Tài liệu Tự động hoá hoạt động thông tin thư viện của trung tâm thông tin – thư viện trường đại học hà nội – thực trạng và giải pháp

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp “Tự động hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là công trình nghiên cứu của riêng tôi và không trùng với các đề tài khoá luận tốt nghiệp trƣớc. Khoá luận này đƣợc hoàn thành trên cơ sở những số liệu và dữ liệu mà tôi thu thập đƣợc trong thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Hà Nội. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, thạc sĩ Trần Hữu Huỳnh – ngƣời đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả thầy cô giáo trong Khoa Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu. Tôi cũng xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể các cô chú, anh chị - cán bộ của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực tập tại đây và thực hiện đề tài này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhƣng do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận của tôi còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để khoá luận tốt nghiệp của tôi đƣợc hoàn thiện hơn nữa. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 05 năm 2009 Sinhviên thực hiện Bùi Thị Linh Danh mục các từ và thuật ngữ viết tắt. AACR2 Anglo – American Cataloguing Rules 2nd ADSL Asymmetric Digital Subscriber Line BBK Bibliotechno – Bibliograficheskaja Klassifikacija CDS/ISIS Phần mềm quản lý thƣ viện. CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu Dublin Core DUBLIN CORE DDC Dewey Decimal Classification ĐHHN Đại học Hà Nội HTML Hyper Text Markup Language IFLA International Federation of Library Asociations and Institutions ISO International Standardization Oganization KHCN Khoa học công nghệ LAN Local Area Network LCC Library Congress Classification MARC 21 Machine Readable Cataloging OCLC Online Computer Library Center QLCL Quản lý chất lƣợng RFID Radio Frequency Identification SGML Standard Generalized Markup Language TĐH Tự động hóa TT – TV Thông tin – Thƣ viện UDC Universal Decimal Classification MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. ........................................................................... 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài. .......................................... 2 2.1. Mục đích nghiên cứu. .......................................................................... 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu. ......................................................................... 2 3. Tình hình nghiên cứu. ............................................................................... 2 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. ........................................................... 3 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu.......................................................................... 3 4.2. Phạm vi nghiên cứu. ............................................................................ 3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. ......................................................................... 3 6. Những đóng góp của đề tài. ...................................................................... 4 7. Bố cục của khóa luận. ............................................................................... 5 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI............................................................................. 6 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm. ............................. 6 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ. ................................................................... 8 1.1.2. Cơ cấu tổ chức. ............................................................................. 9 1.1.3. Đội ngũ cán bộ. ........................................................................... 10 1.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. .......................................... 11 1.3. Nguồn thông tin của Trung tâm ........................................................ 12 1.4. Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay. .......................................................... 14 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG TT – TV TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐẠI HỌC HÀ NỘI ..................................... 16 2.1. Khái quát về tự động hoá hoạt động TT – TV .................................. 