Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán xác định doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần việt com

Đồ án tốt nghiệp i Học viện Tài chính LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thùy Linh Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp ii Học viện Tài chính LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán xác định doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần Việt Com”, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiê ̣t tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo Công ty cổ phần Việt Com, kế toán trưởng cùng các anh chị trong phòng kế toán. Với tấm lòng biết ơn vô cùng sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Hoàng Hải Xanh đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Em thật sự cám ơn thầy rất nhiều, thầy đã luôn đồng hành và sát cánh bên cạnh em. Thầy đã luôn tận tình chỉ bảo, cung cấp cho em những kiến thức hết sức quý báu để em hoàn thành đồ án này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích thực sự tuyệt vời và sự giảng dạy nhiệt tình cùng với những bài giàng hết sức tuyệt với trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp.Em sẽ luôn khắc ghi công lao to lớn của các thầy cô trong học viện đã trang bị những kiến thức hết sức bổ ích làm hành trang cho bản thân sau khi tôt nghiệp. Khi thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị, ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cổ phần Việt Com đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên, khích lệ và ủng hộ em trong suốt quá trình học tập. Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơnn Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Sinh viên Nguyễn Thùy Linh Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp iii Học viện Tài chính MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN.................................................................................................i LỜI CẢM ƠN......................................................................................................ii MỤC LỤC...........................................................................................................iii DANH MỤC VIẾT TẮT..................................................................................vii LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1 CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG...................................................................3 1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán..........................3 1.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp........3 1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán...............................................3 1.1.1.2 Các thành phần của một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp......4 1.1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp...................................................................................................................4 1.1.2 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. 5 1.1.2.1 khái niệm, đặc điểm và yêu cầu của phần mềm kế toán .....................5 1.1.2.2 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán . 6 1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán............................................10 1.2 Nhận thức chung về kế toán xác định doanh thu bán hàng........................15 1.2.1 Những khái niệm cơ bản về kế toán xác định doanh thu bán hàng............. .................................................................................................................15 1.2.2 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ xác định doanh thu bán hàng.......................15 1.2.3 Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định doanh thu................................16 1.2.4 Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng..............................16 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp iv Học viện Tài chính 1.2.5 Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán.........................................17 .............................................................................................................................18 1.2.6 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng....................................22 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Việt Com....................................27 2.1.1. Giới thiệu khái quát về công ty...............................................................27 2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty..........................................27 2.1.3 Định hướng phát triển công ty................................................................28 2.1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.............................................29 2.2.1. Đặc điểm quản lý hàng bán, quá trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Việt Com: .................................................................................................................32 2.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty.......................................................33 2.2.3. Hình thức kế toán....................................................................................38 2.2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ..............................................................40 2.2.5. Quy trình hạch toán kế toán......................................................................43 2.2.6 Hệ thống sổ kế toán.................................................................................44 2.2. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty và huớng khắc phục.....................................................................................................................45 2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất..............................................45 2.3.2. Tài khoản sử dụng...................................................................................45 2.3.3. Các chứng từ sử dụng..............................................................................46 2.3.4. Tổ chức bộ sổ kế toán.............................................................................46 2.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán...........................................................47 2.3.6. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin:...............................................48 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT COM.........................49 3.1. Phân tích hệ thống......................................................................................49 3.1.1. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán........................................................49 3.1.1.1. Xác định các yêu cầu cơ bản..................................................................49 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp v Học viện Tài chính 3.1.1.2. Mô tả bài toán.........................................................................................49 3.1.2. Sơ đồ ngữ cảnh........................................................................................51 3.1.3. Biểu đồ phân cấp chức năng...................................................................52 3.1.4. Ma trận thực thể chức năng.....................................................................54 3.1.5. Phân tích mô hình khái niệm logic..........................................................56 3.1.6. Mô hình khái niệm dữ liệu......................................................................60 3.1.7Mô hình khái niệm dữ liệu E-R................................................................64 3.1.7. Chuyển mô hình E - R sang mô hình quan hệ.........................................65 3.1.8. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý....................................................................68 3.2. Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty...................72 3.2.1. Hệ thống giao diện của hệ thống.............................................................73 3.2.2. Một số form chính...................................................................................75 3.2.3. Các báo cáo chính...................................................................................81 PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................87 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp vi Học viện Tài chính DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- sổ cái.................20 Hình 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung.................21 Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ................22 Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ.............23 Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính........................................ 24 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Việt Com..........27 Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.............................................................36 Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung........................ 40 Hình 2.4: Trình tự luân chuyển phiếu thu...........................................................43 Hình 2.5: Trình tự luân chuyển phiếu chi...........................................................44 Hình 2.8: Trình tự kế toán bán hàng tăng doanh thu......................................... 46 Hình 2.9: Trình tự kế toán giảm trừ doanh thu.................................................. 46 Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh................................................................................... 54 Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng.............................................................. 