Tài liệu Xây dựng phầm mềm kế toán bán hàng tại công ty tnhh dược phẩm á âu

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các sôố liệu, kêốt quả nêu trong đôồ án tôốt nghiệp của em là trung th ực xuâốt phát t ừ tnh hình thực têố của đơn vị em thực tập. Tác giả Nguyêễn Thị Tĩnh 1 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i MỤC LỤC ii DANH MỤC VIẾT TẮT iv DANH MỤC HÌNH ẢNH v LỜI CẢM ƠN 1 LỜI MỞ ĐẦU 2 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 4 1.1. TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM 4 1.1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 4 1.1.2. Cở sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 5 1.2. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG 19 1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng. 19 1.2.2.Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng. 20 1.2.3. Các tài khoản kế toán sử dụng 22 1.2.4. Các chứng từ kế toán sử dụng 23 1.2.5. Các hình thức kế toán 23 1.2.6. Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng 23 1.2.7. Kế toán máy 27 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM UNI VIỆT NAM 29 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY 29 2.1.1. Giới thiệu về công ty 29 2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức 29 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 2 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 31 2.2.1. Hình thức kế toán sử dụng 31 2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng 33 2.2.3. Các chứng từ và báo cáo sử dụng 35 2.2.4. Một số nghiệp vụ kế toán điển hình tại công ty 35 2.3. ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 36 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM UNI VIỆT NAM 38 3.1. PHÂN TÍCH MỤC TIÊU, TÍNH CHẤT, YÊU CẦU VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN 38 3.1.1. Xác định mục tiêu, dữ liê ̣u đầu vào và các thông tin đươc đưa ra của hê ̣ thống mới.` 38 3.1.2. Mô tả bài toán cho hê ̣ thống mới 39 3.2. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ VÀ MÔ HÌNH LOGIC 41 3.2.1. Mô hình nghiê ̣p vụ của bài toán. 41 3.2.2. Mô hình khái niê ̣m logic. 46 3.2.3. Chuyển đổi mô hình E/R sang mô hình dữ liê ̣u quan hê ̣. 58 3.2.4. Thiết kế cơ sở dữ liê ̣u vâ ̣t ly. 60 3.3. LỰA CHỌN CÔNG CỤ VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM 68 3.3.1.Giới thiê ̣u về Visual Studio. 68 3.3.2.Ưu nhươc điểm của Microsoft Visual Studio. 68 3.3.3 Cài đă ̣t phần mềm 69 3.4. MỘT SỐ KẾT QUẢ CHƯƠNG TRÌNH 69 3.5. MỘT SỐ THUẬT TOÁN 76 3.6. MỘT SỐ ĐOẠN CODE TRONG CHƯƠNG TRÌNH 77 PHẦN KẾT LUẬN 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 3 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 4 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH DANH MỤC VIẾẾT TẮẾT Kí hiệu viêốt tắốt Tên đâồy đủ CNTT Công nghệ thông tn HTTT Hệ thôống thông tn PPKKTX Phương pháp kê khai thường xuyên TK Tài khoản PXK Phiêốu xuâốt kho VCNB Vận chuyển nội bộ CK Chiêốt khâốu TNHH Trách nhiệm hữu hạn GTGT Giá trị gia tắng TTĐB Tiêu thụ đặc biệt CPBH Chi phí bán hàng CPQLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp PNK Phiêốu Nhập kho DT Doanh thu DN TSCD Doanh nghiệp Tài sản côố định Hàng bán tả lại HBTL 5 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1. Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty Hình 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Hình 3. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ky chung Hình 4. Sơ đồ ngữ cảnh của bài toán Hình 5. Sơ đồ phân cấp chứ năng Hình 6. Ma trận thực thể chức năng Hình 7. Sơ đôồ luôồng dữ liệu mức 1 46 Hình 8. Tiến trình cập nhận thông tin.b.Tiến trình Xử ly chứng từg. Hình 9. Tiến trình xử ly chứng từ Hình 10. Tiến trình lập báo cáo Hình 11. Mô hình thực thể liên kết (E/R) Hình 12. Mô hình dữ liệu quan hệ. Hình 13. Giao diện chính của phần mềm. Hình 14. Form đăng nhập vào hệ thống Hình 15. Chức năng của hệ thống Hình 16. Chức năng danh mục Hình 17. Chức năng chứng từ Hình 18. Chức năng Đầu kỳ Hình 19. Chức năng Báo cáo Hình 20. Chức năng Kiểm tra Hình 21. Chức năng Giới thiệu Hình 22. Form đăng ky thành viên Hình 23. Báo cáo tổng hơp doanh thu Hình 24. Sổ cái tài khoản 111 Hình 25. Sơ đồ thuật toán đăng nhập 6 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 7 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LỜI CẢM ƠN Trong thời gian hoc tâp tâiạtrường Hoc Viện Tài Chính em đã hoc đươc râốt nhiêồu kiêốn thức bô ích làm hành trang cho con đ ường sau khi tôốt nghi ệp. Đê co đươc như ngày hôm nay, ngoài sư côố gắống và nôễ l ưc cua ban thân thì phai kê tơi công lao day dôễ không hêồ nho c ua các thâồy cô tr ương Hoc vi ên Tài chính. Em luôn biêốt ơn và seễ luôn ghi nhớ công ơn của các thâồy cô. Em xin chân thành cảm ơn tới các thâồy giáo, cô giáo trong khoa H ệ thôống thông tn kinh têố, những người đã truyêồn dạy cho em nh ững kiêốn th ức chuyên ngành để cho em co đươc nghêồ nghiệp vững chắốc trong tương lai. Đặc biệt em xin đươc tỏ lòng biêốt ơn sâu sắốc tới thâồy giáo Phan Phước Long , người đã trực têốp hướng dâễn em hoàn thành đôồ án tôốt nghiệp trong th ời gian thực tập tôốt nghiệp. Cuôối cùng em xin đươc chân thành cảm ơn lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty TNHH Dươc ph ẩm UNI Vi ệt Nam đã t ạo điêồu kiện cho em đươc thực tập và hướng dâễn em trong th ời gian th ực t ập tôốt nghiệp tại công ty. Hà N ội, ngày 08 tháng 05 nắm 2016 Sinh viên Nguyêễn Th ị Tĩnh 8 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LỜI MỞ ĐẦẦU Công nghệ thông tn hiện nay co thể noi là một phâồn không th ể thiêốu trong cuộc sôống của chúng ta. Hệ thôống thông tn - Một trong nh ững ngành mũi nh on của công nghệ thông tn - đã co nhiêồu ứng dụng trong quản lý kinh têố, đ ặc bi ệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thôống thông tn là m ột lĩnh v ực quan trong của khoa hoc và công nghệ thông tn, cho phép tn h oc hoa h ệ thôống thông tn quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhâốt phục v ụ yêu câồu qu ản lý kinh doanh. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay, khối lương thông tin cần xử ly ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản ly. Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng. Trong thời gian thực tập tai Công ty TNHH Dươc phẩm UNI Vi ệt Nam, đươc tm hiểu vêồ chức nắng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực t ập và tnh hình ứng d ụng công nghệ thông tn và phâồn mêồm kêố toán t ại đây em quyêốt đ ịnh l ựa ch on đêồ tài “ Xây dựng phâầm mềầm kềế toán bán hàng tại Công ty TNHH D ược ph ẩm Á Ầu” . Vơi đăc thù kinh doanh c ua công ty là th ương mai thì ho at đông mua bán hàng hoa là hoat đông chính và quan trong nhâốt mang lai doanh thu và l ơi nhu ân cho công ty. Hiện nay, tại Công ty TNHH Dươc phẩm UNI Việt Nam đang s ử d ụng phâồn mêồm AcSof đ ể hạch toán. Do vậy câồn phải xây dựng một hệ thôống thông tn kêố toán bán hàng giúp cho việc giải quyêốt các vâốn đêồ đơn giản, giảm bớt vâốt v ả, kho khắn trong công tác quản lý củê a doanh nghiêp. - Phạm vi nghiền cứu của đềầ tài: là hoat đông quan lý bán hàng tai công ty TNHH Dươc phẩm UNI Việt Nam. 9 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Mục tều của đềầ tài: Mục têu chính của đêồ tài là đươc người dùng châốp nhận và thực hi ện trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty. Vì v ậy, ch ương trình tr ước hêốt ph ải đáp ứng đươc những yêu câồu cơ bản nhâốt là: đơn giản, đâồy đủ các chức nắng, dêễ nhìn, thuận tện cho việc sử dụng và cài đặt. Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng seễ co những đ ặc thù riêng tùy thu ộc vào chêố độ kêố toán mà cơ quan đo thực hiện. Mục têu của đêồ tài này là: + Hệ thôống giải quyêốt đươc bài toán bán hàng thực têố. + Hệ thôống seễ cung câốp cho người dùng đâồy đủ các chức nắng theo yêu câồu của nghiệp vụ bán hàng. + Hệ thôống seễ cung câốp thông tn vêồ hàng hoa và công nơ. + Hệ thôống seễ giúp đưa ra các báo cáo. - Phương pháp sử dụng nghiền cứu đềầ tài: Đêồ tài đã sử dụng tông hơp các phương pháp nghiên cứu như nghiên cứu lý thuyêốt, thực nghiệm, điêồu tra, phỏng vâốn, t ư duy logic, ph ương pháp phân tch h ệ thôống, phân tch thôống kê, so sánh và các phương pháp tn hoc hoá. - Công cụ sử dụng để thực hiện đềầ tài: Microsof Visual Studio C 2012. - Nội dung của đềầ tài: Gôồm 3 chương: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀỀ PHẦỀN MỀỀM KỀẾ TOÁN. CHƯƠNG 2: THƯC TRẠNG KỀẾ TOÁN BÁN HANG TẠI CÔNG TY TNHH D ƯỢC PHẨM UNI VIỆT NAM. CHƯƠNG 3: XẦY DƯNG PHẦỀN MỀỀM KỀẾ TOÁN BÁN HANG TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM UNI VIỆT NAM. 10 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VẾẦ PHẦẦN MẾẦM KẾẾ TOÁN 1.1. TỔNG QUAN VẾẦ XẦY DỰNG PHẦẦN MẾẦM 1.1.1. Tổng quan vềầ hệ thôếng thông tn kềế toán 1.1.1.1. Khái niệm vềề hệ thốống thống tn kềố toán Hệ thôếng thông tn là một hệ thôống đươc tô chức để thu thập, t ông hơp, phân tch, xử lý, phân phôối.., dữ liệu nhắồm cung câốp thông tn câồn thiêốt, chính xác, kịp thời, đâồy đủ cho quá trình ra quyêốt định để quản lý, điêồu hành các ho ạt đ ộng của tô chức, doanh nghiệp. Hệ thôếng thông tn quản lý (MIS) là một hệ thôống thông tn để trơ giúp thực hiện các chức nắng hoạt động của một tô chức và trơ giúp quá trình ra quyêốt đ ịnh thông qua việc cung câốp cho các nhà quản lý những nh ững thông tn đ ể l ập kêố hoach và kiêm soát các hoat đông cua đơn vị. Hệ thôếng thông tn kềế toán (AIS) là một phâồn đặc biệt của hệ thôống thông tn quản lý. Nhắồm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tn liên quan đêốn các nghi ệp v ụ tài chính. Hay bản châốt của HTTTKT là: Từ hoạt động, sản xuâốt, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày co các nghiệp kinh têố phát sinh. Các nghi ệp v ụ này đ ươc h ệ thôống thông tn toán phân tch, ghi chép và l ưu tr ữ các ghi chép này (ch ứng t ừ, s ô, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng co yêu câồu, hệ thôống thông tn các kêố toán seễ t ừ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tch, tông hơp và l ập các báo cáo thích h ơp cung câốp cho người sử dụng thông tn. 1.1.1.2. Thành phầền của một hệ thốống thống tn kềố toán trong doanh nghiệp HTTTKT trong doanh nghiệp gồm 5 thành phần sau đây: (1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để tạo ra thông tin. 11 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH (2) Phần cứng: Là các thiết bị như máy tính điện tử, máy fax, máy in … là công cụ để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử ly dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó. (3) Thủ tục tài chính kềố toán : Là thủ tục câồn tuân thủ để tô chức và quản trị các hoat đông xử lý thông tn như thiêốt kêố và triên khai chương trình, duy trì phâồn cứng và phâồn mêồm, quản lý chức nắng các nghiệp vụ. (4) Dữ liệu tài chính kềố toán : Bao gôồm toàn bộ các sôố liệu, các thông tn kêố toán phục vụ cho việc xử lí trong hệ thôống, tr ơ giúp các quyêốt đ ịnh cho nhà qu ản lí (Tệp danh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng, Tệp danh mục hàng hoa,...). 