Tài liệu Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh quảng ngãi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VÕ THỊ THANH CHÂU XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH THUỘC TỈNH QUẢNG NGÃI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS Vũ Thị Phụng Hà Nội, 2017 MỤC LỤC Trang BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 3 PHẦN MỞ ĐẦU 5 1. Lý do chọn đề tài 5 2. Mục tiêu của đề tài 7 3. Phương pháp nghiên cứu 7 4. Đối tượng, giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài 8 5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 9 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 7. Nguồn tài liệu tham khảo 13 8. Đóng góp của đề tài 15 9. Bố cục của đề tài 16 PHẦN NỘI DUNG 17 CHƢƠNG 1. HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP, 17 NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1. Các khái niệm và thuật ngữ về hồ sơ điện tử 17 1.2. Các yêu cầu của hồ sơ điện tử 25 1.3. Đặc điểm của hồ sơ điện tử 26 1.4. Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 26 1.5. Ý nghĩa của lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 27 1.6. Trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 28 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 29 CHƢƠNG 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG LẬP, NỘP LƢU 30 HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI 2.1. Khảo sát các quy định, hướng dẫn hiện hành liên quan đến lập, 30 nộp lưu hồ sơ điện tử 2.1.1. Các quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 30 2.1.2. Nhận xét, đánh giá 37 1 2.2. Khảo sát gián tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các 39 sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi 2.2.1. Kết quả khảo sát 39 2.2.2. Nhận xét, đánh giá 45 2.3. Khảo sát trực tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các 48 sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi 2.3.1. Kết quả khảo sát 48 2.3.2. Nhận xét, đánh giá 62 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 66 CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY 67 TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI 3.1. Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 67 3.1.1. Xây dựng quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 67 3.1.2. Phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy trình được 71 xây dựng 3.2. Các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp 81 lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.2.1. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ 81 điện tử 3.2.2. Hoàn thiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong Phần 88 mềm eOffice 3.2.3. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 92 3.2.4. Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập, nộp lưu hồ 93 sơ điện tử TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 93 PHẦN KẾT LUẬN 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC 2 97 104/01 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Các từ, cụm từ, văn bản A. Chữ viết tắt Các từ, cụm từ Ban, phòng Cơ quan, đơn vị chuyên môn của cơ quan Chuyên viên, các chức danh chuyên môn, Cá nhân chức danh nghề nghiệp CCVC Công chức, viên chức ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế ISO International Standards Organization LTCQ Lưu trữ cơ quan PMQLVB-ĐH Phần mềm quản lý văn bản và điều hành PMQLTLLT Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam Trường ĐHKHXH&NV Hà Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Nội văn Hà Nội UBND Ủy ban nhân dân VTCQ Văn thư cơ quan B. Chữ viết tắt Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 BNV ngày 22/11/2012 của Hướng dẫn Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ Thông tư số 07/2012/TTBộ Nội vụ Các văn bản Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan số 822/HD- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày VTLTNN ngày 26/8/2015 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà 3 của Cục Văn thư và Lưu trữ nước về quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ nhà nước trong môi trường mạng Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày Công văn số 1036/BTTTT- 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền THH ngày 10/4/2015 của Bộ thông về hướng dẫn yêu cầu cơ bản về chức Thông tin và Truyền thông năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành 4 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời đại ngày nay, chúng ta không thể phủ nhận mức độ phổ biến ngày càng tăng của việc sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng. Sự phổ biến ấy không phải là ngẫu nhiên hay chỉ đơn giản là sự kéo theo không mục đích của thành tựu phát triển khoa học công nghệ. Trên thực tế, tài liệu điện tử với những ưu điểm phục vụ hoạt động quản lý rất hiệu quả, chính là lý do loại tài liệu này được sản sinh và sử dụng ngày càng nhiều. Ở Việt Nam, những vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử bước đầu được đặt ra để tìm hiểu, nghiên cứu từ những năm 90 