Tài liệu Xây dựng mô hình hệ thống thông tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container tại cảng nhà rồng khánh hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP.HCM VÕ ĐỨC THÀNH XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH KHAI THÁC XẾP DỠ CONTAINER TẠI CẢNG NHÀ RỒNG – KHÁNH HỘI Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý LUẬN VĂN THẠC SĨ TP. HỒ CHÍ MINH, Tháng 7 Năm 2009 2 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. Nguyễn Đức Trí Cán bộ chấm nhận xét 1 : TS. Võ Thị Ngọc Châu Cán bộ chấm nhận xét 2 : TS. Nguyễn Thanh Bình Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG TP. HCM, ngày 05 tháng 09 năm 2009 Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: 1. TS. Võ Văn Huy (Chủ tịch hội đồng) 2. TS. Nguyễn Quỳnh Mai (Thư ký hội đồng) 3. TS. Võ Thị Ngọc Châu (Giáo viên phản biện 1) 4. TS. Nguyễn Thanh Bình (Giáo viên phản biện 2) 5. PGS. TS. Nguyễn Thống (Ủy viên) 6. TS. Nguyễn Đức Trí (Ủy viên) Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá luận văn và Bộ môn quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có). Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV Bộ môn quản lý chuyên ngành 3 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ---------------- Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc ---oOo--Tp. HCM, ngày 10 tháng 7 năm 2009 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ và tên học viên: VÕ ĐỨC THÀNH Giới tính : Nam Ngày, tháng, năm sinh : 17/11/1983 Nơi sinh : Đà Lạt Chuyên ngành : .Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Khoá (Năm trúng tuyển) : 2007 1- TÊN ĐỀ TÀI: . XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH KHAI THÁC XẾP DỠ CONTAINER TẠI CẢNG NHÀ RỒNG – KHÁNH HỘI. 2- NHIỆM VỤ LUẬN VĂN: Nghiên cứu, xây dựng mô hình hệ thống thông tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container phù hợp với thực trạng tại cảng Nhà Rồng – Khánh Hội đồng thời đưa ra những đề xuất về nghiệp vụ, tổ chức, cơ sở hạ tầng. 3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 02/02/2009 4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 10/07/2009 5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS. NGUYỄN ĐỨC TRÍ Nội dung và đề cương Luận văn thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH LỜI CẢM ƠN 4  Trước hết, tôi xin được tỏ lòng biết ơn và gửi lời cám ơn chân thành đến TS. Nguyễn Đức Trí, người trực tiếp hướng dẫn luận văn, đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn tôi tìm ra hướng nghiên cứu, tiếp cận thực tế, tìm kiếm tài liệu, xử lý và phân tích, giải quyết vấn đề… nhờ đó tôi mới có thể hoàn thành luận văn cao học của mình.  Ngoài ra, trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài tôi còn nhận được nhiều sự quan tâm, góp ý, hỗ trợ quý báu của quý thầy cô, đồng nghiệp, bạn bè và người thân. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến:  Cha mẹ và những người thân trong gia đình đã hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian qua và đặc biệt trong thời gian tôi theo học khóa thạc sỹ tại trường Đại học Bách Khoa Tp.HCM.  Quý thầy cô Khoa Quản Lý Công Nghiệp trường Đại học Bách Khoa Tp.HCM đã truyền đạt cho tôi những kiến thức bổ ích trong suốt hai năm học vừa qua.  Ban giám đốc Công ty GENSOFT đặc biệt là anh Nguyễn Văn Thành giám đốc công ty GENSOFT đã hỗ trợ và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn và các bạn bè, đồng nghiệp luôn động viên, hỗ trợ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu.  Ban lãnh đạo cảng Nhà Rồng – Khánh Hội đã nhiệt tình tham gia trả lời phỏng vấn nghiên cứu cho đề tài. Tác giả Võ Đức Thành 5 TÓM TẮT Hệ thống thông tin ngày nay giữ một vị trí quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại đối với doanh nghiệp vì nó là công cụ hỗ trợ, giúp nhà quản lý biết được hoạt động hiện tại của công ty, từ đó dự báo tình hình tương lai, góp phần quan trọng trong việc ra quyết định, nắm bắt cơ hội kinh doanh. Tuy nhiên, một vài tổ chức coi đó là một xu hướng “theo thời”, thiếu đánh giá đúng mức vai trò và thiếu suy xét khi ra quyết định thực hiện một phương án áp dụng hệ thống thông tin trong khi chưa nắm rõ những yêu cầu của hệ thống sắp thực hiện cũng như chưa hoàn toàn nắm rõ yêu cầu của bản thân hệ thống tại doanh nghiệp đang vận hành, sẽ không những phát huy được tính ưu việt của hệ thống thông tin mà còn khó khăn, trở ngại cho hệ thống hiện tại. Đề tài này nhằm mục đích đánh giá hiện trạng của Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội, đề xuất các điều kiện chuẩn bị để triển khai hệ thống phần mềm quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container mới CATOS tại cảng Nhà Rồng – Khánh Hội. Tôi đánh giá và đề xuất dựa vào: - Hiện trạng cơ sở hạ tầng, Quy trình quản lý-điều hành, Tổ chức và Công việc các bộ phận của cảng Nhà Rồng – Khánh Hội liên quan đến xếp dỡ container mà tôi thu thập, quan sát và phỏng vấn được tại cảng Nhà rồng – Khánh hội (Ngày 25/09/2008 và ngày 26/09/2008). - Mục tiêu và