traïch nhiãûm cuía cå quan nháûn vàn baín âäúi våïi váún âãö maì vàn baín âãö cáûp âãún. + Tãn loaûi vaì tãn goüi cuía mäùi vàn baín. + Trêch yãúu laì mäüt cáu ngàõn goün phaín aïnh chênh xaïc näüi dung cuía vàn baín. 6. Näüi dung vàn baín: Laì pháön duìng âãø trçnh baìy caïc váún âãö âæåüc âãö cáûp âãún trong vàn baín. 7. Chæî kyï: Laì thaình pháön biãøu thë hiãûu læûc phaïp lyï cuía vàn baín vaì ngæåìi chëu traïch nhiãûm vãö näüi dung vàn baín. 8. Dáúu cuía cå quan, täø chæïc: Laì thaình pháøn baío âaím tênh håüp phaïp cuía vàn baín. 9. Nåi nháûn: SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 7 Cäng taïc vàn thæ læu træî Laì thaình pháön ghi roí cå quan hoàûc caï nhán nháûn vàn baín vaì coï traïch nhiãûm thi haình hoàûc giaíi quyãút vàn baín. 10. Âëa chè liãn laûc cuía cå quan täø chæïc: Laì caïc thäng tin vãö âëa chè, âiãûn thoaûi, säú fax, email vaì website cuía cå quan. * Så âäö bäú trê caïc thaình pháön thãø thæïc vàn baín. Theo thäng tæ Liãn tëch säú: 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngaìy 06/5/2005 cuía Bäü Näüi Vuû vaì Vàn phoìng Chaïnh phuí. (Trãn mäüt trang A4: 210mm x 297 mm). * Ghi chuï: - Âäúi våïi vàn baín coï tãn loaûi khi khäng xuáút hiãûn muûc (5b). - Âäúi våïi vàn baín khäng coï tãn loaûi thç khäng xuáút hiãûn muûc (5a). SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 8 Cäng taïc vàn thæ læu træî 20-25 mm TÃN CÅ QUAN BAN HAÌNH (2) Säú, kyï hiãûu (3) Âëa danh, ngaìy thaïng nàm (4) Trêch yãúu (5b) Âäü máût, âäü kháøn (nãúu coï) QUÄÚC HIÃÛU (1) Nåi nháûn (9a) Tãn loaûi vaì trêch yãúu näüi dung vàn baín (5a) mm 35 30 mm 20 15 NÄÜI DUNG Nåi nháûn: (9b) * Tãn ngæåìi âaïnh säú maïy vaì säú baín (nãúu coï) Quyãön haûn, chæïc vuû ngæåìi kyï (7) Dáúu cå quan (8) Chæî kyï Hoü vaì tãn ngæåìi kyï Âëa chè, säú âiãûn thoaûi, säú Fax. Email, Website cuía cå quan, täø chæïc (10) 20-25 mm SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 9 Cäng taïc vàn thæ læu træî c. Tháøm quyãön ban haình vàn baín. * Âäúi våïi vàn baín quy phaûm phaïp luáût. Càn cæï vaìo Hiãún phaïp vaì Luáût ban haình caïc vàn baín quy phaûm phaïp luáût hiãûn haình, caïc cå quan Nhaì næåïc âæåüc ban haình caïc hçnh thæïc vàn baín quy phaûm phaïp luáût dæåïi âáy. - Quäúc häüi: Hiãún phaïp, luáût vaì Nghë quyãút (Âiãöu 84, Âiãöu 115 Hiãún phaïp 1992). - Uyí ban thæåìng vuû quäúc häüi: Phaïp lãûnh vaì nghë quyãút (Âiãöu 91, âiãöu 93 Hiãún phaïp 1992). - Chuí tëch næåïc: Lãûnh, Quyãút âënh (Âiãöu 106 Hiãún phaïp 1992). - Chênh phuí: Nghë quyãút, Nghë âënh (Âiãöu 115 Hiãún phaïp 1992). - Thuí tæåïng chênh phuí: Quyãút âënh, Chè thë (Âiãöu 115 Hiãún phaïp 1992). - Bäü træåíng, Thuí træåíng cå quan ngang Bäü vaì cå quan thuäüc Chênh phuí: