Tài liệu Chuyên đề tốt nghiệp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng gia bình

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên LỜI MỞ ĐẦU Xây dựng cơ bản (XDCB) là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái sản xuất tài sản cố định (TSCĐ) cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân (KTQD), nó tạo nên cơ sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế và quốc phòng của đất nước. Vì vậy một bộ phận lớn của thu nhập quốc dân nói chung và tích luỹ nói riêng cùng với vốn đầu tư từ nước ngoài được sử dụng trong lĩnh vực đầu tư XDCB. Bên cạnh đó đầu tư XDCB luôn là một “lỗ hổng” lớn làm thất thoát nguồn vốn đầu tư của Nhà nước. Vì vậy, quản lý vốn đầu tư XDCB đang là một vấn đề cấp bách nhất trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức hạch toán kế toán, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Quy mô sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu và phạm vi công tác kế toán ngày càng mở rộng, vai trò và vị trí của công tác kinh tế ngày càng cao. Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh (SXKD) tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp XBCB phải trang trải được các chi phí bỏ ra và có lãi. Mặt khác, các công trình XDCB hiện nay đang tổ chức theo phương thức đấu thầu. Do vậy, giá trị dự toán được tính toán một cách chính xác và sát xao. Điều này không cho phép các doanh nghiệp XDCB có thể sử dụng lãng phí vốn đầu tư. Đáp ứng các yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận. SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán NVL cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay. Ở Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Xây Dựng Gia Bình với đặc điểm lượng NVL sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Vì vậy điều tất yếu là Công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí NVL. Trong thời gian thực tập, nhận được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Công ty, đặc biệt là các đồng chí trong phòng kế toán Công ty, em đã được làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại Công ty. Em nhận thấy kế toán vật liệu trong Công ty giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về phần thực hành kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong phạm vi bài viết này, em xin trình bày đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Xây Dựng Gia Bình ”. Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu và nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo cũng như các đồng chí trong ban lãnh đạo và phòng kế toán Công ty, nhưng do nhận thức và trình độ bản thân có hạn nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót và những hạn chế. Em rất mong được tiếp thu và xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp cho đề tài này hoàn thiện hơn. - PHẦN I: Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu. - PHẦN II: Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Xây Dựng Gia Bình. - PHẦN III: Những đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Xây Dựng Gia Bình SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ CỦA HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU: 1.Khái niệm: Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm hay tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 2. Đặc điểm: Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh của danh nghiệp, do vậy, nguyên vật liệu có các đặc điểm sau : - Là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm - Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất - Dưới tốc độ của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 3. Nhiệm vụ: Nguyên liệu,vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh. Do vậy, cần phải quản lý chặt chẻ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trử và sử dụng. Để đáp ứng được các yêu cầu đó kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các chức năng sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và giá thành thực tế từng thứ, từng loại nguyên vật liệu nhập - xuất - tồn. - Kiểm tra kiểm soát tình hình thu mua, dự trữ, tiêu hao nguyên vật liệu. Qua đó phát hiện và xử lý kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp nguyên vật liệu. - Tính toán, phân bổ giá trị nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ một cách chính xác. SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên - Tham gia kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định của nhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng nguyên vật liệu cho việc sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu, lập báo cáo và cung cấp thông tin về nguyên vật liệu. - Đề xuất, kiến nghị để nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu. II. PHÂN LOẠI VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU: 1. Phân loại nguyên vật liệu: Để hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Và, hằng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn có sự biến động nhập- xuất. Doanh nghiệp cần phân loại nguyên vật liệu một cách chính xác. Dựa vào đặc điểm tác dụng của nguyên vật liệu ta có thể chia thành nhiều loại như sau: a. Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chính trong quá trình gia công, chế biến để cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Ví dụ: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí ,gạch, ngói, xi măng trong xây dựng , vải tron may mặc,… b. Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị của sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Ví dụ: Dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn, thuốc chống gỉ, ẩm, thuốc trừ sâu, thuốc thú y, chất kích thích sự tăng trưởng rong doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi.. vv… c. Nhiên liệu: Là vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình SXKD. Ví dụ: Xăng, dầu, than, củi, khí đốt… d. Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị ma doanh nghiệp mua sắm dự trữ phuc vụ cho việc sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải Ví dụ: Bi, trục, dây curoa , xăm lốp, vòng đệm,… SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên e. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là loại vật liệu mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích sử dụng cho công tác đầu tư xây dựng cơ bản như thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ. Ví dụ: Thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi ..v v. f. Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được từ quá trình SXKD hay thanh lý tài sản có thể sử dụng được hay bán ra ngoài, phế liệu đã mất hết giá trị sử dụng ban đầu như: Ví dụ: Gạch, sắt vụn, phôi bào, gỗ vụn, gạch ngói vỡ… g. Phế liệu khác: Là tất cả các loại vật liệu còn lại ngoài các loại đã kể trên. Ví dụ: Bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,… 2. Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu: 2a. Giá thực tế nguyênvật liệu nhập kho. a. Đối với vật liệu mua ngoài. Giá thực tế vật liệu mua = ngoài Giá mua chưa thuế Các khoản Các loại thuế + không được Chi phí thu + mua hoàn lại chiết khấu - giảm giá (nếu có) b. Đối với vật liệu tự gia công, chế biến. Giá thực tế vật Giá thực tế vật liệu tự gia công, = liệu xuất kho gia + chế biến công, chế biến Chi phí gia công, chế biến + Chi phí khác (nếu có) c. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến. Giá t.tế vật Giá vật liệu liệu thuê ngoài xuất kho thuê gia công, chế biến = ngoài gia công, chế biến Các loại Cphí vận + chuyển bốc dỡ thuế + không được + Chi phí khác (nếu có) hoàn lại d. Đối với vật liệu nhận vốn đầu tư từ đơn vị khác. SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Giá thực tế của vật liệu nhập kho GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên Giá do các bên tham gia = thoả thuận + Chi phí liên quan e. Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ không hoàn lại. Giá thực tế của vật liệu Giá thị trường tương = + Chi phí tiếp nhận nhập kho đương (nếu có) + Đối với trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu, công cụ dụng cụ thì giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận. + Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. 2b. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Vật liệu, công cụ dụng cụ được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: a. Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh. Giá thực tế vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào sẽ căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập của lô hàng đó. - Phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế của vật liệu = Số lượng vật liệu x Đơn giá thực tế xuất kho xuất kho bình quân Đơn giá thực tế bình quân có thể áp dụng một trong các đơn giá sau: * Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Giá trị t.tế vật liệu Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = tồn đầu kỳ Số lượng t.tế vật liệu tồn đầu kỳ * Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập kho = + + G.trị t.tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng t.tế nhập trong kỳ Giá trị thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập kho Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên * Đơn giá bình quán cuối kỳ trước. Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) b. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Số lượng vật liệu Giá thực tế của vật liệu xuất kho = Đơn giá thực tế xuất dùng thuộc số của vật liệu nhập x lượng từng lần kho theo từng lần nhập kho sau nhập kho sau c. Phương pháp nhập trước- xuất trước(FIFO) Giá thực tế của vật liệu xuất kho Đơn giá thực tế của Số lượng vật liệu xuất = dùng thuộc số lượng vật liệu nhập kho x theo từng lần nhập từng lần nhập kho trước kho trước e. Phương pháp giá hạch toán. Giá thực tế của vật liệu xuất dùng Hệ số giá vật liệu = = Giá hạch toán của vật liệu xuất dùng Giá hạch toán vật liệu xuất dùng x Hệ số giá vật liệu Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất dùng SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 + Giá hạch toán đơn vị Trang 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán, các loại tài sản cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ nói riêng. * Chứng từ sử dụng: a. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển - Phương pháp sổ số dư Mọi phương pháp đều có những nhược điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Và như vậy cần thiết phải nắm vững nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó. b. Phương pháp thẻ song song SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên - Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn khho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho phải triểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từn thứ vận liệu, công cụ dụng cụ cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, triểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG (1) Thẻ kho Chứng từ nhập (1) Chứng từ xuất (3) Sổ kế toán chi tiết (2) (2) (4) Ghi chú: Bảng kê tổng hợp N - X - T : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra c. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên - Ở Kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi và về chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL THEO SƠ ĐỒ SAU: (1) Thẻ kho Chứng từ nhập (4) (2) (1) Chứng từ xuất (2) Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú: : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng, nhưng có nhược điểm là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chi tiến hành được vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ. Tác dụng của kế toán trong công tác quản lý bị SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên hạn chế. Với những doanh nghiệp, ưu nhược điểm nêu trên phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày. d. Phương pháp sổ số dư: Nội dung phương pháp sổ số dư hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kiết kế như sau: - Ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau: SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL, CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Thẻ kho Chứng từ nhập (4) (2) Bảng kê nhập Chứng từ xuất (2) Sổ số dư Bảng kê luỹ kế nhập Bảng kê xuất Bảng kê luỹ kế xuất Bảng kê tổng hợp N - X - T Ghi chú: : Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày. Và phương pháp này cũng có nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết được số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức. Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. III. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU: 1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1a. Tài khoản kế toán sử dụng: a. Tài khoản sử dụng 151 – Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho, còn đang trên đường vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. - Kết cấu và nội dung phản ánh: TK151 SDDK: Giá trị NVL đi trên đường còn -Giá trị NVL đi trên đường đã về tồn đầu kỳ - Giá trị NVL đã mua đang đi trên nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sử dụng đường SDCK: Giá trị NVL đã mua vẫn còn Đang đi trên đường lúc cuối kỳ b. Tài khoản 152-Nguyên vật liêu: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động nhập- xuất của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp theo giá thực tế. SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 13 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên - Kết cấu và nội dung phản ánh: TK152 SDĐK: Giá trị NVL tồn đầu kỳ - Giá trị NVL nhập kho - Giá trị NVL xuất kho - Giá trị NVL phát hiện thừa khi - Giá trị NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê kiểm kê - Chiết khấu thương mại, giảm giá NVL được hưởng SDCK: Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ c. Các tài khoản liên quan khác như: 111, 112. 141, 133, 331,…. 1b. Nguyên tắc hạch toán: - Kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, giá này được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập, đối với những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên vật liệu thì tuỳ theo yêu cầu, đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp hạch toán khác nhau. Dù lựa chọn phương pháp nào thì đến cuối tháng phải ghi hoặc điều chỉnh theo giá thực tế. - Việc ghi chép nguyên vật liệu trong quá trình hạch toán phải thực hiện từng kho, từng loại, tứng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu. - Nguyên vật liệu xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng hay cho thuê phải được theo dõi về mặt hiện vật và giá trị trên sổ kế toán theo từng nơi sử dụng và người chịu trách nhiệm vật chất, đối với các loại nguyên vật liệu có giá trị lớn, quý hiếm phải có thể thức bảo quản, lưu trữ đặc biệt. 1c. Phương pháp hạch toán. a. Các nghiệp vụ làm tăng nguyên vật liệu (1). Nhập kho nguyên vật liệu từ mua ngoài. * Hàng về cùng hoá đơn Nợ TK:152 Giá mua chưa thuế + chi phí l.quan Nợ TK: 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK: 111,112,331,…Tổng giá thanh toán SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên - Hàng thừa so với hoá đơn. + Nhập kho toàn bộ. Nợ TK: 152 Giá mua t.tế toàn bộ NVL nhập kho Nợ TK: 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK: 331 Giá trị thanh toán theo HĐ Có TK: 338(3381) Giá tri hàng thừa không thuế Xử lý: Nợ TK: 338(3381) Giá trị hàng thừa đã xử lý Nợ TK: 133(1331)Thuế GTGT của hàng thừa (nếu mua lại) Có TK: 152 Giá trị hàng thừa (nếu trả lại) Có TK: 331 Tổng giá thanh toán (nếu mua lại) Có TK: 711 Thừa không rỏ nguyên nhân + Nhập theo HĐ. a/ Nợ TK: 002 Phần thừa có thuế b/ Nợ TK:152 Giá trị ghi trên HĐ Nợ TK: 133 Thuế GTGT tương ứng Có TK: 111,112,331,…Tổng giá thanh toán trên HĐ Xử lý: Ghi: Và: Có TK: 002 Phần thừa có thuế Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu thừa Nợ TK: 133 Thuế GTGT hàng thừa (nếu mua lại) Có TK:331 Tổng giá thanh toán số háng thừa (mua lại) Có TK: 711 Thừa không rỏ nguyên nhân - Hàng thiếu so với HĐ. Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu thực nhập không thuế Nợ TK: 138(1381) Giá trị vật liệu thiếu không thuế Nợ TK: 133 Thuế GTGT theo HĐ Có TK: 331 Tổng giá thanh toán theo HĐ SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 15 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên ‫ﻫ‬Người bán chịu trách nhiệm. Nợ TK: 152 Giao tiếp lượng hàng thiếu Nợ TK: 111,112,331,… Hoàn trả bằng các phương thức Có TK: 138(1381) Giá trị vật liệu thiếu Có TK: 133 Thuế GTGT của hàng thiếu ‫ﻫ‬Người bán không chịu trách nhiệm. Nợ TK: 138(1388),334 Cá nhân phải bồi thường Nợ TK: 632 Thiếu không rỏ nguyên nhân Có TK: 133 Thuế GTGT của hàng thiếu Có TK: 138(1381) Giá trị vật liệu thiếu đã xử lý * Hàng về trước HĐ. Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu nhập kho Có TK: 331 Tổng giá thanh toán tạm tính Khi HĐ về kế toán điều chỉnh: BT1 Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu trên HĐ Nợ TK: 133 Thuế GTGT Có TK: 331 Tổng giá thanh toán BT2 Nợ TK: 331 Tổng giá thanh toán tạm tính Có TK: 152 Giá trị vật liệu tam tính *Hàng về sau HĐ. Nợ TK: 151 Giá trị vật liệu theo HĐ không thuế Nợ TK: 133 Thuế GTGT ` Có TK: 111,112,331,… Tổng giá thanh toán (2) Tăng do tự sản xuất, gia công chế biến. Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu nhập kho Có TK: 154 Giá thành công xưởng (3) Tăng do phát hiện thừa qua kiểm kê. Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu thừa Có TK: 632 Thừa trong định mức Có TK: 338(3381) Thừa không rỏ nguyên nhân SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 16 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên (4) Tăng do nhận cấp phát, nhận góp vốn. Nợ TK: 151,152 Giá trị vật liệu nhận Có TK: 411 Giá trị vốn góp (5) Tăng do nhận viện trợ, biếu tặng. Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu nhập kho Có TK: 711 Theo giá thị trường (6) Tăng do thu hồi vốn góp. Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu thu hồi Có TK: 222,228,128,.. Giá trị vốn góp giảm (7) Tăng do đánh giá lại. Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu chêch lệch tăng Có TK: 412 Giá trị chênh lệch (8)Tăng do vl sd cho XDCB, sửa chữa TSCĐ không hết về nhập kho. Nợ TK: 152 Giá trị vật liệu thừa Có TK: 241 Giá trị vật liệu thừa b. Các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu. (1) Xuất phục vụ cho sản xuất kinh doanh Nợ TK: 621 Dùng cho chế tạo sản phẩm Nợ TK: 627 Dùng chung cho Px Nợ TK: 614 Phục vụ cho BH Nợ TK: 642 Dùng cho QLPX Có TK: 152 Giá trị vật liệu xuất dung (2) Xuất góp vốn liên doanh liên kết. Nợ TK: 128,222,228,..Giá trị vồn góp Nợ TK:811 C.lệch gtrị được ghi nhận nhỏ hơn giá trị ghi sổ Có TK: 152 Giá trị vật liệu xuất kho Có TK:711 C.lệch gtrị đươc ghi nhận lớn hơn gtrị xk SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 17 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên (3) Xuất bán, gia công chế biến. Nợ TK: 157 Giá trị vật liệu gữi bán Nợ TK: 632 Bán trực tiếp Nợ TK: 154 Gia công chế biến Có TK: 152 Giá trị vật liệu xuất kho (4) Giảm do đánh giá lại, do hoàn trả vốn góp. Nợ TK: 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại Nợ TK: 411 Hoàn trả vốn góp cho các bên Có TK: 152 Giá trị vật liệu giảm (5)Giảm do các trường hợp khác. Nợ TK: 138(1388) Cho vay tạm thời Nợ TK: 136(1368) Cho vay nội bộ Nợ TK: 241 Xuất cho XDCB, sửa chữa TSCĐ Nợ TK: 632 Trả lương, thưởng, thiếu trong định mức Có TK: 152 Giá trị vật liệu giảm SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 18 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TK111,112,331 GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên TK152 Mua NVL nhập kho TK133 TK621,627,641,642 Xuất kho SXSP,PX, QLDN,BPBH TK214 Xuất kho XDCB hoặc sữa chữa TSCĐ TK151 Mua NVL còn đi đường về nhập kho TK157, 632 Gửi bán, bán trực tiếp TK154 TK154 Nhập kho NVL gia công, chế biến Xuất kho tự gia công, chế biến hay thuê gia công, chế biến TK128,222,228 Nhập kho NVL nhận góp vốn liên doanh liên kết TK338,(3381),632 NVL phát hiện thừa khi kiểm kê TK128,222,228 Xuất tham gia góp vốn liên doanh liên kết TK138(1381) NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê TK411 TK411 Nhận cấp phát, nhận vốn góp của Các thành viên TK412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Hoàn trả vốn góp bằng NVL của các thành viên TK412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK214 TK136(1368),138(1388) Vật liệu sử dụng cho XDCB hoặc Xuất cho vay tạm thời hay nội bộ sữa chữa TSCĐ vay tạm thời TK711 Nhận viện trợ, biếu tặng SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 19 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Phạm Thị Xuân Thuyên 2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: a. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 151 – hàng mua đang đi đường TK 151 - Kết chuyển giá trị thực - Kết chuyển giá trị thực tế của tế của vật tư đã mua đang của vật tư đã mua đang đi đường cuối kỳ đi trên đường đầu kỳ - Giá trị vật tư đã mua vẫn còn đang đi trên đường lúc cuối kỳ - Tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu Kết cấu và nội dung phản ánh: TK 152 - Kết chuyển giá trị thực tế - Kết chuyển giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ của NVL tồn kho đầu kỳ - Giá trị của NVL tồn kho cuối kỳ SVTH : Hồ Xuân Viên - Lớp 07K2 Trang 20