mong đợi của Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội mà tôi thu thập được qua Ban Tổng Giám đốc Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội. - Kinh nghiệm của các chuyên gia phát triển phần mềm Cảng trong việc triển khai thành công hệ thống phần mềm điều hành cảng container tại Cảng Tân thuận. - Tham chiếu đến các quy trình khai thác container chuẩn quốc tế, các cảng đang áp dụng quy trình khai thác container mới tại Việt nam cũng như Quốc tế và các cảng sẽ áp dụng quy trình thác mới đang xây dựng tại Việt Nam. 6 ABSTRACT Information systems nowadays plays an important role in deciding success or failure of a business. It is a useful supporting instrument for a businessman to understand clearly present activities of his company, since then he can forecast future businesss conditions contributing chiefly in his making decision as well as catching business opportinities easily. However, some businesses consider it as a “fashionable” trend; they don’t realize the importance and requirements of a coming Information System and even the current operating one. Consequently, the new system can’t develop to a high degree and sometimes it causes some troubles to the existing one. This thesis aims to evaluate the current status of the Nha Rong - Khanh Hoi port, proposed conditions to prepare for implementing the new system software container management CATOS at the port Nha Rong - Khanh Hoi. I evaluate and propose based on: - The current status of infrastructure, the process management, organization and tasks of the department of the Nha Rong – Khanh Hoi port related to the arrangement container that I collect, observe and interview at the port Nha Rong Khanh Hoi Assembly (On 25/09/2008 and 26/09/2008). - The Objectives and expectations of the Nha Rong - Khanh Hoi Assembly that I collected through the General Director of the Nha Rong - Khanh Hoi port. - The Experience of specialist software development in the Port implementing successful system software operating container ports at Tan Thuan port. - References to the exploitation of the international standard containers, the port is applied container exploitation in Vietnam as well as International and the port will apply to the exploitation of new construction in Viet Nam. 7 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1. HTTT sử dụng nguồn tài nguyên con người, dữ liệu, phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông và công nghệ .......................................................... 18 Hình 2.2. Ba vai trò chính của hệ thống thông tin quản lý ............................... 19 Hình 2.3. Các yếu tố của một hệ thống.............................................................. 20 Hình 2.4. Đầu vào, đầu ra của một hệ thống ..................................................... 20 Hình 2.5. Cấu trúc của một hệ thống.................................................................. 21 Hình 2.6. Quá trình hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp ..................... 22 Hình 2.7. Phân loại Hệ thống thông tin theo hoạt động và quản lý ................. 27 Hình 2.8. Vòng đời các Hệ thống thông tin....................................................... 28 Hình 2.9. Phương pháp để giải quyết vấn đề..................................................... 30 Hình 2.10. Giải pháp phát triển Hệ thống thông tin ............................................ 34 Hình 2.11. Các hoạt động thiết kế hệ thống......................................................... 35 Hình 2.12. Sơ lược về quá trình thực hiện hệ thống............................................ 37 Hình 2.13. Các thành tố của một tổ chức............................................................. 38 Hình 2.14. Nguồn: Burch J., Information System – Theory and Practice, 198938 Hình 2.15. Các phân hệ cấu thành tổ chức........................................................... 39 Hình 2.16. Các yếu tố của tổ chức........................................................................ 41 Hình 2.17. Vị trí hệ thông tin điển hình. .............................................................. 45 Hình 2.18. Các thuộc tính của chất lượng thông tin............................................ 46 Hình 2.19. Các vấn đề giải quyết trong môi trường cạnh tranh Nguồn: John Burch, 1989. 46 Hình 2.20. Mô hình nghiên cứu............................................................................ 47 8 DANH MỤC BẢNG Bảng 5.1. Cần cẩu bờ làm hàng container (Quay Crane) ................................ 137 Bảng 5.2. Cần cẩu bãi (Yard Carne)................................................................. 137 Bảng 5.3. Đầu kéo (Yard Tractor) dành để kéo container trong bãi (nội bộ và thuê từ bên ngoài) .................................................................................................... 138 Bảng 5.4. Cầu bến:............................................................................................. 