Tài liệu ứng dụng erp xây dựng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng sản phẩm

TRANG TÓM TẮT TIẾNG ANH ỨNG DỤNG ERP XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỔI CUNG ỨNG SẢN PHẨM Tóm tắt - Xây dựng sản phẩm ứng dụng mô hình ERP với các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm tự động hoá các quy trình quản lý của doanh nghiệp. Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý chuỗi sản xuất và cung ứng vật tư , quản lý tài chính nội bộ , đến việc bán hàng , tiếp thị sản phẩm , trao đổi với đối tác , khách hàng… đều được thực hiện rên một hệ thống duy nhất. Với việc ứng dụng này sản phẩm cố gắng tối ưu hóa việc quản lý các bộ phận từ đó xây dựng các dữ liệu đầu ra cho các bộ phận trong cùng doanh nghiệp. Bài toán đi sâu vào tìm hiểu mô hình ERP, phân tích cấu trúc ERP và các mốc lịch sử trong sự phát triển của mô hình này. Qua đó ứng dụng vào công ty TNHH Hà Thọ với việc xây dựng các phân hệ như: Quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý khuyến mãi, quản lý đặt hàng vả quản lý hóa đơn bán hàng, quản lý đội xe, hệ thống báo cáo. Từ đó bước đầu đưa vào áp dụng thử nghiệm tại đơn vị. Bên cạnh đó luận văn cũng đưa ra hướng phát triển cho sản phẩm trong thời gian tiếp theo. Từ khóa: - ERP, chuổi cung ứng, sản phẩm, quy trình quản lý doanh nghiệp, bán hàng. APPLICATIONS ERP BUILDING SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEMS Abstract - Product modeling ERP applications with small and medium enterprises to automate the management process of enterprises. With ERP, all the activities of a company, from human resources management, production and supply chain management, internal financial management, to sales, product marketing, customers, customers, etc. are all done on a single system. With this application the product tries to optimize the management of the parts thereby building the output data for the parts in the same enterprise. The problem goes into exploring the ERP model, analyzing the ERP structure and milestones in the development of this model. It is applied in Ha Tho Co., Ltd with the development of modules such as customer management, staff management, promotion management, order management and sales invoice management, fleet management. , reporting system. Since then, it has started to apply in the unit. Besides the thesis also give direction to develop products in the next time. Key words: - ERP, supply chain, product, process management. sell MỤC LỤC TRANG BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC TRANG TÓM TẮT LUẬN VĂN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC HÌNH MỞ ĐẦU ............................................................................................................................ 7 1. Giới thiệu đề tài ........................................................................................................... 1 2. Lý do lựa chọn đề tài ................................................................................................... 2 3. Bài toán và mục tiêu nghiên cứu ................................................................................. 2 4. Phạm vi luận văn ......................................................................................................... 2 5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................. 2 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ ERP ........................................................ 4 1.1. ERP là gì? ................................................................................................................. 4 1.1.1. Khái niệm về ERP .............................................................................................. 4 1.1.2. Đặc trưng của ERP ............................................................................................. 6 1.1.3. Sự khác biệt của ERP với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc ................. 7 1.2. Quá trình phát triển................................................................................................... 9 1.3. Cấu trúc của ERP.................................................................................................... 13 1.3.1. Phân hệ bán hàng và tiếp thị............................................................................. 13 1.3.2. Phân hệ tài chính kế toán.................................................................................. 14 1.3.3. Phân hệ quản lý nhân sự ................................................................................... 