Quyãút âënh, Chè thë, Thäng tæ (Âiãöu 116 Hiãún phaïp 1992). - Häüi âäöng nhán dán caïc cáúp: Quyãút âënh, Chè thë thi haình trong phaûm vi âëa phæång (Âiãöu 124 Hiãún phaïp 1992). - Häüi âäöng Tháøm phaïn Toaì aïn nhán dán täúi cao: Nghë quyãút (Âiãöu 17 luáût baìn haình vàn baín quy phaûm phaïp luáût ngaìy 23/11/1996). - Viãûn træåíng viãûn kiãøm soaït nhán dán täúi cao: Quyãút âënh, Chè thë, Thäng tæ. * Âäúi våïi vàn baín haình chênh. Táút caí caïc cå quan âãöu coï tháøm quyãön ban haình caïc vàn baín nhæ: Quyãút âënh (caïc biãût), Chè thë SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 10 Cäng taïc vàn thæ læu træî (caï biãût), Thäng caïo, Thäng baïo, Chæång trçnh, Kãú hoaûch, Phæång aïn, Âãö aïn, Baïo caïo, Biãn baín, Tåì trçnh, Håüp âäöng, Cäng vàn, Cäng âiãûn, Giáúy chæïng nháûn, Giáúy uyí nhiãûm, Giáúy måìi, Giáúy giåïi thiãûu, Giáúy nghè pheïp, Giáúy biãn nháû häö så, Phiãúu gæíi, Phiãúu chuyãøn. 2. Täø chæïc quaín lyï bàn baín âi. Táút caí caïc loaûi vàn baín do cå quan ban haình ra âãø quaín lyï, âiãöu haình cäng viãûc theo chæïc nàng, nhiãûm vuûm quyãön haûn cuía mçnh âæåüc gæíi âãún caïc âäúi tæåüng liãn quan goüi laì vàn baín âi. Âãø quaín lyï tiãún âäü hoaût âäüng cuía cå quan, taûo âiãöu kiãûn thuáûn låüi cho viãûc tra tçm thäng tin chuïng ta phaíi täø chæïc quaín lyï vàn baín âi mäüt caïch chênh xaïc këp thåìi. Nghiãûp vuû quaín lyï vàn baín âi âæåüc thæûc hiãûn theo trçnh tæû sau: a.Trçnh kyï vàn baín: Cäng viãûc naìy âæåüc thæûc hiãûn sau khi vàn baín âaî âæåüc âaïnh maïy, sao chuûp, in dáúu cho vàn thæ hoàûc chuyãn viãn caïc phoìng ban thæûc hiãûn tuyì thuäüc vaìo tháøm quyãön, chæïc nàng cuía mäùi ngæåìi. b. Kiãøm tra thãø thæïc, hçnh thæïc vaì kyî thuáût trçnh baìy, ghi säú, kyï hiãûu, ngaìy thaïng cuía vàn baín. * Kiãøm tra thãø thæïc, hçnh thæïc vaì kyî thuáût trçnh baìy vàn baín. Âáy laì cäng viãûc bàõt buäüc phaíi thæûc hiãûn træåïc khi chuyãøn giao vàn baín âãún caïc âäúi tæåüng liãn quan. Cäng viãûc naìy giao cho bäü pháûn vàn thæ SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 11 Cäng taïc vàn thæ læu træî thæûc hiãûn nhiãûm vuû laì raì soaït laûi láön cuäúi caïc thãø thæïc vàn baín theo quy âënh hiãûn haình. Cå såí âãø kiãøm tra thãø thæïc vàn baín dæûa vaìo Thäng tæ Liãn tëch säú 55/2005/TTLT - BNV -VPCP ngaìy 06/5/2005 cuía Bäü Näüi vuû vaì Vàn phoìng Chênh Phuí vãö viãûc hæåïng dáùn thãø thæïc vaì kyî thuáût soaûn thaío vàn baín vaì Nghë âënh säú 110/2004/NÂ-CP ngaìy 8/4 cuía Vàn phoìng Chênh phuí vãö cäng taïc vàn thæ. SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 12 Cäng taïc vàn thæ læu træî * Ghi säú, kyï hiãûu, ngaìy thaïng cuía vàn baín.