Tài liệu ứng dụng sản xuất tinh gọn (lean) tại nhà máy in bộ tổng tham mưu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI --------------------------------------- TRẦN MINH THÚY ỨNG DỤNG SẢN XUẤT TINH GỌN (LEAN) TẠI NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. DƯƠNG MẠNH CƯỜNG Hà Nội - Năm 2018 0 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn Thạc sỹ: “Ứng dụng sản xuất tinh gọn (lean) tại Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu” là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu khoa học do tôi trực tiếp thực hiện cùng với sự giúp đỡ của TS. Dương Mạnh Cường. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, được trích dẫn và có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, sách, các công trình nghiên cứu đã được công bố, các website... Các ứng dụng trong luận văn được rút ra từ cơ sở lý luận và quá trình nghiên cứu về Lean Manufacturing và các quy trình sản xuất tại Nhà máy in Bộ Tổng Tham mưu. Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Học viên Trần Minh Thúy i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập, với nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của nhiều cá nhân và tập thể, đến nay luận văn của tôi đã được hoàn thành. Nhân dịp này, cho phép tôi được tỏ lòng biết ơn và cảm ơn chân thành tới: Ban Giám hiệu Viện Sau Đại học, Viện kinh tế và Quản lý, Khoa Quản trị kinh doanh cùng toàn thể cán bộ, giảng viên trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã giúp đỡ, chỉ bảo tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại trường. Ban Giám đốc cùng toàn thể CB-CNV trong Nhà máy in BTTM đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Với lòng biết ơn chân thành, tôi gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS. Dương Mạnh Cường đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn CB-CNV trong Nhà máy, các đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã tạo điều kiện giúp đỡ, động viên, khích lệ tôi trong quá trình nghiên cứu luận văn. Do thời gian hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được những ý kiến đánh giá của thầy cô và các bạn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Học viên Trần Minh Thúy ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ...................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ......................................................................................................... ii MỤC LỤC ........................................................................................................ iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ..........................................................................v DANH MỤC BẢNG BIỂU ..................................................................................... vi DANH MỤC SƠ ĐỒ - BIỂU ĐỒ .......................................................................... vii DANH MỤC HÌNH VẼ ........................................................................................ viii LỜI MỞ ĐẦU ..........................................................................................................1 1.1 Lý luận chung về quản trị sản xuất ...............................................................3 1.2 Sự cần thiết phải loại bỏ các lãng phí ...........................................................4 1.3 Cơ sở lý luận của Lean Manufaturing ...........................................................5 1.3.1 Sự ra đời của hệ thống sản xuất Lean .....................................................5 1.3.2 Khái niêm về Lean Manufacturing .........................................................5 1.3.3 Quan điểm về sản xuất theo phương pháp Lean .....................................6 1.3.4 Mục tiêu của Lean Manufacturing ..........................................................7 1.4 Phân loại lãng phí theo Lean ........................................................................9 1.4.1 Lãng phí sản xuất thừa (Over-production) ...........................................11 1.4.2 Lãng phí tồn kho (Inventory) ...................................................................12 1.4.3 Lãng phí chờ đợi (Waiting) ..................................................................12 1.4.4 Lãng phí thao tác (Motion) ...................................................................13 1.4.5 Lãng phí do vận chuyển (Transportation) ............................................14 1.4.6 Lãng phí sai hỏng, khuyết tật (Rework) ...............................................15 1.4.7 Lãng phí do quá trình gia công (Over-processing) ...............................15 1.5 Các nguyên tắc chính của Lean Manufacturing..........................................17 1.5.1. Nguyên tắc 1: Nhận diện các lãng phí ....................................................17 1.5.2. Nguyên tắc 2: Chuẩn hóa quy trình ........................................................17 1.5.3 Nguyên tắc 3: Dòng chảy liên tục.........................................................17 1.5.4 Nguyên tắc 4: Cơ chế kéo trong sản xuất .............................................18 1.5.5 Nguyên tắc 5: Chất lượng từ gốc ..........................................................18 1.5.6 Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục .............................................................18 1.6 Các công cụ giảm lãng phí theo Lean .........................................................18 1.6.1. Công cụ 5S ..............................................................................................19 1.6.2. Chuẩn hóa công việc (Standardized Work) ............................................20 1.6.3. Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping) ..........................................21 1.6.4. Duy trì hiệu suất tổng thể (Total Productive Maintenance) ....................22 1.6.5. Kaizen .....................................................................................................22 1.6.6. Heijunka và Just In Time – Cân bằng chuyền và đúng thời điểm ..........23 1.6.7. SMED/Quick ChangeOver (QCO) – Chuyển đổi nhanh ........................24 1.6.8. Hệ thống phòng tránh lỗi - Poka - Yoke .................................................24 1.6.9. Kanban ....................................................................................................24 iii 1.6.10. 5 Why’s .................................................................................................25 1.7 Một số công cụ Lean khác ứng dụng trong sản xuất ...................................26 1.7.1. Sơ đồ Spaghetti .......................................................................................26 1.7.2. Mô hình đặt hàng tối ưu EOQ .................................................................28 CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT TẠI NHÀ MÁY IN BTTM THEO PHƯƠNG PHÁP LEAN MANUFACTURING ..............................................................................................31 2.1. Giới thiệu khái quát về Nhà máy....................................................................31 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy ....................................31 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy ....................................................32 2.1.3. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban và cơ cấu tổ chức .................33 2.1.4. Quy trình công nghệ ................................................................................37 2.1.5. Hình thức tổ chức sản xuất......................................................................39 2.1.6. Kết cấu của sản phẩm..............................................................................40 2.1.7 Sơ đồ mặt bằng của nhà máy In BTTM ...................................................41 2.1.8. Tình hình sản xuất, kinh doanh của Nhà máy .........................................44 2.2.1. Lãng phí sai hỏng, khuyết tật ..................................................................52 2.2.2. Lãng phí sản xuất thừa ............................................................................65 2.2.3. Lãng phí tồn kho .....................................................................................67 2.2.4. Lãng phí thao tác .....................................................................................70 2.2.5. Lãng phí chờ đợi .....................................................................................73 2.2.6. Lãng phí vận chuyển ...............................................................................75 2.2.7. Tổng hợp các loại lãng phí ......................................................................85 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM CẮT GIẢM LÃNG PHÍ TẠI NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU .............................................87 3.1. Giải pháp 5s ...................................................................................................87 3.1.1. Căn cứ giải pháp......................................................................................87 3.1.2. Nội dung thực hiện ..................................................................................87 3.1.3. Kết quả dự kiến sau khi thực hiện 5S .....................................................97 3.2. Giải pháp bố trí lại mặt bằng.........................................................................98 3.2.1. Căn cứ giải pháp......................................................................................98 3.2.3. Kết quả dự kiến sau khi thực hiện thiết kế lại quá trình .......................100 3.3. Biện pháp giảm thiểu chi phí hàng tồn kho .................................................100 3.3.1. Căn cứ của biện pháp ............................................................................100 3.3.2. Nội dung của biện pháp ........................................................................102 3.3.3. Kết quả dự kiến sau khi áp dụng mô hình EOQ ...................................105 3.4. Ứng dụng sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stersm Mapping – VSM) ...................105 3.4.1. Căn cứ của biện pháp ............................................................................105 3.4.2. Nội dung của biện pháp ........................................................................106 3.5. Tổng hợp kết quả khi áp dụng các biện pháp cắt giảm lãng phí ..................108 KẾT LUẬN ......................................................................................................109 TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................110 PHỤ LỤC ......................................................................................................111 iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 NGUYÊN NGHĨA KÝ HIỆU BTTM CBCNV LĐHĐ PX TK-CB KHSX TCKT HCNS BGĐ LEAN TPM TPS JIT VSM SMED EOQ Bộ Tổng Tham mưu Cán bộ công nhân viên Lao động hợp đồng Phân xưởng Thiết kế chế bản Kế hoạch sản xuất Tài chính kế toán Hành chính nhân sự Ban Giám đốc Lean Manufacturing – Phương pháp sản xuất tinh gọn