Tài liệu Xây dựng công cụ quản lý ảnh số để phục vụ cho công tác quản lý văn bản hành chính tại cục thuế tp. hồ chí minh

Đại Học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA -------------------- NGUYỄN VIẾT CƯỜNG XÂY DỰNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ ẢNH SỐ ĐỂ PHỤC VỤ CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CỤC THUẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LUẬN VĂN THẠC SĨ TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 07 năm 2009 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán bộ hướng dẫn khoa học: TIẾN SĨ NGUYỄN THANH BÌNH Cán bộ chấm nhận xét 1 : ................................................................................... (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký) Cán bộ chấm nhận xét 2 : ................................................................................... (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký) Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp. HCM ngày . . . . . tháng . . . . năm . . . . . Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị của Hội đồng chấm bảo vệ luận văn thạc sĩ) 1. .............................................................. 2. .............................................................. 3. .............................................................. 4. .............................................................. 5. .............................................................. Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Bộ môn quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có). Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV Bộ môn quản lý chuyên ngành TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA TP. HCM PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Tp. HCM, ngày . . . . tháng . . . . năm 2009 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: NGUYỄN VIẾT CƯỜNG Phái: NAM Ngày, tháng, năm sinh: 02/03/1980 Nơi sinh: QUÃNG NGÃI Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý MSHV: 03207086 I- TÊN ĐỀ TÀI: Xây dựng Công cụ quản lý ảnh số để phục vụ cho công tác quản lý văn bản hành chính tại Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh II- NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: Tìm hiểu cơ sở lý thuyết và hiện thực việc nén ảnh, lưu ảnh, sắp xếp ảnh, tìm kiếm ảnh và giải nén ảnh. Tìm hiểu hệ thống quản lý văn bản hành chính và áp dụng công cụ quản lý ảnh số vào hệ thống quản lý văn bản hành chính tại Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh. III- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 02/02/2009 IV- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 13/07/2009 V- CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TIẾN SĨ NGUYỄN THANH BÌNH CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Học hàm, học vị, họ tên và chữ ký) CN BỘ MÔN QL CHUYÊN NGÀNH LỜI CÁM ƠN Đề tài được thực hiện trong một khoảng thời gian khá ngắn mà công việc chuyên môn tại cơ quan cũng khá nhiều cộng với những kiến thức mới cần phải bổ sung trong quá trình thực hiện đề tài, vì vậy tôi đã gặp phải không ít những khó khăn thách thức trong quá trình hoàn thành đề tài luận văn. Tuy nhiên, cùng với sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Thanh Bình về chuyên môn trong lĩnh vực quản lý ảnh số, tôi đã từ từ nắm bắt được những kiến thức quan trọng trong lĩnh vực còn khá mới mẻ này. Thêm vào đó, trong quá trình nghiên cứu để áp dụng công cụ quản lý ảnh số vào việc quản lý văn bản hành chính, tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất lớn từ phía phòng Hành chính – Lưu trữ Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh về nghiệp vụ quản lý văn bản và tham khảo các thông tư, quy định, biểu mẫu của Tổng Cục thuế, Cục Thống Kê Lưu Trữ về quản lý văn bản tại các cơ quan nhà nước nói chung và Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Vì vậy, tôi xin chân thành cám ơn thầy Nguyễn Thanh Bình đã tận tình giúp đỡ, động viên, đóng góp ý kiến, giới thiệu các tài liệu tham khảo về ảnh số và quản lý ảnh số. Tôi xin chân thành cám ơn ban lãnh đạo và cán bộ công chức phòng Hành chính – Lưu trữ Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh đã giúp đỡ tôi về nghiệp vụ và các văn bản hướng dẫn. Bên cạnh đó, trong thời gian thực hiện đề tài, tôi xin chân thành cám ơn ban lãnh đạo phòng Tin học – Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và động viên tôi hoàn thành đề tài. Và cuối cùng, tôi xin chân thành cám ơn tất cả các thầy cô giáo trong chương trình đào tạo thạc sỹ chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý tại trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh đã nhiệt tình cung cấp những kiến thức vô cùng quan trọng cho tôi trong suốt khóa học để thực hiện thành công đề tài luận văn. Những kiến thức đó cũng là hành trang cho tôi trong quá trình công tác tại cơ quan, góp phần nhỏ của mình vào công cuộc xây dựng đất nước Việt Nam Xã Hội Chủ Nghĩa. TÓM TẮT LUẬN VĂN Hiện nay, tại Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh đang triển khai hệ thống quản lý văn bản hành chính bao gồm quản lý văn bản đi và văn bản đến. Tuy nhiên, hệ thống hiện tại chỉ lưu lại được các file là những văn bản đi do Cục thuế phát hành, còn các văn bản đến thì chỉ ghi nhận các thông tin chung (số, ngày, nơi gởi, về việc..). Tuy nhiên, yêu cầu đưa ra là cần phải lưu lại văn bản đến vào trong hệ thống với thông tin đầy đủ hơn. Giải pháp được đưa ra là trang bị một máy scan để scan tất cả các văn bản đến ra file ảnh để lưu lại. Mặt khác, đối với các văn bản đi mà có biểu mẫu rõ ràng, ổn định, số lượng nhiều, để tiết kiệm thời gian và công sức cho lãnh đạo trong việc ký tên, các lãnh đạo cần đăng ký trước chữ ký và scan ra file ảnh để lưu lại trong hệ thống. Những yêu cầu trên đòi hỏi, Cục thuế phải có một công cụ quản lý ảnh số trước mắt để phục vụ cho công tác quản lý văn bản hành chính và có thể phục vụ cho các mục đích khác về sau. Công cụ quản lý ảnh số được xây dựng bao gồm các chức năng như nén ảnh, lưu ảnh, tìm kiếm ảnh, sắp xếp ảnh, giải nén và hiển thị ảnh. Nén ảnh để giảm dung lượng của ảnh và để mã hóa ảnh nhằm tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm thời gian truyền thông và bảo mật thông tin ảnh. Chức năng lưu ảnh sẽ thực hiện trên ảnh sau khi đã được nén bao gồm việc lưu các thuộc tính của ảnh (mã số ảnh, kích thước, dung lượng, ghi chú…) vào trong cơ sở dữ liệu Oracle9i và sao chép (ảnh đã nén) vào một nơi lưu trữ trong hệ thống mạng nội bộ của cơ quan. Khi truy xuất ảnh, hệ thống sẽ thực hiện các chức năng tìm kiếm ảnh theo một số các điều kiện nhất định, sắp xếp ảnh, giải nén (quá trình ngược với nén bao gồm luôn quá trình giải mã vì ảnh sau khi nén đã bị mã hóa) và hiển thị ảnh lên Form. Sau khi xây dựng xong công cụ quản lý ảnh số, phần việc tiếp theo là ứng dụng công cụ này vào hệ thống quản lý văn bản, hai thực thể cần đến ảnh trong hệ thống quản lý văn bản là ảnh chữ ký lãnh đạo và ảnh của các công văn đến. Khi công văn đến, chữ ký sau khi được scan và lưu trữ vào hệ thống quản lý ảnh. Mỗi ảnh được ghi nhận bằng một mã số để phân biệt ảnh này với ảnh khác trong cơ sở dữ liệu ảnh. Sau đó, thêm mới một văn bản đến văn bản đến này sẽ tham chiếu đến trường mã số ảnh bên cơ sở dữ liệu ảnh để truy xuất ra ảnh của văn bản đến khi cần thiết. Tương tự, khi soạn một văn bản đi từ hệ thống quản lý văn bản, trường người ký văn bản sẽ tự động tham chiếu đến mã số ảnh chữ ký tương ứng để đưa ảnh chữ ký lên văn bản. ABSTRACT Ho Chi Minh City Tax Department has been applying The Offical Text Managenent System to control documents called “DocIn” which are received from tax payer, General Tax Department, People Committee and so on or those called “DocOut” which are composed by Ho Chi Minh Tax Departement itself and sent to other organization. “DocOut” documents made by Microsoft Word are stored in this system and can be accessed easily; however, Only a part of “DocIn” documents are stored such as their organization, the date in which they were created and the abstract of their contents and etc. It is very difficult to find out and read the whole document of “DocIn”. Consequently, scanner must be used to capture the “DocIn” images and stored them in database so that we can access them as we need. A Tool for Image management called “Image Management Tool” coming with the scanner is the solution for that demand. Besides “DocIn” images, the “Image Management Tool” is also usefull for the electric signature of the Tax Department managers that is a part of a “DocOut” text. In order to response these above demands, the Image Mangement Tool has to be analyzed, designed and implemented with the following tasks: Image Compressing, Image Saving, Image Ordering, Image Searching and Image Decompressing. Image Compressing is the process that decrease the size of the image and cause an image encrypted. Image Saving is the process that store the image’s attributes into database and copy it to the identified location in the network. Image Ordering is the process that support the Image Searching, the more the images were ordered, the less time an image is found. Image Searching is the process that its goal to find out an image based on size of image, the date an image created and so on. Image