16 2.1.1. Khái niệm tự động hoá hoạt động TT – TV ............................... 16 2.1.1.1. Khái niệm tự động hoá. ........................................................ 16 2.1.1.2. Khái niệm tự động hoá hoạt động TT - TV. ........................ 16 2.1.2. Tiền đề tự động hoá trong hoạt động thông tin – thƣ viện ......... 17 2.1.2.1. Công nghệ thông tin ............................................................. 17 2.1.2.2. Bùng nổ thông tin và nhu cầu chia sẻ thông tin ................... 18 2.1.2.3. Nhu cầu thông tin ................................................................. 19 2.1.2.4. Sự xuất hiện của các loại tài liệu điện tử.............................. 20 2.1.3. Xu hƣớng tự động hóa hoạt động thông tin – thƣ viện .............. 21 2.1.4. Mục tiêu ...................................................................................... 22 2.1.5. Nội dung của tự động hoá hoạt động TT – TV. ......................... 23 2.1.6. Các nguyên tắc tự động hoá........................................................ 23 2.2. Mô hình tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm. ................. 24 2.2.1. Nguồn nhân lực ........................................................................... 25 2.2.1.1. Cán bộ quản lý ...................................................................... 25 2.2.1.2. Cán bộ nghiệp vụ .................................................................. 26 2.2.1.3. Cán bộ quản trị mạng ........................................................... 27 2.2.2. Hạ tầng công nghệ thông tin tại Trung tâm ................................ 27 2.2.2.1. Hệ thống hạ tầng mạng và máy tính của Trung tâm ............ 27 2.2.2.2. Phần mềm ứng dụng tại Trung tâm. ..................................... 30 2.2.2.3. Các trang thiết bị hỗ trợ ........................................................ 39 2.2.3. Nguồn thông tin đƣợc tự động hoá hoạt động TT – TV tại Trung tâm. ........................................................................................................ 44 2.2.3.1. Nguồn tin truyền thống ........................................................ 44 2.2.3.2. Nguồn tin điện tử .................................................................. 45 2.3. Nhận xét quá trình ứng dụng TĐH hoạt động TT – TV tại Trung tâm TT – TV ĐHHN. ...................................................................................... 47 2.3.1. Những thuận lợi. ......................................................................... 47 2.3.2. Những khó khăn.......................................................................... 49 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM TT – TV ĐHHN. ........................................................................................................ 51 3.1. Hoàn thiện hạ tầng cơ sở thông tin.................................................... 51 3.2. Tiếp tục nghiên cứu, khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm quản trị Libol. ........................................................................................... 51 3.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin – thƣ viện..................... 52 3.4. Xây dựng và phát triển nguồn thông tin điện tử. .............................. 54 3.5. Đào tạo đội ngũ ngƣời dùng tin. ....................................................... 55 3.6. Hoàn thiện công tác tổ chức. ............................................................. 55 3.7. Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nƣớc. ................................ 56 KẾT LUẬN ...................................................................................................... 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 59 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ đã tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội nói chung và trong lĩnh vực thông tin – thƣ viện nói riêng. Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với ngành TT – TV. