Tài liệu Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp.Hồ Chí Minh

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. Dương Thị Mai Hà Trâm Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP. HCM ngày 18 tháng 01 năm 2014 Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm: TT 1 2 3 4 5 Họ và tên PGS. TS. Phan Đình Nguyên TS. Phạm Thị Phụng PGS. TS. Nguyễn Minh Hà TS. Phan Mỹ Hạnh TS. Nguyễn Bích Liên Chức danh Hội đồng Chủ tịch Phản biện 1 Phản biện 2 Ủy viên Ủy viên, Thư ký Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau khi Luận văn đã được sửa chữa (nếu có). Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ TP. HCM PHÒNG QLKH – ĐTSĐH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc TP. HCM, ngày 20 tháng 12 năm 2013 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: LÊ THỊ KIM THOA Giới tính: Nữ Ngày, tháng, năm sinh: 20/10/1979 Nơi sinh: Thái Bình Chuyên ngành: 60340301 MSHV: 1241850046 I- Tên đề tài: “XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH” II- Nhiệm vụ và nội dung:  Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.  Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng công lập theo hướng tiếp cận chu trình. III- Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013 IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 25/12/2013 V- Cán bộ hướng dẫn: TS. Dương Thị Mai Hà Trâm CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TS. Dương Thị Mai Hà Trâm KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc. Học viên thực hiện Luận văn Lê Thị Kim Thoa ii LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự giúp đỡ và cộng tác của các tập thể và cá nhân. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh, các Thầy, Cô giáo và các học viên lớp Cao học kế toánTrường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn này. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất đến với cô TS. Dương Thị Mai Hà Trâm - Người trực tiếp hướng dẫn đã tận tình chu đáo giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu các Phòng ban, các khoa, bộ môn trong các trường cao đẳng trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện thuận lợi, nhiệt tình cộng tác giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn! TP.Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2014 Tác giả luận văn Lê Thị Kim Thoa iii TÓM TẮT Đề tài “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” nêu mục tiêu nghiên cứu là hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán. Đề tài nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM). Trên cơ sở đánh giá hiện trạng đã nêu, từ đó phân tích và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán mới theo hướng tiếp cận chu trình cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM được thu thập thông tin qua việc nghiên cứu và phỏng vấn những nhân viên kế toán, trưởng phòng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán tại 3 trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM. Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM còn nhiều nhược điểm như: Tổ chức HTTTKT theo các phần hành nhằm theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng nhất định. Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, khi cần thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời chính xác. Hệ thống báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách mang tính pháp lệnh tuân thủ cao. Một số báo cáo chưa phát huy được hiệu quả cung cấp thông tin về tình hình tài chính của trường. Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn thủ công, việc trao đổi thông tin qua máy vi tính còn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc xử lý thông tin có thể bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm chạp. Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn nhiều hạn chế. Từ những thực trạng đã nêu ở trên, tác giả đã phân tích và tìm hiểu các qui trình kế toán và các phần hành kế toán. Từ đó tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng theo hướng tiếp cận mới – hướng tiếp cận chu trình. Trong iv luận văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu học phí, chu trình thu khác, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình chi khác và chu trình tài chính.  Chu trình học phí: quản lý và kiểm soát thông tin về việc đóng học phí của sinh viên.  Chu trình cung ứng: quản lý và kiểm soát quá trình mua sắm các trang thiết bị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.  Chu trình thu khác: quản lý và kiểm soát các khoản thu khác ngoại trừ thu học phí  Chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học: quản lý và kiểm soát về việc xếp lịch học, số tiết giảng dạy, số tiết nghiên cứu khoa học của từng giảng viên, từ đó thực hiện việc chi lương và tính số tiền vượt giờ cho giảng viên.  Chu trình chi khác: quản lý và kiểm soát các khoản chi khác ngoài chi lương và chi thanh toán tiền giảng dạy và nghiên cứu khoa học.  Chu trình tài chính: quản lý và kiểm soát việc lập dự toán ngân sách, quản lý việc thu chi ngân sách, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí với ngân sách nhà nước. Ngoài ra tác giả đã xây dựng được sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ trong các chu trình kế toán và mối liên hệ giữa các chu trình kế toán, từ đó các chuyên gia lập trình có thể ứng dụng chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào phần mềm tin học để xây dựng phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý và công tác kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. v ABSTRACT The thesis "Establishment of accounting information system model in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City" stated research goal is to systematize the theoretical issues in accounting information systems. The thesis studies the real status of accounting information systems in the public colleges in Ho Chi Minh City. On the basis of assessment of the situation described, analyzed and then build a new accounting information system under the new approach - cycle approach to public colleges in Ho Chi Minh City. The real status of accounting information systems in the public colleges in Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staff accountant, accounting manager that is using the accounting software in three public colleges in Ho Chi Minh City Through empirical research, accounting information system at public colleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as: Accounting information system organization under the section in order to track and account and provide information about an object or a certain number. The design of the account details have not been given due attention, when detailed information is difficult to provide accurate timely. System accounting reports including financial statements and budget settlement reports legalistic adherence high command. Several reports have not been promoted effectively provide information about the financial situation of the school. The exchange of information between the functional units in school is manual; the exchange of information through computers is limited. Therefore, the information processing may be overlapping, often providing information slowly. The sharing of information between the functional units in schools is limited. From the current situation described above, the authors analyze and research the accounting processes and portion accounting to organize information system accounting at colleges into new approach - cycle approach. In this thesis the authors vi suggest the organization of accounting information systems in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection of other fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance.  