5) Phần mềm (chương trình) kế toán tài chính: Là chương trình xử ly các nghiệp vụ, phân tích dữ liệu, tính toán để xác định và cung cấp những thông tin kế toán hữu ích cho người dùng. 1.1.1.3. Nhiệm vụ và vai trò của một hệ thốống thống tn kềố toán Nhiệm vụ của một HTTTKT trong doanh nghiệp là: - Cung câốp thông tn chính xác, kịp thời, đáng tn cậy, thời gian phát tri ển hơp lý, đáp ứng đươc yêu câồu thông tn của doanh nghiệp, của người dùng. - Phát triển hệ thôống nhắồm đạt đươc HTTT kêố toán hoàn h ảo, v ới chi phí b ỏ ra tương xứng với hiệu quả mang lại. Vai trò của một HTTTKT trong doanh nghiệp là: - Ghi nhận, lưu giữ các dữ liệu các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp - Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tương bên ngoài - Hỗ trơ ra quyết định cho các nhà quản ly doanh nghiệp - Hoạch định và kiểm soát - Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.2. Cở sở thực tềễn để xây dựng phâần mềầm kềế toán trong doanh nghi ệp 1.1.2.1. Khái niệm, thành phầền của phầền mềềm kềố toán trong doanh nghi ệp ● Khái niệm về phần mềm kế toán Phâồn mêồm kêố toán: là hệ thôống các chương trình máy tnh dùng đ ể t ự đ ộng 12 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH xử lý các thông tn kêố toán trên máy vi tnh, t ừ nh ững ch ứng t ừ gôốc phâồn mêồm kêố toán xử lý thông tn trên các chứng từ, sô sách theo quy trình c ủa chêố đ ộ kêố toán để tạo ra các thông tn kêố toán như các s ô kêố toán và báo cáo tài chính, báo cáo kêố toán quản trị và các báo cáo thôống kê phân tch tài chính khác. ● Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Một phần mềm kế toán đươc xây dựng theo hai hướng đó là xây dựng theo hướng cấu trúc và hướng đối tương: ➢ Thành phần của phần mềm kế toán đươc xây dựng theo hướng cấu trúc là: - Cở sở dữ liệu là các bảng lưu các thông tin kế toán, dữ liệu xử ly lưu trữ về nghiệp vụ kế toán và quản ly - Các modun chương trình con thường đươc viết bằng hàm và thủ tục để giải quyết theo thiết kế có sẵn ➢ Thành phần của phần mềm kế toán đươc xây dựng theo hướng đối tương là: - Cở sở dữ liệu là các bảng lưu các thông tin kế toán, dữ liệu xử ly lưu trữ về nghiệp vụ kế toán và quản ly - Các form giao diện, form cho phép thao tác lên các bảng hay là cơ sở dữ liệu của chương trình - Các lớp (class) để định nghĩa các đối tương - Các menu hệ thống - Thiết kế các báo cáo để hiển thị các thông tin đầu ra của doanh nghiệp gồm các báo cáo tài chính, các sổ, báo cáo quản trị khi cần thiết. 1.1.2.2. Đặc điểm của phầền mềềm kềố toán Một là, nguyên tắốc xây dựng phâồn mêồm phải tuân thủ theo lu ật kêố toán, chêố độ kêố toán, chuẩn mực kêố toán và nghị định vêồ kêố toán. Hai là, Phâồn mêồm kêố toán bắốt buộc phải đ ươc xây d ựng d ựa trên các ph ương pháp kêố toán như sau: ● Phương pháp chứng từ kế toán - Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. 13 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. 14 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ● Phương pháp tài khoản - Tài khoản phản ánh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tương kế toán riêng biệt. - Mở tài khoản – sổ kế toán là một công việc của kế toán: Mỗi đối tương kế toán riêng biệt đươc mở một tài khoản tương ứng. - Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi một tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo. Tài khoản cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo. ● Phương pháp kiểm kê tài sản - Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm. - Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lương, xác nhận và đánh giá chất lương, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. ● Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán - Tính giá các đối tương kế toán là một công việc của kế toán: Biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản của doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định. - Tính giá thành là một công việc của kế toán, tổng hơp bằng tiền chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm. ● Phương pháp ghi sổ kép - Phương pháp phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản. - Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định