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu thông tin của con ngƣời đòi hỏi chất lƣợng cao và thông tin ngày càng gia tăng trong xã hội. Đây chính là những thách thức của các trung tâm TT – TV nhằm đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Tự động hoá, hiê ̣n đa ̣i hóa công tác thông tin – thƣ viê ̣n là xu hƣớng tấ t yế u trong quá trình phát triể n của các cơ quan TT – TV và trở thành một cuộc cách mạng làm thay đổi mọi hoạt động của công tác thông tin – thƣ viện từ thủ công sang hiện đại hóa. Chỉ có ứng dụng TĐH và đặc biệt là CNTT, chúng ta mới có thể có những bƣớc vọt nhanh chóng, rút ngắn khoảng cách với các nƣớc trên thế giới, trƣớc mắt là về mặt bằng thông tin tri thức. Nắm bắt đƣợc xu thế chung của thời đại, đồng thời với mô hình hoạt động thƣ viện truyền thống không còn đủ đáp ứng số lƣợng ngƣời dùng đông đảo cũng nhƣ yêu cầu ngày một cao, Trung tâm TT – TV trƣờng Đại học Hà Nội (gọi tắt là Trung tâm) đã tiến hành đầu tƣ xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm hiện đại hóa toàn bộ thƣ viện đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên. Việc ứng dụng TĐH trong hoạt động của Trung tâm là điều cấp thiết, không chỉ để giải quyết đƣợc những bài toán đã nêu ra mà còn là yếu tố đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của thƣ viện, là hợp với xu thế chung trong giai đoạn hiện nay của ngành TT – TV. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm, tôi có cơ hội đƣợc tìm hiểu về TĐH hoạt động TT – TV của Trung tâm. Tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Tự động Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 1 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh hoá hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài. 2.1. Mục đích nghiên cứu. Mục đích của khoá luận khảo sát, đánh giá thực trạng mô hình ứng dụng TĐH hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm, để minh chứng lý luận TĐH, đƣa ra các đề xuất mang tính định hƣớng cho công tác TĐH tại cơ quan này, nhằm góp phần nâng cao, hoàn thiện công tác TĐH hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu. Để thực hiện mục tiêu trên, khoá luận nghiên cứu thực hiện các nhiệm vụ sau: Nhiệm vụ thứ nhất: Đƣa ra khái niệm và nội dung của tự động hoá hoạt động thông tin – thƣ viện. Nhiệm vụ thứ hai: Khảo sát thực trạng công tác tự động hoá tại Trung tâm TT – TV trƣờng ĐHHN. Nhiệm vụ thứ ba: Đề xuất và đƣa ra những giải pháp lựa chọn, áp dụng và triển khai hiệu quả công tác tự động hoá vào thực tiễn hoạt động của Trung tâm TT – TV trƣờng ĐHHN. 3. Tình hình nghiên cứu. Tự động hoá là vấn đề không thể thiếu đối với quá trình phát triển của hoạt động thông tin - thƣ viện hiện nay. Song những nghiên cứu về vấn đề này dƣờng nhƣ còn hạn chế. Hiện trạng vấn đề TĐH thƣ viện hiện nay ở Việt Nam còn nhiều bất cập “Thƣ viện chƣa TĐH hoặc TĐH không triệt để và đồng bộ”- [3,5]. Điều đó có nghĩa là TĐH chỉ diễn ra ở một số khâu nhất định trong hoạt động Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 2 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh thƣ viện nhƣ: TĐH trong công tác biên mục, tra cứu, phục vụ bạn đọc… hay vấn đề tin học hoá. Bởi thế, các đề tài đã nghiên cứu mới chỉ đề cập đến mức độ đó, chƣa có nhiều đề tài nghiên cứu về một mô hình TĐH thƣ viện cụ thể. Từ việc đƣa ra một mô hình tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tƣ hệ thống trang thiết bị hiện đại cho TĐH, cũng nhƣ vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu TĐH cho một thƣ viện cụ thể chƣa đƣợc nghiên cứu sâu sắc. Nếu có nghiên cứu chỉ là từng vấn đề một trong toàn bộ hệ thống đó. Trong đề tài này tôi không đi sâu nghiên cứu vào một công đoạn nào của quá trình TĐH ở một thƣ viện mà nghiên cứu toàn bộ chu trình TĐH diễn ra tại một thƣ viện cụ thể (Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội). 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu. Vấn đề TĐH tại Trung tâm thông qua công tác thực hiện TĐH của Trung tâm. 4.2. Phạm vi nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong công tác tổ chức và hoạt động ứng dụng TĐH của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội trong giai đoạn hiện nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. Trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng các phƣơng pháp sau: Phương pháp chung: Dựa trên cơ sở nền tảng chủ nghĩa duy vật biện chứng, trên hệ thống các quan điểm của Chủ nghĩa Mác –Lê nin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 3 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Phương pháp cụ thể: + Thu thập thông tin: sử dụng 02 phương pháp: - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: đọc, phân tích những nghiên cứu của các chuyên gia, các nhà khoa học đã nghiên cứu về vấn đề này, trên cơ sở đó rút ra đƣợc những đánh giá, quan điểm chung. - Phƣơng pháp quan sát: Trong thời gian nghiên cứu thực tế (02 tháng thực tập tại Trung tâm) để đảm bảo tính khách quan trong quá trình thu thập số liệu, quan sát, thống kê là chủ yếu. Phƣơng pháp quan sát đƣợc thực hiện dƣới góc độ là một cán bộ thƣ viện trực tiếp làm việc tại Trung tâm, cũng nhƣ dƣới góc độ là một ngƣời sử dụng thƣ viện. Quan sát chu trình tự động hóa tại Trung tâm, từ khâu bổ sung, biên mục, xử lý, đến khâu phân phối phục vụ bạn đọc, những lợi ích mà ngƣời dùng tin đƣợc hƣởng. Từ đó thống kê những số liệu liên quan đến vấn đề mình nghiên cứu. + Xử lý thông tin: Những tài liệu tôi thu thập đƣợc chủ yếu là qua việc thu thập tài liệu dƣới dạng văn bản cụ thể, hoặc những số liệu thông qua việc thống kê, quan sát. Bởi vậy, xử lý thông tin ở đây chủ yếu là dùng phƣơng pháp xử lý thông tin định tính, tức là: “Thông qua các thông tin đã đƣợc thu thập ngƣời viết xử lý bằng cách: Đƣa ra các phán đoán về bản chất các sự kiện và thể hiện liên hệ lôgích của các sự kiện, các phân hệ trong hệ thống các sự kiện đƣợc xem xét” [2, 2]. 6. Những đóng góp của đề tài. - Về lý luận: Qua tìm hiểu nhằm đƣa ra mô hình tổng quát triển khai công tác TĐH tại Trung tâm TT – TV trƣờng Đại học Hà Nội nói riêng và cơ quan thông tin – thƣ viện nói chung. - Về thực tiễn: Khóa luận tìm hiểu những lợi ích mà công tác tự động hóa mang lại cho hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm. Đồng thời thấy đƣợc những khó khăn tồn tại trong quá trình tiến hành triển khai hoạt động TĐH tại Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 4 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Trung tâm. Qua đó giúp cho Trung tâm nói riêng và các cơ quan TT – TV khác nói chung có thêm nhiều kinh nghiệm trong quá trình triển khai hoạt động tự động hóa tại cơ quan mình. 7. Bố cục của khóa luận. Khoá luận đƣợc trình bày ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt, nội dung tập trung các vấn đề sau: Chương 1. Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội Trình bày: Quá trình hình thành và phát triển, Chức năng nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức, Đội ngũ cán bộ, Nguồn thông tin của Trung tâm, Trung tâm TT – TV phục vụ giáo dục – đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay. Chương 2. Thực trạng TĐH hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Hà Nội. Khái quát về tự động hoá hoạt động thông tin – thƣ viện. Mô hình tự động hoá hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm. Đánh giá hiện trạng ứng dụng TĐH trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội. Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội. Đƣa ra một số giải pháp từng khía cạnh nội dung của vấn đề TĐH trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm, đóng góp trong việc triển khai ứng dụng TĐH vào hoạt động của cơ quan một cách hiệu quả hơn nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của trƣờng Đại học Hà Nội. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 5 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm. Hình 1. Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội. Trƣờng Đại học Hà Nội (Đại học Ngoại ngữ trƣớc đây) đƣợc thành lập năm 1959 là cơ sở đào tạo, nghiên cứu ngoại ngữ lớn nhất Việt Nam. Hiện tại, trƣờng có nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu nhiều ngôn ngữ nhƣ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Ý… Ngoài đào tạo về ngoại ngữ, trƣờng Đại học Hà Nội còn đào tạo các ngành học khác nhƣ: Quản trị kinh doanh, Khoa học máy tính, Du lịch học, Quốc tế học, Tài chính ngân hàng… Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội có lịch sử hình thành và phát triển cùng với lịch sử hình thành và phát triển của trƣờng Đại học Hà Nội trong suốt 50 năm qua. Thời kỳ mới thành lập Trung tâm hoạt động trên Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 6 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh cơ sở là một tổ công tác phục vụ tƣ liệu trực thuộc phòng giáo vụ, hoạt động thƣ viện bó hẹp, nghèo nàn. Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành nhƣ: tiếng Nga và ngôn ngữ các nƣớc Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari…). Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nƣớc trong hệ thống xã hội chủ nghĩa. Năm 1967, trƣớc yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lƣợng giảng dạy, trƣờng Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành nhƣ: tiếng Anh, tiếng Pháp. Vốn tƣ liệu tăng lên đáng kể, tổ công tác phục vụ thông tin tƣ liệu không thể đáp ứng đƣợc nhu cầu tin và không còn phù hợp. Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trƣờng quyết định tách tổ tƣ liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọi là: “Thƣ viện trƣờng Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thƣ viện đã xây dựng mới đƣợc toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều đáp ứng đƣợc yêu cầu về tƣ liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trƣờng. Trong quá trình hoạt động, Thƣ viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bƣớc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ. Năm 2000, với chƣơng trình đổi mới phƣơng pháp giảng dạy, nâng cao chất lƣợng đào tạo ngoại ngữ ở nƣớc ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trƣờng quyết định sát nhập Thƣ viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Trung tâm thực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hƣớng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB (World Bank) mức A vốn đầu tƣ 500.000 USD để đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị. Ngày 5/12/2003, Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đặc biệt, năm 2005 Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thƣ viện điện tử Libol để nâng cao Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 7 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh hiệu quả hoạt động thông tin thƣ viện. Hiện nay, Trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định và từng bƣớc hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục đào tạo nguồn nhân lực của trƣờng Đại học Hà Nội nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nƣớc ta nói chung trong thời kỳ mới. 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ. * Chức năng: Trung tâm có 4 chức năng cơ bản, đó là: + Chức năng thông tin. + Chức năng văn hóa. + Chức năng giáo dục. + Chức năng nghiên cứu. Tuy nhiên, đối với Trung tâm TT – TV trƣờng đại học thì chức năng giáo dục đào tạo quan trọng nhất. Ngoài ra, Trung tâm còn có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tƣ liệu bằng nhiều hình thức khác nhau. * Nhiệm vụ: + Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin tƣ liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Nhà trƣờng. + Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tƣ liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đƣa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động. + Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin. + Phục vụ thông tin tƣ liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập. + Giới thiệu hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới, giúp ngƣời dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 8 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh + Kết hợp các đơn vị chức năng trong trƣờng hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức. Căn cứ Quyết định số 668/ QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trƣởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về “Quy chế tổ chức và hoạt động của thƣ viện đại học”, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động Trung tâm TT – TV Đại học Hà Nội, cơ cấu tổ chức của Trung tâm đƣợc tổ chức gồm Ban giám đốc và các bộ phận sau: + Ban giám đốc: bao gồm 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm. + Bộ phận thƣ viện: bao gồm bộ phận nghiệp vụ thƣ viện và bộ phận phục vụ thông tin – thƣ viện. Bộ phận nghiệp vụ thƣ viện có nhiệm vụ bổ sung tài liệu, biên mục, biên tập, sƣu tầm, tìm kiếm thông tin tƣ liệu theo yêu cầu, thanh sát tƣ liệu, quản lý bạn đọc. Bộ phận phục vụ thông tin – thƣ viện có nhiệm vụ phục vụ bạn đọc mƣợn trả tài liệu, hƣớng dẫn tìm kiếm, tra cứu sách báo, tạp chí, băng đĩa. + Bộ phận máy tính: gồm có bộ phận nghiệp vụ kỹ thuật và phục vụ thông tin điện tử có nhiệm vụ quản lý mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ qua mạng, cơ sở dữ liệu mạng, in ấn, biên tập, sửa chữa, bảo dƣỡng, vận hành thiết bị kỹ thuật. Thực hiện tổ chức lớp tập huấn, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin sử dụng thiết bị, đặc biệt là các lớp tập huấn tra cứu tin và khai thác các nguồn tin điện tử trên mạng. + Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin: có nhiệm vụ giải đáp thắc mắc về vấn đề mất thẻ, làm thẻ, tiền phạt. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 9 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh + Bộ phận an ninh giám sát và môi trƣờng: có nhiệm vụ giữ trật tự an ninh, môi trƣờng thƣ viện trong sạch. Ban giám đốc Bộ phận thƣ viện Bộ phận nghiệp vụ thƣ viện Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin Bộ phận an ninh giám sát Bộ phận phục vụ Thông tin – Thƣ viện Bộ phận mạng máy tính Bộ phận kĩ thuật nghiệp vụ Bộ phận phục vụ Thông tin điện tử Hình 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm. 1.1.3. Đội ngũ cán bộ. Cán bộ giữ một vai trò quan trọng, là một trong bốn yếu tố cầu thành thƣ viện. Nhận thấy đƣợc vai trò, vị trí của cán bộ trong hoạt động TT – TV, Trung tâm rất chú trọng đến chính sách tuyển dụng những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ tốt. Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm gồm có 25 cán bộ, trong đó có 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, 16 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thƣ viện, Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 10 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh 04 cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử viễn thông (kỹ thuật viên), 03 cán bộ an ninh giám sát và môi trƣờng. Trung tâm với một đội ngũ cán bộ trẻ nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa, hiện đại hoá Trung tâm. Đây là một thuận lợi song cũng là một thách thức trong việc tổ chức các hoạt động TT – TV nhƣ đội ngũ cán bộ trẻ còn thiếu kinh nghiệm trong công việc, để nâng cao hiệu quả hoạt động Trung tâm cần khắc phục khó khăn và phát huy thế mạnh. 1.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. Có thể khái quát các nhóm ngƣời dùng tin chủ yếu của Trung tâm nhƣ sau: Nhóm 1: Sinh viên chính qui. Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên. Nhóm 3: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn. Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên tại chức. Nhóm 1: Sinh viên chính qui Đây là nhóm ngƣời dùng tin đông đảo của Trung tâm, nhu cầu thông tin của họ là rất lớn. Họ thƣờng sử dụng thƣ viện với cƣờng độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận. Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự. Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phƣơng pháp giảng dạy với quan điểm lấy ngƣời học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của ngƣời học đã khiến nhóm ngƣời dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển về phƣơng pháp học tập. Lúc này, Trung tâm Thông tin - Thƣ viện đƣợc xem là “giảng đƣờng thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp ngƣời học nắm bắt và làm chủ tri thức. Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút đƣợc sự quan tâm của sinh viên. Từ đây cũng đặt ra cho Trung tâm nhiệm vụ và yêu cầu mới. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 11 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên Là những ngƣời thƣờng xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, bài tập và các đề xuất kiến nghị. Đặc điểm nhu cầu tin của họ là vừa mang tính chuyên sâu, vừa mang tính mới. Nhóm 3: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn Đây là nhóm ngƣời dùng tin không thƣờng xuyên của Trung tâm, tuỳ theo các khoá đào tạo ngắn hạn của nhà trƣờng. Nhóm 4: Học viên cao học và sinh viên tại chức Học viên cao học là những ngƣời đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều có kinh nghiệm. Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chƣơng trình đào tạo của họ. Đối với sinh viên tại chức, là đối tƣợng ngƣời dùng tƣơng đối nhiều nhƣng không thƣờng xuyên. Họ chủ yếu lên thƣ viện nhiều vào mùa thi, đôi khi họ không chỉ đến để tìm tài liệu mà còn phục vụ nhu cầu giải trí của họ. 1.3. Nguồn thông tin của Trung tâm * Thư viện trung tâm Tầng 1, gồm có các loại tƣ liệu sau: + Tƣ liệu Tiếng Việt: sách cũ và mới nhập, đã biên mục vào máy tính. + Tƣ liệu tra cứu: từ điển bách khoa, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, từ điển Nho – Phật – Đạo, bách khoa thƣ, almanach, số liệu thống kê bằng các thứ tiếng… + Tƣ liệu dành riêng: Luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học. + Tƣ liệu tự chọn chƣa biên mục: Sách nhiều thứ tiếng đã xử lý an ninh nhƣng chƣa biên mục vào máy đƣợc tập trung tại mỗi phòng tƣ liệu nhằm đáp ứng nhanh nhất yêu cầu bạn đọc và tiết kiệm không gian tƣ liệu. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 12 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh Tầng 2, bao gồm: + Tƣ liệu tiếng nƣớc ngoài (Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha…), những tài liệu này đƣợc phân theo ngôn ngữ. + Tài liệu nghe nhìn. + Tƣ liệu tự chọn chƣa biên mục: Sách nhiều thứ tiếng đã xử lý an ninh nhƣng chƣa biên mục vào máy đƣợc xếp giá tại các phòng tƣ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và tiết kiệm không gian tƣ liệu. Tầng 3: Phục vụ thông tin mạng: + Tra cứu thông tin mạng. + Tập huấn và hội thảo. + Cơ sở dữ liệu trực tuyến: Proquest Central. + Các phần mềm dạy và học Tiếng Anh trực tuyến qua mạng. + Cơ sở dữ liệu trên CD – ROM. Tầng 4, bao gồm: + Báo, tạp chí + Dịch vụ nƣớc, café phục vụ bạn đọc tại chỗ. * Vốn tài liệu: Hiện nay Trung tâm đang sở hữu một khối lƣợng vốn tài liệu đa dạng và phong phú. Trung tâm có hơn 39.000 tƣ liệu đã đƣợc xử lý và đƣa ra phục vụ bạn đọc, ngoài ra nguồn tƣ liệu còn đƣợc bổ sung thƣờng kỳ. Với đặc thù là một trƣờng đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần lớn nguồn tài liệu của Trung tâm là ngoại văn với nhiều thƣ tiếng khác nhau nhƣ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha… Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nƣớc ngoài. Cụ thể nhƣ sau: + Thống kê theo ngôn ngữ tài liệu: Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 13 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh - Đầu ấn phẩm: Tổng số 27.907 - Tỷ lệ đầu ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu: Tiếng Anh: 63, 22%; Tiếng Việt: 20,65% ; Các thứ tiếng khác: 16,13%. - Bản ấn phẩm: Tổng số 39.724 - Tỷ lệ bản ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu: Tiếng Anh: 59,28%; Tiếng Việt: 22,30%; Các thứ tiếng khác: 18,42%. + Thống kê theo dạng tài liệu: - Đầu ấn phẩm: Tổng số 27.907 - Tỷ lệ đầu ấn phẩm theo dạng tài liệu:Sách: 69,42% ; Nguồn tin điện tử: 21,11% ; Các loại khác: 9,47% - Bản ấn phẩm: Tổng số 39.724 - Tỷ lệ bản ấn phẩm theo dạng tài liệu: Sách: 75,39% ; Nguồn tin điện tử: 14,44% ; Các loại khác: 10,17% + Cơ sở dữ liệu: Trung tâm đã xây dựng một hệ thống CSDL bao gồm hơn 27.344 biểu ghi đƣợc biên mục chi tiết và hơn 1000 biểu ghi CSDL tra cứu; phấn đấu đạt 90.000 biểu ghi chất lƣợng cao vào năm 2010. Ngoài ra, Trung tâm có cơ sở dữ liệu nƣớc ngoài trực tuyến: Proquest Central (http://www.umi.com/cookiecutter). Trung tâm có hƣớng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website của Trung tâm và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này. 1.4. Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn hiện nay. Trƣờng Đại học Hà Nội đã và đang thực hiện quá trình đa ngành hóa các loại hình đào tạo, góp phần quan trọng sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực vừa có trình độ chuyên môn cao, vừa giỏi ngoại ngữ phục vụ các ngành kinh tế mũi nhọn của đất nƣớc và có thể đáp ứng nhu cầu làm việc trong môi trƣờng quốc tế - cũng có nghĩa là vấn đề nâng cao chất lƣợng đào tạo luôn đƣợc đặt lên hàng Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 14 Khóa luận tốt nghiệp Bùi Thị Linh đầu. Bên cạnh các yếu tố để nâng cao chất lƣợng đào tạo nhƣ: chất lƣợng đội ngũ giảng viên, cơ sở vật chất thì nguồn lực thông tin đƣợc coi là yếu tố vô cùng quan trọng, bởi vì mọi hoạt động nghiên cứu, học tập, giảng dạy của giảng viên cũng nhƣ sinh viên sẽ không đƣợc đáp ứng nếu thiếu đi yếu tố nguồn lực thông tin. Chính vì vậy, phải nói rằng nguồn lực thông tin là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu đƣợc trong hoạt động nghiên cứu, học tập của giảng viên và sinh viên trong trƣờng. Hay nói cách khác, Trung tâm TT – TV ĐHHN phục vụ giáo dục – đào tạo và nghiên cứu khoa học. Thông qua việc nghiên cứu tài liệu, ngƣời dùng tin có thể tự nâng cao, bồi dƣỡng thêm kiến thức cho mình, biến quá trình đào tạo của nhà trƣờng thành quá trình tự đào tạo, khắc phục đƣợc lối giảng dạy truyền thụ một chiều. Nguồn thông tin trong Trung tâm đƣợc coi là một nguồn tài nguyên có giá trị đặc biệt đối với việc nghiên cứu KHCN, góp phần giải quyết các vấn đề về thực tiễn cho kinh tế - xã hội đặt ra của ĐHHN. Nguồn tài nguyên này khi đƣợc sử dụng sẽ không bị cạn kiệt mà ngƣợc lại đƣợc tăng lên do bổ sung những thông tin mới. Theo số liệu tính toán cho thấy cứ 40 – 50 năm, tri thức của loài ngƣời đƣợc tăng lên gấp đôi và thời gian của một chu kỳ tăng gấp đôi có xu hƣớng ngắn lại. Vì vậy, việc thu thập, xử lý, khai thác và truyền tải thông tin của Trung tâm (bảo đảm đáp ứng đƣợc đầy đủ các loại hình tài liệu phục vụ cho học tập, nghiên cứu của ngƣời dùng tin trong trƣờng) có tác dụng thúc đẩy và nâng cao hiệu quả nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong trƣờng, đáp ứng đƣợc nguồn nhân lực chất lƣợng cao và nhân tài KHCN cho đất nƣớc trong giai đoạn công nghiệp hóa - hiện đại hóa. Hiện nay, Trung tâm đã phục vụ hơn 10.848 bản sách tiếng Việt, 28.876 bản sách ngoại văn, 998 bản luận văn, luận án và 166 tên tạp chí khác nhau cho bạn đọc Trung tâm, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của sinh viên và giảng viên trong trƣờng. Lớp: K50 Thông tin - Thư viện 15