Decompressing is the process that convert the compressed image to the original image including decoding process and restore the compressed image to its original status. Finally, “Image Management Tool” must be installed in the The Offical Text Managenent System to manupulate the Images of “DocIn” and manager’s electric signatures for “DocOut” effectively. MỤC LỤC Đề mục Trang Chương 1: Giới thiệu đề tài................................................................................... 1 1.1 Cơ sở hình thành đề tài.................................................................................... 1 1.1.1 Vai trò hệ thống thông tin, sự phát triển công nghệ ảnh số và nhu cầu sử dụng ảnh số............................................................................................................ 1 1.1.2 Nhu cầu áp dụng công cụ quản lý ảnh phục vụ cho hệ thống Quản lý văn bản hành chính tại Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh ................................................ 3 1.2 Giới thiệu đề tài ............................................................................................... 4 1.3 Nội dung thực hiện .......................................................................................... 5 1.4 Phạm vi nghiên cứu ......................................................................................... 6 1.5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài............................................................................. 7 Chương 2: Cơ sở lý thuyết .................................................................................... 9 2.1 Ảnh số.............................................................................................................. 9 2.1.1 Ảnh vector .................................................................................................... 9 2.1.2 Ảnh Raster .................................................................................................... 9 2.2 Nén dữ liệu .................................................................................................... 10 2.2.1 Nén không tổn hao (nén ZIP) ..................................................................... 10 2.2.2 Nén ảnh theo chuẩn JPG (nén có tổn hao) ................................................. 12 2.2.2.1 Một số khái niệm chung về nén ảnh........................................................ 12 2.2.2.2 Giải thuật nén ảnh.................................................................................... 14 Chương 3: Phát triển hệ thống............................................................................. 17 3.1 Giới thiệu hệ thống........................................................................................ 17 3.2 Phân tích hệ thống ......................................................................................... 17 3.3 Nén ảnh.......................................................................................................... 19 3.4 Lưu ảnh.......................................................................................................... 20 3.4.1 Cách thức lưu ảnh....................................................................................... 20 3.4.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu ảnh........................................................................ 20 3.4.3 Phân rã quá trình lưu ảnh ........................................................................... 22 3.5 Truy xuất ảnh................................................................................................. 23 3.5.1 Sắp xếp ảnh ................................................................................................ 23 3.5.2 Tìm kiếm ảnh.............................................................................................. 23 3.5.3 Giải nén và hiển thị ảnh.............................................................................. 24 3.6 Áp dụng công cụ quản lý ảnh số vào hệ thống quản lý văn bản hành chính 24 3.6.1 Quy trình nghiệp vụ Quản lý văn bản hành chính tại Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh.............................................................................................................. 24 3.6.2 Tổng quan về hệ thống Quản lý văn bản.................................................... 26 3.6.3 Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống Quản lý văn bản............................ 27 3.6.4 Áp dụng công cụ Quản lý ảnh số và hệ thống Quản lý văn bản ................ 32 3.6.4.1 Sự cần thiết phải áp dụng công cụ Quản lý ảnh số vào hệ thống Quản lý văn bản hành chính.............................................................................................. 