TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
ĐỀ TÀI :
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG
QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ
TẠ NGUYỄN
VŨ ĐÌNH TRUNG
BIÊN HÒA, THÁNG 11 NĂM 2009
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
ĐỀ TÀI :
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG
QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ
TẠ NGUYỄN
VŨ ĐÌNH TRUNG
BIÊN HÒA, THÁNG 11 NĂM 2009
Lời cảm ơn
Chúng em xin chân thành cám ơn các giảng viên trường Đại Học Lạc Hồng,
các anh chị trong khoa Công nghệ thông tin có nhiều công sức giảng dạy và đào tạo
trong suốt quá trình chúng em theo học tại trường.
Chúng em xin gởi lời biết ơn sâu sắc đến Thầy Th.S Phan Mạnh Thường, là
người đã dành nhiều thời gian của mình để truyền đạt kiến thức và tận tình hướng
dẫn chúng em trong suốt quá trình thực tập để thực hiện tốt đề tài nghiên cứu này.
Và chúng em cũng xin gởi lời cám ơn chân thành đến khoa Kế toán Tài chính
đã đóng góp những ý kiến quý giá và đặc biệt là Thầy Nguyễn Văn Hải và cô
Nguyễn Thúy Hằng đã tận tình hướng dẫn về các nghiệp vụ kế toán góp phần
giúp chúng em xây dựng chương trình một cách hoàn thiện và có hiệu quả cao.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy PGS.TS Trần Văn Lăng đã đóng
góp những ý kiến và truyền đạt những kinh nghiệm rất quý báu cho chúng em
để chương trình chúng em được tốt hơn. Chúng em cũng xin cảm ơn Thầy
ThS. Lâm Thành Hiển và Thầy Phan Hữu Tiếp, những kiến thức và kinh
nghiệm mà chúng em đã được học từ thầy góp phần quan trọng trong việc xây
dựng chương trình của chúng em.
Cuối cùng, xin gởi lời biết ơn chân thành đến gia đình, bạn bè là những người
đã động viên và hỗ trợ chúng em trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Nhưng với thời gian có hạn cùng với những kiến thức về nghiệp vụ kế toán
còn chưa được hoàn thiện và thực tế phát sinh nhiều tình huống nên đề tài thực hiện
sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và chưa thực sự hoàn thiện, chưa đáp ứng đầy đủ
các tình huống mà thực tế phát sinh. Thế nên, chúng em rất mong nhận được sự bổ
sung và chỉ dạy thêm của quý Thầy cô và các anh chị khoa Công nghệ thông tin và
khoa Tài chính kế toán nhằm giúp cho đề tài nghiên cứu của chúng em trở nên hoàn
thiện hơn.
Trân trọng kính chào và biết ơn.
Sinh viên thực hiện
Tạ Nguyễn
Vũ Đình Trung
Mục lục
Trang
Lời nói đầu……………………………………………………………………….. 1
Chương I : Giới thiệu tổng quan
I.1 Giới thiệu đề tài ..............................................................………………… 2
I.2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu………………………………………….3
I.3 Hiện trạng ứng dụng................................................................................. 3
I.3.1 Những khó khăn trong hướng dẫn thực hành kế toán ................3
I.3.2 Hiện trạng tin học.................................................................... ….4
I.3.3 Mục tiêu thực hiện của đề tài……………………………………….4
Chương II : Cơ sở lý thuyết
II.1 Hệ thống quản lý công nợ……………………………………………………5
II.1.1 Khái niệm quản lý công nợ………………………………………….5
II.1.2 Khái niệm mô phỏng ………………………………………………..5
II.1.3 Quy trình quản lý công nợ………………………………………….5
II.2 Xác định yêu cầu……………………………………………………………...8
II.2.1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ……………………………….…….8
a) Nghiệp vụ quản lý tình huống…………………………….……8
b) Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ………..…….9
II.2.2 Yêu cầu chức năng hệ thống……………………………………....14
II.2.3 Yêu cầu phi chức năng……………………………………………..14
II.3 Công nghệ sử dụng………………………………………….……………….15
II.3.1 Ngôn ngữ lập trình VB.Net………………………………..………..15
