Tài liệu Chuong 2 quan tri thong tin & thoi gian [compatibility mode]

CHAPTER 2 MANAGEMENT OF INFORMATION & TIME PERIODS FOR LECTURE: 3 (HOME STUDY: 6) 18 September 2017 1 CHÖÔNG 2 QUAÛN TRÒ THOÂNG TIN & THÔØI GIAN 18 September 2017 SỐ TIẾT GIẢNG: 3 2 LECTURE CONTENT ■ General information systems ■ Processing documents received ■ Processing document sent ■ Records Management ■ Manage seal ■ Time Management 18 September 2017 3 NỘI DUNG BÀI GIẢNG ■ Tổng quát hệ thống thông tin ■ Xử lý văn thư đến ■ Xử lý văn thư đi ■ Quản lý hồ sơ ■ Quản lý con dấu ■ Quản trị thời gian 18 September 2017 4 1. GENERAL INFORMATION SYSTEMS 1.1. THE CONCEPT OF INFORMATION ■ Information is transmitted signals, information about events, activities & will happen to many people know. 18 September 2017 5 1. TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1. KHÁI NIỆM THÔNG TIN ■ Thông tin là sự truyền tín hiệu, tin tức về sự kiện, hoạt động đã, đang, sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết. 18 September 2017 6 1.2. THE CONCEPT OF INFORMATION MANAGEMENT ■ Plan, organize, store and check that information systems serve the most effective management. 18 September 2017 7 1.2. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THÔNG TIN ■ Hoạch định, tổ chức, lưu giữ và kiểm tra sao cho hệ thống thông tin phục vụ công việc quản lý hiệu quả nhất. 18 September 2017 8 1.3. CHARACTERISTICS OF INFORMATION (1) ■ Invisible quantities, can not see, hold. ■ People only know the "information carriers": documents, drawings, electronic means… ■ Only valid when used, popular ■ As a result of synthesis, analysis & evaluation of the available data. 18 September 2017 9 1.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (1) ■ Thông tin là đại lượng vô hình, không nhìn thấy, cầm nắm được. ■ Con người chỉ nắm được “vật mang tin”: tài liệu, hình vẽ, phương tiện điện tử .v.v. ■ Chỉ có giá trị khi được sử dụng, phổ biến ■ Thông tin là kết quả tổng hợp, phân tích, đánh giá dữ liệu có sẵn. 18 September 2017 10 1.3. CHARACTERISTICS OF INFORMATION (2) ■ Information is data that has been processed ■ Data is the basis of information ■ Data - input; Information – output ■ Data is recorded event data from the results of the study, survey, exploration, collection ... 18 September 2017 11 1.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (2) ■ Thông tin là dữ liệu đã được xử lý ■ Dữ liệu là cơ sở của thông tin ■ Dữ liệu - đầu vào; thông tin - đầu ra ■ Dữ liệu là sự kiện, số liệu được ghi lại từ kết quả của nghiên cứu, khảo sát, thăm dò, sưu tầm… 18 September 2017 12 1.4. THE NATURE OF THE INFORMATION ■ Difficult to exist as separate physical racks ■ Information products, intangible assets (intellectual labor of results: collecting, processing) ■ Can be bought, sold, exchanged, accumulated, stored, establish property rights (patents, recognition, etc.) ■ Do not run out, the more use, the more common...... 18 September 2017 13 1.4. TÍNH CHẤT CỦA THÔNG TIN ■ Khó tồn tại khi tách rời giá đỡ vật chất ■ Là sản phẩm, tài sản vô hình (kết quả của lao động trí tuệ: thu thập, xử lý) ■ Có thể được mua bán, trao đổi, tích lũy, lưu trữ, xác lập quyền sở hữu (bằng sáng chế, công nhận…) ■ Không cạn kiệt, càng sử dụng, càng phổ biến 18 September 2017 14 1.5. THE ROLE OF INFORMATION ■ Vehicles management: unified operation of the organization. ■ Facility issued management decisions. ■ Tools of administrators in: ● Develop programs and plans ● Management of resources ● Direct and operating instructions, inspection. 18 September 2017 15 1.5. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN ■ Phương tiện quản lý: thống nhất hoạt động của tổ chức. ■ Cơ sở ban hành quyết định quản lý. ■ Công cụ của nhà quản trị trong: ● Xây dựng chương trình, kế hoạch ● Quản lý các nguồn lực ● Chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra. 18 September 2017 16 1.6. CLASSIFIED INFORMATION (1) ■ Levels of management: Top-down, bottom-up, crossover information. ■ Field of activity: Political, economic, legal, socio - cultural, scientific - technical, security - defense ... ■ Legal nature: Officially, unofficial. ■ Forms of communication: Written, oral, picture ■ Communicative nature: Continuous, discrete. 18 September 2017 17 1.6. PHÂN LOẠI THÔNG TIN (1) ■ Cấp quản lý: Từ trên xuống, từ dưới lên, thông tin chéo. ■ Lĩnh vực hoạt động: Chính trị, kinh tế, pháp luật, văn hóa - xã hội, khoa học - kỹ thuật, an ninh - quốc phòng … ■ Tính chất pháp lý: Chính thức, không chính thức. ■ Hình thức truyền tin: Văn bản, lời nói, hình ảnh ■ Tính chất truyền tin: Liên tục, rời rạc 18 September 2017 18 1.6. CLASSIFIED INFORMATION (2) ■ Time: Past, present, future ■ Requirements management: strategy & administration. ■ Information objects: Mass individuals ■ Content processing levels: Level one (arising directly), secondary (general information) ■ Quality: Good (useful, timely, accurate, comprehensive), not good (not useful) 18 September 2017 19 1.6. PHÂN LOẠI THÔNG TIN (2) ■ Thời gian: Quá khứ, hiện tại, tương lai ■ Yêu cầu quản lý: Chiến lược, điều hành. ■ Đối tượng thông tin: Đại chúng, cá nhân ■ Mức độ xử lý nội dung: Cấp một (phát sinh trực tiếp), cấp hai (tổng hợp thông tin cấp một) ■ Chất lượng: Tốt (hữu ích, kịp thời, chính xác, đầy đủ), không tốt (không hữu ích) 18 September 2017 20