139 Bảng 5.5. Qui hoạch bãi Container hiện tại ..................................................... 140 Bảng 5.6. Yêu cầu nhân sự chi tiết ................................................................... 147 9 MỤC LỤC CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN ..................................................................................... 12 1.1. Lý do hình thành đề tài .................................................................................................. 12 1.2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài ............................................................................................ 13 1.3. Phạm vi nghiên cứu đề tài.............................................................................................. 13 1.4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................... 14 1.5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài ........................................................................................... 14 1.6. Bố cục của luận văn ....................................................................................................... 16 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT – MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU....................... 17 2.1. Tìm hiểu hệ thống .......................................................................................................... 17 2.1.1. Khái niệm về hệ thống.............................................................................................. 17 2.1.2. Khái niệm thông tin .................................................................................................. 18 2.1.3. Khái niệm hệ thống thông tin................................................................................... 18 2.1.4. Vai trò của hệ thống thông tin.................................................................................. 19 2.1.5. Các yếu tố cơ bản của một hệ thống........................................................................ 20 2.1.6. Cấu trúc của hệ thống ............................................................................................... 21 2.1.7. Mục tiêu của hệ thống............................................................................................... 21 2.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp ........................................................................ 21 2.2.1. Quá trình hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp............................................ 22 2.2.2. Các thành phần của một hệ thống thông tin quản lý............................................... 25 2.2.3. Mục tiêu của một hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp........................ 26 2.2.4. Các yêu cầu đối với thông tin trong điều hành doanh nghiệp................................ 26 2.2.5. Phân loại hệ thống thông tin..................................................................................... 27 2.2.6. Chu kỳ sống của hệ thống thông tin......................................................................... 27 2.2.7. Những rủi ro của hệ thống thông tin........................................................................ 29 2.3. Các giải pháp hệ thống thông tin................................................................................... 30 2.3.1. Tiếp cận hệ thống...................................................................................................... 30 2.3.2. Phát triển các giải pháp hệ thống thông tin ............................................................. 32 2.3.2.1. Điều tra hệ thống .................................................................................32 2.3.2.2. Phân tích hệ thống...............................................................................35 2.3.2.3. Thiết kế hệ thống.................................................................................35 2.3.2.4. Thực hiện hệ thống:.............................................................................36 2.3.2.5. Bảo trì hệ thống:..................................................................................37 2.4. Vấn đề tổ chức................................................................................................................ 37 2.4.1. Các thành tố của tổ chức........................................................................................... 37 2.4.2. Các phân hệ liên quan đến quyết định ..................................................................... 39 2.4.3. Tóm tắt....................................................................................................................... 40 2.5. Vấn đề công nghệ........................................................................................................... 40 2.5.1. Ý nghĩa....................................................................................................................... 