II.3.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Developer Edition 2005…..…….15
II.3.3 Công nghệ Flash và ngôn ngữ lập trình Action script 2.0........…17
Chương III : Phân tích thiết kế hệ thống
III.1 Phân tích thiết kế hệ thống ở mức quan niệm …………………………….18
III.1.1 Thành phần dữ liệu mức quan niệm………………………………21
a) Mô tả thực thể………………………………………….. ………..21
b) Mô tả mối kết hợp………………………………………………...28
c) Mô hình thực thể kết hợp………………………………………. 34
III.1.2 Thành phần xử lý ở mức quan niệm………………………………35
III.2 Phân tích thiết kế hệ thống ở mức logic………………………………..…. 40
III.2.1 Thành phần dữ liệu ở mức logic…………………………. …….40
III.2.2 Ràng buộc toàn vẹn trên 1 quan hệ………………………42
a) Ràng buộc khóa chính………………………………….42
b) Ràng buộc miền giá trị………………………………… 46
III.2.3 Ràng buộc toàn vẹn trên nhiều quan hệ………………………...49
a) Ràng buộc tồn tại……………………………………… .49
b) Ràng buộc liên thuộc tính, liên quan hệ………………53
III.2.4 Thành phần xử lý ở mức logic…………………………………….55
III.3 Phân tích thiết kế hệ thống ở mức vật lý………………………………….60
III.3.1 Thành phần dữ liệu mức vật lý …………………………………. 60
a) Mô tả các bảng ………………………………………………… 60
b) Mô tả các mối kết hợp ……………………………………….… 65
c) Mô hình vật lý…………………………………………………… 70
III.3.2 Thành phần xử lý ở mức vật lý ………………………………….. 71
a) Những đoạn code chính……………………………………….. 71
b) Thành phần giao diện ở mức vật lý…………………………....86
Chương IV : Giới thiệu sản phẩm
IV.1 Các chức năng quản lý tình huống của chương trình …………...93
IV.2 Thực hành mô phỏng quy trình quản lý công nợ ………………...94
IV.2.1 Giao diện của chương trình ………………………………94
IV.2.2 Các chức năng chính của chương trình………………….95
a) Quy trình quản lý công nợ ……………………………..95
b) Chức năng nhận biết và kiểm tra việc lập báo
cáo trong khi thực hành …………………………………...97
c)
Các chức năng trợ giúp và hướng dẫn ……………..97
Kết luận ……………………………………………………………………………98
Danh mục tài liệu tham khảo …………………………………………………100
Phụ Lục : Các mẫu biểu xuất hiện trong quy trình quản lý công nợ ……….101
Danh mục biểu đồ
Biểu đồ III.1 : Mô hình DFD Giáo Viên mức 0
Biểu đồ III.2 : Mô hình DFD mức 1 quản lý tình huống của Giáo Viên
Biểu đồ III.3 : Mô hình DFD mức 2 cho việc thêm tình huống mới
Biểu đồ III.4 : Mô hình DFD Sinh viên mức 0
Biểu đồ III.5 : Mô hình DFD mức 1 mô tả quy trình thực hành của sinh viên
Biểu đồ III.6 : Mô hình DFD Sinh viên mức 2. Nhận biết hợp đồng , hóa đơn
Biểu đồ III.7 : Mô hình DFD sinh viên mức 2. Công đoạn lập sổ chi tiết công nợ
Biểu đồ III.8 : Mô hình DFD Sinh Viên mức 2. Công đoạn lập kế hoạch thu chi
Biểu đồ III.9 : Mô hình DFD Sinh viên mức 2. Thu thập và nhận biết chứng từ
Biểu đồ III.10 : Mô hình DFD Sinh viên mức 2. Cập nhật các sổ chi tiết công nợ Biểu
đồ
Biểu đồ III.11 : Mô hình DFD Sinh viên mức 2. Công đoạn lập báo cáo công nợ
Biểu đồ III.12 : Xử lý cho việc quản lý tình huống của giáo viên
Biểu đồ III.13 : Xử lý cho việc thêm mới tình huống
Biểu đồ III.14 : Xử lý cho việc chỉnh sửa tình huống ,thêm hợp đồng mới vào tình
huống
Biểu đồ III.15 : Mô hình xử lý cho việc thực hiện quy trình của sinh viên
Danh mục bảng biểu
Bảng III.1 : SoCongNo
Bảng III.2 : BaoCaoDuKienPhaiThu
Bảng III.3 : BaoCaoDuKienPhaiTra
Bảng III.4 : BaoCaoPhaiThu
Bảng III.5 : BaoCaoPhaiTra
Bảng III.6 : BieuMau
Bảng III.7 : ChiTietBieuMau
Bảng III.8 : ChiTietCongNo
Bảng III.9 : ChiTietDKThu
Bảng III.10 : ChiTietDKTra
Bảng III.11 : ChiTietPhaiThu
Bảng III.12 : ChiTietPhaiTra
Bảng III.13 : ChucDanh
Bảng III.14 : DeBai
Bảng III.15 : DeBai_HopDong
Bảng III.16 : DuLieu
Bảng III.17 : GiaoVien
Bảng III.18 : HopDong
Bảng III.19 : KhachHang
Bảng III.20 : LoaiBieuMau
Danh mục hình ảnh
Hình III.1 : Mô hình vật lý
Hình III.2 : Giao diện màn hình chính