55 Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng............................................................ 58 Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp vii Học viện Tài chính DANH MỤC VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT CSDL CTGS GTGT HTTT KT TK TS HTL XK XN HBTL TÊN ĐẦY ĐỦ Cơ sở dữ liệu Chứng từ ghi sổ Giá trị gia tăng Hệ thống thông tin Kế toán Tài khoản Tài sản Hàng trả lại Xuất kho Xác nhận Hàng bán trả lại Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 1 Học viện Tài chính LỜI MỞ ĐẦU 1) Tính cấp thiết của đề tại nghiên cứu Ngày nay, thông tin được coi là một nhu cầu vô cùng thiết yếu trong đời sống xã hội, là công cụ để điều hành, quản lý, chỉ đạo của mỗi quốc gia, là phương tiện hữu hiệu để mở rộng giao lưu hiểu biết giữa các quốc gia, các dân tộc, là nguồn cung cấp tri thức mọi mặt cho công chúng và là nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội. Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Tin học hóa đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay. Qua thời gian nghiên cứu tại Công ty cổ phần Việt Com, em nhận thấy công ty chuyên cung cấp và kinh doanh các sản phẩm hóa chất sản xuất sơn cho nên việc quản lý kế toán doanh thu bán hàng có hiệu quả là rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến các kế hoạch, các chiến lược phát triển của công ty cũng như doanh thu, lợi nhuận của công ty. Hệ thống phần mềm doanh thu bán hàng mặc dù đã được tin học hoá nhưng do số lượng sản phẩm nhiều, ngày càng đa dạng và phong phú đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Vậy nên, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng” tại công ty cổ phần Việt Com Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 2 Học viện Tài chính 2) Mục đích của đề tài: - Được người sử dụng chấp nhận. - Cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác,kịp thời nhằm phục vụ hiệu quả công tác kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty. - Tận dụng tối đa nguồn tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán. 3) Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần Việt Com. 4) Phạm vi nghiên cứu đề tài: Việc phân tích và thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty một cách có hiệu quả. Nghiên cứu hệ thống kế toán kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro để thiết kế ứng dụng cho bài toán kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng đáp ứng thực trạng của Công ty. 5) Phương pháp nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu đề tài theo phương pháp duy vật biện chứng Thu thập thông tin thông qua phỏng vấn, ghi chép, trưng cầu ý kiến của các chuyên gia kế toán Phương pháp phân tích hệ thống thông tin. Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình Visual FoxPro để giải quyết bài toán đã được phân tích. 6) Kết cấu của đề tài gồm 3 phần: PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG gồm 3 chương:  Chương I: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng.  Chương II: Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần Việt Com. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 3 Học viện Tài chính  Chương III: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần Việt Com. PHẦN KẾT LUẬN Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 4 Học viện Tài chính CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG 1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán. 1.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. 1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Thông tin : là những dữ liệu đã được xử lí sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Thông tin được coi như là một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lí dữ liệu. Nó là một yếu tố quan trọng đốivới một tổ chức nói chung và của doanh nghiẹp nói riêng, nhất là trong điều kiện ngày nay cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải đưuọc tổ chức khoa học giúp các nhà quản lí có thể khai thác một cách triệt để. Hệ thống thông tin : là một hệ thống được tổ chức để thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, phân phối.., dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời, đầy đủ cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý (MIS) :là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) :là một phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Bản chất của HTTTKT là: Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 5 Học viện Tài chính 1.1.1.2 Các thành phần của một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Một HTTTKT bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2)Phần cứng ,(3) Thủ tục , (4) Dữ liệu, (5) Chương trình. (1)Con người : Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để tạo ra thông tin. (2)Phần cứng ( Maý tính điện điện tử): Là thiết bị