15 1.3.4. Phân hệ quản lý chuổi cung ứng ...................................................................... 15 1.4. Tổng kết chương 1 .................................................................................................. 17 CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỔI CUNG ỨNG ..................................................................................................................... 18 2.1. Mô tả hệ thống hiện tại .......................................................................................... 18 2.1.1. Quy trình hoạt động của Công ty TNHH Hà Thọ ............................................ 18 2.1.2. Các vấn đề khó khăn gặp phải .......................................................................... 19 2.2. Phân tích nghiệp vụ ............................................................................................... 19 2.2.1. Mô tả bài toán ................................................................................................... 19 2.2.2. Các chức năng hệ thống ................................................................................... 20 2.2.3. Phát triển mô hình ca sử dụng ......................................................................... 21 2.2.4. Chi tiết các ca sử dụng điển hình ..................................................................... 25 2.3. Phân tích hệ thống ................................................................................................. 32 2.3.1. Phân tích chi tiết các ca sử dụng điển hình ...................................................... 32 2.3.2. Biểu đồ lớp thiết kế .......................................................................................... 36 2.3.3. Thiết kế dữ liệu................................................................................................. 36 2.4. Tổng kết chương 2 .................................................................................................. 37 CHƯƠNG 3. TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN .. 38 3.1. Giới thiệu chung ..................................................................................................... 38 3.1.1. Môi trường phát triển ứng dụng ....................................................................... 38 3.1.2. Những menu giao diện chương trình chính...................................................... 38 3.1.3. Các Form chính trong chương trình ................................................................. 41 3.2. Đánh giá kết quả ..................................................................................................... 47 3.3. Tổng kết chương 3 .................................................................................................. 47 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ....................................................................... 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................ 49 QU ẾT Đ NH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO) BẢN SAO KẾT LUẬN CỦA HỘI ĐỒNG, BẢN SAO NHẬN XÉT CỦA CÁC PHẢN BIỆN. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu, viết tắt Diễn giải 1 APICS American Production and Inventory Control Society – Hiệp hội về hoạt động quản trị 2 BOM Bill of Materials – Danh sách nguyên liệu 3 EOQ Economic order quantity - Số lượng đặt hàng kinh tế 4 ERM 5 ERP 6 MRP 7 MRPII Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất. DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1. Sơ đồ khái niệm ERP.......................................................................................... 6 Hình 1.2. Hệ thống theo cách nhìn truyền thống................................................................ 7 Hình 1.3. Chuỗi giá trị kinh doanh ..................................................................................... 8 Hình 1.4. Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay .................................. 9 Hình 1.5. Cấu trúc của ERM ............................................................................................ 12 Hình 1.6. Cấu trúc của ERP.............................................................................................. 13 Hình 1.7. Khu vực tiếp thị và bán hàng trao đổi dữ liệu với khách hàng và với Nhân sự, ......................................................................................................................... 