Hình III.3 : Màn hình chọn tình huống
Hình III.4 : Màn hình mô phỏng mô hình công ty
Hình III.5 : Màn hình mô phỏng bàn làm việc của nhân viên kế toán
Hình III.6 : Màn hình mô phỏng phòng Kế toán trưởng
Hình III.7 : Màn hình mô phỏng phòng Giám Đốc
Hình III.8 : Màn hình mô phỏng bộ phận kế toán thanh toán
Hình III.9 : Màn hình mô phỏng bộ phận kế toán thu chi
Hình III.10 : Màn hình trợ giúp lập biểu mẫu
Hình III.11 : Màn hình cập nhật sổ chi tiết công nợ
Hình III.12 : Màn hình Lập sổ chi tiết công nợ
Hình III.13 : Màn hình lập kế hoạch thu chi
Hình III.14 : Màn hình lập báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả
Hình III.15 : Màn hình Chức năng quản lý tình huống của giáo viên
1
Lời nói đầu
Nhận thức được vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong nền kinh tế tri
thức với nhân tố nguồn nhân lực đóng vai trò trọng tâm. Trong thời đại bùng nổ công
nghệ thông tin ngày nay, không thể đo lường hết phạm vi ứng dụng công nghệ thông
tin cũng như hiệu quả vào mọi lĩnh vực của đời sống, nhất là đối với các hoạt động
quản lý kinh doanh. Trong đó hoạt động kế toán là một nhu cầu không thể thiếu trong
bất kỳ công ty hay cơ quan nào.
Nhu cầu về nguồn nhân lực kế toán là một nhu cầu quan trọng nhưng hiện nay
cung đang vượt cầu. Chính vì thế các công ty đang tìm kiếm nguồn nhân lực chất
lượng và có nhiều kinh nghiệm. Đó chính là cái khó lớn nhất cho các sinh viên chuyên
ngành kế toán sắp ra trường, chưa có nhiều điều kiện thực tập, chưa được tiếp xúc với
môi trường làm việc thực tế. Chính vì thế họ không có nhiều kinh nghiệm để đáp ứng
được nhu cầu của các Công ty, cơ quan hiện nay. Đồng thời việc tìm kiếm một nơi để
sinh viên có thể thực tập trước khi ra trường là một vấn đề khó khăn với cả sinh viên
lẫn nhà trường. Trong khi số lượng sinh viên khá đông như bây giờ thì số lượng các
công ty, doanh nghiệp trên địa bàn và các khu vực lân cận vẫn chưa đáp ứng được vấn
đề cung cấp một nơi thực tập cho sinh viên.
Mục đích xây dựng phòng thực hành mô phỏng kế toán cũng không nằm ngoài
mục tiêu trên. Bên cạnh đó việc đào tạo được những cử nhân kinh tế chuyên ngành Kế
toán phù hợp yêu cầu của nền kinh tế thị trường, có năng lực hoạt động, giỏi về
chuyên môn, năng động sáng tạo trong công việc, được xã hội thừa nhận, thực sự là
một thách thức lớn đối với các trường đại học nói chung và Đại Học Lạc Hồng nói
riêng.
Với việc xây dựng chương trình Phòng thực hành mô phỏng kế toán và cụ thể là
quy trình quản lý công nợ sẽ góp phần giải quyết được bài toán về đào tạo và truyền
đạt kinh nghiệm làm việc thực tế cho sinh viên chuyên ngành kế toán về các hoạt động
quản lý công nợ của các công ty, doanh nghiệp. Đồng thời góp phần nâng cao trình độ
của sinh viên, giúp sinh viên không bỡ ngỡ với môi trường làm việc thực tế sau này.
2
Chương I : Giới thiệu tổng quan
I.1 Giới thiệu đề tài
Hiện nay sinh viên ngành kế toán ra trường đi làm việc thường phải mất không
dưới 6 tháng mới tiếp nhận được phần mềm kế toán đang sử dụng trong các doanh
nghiệp. Trong các trường đại học, kế toán thường chỉ được dạy bằng lý thuyết, thực
hành trên máy chỉ thực hiện vào năm cuối và trên các phần mềm ít được nâng cấp. Số
lượng sinh viên quá đông so với máy tính trang bị nên dường như không có hiệu quả.
Cụ thể tại trường Đại học Lạc Hồng, phòng thực hành máy tính với số lượng máy có
hạn, nhưng phải dạy cho hơn vài ngàn sinh viên chính quy/năm... Đó là chỉ tính mỗi
khoa kế toán. Khi đi thực tập, sinh viên có 6 tháng tiếp cận thực tế nhưng hầu hết các
doanh nghiệp đều ít cho sinh viên tìm hiểu hoạt động tài chính kế toán của công ty mà
sinh viên chỉ được giao làm những công việc không đúng với chuyên môn của mình.