40 2.5.2. Tóm tắt....................................................................................................................... 45 2.6. Vấn đề hệ thông tin nghiệp vụ....................................................................................... 45 2.6.1. Ý nghĩa....................................................................................................................... 45 2.6.2. Tóm tắt....................................................................................................................... 47 2.7. Mô hình nghiên cứu ....................................................................................................... 47 CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ............................................................. 49 10 3.1. Nghiệp vụ kinh doanh .................................................................................................... 49 3.1.1. Giới thiệu chung và phương hướng hoạt động tại Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội 49 3.1.2. Giải thích và thuật ngữ.............................................................................................. 49 3.1.3. Nghiệp vụ kinh doanh tại Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội:...................................... 55 3.2. Quản lý và chính sách .................................................................................................... 55 3.2.1. Quản lý tàu cập bến, lên kế hoạch tàu ..................................................................... 57 3.2.2. Quản lý hàng xuất: .................................................................................................... 58 3.2.3. Tìm hiểu phát hành EIR............................................................................................ 58 3.2.4. Tìm hiểu chi tiết báo cáo biến động, báo cáo sản lượng ........................................ 58 3.2.5. Khảo sát bãi............................................................................................................... 59 3.2.6. Công việc bãi có hàng: ............................................................................................. 59 3.2.7. Quản lý bãi rút hàng và kho hàng CFS.................................................................... 60 3.2.8. Quản lý Bãi rỗng....................................................................................................... 60 3.2.9. Quản lý bãi lạnh ........................................................................................................ 60 3.2.10. Phát hành hóa đơn..................................................................................................... 61 3.2.11. Tính phí lưu bãi......................................................................................................... 61 3.3. Tổ chức – nhân sự .......................................................................................................... 61 3.4. Hệ thống thông tin hiện hành ........................................................................................ 62 3.5. Năng suất và sản lượng.................................................................................................. 64 3.6. Cần phải có một hệ thống thông tin mới....................................................................... 65 3.7. Mô hình tham chiếu cảng Tân Thuận ........................................................................... 68 3.7.1. Mô hình tham chiếu .................................................................................................. 68 3.7.2. Nhận xét:.................................................................................................................... 82 3.8. Giới thiệu CATOS ......................................................................................................... 83 3.8.1. Giới thiệu chung ....................................................................................................... 83 3.8.2. Lợi ích – cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin .......................................................... 83 3.8.3. Đặc điểm chung và ưu điểm của CATOS ............................................................... 84 3.8.3.1. Thời gian thực và tính hỗ trợ giữa các module cao...............................84 3.8.3.2. Tối thiểu hóa việc nhập liệu.................................................................84 3.8.3.3. Tính bảo mật cao .................................................................................84 3.8.3.4. Giao tiếp một cách dễ dàng..................................................................85 3.8.3.5. Giao diện đồ họa GUI (Graphical User Interface) ................................85 3.8.3.6. Ngôn ngữ sử dụng ...............................................................................85 3.8.4. Các đặc điểm đặc biệt của CATOS ........................................................................ 