Collection of tuition fees: manage and control of information on student tuition.  Provision: manage and control of the procurement process equipment for training and scientific research.  Collection of other fees: manage and control other fees except tuition fees  Teaching and scientific research: manage and control schedule arrangement, teaching periods, scientific research, which make the payment of salaries and the amount of excess hour’s faculty for individual teacher.  Collection of Other costs: manage and control other costs without salaries and payments teaching - scientific research.  Finance: up to manage the budget, cash flow management and allocation, synthesis and financial reporting, receipt, use and settlement of funds to the state budget. In addition, in the thesis, the author has built a data flow diagram, documents flowchart in cycles accounting and relationship between the cycles accounting, from which experts can program language switching applications in accounting computer software for accounting software built to meet the requirements of management and accounting in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City. vii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................................ i LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................................... ii TÓM TẮT...........................................................................................................................iii ABSTRACT ........................................................................................................................ v MỤC LỤC ......................................................................................................................... vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................ xi DANH MỤC CÁC BẢNG ............................................................................................... xi DANH MỤC CÁC HÌNH ............................................................................................... xii CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .............................................................................................. 1 1.1 Đặt vấn đề .................................................................................................... 1 1.2 Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................... 1 1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu .............................................................. 2 1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................... 3 1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài ................................................................... 3 1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài ............................................................. 4 1.7 Kết cấu luận văn .......................................................................................... 5 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ............... 6 2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý ................................. 6 2.1.1 Hệ thống.....................................................................................................6 2.1.2 Hệ thống thông tin .....................................................................................7 2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý ........................................................................9 2.1.3.1 Khái niệm .............................................................................................. 9 2.1.3.2 Vai trò .................................................................................................. 10 2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý ................................................... 11 2.2 Hệ thống thông tin kế toán ......................................................................... 12 2.2.1 Khái niệm.................................................................................................12 2.2.2 Bản chất ...................................................................................................12 2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT .................................................................13 2.2.4 Đối tượng của HTTTKT ..........................................................................14 viii 2.2.5 Chức năng của HTTTKT .........................................................................15 2.2.6 Phân loại hệ thống thông tin kế toán .......................................................16 2.2.6.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp ................................. 16 2.2.6.2 Phân loại theo phương thức xử lý ....................................................... 17 2.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán ........................................................... 17 2.3.1 Bản chất ...................................................................................................17 2.3.2 Nội dung tổ chức HTTTKT .....................................................................18 2.4 Chu kỳ phát triển HTTTKT ....................................................................... 19 2.5 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán ................................................................................................................... 21 2.6 Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống thông tin kế toán .............. 23 2.6.1 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) ....................................23 2.6.1.1 Ý nghĩa và ứng dụng ........................................................................... 23 2.6.1.2 Hệ thống các ký hiệu ........................................................................... 23 2.6.2 Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart) .................................................24 2.6.2.1 Ý nghĩa và ứng dụng ........................................................................... 24 2.6.2.2 Hệ thống ký hiệu ................................................................................. 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ................................................................................................ 