Đồng thời với tình hình sinh viên khá đông như hiện nay thì việc tìm kiếm một nơi để
sinh viên thực tập là một vấn đề không đơn giản.
Việc không có nhiều cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế do số
lượng sinh viên chuyên ngành kế toán ngày càng nhiều mà số lượng đơn vị thực tập
dành cho sinh viên không phát triển tương xứng. Đó là một trở ngại vô cùng lớn với
sinh viên và nhà trường, để giải quyết tình trạng học của sinh viên ngành kế toán như
hiện nay cũng như tạo cho sinh viên một môi trường làm việc mà trong đó có đầy đủ
các tình huống thường thấy trong công việc, góp phần nâng cao khả năng xử lý tình
huống, áp dụng được các kiến thức đã học vào công việc cụ thể, giảm bớt sự nhàm
chán đơn điệu trong việc học, giúp cho giáo viên truyền đạt kiến thức dưới hình thức
phong phú hơn,… đồng thời cũng góp phần làm giảm gánh nặng của nhà trường và
sinh viên trong việc tìm kiếm nơi thực tập. Đảm bảo sinh viên được thực tập đúng với
những gì mình đã học trong một môi trường làm việc ảo được mô phỏng sát với thực
tế. Đồng thời giúp sinh viên không còn bỡ ngỡ khi bước vào làm việc tại một Công ty
thật sự.
Bên cạnh đó công việc quản lý công nợ là một nghiệp vụ không thể thiếu trong
bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào. Việc nắm bắt được các công việc mà một nhân
viên kế toán công nợ phải làm là một yếu tố cần có cho bất kỳ sinh viên chuyên ngành
kế toán khi đi làm việc. Sinh viên có thể áp dụng những kiến thức về các công việc đó
để áp dụng vào thực tế, giúp sinh viên không gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ khi làm việc
thực tế.
Dự án phòng thực hành mô phỏng kế toán mà cụ thể là quy trình kế toán quản
lý công nợ sẽ được xây dựng với mục tiêu chính là đem thực tế vào trường học. Đào
tạo những kỹ năng chuyên về quản lý công nợ cho sinh viên ngành kế toán. Qua đó
góp phần vào công tác đào tạo của nhà trường, đào tạo ra những sinh viên có chất
lượng cao, đáp ứng được các nhu cầu xã hội. Và cụ thể hơn sẽ trang bị cho các sinh
viên những kiến thức làm việc thực tế của một nhân viên kế toán về quản lý công nợ,
một nghiệp vụ không thể thiếu trong bất kỳ công ty nào, đảm bảo nâng cao khả năng
tìm kiếm nơi làm việc và các kỹ năng làm việc thực tế của sinh viên.
3
I.2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Hiện nay các chương trình liên quan đến lĩnh vực kế toán tồn tại trên thị trường
khá nhiều, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau nhưng chủ yếu tập trung trong lĩnh
vực kinh doanh. Trên thị trường vẫn chưa có nhiều sản phẩm phục vụ cho mục đích
giảng dạy kế toán. Các chương trình mô phỏng các công việc kế toán hiện nay rất ít.
Có thể nói đây là một lĩnh vực khá mới mẻ nhưng mang lại hiệu quả thực tiễn khá lớn.
Góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của các trường đối với sinh viên chuyên ngành
kế toán.
Tiên phong trong việc xây dựng chương trình mô phỏng các quy trình kế toán
ứng dụng vào công tác giảng dạy có thể đề cập đến Trường Đại học Văn Lang. Trường
đã đưa vào hoạt động mô phỏng tài chính kế toán từ năm 2003 với mục đích đưa thực
tiễn vào trường học. Giúp sinh viên tiếp xúc với công việc kế toán như thật trước khi
đi thực tập tại các công ty.
Mô phỏng kế toán là một trong những môn học hiện đại nhất của Khoa Kế toán
của trường Đại học Văn Lang. Tại phòng mô phỏng, sinh viên năm cuối có thể thực
hiện tất cả các thao tác, công việc của một nhân viên kế toán, tài chính thực thụ như:
kế toán trưởng, kế toán chi phí, kế toán tổng hợp… của công ty. Điều này giúp sinh
viên tích lũy kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để tự tin vào làm việc chính
thức tại các doanh nghiệp sau khi ra trường.
Khoa tài chính - kế toán đã thiết lập phòng chuyên đề như một công ty và các
sinh viên trở thành... kế toán của công ty này. Mô hình chia sinh viên thành nhiều
nhóm, mỗi nhóm như một công ty được trang bị bốn máy tính nối mạng với nhau.
Trong đó các sinh viên đóng vai trò như nhân viên phòng kế toán: kế toán trưởng, kế
toán tổng hợp, kế toán chi tiết (tiền mặt, thanh toán...).