85 3.8.4.1. Mã an toàn ISPS .................................................................................85 3.8.4.2. Giám sát và kiểm soát dữ liệu..............................................................86 CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG TƯƠNG LAI ...................... 88 4.1. Mô hình nghiệp vụ của hệ thống................................................................................... 88 4.1.1. Qui trình nâng container từ bãi lên xe chủ hàng (GATE-OUT) (giao container nhập, cấp container rỗng, container xuất rớt tàu)................................................................ 88 4.1.2. Quy trình hạ container từ xe chủ hàng xuống bãi (Container xuất, container nhập từ cảng khác, trả container rỗng )......................................................................................... 92 4.1.3. Qui trình giao thẳng container từ tàu lên xe chủ hàng............................................ 95 4.1.4. Qui trình giao thẳng container từ xe chủ hàng xuống tàu ...................................... 95 4.1.5. Qui trình giao thẳng container từ tàu xuống sà lan................................................. 96 4.1.6. Qui trình giao thẳng container từ sà lan lên tàu ...................................................... 97 4.1.7. Qui trình giao nhận container bãi – sà lan............................................................... 98 11 4.1.8. Qui trình thực hiện dịch vụ tại bãi ........................................................................... 99 4.1.9. Qui trình thủ tục phối hợp xếp dỡ tàu giữa cảng – hãng tàu/đại lý tàu ............... 102 4.1.10. Qui trình điều hành dỡ tàu...................................................................................... 108 4.1.11. Qui trình điều hành xếp tàu: ................................................................................... 110 4.2. Mô hình tổ chức sử dụng hệ thống.............................................................................. 112 4.2.1. Sơ đồ tổ chức:.......................................................................................................... 112 4.2.2. Mô tả vai trò: ........................................................................................................... 113 4.3. Mô hình cài đặt hệ thống ............................................................................................. 118 4.4. Chức năng hệ thống ..................................................................................................... 119 4.4.1. Hệ thống lập kế hoạch ............................................................................................ 119 4.4.2. Hệ thống điều hành ................................................................................................. 120 4.4.3. Hệ thống quản lý ..................................................................................................... 121 4.5. Mô hình vận hành......................................................................................................... 123 4.5.1. Các thông tin cơ bản cho CATOS.......................................................................... 123 4.5.2. Điều hành container nhập....................................................................................... 126 4.5.3. Điều hành container xuất........................................................................................ 130 4.5.4. Điều hành rỗng........................................................................................................ 135 4.6. Các điều kiện phụ thuộc............................................................................................... 137 4.6.1. Đề xuất qui hoạch cơ sở hạ tầng ............................................................................ 137 4.6.1.1. Qui hoạch các phương tiện xếp dỡ container......................................137 4.6.1.2. Qui hoạch bến bãi..............................................................................139 4.6.1.3. Qui hoạch cổng và giao thông............................................................142 4.6.2. Đề xuất trang thiết bị phần cứng ............................................................................ 144 4.6.3. Đề xuất tổ chức nhân sự ......................................................................................... 146 CHƯƠNG 5. KẾ HOẠCH CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG CŨ SANG HỆ THỐNG MỚI 151 5.1. Đào tạo và định hướng người sử dụng........................................................................ 151 5.2. Công tác tư tưởng và chỉ đạo của lãnh đạo tổ chức ................................................... 152 5.3. Xây dựng và ban hành qui trình nghiệp vụ................................................................. 153 5.4. Xây dựng chính sách mới ............................................................................................ 153 5.5. Thông báo qui trình và thủ tục cho khách hàng ......................................................... 153 5.6. Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới .............................................. 