Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty tnhh thương mại và xuất nhập khẩu việt com

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên c ứu c ủa riêng tôi. Các sôố li ệu, kêốt quả nêu trong đôồ án tôốt nghiệp là trung thực xuâốt phát t ừ tnh hình th ực têố c ủa đơn vị thực tập. Tác giả đôồ án Vũ Thị Nhật Linh 1 LỜI CẢM ƠN Bôốn năm học qua em đã may măốn được học tập và nghiên cứu tại trường Học viện Tài chính, sự chỉ bảo tận tnh của tập thể thâồy cô đã trang b ị cho chúng em những kiêốn thức quý báu, những kinh nghiệm nghêồ nghiệp bổ ích làm hành trang vững chăốc để bước vào cuộc sôống mới sau khi tôốt nghi ệp. Đ ược s ự dìu dăốt, h ướng dâẫn của thâồy cô trong từng bước đi nghêồ nghiệp chuyên môn, em thâốy mình đang dâồn trưởng thành hơn. Em seẫ luôn luôn ghi nhớ công ơn của các thâồy cô – nh ững người lái đò tận tnh nhâốt đưa chúng em đêốn với chân trời tri thức. Em xin chân thành cảm ơn các thâồy cô giáo khoa Hệ thôống thông tn kinh têố đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tnh trong suôốt th ời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tôốt kiêốn th ức chuyên môn hoàn thành tôốt đôồ án tôốt nghiệp và có được nghêồ nghiệp vững chăốc trong tương lai. Với lòng biêốt ơn sâu săốc, em xin chân thành cảm ơn thâồy giáo TS.Vũ Bá Anh đã tận tnh hướng dâẫn, giúp đỡ em trong suôốt thời gian qua. Thâồy đã ch ỉ b ảo và cung câốp cho em những kiêốn thức quý báu để em hoàn thành chuyên đêồ này. Thực hiện chuyên đêồ này, em còn nhận được sự giúp đỡ tận tnh của các anh, các chị ở đơn vị thực tập. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thương mại và xuâốt nhập khẩu Việt Com, và các anh chị ở phòng tài chính kêố toán đã tạo mọi điêồu kiện giúp đỡ em trong suôốt quá trình thực t ập. Cuôối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, b ạn bè và ng ười thân luôn đ ộng viên và hôẫ trợ em trong suôốt quá trình học tập. Đôồ án không tránh khỏi những hạn chêố nhâốt định, em mong muôốn têốp t ục nhận được những ý kiêốn đóng góp của thâồy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn! 2 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vii DANH MỤC HÌNH VẼ viii LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM 3 KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 3 1.1. Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán. 3 1.1.1. Khái niệm và đặc trưng của phần mềm kế toán. 3 Hình 1.0.. Mốii quaǹn hệ ủan ủácủ thǹnh phǹn troǹn HTTT 4 Hình 1.1. Mô hình hnạt độ̀n ủan phǹn mềm kế tnác̀n 4 1.1.2. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán hiện nay. 6 1.1.3. Cấu trúc phần mềm kế toán 9 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán. 10 1.1.5. Các công cụ tin học sử dụng để xây dựng phần mềm kế toán. 14 1.2. Lý luận chung về công tác kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp. 19 1.2.1. Những khái niệm cơ bản về TSCĐ. 19 1.2.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ. 20 1.2.3. Nguyên tắc hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp. 21 1.2.4. Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ 22 Hình 1.2.Mô hình khấu hao đường thẳng. 22 Hình 1.3.Mô hình khấu hao giảm dần. 23 1.2.5. Các tài khoản và chứng từ sử dụng trong kế toán TSCĐ. 24 1.2.6. Hệ thống sổ sách và báo cáo sử dụng. 26 1.2.7. Trình tự hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp. 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU 30. VIỆT COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com. 30. 