Tài chính - kế toán là một ngành khá nhạy cảm vì liên quan tới chứng từ sổ sách
của công ty. Chương trình mô phỏng là một hình thức kết hợp giữa lý thuyết và thực
hành để sinh viên có điều kiện tiếp xúc với thực tế và có cơ hội làm việc như thật, đáp
ứng yêu cầu học và hành. Đặc biệt, với mô hình này sinh viên thật sự được tiếp xúc
với những chứng từ mới và được các kế toán trưởng, các chuyên gia - được mời từ các
doanh nghiệp - trực tiếp hướng dẫn.
Với những lợi ích mà việc đưa vào sử dụng phòng thực hành mô phỏng kế toán
cho các sinh viên đem lại càng minh chứng tầm quan trọng của việc xây dựng chương
trình. Qua đó chúng tôi cần phải cố gắng thật nhiều để chương trình có thể hoàn thiện
và đưa vào sử dụng , góp phần giải quyết phần nào bài toán về đào tạo nguồn nhân lực
của nhà trường.
I.3 Hiện trạng ứng dụng
I.3.1 Những khó khăn trong hướng dẫn thực hành kế toán
Hiện nay do vẫn chưa có một chương trình nào giúp sinh viên thực hành được
những công việc của kế toán như thực tế cho nên những sinh viên ngành kế toán hầu
hết đều thiếu kinh nghiệm làm việc thực tiễn. Trên nhà trường các sinh viên chỉ được
thực hành các phần mềm kế toán phổ biến, đó là các công việc dường như đã đi vào
4
chi tiết quá sâu, sinh viên không thể hình dung một cách tổng quát các công việc mà
nhân viên kế toán phải làm gì ngoài việc chỉ biết định khoản hay tính toán sổ sách.
Thậm chí sinh viên không phân biệt được công việc nào làm trước, công việc nào làm
sau hay muốn lập báo cáo này phải lấy dữ liệu ở đâu.
Chính vì những điều đó khi vào các doanh nghiệp, công ty thật sự không ít sinh
viên cảm thấy bỡ ngỡ trước những công việc được giao. Các doanh nghiệp thường
phải tốn khá nhiều thời gian để đào tạo lại các nghiệp vụ chính cho sinh viên. Thêm
vào đó thời gian thực tập của sinh viên kéo dài nhưng không mang lại hiệu quả, bởi
trên thực tế rất nhiều sinh viên khi đi thưc tập không được giao những công việc liên
quan đến chuyên ngành. Những bài báo cáo thực tập nhiều khi chỉ là sự sao chép của
những thế hệ khác nhau, thiếu sự tìm tòi, sáng tạo.
Sinh viên chưa nắm được các công việc của kế toán, cụ thể là kế toán quản lý
công nợ như thế nào, gồm các chứng từ, sổ sách hay biểu mẫu nào. Thời điểm phải
làm các báo cáo, trình tự lập các báo cáo, sinh viên chưa được tiếp xúc nhiều với các
loại chứng từ và cách thức lập báo cáo. Tất cả những gì sinh viên được học trên ghế
nhà trường là các công việc định khoản và các lý thuyết về kế toán được truyền đạt
chưa được sinh động, rất khó để cho sinh viên hình dung cụ thể những công việc đó
như thế nào. Việc tạo ra một chương trình giải quyết các vấn đề trên là một giải pháp
thiết thực với tình trạng hiện nay.
I.3.2 Hiện trạng tin học
Chương trình mô phỏng quy trình kế toán công nợ chạy trên nền .Net
Framework 2.0 . Chương trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2005 và
Flash 8 trở lên.Với điều kiện như vậy thì chương trình hoàn toàn có thể được cài đặt và
chạy tốt tại các hệ thống phòng máy có cấu hình tương đối .
Theo khảo sát thì với cấu hình hiện tại thì tất cả các phòng máy của Trường Đại
Học Lạc Hồng – Nơi áp dụng chương trình vào việc thực hành – hoàn toàn có thể đáp
ứng được yêu cầu hệ thống của chương trình.
I.3.3 Mục tiêu thực hiện của đề tài
Dự án phòng thực hành mô phỏng kế toán mà cụ thể là quy trình kế toán quản
lý công nợ sẽ được xây dựng với các mục tiêu sau :
• Xây dựng một phần mềm mô phỏng đầy đủ các bước trong quy trình kế toán
công nợ .
• Giúp sinh viên kế toán hiểu rõ về các bước trong quy trình quản lý công nợ,
biết cách nhận biết các chứng từ và có khả năng lập được các báo cáo xuất
hiện trong quy trình.
• Đánh giá được khả năng của sinh viên trong quá trình thực hành.