\ Mäùi vàn baín âæåüc ghi mäüt säú vaì mäüt ngaìy nháút âënh, tênh tæì säú 01 ngaìy 01 thaïng 01âãún säú cuäúi cuìng laì ngaìy 31 thaïng 12 haìng nàm. Nãúu åí cå quan, âån vë viãûc âàng kyï vaì quaín lyï vàn baín theo tæìng thãø loaûi thç thæûc hiãûn viãûc âaïnh säú riãng theo tæìng thãø loaûi vàn baín. Chàóng haûn, tåì trçnh bàõt âáöu tæì säú 01 ngaìy 01 thaïng 01 ... - Âäúi våïi vàn baín quy phaûm phaïp luáût viãûc âaïnh säú âæåüc quy âënh nhæ sau: Säú:.../nàm ban haình/tãn loaûi vàn baín - Tãn cå quan ban haình. Vê duû: Säú 12/TB-VT Cå såí âãø ghi säø cho vàn baín phuû thuäüc vaìo säú trong säø quaín lyï vàn baín âi. Ngaìy thaïng vàn baín laì ngaìy vàn baín âæåüc kyï chênh thæïc, laì ngaìy vàn baín coï hiãûu læûc. Caïch ghi ngaìy thaïng vàn baín: Ghi säú vàn baín tæì säú 01 âãún 09, ngaìy 01 âãún ngaìy 09 vaì thaïng 01 âãún thaïng 02 âãöu phaíi thãm säú 0 træåïc caïc säú, ngaìy vaì thaïng âoï âãø traïnh nháöm láùn coï thãø xaíy ra nhæ ngaìy 01 thaình ngaìy 11 thaïng 02 thaình thaïng 12... c. Âaïnh dáúu cå quan vaì dáúu mæïc âäü kháøn, máût nãúu coï. Caïc cå quan âæåüc sæí duûng con dáúu nhàòm khàóng âënh giaï trë phaïp lyï cuía vàn baín, thuí tuûc haình chênh trong quan hãû giao dëch giæîa caïc cå quan, caïc täø chæïc vaì cäng dán.\ SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 13 Cäng taïc vàn thæ læu træî Táöm quan troüng, nguyãn tàõc âoïng dáúu vaì viãûc banro quaín sæí duûng dáúu âæåüc trçnh baìy roî åí pháön quaín lyï vaì sæí duûng con dáúu. SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 14 Cäng taïc vàn thæ læu træî d. Âàng kyï vàn baín âi. Træåïc khi chuyãøn giao vàn baín âi bàõt buäüc phaíi thæûc hiãûn viãûc âàng kyï vàn baín. Coï thãø âàng kyï vàn baín vaìo säø hoàûc âàng kyï vaìo maïy tênh. Thäng thæåìng vàn baín âi âæåüc âàng kyï vaìo mäüt säú thäúng nháút træåìng håüp nhæîng cå quan låïn, säú læåüng vàn baín nhiãöu vaì do giaï trë phaïp lyï cuía tæìng vàn baín thç coï thãø âàng kyï riãng nhæ säø âàng kyï vàn âi (máût), säø âàng kyï vàn baín âi (thæåìng), säø âàng kyï vàn baín quy phaûm phaïp luáût. Vç váûy tuyì theo säú læåüng vàn baín âi cuía cå quan êt hay nhiãöu maì láûp säø âàng kyï cho phuì håüp. Vãö nguyãn tàõc, táút caí caïc vàn baín âi âãöu âæåüc âàng kyï vaìo säø theo máùu in sàôn mäüt caïch roî raìng, âuïng vaì âáöy âuí caïc cäüt muûc theo quy âënh. Khi âàng kyï khäng duìng buït chç, buït âoí, khäng dáûp xoaï hoàûc viãút tàõt nhæîng tæì êt thäng duûng, dãù gáy nãn cho viãûc nháöm láùn, khoï cho viãûc tra tçm * Âàng kyï vaìo säø: * Bça säø âæåüc trçnh baìy nhæ máùu sau: TÃN CÅ QUAN CHUÍ QUAÍN TÃN CÅ QUAN BAN HAÌNH Nàm SÄÚ ÂÀNG KYÏ VÀN BAÍN ÂI Tæì säú:...............