30 2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com. 30 3 2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức. 31 Hình 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 31 2.2. Khảo sát hiện trạng HTTT kế toán TSCĐ tại Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com. 31 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và con người. Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 31 31 2.2.2. Hình thức kế toán sử dụng. 34 2.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 34 2.2.3. Các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ. 36 2.2.4. Hệ thống tài khoản sử dụng. 38 2.2.5. Hệ thống sổ sách sử dụng 38 2.2.6. Hệ thống các báo cáo cần lập. 38 2.2.7. Quy trình hạch toán TSCĐ tại công ty. 38 2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty. 38 2.3. Đánh giá hiện trạng và đề xuất phương hướng khắc phục. 39 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất và con người 39 2.3.2. Hình thức kế toán 39 2.3.3. Các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 40 2.3.4. Hệ thống tài khoản sử dụng 41 2.3.5. Hệ thống sổ sách 41 2.3.6. Hệ thống các báo cáo cần lập 42 2.3.7. Quy trình hạch toán TSCĐ 43 2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 43 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM 45 3.1. Phân tích và thiết kế hệ thống. 45 3.1.1. Xác định mục tiêu hệ thống. 45 3.1.2. Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán . 45 a. Phân tích yêu cầu. 45 b. Mô tả bài toán. 46 3.1.3 Mô hình nghiệp vụ bài toán 3.1.3.1 48 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống. Hình 3.1 – Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống kế toán TSCĐ 4 48 48 3.1.3.2 Biểu đồ phân rã chức năng Hình 3.2 – Biểu đồ phân rã chức năng 3.1.3.3 49 Ma trận thực thể chức năng Hình 3.3 – Ma trận thực thể chức năng 3.1.4 49 51 53 Phân tích mô hình khái niệm logic 3.1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 Hình 3.4 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 54 54 54 3.1.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lí mức 1 55 Hình 3.5 – Biểu đồ tiến trình “1.0. Cập nhật thông tin TSCĐ đầu kỳ” 55 Hình 3.6 – Biểu đồ tiến trình “2.0 Xử lý NV tăng TSCĐ” 56 Hình 3.7 – Biểu đồ tiến trình “3.0 Theo dõi sử dụng TSCĐ” 57 Hình 3.8 – Biểu đồ tiến trình “4.0 Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ” 58 Hình 3.9 – Biểu đồ tiến trình “5.0 Lập sổ và báo cáo” 59 3.1.5 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 60 Bả̀n 3.1. Bả̀n từ điể̀n dữ liệ ua 60. Bả̀n 3.2. Cácủ thựủ thể vn thuaộủ tí̀nh 65 Bả̀n 3.3. Mốii quaǹn hệ iữn ủácủ thuaộủ tí̀nh 66 5 Hình 3.10.. Mô hình E – R 67 3.2. Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com. 68 3.2.1 Thiết kế mô hình logic 68 3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí 71 3.2.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí 71 3.2.2.2 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 79 3.2.3. Thiết kế phần mềm 79 3.2.3.1. Thực đơn chức năng 79 4. 88 Một số form chính KẾT LUẬN 10.0. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 10.1 A - Máy móc, thiết bị động lực Eroronro! Bnnkmnrok ̀nnt defìned. Mẫu Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05 – TSCĐ theo Thông tư 200/2014/TTBTC 4 6 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾẾT TẮẾT Kí hiệu viếết tắết Tến đầầy đủ BBDGL Biên bản đánh giá lại BBGN Biên bản giao nhận BBKK Biên bản kiểm kê BBSCL Biên bản sửa chữa lớn CNTT Công nghệ thông tn HTTT Hệ thôống thông tn TSCĐ Tài sản côố định TSCĐHH Tài sản côố định hữu hình TNHH Trách nhiệm hữu hạn PMKT Phâồn mêồm kêố toán CSDL Cơ sở dữ liệu VFP Visual foxpro DN Doanh nghiệp 7 DANH MỤC HÌNH VẼẼ Hình 1.0. Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT 4 Hình 1.1. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 4 Hình 1.2.Mô hình khấu hao đường thẳng. 22 Hình 1.3.Mô hình khấu hao giảm dần. 23 Hình 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 31 Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 31 Hình 3.1 – Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống kế toán TSCĐ 48 Hình 3.2 – Biểu đồ phân rã chức năng 49 Hình 3.3 – Ma trận thực thể chức năng 53 Hình 3.4 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 54 Hình 3.5 – Biểu đồ tiến trình “1.0. Cập nhật thông tin TSCĐ đầu kỳ” 55 Hình 3.6 – Biểu đồ tiến trình “2.0 Xử lý NV tăng TSCĐ” 56 Hình 3.7 – Biểu đồ tiến trình “3.0 Theo dõi sử dụng TSCĐ” 57 Hình 3.8 – Biểu đồ tiến trình “4.0 Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ” 58 Hình 3.9 – Biểu đồ tiến trình “5.0 Lập sổ và báo cáo” 59 Bảng 3.1. Bảng từ điển dữ liệu 60 Bảng 3.2. Các thực thể và thuộc tính 65 Bảng 3.3. Mối quan hệ giữa các thuộc tính 66 Hình 3.10. Mô hình E – R 67 8 LỜI MỞ ĐẦẦU I. Lý do chọn đề tài Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội đặc biệt là sự phát tri ển nhanh chóng của khoa học công nghệ thì thông tn đóng một vai trò vô cùng quan tr ọng quyêốt định sự thành công hay thâốt bại trong mọi lĩnh v ực. Vì thêố trong bôối c ảnh toàn câồu hoá và nhân loại đang bước vào ngưỡng cửa của nêồn kinh têố tri th ức thì thông tn chính là cơ sở quyêốt định đôối với sự phát tri ển c ủa m ột quôốc gia. Ch ỉ khi thu thập được những thông tn chính xác thì các nhà qu ản lý, ho ạch đ ịnh kêố ho ạch mới cho ra được những quyêốt định và các kêố ho ạch đúng đăốn đem l ại năng suâốt và hiệu quả cao trong công việc. Để thực hiện được điêồu này m ột trong nh ững gi ải pháp đêồ ra đó là tn học hoá công tác quản lý trong ho ạt động c ủa các doanh nghiệp. Vì vậy xây dựng một hệ thôống thông tn tôốt là điêồu câồn thiêốt cho s ự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của nêồn kinh têố nói riêng. Qua một thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com, em nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán tài sản cố định (TSCĐ) tại công ty.Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel. Phần mềm này hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Xây dự̀n phǹn mềm kế tnác̀n tni sả̀n ủối đị̀nh tại ủồn ty TNHH Thườn mại vn xuaất ̀nhập khẩua Việ t Cnm”. II. Mục đích đề tài - Cung cấp được một phần mềm hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận kế toán tài sản cố định - Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đầy đủ cho các bộ phận. - Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định, giảm chi phi, tăng doanh thu của công ty. - Hỗ trợ nhân viên kế toán quản lý các tài sản cố định trong công ty. 9 - Sử dụng các nguồn lực sẵn có như: con người, hệ thống máy tính để nâng cao hiệu quả công tác quản lý. III. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Đêồ tài tập trung nghiên cứu phân hệ kêố toán Tài sản côố định tại công ty. IV. Phạm vi nghiên cứu Trong khuôn khổ đề tài, em chỉ nghiên cứu các nghiệp vụ tăng do mua sắm TSCĐ , không nghiên cứu về các nghiệp vụ kế toán như: tăng TSCĐ do tự chế, tăng TSCĐ do chuyển bất động sản đầu tư thành bất động sản chủ sở hữu, nhận góp vốn liên doanh bằng tài sản, nhận TCSĐ biếu tặng, kế toán giao dịch bán và thuê lại tài sản là thuê tài chính, khách hàng mua thanh lí chịu TSCĐ… V. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phỏng vấn, thu thập, so sánh, tổng hợp thông tin. - Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý. - Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. VI. Kết cấu đồ án Đề tài: “Xây dự̀n phǹn mềm kế tnác̀n tni sả̀n ủối đị̀nh tại ủồn ty TNHH Thườn mại vn xuaất ̀nhập khẩua Việ t Cnm”. Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung đồ án gồm có 3 chương: Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC Chương 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM 10 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Lý luaậ̀n ủhuàn để xây dự̀n phǹn mềm kế tnác̀n. 1.1.1. Kháci ̀niệ m vn đặủ troừn ủan phǹn mềm kế tnác̀n. 1.1.1.1. Khái niệm: Khi công nghệ thông tn phát triển, các phâồn mêồm máy tnh được các chuyên gia phâồn mêồm thiêốt kêố để ứng dụng vào m ọi lĩnh v ực. Trong đó, lĩnh v ực kêố toán là một trong các lĩnh vực được ưu tên để tn học hóa trước tên. Từ đó xuâốt hi ện thuật ngữ phâồn mêồm kêố toán. Để hiểu vêồ thuật ngữ này rõ tr ước hêốt chúng ta câồn biêốt thêố nào là một HTTT kêố toán , các thành phâồn của HTTT kêố toán và môối quan hệ giữa các thành phâồn này. HTTT kêố toán: là một hệ thôống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, cung câốp thông tn trong lĩnh vực kinh têố, tài chính dựa vào công c ụ máy tnh và các thiêốt bị tn học để cung câốp các thông tn kêố toán câồn thiêốt cho quá trình ra quyêốt đ ịnh để quản lý, điêồu hành hoạt động tác nghiệp của các tổ chức, xí nghi ệp, doanh nghiệp. Các thành phâồn của HTTT sử dụng máy tnh: (1) Con người: (2) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lý hệ thống và trợ giúp cho nhà quản lý. (3) Thủ tục: Là những quy định quy tắc kế toán tác động lên dữ liệu để thực hiện lưu trữ xử lý thông tin. (4) Phần cứng: Bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị truyền thông. (5) Phần mềm (chương trình): Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ máy để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thủ tục đã chỉ ra. 11 Hình 1.0.. Mốii quaǹn hệ ủan ủácủ thǹnh phǹn troǹn HTTT Phâồn mêồm kêố toán là hệ thôống các chương trình máy tnh dùng đ ể t ự đ ộng x ử lý các thông tn kêố toán trên máy vi tnh, băốt đâồu từ khâu lập chứng từ gôốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tn trên các ch ứng t ừ theo quy trình của chêố độ kêố toán đêốn khâu in ra các sổ kêố toán, các báo cáo tài chính, báo cáo kêố toán quản trị và các báo cáo thôống kê, phân tch tài chính khác. Hoạt động của một phâồn mêồm kêố toán được chia làm 3 giai đoạn như sau: Hình 1.1. Mô hình hoạt động của phầần mếầm kếế toán Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu đầầu vào: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, khi một nghiệp vụ kinh têố phát sinh, người dùng câồn phải xác định chứng từ tương ứng với nghiệp vụ kinh têố đó và thực hiện nhập băồng tay vào phâồn mêồm kêố toán. Giai đoạn 2: Xử lý dữ liệu: Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tn, tnh toán các thông tn 12 tài chính kêố toán dựa trên thông tn của các chứng từ đã nhập trong giai đo ạn 1 để làm căn cứ kêốt xuâốt báo cáo, sổ sách, thôống kê trong giai đo ạn sau. Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyêốt định ghi thông tn chứng t ừ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phâồn mêồm seẫ têốn hành trích lọc các thông tn côốt lõi trên chứng t ừ để ghi vào các nh ật ký, s ổ chi têốt liên quan, đôồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tnh toán l ưu gi ữ kêốt qu ả cân đôối thử của từng tài khoản Giai đoạn 3: Xuầất thông tn đầầu ra: Căn cứ trên kêốt quả tổ chức lưu trữ, tm kiêốm thông tn và tnh toán sôố li ệu tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phâồn mêồm têốn hành kêốt xuâốt báo cáo tài chính, báo cáo thuêố, sổ chi têốt, báo cáo thôống kê phân tch,... để in ra máy in ho ặc l ưu gi ữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tch thôống kê khác hay kêốt nôối v ới các hệ thôống phâồn mêồm khác. Tùy thuộc nhu câồu của người sử dụng và khả năng của từng phâồn mêồm kêố toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biêốn các báo cáo, phân tch ph ục v ụ nhu câồu quản trị. 1.1.1.2. Đặc trưng của phâồn mêồm kêố toán: (1) Tính chính xác So với việc ghi chép kêố toán băồng thủ công, sử dụng phâồn mêồm giúp các khâu tnh toán, ghi chép sổ sách và kêốt xuâốt báo cáo một cách chính xác h ơn nhiêồu. Nêốu như trước đây khi kêố toán viên cộng sổ kêố toán sai thì toàn b ộ các báo cáo tài chính, quản trị đêồu phải được lập lại từ đâồu mà đôi khi mâốt vài ngày t ới m ột tuâồn mới hoàn thành thì nay công tác tnh toán, cộng sổ được thực hi ện chính xác 100% trên máy. Do dữ liệu tnh toán kêốt xuâốt ra báo cáo đêồu căn c ứ vào duy nhâốt m ột nguôồn là các chứng từ gôốc được nhập vào nên dữ liệu được cung câốp băồng phâồn mêồm kêố toán mang tnh nhâốt quán. Trong khi đó công tác kêố toán thủ công, thông tn trên một chứng từ có thể do nhiêồu kêố toán viên ghi chép trên nhiêồu s ổ sách theo b ản 13 châốt nghiệp vụ mà mình phụ trách cho nên dêẫ dâẫn t ới tnh tr ạng khi t ổng h ợp x ảy ra việc sai lệch dữ liệu trên các sổ làm công tác kêố toán tổng hợp bị sai. (2) Tính hiệu quả Trong xã hội cạnh tranh ngày nay thông tn chính là sức m ạnh, ai có thông tn nhanh hơn thì người đó có khả năng chiêốn thăống nhanh hơn.Với khả năng cung câốp thông tn tài chính và quản trị một cách đa chiêồu và nhanh chóng, phâồn mêồm kêố toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyêốt định nhanh h ơn, chính xác h ơn và hiệu quả hơn. Công tác kêố toán thủ công đòi hỏi nhiêồu nhân sự làm kêố toán. Trong khi đó phâồn mêồm kêố toán do tự động hóa hoàn toàn được các công đo ạn tnh toán, l ưu trữ, tm kiêốm và kêốt xuâốt báo cáo nên têốt ki ệm đ ược nhân s ự và th ời gian và điêồu này chính là têốt kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. (3) Tính chuyên nghiệp Băồng việc sử dụng PMKT, toàn bộ hệ thôống sổ sách của doanh nghi ệp đ ược in âốn sạch seẫ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhâốt quán theo các chuẩn mực quy định. Điêồu này giúp doanh nghiệp thể hiện được tnh chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đôối tác và đặc biệt là các tổ chức tài chính, nhà đâồu t ư, ki ểm toán và các c ơ quan chức năng có liên quan.Đây là yêốu tôố cũng hêốt s ức có giá tr ị khi xây d ựng thương hiệu cho riêng mình. (4) Tính cộng tác Các PMKT ngày nay đêồu cung câốp đâồy đủ các phâồn hành kêố toán t ừ mua hàng, bán hàng,... tới lương, tài sản côố định và cho phép nhiêồu người làm kêố toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kêố toán. Như v ậy trong môi tr ường làm việc này sôố liệu đâồu ra của người này có thể là sôố liệu đâồu vào c ủa ng ười khác và toàn bộ hệ thôống tch hợp chặt cheẫ với nhau t ạo ra m ột môi tr ường làm vi ệc c ộng tác và cũng biêốn đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghi ệp theo chiêồu h ướng chuyên nghiệp và tch cực hơn. 14 1.1.2. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán hiện nay. Ngày nay, do tnh đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập của CNTT, các PMKT đang trở thành công cụ hôẫ trợ hiệu quả và chính xác nhâốt. Các phâồn mêồm kêố toán giúp các doanh nghi ệp xử lý thông tn nhanh, an toàn; cung câốp các báo cáo kêố toán kịp thời, giúp ch ủ doanh nghiệp đưa ra được các quyêốt định quản lý và kinh doanh hiệu quả. Một PMKT câồn phải đảm bảo các yêu câồu cơ bản sau: - Phải sử dụng các phương pháp kế toán: +Khác với các loại phần mềm khác, vì phần mềm kế toán luôn phải áp dụng triệt để các phương pháp kế toán như: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp cân đối, phương pháp tính giá… +Hệ thống các chứng từ, các dữ liệu vào, các sổ và báo cáo đưa ra bắt buộc phải tuân thủ theo một mẫu đã được nhà nước quy chuẩn. - Đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: Phâồn mêồm kêố toán phải đáp ứng được yêu câồu quản lý thông tn c ủa các nhà quản trị và cung câốp thông tn giúp các nhà quản trị đưa ra quyêốt định. - Đảm bảo quy định tài chính của nhà nước: Phâồn mêồm kêố toán phải đảm bảo các quy định tài chính của nhà nước ví d ụ như quản lý quyẫ têồn mặt, quản lý têồn gửi, chi trả lương và các kho ản thu nh ập khác qua tài khoản cá nhân …. - Dêễ sử dụng và dêễ hiểu: Đây là têu chí râốt quan trọng, đặc biệt là đôối với các kêố toán viên mới vào nghêồ hoặc đôối với các kêố toán đã quen làm việc thủ công. Phâồn mêồm kêố toán dêẫ s ử dụng giúp têốt kiệm được thời gian và chi phí huâốn luy ện ban đâồu cho doanh nghiệp cũng như sau này khi kêố toán cũ ra đi, kêố toán m ới vào têốp nh ận thì khâu chuyển giao cũng trở nên đơn giản hơn râốt nhiêồu so v ới một phâồn mêồm kêố toán quá phức tạp và khó hiểu. - Thích ứng với quy trình kinh doanh: 15 Ứng dụng phải đáp ứng các yêu câồu nghiệp vụ kêố toán, tuân th ủ các chu ẩn mực kêố toán và pháp luật kêố toán hiện hành. Để đ ạt đ ược yêu câồu này đòi h ỏi đ ơn vị cung câốp phâồn mêồm phải có chuyên viên am hiểu sâu săốc vêồ nghi ệp v ụ kêố toán thực têố.Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh v ực khác nhau thì quy trình sản xuâốt kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một PMKT thông thường ch ỉ đáp ứng được một sôố lĩnh vực nhâốt định. Chẳng hạn như một sôố phâồn mêồm phù h ợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một sôố khác l ại phù h ợp v ới ngành s ản xuâốt dược phẩm hơn, … Vì vậy để đánh giá tôốt một phâồn mêồm, người sử dụng có thể căn cứ vào khả năng đáp ứng của phâồn mêồm với những lĩnh vực hoạt động, tm hiểu xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã s ử dụng phâồn mêồm và nói chuy ện với nhân viên của các đơnvị đó vêồ mức độ hài lòng c ủa h ọ khi s ử d ụng các phâồn mêồm này. - Khả năng nầng cầấp và sửa đổi: Doanh nghiệp không ngừng thay đổi, hoạt động của doanh nghi ệp cũng không ngừng thay đổi để cạnh tranh tôốt hơn trong một môi tr ường kinh doanh ngày càng phức tạp.Vì vậy, bạn đang không chỉ đang lựa chọn một phâồn mêồm kêố toán cho nhu câồu hiện tại mà cho cả sự phát triển trong t ương lai c ủa công ty b ạn. Những sản phẩm đóng gói thường không có khả năng nâng câốp ho ặc b ị t ừ chôối nâng câốp bởi đơn vị cung câốp. Công nghệ ứng dụng cũng là yêốu tôố ảnh h ưởng đêốn khả năng nâng câốp của phâồn mêồm trong tương lai. Thực têố các phâồn mêồm thiêốt kêố theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn trong vi ệc nâng câốp so v ới các phâồn mêồm đóng gói. Bởi vì râốt có nhiêồu khả năng là mã nguôồn không được lưu giữ theo têu chuẩn quôốc têố, và những nhân viên trước đây thiêốt kêố phâồn mêồm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc sau m ột vài năm. Do đó, vi ệc nâng câốp các phâồn mêồm thiêốt kêố theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiêồu gián đo ạn đáng k ể và chi