của thế kỷ 20. Năm 1997, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội nghị khoa học với chủ đề “Lưu trữ tài liệu điện tử”. Hội nghị này là bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam về việc thừa nhận và khẳng định sự hình thành một loại hình tài liệu mới, khởi đầu cho các vấn đề liên quan đến tìm hiểu, nghiên cứu, ứng dụng tài liệu điện tử ở tất cả các cấp, các ngành. Ngày nay, có thể nói, tại Việt Nam tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn. Chính vì vậy, các vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề lập, nộp lưu hồ sơ điện tử đang là thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng. Nếu như tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì tài liệu điện tử thông tin lại được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích. Đối với tỉnh Quảng Ngãi, cùng với quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, tài liệu điện tử phát sinh trong quá trình hoạt động của các cấp, các ngành, các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi hiện có số lượng rất lớn. Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu điện tử và việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ của các 5 cấp, các ngành, các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi chưa thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu; do đó việc nộp lưu hồ sơ điện tử của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi chưa thực hiện được. Vì vậy tỉnh Quảng Ngãi cần phải đẩy nhanh, đẩy mạnh việc tổ chức lập, nộp lưu hồ sơ điện tử để đáp ứng yêu cầu quản lý loại hình tài liệu mới nhất hiện nay. Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đã ban hành các quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011, Chương 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tuy nhiên, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở tỉnh Quảng Ngãi chưa xây dựng được quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử để tham mưu UBND tỉnh tổ chức thực hiện vấn đề này trên địa bàn tỉnh. Đây đang là yêu cầu cấp bách đặt ra đối với Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi. Cho đến nay, hệ thống các văn bản của tỉnh Quảng Ngãi quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử rất ít và chưa đáp ứng yêu cầu. Bên cạnh đó, trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cấp, các ngành, các cơ quan trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi còn hạn chế nên không thể tham mưu để tổ chức thực hiện tại cơ quan mình. Vì vậy, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cần sớm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công nghệ thông tin; để tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi ban hành các quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; đồng thời ban hành văn bản hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cụ thể, chi tiết để việc thực hiện trên địa bàn tỉnh thuận lợi, thống nhất, đúng quy định. Vậy Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi sẽ thực hiện nhiệm vụ này như thế nào ? Đây là câu hỏi mà chúng tôi rất quan tâm, trăn trở trong thời điểm này. Chính vì những lý do này nên chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Xây dựng quy trình và phương 6 pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học. 2. Mục tiêu của đề tài Với lý do nêu trên, chúng tôi thực hiện đề tài này nhằm tới mục tiêu: Thứ nhất, khảo sát, đánh giá chính xác thực trạng việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; từ đó chỉ những hạn chế và đưa ra các yêu cầu, giải pháp khắc phục đối với việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Thứ hai, xây dựng quy trình và phương pháp để làm cơ sở hướng dẫn các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ, đồng thời tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi chỉ đạo, ban hành các quy định về việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Thứ ba, đề xuất các biện pháp để tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi. 3. Phƣơng pháp nghiên cứu Những phương pháp mà chúng tôi sử dụng trong đề tài này dựa trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học thể hiện ở ba nguyên tắc: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Đồng thời trong quá trình nghiên cứu chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu khác: phương pháp hệ thống và phân tích, phương pháp khảo sát gián tiếp và trực tiếp; phương pháp so sánh. - Phương pháp hệ thống và phân tích: Phương pháp hệ thống và phân tích được chúng tôi sử dụng để tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu thông qua các văn bản, sách, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết tham luận tại các hội nghị khoa học; tìm hiểu một cách khái quát về mức độ hoàn chỉnh của vấn đề được đưa ra giải quyết; phân loại tài liệu đã thu thập thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội dung của đề tài. Sau đó, chúng tôi nghiên cứu, phân tích và đưa ra những quan điểm, lập luận về những khía cạnh mà đề tài hướng