154 5.7. Dự phòng sự cố khi chuyển đổi................................................................................... 156 5.8. Đánh giá rủi ro khi xây dựng hệ thống ....................................................................... 157 CHƯƠNG 6. KẾT LUẬN ....................................................................................... 160 6.1. Kết quả nghiên cứu ...................................................................................................... 160 6.2. Các giới hạn và hướng phát triển ................................................................................ 161 6.2.1. Các giới hạn:............................................................................................................ 161 6.2.2. Hướng phát triển: .................................................................................................... 161 12 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN 1.1.Lý do hình thành đề tài Hiện nay chúng ta đang sống và làm việc trong thời đại công nghệ thông tin. Thời đại mà doanh nghiệp có thể chia sẻ và thu thập thông tin qua hệ thống mạng. Công nghệ thông tin đã và đang dần thâm nhập vào tất cả các lãnh vực của nền kinh tế, nó giúp doanh nghiệp giành được nhiều ưu thế trong quá trình cạnh tranh cũng như hỗ trợ cho việc ra quyết định cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. Do đó, công nghệ thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu, ảnh hưởng sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Xây dựng và phát triển Cảng trong xu thế hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới cũng đặt ra cho Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội những thời cơ và thách thức mới. Cảng là nơi tiếp nhận nhiều chuyến tàu nhập, xuất với lưu lượng hàng hóa rất lớn. Thêm vào đó, trên mỗi chuyến tàu có chở hàng trăm container của nhiều đơn vị, cá nhân khác nhau. Vấn đề đặt ra cho Cảng là làm thế nào quản lý, kiểm tra việc làm thủ tục của các container hàng hóa đã nhập về Cảng?. Theo dõi số container quá hạn 30 ngày, 90 ngày, 180 ngày như thế nào?. Số container nào làm thủ tục tại Cảng, chuyển cảng đích, chuyển cửa khẩu.? Tình hình bến bãi hiện tại ra sao?... Để có thể thu thập tất cả những thông tin yêu cầu trên, từ đó bảo đảm tốt công tác xử lý, khai thác một cách nhanh chóng và chính xác thì cần phải xây dựng một chương trình với một kho dữ liệu thích hợp. Trước đây công việc này chủ yếu được thực hiện “thủ công”, gây mất thời gian và sử dụng nhân lực lao động không hiệu quả. Ban lãnh đạo Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội đã nhận thức được vấn đề đó và thấy được tầm quan trọng của thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành khai thác xếp dỡ container, phục vụ khách hàng và đã tạo mọi điều kiện để phát triển hệ thống thông tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động khai thác xếp dỡ container ngày càng tăng như hiện nay và phục vụ cho khách hàng ngày một tốt hơn. Chính vì lý do đó, tôi đã chọn đề tài: 13 “ XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH KHAI THÁC XẾP DỠ CONTAINER TẠI CẢNG NHÀ RỒNG – KHÁNH HỘI.” Việc lựa chọn đề tài này vừa có ích cho việc ứng dụng kiến thức đã học vào thực tiễn công việc của tôi, vừa phù hợp với định hướng kinh doanh của Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội. 1.2.Mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu, xây dựng mô hình hệ thống thông tin quản lý thích hợp, nhằm hỗ trợ hoạt động điều hành khai thác xếp dỡ container tại Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội có hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu phát triển của Cảng. Nội dung nghiên cứu bao gồm: Nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin và tổ chức của Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội nhằm mục đích chuẩn bị đầu tư và phát triển hệ thống thông tin quản lý trong hoạt động điều hành khai thác xếp dỡ container. Tìm ra các yếu tố quyết định sự thành công trong việc xây dựng hệ thống. Xây dựng mô hình hệ thống tương lai gồm: mô hình nghiệp vụ, mô hình tổ chức sử dụng, mô hình cài đặt, mô hình vận hành nhằm áp dụng thành công hệ thống vào hoạt động khai thác xếp dỡ container tại Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội khi hệ thống đi vào sử dụng. Đề xuất các điều kiện phụ thuộc của hệ thống mới: + Đề xuất cơ sở hạ tầng. + Đề xuất trang thiết bị phần cứng . + Đề xuất tổ chức nhân sự. Đưa ra kế hoạch chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và đánh giá rủi ro khi xây dựng hệ thống mới. 1.3.Phạm vi nghiên cứu đề tài Phạm vi nghiên cứu để khai thác sử dụng hệ thống là cho quy trình sản xuất kinh doanh xếp dỡ container tại Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội:  Đối tượng sử dụng: cán bộ công nhân viên của Đội Container, Trung tâm Khai thác, Thương vụ và các nhà quản lý của Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội 14 sử dụng trực tiếp chương trình cho hoạt động quản lý khai thác container của mình.  