32 3.6.4.2 Tổ chức lại mô hình dữ liệu quan hệ Quản lý văn bản khi áp dụng công cụ Quản lý ảnh số..................................................................................................... 33 3.7 Các chuẩn đánh giá........................................................................................ 34 3.7.1 Hệ thống ổn định ........................................................................................ 34 3.7.2 Hệ thống làm việc với độ tin cậy cao......................................................... 35 3.8 Mục tiêu hệ thống.......................................................................................... 35 3.9 Yêu cầu hệ thống........................................................................................... 35 Chương 4: Hiện thực hệ thống ............................................................................ 37 4.1 Khái quát ....................................................................................................... 37 4.2 Hiện thực nén ảnh.......................................................................................... 37 4.3 Hiện thực lưu ảnh .......................................................................................... 38 4.4 Hiện thực truy xuất ảnh ................................................................................. 43 Chương 5: Kết luận ............................................................................................. 52 5.1 Đánh giá đề tài............................................................................................... 52 5.1.1 Khái quát đề tài........................................................................................... 52 5.1.2 Những việc đã làm ..................................................................................... 52 5.1.3 Những việc chưa làm.................................................................................. 52 5.2 Đóng góp đề tài ............................................................................................. 52 5.3 Những hạn chế của đề tài .............................................................................. 53 5.2 Hướng phát triển trong tương lai................................................................... 53 MỤC LỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin ....................................... 2 Hình 1.2: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) của hệ thống quản lý ảnh. ........................................................................................................................... 6 Hình 2.1: Sơ đồ khối của một hệ thống nén ảnh điển hình.................................... 14 Hình 2.2: Các công đoạn nén ảnh theo chuẩn JPGE.............................................. 16 Hình 3.1: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) của hệ thống quản lý ảnh ................................................................................................................................ 19 Hình 3.2: Sơ đồ phân rã quá trình lưu ảnh.........................................................................22 Hình 3.3: Sơ đồ phân rã quá trình Sắp xếp ảnh. ...............................................................23 Hình 3.4: Quy trình xử lý đối với những văn bản mang tính chất hỏi đáp, khiếu nại hoặc các văn bản khác cần phải có văn bản trả lời. ...................................................................25 Hình 3.5 Quy trình xử lý đối với những văn bản mang tính chất thông báo, phổ biến hoặc các văn bản khác không cần phải có văn bản trả lời. ................................... 25 Hình 3.6: Mô hình cơ sở dữ liệu Quản lý văn bản khi chưa phân rã. .................... 28 Hình 3.7: Mô hình thực thể quan hệ của hệ thống Quản lý văn bản hành chính tại Cục thuế TPHCM................................................................................................... 29 Hình 3.8 Sơ đồ cơ sở dữ liệu quan hệ Quản lý văn bản......................................... 31 Hình 3.9: Mô hình thực thể quan hệ của hệ thống Quản lý văn bản hành chính tại Cục thuế TPHCM sau khi đã tích hợp công cụ quản lý ảnh số.........................................................34 Hình 4.1: Form giao diện thực hiện việc lưu ảnh. ............................................................40 Hình 4.2: Minh họa việc nén và lưu ảnh chữ ký điện tử của đồng chí Lê Thị Thu Hương – Phó Cục Trưởng Cục Thuế TPHCM ...................................................... 