có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn , xử lí dữ liệu tự động với tốc độ nhanh chính xác thành các thông tin hữu ích cho người dùng. (3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người. (4) Dữ liệu : Bao gồm toàn bộ các số liệu , các thông tin phục vụ cho việc xử lí trong hệ thống , trợ giúp các quyết định cho nhà quản lí. (5) Phần mềm (chương trình ): Gồm một tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ mà máy tính hiểu được để thông báo cho máy tính biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo luật đác chỉ ra. 1.1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Vai trò của một HTTTKT trong doanh nghiệp là: - Ghi nhận, lưu giữ các dữ liệu các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp - Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài - Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp - Hoạch định và kiểm soát - Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhiệm vụ của một HTTTKT trong doanh nghiệp là: - Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng. - Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ ra tương xứng với hiệu quả mang lại. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 6 Học viện Tài chính 1.1.2 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. 1.1.2.1 khái niệm, đặc điểm và yêu cầu của phần mềm kế toán .  Khái niệm về phần mềm kế toán . Phần mềm kế toán là chương trình máy tính mô phỏng quá trình hạch toán kế toán của tổ chức , doanh nghiệp. Phần mềm kế toán xử lí dữ liệu đầu vào ( là các chứng từ kế toán gốc do người dùng cập nhật vào chương trình ) và đưa ra các kết quả đầu ra ( là các sổ sách báo cáo kế toán , quản trị , phân tích tài chính ) theo đúng quy định của hệ thống kế toán do Bộ Tài Chính ban hành và theo nhu cầu thông tin quản trị của các nhà quản lí doanh nghiệp . Phần mềm kế toán là một trong số 5 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. bên cạnh đó, để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, còn có 4 thành phần khác: phần cứng, dữ liệu, thủ tục, con người. trong đó, phần cứng và phần mềm kế toán đóng vai trò là công cụ, dữ liệu đóng vai trò là cầu nối còn thủ tục và con người đóng vai trò là nguồn lực.  Đặc điểm của phần mềm kế toán. Khi làm kế toán bằng phần mềm , người sử dụng có thể giảm thiểu công việc của mình do đó tăng năng suất của công tác kế toán , tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tạo ra sự thông suốt về công tác tài chính kế toán trong doanh nghiệp nhằm giúp các nhà quản trị đưa ra được các quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Tạo ra khả năng đồng thời nhiều người sử dụng trên mạng trong cùng một hệ thống kế toán mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật cao cho công việc của mỗi người .Các dữ liệu nhập vào được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu trên đĩa cứng .  Yêu cầu của phần mềm kế toán . Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 7 Học viện Tài chính Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. 1.1.2.2 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán .  Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Khái niệm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm công cụ giúp cho người sử dụng tạo ra (Create), cập nhật (Update) và truy vấn (Query) một cơ sở dữ liệu. Nó là một hệ thống phần mềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa, xây dựng và thao tác cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khác nhau. Một số hệ quản trị CSDL thường dùng: Có nhiều hệ quản trị CSDL để người sử dụng có thể lựa chọn, nhưng mỗi hệ quản trị CSDL đều có những ưu, nhược điểm, phù hợp với một hệ thống nhất định.  Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu không tập trung, phân tán trên một phạm vi rộng. Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán là phù hợp nhất đối với các hệ thống lớn. Tiêu biểu cho hệ quản trị CSDL này là Oracle với những ưu, nhược điểm như sau:  Ưu điểm: Oracle là một hệ quản trị CSDL tuyệt vời bởi tính bảo mật, an toàn của dữ liệu cao, dễ bảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định, dễ cài đặt và triển khai.  Nhược điểm: Chi phí đầu tư lớn vì cần máy có cấu hình mạnh, độ phức tạp cao, quản trị khó.  Đối với các hệ thống nhỏ: Là một hệ thống có qui mô nhỏ, yêu cầu quản trị cơ sở dữ liệu thấp nên các hệ thống này nên sử dụng hệ quản trị CSDL phù hợp là hệ quản trị CSDL Microsoft Acess. Nó có các ưu, nhược điểm như sau:  Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các qui mô nhỏ. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 8 Học viện Tài chính  Nhược điểm: Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL, hạn chế về kích thước CSDL, hạn chế tổng số module trong một ứng dụng, kích thước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm, không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng.  Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro. Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu và nhược điểm nhất định:  Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server - Ưu điểm: Cơ sở dữ liệu được truy cập với mức độ ổn định, dễ sử dụng, dễ theo dõi, cung cấp một hệ thống các hàm tiện ích mạnh. - Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows.  Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro - Ưu điểm: Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trực quan, dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa. Hơn thế nữa, VFP dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong nâng cấp, sửa đổi. - Nhược điểm: Bảo mật kém, không an toàn, không thuận tiện chạy trên môi trường mạng.  Ngôn ngữ lập trình. Khái niệm: Ngôn ngữ lập trình là một tập từ ngữ, kí hiệu cho phép lập trình viên có thể giao tiếp với máy tính. Hay nói cách khác, ngôn ngữ lập trình là ngôn ngữ dùng để viết các chương trình cho máy tính. Đặc điểm: Cũng như các ngôn ngữ thông thường, ngôn ngữ lập trình cũng có từ vựng, cú pháp và ngữ nghĩa. Ngôn ngữ lập trình dễ hiểu, dễ sử dụng với người lập trình để giải quyết các bài toán. Các loại ngôn ngữ lập trình:  Ngôn ngữ máy: là ngôn ngữ nền tảng của bộ vi xử lí, ngôn ngữ ở dạng nhị phân của máy tính. Các chương trình được viết trong tất cả các loại ngôn ngữ khác Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 9 Học viện Tài chính cuối cùng đều được chuyển thành ngôn ngữ máy trước khi chương trình đó được thi hành. Vì tập lệnh của ngôn ngữ máy phụ thuộc vào loại vi xử lí nên ngôn ngữ máy sẽ khác nhau trên những máy tính có sử dụng bộ vi xử lí khác nhau. - Ưu điểm: Khi viết chương trình bằng ngôn ngữ máy, lập trình viên có thể điều khiển máy tính trực tiếp và đạt được chính xác điều mình muốn làm. Do đó, các chương trình ngôn ngữ máy được viết tốt là những chương trình rất hiệu quả (tốc độ thi hành nhanh, kích thước nhỏ). - Nhược điểm: chương trình ngôn ngữ máy là thông thường sẽ mất rất nhiều thời gian để viết, rất khó đọc, theo dõi để tìm lỗi. Thêm vào đó, bởi vì chương trình được viết bằng tập lệnh phụ thuộc vào bộ vi xử lý nên chương trình chỉ chạy được trên những máy tính có cùng bộ vi xử lý. Ngôn ngữ máy cũng được gọi là ngôn ngữ cấp thấp (low-level language).  Ngôn ngữ trung gian (kí hiệu hay hợp ngữ): Ngôn ngữ trung gian là ngôn ngữ tương tự như ngôn ngữ máy nhưng lại sử dụng các kí hiệu gợi nhớ (mnemonics hay mã lệnh hình thức - symbolic operation code) để biểu diễn các mã lệnh của máy. Một đặc điểm nữa là ngôn ngữ trung gian cho phép định chỉ các hình thức (symbolic addressing), nghĩa là một vị trí bộ nhớ trong máy tính có thể được tham chiếu tới thông qua một cái tên hoặc kí hiệu. Các chương trình hợp ngữ còn bao gồm các chỉ thị vĩ mô (macro instruction) có thể tạo ra nhiều lệnh mã máy. Các chương trình hợp ngữ được chuyển sang mã máy thông qua một chương trình đặc biệt gọi là trình hợp dịch (assembler). - Ưu điểm: Giúp các lập trình viên dễ nhớ các chỉ thị của chương trình hơn, tương đối dễ dùng hơn ngôn ngữ lập trình máy. - Nhược điểm: Vẫn được xem là ngôn ngữ cấp thấp bởi vì nó vẫn còn rất gần với từng thiết kế của máy tính.  Ngôn ngữ thuật toán (ngôn ngữ cấp cao): Ra đời vào cuối thập kỉ 1950, 1960, ngôn ngữ lập trình cấp cao gần gũi hơn với các ý niệm ngôn ngữ mà hầu hết mọi người đều biết, bao gồm các danh từ, động từ, kí hiệu toán học, liên hệ và các thao tác luận lí. Các yếu tố này có thể được phối hợp, liên kết với nhau tạo Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 10 Học viện Tài chính thành một hình thức của câu. Các "câu" này được gọi là các mệnh đề của chương trình (program statement). Ưu điểm quan trọng của ngôn ngữ thuật toán là thường không phụ thuộc vào máy tính, nghĩa là các chương trình viết bằng ngôn ngữ lập trình cấp cao có thể chạy trên các loại máy tính khác nhau (sử dụng các bộ vi xử lí khác nhau). Một số ngôn ngữ cấp cao thường được sử dụng như: .NET, C++, C#, ASP, JSP, PHP...  Công tụ tạo báo cáo. Khái niệm: Là các chương trình trợ giúp người lập trình lập cáo báo cáo (report) cho phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng, chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình. Các công cụ lập báo cáo bao gồm hai cơ chế tổng hợp: truy vấn và văn bản dạng bảng.  Cơ chế truy vấn: hỗ trợ đặc thù các báo cáo nghiệp vụ chứa các công cụ mạnh để hợp nhất dữ liệu.  Văn bản dạng bảng: là công cụ mạnh để hiển thị bất kì thông tin nào ra máy in. Nó không chỉ bảo đảm việc chuẩn bị chứng từ in một cách hiệu quả, mà còn giúp người sử dụng xem trước các chứng từ trên màn hình ở dạng thuận tiện nhất. Một số công cụ tạo báo cáo  Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) .Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel.  Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Report sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 11 Học viện Tài chính  Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format).  Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai cách: - Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản. - Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh. 1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán. Dựa trên các kiến thức trên nền tảng về công nghệ phần mềm trên thế giới như phương pháp luận Oracle’s CASE Method, Rational Unified Process, các mô hình của Boehm, Booch…, người ta đã rút ra được một qui trình sản xuất phần mềm gồm các bước sau: Bước 1: Khảo sát nhu cầu Kháo sát nhu cầu là việc tìm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu về ứng dụng của khách hàng hay ngay trong đơn vị triển khai dự án. Bước 2: Phân tích Phân tích là công việc để làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong rất nhiều trường hợp, người lập trình phải tham gia tư vấn cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị về yêu cầu và các chức năng của hệ thống nhằm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh hay mục tiêu quản lí của khách hàng. Bước 3: Thiết kế hệ thống Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2, sẽ phân tích và thiết kế kĩ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thống. Quy trình thiết kế phải tuân thủ những qui tắc sau: Thiết kế ứng dụng theo công nghệ hướng đối tượng Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 12 Học viện Tài chính Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng cung cấp một cái nhìn đồng nhất và tổng quát từ mô hình hóa nghiệp vụ, phân tích, thiết kế và lập trình, đảm bảo rằng, mọi hệ thống đều được cấu thành từ các đối tượng tương tác với nhau, mỗi đối tượng đều có các nhiệm vụ của mình và cần thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào. Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng đã chứng minh ưu thế hơn hẳn so với phương pháp tiếp cận hướng dữ liệu của lập trình cấu trúc trong việc xây dựng các ứng dụng lớn nhờ các ưu điểm:  Dễ thay đổi và bảo trì;  Tạo khả năng sử dụng lại các đối tượng, do đó cho phép giảm chi phí của ứng dụng xét trong cả vòng đời tồn tại của ứng dụng;  Gần gũi với logic của người dùng. Thiết kế hướng theo các tình huống sử dụng Việc xác định yêu cầu bằng cách liệt kê ra các tác nhân (actor) tương tác với hệ thống cần xây dựng qua các tình huống sử dụng (use-case) đưa ra một cách nhìn rõ ràng và thực dụng về các chức năng của hệ thống cần xây dựng. Các tình huống sử dụng sau khi được thống nhất với khách hàng hoặc đơn vị sẽ là cơ sở cho mọi quá trình: phân tích, thiết kế, lập trình, thử nghiệm, làm tài liệu và quản trị dự án. Thiết kế kiến trúc ứng dụng trước Việc đưa ra một mô hình ứng dụng rõ ràng cho các phân hệ, trách nhiệm của mỗi phân hệ, phân lớp chúng và xác định mối quan hệ giữa chúng, sẽ định hướng cho quá trình phân tích, thiết kế và lập trình theo một kiến trúc chung. Thiết kế theo phương pháp lặp RUP Phương pháp này đươc gọi là phương pháp phát triển lặp (hay phương pháp tiếp cận lặp). Nó thể hiện một thể hiện một qui trình lặp cho một chu trình phát trình phát triển từ ý tưởng ban đầu cho tới khi một sản phẩm phần mềm hoàn thiện, ổn định và có chất lượng được chuyển giao tới người dùng cuối. Lợi ích của phương pháp này là: Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Đồ án tốt nghiệp 13 Học viện Tài chính  Các rủi ro sớm được phát hiện và giảm nhẹ;  Các thay đổi có thể quản lí được một cách tốt hơn;  Có tính kế thừa ở mức cao;  Những người thực hiện dự án có thể học hỏi và tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm qua các dự án;  Sản phẩm có chất lượng tốt hơn. Cấu trúc của qui trình RUP được thể hiện trên hai chiều:  Chiều ngang là chiều biểu diễn thời gian và vòng đời của qui trình: thể hiện mặt động của qui trình, được biểu diễn dưới dạng các giai đoạn, các vòng lặp và các mốc thời gian;  Chiều dọc là chiều biểu diễn các tiến trình của qui trình - đó là các công việc được nhóm lại một cách logic theo bản chất của chúng: thể hiện mặt tĩnh dưới dạng các thành phần của chu trình như các tiến trình, các kết quả và những người thực hiện. Bước 4: Xây dựng Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và giao diện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống. Trước hết cần chọn các công cụ tin học để xây dựng phần mềm kế toán. Cần xác định được dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào? Ngôn ngữ lập trình nào? Công cụ tạo báo cáo nào? Bước tiếp theo là triển khai xây dựng phần mềm kế toán. Các công việc để xây dựng phần mềm như sau:  Tạo các cơ sở dữ liệu Việc tạo sơ sở dữ liệu bao gồm các công việc:  Thiết kế CSDL: xác định mục đích sử dụng sử dụng của CSDL, xác định các bảng và các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng và View. Sau khi thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng các Form và Report để tránh tình trạng phải làm lại từ đầu. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04