phí cao cho công ty. - Khả năng kêất nôấi với các phầần mêầm khác: Doanh nghiệp nên xem xét liệu phâồn mêồm mà mình lựa chọn có thể kêốt nôối 16 với một phâồn mêồm khác hay không. Ví dụ như nhiêồu phâồn mêồm kêố toán có kh ả năng kêốt nôối với các phâồn mêồm tạo báo cáo khác như Crystal Reports ho ặc FRX, ... - Yêu cầầu vêầ tnh bảo mật: Tính bảo mật của sản phẩm có thể căn cứ vào vào các têu thức sau: ▪ Khả nắng phần quyếần sử dụng cho người dùng: Phâồn mêồm nên có chức năng cho phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức năng cụ thể hoặc những thông tn câồn thiêốt cho công việc của mình. ▪ Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhâốt có thể theo dõi đ ược các hoạt động của người sử dụng một cách chi têốt. Có thể biêốt đ ược ho ạt đ ộng ch ỉnh sửa sôố liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào. Ngoài ng ười qu ản lý h ệ thôống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tn vêồ nhật ký này. ▪ Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phâồn mêồm nên hôẫ trợ các dữ liệu có thể đ ược l ưu giữ dưới dạng mã hóa để các chương trình khác không thể truy c ập đ ược nh ững dữ liệu đó. ▪ Ngắn chặn truy cập từ bến ngoài: Một phâồn mêồm tôốt nên thiêốt lập một hệ thôống bảo vệ tôốt để có khả năng ngăn chặn việc truy c ập trái phép t ừ bên ngoài vào cơ sở dữ liệu trong phâồn mêồm. Bởi việc truy c ập đó có thể phá ho ại d ữ li ệu hoặc lộ ra ngoài những thông tn tuyệt mật. ▪ Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thôống lưu trữ tâốt cả t ập tn vào nh ững ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhăồm bảo vệ kh ỏi vi ệc mâốt dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tnh, hoặc những tai họa không l ường trước được như lũ lụt hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty. 1.1.3. Cấu trúc phần mềm kế toán a. Lập trình theo hướng cấu trúc: Một phâồn mêồm kêố toán cơ bản seẫ bao gôồm: ● File chương trình: chương trình được tổ chức thành các chương trình con. Mỗi chương trình con đảm nhận xử lý một công việc nhỏ trong toàn bộ hệ 17 thống. Mỗi chương trình con này lại có thể chia nhỏ thành các chương trình con nhỏ hơn. Quá trình phân chia như vậy tiếp tục diễn ra cho đến khi các chương trình con nhận được đủ đơn giản. ● File dữ liệu: Trong chương trình có nhiều hàm, thường thì có nhiều thành phần dữ liệu quan trọng sẽ được khai báo tổng thể để cho nhiều hàm có thể truy nhập, đọc và làm thay đổi giá trị của biến tổng thể. Ngoài ra mỗi hàm có thể có các vùng dữ liệu riêng. b. Lập trình theo hướng đối tượng Một phâồn mêồm kêố toán cơ bản gôồm 4 thành phâồn sau: ● Data ( dữ liệu): Dữ liệu trong một project bao gồm: Database (cơ sở dữ liệu), Free Tables (các bảng tự do), và Queries (các truy vấn). ● Class Library (thư viện lớp): bao gồm các tệp chứa các lớp đối tượng do người dùng định nghĩa. ● Document (các tài liệu): các tài liệu trong một dự án quản trị CSDL bao gồm: Form (giao diện), Reports (báo cáo), và Labels (nhãn); ● Code (chương trình): Bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người dùng tạo ra và thư viện API. Trong tệp .PRG có một tệp được SET MAIN (chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự động chạy đầu tiên khi chạy phần mềm kế toán. ● Other (các thành phần khác): bao gồm Menus (các thực đơn), Text Files(các tệp văn bản) và Other Files (các tệp khác). Sau khi hoàn tâốt các thành phâồn của Project, thông qua c ửa s ổ c ủa Project Manager seẫ cho phép ghép nôối các thành phâồn trong d ự án và biên d ịch toàn b ộ dư án thông qua tệp quản lý dự án (.PJX) thành một phâồn mêồm v ới phâồn m ở rộng .EXE để chạy trong môi trường Windows. 