tới. - Phương pháp khảo sát gián tiếp và trực tiếp: Phương pháp khảo sát gián tiếp và trực tiếp được chúng tôi sử dụng để thu thập thông tin về thực 7 trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ, nhằm làm cơ sở phục vụ trực tiếp cho nội dung của đề tài. Sử dụng phương pháp này, chúng tôi đã tiến hành khảo sát thông qua các biểu mẫu phiếu khảo sát; nghiên cứu quy định hiện hành; khảo sát trực tiếp thực tế về lập, nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ tại của một số sở, ngành và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi; trao đổi trực tiếp với các đối tượng là công chức, viên chức làm công việc liên quan tới tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử. Trên cơ sở những thông tin thu thập được, chúng tôi phân tích, đánh giá để từ đó có cách nhìn đầy đủ hơn về vấn đề nghiên cứu. - Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng để tìm ra những điểm khác biệt giữa tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu trữ điện tử cũng như sự khác nhau trong việc lập, nộp lưu hai loại hình tài liệu này. Trên cơ sở so sánh các ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về vấn đề này, chúng tôi đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn. 4. Đối tƣợng, giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử để áp dụng cho các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi. 4.2. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, chúng tôi tiến hành nghiên cứu vấn đề chung nhất về quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử từ năm 2005 đến năm 2016 của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi (kể từ khi Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 được ban hành). Bên cạnh đó, chúng tôi nghiên cứu mở rộng vấn đề này tại một số cơ quan Trung ương như là Văn phòng Chính phủ, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Ngân hàng Techcombank và Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, là những cơ quan, địa phương tiên phong đi đầu trong việc ứng dụng thông tin 8 vào quản lý tài liệu điện tử nhằm giúp chúng tôi có được cái nhìn khách quan nhất về thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ hiện nay. Phải khẳng định rằng các vấn đề liên quan đến tài liệu điện tử rất rộng cả về quy mô và vĩ mô; rất nhiều vấn đề về công nghệ, kỹ thuật, ứng dụng, nghiệp vụ, bảo mật… đan xen lẫn nhau vẫn còn đang trong quá trình nghiên cứu. Đặc biệt, vấn đề về công nghệ luôn luôn thay đổi với tốc độ “vũ bão” theo hướng phát triển vừa mang lại những thành quả to lớn nhưng cũng đòi hỏi sự thay đổi kịp thời của các đối tượng liên quan. Tuy nhiên, là người làm công tác quản lý về lưu trữ, nên lượng kiến thức, kinh nghiệm, thời gian nghiên cứu về tài liệu điện tử phục vụ cho đề tài này có hạn; vì vậy để nghiên cứu tất cả các vấn đề liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử là không thể. Vì vậy trong đề tài này, từ góc độ quản lý về lưu trữ, chúng tôi tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ theo nguyên tắc: tuân thủ các quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền; các yêu cầu thực hiện phải phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh Quảng Ngãi; có tính đến yếu tố công nghệ thay đổi thì vẫn đảm bảo tính kế thừa và mở rộng khi xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể hơn là tài liệu lưu trữ điện tử trong các LTCQ. 5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi phải thực hiện một số nhiệm vụ sau đây: - Nghiên cứu, đánh giá các quy định của nhà nước về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi. - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của một số cơ quan Trung ương; một số tỉnh, thành phố. 9 Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, đánh giá trên; chúng tôi xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi. 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để có thể tiếp cận, kế thừa những kết quả nghiên cứu về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các nhà nghiên cứu và đồng nghiệp trước đây, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu: các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử đang áp dụng tại một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố (qua các kỷ yếu hội thảo về tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức từ năm 2005 đến nay); các đề tài khoa học cấp bộ, ngành; các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (đang lưu trữ tại Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội); các bài viết đăng trên tạp chí ngành; các quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền liên quan đến quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Có thể nói, nghiên cứu về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn. Đây là vấn đề mới nên cho đến nay, số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn đề này còn rất hạn chế so với số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về các nội dung khác của tài liệu điện tử. Thứ nhất, các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức. Cụ thể: - Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Hà Nội, ngày 9-10/11 năm 2005; ví dụ: + “Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử” của KS. Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin của cơ quan Đảng. Nội dung bài viết đề cập đến khái niệm tài liệu điện tử và đề xuất một số vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử. 10 + “Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS, TS Vũ Duy Lợi. Nội dung báo cáo trình bày khái quát thực trạng quản lý tài liệu điện tử của một số cơ quan, tổ chức ở Việt Nam; trình bày một số giải pháp công nghệ thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên thế giới và đề xuất việc lựa chọn công nghệ, mô hình triển khai ứng dụng phù hợp trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam. - Các báo cáo tham luận trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức của Việt Nam” tháng 9/2016. Nội dung của các báo cáo tập trung trao đổi, phân tích cụ thể về thực trạng, giải pháp về lập hồ sơ điện tử tại Việt Nam trong những năm gần đây. Ví dụ: + “Tổ chức lập - quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề về lý thuyết và thực tế cần giải quyết”của Nhà báo Nguyễn Văn Kết. Nội dung báo cáo trình bày khái quát thực trạng về quy định và thực tế lập hồ sơ điện tử của một số cơ quan, tổ chức ở Việt Nam; trình bày một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ điện tử như: tận dụng nội dung đăng ký quản lý văn bản để xác lập Mục lục văn bản của hồ sơ điện tử; áp dụng mã số, mã vạch cho lập và khai thác yếu tố Mã hồ sơ. + “Quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện tử - cơ sở của việc lập hồ sơ điện tử trong các cơ quan, tổ chức”của TS. Chu Thị Hậu và Ths. Nguyễn Ngọc Linh Trường Đại học Nội vụ, Hà Nội. Nội dung báo cáo trình bày khái quát thực trạng quy định hiện hành về quản lý tài liệu điện tử và những vấn đề còn tồn tại trong các văn bản pháp luật về quản lý tài liệu điện tử; đồng thời trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện, bổ sung các quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam. - Các đề tài khoa học của các nhà quản lý cấp bộ, ngành; ví dụ: + Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” của Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2008 do TS. Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm. Đây là một đề tài nghiên cứu có phạm vi đề cập tương đối nhiều khía cạnh của vấn đề quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước. 11 + Đề tài khoa học cấp bộ “Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử” do ThS. Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm, năm 2009. Nội dung của đề đã nghiên cứu, đánh giá thực trạng việc hình thành và quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, qua đó xây dựng cơ sở khoa học, yêu cầu và các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam. + Đề tài khoa học cấp ban đảng “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” của Vũ Hồng Mây, năm 2010. Nội dung đề tài là nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử và đề xuất giải pháp quản lý tài liệu điện tử. Thứ hai, các đề tài luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng1; ví dụ: đề tài luận văn thạc sĩ khoa học “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2014; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh, năm 2012. Nội dung các luận văn này nghiên cứu về quản lý văn bản điện tử và áp dụng các tiêu chuẩn ISO vào quản lý tài liệu điện tử. Thứ ba, việc nghiên cứu về tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử cũng đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Ví dụ: bài viết: “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử” của Cảnh Đương - Đức Mạnh, số 8/2008; “Văn bản điện tử hay số hóa với hồ sơ công việc trên mạng diện rộng” của Nguyễn Phương Nam, số 6/2011; “Eofiice và một số ứng dụng trong công tác văn thư” của Nguyễn Thị Kim Bình - Lê Thị Thuận, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội, số 6/2011; “Lập hồ sơ điện tử - xu hướng có tính tất yếu trong công tác văn thư” của Đỗ Văn Học, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn 1 Đang lưu trữ tại Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội 12 Hà Nội, số 12/2013; “Quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý luận cần nghiên cứu” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, số 01/2017. Nội dung các bài viết này phân tích, trao đổi dưới góc độ lý luận và thực tiễn các vấn đề liên quan đến tạo lập, quản lý tài liệu điện tử. Qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy các đề tài khoa học, các báo cáo khoa học, các bài viết chuyên đề đã tiếp cập tới rất nhiều khía cạnh của vấn đề lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong vài năm gần đây. Nhưng cán bộ văn thư, lưu trữ các cơ quan sẽ bắt đầu làm gì, thực hiện như thế nào, tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan những vấn đề gì để thực hiện việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vừa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; vừa đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và có khả năng truy cập thì chưa có đề tài, bài viết nào tập hợp/hệ thống những tiêu chuẩn, phương pháp cụ thể. Đây là vấn đề được đặt ra và giải quyết một phần trong luận văn của chúng tôi. 7. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã lựa chọn và sử dụng các nguồn tư liệu và tài liệu phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại. Cụ thể: - Để trang bị kiến thức lý luận chung về vấn đề nghiên cứu, chúng tôi đã tìm đọc các sách, giáo trình liên quan về văn thư, lưu trữ, tài liệu điện tử chính thống của Đại học Quốc gia Hà Nội và một số trường đại học khác có đào tạo Ngành Lưu trữ học. - Để tiếp cận nguồn tư liệu về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước và các quy định của quốc tế về công tác văn thư, lưu trữ; chúng tôi đã nghiên cứu: các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay; các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, hướng dẫn về tài liệu điện tử từ năm 2005 đến nay; các bộ tiêu chuẩn Việt Nam liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu 13 trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đối tượng được chọn để khảo sát trong quá trình làm luận văn… đây là những căn cứ để chúng tôi xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cho các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi”. - Đồng thời, chúng tôi đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin như: các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sỹ về các vấn đề có liên quan được chúng tôi tham khảo từ Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội; các báo cáo tham luận, các bài viết liên quan đến tài liệu điện tử, quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử được chúng tôi tham khảo từ các Kỷ yếu hội nghị chuyên đề do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam. Đây chính là các kết quả nghiên cứu, các quan điểm hoặc ý kiến trao đổi của các chuyên gia, các nhà chuyên môn về tài liệu điện tử, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Những nguồn tư liệu này đã cung cấp cho chúng tôi những kiến thức hữu ích về lý luận và thực tiễn, giúp chúng tôi hoàn thiện được luận văn này. - Để có cơ sở thực tế, chúng tôi đã khảo sát theo phương pháp trực tiếp và gián tiếp tại các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi; đồng thời trao đổi trực tiếp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Đà Nẵng. 8. Đóng góp của đề tài Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài tốt sẽ là cơ sở để giúp UBND tỉnh Quảng Ngãi, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi và Sở Thông tin - Truyền thông, nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của tỉnh trong thời gian qua; đồng thời có cơ sở giúp UBND tỉnh ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử thông qua các đề xuất, quy trình, phương pháp được chúng tôi nêu ở Chương III của đề tài. Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ đưa ra “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”; giúp Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi phối hợp với Công ty An ninh mạng Bkav điều chỉnh, nâng 14 cấp Phần mềm eOffice hợp lý; qua đó sẽ định hướng để các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi tổ chức thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ thống nhất, đúng quy định; giúp Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi định hướng các nguồn, thành phần hồ sơ điện tử sẽ thu thập. Đặc biệt, những kết quả đạt được của đề tài còn giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố) tham khảo và vận dụng. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần nói đầu, phần kết luận và phần phụ lục, phần nội dung luận văn được chia làm các phần chính như sau: Chƣơng 1. Hồ sơ điện tử và trách nhiệm lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử Ở chương này, chúng tôi khái quát lại những vấn đề lý luận liên quan đến tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử như: khái niệm, giải thích thuật ngữ, yêu cầu, đặc điểm; quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ. Chƣơng 2. Khảo sát thực trạng lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi Trên cơ sở lý thuyết ở Chương 1, chúng tôi tiến hành khảo sát thực tế thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tiến hành khảo sát thêm một phần thực trạng hiện nay của một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố đi đầu về ứng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành để có cơ sở cho các nhận xét, đánh giá về hiệu quả và hạn chế trong việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử hiện nay; nêu ra các nguyên nhân và giải pháp khắc phục những hạn chế, trong đó có việc xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”. Chƣơng 3. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình, phƣơng pháp lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi Từ kết quả khảo sát ở Chương 2, chúng tôi tiến hành xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử phù hợp với điều kiện thực tế 15 của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; đồng thời chúng tôi cũng tiến hành xây dựng các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp này cho các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi. Những quan điểm, vấn đề được chúng tôi nêu ra trong luận văn này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy, cô cùng các bạn để hoàn thiện hơn “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”. Trong quá trình triển khai đề tài, chúng tôi đã gặp phải nhiều khó khăn. Nhưng được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía cán bộ, công chức, viên chức của một số sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà nẵng; quý thầy, cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng, chúng tôi đã hoàn thành được đề tài luận văn này. Nhân đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó./. Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2017 Học viên Võ Thị Thanh Châu 16 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1. Các khái niệm và thuật ngữ về hồ sơ điện tử Vấn đề khái niệm là một trong những vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt lý lý luận cần được nghiên cứu và giải quyết. Theo khảo sát của chúng tôi, hiện nay trong các văn bản pháp lý hiện hành, diễn đàn khoa học có rất nhiều khái niệm liên quan đến hồ sơ điện tử, nhưng cách sử dụng, cách giải thích chưa thống nhất. Do vậy, để có cơ sở khoa học tiến hành nghiên cứu đề tài, đồng thời hiểu rõ cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu, chúng tôi sử dụng các khái niệm, giải thích thuật ngữ được ghi trong văn bản luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu. Đối với các khái niệm, giải thích thuật ngữ chưa được xác định trong văn bản luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu; chúng tôi sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, các từ điển tra cứu chuyên ngành và kế thừa từ các kết quả nghiên cứu của các đề án và luận văn liên quan để xác định. 1.1.1. Tài liệu Tài liệu, văn bản là những khái niệm quan trọng nhất trong công tác văn thư, lưu trữ và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật liệu nhất định. Tài liệu có thể là văn bản, có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác. Dưới góc độ pháp lý, theo quy định tại Khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu 17 điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”. Trong khuôn khổ luận văn, chúng tôi sử dụng giải thích này của Luật Lưu trữ. 1.1.2. Tài liệu điện tử Do tính chất phức tạp liên quan tới yếu tố công nghệ nên khái niệm về tài liệu điện tử hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận trên các diễn đàn nghiên cứu trong nước . Bên cạnh đó, trong các văn bản pháp lý hiện hành chưa giải nghĩa thuật ngữ này nên rất nhiều cơ quan, nhiều cán bộ chuyên môn bị lúng túng, vướng mắc khi thực hiện. Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy tại Việt Nam hiện nay xuất hiện nhiều quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử, từ khái quát đến cụ thể. Song, có thể tổng hợp thành hai cách hiểu sau đây: 1) “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)”.2 2) “Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc được nhờ máy quét. Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện được những loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử. Khái niệm đó phải bao quát được toàn bộ vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy”.3 Riêng trong đề tài này, chúng tôi sử dụng cách hiểu thứ nhất là: “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hoá (digitalised)”. 2 Vũ Hồng Mây (năm 2010): Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, đề tài khoa học cấp Ban Đảng [29, tr.26]. 3 Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008): Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8 [10, tr.9]. 18 1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.” (Khoản 1, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13). “Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.” (Khoản 2, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13). Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử, cần chú ý thêm các thuật ngữ liên quan như: - Thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.” (Khoản 12, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11). - Phương tiện điện tử: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.” (Khoản 10, Điều 1 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11). - Dữ liệu: “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự.” (Khoản 5, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11). - Dữ liệu thông tin đầu vào: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.” (Khoản 3, Điều 2 Nghị định số 01/2013/CP-NĐ). - Dữ liệu đặc tả (Metadata): “Dữ liệu đặc tả (Metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.” (Khoản 3, Điều 3 Nghị định số 19