• Áp dụng phần mềm mô phỏng này vào công tác giảng dạy và kiểm tra
5
Chương II : Cơ sở lý thuyết
II.1 Hệ thống quản lý công nợ
II.1.1 Khái niệm quản lý công nợ
Quản lý công nợ là quá trình thu thập, xử lý thông tin về các khoản nợ của công
ty với các đối tác liên quan. Đồng thời theo dõi nợ đối với từng khách hàng, phân loại,
xử lý bù trừ nợ và lập các sổ sách báo cáo.
Quản lý công nợ gồm 2 phần là kế toán theo dõi các khoản phải thu và kế toán
theo dõi các khoản phải trả :
-
Kế toán theo dõi các khoản phải thu là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ
phải thu của khách hàng từ việc bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu, tài sản cố
định đến phải thu tiền phí các dịch vụ khác.
-
Kế toán theo dõi các phải trả là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ phải trả
cho nhà cung cấp từ việc mua nguyên liệu, vật tư, tài sản cố định đến các khoản
phải trả phí dịch vụ khác.
II.1.2 Khái niệm mô phỏng
Mô phỏng là phương pháp mô hình hóa dựa trên việc thiết lập mô hình số và sử
dụng phương pháp số để tìm ra lời giải với sự trợ giúp của máy vi tính. Để mô phỏng
một quá trình trong thực tế đòi hỏi:
- Mô hình nguyên lí : nguyên lí của quá trình và mối liên hệ giữa các thông số
liên quan.
- Mô tả toán học : dùng các công cụ toán học để mô tả mô hình nguyên lí
- Xử lí các biểu thức và các ràng buộc.
II.1.3 Quy trình quản lý công nợ
Quy trình là những quy định, được hứơng dẫn chi tiết và được thực hiện theo 1
trìinh tự thống nhất.
Quy trình quản lý công nợ là việc mà kế toán công nợ phải thực hiện theo đúng
quy định và trình tự, từ việc theo dõi chi tiết công nợ phải thu – phải trả đến việc lập
các báo cáo công nợ có liên quan như:
- Báo cáo dự kiến công nợ phải thu ( Kế hoạch thu).
- Báo cáo dự kiến công nợ phải trả ( Kế hoạch chi ).
- Báo cáo công nợ phải thu.
- Báo cáo công nợ phải trả.
6
* Những nghiệp vụ chính yếu trong quy trình quản lý công nợ
7
- Nhận biết hợp đồng :
Xuất hiện : Khi phát sinh các hợp đồng, các hợp đồng sẽ được gửi đến bộ phận
kế toán công nợ.
Cách thực hiện : Dựa vào nội dung trên hợp đồng để xác định hợp đồng này là
hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng.
-
Tìm hóa đơn :
Xuất hiện : Khi các hợp đồng mà giao dịch đã diễn ra thì sẽ phát sinh các hóa
đơn. Tùy theo đó là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng và số lần lập hóa đơn
mà sẽ phát sinh tương ứng số lượng và loại hóa đơn là hóa đơn đầu vào hay hóa đơn
đầu ra.
Cách thực hiện : Dựa vào nội dung trên hóa đơn mà xác định hóa đơn đó thuộc
hợp đồng nào.
-
Lập sổ chi tiết công nợ:
Xuất hiện : Sau khi bộ phận kế toán công nợ đã có các hóa đơn và sắp xếp hóa
đơn theo đúng hợp đồng thì bộ phận kế toán công nợ phải lập sổ chi tiết công nợ phải
thu và phải trả cho từng khách hàng xuất hiện trong các hợp đồng.
Cách thực hiện : Dựa vào nội dung trên các hóa đơn để lập sổ chi tiết công nợ
cho khách hàng.
-
Lập kế hoạch thu chi :
Xuất hiện : Khi nhận được yêu cầu từ cấp trên bộ phận kế toán công nợ sẽ lập
kế hoạch thu chi.
Cách thực hiện : Dựa vào nội dung trên hợp đồng, hóa đơn và các sổ chi tiết
công nợ vừa lập mà bộ phận kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi.
-
Trình kế hoạch thu chi cho ban lãnh đạo :
Xuất hiện : Khi lập xong kế hoạch thu chi nhân viên phải đem các kế hoạch đó
cho ban lãnh đạo ký duyệt.
Cách thực hiện : Nhân viên kế toán phải đem kế hoạch thu chi cho kế toán
trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt.
-
Thu thập chứng từ :
Xuất hiện : Khi các khách hàng trả tiền cho mình hoặc là mình đã chi cho khách
hàng thì sẽ xuất hiện các chứng từ mới phát sinh. Bộ phận kế toán công nợ phải thu
thập các chứng từ đó để theo dõi công nợ.