Total Productive Maintenance – Duy trì năng suất tổng thể Toyota Production System – Hệ thống sản xuất Toyota Just In Time – Đúng lúc Value Stream Mapping – Dòng chảy giá trị SMED/Quick ChangeOver (QCO) – Chuyển đổi nhanh Economic Order Quantity – Mô hình đặt hàng tối ưu v DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1- 1: Ứng dụng công cụ 5S ..............................................................................19 Bảng 2- 1: Cơ cấu tổ chức lực lượng nhân sự ...........................................................36 Bảng 2- 2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Nhà máy In năm 2016 .................................................................................................44 Bảng 2- 3: Thiết bị công nghệ và năng lực sản xuất .................................................46 Bảng 2- 4: Dữ liệu tại mỗi công đoạn .......................................................................47 Bảng 2- 5: Tỉ lệ phế phẩm sản xuất của các bộ phận các tháng năm 2016...............53 Bảng 2- 6: Bảng đơn giá nguyên vật liệu ..................................................................54 Bảng 2- 7: Thống kê sản phẩm sai hỏng kẽm năm 2016 (bảng chi tiết thống kê theo phụ lục số 4) ...............................................55 Bảng 2- 8: Thống kê sản phẩm sai hỏng giấy năm 2016 ..........................................56 Bảng 2- 9: Nguyên nhân sai hỏng sản phẩm .............................................................58 Bảng 2- 10: Bảng tổng hợp tồn thành phẩm năm 2016 ............................................66 Bảng 2- 12: Tình hình xuất nhập tồn nguyên vật liệu chính năm 2016 ....................68 Bảng 2- 13: Thời gian thao tác thừa của công nhân trong một ca làm việc..............71 Bảng 2- 14: Thời gian làm việc của các bộ phận trong một năm .............................72 Bảng 2- 15: Tổng hợp thời gian thao tác thừa của công nhân ..................................72 Bảng 2- 16: Thời gian lãng phí chờ đợi ....................................................................74 Bảng 2- 17: Nguyên nhân lãng phí chờ đợi ..............................................................75 Bảng 2- 18: Khoảng cách, thời gian và phương tiện vận chuyển .............................77 Bảng 2- 19: Khoảng cách và thời gian di chuyển giữa các bộ phận .........................78 Bảng 2- 20: Chi phí cho một ngày vận chuyển nguyên vật liệu là ...........................79 Bảng 2- 21: Bảng kế hoạch In offset và gia công các loại sản phẩm của các máy và thời gian lãng phí vận chuyển tháng 5/2016 ......................80 Bảng 2- 22: Tổng hợp các loại lãng phí ....................................................................85 Bảng 3- 1: Phân công nhiệm vụ trong ban 5S...........................................................88 Bảng 3- 2: Chi phí ban đầu mời chuyên gia 5S ........................................................89 Bảng 3- 3: Chi phí mua thêm thiết bị cần triển khai 5S ............................................90 Bảng 3- 4: BẢNG ĐÁNH GIÁ 5S ............................................................................91 Bảng 3- 5: Quy định về mức thưởng.........................................................................92 Bảng 3- 6: Quy định về mức phạt .............................................................................92 Bảng 3- 7: Kết quả dự kiến sau khi thực hiện giải pháp 5S ......................................97 Bảng 3- 8: Tiết kiệm được do việc sắp xếp lại mặt bằng nhà xưởng. .....................100 vi DANH MỤC SƠ ĐỒ - BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2- 1: Tình hình giá vốn và doanh thu trong hai năm 2016 và 2015 ............45 Biểu đồ 2- 2: Sự chênh lệch Takt time - C/T và NVA..............................................50 Biểu đồ 2- 3: Biểu đồ Pareto thống kê lỗi sai hỏng kẽm năm 2016 .........................55 Biểu đồ 2- 4: Biểu đồ Pareto thống kê lỗi sai hỏng giấy năm 2016 .........................56 Biểu đồ 2- 5: Biểu đồ pareto nguyên nhân thao tác thừa ..........................................73 Biểu đồ 2- 6: Biểu đồ pareto nguyên nhân lãng phí chờ đợi ....................................75 Biểu đồ 2- 7: Tổng hợp các loại lãng phí ..................................................................85 Sơ đồ 1- 1: Mô hình đặt hàng tối ưu EOQ ................................................................28 Sơ đồ 2- 1: Sơ đồ bộ máy quản lý Nhà máy in BTTM .............................................36 Sơ đồ 2- 2: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất .......................................................37 Sơ đồ 2- 3: Sơ đồ tổ chức sản xuất Nhà máy in BTTM ............................................39 Sơ đồ 2- 4: Kết cấu sản phẩm Sách giáo khoa Tiếng Anh 4/1 SHS (chấm đọc) ......40 Sơ đồ 2- 5: Mặt tổng thể của nhà máy In BTTM ......................................................41 Sơ đồ 2- 6: Mặt bằng tầng 1 - Xưởng máy in ...........................................................42 Sơ đồ 2- 7: Mặt bằng tầng 2 - Xưởng Gia công sau in .............................................43 Sơ đồ 2- 8: Sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại của Nhà máy in ...........................................48 Sơ đồ 2- 9: Những vấn đề tồn đọng trong sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại của Nhà máy in .............................................................................................51 Sơ đồ 2- 10: Nguyên nhân sai hỏng sản phẩm ..........................................................63 