26 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM ........................ 27 3.1 Giới thiệu chung về các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM27 3.1.1 Nhiệm vụ .................................................................................................27 3.1.2 Chức năng: ...............................................................................................27 3.1.3 Cơ cấu tổ chức của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM ... .................................................................................................................27 3.1.4 Đặc điểm công tác tài chính ....................................................................27 3.1.4.1 Nguồn kinh phí .................................................................................... 28 3.1.4.2 Nội dung chi ........................................................................................ 28 3.2 Hệ thống thông tin kế toán của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM .......................................................................................................... 28 3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán...........................................................................28 3.2.2 Tổ chức qui trình kế toán .........................................................................29 ix 3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ............................31 3.3 Một số nhận xét và đánh giá về hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM ........................................................ 38 3.3.1 Những kết quả đã đạt được ......................................................................38 3.3.2 Những hạn chế .........................................................................................39 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ................................................................................................ 40 CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM ...... 42 4.1 Sự cần thiết phải xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM............................................. 42 4.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.................................................................................................... 43 4.3 Tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM theo chu trình .......................................................................................... 44 4.3.1 Chu trình thu học phí ...............................................................................45 4.3.2 Chu trình cung ứng ..................................................................................47 4.3.3 Chu trình giảng dạy và Nghiên cứu khoa học .........................................49 4.3.4 Chu trình thu khác ...................................................................................50 4.3.5 Chu trình chi khác ....................................................................................51 4.3.6 Chu trình tài chính ...................................................................................51 4.4 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM ........................................................................ 52 4.4.1 Chu trình thu học phí ...............................................................................52 4.4.1.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu .............................................................. 52 4.4.1.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình ............................................................................................................. 59 4.4.2 Chu trình cung ứng ..................................................................................64 4.4.2.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu .............................................................. 64 4.4.2.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình ............................................................................................................. 70 4.4.3 Chu trình Giảng dạy và nghiên cứu khoa học .........................................76 4.4.3.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu .............................................................. 76 x 4.4.3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình ............................................................................................................. 83 4.4.4 Chu trình tài chính ...................................................................................89 4.4.4.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình ...................................... 90 4.4.4.2 Hoạt động kiểm soát trong chu trình tài chính .................................... 94 KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 ................................................................................................ 95 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................... 96 5.1 Kết Luận ..................................................................................................... 96 5.2 Kiến nghị .................................................................................................... 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................. 98 PHỤ LỤC 0 xi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT AIS Accounting Information System CNTT Công Nghệ Thông Tin HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý MIS Management Information System NCKH Nghiên cứu khoa học SV Sinh viên TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Các ký hiệu của sơ đồ dòng dữ liệu...........................................................23 1 Bảng 2.2 Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ ................................................................25 2 Bảng 4.1 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu trình học 3 phí ..............................................................................................................................53 Bảng 4.2 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến chu trình cung ứng .................64 4 Bảng 4.3 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu trình giảng 5 dạy và nghiên cứu khoa học ......................................................................................77 xii DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 2.1 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin..................................................8 1 Hình 2.2 Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý .....................................................9 2 Hình 2.3 Quá trình diễn ra trong HTTTQL ..............................................................10 3 Hình 2.4 Các hệ thống con của HTTTQL.................................................................12 4 Hình 2.5 Quy trình xử lý của HTTTKT ....................................................................13 5 Hình 2.6 Các chu trình kế toán .................................................................................15 6 Hình 2.7 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán .............................................20 7 Hình 3.1 Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán trên máy vi tính ..............29 8 Hình 3.2 Giao diện phần mềm Imas .........................................................................32 9 Hình 3.3 Chức năng nhập chứng từ kế toán..............................................................33 Hình 3.4 Chức năng nhập dự toán kinh phí được giao ............................................33 Hình 3.5 Các chức năng trong kế toán lương ..........................................................34 Hình 3.6 Các chức năng trong kế toán vật tư, hàng hóa ..........................................35 Hình 3.7 Các chức năng trong kế toán công cụ dụng cụ, tài sản cố định ................35 Hình 3.8 Nhập mua công cụ dụng cụ ........................................................................36 Hình 3.9 Tính khấu hao tài sản cố định ...................................................................37 Hình 3.10 Kết chuyển chi phí cuối kỳ .....................................................................37 Hình 3.11 Chức năng chuyển số dư các tài khoản sang năm sau ............................38 Hình 4.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình học phí .................................55 19 Hình 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký học .............................................56 20 Hình 4.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đơn miễn, giảm HP ..................................57 21 Hình 4.4 Sơ đồ dòng dữ liệu tính số tiền học phí ......................................................58 22 Hình 4.5 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đóng tiền học phí ......................................59 23 Hình 4.6 Lưu đồ chứng từ xử lý đăng ký môn học....................................................60 24 Hình 4.7 Lưu đồ chứng từ xử lý miễn giảm học phí .................................................61 25 Hình 4.8 Lưu đồ chứng từ xử lý tính tiền học phí ....................................................62 26 Hình 4.9 Lưu đồ chứng từ xử lý thu học phí .............................................................63 27 Hình 4.10 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình cung ứng ...................................65 28 Hình 4.11 Hoạt động và sơ đồ dòng thông tin trong chu trình cung ứng ..................66 29 xiii Hình 4.12 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đề xuất ....................................................67 30 Hình 4.13 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý mua sắm..................................................68 31 Hình 4.14 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng và bảo quản ...........................69 32 Hình 4.15 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán ...............................................70 33 Hình 4.16 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động nhận đề xuất .......................................71 34 Hình 4.17 Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng ...............................................................73 35 Hình 4.18 Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng và bảo quản ........................................74 36 Hình 4.19 Lưu đồ chứng từ xử lý thanh toán ............................................................75 37 Hình 4.20 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình ...........................................78 38 Hình 4.21 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 lập kế hoạch giảng dạy ...................................79 39 Hình 4.22 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý phân công giảng dạy ..............................79 40 Hình 4.23 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng .................................80 41 Hình 4.24 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký nghiên cứu khoa học ................81 42 Hình 4.25 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng .................................82 43 Hình 4.26 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý tính tiền vượt giờ ....................................83 44 Hình 4.27 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động lập kế hoạch giảng dạy ......................84 45 Hình 4.28 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động phân công giảng dạy ...........................85 46 Hình 4.29 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê giờ giảng ..............................86 47 Hình 4.30 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động đăng ký NCKH ...................................87 48 Hình 4.31 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê số tiết NCKH .......................88 49 Hình 4.32 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động tính tiền vượt giờ ................................89 50 Hình 4.33 Mối liên hệ giữa chu trình tài chính và các chu trình, đối tượng khác .....90 51 Hình 4.34 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình tài chính .............................91 52 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Đặt vấn đề Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại hiện nay. Bất cứ một lĩnh vực nào, một ngành nghề nào đều có thể ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Công nghệ thông tin giúp những nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, của tổ chức để kịp thời ra những quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Trong lĩnh vực kế toán cũng vậy, hiện nay đa số các doanh nghiệp, các tổ chức đều sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh các đơn vị cho các đối tượng sử dụng. Do nhu cầu tin học hóa trong công tác kế toán, đòi hỏi phải có một phần mềm hữu ích, đáp ứng được yêu cầu quản lý của tổ chức nên các tổ chức, các đơn vị cần phải hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán của tổ chức mình để tư vấn cho các chuyên gia lập trình chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào trong phần mềm tin học. Vì lẽ đó, hệ thống thông tin kế toán đóng một vai trò quan trọng trong công tác tổ chức, công tác kế toán của tổ chức nhất là trong thời đại tin học hóa hiện nay. 1.2 Tính cấp thiết của đề tài Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra. HTTTKT bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức một cách khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của các đơn vị. Hiện nay, phần lớn các đơn vị hành chính sự nghiệp và đặc biệt trong các trường học tổ chức thông tin kế toán theo các phần hành nhằm cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng kế toán nhất định nào đó mà chưa có sự trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong các tổ chức phi lợi nhuận