13 Hình 1.8. Kế toán và Tài chính trao đổi khu vực chức năng dữ liệu với khách hàng và với nguồn nhân lực, Marketing và Bán hàng, và quản lý chuỗi cung ứng khu chức năng ................................................................................................................. 14 Hình 1.9. Khu chức năng nguồn nhân lực trao đổi dữ liệu với các khu vực chức năng quản lý tài chính, tiếp thị và bán hàng và quản lý chuỗi cung ứng ................. 15 Hình 1.10. Các trao đổi của chuổi cung ứng với khu vực chức năng dữ liệu với nhà cung cấp và với nguồn nhân lực, tiếp thị và bán hàng và các khu chức năng Kế toán và Tài chính ..................................................................................................... 16 Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức .................................................................................................... 18 Hình 2.2. Sơ đồ các bộ phận đã triển khai phần mềm ...................................................... 18 Hình 2.3. Mô hình ca sử dụng tổng quát .......................................................................... 22 Hình 2.4. Mô hình ca sử dụng quản lý thông tin khách hàng .......................................... 22 Hình 2.5. Mô hình ca sử dụng quản lý thông tin nhân viên ............................................. 23 Hình 2.6. Mô hình ca sử dụng quản lý thông tin đơn hàng .............................................. 23 Hình 2.7. Mô hình ca sử dụng quản lý kho ...................................................................... 24 Hình 2.8. Mô hình ca sử dụng quản lý khuyến mãi ......................................................... 24 Hình 2.9. Mô hình ca sử dụng quản lý danh mục............................................................. 25 Hình 2.10. Mô hình ca sử dụng quản lý báo cáo .............................................................. 25 Hình 2.11. Mô hình ca sử dụng cập nhật đơn hàng .......................................................... 26 Hình 2.12. Mô hình ca sử dụng cập nhật đơn mua hàng .................................................. 28 Hình 2.13. Mô hình ca sử dụng cập nhật phiếu xuất hàng ............................................... 30 Hình 2.14. Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật đơn bán hàng .......................................... 32 Hình 2.15. Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật đơn bán hàng ........................................ 33 Hình 2.16. Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật đơn mua hàng ......................................... 33 Hình 2.17. Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật đơn mua hàng ....................................... 34 Hình 2.18. Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật phiếu xuất hàng ...................................... 34 Hình 2.19. Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật Phiếu Xuất hàng ................................... 35 Hình 2.20. Biểu đồ lớp tổng quát ..................................................................................... 36 Hình 2.21. Mô hình thiết kế dữ liệu ................................................................................. 36 Hình 3.1. Menu hệ thống .................................................................................................. 38 Hình 3.2. Menu quản lý khách hàng................................................................................. 38 Hình 3.3. Menu quản lý nhân viên ................................................................................... 39 Hình 3.4. Menu quản lý đơn hàng .................................................................................... 39 Hình 3.5. Menu quản lý kho ............................................................................................. 39 Hình 3.6. Menu quản lý khuyến mãi ................................................................................ 40 Hình 3.7. Menu quản lý danh mục ................................................................................... 40 Hình 3.8. Menu quản lý báo cáo....................................................................................... 40 Hình 3.9. Form đăng nhập hệ thống ................................................................................. 41 Hình 3.10. Form giao diện chính ...................................................................................... 41 Hình 3.11. Form giao diện thông tin khách hàng ............................................................. 42 Hình 3.12. Form giao diện thông tin lập đơn bán hàng .................................................... 