âãún säú............... SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 15 Cäng taïc vàn thæ læu træî * Näüi dung bãn tong cuía säø âàng kyï vàn baín âi nhæ sau: Tãn loaûi Ngaìy thaïng vàn baín Säú vaì vaì kyï trêch hiãûn yãúu vàn näüi baín dung Nåi Säú nháûn læåün Nåi giæî Ghi chuï vàn g vàn vàn baín baín baín vàn baín (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) - Cäüt (1): Ghi ngaìy thaïng nàm vàn baín âæåüc kyï, âoïng dáúu vaì âàng kyï vaìo säø; - Cäüt 2: Ghi säø vaì kyï hiãûu cuía vàn baín theo caïch âaïnh säú cuía cå quan. - Cäüt 3: Ghi tãn goüi, trêch yãúu näüi dung cuía vàn baín âaî âæåüc ghi trãn vàn baín. - Cäüt 4: Ghi tãn cå quan, âån vë hoàûc caï nhán nháûn vàn baín âaî âæåüc ghi trãn vàn baín. - Cäüt 5: Ghi säú læåüng vàn baín âæåüc ban haình. - Cäüt 6: Ghi roí tãn âån vë hoàûc caï nhán nháûn vàn baín. - Cäüt 7: Ghi caïc dáúu hiãûu thäng tin khaïc ngoaìi caïc yãúu täú âaî ghi åí cäüt 6. Âäúi våïi caïc vàn baín máût thç phaíi âàng kyï vaì baío quaín riãng. Säø âàng kyï vàn baín máût giäúng nhæ säø âàng kyï vàn baín thæåìng chè thãm cäüt “Mæïc âäü máût” sau cäüt “Tãn loaûi vaì trêch yãúu näüi dung vàn baín”. Træåìng håüp cå quan coï säú læåüng êt vàn baín thç coï thãø âàng kyï vàn baín máût vaìo säø chung våïi vàn baín thæåìng nhæng phaíi ghi åí cäüt ghi chuï dáúu hiãûu máût âãø tiãûn theo doîi, kiãøm tra vaì baío quaín. SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 16 Cäng taïc vàn thæ læu træî * Âàng kyï vàn baín bàòng maïy vi tênh. Viãûc âàng kyï quaín lyï vàn baín bàòng maïy vi tênh hiãûn nay âæåüc thæûc hiãûn theo cäng vàn säú 608/TLTN-TTNC, ngaìy 19/11/1999 cuía Cuûc Læu træî Nhaì næåïc ban haình Hæåïng dáùn æïng duûng Cäng nghãû Thäng tin trong cäng taïc vàn thæ læu træî. SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 17 Cäng taïc vàn thæ læu træî C. Chuyãøn giao vàn baín âi. Nguyãn tàõc khi chuyãøn giao vàn baín âi. - Chuyãøn giao vàn baín âuïng våïi nåi nháûn vàn baín. - Nhæîng vàn baín coï dáúu hiãûu chè mæïc âäü “kháøn” phaíi âæåüc chuyãøn træåïc; - Nhæîng vàn baín coï näüi dung quan troüng phaíi keìm phiãúu âãø kiãøm tra. * Chuyãøn giao vàn baín âi theo caïc bæåïc sau: Bæåïc 1: Choün bç vàn baín. Tuyì vaìo säú læåüng tåì vàn baín nhiãöu hay êt âãø læûa choün phong bç cho phuì håüp. * Máùu phong bç âæåüc trçnh baìy nhæ sau: Tãn cå quan: Âëa chè: Säú, kyï hiãûu vàn baín Te m Dáúu máût, kháøn, hoaí täúc( nãúu coï) Kênh gæíi: - Tãn cå quan, âån vë, caï nhán nháûn vàn baín - Âëa chè cuía ngæåìi nháûn Ghi chuï: - Khi gáúp vàn baín vaìo bç thæ thç gáúp laìm 4, màût chæî gáúp vaìo bãn trong. - Âäúi våïi vàn baín máût phaíi laìm 2 bç. + Bç trong: Ghi roí säú, kyï hiãûu vàn baín, tãn ngæåìi nháûn vàn baín, âoïng dáúu chè mæïc âäü máût. + Bç ngoaìi: Ghi nhæ gæíi taìi liãûu