42 Hình 4.3: Giao diện Điều khiển truy xuất ảnh......................................................................... 43 Hình 4.4: Tìm những ảnh có ngày lưu ảnh từ ngày 21/05/2009 đến ngày 23/05/2009 với các ảnh định dạng (*.bmp) và dung lượng lớn hơn 5 Kilo Bytes và nhỏ hơn 2500 Kilo Bytes...................................................................................................... 46 Hình 4.5: Ảnh được sắp xếp theo ngày lưu ảnh giảm dần (các thuộc tính của ảnh được lưu trong ngày gần nhất sẽ được hiển thị lên đầu tiên trong danh sách). ..... 48 Hình 4.6: Hình minh họa cho việc ảnh được sắp xếp theo dung lượng giảm dần. 49 Hình 4.7: Hình minh họa cho việc hiển thị ảnh sau khi Double_Click vào dòng có tên file là 4.cpr........................................................................................................ 51 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1. Cao Hoàng Trụ (2004), “Ngôn ngữ lập trình các nguyên lý và mô hình”, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh. 2. Nguyễn Trung Trực (2002), “Cấu trúc dữ liệu và giải thuật”, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh. 3. Nguyễn Trung Trực (2006) , “Tập bài giảng Phân tích & Thiết kế hệ thống”, Khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh. 4. Văn phòng Chính Phủ (2005), “Thông Tư Liên Tịch số 55 /2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 về việc Hướng dẫn về thể thức và trình bày văn bản”. Tiếng Anh 5. Anderson, Richard (2006), “The Universal Photographic Digital Imaging Guidelines”, Ed. Michael Stewart 6. F Reid (2004), “Network Programming in .NET With C# and Visual Basic .NET”, Elsevier Digital Press. 7. N G P Nathan (2001), “Introduction to Oracle9i:SQL”, Oracle Corporation. 8. S Jose (2005), “Digital Negative (DNG) Specification”, Adobe, p. 9. Accessed on October 10, 2007. UPDIG: Universal Photographic Digital Imaging Guidelines. p. 8. Accessed on October 12, 2007. PHỤ LỤC Thông Tư Liên Tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 về việc Hướng dẫn về thể thức và trình bày văn bản. LÝ LỊCH TRÍCH NGANG Họ và tên: Nguyễn Viết Cường Ngày, tháng, năm sinh: 02/03/1980 Nơi sinh: Quãng Ngãi Địa chỉ liên lạc: 66 Ngô Gia Tự, Phường 9, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh. QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO (Từ đại học đến nay) - Từ năm 1998 – 2000: học tại trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. - Từ năm 2000 – 2006: học đại học chuyên ngành Địa chất Môi trường – Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh (khóa 2000). - Từ năm 2007 đến nay: học cao học chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý – Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh (khóa 2007) QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC (Từ khi đi làm đến nay) - Từ năm 2006 – 2007: làm việc tại phòng Quản lý đô thị Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh. - Từ năm 2007 – 2009: làm việc tại phòng Tin học Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh. 1 Chương 1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1. Cơ sở hình thành đề tài: 1.1.1. Vai trò của hệ thống thông tin, sự phát triển công nghệ ảnh số và nhu cầu sử dụng ảnh số: Hệ thống thông tin ngày càng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong các tổ chức hiện đại. Do nhu cầu sử dụng thông tin vô cùng lớn để hỗ trợ cho việc ra quyết định, hầu hết các tổ chức nào nắm bắt và quản lý các hệ thống thông tin hiệu quả và có chiến lược là các tổ chức thành công và có tính cạnh tranh cao. Nhìn chung, hệ thống thông tin trong một tổ chức có ba vai trò chính: ¾ Hỗ trợ tạo lợi thế chiến lược: khi nhìn vào một tổ chức, tổ chức nào có hệ thống thông tin tốt, tổ chức đó sẽ được đánh giá cao. Điều này tạo nên hình ảnh đẹp trong khách hàng, nhà cung cấp và có thể là toàn xã hội. ¾ Hỗ trợ các quyết định quản lý: Nhà quản lý rất cần thông tin để ra quyết định. Quyết định quản lý có sáng suốt hay không phụ thuộc rất lớn vào thông tin. Một hệ thống thông tin tốt sẽ cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho nhà quản lý để ra quyết định. ¾ Hỗ trợ các chức năng nghiệp vụ: hệ thống hỗ trợ các chức năng nghiệp vụ để các nhân viên trong công ty có thể thao tác với hệ thống thực hiện nghiệp vụ của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng. Hệ thống thông tin có tác động hai chiều đến sự thành công và thất bại của tổ chức hiện đại. Nếu hệ thống thông tin được thiết kế, sử dụng, quản lý một cách hiệu quả và có chiến lược, nó có thể giúp tổ chức trở nên hiệu quả hơn, tăng năng suất, mở rộng thị phần và có được những lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. Ngược lại, nếu hệ thống thông tin không được thiết kế, sử dụng và