42 Hình 3.13. Form giao diện thông tin mua hàng................................................................ 43 Hình 3.14. Form giao diện quản lý phiếu bán hàng ......................................................... 43 Hình 3.15. Form giao diện quản lý phiếu xuất kho .......................................................... 44 Hình 3.16. Form giao diện quản lý phiếu chuyển kho ..................................................... 44 Hình 3.17. Form giao diện quản lý phiếu trả hàng ........................................................... 44 Hình 3.18. Form giao diện quản lý danh mục sản phẩm .................................................. 45 Hình 3.19. Form giao diện quản lý nhân viên .................................................................. 45 Hình 3.20. Form giao diện quản lý KPIs .......................................................................... 45 Hình 3.21. Form quản lý đội xe giao hàng ....................................................................... 46 Hình 3.22. Form quản lý quá trình giao hàng .................................................................. 46 Hình 3.23. Form giao diện thống kê báo cáo ................................................................... 46 1 MỞ ĐẦU 1. Giới thiệu đề tài Công nghệ thông tin ngày nay trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống con người đặc biệt trong việc quản trị doanh nghiệp. Do tầm cỡ, quy mô doanh nghiệp càng ngày càng lớn, việc quản trị theo cách cổ điển dần không còn phù hợp do tốn quá nhiều thời gian công sức để thực hiện lặp lại cùng một thao tác. Thay vào đó, các giải pháp sử dụng công nghệ thông tin ra đời nhằm đem lại một cách giải quyết hiệu quả hơn, đỡ tốn kém cả công sức, tiền bạc và thời gian. Theo số liệu thống kê mới nhất doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỉ trọng 97% số doanh nghiệp, trên 70% doanh nghiệp hiện nay có sử dụng các phần mềm chuyên dùng chủ yếu như quản lý kế toán, tài chính; đặc biệt là phần mềm soạn thảo văn bản dùng trong văn phòng có tỉnh đạt tỷ lệ gần 100% như: tỉnh Quảng Bình 95%, tỉnh Đăk Nông 99%. Chỉ có 3,48% doanh nghiệp có ứng dụng giải pháp hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, loại phần mềm này được sử dụng nhiều nhất là các doanh nghiệp sản xuất và nhóm doanh nghiệp có hoạt động dịch vụ y tế, tài chính. Tại Việt Nam, ERP trong một vài năm gần đây cũng được quan tâm nhiều hơn từ các công ty muốn áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tới các đơn vị sản xuất cung cấp phần mềm. Đã có các đơn vị xây dựng và triển khai hệ thống ERP như: Fast ERP, Effect ERP, Lạc Việt ERP, Misa ERP, Bravo ERP... Tuy nhiên số lượng các đơn vị triển khai thành công ERP vẫn còn là một con số ít. Khi tiến hành triển khai áp dụng ERP, đơn vị cung cấp phải phối hợp chặt chẽ với đơn vị sử dụng để chỉnh sửa (customize) sản phẩm ERP sẵn có, thêm mới các chi tiết cần thiết với doanh nghiệp, xóa bỏ các điểm không phù hợp. Việc này tốn nhiều công sức, nhiều nguồn lực và thời gian. Và rủi ro thất bại lớn là việc tất yếu do việc kiểm soát quy trình hoạt động chưa tốt ở các doanh nghiệp. Một điểm khác, các công ty dám chấp nhận rủi ro để triển khai ERP hiện tại (cả thành công và thất bại) đều là các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn như: Tập đoàn Thép Việt, Sato Việt Nam,Tập đoàn Dầu Khí, Tập đoàn Việt Á... các đơn vị này đều đã triển khai hoạt động theo các tiêu chuẩn ISO (2000, 9000...) nên dễ dàng hơn khi áp dụng ERP. Hầu như chưa có đơn vị nhỏ hoặc đơn vị mà hoạt động chưa theo tiêu chuẩn ISO dám áp dụng ERP. Các đơn vị này thường chỉ áp dụng một phân hệ nhỏ trong ERP một cách rời rạc như: quản trị nhân sự, kế toán, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng do rất nhiều lý do: quy mô nhỏ, không đủ tiền đầu tư, không có nhân lực đủ khả năng... Các phân hệ có thể do cùng đơn vị sản xuất hoặc khác đơn vị sản xuất. Khi phát triển lớn hơn và có nhu cầu triển khai ERP, các hệ thống cũ sẽ được thay thế hoàn toàn bằng một hệ thống ERP hoàn toàn khác. Vậy có cách nào để xây dựng ứng dụng quản lý cho các doanh nghiệp nhỏ có tính mở rộng, tương lai khi cần thiết, dễ dàng triển khai hệ thống ERP, sử dụng lại các phân hệ đã có để giảm bớt thời gian, chi phí cũng như công sức xây dựng và triển khai? Đề tài: "ỨNG DỤNG ERP XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUỔI CUNG ỨNG 2 SẢN PHẨM" tập trung tìm hiểu và xây dựng mô hình ERP, từ đó tìm ra cách xây dựng các phân hệ độc lập có tính tích hợp cao, dễ dàng kết nối tới hệ thống ERP phát triển sau. 2. Lý do