Sơ đồ 2- 11: Sơ đồ Spaghetti mặt bằng quá trình hiện tại ........................................76 Sơ đồ 2- 12: Sơ đồ Spaghetti mặt bằng những vấn đề còn tồn đọng cần giải quyết của Nhà máy ........................................................................84 Sơ đồ 3- 1: Sơ đồ Spaghetti thiết kế lại quá trình của Nhà máy in ...........................99 Sơ đồ 3- 3: Sơ đồ chuỗi giá trị tương lai của Nhà máy in.......................................107 vii DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1- 1: Sơ đồ hệ thống sản xuất .............................................................................3 Hình 1- 2: Các loại hoạt động của doanh nghiệp ........................................................5 Hình 1- 3: Quan điểm cạnh tranh bằng chi phí ...........................................................6 Hình 1- 4: Các thành phần trong thao tác của người công nhân .................................9 Hình 1- 5: Các loại lãng phí chính trong sản xuất ....................................................10 Hình 1- 6: Lãng phí sản xuất thừa .............................................................................11 Hình 1- 7: Lãng phí tồn kho ......................................................................................12 Hình 1- 8: Lãng phí chờ đợi ......................................................................................13 Hình 1- 9: Lãng phí thao tác .....................................................................................14 Hình 1- 10: Lãng phí vận chuyển ..............................................................................14 Hình 1- 11: Lãng phí sửa chữa ..................................................................................15 Hình 1- 12: Lãng phí gia công ..................................................................................16 Hình 1- 13: Lãng phí 3M (Muda-Mura-Muri) ..........................................................16 Hình 1- 14: Công cụ giảm lãng phí Lean ..................................................................18 Hình 1- 15: Sơ đồ chuỗi giá trị ..................................................................................21 Hình 1- 16: Mô hình TPM ........................................................................................22 Hình 1- 17: Công cụ cải tiến Kaizen .........................................................................23 Hình 1- 18: Just In Time (JIT) ..................................................................................23 Hình 1- 19: Hệ thống Poka - Yoke............................................................................24 Hình 1- 20: Dòng di chuyển Kanban ........................................................................25 Hình 1- 21: Spaghetti Diagram về tình huống xưởng sản xuất thép .........................27 Hình 2- 1: Quang cảnh nhà máy In Bộ tổng tham mưu ............................................31 Hình 2- 2: Một số sản phẩm của nhà máy.................................................................33 Hình 2- 3: Chứng nhận TOP 100 “Nhãn hiệu nổi tiếng Việt Nam” .........................33 Hình 2- 4: TOP 50 sản phẩm vàng & dịch vụ vàng Việt Nam 2016 ........................33 Hình 2- 5: TOP 50 .....................................................................................................33 Hình 2- 6: Chế bản khuôn, Ra kẽm CTP ..................................................................38 Hình 2- 7: In Offsets 4 màu.......................................................................................38 Hình 2- 8: Gấp bán thành phẩm ................................................................................38 Hình 2- 9: Liên Hoàn ................................................................................................38 Hình 2- 10: KSCL kiểm tra thành phẩm ...................................................................38 Hình 2- 11: Nhập kho thành phẩm ............................................................................38 Hình 2- 12: Kho thành phẩm.....................................................................................67 Hình 2- 13: Kho nguyên vật liệu ...............................................................................70 Hình 3- 1: Khu vực PX.Thiết kế- Chế bản................................................................93 Hình 3- 2: Khu vực PX. máy in ................................................................................93 Hình 3- 3: Khu vực PX. Gia công .............................................................................93 Hình 3- 4: Khu vực Kho............................................................................................93 Hình 3- 5: Phân xưởng được sơn kẻ vạch (đường line) ............................................94 Hình 3- 6: Thùng lề bên các máy ..............................................................................95 Hình 3- 7: Kệ pallet gỗ trước và sau khi 5S ..............................................................95 Hình 3- 8: Kho trước khi 5S - sắp xếp lộn xộn .........................................................96 Hình 3- 9: Kho sau khi 5S - được sắp xếp gọn gàng có gắn thẻ kho ........................97 viii LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Sự phát triển của công nghệ đã tác động và thống lĩnh đến hầu hết các ngành nghề, lĩnh vực của đời sống. Trong đó ngành in ấn xuất bản là ngành bị ảnh hưởng khá lớn: Báo điện tử thay thế cho báo in, sách điện tử thay thế sách truyền thống, các ấn phẩm dùng