đươc phản ánh vào các tài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. ● Phương pháp báo cáo tài chính 15 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Báo cáo tài chính đươc lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng để tổng hơp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản ly và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. - Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán: Tổng hơp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Thứ ba, phần mềm kế toán dễ phải đổi mới, cập nhật, bổ sung thêm khi doanh nghiệp có nhu cầu, kế hoạch phát triển mới hoặc do các yếu tố khách quan phải thay đổi, bổ sung vào phần mềm như về thuế suất, luật kế toán, quy định mới về mẫu báo cáo, chứng từ…. 1.1.2.3. Quy trình xầy dựng phầền mềềm kềố toán Theo hai hướng để xây dựng một phâồn mêồm kêố toán là theo l ập trình h ướng câốu trúc và lập trình hướng đôối tương. Ta thâốy xu hướng của lập trình h ướng câốu trúc là để xây dựng các phâồn mêồm hệ thôống vì no râốt mâốt th ời gian và tôốn chi phí, còn xu hướng của lập trình hướng đôối tương là xây dựng các phâồn mêồm ứng d ụng vì no tôốn ít thời gian hơn và giảm một lương chi phí xây dựng đáng kể. Do đo, quá trình xây dựng một phâồn mêồm kêố toán trong th ực têố theo h ướng đôối tương cơ bản đươc phân chia thành 8 bước như sau: Bước 1: Khảo sát nhu câầu Khảo sát hệ thôống là bước khởi đâồu của têốn trình xây dựng phâồn mêồm kêố toán, là tm hiểu yêu câồu nghiệp vụ và nhu câồu phát phâồn mêồm, trên c ơ s ở đo hình thành nên kêố hoach xây dưng phâồn mêồm kêố toán. Mục têu của giai đoạn này tập trung giải quyêốt các vâốn đêồ sau: - Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phôối đêốn quá trình xử lý thông tn. - Tìm hiểu các chức nắng nhiệm vụ mục têu câồn đạt đươc của hệ thôống - Định ra giải pháp phân tch, thiêốt kêố sơ bộ và xem xét tnh khả thi của chúng. 16 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Trên cơ sở các thông tn khao sát đươc, ngươi thiêốt kêố phai đánh giá, xác định đươc yêu câồu, quy tắốc ràng buộc của phâồn mêồm mình xây dựng seễ đ ạt đ ươc và lập ra kêố hoạch thực hiện cụ thể. Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công cụ đươc sử dụng để thu thập thông tin. Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống đươc chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhắồm hình thành dự án phát triển hệ thôống thông tn. Giai đoạn khảo sát chi tếết: Nhắồm thu thập các thông tn chi têốt c ủa h ệ thôống phục vụ phân tch yêu câồu thông tn làm cơ sở cho bước thiêốt kêố sau này. Các bước khảo sát thu thập thông tn : Quá trình khảo sát hệ thôống câồn trải qua các bước sau: ➢ Tiêốn hành thu thập thông tn bắồng các phương pháp khác nhau. ➢ Củng côố, bô sung và hoàn thiện kêốt quả khảo sát. ➢ Tông hơp kêốt quả khảo sát. ➢ Hơp thức hoa kêốt quả khảo sát. Giai đoan này câồn giai quyêốt đươc các vâốn đêồ: - Môi trường, các ràng buộc đôối với hệ thôống thông tn câồn xây d ựng nh ư thêố nào? - Chức nắng, nhiệm vụ, mục têu câồn đạt đươc của HTTT là gì? - Định ra giải pháp phân tch, thiêốt kêố sơ bộ và xem xét tnh khả thi của chúng. Trên cơ sở các thông tn khao sát hiên trang, xác định các đi êm yêốu c ua h ê thôống hiện tại, lập phương án cải têốn hệ thôống, xác định phạm vi, khả nắng, mục têu của dự án. - Mục têu của việc khảo sát hiện trạng - Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thôống cũ. - Tìm hiểu các chức nắng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thôống. - Xác định các nhươc điểm của hệ thôống. 