với nhau. Vì vậy dẫn đến việc thu thập và xử lý thông tin 2 có thể bị trùng lắp, chồng chéo nhau, thông tin cung cấp cho người sử dụng thường chậm trễ làm giảm hiệu quả công tác kế toán. Mặt khác trong đề án đổi mới giáo dục Đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng vạch ra lộ trình hợp lý để toàn bộ hệ thống Giáo dục Đại học Việt Nam chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ trước năm 2020. Hiện nay tất cả các trường Đại học đã chuyển sang chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ, một số trường cao đẳng cũng đang dần chuyển sang chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ. Vì vậy việc tổ chức quản lý của các trường đào tạo phải thay đổi, phải vận hành theo nhu cầu của từng sinh viên. Do vậy, việc xây dựng lại HTTTKT trong công tác quản lý tại các trường cao đẳng là một vấn đề cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Trong điều kiện ứng dụng các phần mềm quản lý tại các trường cao đẳng, chức năng kế toán không thể thực hiện độc lập mà phải được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cường sự phối hợp, trao đổi dữ liệu thông tin giữa các bộ phận với nhau. Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nói chung, công tác kế toán nói riêng các trường cao đẳng cần phải tăng cường việc phối hợp và trao đổi thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác trong trường. Hệ thống thông tin kế toán khi đó không thể tổ chức một cách độc lập riêng lẽ mà chúng ta phải xây dựng lại kết hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán. Luận văn “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” sẽ giúp các trường cao đẳng quản lý tốt hơn và hiệu quả hơn trong công tác kế toán. 1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu HTTTKT đã được nhiều tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau. Xét trên góc độ tổng quát , các tác giả Boocholdt (1996), Gelinas và Sutton (2002), Rommey và Steinbart (2008) trong ba cuốn sách cùng tên “ Accounting Information System“ đã trình bày các vấn đề chung nhất về HTTTKT và cách tổ chức HTTTKT trong các tổ chức. Tại Việt Nam, các vấn đề về HTTTKT cũng được một số tác giả nghiên cứu. 3 Tác giả Nguyễn Thế Hưng (2006) đã trình bày những nội dung cơ bản về cách thức tổ chức HTTTKT trong các tổ chức. Tác giả Thái Phúc Huy và Nguyễn Phước Bảo Ấn (2012) đã trình tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp thành năm chu trình: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài chính. Hiện nay việc tổ chức HTTTKT trong trường cao đẳng đã được phổ biến rộng rãi, nhưng chỉ đáp ứng cho một phần hành nào đó trong các phòng chức năng mà chưa có sự chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau. Việc nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề quản lý tất cả các bước liên quan đến kế toán nhằm chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, các khoa còn rất ít. Hiện nay chỉ có một đề tài nghiên cứu về vấn đề này đó là bài báo : “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong trường đại học theo cách tiếp cận chu trình” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh. Đề tài nghiên cứu tổ chức HTTTKT trong các trường đại học được tổ chức thành bốn chu trình: Chu trình thu học phí, Chu trình cung ứng, Chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, Chu trình tài chính. Trên cơ sở thừa kế nghiên cứu của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh. Trong luận văn này tác giả đi xây dựng HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý tài chính theo hướng tự chủ và theo chương trình đào tạo tín chỉ. Tác giả đề xuất tổ chức HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM thành sáu chu trình: chu trình học phí, chu trình cung ứng, chu trình thu khác, chu trình chi khác, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính. 1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài  Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM).  Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM theo hướng tiếp cận chu trình. 1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần giải quyết các vấn đề sau: 4  Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện nay  Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện nay và đưa ra các giải pháp.  Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán theo hướng tiếp cận chu trình  Phân tích hệ thống  Thiết kế hệ thống  Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu  Xây dựng sơ đồ lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình 1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài Các phương pháp nghiên cứu sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu và nội dung trên: Nội dung nghiên cứu 1: Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng hiện nay. Phương pháp thu thập thông tin:  Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán hiện hành của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM đang sử dụng để phân tích rút ra những ưu điểm và nhược điểm của HTTTKT hiện tại. Tác giả đã tiến hành khảo sát trực tiếp hệ thống thông tin kế toán tại ba trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM đó là: trường cao đẳng Tài Chính – Hải Quan, trường cao đẳng Công Thương và trường cao đẳng Công Nghệ Thủ Đức.  Thu thập thông tin trực tiếp từ phòng Tài Chính – Kế Toán, phòng Nghiên cứu Khoa học, phòng Đào Tạo, phòng Công tác Học sinh viên, phòng Quản trị thiết bị và các khoa.  Tìm hiểu quy trình thực hiện các phần hành kế toán trong trường cao đẳng công lập từ các phòng ban có liên quan để tìm ra những ưu điểm và nhược điểm để xây dựng quy trình cho hệ thống thông tin kế toán mới. Phương pháp điều tra thực địa 5  Phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống thông tin kế toán hiện tại (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 01).  Phỏng vấn các nhân viên sử dụng hệ thống: mô tả công việc và nhiệm vụ của họ, những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng HTTTKT (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 03). Nội dung nghiên cứu 2: Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán Phương pháp phân tích số liệu  Phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.  Phân tích các qui trình của hệ thống từ đó xây dựng sơ qui trình cho hệ thống mới  Phân tích tổng hợp các qui trình tìm ra điểm mạnh điểm yếu của hệ thống cũ để xây dựng sơ đồ hệ thống mới. Phương pháp công cụ mô hình hóa  Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)  Xây dựng lưu đồ chứng từ - sơ đồ dòng thông tin (DF - Document Flowchart)  Thiết kế cơ sở dữ liệu 1.7 Kết cấu luận văn Luận văn được kết cấu thành các nội dung như sau:  Chương 1. Giới thiệu: giới thiệu về các lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu và kết cấu đề tài.  Chương 2: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán  Chương 3: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM  Chương 4: Xây dựng và thiết kế hệ thống thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM  Chương 5: Kết luận và kiến nghị