lựa chọn đề tài Tính tất yếu mà bài toán đặt ra: nếu xây dựng được một phần hệ thống ERP (một số phân hệ, một số module) với tính toán sẵn để sau này tích hợp nhanh chóng vào hệ thống ERP thực thụ mà không cần phải vứt bỏ hay sửa đổi thì lợi ích kinh tế và thời gian đem lại rất nhiều: không mất phí để sản xuất lại phần đã có, không mất thời gian để nghiên cứu các phần sẵn có, không phải đào tạo lại nhân viên, phần cũ chạy ổn định nên tin tưởng về dữ liệu, giảm lỗi hệ thống... Do đó khả năng ứng dụng vào thực tế của đề tài là cao do phù hợp với nhu cầu thực tại của phần lớn các doanh nghiệp ở Việt Nam. Việc mô hình hóa ERP áp dụng vào xây dựng từng phân hệ riêng rẽ cũng là một hướng đi mới nhằm tìm ra lời giải cho nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài ở các doanh nghiệp Việt Nam. 3. Bài toán và mục tiêu nghiên cứu Các dự án ERP có rủi ro rất cao do tính phức tạp, quy mô lớn của vấn đề đòi hỏi chi phí lớn, nhóm phát triển lớn và thường phải phát triển trong thời gian rất chặt chẽ. Việc xây dựng ERP phải đảm bảo được tính mở, tính mềm dẻo nhưng chặt chẽ (do đặc trưng tính phân hệ, module hóa của ERP). Với các đặc điểm như vậy, ta cần làm gì nếu được giao trách nhiệm phát triển một hệ thống ERP cho một doanh nghiệp cụ thể? Bài toán đặt ra: Nghiên cứu các thành phần tương tác bên trong hệ thống ERP dựa trên mô hình kiế trúc của nó từ đó xây dựng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng ứng dụng tại công ty TNHH Hà Thọ nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị hiện tại và dễ dàng mở rộng hệ thống ERP xây dựng trong tương lai. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm 3 vấn đề chủ yếu: - Nghiên cứu tổng quát về ERP, từ đó xây dựng mô hình quan hệ và ràng buộc giữa thành phần trong ERP, đề xuất mô hình xây dựng hệ thống quảnlý chuổi cung ứng. - Nghiên cứu thực trạng, thu thập số liệu hình thành mô hình thực tiễn ứng dụng quan hệ khách hàng tại công ty TNHH Hà Thọ - Xây dựng hệ thống quản lý chuổi cung ứng tại công ty TNHH Hà Thọ 4. Phạm vi luận văn Luận văn không nghiên cứu toàn bộ hệ thống ERP vì không đủ khả năng và với thời gian hạn chế. Luân văn tập trung vào hệ thống quản lý cung ứng sản phẩm tại công ty TNHH Hà Thọ Đồng Hới – Quảng Bình. 5. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu là vận dụng cơ sở lý thuyết mô hình hóa và công nghệ hướng đối tượng để triển khai một ứng dụng thực tế. Qua đó đánh giá khả năng triển khai thực tế. Cơ sở lý thuyết: Xây dựng mô hình quan hệ giữa các thành phần trong ERP 3 Thực nghiệm: Nghiên cứu mô hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị trong lĩnh vực phân phối và bán hàng theo chuổi. Kiểm tra thực nghiệm: Tính đáp ứng của sản phẩm với bài toán quản lý và sự mở rộng của sản phẩm trong tương lai. 4 Chương 1. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ ERP 1.1. ERP LÀ GÌ ? 1.1.1. Khái niệm về ERP Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP: ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. ERP - Hệ thống hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise resources Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản lý. Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý chuỗi sản xuất và cung ứng vật tư , quản lý tài chính nội bộ , đến việc bán hàng , tiếp thị sản phẩm , trao đổi với đối tác , khách hàng… đều được thực hiện rên một hệ thống duy nhất . ERP được xem là môt giải pháp quản tri doanh nghiêp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công ERP , có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển doanh nghiệp vững mạnh. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này. Tài nguyên. Trong kinh doanh, tài nguyên bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là: - Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. - Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng. - Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. - Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty. Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn. Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP. Hoạch định. Hoạch định là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán 5 chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Trên thế giới hiện nay đang có rất nhiều tập đoàn lớn triển khai và sử dụng trọn gói bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo và Kinh doanh dịch vụ. Theo các cuộc thăm dò do hãng nghiên cứu thị trường Meta Group tiến hành với sự tham gia của 63 công ty, chi phí trung bình cho một dự án ERP (bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng) sẽ vào khoảng 15 triệu USD. Mặc dù các dự án ERP phức tạp và có giá trị lớn, nhưng nếu được triển khai phù hợp và khoa học, chúng sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ. Cụ thể, nếu được triển khai toàn bộ, một hệ thống ERP có thể giúp công ty tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD. Đối với các nhà quản trị, ERP là công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP còn giúp doanh nghiệp đánh giá khu vực tập trung nhiều khách hàng, đánh giá những loại hình dịch vụ mà khách hàng ưa thích sử dụng… Bên cạnh đó, ERP còn mang lại nhiều lợi ích khác với các tính năng như: phát triển khả năng mua bán, đặt hàng hay đăng ký dịch vụ trực tuyến, điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án, theo dõi, quản lý và sử dụng tài sản, xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân tham gia hệ thống…. Hiện ERP vẫn đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và có không ít công ty tuyên bố rằng đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất họ chỉ triển khai một hoặc hai thành phần nào đó của ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên, trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ phân hệ CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế, mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và 6 đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất…) phân hệ này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về phân hệ phần mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ với phân hệ kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh phần mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP. Tóm lại, ERP là hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. ERP là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu cuả doanh nghiệp, thu thập dữ liệu từ một số chức năng chính và lưu trữ dữ liệu trong kho chứa dữ liệu tổng hợp Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP. Hình 1.1 - Sơ đồ khái niệm ERP 1.1.2. Đặc trưng của ERP Nói ERP là một hệ thống phần mềm được đóng gói sử dụng trong việc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp các công cụ và tiện ích tra cứu, phân tích dữ liệu quá khứ đưa ra các dự báo, phán đoán ở tương lai. Do đó ERP có các đặc trưng riêng: 7 - ERP là phần mềm đóng gói. - Tích hợp các quy trình nghiệp vụ chính của doanh nghiệp thành một thể thống nhất. - Xử lý các giao dịch chính của tổ chức. - Sử dụng một kho dữ liệu. - Cho phép truy cập dữ liệu “thời gian thực”. - Tích hợp hoạt động xử lý giao dịch và hoạt động lập kế hoạch. - Tài chính và thông tin nghiệp vụ được hệ thống ERP cung cấp một cách tự động trên dữ liệu quá khứ mà không cần các hướng dẫn chỉ thị của con người. - Rất khó có thể thay đổi sau khi hệ thống ERP được triển khai. - Hệ thống ERP cần mềm dẻo để có thể đáp ứng việc thay đổi yêu cầu của tổ chức. - Hệ thống ERP có kiến trúc hệ thống mở. Điều này có nghĩa là mọi phân hệ có thể hoạt động hoặc gỡ bỏ khi cần mà không ảnh hưởng tới các phân hệ khác. 1.1.3. Sự khác biệt của ERP với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc Điểm phân biệt cơ bản của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. ERP chỉ là một hệ thống phần mềm thống nhất và các phân hệ của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng chúng còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình. Hình 1.2 - Hệ thống theo cách nhìn truyền thống 8 Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp… Một điều dễ nhận ra là, một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các phân hệ của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban, nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động (nhờ giảm thời gian tìm kiếm, chờ đợi) và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp (tránh trùng lặp, thông tin chuẩn hóa). Hình 1.3 - Chuỗi giá trị kinh doanh 9 1.2. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau.Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM. Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm: MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất. ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Hình 1.4 - Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của quá trình quản lí sản xuất bao gồm: - Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic order quantity - EOQ) - Lượng tồn kho an toàn (Safety Srock) - Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials-BOMP) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders) Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP. Dựa trên sự tích hợp các chức năng cơ bản của quá trình quản lý sản xuất. 10 Vào những năm 1975, hệ MRP đã được định nghĩa và hiểu biết một cách đầy đủ và chính xác hơn. Cũng kể từ đó bắt đầu hình thành hệ thống MRPII. Sự lẫn lộn giữa MRPII và MRP đã bắt đầu ngay sau khi giới thiệu MRPII. Việc dễ nhầm lẫn bắt đầu trong đào tạo và định nghĩa chung chung về MRP và MRPII. Khi những chuyên gia tư vấn các nhà hoạch định sử dụng thuật ngữ MRP thì họ cảm thấy không rõ ràng khi thảo luận về MRP hay MRPII. Tổ chức APICS (American Production and Inventory Control Society), là một công ty có rất nhiều kinh nghiệm về hệ thống MRP, đã định nghĩa MRP trong cuốn từ điển biên soạn lần thứ 9 của APICS như sau: ”MRP là một công nghệ sử dụng dữ liệu về BOM, thông tin kho và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu. MRP đưa ra yêu cầu huỷ bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết. MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời điểm có thể nhận lại nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số hàng đó cho sản xuất. MRP dựa trên số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn và: Thứ nhất xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất một loại hàng đó. Thứ hai là xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRP dựa trên cấu trúc BOM, xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số lượng đang trên đường về) và xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất. Còn MRPII được định nghĩa là: “Một phương pháp hoạch định hiệu quả các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp”. Nó nhắm đến việc hoạch định cho từng đơn vị bộ phận, hoạch định tài chính và có khả năng dự trù cho các tình huống xẩy ra trong quá trình sản xuất. Nó được hình thành từ nhiều chức năng riêng biệt liên kết lại với nhau: - Hoach định kinh doanh. - Hoạch định bán hàng và dao dịch. - Hoạch định sản xuất. - Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu. Đầu ra của hệ thống được tích hợp với những báo cáo tài chính như là: - Kế hoạch kinh doanh. - Báo cáo các đơn đặt hàng. - Chi phí vận chuyển. - Giá trị tồn kho. ... - MRPII là kết quả trực tiếp và mở rộng từ các vòng lặp MRP”. Định nghĩa về MRP và MRPII như trên đã được những giới nghiên cứu, các chuyên gia tư vấn, những người triển khai đón nhận nồng nhiệt. Thiếu kiến thức là nguyên nhân chính cho sự nhầm lẫn giữa MRP và MRPII. 11 Đến những năm 1990, điều gì đã làm xuất hiện khái niệm ERP? Đó chính là công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP dựa trên hệ thống MRPII. Ban đầu có vài định nghĩa hệ thống ERP như sau: ”ERP là một hệ thống thông tin hướng hệ thống kế toán sử dụng kĩ thuật mới như sử dụng giao diện người dùng, cơ sở dữ liệu quan hệ, ngôn ngữ máy tính thế hệ 4, phần mềm hỗ trợ máy tính, kiến trúc client/server”. Vài chuyên gia thấy rằng định nghĩa ERP trên có chút vấn đề nhỏ, MRPII hay ERP có bao gồm hay không khả năng: ngôn ngữ thế hệ thứ 4 hoặc cơ sở dữ liệu quan hệ. Công nghệ thông tin quan trọng nhưng nó không nên dùng quá nhiều để định nghĩa hệ thống ERP. Vào những năm đầu thập niên 2000, sự tương tác qua các thiết bị di động đã phát triển và nhiều chức năng dựa trên web nổi lên. Hơn nữa, cũng có nhiều nhà cung cấp hợp nhất. Qua đó ta có một số mốc đáng nhớ trong sự phát triển cho mô hình mới về ERP như sau: - 2001 9/11 xảy ra tạo ra sự sụt giảm nhu cầu đối với các hệ thống ERP mới. - 2002 Hầu hết các hệ thống ERP đang nâng cao sản phẩm của mình để trở thành “Internet Enabled” để khách hàng trên toàn thế giới có thể truy cập trực tiếp vào hệ thống ERP của nhà cung cấp. - 2004 Kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) trở thành một tiêu chuẩn mà các nhà cung cấp ERP hướng tới. Kiến trúc phần mềm này cho phép các hệ thống khác nhau giao tiếp với nhau. - Ngày nay, hệ thống ERP thậm chí còn cao cấp hơn. Chúng thường dựa trên đám mây, được phân phối qua phần mềm như một mô hình dịch vụ (SaaS). Và họ có quyền truy cập từ xa, dựa trên web thông qua các ứng dụng nâng cao chạy trên thiết bị di động. Chúng cực kỳ linh hoạt và mọi công cụ của nhà cung cấp đều khác nhau. Nhưng mỗi ứng dụng cung cấp cho một công ty một công cụ mạnh mẽ, thời gian thực chạy một cơ sở dữ liệu thông tin được chia sẻ duy nhất cho toàn bộ doanh nghiệp. Các giải pháp ERP hiện đại không chỉ giải quyết vấn đề sản xuất, chuỗi cung ứng và khả năng tài chính cũng như kế toán mà còn bao gồm các lĩnh vực khác. Các hệ thống ERP ngày nay có: báo cáo nâng cao và thông minh kinh doanh; lực lượng bán hàng và tự