cho quảng cáo cũng bị thay thế bởi quảng cáo trực tuyến,… Những điều này đã và đang dần trở thành xu thế chung của xã hội. Mặt khác, với chi phí lao động thấp, nhu cầu lao động trong nước tăng cao; các doanh nghiệp Việt Nam trình độ quản lý và công nghệ thấp đã tạo cơ hội và thu hút các doanh nghiệp nước ngoài muốn đầu tư dài hạn tại Việt Nam. Đồng thời, cũng có rất nhiều doanh nghiệp mới trong nước mọc lên dưới sự hỗ trợ chính sách khởi nghiệp từ Chính phủ. Bên cạnh đó, nền kinh tế ngày càng minh bạch hóa theo xu hướng thị trường và hội nhập quốc tế, áp lực cạnh tranh đối với các doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ và sâu rộng. Sự cạnh tranh sâu rộng này đặt các doanh nghiệp trước thách thức phải đồng thời thỏa mãn một cách bền vững (thông qua chất lượng, tiến độ, chi phí), nhà đầu tư (hiệu quả sử dụng vốn), nhân viên (giá trị gia tăng của sức lao động) và các bên liên quan khác. Chính vì vậy, đã tạo ra 1 cuộc cạnh tranh khốc liệt về giá và thị phần giữa các doanh nghiệp kể cả doanh nghiệp Nhà nước, Nhà máy in tư nhân và các Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Từ những áp lực đó, khó khăn cũng chính là cơ hội, bước đầu ngành in ấn xuất bản nói chung và Nhà máy in Bộ Tổng Tham mưu nói riêng phải có những cải tiến để phù hợp với xu thế. Đây là lúc để tiếp thu và thay đổi cho phù hợp với sự chuyển biến của thế cuộc. Đặc biệt trong hoàn cảnh hiện nay, chi phí nguyên vật liệu sản xuất ngày một tăng, việc áp dụng các biện pháp nhằm tiết giảm lãng phí trong sản xuất là hết sức cần thiết. Một trong những phương pháp sản xuất được áp dụng nhằm giảm thiểu các lãng phí trong sản xuất là phương pháp LEAN MANUFACTURING (sản xuất tinh gọn). Nhà máy in Bộ Tổng Tham mưu là đơn vị hoạt động sản xuất trong lĩnh vực in ấn xuất bản phẩm và đang là cờ đầu trong khối các đơn vị sự nghiệp công Ngành In quân đội. Để có thể giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất, nâng cao năng suất lao động, sử dụng hiệu quả nguồn lực lao động, nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành. Do vậy, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng sản xuất tinh gọn (LEAN) tại Nhà máy in Bộ Tổng Tham mưu (BTTM)” làm luận văn cho mình. Với mong muốn từ thực tế nghiên cứu tình hình hoạt động sản xuất của Nhà máy sẽ đưa ra giải pháp nhằm đóng góp một số ý kiến của mình tạo thêm cơ sở cho các quyết định nhằm giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất sản xuất của Nhà máy. 2. Mục đích chung của đề tài: Nhằm hệ thống hóa các cơ sở lý luận về LEAN để tiếp cận các phương pháp, công cụ để cải thiện chất lượng sản phẩm và liên tục loại bỏ các lãng phí trong hoạt 1 động sản xuất, kinh doanh thông qua tăng năng suất, giảm chi phí và rút ngắn thời gian sản xuất tại Nhà máy in BTTM. 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài: * Đối tượng nghiên cứu: hệ thống sản xuất tại Nhà máy in BTTM và ứng dụng phương thức sản xuất LEAN cho hoạt động sản xuất tại Nhà máy. * Phạm vi nghiên cứu: Áp dụng tại các bộ phận sản xuất trực tiếp của Nhà máy in BTTM; Vận dụng những lý luận cơ bản của LEAN để đánh giá thực trạng lãng phí tồn tại của Nhà máy in BTTM giai đoạn từ năm 2015-2016. Từ đó ứng dụng những công cụ của LEAN để có thể đưa vào áp dụng nhằm giảm thiểu lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất tại Nhà máy. * Giai đoạn nghiên cứu: Từ số liệu và kết quả thu thập qua đánh giá hoạt động sản xuất thực tiễn trong 2 năm gần nhất, đưa ra biện pháp áp dụng LEAN tại Nhà máy in BTTM. 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Các phương pháp nghiên cứu trong khuôn khổ luận văn này bao gồm: phương pháp quan sát khoa học, phương pháp thực nghiệm khoa học,. - Phương pháp quan sát khoa học: Nhằm nhận dạng các vấn đề lãng phí đang tồn tại trong các bộ phận trong Nhà máy, mô tả và phân tích nhằm xác định nguyên nhân của vấn đề ưu tiên giải quyết. - Phương pháp thực nghiệm khoa học: Ứng dụng các công cụ và phương pháp cơ bản của LEAN để phân tích các lãng phí trong hoạt động sản xuất của Nhà máy dựa trên nghiên cứu thu thập số liệu sơ cấp, thứ cấp để tổng hợp và đánh giá, tìm ra các nguyên nhân tồn tại, đề xuất các giải pháp áp dụng vào thực tiễn nhằm giảm thiểu lãng phí và cải tiến chất lượng sản phẩm. 5. Nội dung kết cấu của luận văn: Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương. Cụ thể như sau: - Chương 1: Cơ sở phương pháp luận về sản xuất Lean Manufacturing; - Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động sản xuất tại Nhà máy in BTTM theo phương pháp Lean Manufacturing; - Chương 3: Đề xuất ứng dụng sản xuất tinh gọn (Lean) nhằm hoàn thiện công tác quản trị sản xuất tại Nhà máy in BTTM. 2 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ SẢN XUẤT LEAN MANUFACTURING 1.1 Lý luận chung về quản trị sản xuất Sản xuất được hiểu là quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Sản xuất là một trong những phân hệ chính có ý nghĩa quyết định đến việc tạo ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho xã hội. Quản lý hệ thống sản xuất sản phẩm, dịch vụ là chức năng, nhiệm vụ cơ bản của từng doanh nghiệp. Hình thành, phát triển và tổ chức điều hành tốt hoạt động sản xuất là cơ sở và yêu cầu thiết yếu để mỗi doanh nghiệp có thể đứng vững và phát triển trên thị trường. Quản trị sản xuất chính là tổng hợp quá trình hoạch định, tổ chức triển khai và kiểm tra hệ thống sản xuất của doanh nghiệp, trong đó yếu tố trung tâm là quản trị quá trình biến đổi nhằm chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra nhằm thực hiện những mục tiêu