Đối tượng quản lý: container (loại trừ hàng hóa trong container) và các phương tiện xếp dỡ/nâng hạ, cơ sở hạ tầng liên quan đến khai thác xếp dỡ container.  Phạm vi nghiệp vụ áp dụng: quản lý khai thác container (nhập, xuất, giao nhận, lưu bãi, các dịch vụ đặc biệt); tính cước – phát hành hóa đơn về container. 1.4.Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu được tiến hành theo hai giai đoạn là nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức. Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp định tính qua kỹ thuật phỏng vấn sâu, đó là phỏng vấn trực tiếp với Ban lãnh đạo Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội để thu thập được yêu cầu nghiệp vụ của Cảng. Nghiên cứu chính thức được thực hiện bằng phương pháp phân tích hiện trạng hoạt động điều hành khai thác xếp dỡ container tại Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội. Trên cơ sở đó sẽ xây dựng mô hình hệ thống tương lai dựa trên phần mềm có sẵn CATOS và tham khảo các ý kiến chuyên gia phát triển phần mềm Cảng đồng thời đưa ra các giải pháp đề xuất nhằm đưa hệ thống vào tổ chức có hiệu quả nhất bao gồm: Đề xuất qui hoạch cơ sở hạ tầng trong Cảng. Đề xuất mô hình tố chức để sử dụng hệ thống. Đề xuất yêu cầu phần mềm để xây dựng hệ thống Đề xuất các trang thiết bị phần cứng để đưa hệ thống vào vận hành Kế hoạch triển khai hệ thống Kế hoạch huấn luyện đào tạo người sử dụng hệ thống Đánh giá rủi ro khi xây dựng hệ thống 1.5.Ý nghĩa thực tiễn của đề tài 15 Kết quả nghiên cứu của đề tài là tài liệu tư vấn tốt cho ban lãnh đạo cảng Nhà Rồng – Khánh Hội trong việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container tại cảng. Chọn lựa giải pháp phù hợp để phát triển hệ thống phù hợp với mục tiêu phát triển của Cảng. Định hướng tư tưởng tham gia tích cực của mọi người để xây dựng hệ thống thành công. Một khi hệ thống thông tin quản lý điều hành khai thác xếp dỡ container được xây dựng thành công sẽ đem lại một số lợi ích cho cảng và khách hàng như sau: Một số lợi ích cho cảng:  Đổi mới quy trình, nâng cao trình độ quản lý và tác nghiệp: Việc áp dụng quy trình chuẩn với đầy đủ các nghiệp vụ container, giúp cho Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội tự điều chỉnh và vận hành theo quy trình chuẩn quốc tế.  Tối đa hóa hiệu suất khai thác Cảng.  Tiết kiệm nguồn lực và thời gian cho việc truy xuất, tập hợp, tổng hợp container. Đáp ứng các yêu cầu thông tin trong thời gian nhanh nhất.  Sử dụng triệt để tài nguyên của Cảng: cầu bến, bãi container, cẩu Grantry, cẩu RTG, RMG, Reach Stacker, Xe kéo, các phương tiện xếp dỡ khác…  Mềm dẻo và dễ mở rộng cho nhu cầu của tương lai.  Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời trong giám sát/đánh giá phân tích cho các nhà quản lý và lãnh đạo.  Giảm tối đa công tác nhập liệu trùng lắp, không nhất quán thông tin. 16 Một số lợi ích cho khách hàng:  Giúp cho khách hàng trao đổi thông tin, đặt hàng với Cảng nhanh chóng và dễ dàng hơn.  Nâng cao chất lượng dịch vụ và thỏa mãn nhu cầu khách hàng.  Giúp cho việc giao hàng cho khách hàng được nhanh chóng, an toàn và chính xác. 1.6.Bố cục của luận văn Nội dung luận văn bao gồm các phần: Chương 1: Tổng quan. Chương 2: Cơ sở lý thuyết – Mô hình nghiên cứu. Chương 3: Phân tích hiện trạng hoạt động điều hành khai thác xếp dỡ container tại Cảng Nhà Rồng – Khánh Hội. Chương 4: Xây dựng mô hình hệ thống tương lai. Chương 5: Kế hoạch chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Chương 6: Kết luận và kiến nghị. 17 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT – MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1.Tìm hiểu hệ thống 2.1.1. Khái niệ m v ề hệ thống Hệ thống có thể được định nghĩa đơn giản là một nhóm các phần tử tạo thành một thể thống nhất. Ví dụ, hệ thống mặt trời và các hành tinh của nó, hệ thống sinh học của cơ thể, hệ thống kỹ thuật của nhà máy lọc dầu, hệ thống kinh tế xã hội của một tổ chức kinh doanh. Tuy nhiên, khái niệm hệ thống trong mô tả Hệ thống thông tin (HTTT) là: “Hệ thống là một nhóm các thành phần liên quan cùng làm việc với nhau huớng về mục tiêu chung bằng cách tiếp nhận đầu vào (input) và sản xuất đầu ra (output) trong một quá trình biến đổi có tổ chức”. Hệ thống như thế (đôi khi gọi là hệ thống động) có 3 thành phần hoặc 3 chức năng tương tác cơ bản:  Đầu vào (Input): Gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Ví dụ, nguyên vật liệu, năng lượng, dữ liệu và nỗ lực con người phải được tổ chức và đảm bảo an toàn cho việc xử lý.  Xử lý (Processing): Gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra. VD: các quá trình chế tạo, quá trình thở của con người, hay các phép tính.  Đầu ra (Output): Gắn liền với việc chuyển các phần tử đã được tạo ra bởi quá trình biến đổi tới đích cuối cùng. Ví dụ: Thành phẩm, dịch vụ và thông tin quản lý phải được chuyển đến người sử dụng nó. Thí dụ: Hệ thống chế tạo tiếp nhận nguyên vật liệu (input) và sản xuất ra thành phẩm (output). Hệ thống thông tin cũng là một hệ thống tiếp nhận tài nguyên (dữ liệu) và xử lý chúng thành sản phẩm (thông tin). Khái niệm hệ thống thông tin sẽ có ích hơn nếu thêm vào hai thành phần: Phản hồi và Điều khiển. Khi đó nó còn được gọi là hệ thống có điều khiển, nghĩa là hệ thống tự giám sát, tự điều chỉnh.  