động hóa tiếp thị; CRM; thương mại điện tử; và quản lý dịch vụ và bảo hành. 12 Hình 1.5 - Cấu trúc của ERM Trong hình 1.5 - chúng ta thấy ERP + nghiệp vụ sản xuất kinh doanh = ERM. Hỗ trợ cho định nghĩa ERM là phương trình sau: Phương trình mô tả ERM như sau: ERM = sự tích hợp + các phân hệ phần mềm chức năng + nghiệp vụ sản xuất kinh doanh Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” (trong công thức trên) của hệ thống ERP cung cấp một kiến thức tổng quan về quy trình nghiệp vụ. Vài nghiệp vụ chính như: tính lương, quản lý nhân sự, kế toán phải thu, kế toán phải trả, sổ cái, quản lý việc mua hàng, quản lý các đơn đặt hàng, hoạch định yêu cầu vật tư, quản lý sản xuất, dự báo và một số nghiệp vụ hiếm thấy mang tính cá biệt của mỗi doanh nghiệp. Phần “tích hợp” (trong công thức trên) của hệ thống ERP cung cấp khả năng kết nối các luồng nghiệp vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung dữ liệu và chia sẻ thông tin. Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc tích hợp và giao tiếp này thông qua việc sử dụng các kỹ thuật như: mã nguồn chương trình, mạng cục bộ _ LAN, mạng diện rộng _ WAN, internet, email, các chuẩn giao thức và cơ sở dữ liệu. Một hệ thống ERM định nghĩa là hệ thống ERP và các qui trình nghiệp vụ bên trong, xung quanh mỗi phân hệ đó. Hệ thống ERP bao gồm các phân hệ phần mềm như: tiếp thị và bán hàng, các dịch vụ, thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý sản xuất, quản lý vật tư thành phẩm, mua hàng, phân phối, nguồn nhân sự, tài chính kế toán. Hoạt động nghiệp vụ bên trong mỗi phân hệ bao gồm: việc quản lý, ra quyết định, huấn luyện, tài liệu, giao tiếp, quản lý con người…Các phân hệ ERP và qui trình nghiệp vụ phải được 13 kết hợp để trở thành giải pháp ERM. ếu tố tích hợp trong hệ thống ERP gắn kết toàn bộ hệ thống tạo thành giải pháp ERM hoàn chỉnh. 1.3. CẤU TRÚC CỦA ERP Với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm 4 phân vùng chính sau đây: Hình 1.6: Cấu trúc của ERP 1.3.1. Phân hệ bán hàng và tiếp thị Hình 1.7: Khu vực tiếp thị và bán hàng trao đổi dữ liệu với khách hàng và với Nhân sự, Kế toán và Tài chính và chức năng Quản lý chuỗi cung ứng khu vực Khu vực Tiếp thị và Bán hàng cần thông tin từ tất cả các khu chức năng khác để thực hiện công việc của mình. Xem hình 1.7. Khách hàng truyền đạt đơn đặt hàng của họ tới bộ phần tiếp thị và bán hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại, e-mail, fax, Web, v.v. 14 Trong trường hợp các hệ thống dựa trên web, dữ liệu khách hàng và đơn đặt hàng phải được lưu trữ tự động trong hệ thống thông tin; nếu không, dữ liệu phải được lưu trữ theo cách thủ công, bởi một người nhập dữ liệu vào bàn phím hoặc hệ thống điểm bán hàng hoặc sử dụng đầu đọc mã vạch hoặc thiết bị khác. Đơn đặt hàng phải được chuyển đến chuổi cung ứng cho mục đích lập kế hoạch và kế toán để thanh toán. Dữ liệu đơn đặt hàng cũng có giá trị để phân tích xu hướng bán hàng cho việc ra quyết định kinh doanh. Ví dụ, quản lý bộ phần tiếp thị và bán hàng có thể sử dụng một báo cáo cho thấy xu hướng bán hàng của một sản phẩm để đánh giá các nỗ lực tiếp thị và để xác định chiến lược cho lực lượng bán hàng. Bộ phần tiếp thị và bán hàng cũng có vai trò trong việc xác định giá sản phẩm, đòi hỏi sự hiểu biết về cạnh tranh thị trường và chi phí sản xuất sản phẩm. Giá có thể được xác định dựa trên chi phí đơn vị của sản phẩm, cộng với một số phần trăm đánh dấu. Ví dụ: nếu một sản phẩm có giá 5 đô la cho mỗi đơn vị cần thực hiện và quản lý muốn đánh dấu 40 phần trăm, giá bán phải là 7 đô la cho mỗi đơn vị. Chi phí cho mỗi đơn vị đến từ đâu? Việc xác định chi phí sản xuất một sản phẩm đòi hỏi thông tin từ Kế toán và Tài chính, từ đó dựa vào dữ liệu Quản lý chuỗi cung ứng. 1.3.2. Phân hệ tài chính kế toán Kế toán và Tài chính cần thông tin từ tất cả các lĩnh vực chức năng khác để hoàn thành công việc của mình một cách chính xác, như được mô tả trong Hình 1.8. Nhân viên kế toán ghi lại hành động chuyển giao của công ty trong các tài khoản. Ví dụ, họ ghi lại các khoản phải thu khi bán hàng được thực hiện và biên nhận tiền mặt khi khách hàng gửi thanh toán. Ngoài ra, họ ghi lại các tài khoản phải trả khi nguyên liệu được mua và dòng tiền ra khi họ trả tiền cho vật liệu. Cuối cùng, nhân viên kế toán tóm tắt dữ liệu giao dịch để chuẩn bị các báo cáo về vị trí tài chính và khả năng sinh lời của công ty. Hình 1.8:Kế toán và Tài chính trao đổi khu vực chức năng dữ liệu với khách hàng và với nguồn nhân lực, Marketing và Bán hàng, và quản lý chuỗi cung ứng khu chức năng