quản lý tốt, nó có thể có những ảnh hưởng xấu đối với tổ chức. Một trong những ảnh hưởng đó là hao tốn 2 tiền bạc, mất thời gian, mất sự hài lòng của khách hàng và cuối cùng là mất khách hàng. Một hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần cơ bản là: phần cứng (hardware), phần mềm (software), dữ liệu (data), con người (people) và quy trình xử lý (processing) [3]. (Hình 1.1) Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin trong các tổ chức ngày nay rất lớn. Bên cạnh đó, dữ liệu là một thành phần cơ bản không thể thiếu trong mọi hệ thống thông tin. Dữ liệu được đưa vào xử lý để cho ra thông tin có ích phục vụ cho việc ra quyết định. Vì vậy, chất lượng của dữ liệu là vô cùng quan trọng nên cần phải được quản lý một cách có hiệu quả để tránh tình trạng “rác vào rác ra” trong hệ thống. Phần cứng Phần mềm Dữ liệu Hệ thống thông tin Con người Quy trình xử lý Hình 1.1: Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin [3] 3 Hiện nay, dữ liệu bao gồm nhiều loại khác nhau như dữ liệu hình ảnh, dữ liệu dạng chuỗi các ký tự, dữ liệu âm thanh…Trong đó, dữ liệu hình ảnh ngày càng trở nên phổ biến trong các hệ thống thông tin hiện đại. Ngày nay, cùng với việc phát triển của công nghệ số, các máy ảnh sử dụng tín hiệu tương tự (analog) dần dần được thay thế bằng máy ảnh kỹ thuật số hoặc điện thoại di động, các công cụ hỗ trợ chụp lại màn hình máy tính dưới dạng tín hiệu số (digital). Các ảnh số được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực vì chúng dễ dàng được xử lý bởi máy tính điện tử với hiệu quả cao thông qua những phần mềm có sẵn trên thị trường hiện nay. Nhu cầu sử dụng ảnh số cũng tăng lên nhanh chóng thể hiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau như xử lý ảnh đám cưới, liên hoan, ảnh cá nhân, gia đình…, xây dựng cơ sở dữ liệu ảnh để phục vụ cho công tác quản lý như quản lý nhân sự, an ninh quốc phòng. Thêm vào đó, quản lý ảnh còn áp dụng cho việc nhận dạng dấu vân tay, xác nhận con dấu điện tử, chữ ký điện tử. Chính sự phát triển chóng mặt của công nghệ ảnh số và nhu cầu sử dụng ảnh của con người rất lớn nên lĩnh vực quản lý ảnh, xử lý ảnh, tìm kiếm ảnh là một trong những ngành được quan tâm nhiều nhất trong thế giới công nghệ thông tin ngày nay. 1.1.2. Nhu cầu áp dụng công cụ quản lý ảnh phục vụ cho hệ thống quản lý văn bản hành chính tại Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh: Theo thống kê từ Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh, mỗi năm, số lượng văn bản được ban hành tại văn phòng Cục trên 12.000 văn bản, số Quyết định xử lý đang được lưu trên sổ trên 13.000 văn bản. Đó là số lượng các văn bản do Cục thuế ban hành. Bên cạnh đó số lượng các văn bản hành chính mà Cục thuế nhận từ Doanh nghiệp, các Sở, Ban, Ngành, Tổng Cục và các cơ quan khác hàng năm vô cùng lớn. Hiện nay, Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản hành chính với yêu cầu các văn bản do cơ quan khác gởi đến phải được 4 “scan” ra dạng file ảnh để lưu vào cơ sở dữ liệu qua đó lãnh đạo và nhân viên có thể truy xuất được. Do số lượng văn bản rất lớn nên việc áp dụng công cụ nén ảnh (văn bản sau khi “scan”) để giảm dung lượng trước khi lưu trữ là yêu cầu cấp bách được đặt ra. Ngoài ra, tại Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh cũng như các cơ quan nhà nước khác, nhiều lãnh đạo đang bị tình hình quá tải về việc ký văn bản. Nhiều lãnh đạo không có thời gian đọc lại, điều này ảnh hưởng đến công việc chung và sức khỏe của lãnh đạo. Vì vậy giải pháp được đưa ra là cần có chữ ký điện tử thay thế cho chữ ký tay. Như vậy, việc nén và lưu trữ chữ ký điện tử (thực chất là ảnh được scan từ chữ ký tay) cũng là yêu cầu được được đặt ra. Mặt khác, khi có chữ ký điện tử thì nhu cầu bảo mật chữ ký điện tử cũng trở nên rất quan trọng, việc áp dụng công cụ nén và giải nén căn cứ vào dung lượng trước và sau nén là một căn cứ để bảo mật chữ ký điện tử. Vì vậy, đề tài “Xây dựng công cụ Quản lý ảnh số” phục vụ cho công tác quản lý văn bản hành chính là một giải pháp hữu ích để giảm áp lực về không gian lưu trữ, thời gian truy xuất và giảm áp lực của lãnh đạo trong việc ký văn bản, điều này rất phổ biến trong xã hội ngày càng phát triển như hiện nay. 1.2. Giới thiệu đề tài: Mục tiêu của đề tài là “Xây dựng Công cụ quản lý ảnh số để phục vụ cho công tác quản lý văn bản hành chính tại Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh” được thể hiện ở ba khía cạnh sau đây: 1. Tiết kiệm không gian lưu trữ. 2. Giảm đáng kể thời gian truyền thông (thời gian lưu trữ, thời gian truy xuất, gởi và nhận văn bản). 3. Bảo mật chữ ký điện tử trong việc chống chữ ký giả và bảo mật nội dung các văn bản.