1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán. ➢ Để xây dựng một phần mềm kế toán ta thực hiện 8 bước sau: Bước 1: Khảo sát nhu cầu Bước 2: Phân tích 18 Bước 3: Thiết kế hệ thống Bước 4: Xây dựng Bước 5: Kiểm thử Bước 6: Chuyển giao Bước 7: Đào tạo Bước 8: Bảo hành, bảo trì Bước 1: Khảo sát nhu cầầu Khảo sát nhu câồu là việc tm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu câồu vêồ ứng dụng của khách hàng hay ngay trong đơn vị triển khai dự án. Bước 2: Phần tch Phân tch là công việc để làm sáng tỏ các mục têu và yêu câồu chi têốt c ủa h ệ thôống. Trong râốt nhiêồu trường hợp, người lập trình phải tham gia t ư vâốn cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị vêồ yêu câồu và các chức năng c ủa h ệ thôống nhăồm tôối đa hóa lợi ích của hệ thôống trong việc phục vụ các mục têu kinh doanh hay m ục têu quản lí của khách hàng. Bước 3: Thiếết kếế hệ thôếng Sau khi có thông tn chi têốt vêồ mục têu và yêu câồu của hệ thôống t ừ b ước 2, seẫ phân tch và thiêốt kêố kĩ thuật chi têốt, lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thôống. Thiếết kếế ứng dụng theo công nghệ hướng đôếi tượng Phương pháp têốp cận phân tch thiêốt kêố ứng dụng theo hướng đôối t ượng cung câốp một cái nhìn đôồng nhâốt và tổng quát từ mô hình hóa nghi ệp v ụ, phân tch, thiêốt kêố và lập trình, đảm bảo răồng, mọi hệ thôống đêồu đ ược câốu thành t ừ các đôối tượng tương tác với nhau, môẫi đôối tượng đêồu có các nhiệm v ụ c ủa mình và câồn thực hiện nhiệm vụ đó như thêố nào. Phương pháp têốp cận phân tch thiêốt kêố ứng dụng theo hướng đôối t ượng đã chứng minh ưu thêố hơn hẳn so với phương pháp têốp c ận hướng d ữ li ệu c ủa l ập trình câốu trúc trong việc xây dựng các ứng dụng lớn nhờ các ưu điểm: - Dễ thay đổi và bảo trì; 19 - Tạo khả năng sử dụng lại các đối tượng, do đó cho phép giảm chi phí của ứng dụng xét trong cả vòng đời tồn tại của ứng dụng; - Gần gũi với logic của người dùng. Bước 4: Xầy dựng Sau khi đã thôống nhâốt vêồ kiêốn trúc, các chi têốt kĩ thu ật c ủa h ệ thôống và giao diện đôồ họa, có thể têốn hành xây dựng hệ thôống. Trong quá trình này ph ải luôn cập nhật với khách hàng vêồ têốn độ dự án. Bước 5: Kiểm thử Môẫi khi các phâồn độc lập của hệ thôống được xây dựng xong và đã tr ải qua qui trình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phâồn mêồm, có th ể t ạo m ột phiên b ản chạy thử cho khách hàng hay người dùng trong đơn v ị. Việc kiểm th ử ph ải đ ược thực hiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhăồm quét hêốt các các kh ả năng có th ể xảy ra khi hệ thôống vận hành. Các công việc để xây dựng phâồn mêồm như sau: ➢ Tạn ủácủ ủơ sở dữ liệ ua Việc tạo sơ sở dữ liệu bao gôồm các công việc: +Thiết kế CSDL: xác định mục đích sử dụng sử dụng của CSDL, xác định các bảng và các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng và View. Sau khi thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng các Form và Report để tránh tình trạng phải làm lại từ đầu. +Phân tích nguồn dữ liệu: từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thông tin cho hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng. Nguyên tắc nhóm dữ liệu vào bảng là: • Dựa vào đặc tính của bảng: Mỗi bảng chỉ có thể chứa thông tin của một tập hợp các đối tượng cùng loại; • Dựa các nhóm ứng dụng: Mỗi bộ phận ứng dụng sẽ sử dụng một số bảng nhất định, do đó, các bảng trong cơ sở dữ liệu có thể không được thiết kế tối ưu mà phải dựa trên đặc thù của người sử dụng thông tin trên bảng. Nếu 20