thæåìng nhæng phaíi âoïng dáúu chè kyï hiãûu mæïc âäü máût dæåïi säú vaì kyï hiãûu vàn baín. A B Dáúu kyï hiãûu mæïc kyï: hiãûu mæïc SVTH: Âaìo Thë Thuíy Dáúu - Låïp 80TCV âäü tuyãût máût âäü täúi máût Trang 18 C Dáúu kyï hiãûu mæïc âäü máût Cäng taïc vàn thæ læu træî Bæåïc 2: Gæíi vàn baín âi Âàng kyï vaìo säø chuyãøn giao vàn baín âi vaì thæûc hiãûn viãûc chuyãøn vàn baín âi. Khi âàng chuyãøn vàn baín âi cáön láûp säø chuyãøn giao vàn baín. Säø chuyãøn giao vàn baín âi trong cå quan: Bça säø âæåüc trçnh baìy giäúng nhæ bça säø âàng kyï âi chè âäøi tán tæì “säø âàng kyï säø vàn baín âi ” thaình ‘säø chuyãøn giao vàn baín âi trong cå quan “.  Näüi dung bãn trong cuía säø chuyãøn giao vàn baín âi trong cå quan nhæ sau: Ngaìy Säú vaì kyï Säú Nåi Kyï Ghi thaïn hiãûu vàn læåüng nháûn nhá chuï g baín vàn vàn baín ûn chuy (hoàûc säú baín hay bç ãøn phiãúu (hoàûc gæíi säú chuyãøn læåüng phiãúu ) bç ) (1) (2) (3) (4) (5) (6) Caïch ghi caïc cäüt nhæ sau: - Cäüt 1 :Ghi ngaìy thaïng nàm chuyãøn vàn baín ; - Cäüt 2 :Ghi säø vaì kyï hiãûu vàn baín coï trãn vàn baín hoàûc säú læåüng phong bç vàn baín; - Cäüt 3 :Ghi säú læåüng vàn baín ; - Cäüt 4 :Ghi tãn âån vë hoàûc caï nhán nháûn vàn baín; - Cäüt 5 :Caï nhán træûc tiãúp nháûn vàn baín kyï nháûn vaìo cäüt naìy ; - Cäüt 6 :Ghi caïc dáúu hiãûu thäng tin khaïc ngoaìi yãúu täú ghi åí 5 cäüt trãn ; Chuï yï: Âäúi våïi nhæîng vàn baín coï näüi dung quan troüng hoàûc coï dáúu hiãûu “máût”khi chuyãøn âi nháút thiãút phaíi keìm phiãúu giæí âãø tiãûn cho viãûc kiãøm tra ,theo doîi trong quaï trçnh xæí lyï ,giaíi quyãút . TAÏC GIAÍ gåíi: QUÄÚC HIÃÛU  Máùu phiãúu :. Säú :...(1).../PG... (2)... ... (3)...ngaìy...thaïng... nàm... PHIÃÚU GÆÍI SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Kênh gæíi:.......................... Trang 19 (4) Näüi dung:..........................(5) Cäng taïc vàn thæ læu træî (1):Säú phiãúu gæíi; (2):Tãn cå quan ban haình phiãúu gæíi; (3):Âëa danh; (4):Âån vë ,caï nhán nháûn vàn baín ; (5):Näüi dung vàn baín; (6):Tháøm quyãön kyï vaì âoïng dáúu; (7):Ngaìy thaïng nàm nháûn phiãúu gæíi. Gåíi vàn baín âi qua bæu âiãûn Bça säø âæåüc trçnh baìy giäúng nhæ bça säø âæåüc chuyãøn giao vàn baín âi trong cå quan chè âäøi tãn tæì “Säø chuyãøn giao vàn baín âi trong cå quan” thaình “Säø chuyãøn giao vàn baín âi trong bæu âiãûn”.  Näüi dung bãn trong säø chuyãøn giao vàn baín âi trong bæu âiãûn: Ngaìy Säú vaì kyï Säú læåüng thaïng hiãûu bç vàn baín chuyãøn bàòng vàn Kyï nháûn baín (1) (2) (3) (4) Cäüt 1 : Ghi roî ngaìy thaïng chuyãøn giao vàn baín . Cäüt 2 :Ghi säø ,kyï hiãûu vàn baín hoàûc säø kyï gæíi. Cäüt 3 :Ghi säú læåüng bç vàn baín. SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV Trang 20