định trước với chi phí thấp nhất và hiệu quả cao nhất. Hệ thống sản xuất bao gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối quan hệ khăng khít, chặt chẽ với nhau được biểu diễn trong sơ đồ sau: Hình 1- 1: Sơ đồ hệ thống sản xuất (Nguồn: Trung tâm nghiên cứu doanh nghiệp Lean) Lợi nhuận tối đa là mục tiêu chung nhất và là mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp khi đầu tư vật lực và tài lực vào các hoạt động kinh doanh trên thị trường (ngoại trừ các doanh nghiệp công ích không vì lợi nhuận). Quản trị sản xuất có mục tiêu tổng quát là bảo đảm cung cấp đầu ra cho của doanh nghiệp trên cơ sở khai thác có hiệu quả nhất các nguồn lực của doanh nghiệp đồng thời thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Để đạt được mục tiêu chung nhất này, quản trị sản xuất có những mục tiêu cụ thể sau:  Bảo đảm chất lượng sản phẩm/dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng trên cơ sở khả năng của doanh nghiệp;  Bảo đảm đúng dung lượng mong muốn của thị trường; 3  Giảm chi phí sản xuất tới mức thấp nhất có thể khi tạo ra một đơn vị đầu ra;  Rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ;  Đảm bảo cung ứng đúng thời điểm, đúng địa điểm, đúng số lượng và đúng khách hàng.  Xây dựng hệ thống sản xuất năng động, linh hoạt;  Bảo đảm mối quan hệ qua lại tốt với khách hàng và nhà cung ứng;  Xây dựng hệ thống và các phương pháp quản trị gọn nhẹ và không có lỗi với khách hàng. Các hệ thống mục tiêu cụ thể trên cần gắn bó chặt chẽ với nhau, tạo ra sức mạnh tổng hợp, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. 1.2 Sự cần thiết phải loại bỏ các lãng phí Trong bất kì một tổ chức nào, đặc biệt là trong các nhà máy sản xuất đều tồn tại hai loại công việc gồm những công việc giúp trực tiếp mang lại giá trị cho sản phẩm, đây là thành phần quan trọng nhất và những công việc hỗ trợ để mang lại giá trị cho sản phẩm (A plant Floor Guide; Allen, Robinson & Stewart, 2001). Ở góc độ tạo giá trị, các hoạt động của doanh nghiệp có thể được chia thành ba nhóm, bao gồm: Các hoạt động tạo giá trị Là các hoạt động trực tiếp biến đổi nguyên liệu và các yếu tố đầu vào khác để tạo ra đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Các hoạt động không tạo ra giá trị Là các hoạt động không được yêu cầu đến biến đổi nguyên liệu để tạo ra đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Nói một cách khác, bất kỳ hoạt động nào mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền thì được coi là không tạo giá trị. Các hoạt động không tạo giá trị được đều được coi là lãng phí và là đối tượng cần được giảm thiểu và loại bỏ. Các hoạt động không tạo giá trị nhưng cần thiết Là các hoạt động không tạo giá trị dưới góc nhìn của khách hàng nhưng cần thiết để tạo sản phẩm, trừ khi quá trình sản xuất kinh doanh có sự thay đổi cơ bản. Những lãng phí thuộc nhóm này thường khó có thể loại bỏ trong ngắn hạn, nhưng có thể được loại bỏ trong một kế hoạch dài hạn. Theo kết quả nghiên cứu của Trung tâm nghiên cứu doanh nghiệp Lean (LERC) của Vương Quốc Anh thì tỷ lệ thông thường của ba loại hoạt động này trong doanh nghiệp sản xuất là 5% - 60% - 35%. Như vậy, một doanh nghiệp sản 4 xuất thông thường có thể loại bỏ lên đến 60% các hoạt động của mình mà vẫn đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Hình 1- 2: Các loại hoạt động của doanh nghiệp (Nguồn: Trung tâm nghiên cứu doanh nghiệp Lean) 1.3 Cơ sở lý luận của Lean Manufaturing 1.3.1 Sự ra đời của hệ thống sản xuất Lean Vào mùa xuân năm 1950, một kỹ sư trẻ người Nhật tên là Eiji Toyoda đã đến thăm quan nhà máy của Ford ở Detroit. Cả ngành ô tô Nhật Bản và Nhà máy ô tô Toyota của ông (thành lập năm 1937) đều đang rơi vào tình trạng khủng hoảng sau chiến tranh. Sau khi quay về Nhật Bản, Eiji và một thiên tài sản xuất là Taiichi Ohno đã kết luận rằng sản xuất hàng loạt có thể sẽ không thể tiến hành tại Nhật Bản vì cần quá nhiều chi phí đầu tư và họ cũng nhận ra rằng có những điều có thể đổi mới được trong hệ thống sản xuất và bắt đầu bằng việc loại bỏ các lãng phí. Hệ thống sản xuất của Toyota mà sau này phát triển thành sản xuất Lean đã trở thành giải pháp cho các vấn đề của Toyota trong suốt quá trình phát triển của mình. Qua hơn 30 năm sau đó, Taiichi Ohno đã giải quyết những vấn đề tồn tại trong Nhà máy từng bước một và đã kéo hệ thống của Toyota lên một tầm cao mới. Hệ thống sản xuất Lean được phát triển từ hệ thống sản xuất của Toyota thường được hiểu nghĩa là thiết kế máy móc và dụng cụ nhỏ hơn, ít đi, tốn ít thời gian hơn, ít nhân viên hơn, máy móc ít và nhỏ gọn hơn, vật liệu ít hơn...trong khi vẫn cung cấp được cho khách hàng những gì họ mong muốn. 1.3.2 Khái niêm về Lean Manufacturing Lean Manufacturing (phương pháp sản xuất tinh gọn) là phương pháp cải tiến có hệ thống,liên tục và tập trung vào việc tạo thêm giá trị cho khách hàng cùng lúc với việc loại bỏ các lãng phí trong quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ của một tổ chức, từ đó giúp cắt giảm chi phí, đồng nghĩa với tăng lợi nhuận , tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian quy trình sản xuất/cung cấp dịch vụ, đồng 5 thời tăng khả năng đáp ứng một cách linh hoạt các yêu cầu không ngừng biến động và ngày càng khắt khe của khách hàng. 1.3.3 Quan điểm về sản xuất theo phương pháp Lean Công thức tính toán và xác định giá cả của sản phẩm thông thường được áp dụng trên cơ sở: Chi phí đầu vào + lợi nhuận mong muốn Bộ phận kế toán có thể xác định giá bán theo nguyên tắc trên và giá cả sẽ được xác định rồi đưa ra cho khách hàng sau khi tính toán toàn bộ chi phí và lợi nhuận mà doanh nghiệp mong muốn. Tuy nhiên, nguyên tắc này không thực sự đúng trong một nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay. Một công thức mới được đưa ra: Giá cả (cố định) – chi phí = lợi nhuận Có nhiều cách thức để đảm bảo lợi nhuận cho một doanh nghiệp như:  “Tăng giá bán” - việc này có thể làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong hầu hết các ngành công nghiệp thì giá cả thường là cố định. Khách hàng là những người có tầm ảnh hưởng quyết định giá cả lớn hơn trước kia. Họ có rất nhiều sự lựa chọn và nhu cầu về một sản phẩm chất lượng, nhanh chóng ở một mức giá hợp lý.  “Tăng số lượng bán” - số lượng sản phẩm tiêu thụ trên thị trường phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp nào cũng nỗ lực để tăng số lượng bán của mình. Trong môi trường này, chỉ có một cách có thể giúp tăng lợi nhuận chính là giảm chi phí. Hình 1- 3: Quan điểm cạnh tranh bằng chi phí (Nguồn: Toyota motor VietNam) Trong thực tế, chỉ bằng cách giảm chi phí theo hướng bền vững nhờ vào sự tham gia toàn diện của toàn thể các thành viên trong Nhà máy vào quá trình cải tiến 6 liên tục. Vậy làm thế nào để họ có động lực tham gia, làm thế nào để lôi kéo họ duy trì được sự cải tiến liên tục. Câu trả lời chính là Nhà máy phải xây dựng văn hóa chung cho toàn bộ tổ chức. Toyota đã làm được như vậy, đó là văn hóa cải tiến liên tục, mọi người đóng góp vì lợi ích chung của toàn Nhà máy. Hệ thống sản xuất Toyota chính là không ngừng loại bỏ lãng phí (được gọi là Mura, Mura, Muri: mất cân đối, lãng phí và không hợp lý) bằng việc chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong bộ phận, cải tiến công việc tiêu chuẩn. Một vòng lặp tuyệt vời được diễn ra liên tục giúp toàn bộ hệ thống phát triển: Càng nhiều người tham gia vào cải tiến, càng thành công nhiều hơn, Nhà máy càng thành công thì càng có nhiều phần thưởng cho cá nhân và cho tổ chức. Và còn hơn thế nữa. 1.3.4 Mục tiêu của Lean Manufacturing Mục tiêu cốt lõi của hệ thống sản xuất Lean chính là việc chú trọng việc loại bỏ hoàn toàn lãng phí đồng thời đảm bảo chất lượng được ổn định. Hệ thống Lean giúp cung cấp ra các sản phẩm có chất lượng cao nhất, với chi phí thấp nhất, trong thời gian tác nghiệp ngắn nhất thông qua liên tục loại bỏ các dạng của lãng phí. Mặc dù vậy, ngày nay khách hàng còn kì vọng nhiều hơn nữa. Vì vậy các Nhà máy áp dụng Lean cần phải thực hành sản xuất một cách an toàn, thân thiện môi trường và với tinh thần làm việc tích cực để đạt được mục tiêu cốt lõi đó. Do đó, chúng ta thường có các tiêu chí đánh giá theo các từ viết tắt PQCDSM như sau:  Năng suất (Productivity)  Chất lượng (Quality)  Chi phí (Cost)  Thời gian vận chuyển (Delivery time)  An toàn và thân thiện với môi trường (Safe and environment)  Tinh thần làm việc (Morale) Với phương châm "Sản xuất đúng những gì khách hàng yêu cầu, với số lượng và thời điểm khách hàng yêu cầu, với chi phí thấp nhất có thể", một số mục tiêu cơ bản của Lean Manufacturing bao gồm: Cải thiện năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ Nhờ giảm thiểu tình trạng phế phẩm và các lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực đầu vào, trong đó có cả việc tăng năng suất lao động/ hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua giảm chờ đợi (giữa người-người; giữa người-máy móc), giảm di chuyển, giảm các thao tác thừa trong quá trình làm việc, vận hành. Mỗi nhân viên, công nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ sẽ có nhận thức, tư duy rõ ràng về khái niệm “giá trị và các hoạt động gia tăng giá trị cho khách hàng” trong công việc của mình, từ 7 đó tích cực đóng góp vào chuỗi giá trị của toàn tổ chức để cung cấp cho khách hàng theo nguyên tắc “Chất lượng ngay từ nguồn” Rút ngắn thời gian chu trình sản xuất, cung cấp dịch vụ Chu trình sản xuất có thể được cải tiến và giảm đáng kể dựa vào việc áp dụng thực hiện các quy trình chuẩn và các công cụ cải tiến theo Lean. Bằng cách hợp lý hóa các quá trình tạo giá trị, cùng với việc giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, loại bỏ lãng phí do sự chờ đợi giữa các công đoạn, rút ngắn thời gian chuẩn bị cho quá trình sản xuất và thời gian chuyển đổi việc sản xuất các sản phẩm khác nhau. Giảm thiểu mức tồn kho Giảm thiểu mức tồn kho tại mọi công đoạn sản xuất, đặc biệt là tồn kho bán thành phẩm giữa các công đoạn sản xuất. Giảm mức tồn kho sẽ có đóng góp đáng kể đến việc giảm nhu cầu và tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Mục đích quan trọng của hệ thống Lean chính là làm thế nào có thể tính toán được lượng hàng dự trữ (bao gồm cả nguyên vật liệu đầu vào, bán thành phẩm trong công đoạn và sản phẩm hoàn chỉnh đầu ra) ở mức tối ưu thấp nhất có thể. Việc duy trì lượng dự trữ thấp giúp tổ chức tiết kiệm được các chi phí về vốn và chi phí lưu kho, chi phí thuê mặt bằng. Theo tư tưởng của hệ thống sản suất Lean thì mức dự trữ nên ở mức tối thiểu nhất có thể và chỉ sản xuất khi cần và với số lượng yêu cầu (Just in Time). Giảm sai lỗi và lãng phí Giảm thiểu sai lỗi và các lãng phí vật chất trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm giảm mức sử dụng nguyên liệu, các sai lỗi có thể phòng ngừa được, chi phí xử lý sản phẩm lỗi, hình thành các đặc tính của sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu. Nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở hạ tầng Sử dụng hiệu quả hơn nguồn lực thiết bị và không gian nhà xưởng thông qua việc loại bỏ các điểm “thắt cổ chai” về năng lực, tối ưu hóa hiệu suất sử dụng của các thiết bị hiện tại và giảm thời gian dừng máy. Điều