Cách thực hiện : Nhân viên phải đến bộ phận kế toán thu chi để thu thập các
chứng từ liên quan đến việc theo dõi công nợ.
-
Cập nhật sổ chi tiết công nợ :
Xuất hiện : Sau khi đã có các chứng từ mới phát sinh bộ phận kế toán công nợ
phải cập nhật các số liệu vào sổ chi tiết công nợ của mỗi khách hàng.
Cách thực hiện : Dựa trên nội dung của các chứng từ để cập nhật vào sổ chi tiết
công nợ.
-
Lập báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả :
8
Xuất hiện : Đến cuối tháng bộ phận kế toán công nợ phải lập các báo cáo này
đem trình cho ban lãnh đạo.
Cách thực hiện : Dựa vào nội dung của các sổ chi tiết công nợ đã cập nhật để
lập các báo cáo công nợ phải thu và công nợ phải trả.
-
Trình báo cáo cho ban lãnh đạo :
Xuất hiện : Khi lập xong các báo cáo nhân viên phải đem báo cáo đó cho ban
lãnh đạo ký duyệt.
Cách thực hiện : Nhân viên kế toán phải đem các báo cáo cho kế toán trưởng
kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt.
-
Chuyển các báo cáo cho bộ phận kế toán thanh toán.
II.2 Xác định yêu cầu
Yêu cầu chung về hệ thống cần xây dựng :
- Mô phỏng được các bước thực hiện quy trình kế toán công nợ một cách cụ
thể.
- Cho phép sinh viên tiếp xúc với các chứng từ và biết cách thức lập các biểu
mẫu xuất hiện trong quy trình.
- Chương trình kiểm soát được các lỗi trong quá trình sinh viên thực hành và
đưa ra đánh giá thích hợp.
- Chương trình có chức năng hướng dẫn và trợ giúp sinh viên thực hành .
- Chương trình có chức năng quản lý các tình huống như thêm, sửa, xóa tình
huống . Đáp ứng được việc thực hành của sinh viên phong phú hơn.
- Về giao diện chương trình mô phỏng được hệ thống các phòng ban trong công
ty. Các biểu mẫu chứng từ trong chương trình sát với thực tế.
II.2.1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ
a) Nghiệp vụ quản lý tình huống
STT
Công việc
Loại công
việc
Qui
định
liên
quan
1
Tạo nội dung tình
huống thực hành
Lưu trữ
QĐ1
2
Chỉnh sửa nội dung
tình huống thực hành
Lưu trữ
QĐ2
3
Xóa tình huống thực
hành
Lưu trữ
QĐ3
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
9
4
Tạo các báo cáo cho
tình huống đã chọn
Lưu trữ
QĐ4
5
Chỉnh sửa các báo cáo
thuộc tình huống đã
chọn
Lưu trữ
QĐ5
6
Tạo các hợp đồng
Lưu trữ
QĐ6
7
Chỉnh sửa các hợp
đồng
Lưu trữ
QĐ7
8
Xóa hợp đồng
Lưu trữ
QĐ8
9
Tạo các chứng từ cho
hợp đồng
Lưu trữ
QĐ9
10
Chỉnh sửa các chứng
từ thuộc hợp đồng
Lưu trữ
QĐ10
b) Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ
b.1 Nghiệp vụ Nhận biết hợp đồng và tìm hóa đơn theo đúng
hợp đồng
STT
Công việc
Loại công
việc
Qui
định
liên
quan
11
Nhận biết hợp đồng
QĐ11
12
Tìm hóa đơn
QĐ12
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
b.2 Nghiệp vụ lập các sổ chi tiết công nợ
STT
Công việc
Loại công
việc
Qui
định
liên
quan
13
Lập sổ chi tiết công nợ
phải thu
QĐ13
14
Lập sổ chi tiết công nợ
phải trả
QĐ14
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
10
b.3 Nghiệp vụ lập kế hoạch thu chi
STT
Công việc
Loại công
việc
Qui
định
liên
quan
15
Lập kế hoạch thu
QĐ15
16
Lập kế hoạch chi
QĐ16
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
b.4 Nghiệp vụ thu thập chứng từ
STT
17
Công việc
Loại công
việc
Lấy chứng từ
Qui
định
liên
quan
QĐ17
b.5 Nghiệp vụ nhận biết chứng từ
STT
18
Công việc
Loại công
việc
Nhận biết chứng từ
Qui
định
liên
quan
QĐ18
b.6 Nghiệp vụ cập nhật công nợ vào các sổ chi tiết công nợ
STT
Công việc
Loại công
việc
Qui
định
liên
quan
19
Cập nhật chi tiết công
nợ phải thu
QĐ19
20
Cập nhật chi tiết công
nợ phải trả
QĐ20
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
b.7 Nghiệp vụ lập các báo cáo công nợ phải thu và phải trả
STT
Công việc
Loại công
việc
Qui
định
liên
quan
21
Lập báo cáo công nợ
phải thu
QĐ21
22
Lập báo cáo công nợ
phải trả
QĐ22
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
11
b.8 Các nghiệp vụ khác
STT
Qui
định
liên
quan
Loại công
việc
Công việc
23
Đem báo cáo cho kế
toán trưởng kiểm tra
QĐ23
24
Đem báo cáo cho
Giám đốc ký
QĐ24
25
Chuyển các báo cáo
cho bộ phận kế toán
thanh toán
QĐ25
Biểu mẫu
liên quan
Ghi chú
• Các quy định và chi tiết liên quan :
STT
Mã số
Tên quy định
Mô tả chi tiết
1
QĐ1
Tạo nội dung tình
huống thực hành
Giáo viên dùng chức năng này
để tạo ra các tình huống cho
sinh viên thực hành.
