Tài liệu XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

CHƯƠNG II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA TIN HỌC THƯƠNG MẠI NỘI DUNG II.1. Quy trình xây dựng HTTT II.2. Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án II.3. Phân tích và thiết kế II.4. Cài đặt II.1. Quy trình xây dựng HTTT II.1.1. Quy trình chung II.1.2. Nguyên tắc trong xây dựng HTTT II.1.3. Phương pháp (tk) II.1.4. Công cụ (tk) II.1.1. Quy trình chung Hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế: – Phương pháp tin học hóa toàn bộ – Phương pháp tin học hóa từng phần Tin học hóa toàn bộ Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc tự động hóa hoàn toàn thay thế cấu trúc cũ của tổ chức. Hệ thống được tự động hóa bằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống. Ưu điểm: – – Đảm bảo tính nhất quán Tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin Nhược điểm: – – – – Thời gian thực hiện lâu Đầu tư ban đầu lớn Hệ thống thiếu tính mềm dẻo Khó khăn khi thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thói quen làm việc của những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống Tin học hóa từng phần Sử dụng máy tính xử lý thông tin trong một số chức năng quản lý riêng rẽ. Công việc được phân chia giữa con người (xử lý thủ công) và máy tính. Ưu điểm: – – – – Thực hiện đơn giản Đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổ chức kinh tế vừa và nhỏ) Không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận Hệ thống mềm dẻo Nhược điểm – – Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống Không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin II.1.1. Quy trình chung Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp. – – – – Tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ từ hệ thống thông tin thủ công. Phát triển hệ thống tin học hóa từng phần thành hệ thống tin học hóa toàn bộ. Cải tiến hệ thống tin học hóa từng phần, đi từ mức độ tin học hóa thấp lên mức độ tin học hóa cao hơn. ... Tuy nhiên, cần phải đảm bảo: – – Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang lại hiệu quả kinh tế, thực hiện không quá khó khăn và phù hợp với khả năng của tổ chức kinh tế. Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo một quy trình chung gồm các công đoạn chính: Khảo sát Phân tích Thiết kế Cài đặt Khởi sự ??? Dự án xây dựng hệ thống thông tin Nhu cầu/vấn đề hệ thống Đưa ra một hoạt động, một quy trình, một chức năng mới chưa có trong hiện tại nhằm thỏa mãn tiêu chuẩn chung hoặc tiêu chuẩn mong muốn, nhưng không phải là những hành động vá víu cấp thời. – Tạo ra quy trình mới để loại bỏ việc ghi chép dữ liệu bằng tay nhằm hạn chế tối đa những sai sót dữ liệu trong hệ thống bán lẻ. Nhu cầu kỹ thuật Nhu cầu/vấn đề hệ thống Biến một cơ hội thành tiền: Tạo một thay đổi để mở rộng hoặc củng cố hiện trạng kinh doanh và khả năng cạnh tranh. Nhu Tạo ra số lượng hành khách lớn và thường xuyên cho một đường bay mới. của – Phục vụ chỉ đạo: Đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu thông tin của lãnh đạo hoặc nhu cầu hiểu biết về hiện trạng cụ thể. – Báo cáo thu nhập hàng năm phải có những chỉ tiêu quan trọng được lập sẵn như tiền tiết kiệm, ký gửi, tiền lãi v.v... cầu tổ chức KT Tập hợp các nhu cầu: • Của tổ chức (tk) • Của người sử dụng (tk) • Về Kỹ thuật (tk) sẽ giúp lên khung cho dự án xây dựng hệ thống thông tin II.1.1. Quy trình chung Khảo sát: – – Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn sau. Công việc thực hiện: Khảo sát hệ thống đang làm gì. Đưa ra đánh giá về hiện trạng Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. II.1.1. Quy trình chung Phân tích: – Là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu) – Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic – Công việc thực hiện: Phân tích hệ thống về xử lý : xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. Phân tích hệ thống về dữ liệu: mô tả dữ liệu, xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống. II.1.1. Quy trình chung Thiết kế: – Là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích. – Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý – Công việc thực hiện Thiết kế tổng thể: – Phân định ranh giới giữa phần thực hiện bởi máy tính và thủ công. – Phân định các hệ thống con máy tính Thiết kế giao diện: – Thiết kế đầu ra và đầu vào (ra vào) Thiết kế các kiểm soát: – Các vấn đề bảo mật – Vấn đề bảo vệ Thiết kế các tập tin dữ liệu: – Đảm bảo dữ liệu được truy nhập không chỉ đủ, không trùng lặp như trên lý thuyết mà còn phải thỏa mãn yêu cầu tiện-nhanh. Thiết kế chương trình: (nếu có) – Xác định cấu trúc chương trình tổng quát, phân định các module CT, mối liên qua giữa các modul, đặc tả module, gộp các modul thành chương trình, thiết kết mẫu thủ II.1.1. Quy trình chung Cài đặt: – – – Thay thê hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới. Đối với hệ thống thông tin kinh tế và quản lý : thay thế hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới. Công việc thực hiện : Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý cần phải có một kế hoạch chuyển giao (thay thế) hết sức thận trọng và tỉ mỉ Cài đặt chương trình Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Biên soạn tài liệu về hệ thống II.1.2. Nguyên tắc trong xây dựng HTTT Nguyên tắc xây dựng theo chu trình Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy Tiếp cận hệ thống a. Nguyên tắc xây dựng theo chu trình Quá trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn, mỗi công đoạn đảm nhận một nhiệm vụ, công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự, không bỏ qua công đoạn nào Sau mỗi công đoạn, trên cơ sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, người ta có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình (lặp lại) b. Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và hệ thống thông tin. – Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng của chúng: Thông tin cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo phải là các thông tin có tầm tổng hợp, bao quát cao và có tính chiến lược. Thông tin cung cấp cho các cán bộ điều hành tác nghiệp trong các bộ phận của hệ thống kinh tế và quản lý phải chi tiết, chính xác và kịp thời – Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý. Việc truy nhập vào hệ thống phải được sự đồng ý của người có trách nhiệm trong hệ thống Cơ sở dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của hệ thống. Tiếp cận hệ thống Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế, xã hội Yêu cầu phương pháp: Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó, cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Tiếp cận hệ thống Ứng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong khảo sát, phân tích hệ thống thông tin kinh tế và quản lý : – – – – Trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết hơn Đây chính là phương pháp tiếp cận đi từ tổng quát tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúc hình cây