này một mặt nâng cao năng lực sản xuất, mặt khác góp phần giảm chi phí khấu hao thiết bị, nhà xưởng trên một đơn vị sản phẩm. Lập danh mục và lịch sử cho từng thiết bị trong nhà máy đi kèm với lịch bảo trì, bảo dưỡng thích hợp cho máy móc, thiết bị. Điều này sẽ tránh được các hỏng hóc của thiết bị máy móc xảy ra ngoài ý muốn làm đình trệ sản xuất và ảnh hưởng đến năng suất làm việc của công nhân. 8 Tăng cường sự linh hoạt Nâng cao khả năng linh hoạt trong điều chỉnh để sản xuất các sản phẩm khác nhau với chi phí và thời gian thấp nhất cho chuyển đổi giữa các đơn hàng, sản phẩm. Kết quả này cho phép doanh nghiệp có khả năng đáp ứng một cách tốt hơn xu hướng đa dạng chủng loại sản phẩm và quy mô đơn hàng ngày càng nhỏ của khách hàng. Đồng thời giảm thiểu áp lực lên các nguồn lực đầu vào (con người, thiết bị) trước các yêu cầu đa dạng của thị trường thông qua thực hành cân bằng sản xuất mỗi khi tổ chức đã đạt được kết quả tốt về thời gian chuyển đổi sản xuất. Khả năng giao hàng đúng hạn theo đó cũng sẽ được đảm bảo. Khi thời gian sản xuất và thời gian chu trình được cải thiện, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sản lượng sản phẩm cũng sẽ được cải thiện với nguồn lực cơ sở vật chất hiện có. Một cách hiểu khác về Lean Manufacturing đó là việc nắm được mục tiêu: Với cùng một mức sản lượng đầu ra nhưng hệ thống Lean có lượng đầu vào thấp hơn, ít thời gian hơn, tốn ít diện tích mặt bằng hơn, ít nhân công hơn, ít máy móc hơn, ít vật liệu hơn và ít chi phí hơn. 1.4 Phân loại lãng phí theo Lean: Lãng phí (Muda) là một từ được nhắc đến nhiều nhất trong hệ thống Lean. Muda có nghĩa là lãng phí, không tạo ra giá trị hoặc bất kì một hoạt động nào mà khách hàng không sẵn sàng trả tiền cho nó. Muda trái ngược với “giá trị” - cái mà khách hàng sẵn sàng bỏ tiền ra để có được những sản phẩm có giá trị đó. Nói một cách đơn giản là với một chiếc ô tô, khách hàng sẵn sàng trả cho các công việc như cắt kim loại, sơn, hàn, lắp ráp. Nhưng họ sẽ không trả cho những hoạt động giống như là chờ đợi, sửa chữa, hoặc chi phí thời gian lưu kho, đi lại, hay bất kì một hình thức nào khác của Muda. Thao tác của công nhân có thể được phân loại thành 3 yếu tố chính: Hình 1- 4: Các thành phần trong thao tác của người công nhân (Nguồn: Toyota motor VietNam) 9  Thao tác chính: là bất kì công việc nào mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm một cách trực tiếp. Ví dụ như cắt, khoan, hàn, lắp ráp.  Thao tác phụ: Các thao tác không trực tiếp tạo giá trị gia tăng cho sản phẩm nhưng cần thiết để hỗ trợ cho thao tác chính và giúp người công nhân thực hiện được công việc. Ví dụ như lấy nguyên vật liệu, gá lắp nguyên vật liệu vào máy…  Lãng phí (Muda): là các hoạt động không tạo ra giá trị cho sản phẩm và không cần thiết. Ví dụ: thời gian dừng dây chuyền khi có sự cố máy móc thiết bị. Hậu quả của lãng phí này có thể sẽ gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả tổng thể của cả dây chuyền sản xuất. Có 7 loại lãng phí khác nhau theo quan điểm sản xuất của Lean. Việc phân chia ra thành tám loại lãng phí này được dựa trên cách phân loại về lãng phí của Toyota và bổ sung thêm một loại lãng phí vô hình nữa là lãng phí do không có sự kết nối thông tin giữa các bộ phận liên quan. Cũng trong quá trình này, có tới 5/95% là tỷ lệ giữa các hoạt động tạo giá trị so với Muda trong hầu hết các hoạt động tác nghiệp. Hầu hết các hoạt động hàng ngày của chúng ta là lãng phí. Vì vậy mà Taiichi Ohno đã khẳng định “Chi phí thực sự phải giống như một quả nho đã khô nước”, nghĩa là chúng ta cần phải liên tục loại bỏ lãng phí trong hệ thống sản xuất của mình. Bởi vì có quá nhiều lãng phí trong hệ thống sản xuất nếu chúng ta không thể nhận dạng được một cách chính xác và cụ thể thì điều này cũng có nguy cơ đưa ta đến gần hơn với sự rối loạn. Suy nghĩ về lãng phí giống như là ngồi đếm hàng đống tiền trong ngân hàng, vì vậy chúng ta cần học cách để rút ngắn chúng lại cho dễ dàng. Các loại lãng phí được phân loại thành bảy dạng chính để giúp người quản lý nắm bắt được một cách dễ dàng hơn. Hình 1- 5: Các loại lãng phí chính trong sản xuất (Nguồn: Toyota motor VietNam) 10 1.4.1 Lãng phí sản xuất thừa (Over-production) Sản xuất dư thừa là sản xuất nhiều hơn hoặc quá sớm hơn những gì được yêu cầu một cách không cần thiết. Việc này làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và có nhiều khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng phế liệu hoặc các nguy cơ về hư hỏng xảy ra do thời gian lưu kho dài là khó tránh khỏi. Tuy nhiên trong một số trường hợp thì lượng bán thành phẩm hay thành phẩm phụ trội được duy trì nhiều hơn một cách có chủ ý và có tính toán hợp lý cho mức dự trữ này. Hình 1- 6: Lãng phí sản xuất thừa (Nguồn: Toyota motor Vietnam) Sản xuất dư thừa là gốc rễ của mọi sự yếu kém trong sản xuất. Sản xuất thừa dẫn đến một vài vấn đề liên quan đến chi phí như:  Xây dựng và bảo trì nhà kho rộng lớn.  Nhiều công nhân và máy móc.  Dùng nhiều hơn năng lượng, dầu máy và điện năng.  Nhiều xe nâng, xe tải, pallet và băng tải.  Nhiều lãi vay phải trả mà không cần thiết cho số vốn đó.  Sản xuất thừa làm ẩn đi các vấn đề và giảm động lực thúc đẩy cải tiến. Sản xuất thừa là nguyên nhân gốc rễ của các loại lãng phí khác như:  Lãng phí thao tác: Công nhân bận rộn làm những sản phẩm mà không cần thiết.  Lãng phí chờ đợi: Liên quan đến sản xuất loạt lớn  Lãng phí di chuyển: Những sản phẩm hoàn thiện không được sử dụng phải chuyển đến nhà kho  Lãng phí lưu kho: Sản xuất thừa tạo ra vật liệu, linh kiện và bán thành phẩm không cần thiết 11