Phản hồi là dữ liệu về kết quả thực hiện của hệ thống. Chẳng hạn dữ liệu về kết quả bán hàng là feedback đối với người quản lý bán hàng. 18  Điều khiển nói đến việc giám sát và đánh giá phản hồi để xác định xem hệ thống có hoạt động hướng đến hoàn thành mục tiêu hay không? Chức năng kiểm tra khi đó thực hiện những điều chỉnh cần thiết đầu vào hệ thống và xử lý các thành phần để bảo đảm đầu ra thích hợp. 2.1.2. Khái niệm thông tin Định nghĩa cổ điển về thông tin: “Thông tin là sự hiểu biết có được từ số liệu”. Số liệu được định nghĩa là sự kiện hoặc con số ghi nhận được. Hoặc chúng ta có định nghĩa thứ hai về thông tin: “Thông tin là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết”. Định nghĩa thứ hai về thông tin được sử dụng khi ra quyết định xúc tiến như thế nào trong việc triển khai một hệ thống thông tin. 2.1.3. Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin sử dụng các nguồn lực như con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng để thực hiện nhập dữ liệu, xử lý, xuất kết quả, lưu trữ và các hoạt động điều khiển biến dữ liệu thành sản phẩm là thông tin. Trước tiên, dữ liệu được thu thập và chuyển thành dạng phù hợp cho quá trình xử lý. Kế tiếp dữ liệu được xử lý và biến thành thông tin (quá trình xử lý – processing), được lưu trữ để dùng sau này (lưu trữ - storage), hay truyền thông với người dùng cuối (output) tùy thuộc vào các thủ tục xử lý thích hợp (control). Hệ thống thông tin là một tổ hợp có tổ chức các tài nguyên: Con người, phần cứng, phần mềm, mạng thông tin và dữ liệu. Các tài nguyên này thu thập nhiều thông tin cho một tổ chức. Hình 2.1. HTTT sử dụng nguồn tài nguyên con người, dữ liệu, phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông và công nghệ. Con người Dữ liệu Phần mềm Phần cứng (Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng (2000): Hệ thống thông tin quản lý) 19 Ngày xưa, người ta dựa vào nhiều loại HTTT bao gồm các thiết bị phần cứng đơn giản (giấy và viết chì), các kênh truyền thông chính thức (lời nói từ miệng). Tuy nhiên, hiện nay con người sử dụng phần cứng, phần mềm, phần cứng máy tính, mạng viễn thông, kỹ thuật quản lý dữ liệu dựa trên máy tính, và các dạng công nghệ thông tin khác để biến đổi tài nguyên dữ liệu thành nhiều sản phẩm thông tin. 2.1.4. Vai trò của hệ thống thông tin HTTT thực hiện 3 vai trò quan trọng trong các hình thức kinh doanh:  Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh  Hỗ trợ việc ra quyết định (RQD) của nhà quản lý  Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược Lấy ví dụ của một cửa hàng bán lẻ: là người tiêu thụ, bạn phải thường xuyên tiếp xúc với HTTT hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh tại nhiều cửa hàng bán lẻ nơi bạn mua sắm. Hiện nay, hầu hết các cửa hàng bán lẻ sử dụng HTTT dựa trên mạng máy tính để giúp họ ghi lại việc mua sắm của khách hàng, theo dõi tồn kho, trả lương nhân viên, mua hàng hóa mới và đánh giá xu hướng phát triển doanh số. Các nghiệp vụ sẽ tạm dừng nếu không có sự hỗ trợ của HTTT như thế. Hình 2.2. Ba vai trò chính của hệ thống thông tin quản lý Hỗ trợ lợi thế cạnh tranh chiến lược Hỗ trợ RQD Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh (Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng (2000). Hệ thống thông tin quản lý) HTTT quản lý giúp cho người quản lý cửa hàng quyết định tốt hơn và cố gắng đạt được ưu thế cạnh tranh chiến lược. Chẳng hạn, quyết định hàng hóa nào cần bổ sung hay ngừng kinh doanh, loại đầu tư nào cần thực hiện,… tất cả có được sau khi nhờ HTTT phân tích. Đây không chỉ hỗ trợ các nhà quản lý cửa hàng ra 20 quyết định (RQD) mà còn giúp họ tìm ra nhiều cách để chiếm ưu thế so với các cửa hàng bán lẻ khác trong sự cạnh tranh vì khách hàng. Các thông tin có các nguồn gốc khác nhau (từ môi trường, từ nhiều bộ phận khác nhau của cơ sở) với nhiều dạng khác nhau (miệng, văn bản, đồ thị) đến hệ thống, chúng là một thành phần của hệ thống thông tin quản lý. 2.1.5. Các yếu tố cơ bản của một hệ thống Hình 2.3. Các yếu tố của một hệ thống Mục tiêu của hệ thống Cấu trúc hệ thống Hệ Thống Môi trường Đầu vào và đầu ra Môi trường của hệ thống là các yếu tố, điều kiện 1 hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống. Để xác định môi trường của hệ thống, chúng ta dựa vào các câu trả lời của 2 câu hỏi sau đây: - Yếu tố đó có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống hay không? - Hệ thống đó có quyền thay đổi đến các yếu tố đó hay không? Nếu trả lời có ở câu 1 và không ở câu 2, thì nó chính là yếu tố môi trường của hệ thống. Đầu vào của hệ thống là sự tác động của môi trường vào hệ thống, đầu ra của hệ thống là sự tác động của hệ thống đến môi trường. Hình 2.4. Đầu vào, đầu ra của một hệ thống Môi trường Đầu vào Đầu ra Hệ thống