17 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng - Điêồu tra, thu thập thông tn vêồ hệ thôống hiện hành. - Biên tập, biểu diêễn, phê phán, đêồ xuâốt ý kiêốn. Nội dung của việc khảo sát hiện trạng - Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh têố và kyễ thuật của hệ thôống. - Nghiên cứu cơ câốu tô chức của hệ thôống. - Xác định các chức nắng nhiệm vụ, quyêồn hạn…của các đơn vị ở các câốp khác nhau. - Thu thập và nghiên cứu các hôồ sơ, sô sách….s ử d ụng trong nghi ệp v ụ c ủa t ô chức, đôồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý các thông tn trong các tài li ệu trên. - Thu thập và nghiên cứu các quy tắốc quản lý bao gôồm lu ật, các quy đ ịnh… chi phôối đêốn quá trình xử lý thông tn. - Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tn của hệ thôống. - Thông kêố các phương tện, tài nguyên đươc sử dụng cho hoạt động của hệ thôống. - Thu thập và nghiên cứu các yêu câồu vêồ thông tn, các đánh giá vêồ h ệ thôống, các nguyện vong và kêố hoạch phát triển hệ thôống. - Đánh giá hiện trạng và đêồ ra giải pháp. - Lập tài liệu khảo sát. Lập dự án - Xác định mục têu dự án - Lơi ích nghiệp vụ. - Lơi ích người têu dùng. - Lơi ích kinh têố. Đưa ra giải pháp sơ bộ - Đêồ xuâốt các chức nắng chính và câốu trúc chung của hệ thôống. 18 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Lập kêố hoạch triển khai dự án. Bước 2: Phân tch Phân tch làm sáng tỏ các mục têu và yêu câồu chi têốt c ủa h ệ thôống. Trong râốt nhiêồu trường hơp câồn phụ thuộc vào yêu câồu và ch ức nắng c ủa h ệ thôống nhắồm tôối đa hoa lơi ích của hệ thôống trong việc phục vụ các mục têu kinh doanh/quản lí. Phân tch hệ thôống bao gôồm các công việc: - Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thôống câồn lưu trữ và xử lý nh ư: ch ứng từ, hoá đơn, sô sách, báo cáo…. - Mô tả hoạt động để làm cơ sở xác định những yêốu tôố liên quan tới hệ thôống. và công việc của từng bộ phân tác động tới hệ thôống. - Xác định các chức nắng, nhiệm vụ của hệ thôống. - Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thôống. - Xác định các dữ liệu và chức nắng hoạt động trong t ương lai c ủa nghi ệp v ụ. hoat đông cua hê thôống. - Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thôống và môi trường. - Xây dựng mô hình diêễn tả hệ thôống vêồ chức nắng. - Xây dựng mô hình diêễn tả hệ thôống vêồ dữ liệu. - Xây dựng mô hình vêồ các ràng buộc và môối quan h ệ c ủa phâồn mêồm câồn xây dựng với môi trường. - Phác hoa giai pháp thiêốt kêố bắồng cách lưa chon và mô t a chung m ôt gi ai pháp thiêốt kêố thích hơp. - Sau khi xác định đâồy đủ các yêu câồu vêồ hệ thôống, têốn hành l ập tài li ệu phân tch hệ thôống. a. Sơ đôồ ngư canh. Là một cách mô tả hệ thôống gôồm các thành phâồn: ❖ Tiếến trình hệ thôếng: Mô tả toàn bộ hệ thôống ❖ Các tác nhân: Mô tả các yêốu tôố môi trường co tương tác với hệ thôống 19 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Tác nhân phải xác định 3 têu chí: - Tác nhân phải là người, nhom người, một tô chức, một bộ phận c ủa một t ô chức hay một hệ thôống thông tn khác - Nắồm ngoài hệ thôống: Không thực hiện chức nắng của hệ thôống - Co tương tác với hệ thôống: Gửi dữ liệu vào hệ thôống hoặc nhân dữ liệu từ hệ thôống b. Các luôồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ nơi nguôồn sang nơi đích). Biêu đôồ phân câốp chưc nắng. c. Biểu đôồ phân câốp chức nắng bao gôồm các chức nắng và các liên kêốt. Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kêốt quả là một sản phẩm dịch v ụ thông tn. Liến kếết: Đường gâốp khúc hình cây liên kêốt một chức nắng ở trên v ới m ột chức nắng con. CHỨC NĂNG CHA Chức năng con Chức năng con Chức năng con Nguyến tăếc phân rã chức năng gộp: ▪ Môễi chức nắng con phải thực sự tham gia thực hiện chức nắng cha. ▪ Việc thực hiện chức nắng con thì đảm bảo thực hiện chức đ ươc chức nắng cha. d. Ma trân thưc thê chưc nắng. Các cột: Môễi cột tương ứng với một hôồ sơ dữ liệu. 20 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01