2
QĐ2
Chỉnh sửa nội dung
tình huống thực hành
Giáo viên có thể chỉnh sửa lại
nội dung các tình huống đã tạo.
3
QĐ3
Xóa tình huống thực
hành
Giáo viên có thể xóa các tình
huống có thể tạo .
4
QĐ4
Tạo các báo cáo cho
tình huống đã chọn
Tương ứng với 1 tình huống
được tạo ra sẽ có 4 báo cáo
được giáo viên tạo là cơ sở để
xem xét dữ liệu sinh viên làm
đúng hay sai.Gồm kế hoạch thu
chi và báo cáo công nợ phải thu
và báo cáo công nợ phải trả.
5
QĐ5
Chỉnh sửa các báo
cáo thuộc tình huống
đã chọn
Giáo viên có thể chỉnh sửa các
báo cáo thuộc bất kỳ tình huống
nào đã chọn.Gồm chỉnh sửa số
tiền, ngày tháng, diễn giải,….
6
QĐ6
Tạo các hợp đồng
Giáo viên có thể tạo dữ liệu đầu
vào cho tình huống là các hợp
đồng với số lượng tùy ý.Gồm
tên hợp đồng,ngày lập hợp
đồng,loại hợp đồng,giá trị hợp
đồng ,…
7
QĐ7
Chỉnh sửa các hợp
Giáo viên có thể chỉnh sửa nội
Ghi
chú
12
đồng
dung các hợp đồng .
8
QĐ8
Xóa hợp đồng
Giáo viên có thể xóa các hợp
đồng .
9
QĐ9
Tạo các chứng từ
cho hợp đồng
Với 1 hợp đồng được tạo ra sẽ
kèm theo 1 bộ chứng từ,tùy
theo loại hợp đồng và hình thức
thanh toán mà chứng từ có thể
là phiếu thu ,phiếu chi hoặc là
lệnh chi hay lệnh chuyển có.
10
QĐ10
Chỉnh sửa các chứng
từ thuộc hợp đồng
Giáo viên có thể chỉnh sửa các
thông tin trên chứng từ như số
tiền,nội dung,…
11
QĐ11
Nhận biết hợp đồng
Đây là giai đoạn 1 trong quy
trình sinh viên .Sinh viên phải
đọc thông tin trong hợp đồng để
xem hợp đồng đó là hợp đồng
mua hàng hay hợp đồng bán
hàng.
12
QĐ12
Tìm hóa đơn
Giai đoạn 2 sinh viên phải xem
các thông tin trên hóa đơn gồm
tên công ty, mặt hàng và thông
tin tương ứng trên hợp đồng để
xem hóa đơn đó thuộc hợp
đồng nào.
13
QĐ13
Lập sổ chi tiết công
nợ phải thu
Giai đoạn 3 sinh viên phải dựa
vào nội dung trên các hóa đơn
như mặt hàng, số tiền, ngày lập
để lập sổ chi tiết công nợ phải
thu cho từng khách hàng thuộc
các hợp đồng bán hàng.
14
QĐ14
Lập sổ chi tiết công
nợ phải trả
Giai đoạn 4 sinh viên phải dựa
vào nội dung trên các hóa đơn
như mặt hàng, số tiền, ngày lập
để lập sổ chi tiết công nợ phải
trả cho từng khách hàng thuộc
các hợp đồng mua hàng .
15
QĐ15
Lập kế hoạch thu
Giai đoạn 5 sinh viên dựa vào
số tiền trong các sổ chi tiết công
nợ phải thu, ngày lập hóa đơn
để lập kế hoạch thu tiền các
khách hàng.
16
QĐ16
Lập kế hoạch chi
Giai đoạn 6 sinh viên dựa vào
số tiền trong các sổ chi tiết công
nợ phải trả, ngày lập hóa đơn để
- Xem thêm -