Tài liệu Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở việt nam

[[ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------------- TẠC THỊ MINH HUYỀN TỔNG THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC Hà Nội – 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------------- TẠC THỊ MINH HUYỀN TỔNG THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS.NGƢT Vũ Thị Phụng Hà Nội – 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Công trình này chƣa từng đƣợc công bố trên bất cứ phƣơng tiện nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày tháng năm 2017 HỌC VIÊN Tạc Thị Minh Huyền i LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận đƣợc rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía các cơ quan, các trƣờng học nhƣ: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng; trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh); trường Đại học Nội vụ; trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông (Đại học Thái Nguyên); các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòngtrường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), đặc biệt là ngƣời hƣớng dẫn khoa học – PGS.TS.NGƯT Vũ Thị Phụng. Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó. Đề tài “Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam” mang tính tổng hợp liên ngành, cần sử dụng nhiều kiến thức của ngành công nghệ thông tin. Là ngƣời đƣợc đào tạo chuyên ngành Lƣu trữ học nên vốn kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế, vì vậy tác giả rất mong nhận đƣợc sự đóng góp của quý Thầy cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để luận văn của tôi đƣợc hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hƣớng nghiên cứu tiếp theo. Tôi xin chân thành cảm ơn!. Hà Nội, ngày tháng năm 2017 HỌC VIÊN Tạc Thị Minh Huyền ii MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................1 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC .....8 VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM ..................................................................................................................8 1.1. Các khái niệm và thuật ngữ đƣợc sử dụng phổ biến trong luận văn ...............8 1.1.1. Khái niệm “tổng thuật” .............................................................................8 1.1.2. Thuật ngữ “công trình nghiên cứu khoa học” ..........................................8 1.1.3. Thuật ngữ “công nghệ thông tin” và “ứng dụng công nghệ thông tin”....8 1.1.4. Thuật ngữ “công tác lƣu trữ” và “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ” ................................................................................................9 1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam ...................................................................10 1.2.1. Về số lƣợng và loại hình .........................................................................10 1.2.2. Về thời gian và tác giả thực hiện ............................................................12 1.2.3. Về nội dung ............................................................................................15 1.2.4. Về phƣơng pháp nghiên cứu...................................................................20 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1............................................................................................23 CHƢƠNG 2: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM .............................................24 2.1. Những nghiên cứu về các thuật ngữ liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ......................................................................................24 2.1.1. Thuật ngữ “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ” .......24 2.1.2. Thuật ngữ “tài liệu điện tử”, “tài liệu lƣu trữ điện tử” và “quản lý tài liệu điện tử” .............................................................................................................25 2.1.3. Thuật ngữ “số hóa tài liệu lƣu trữ” .........................................................32 2.1.4. Thuật ngữ “hồ sơ điện tử”, “lập hồ sơ điện tử” và “quản lý hồ sơ điện tử” .....................................................................................................................34 2.1.5. Thuật ngữ “hệ thống thông tin tài liệu lƣu trữ” ......................................37 2.1.6. Thuật ngữ “cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ” và “xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ” .....................................................................................38 2.1.7. Thuật ngữ “kho hồ sơ số” (kho lƣu trữ điện tử) .....................................40 2.1.8. Thuật ngữ “công nghệ lập bản sao bảo hiểm” ........................................41 iii 2.1.9. Thuật ngữ “công nghệ điện toán đám mây” ...........................................42 2.1.10. Thuật ngữ “phòng đọc ảo” (phòng đọc trực tuyến) ..............................43 2.2. Những nghiên cứu về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ....................................................................................................................43 2.2.1. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý công tác lƣu trữ .........................................................................................................44 2.2.2. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lƣu trữ ......45 2.3. Những nghiên cứu về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ .............................................................................................47 2.4. Những nghiên cứu về nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ .............................................................................................................48 2.4.1. Nghiên cứu những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ .................................................................................................49 2.4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý công tác lƣu trữ .52 2.4.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lƣu trữ .........................53 2.5. Những nghiên cứu về các giải pháp công nghệ để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ..............................................................................................57 2.6. Những nghiên cứu về điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ..............................................................................................................63 2.7. Những tài liệu, tƣ liệu đƣợc sử dụng trong các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ...............................66 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2............................................................................................70 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN TIẾP TỤC NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM .........................................................................................................................71 3.1. Đối với những vấn đề đã đƣợc đề cập và giải quyết trong các công trình nghiên cứu .............................................................................................................71 3.1.1. Về hệ thống thuật ngữ ............................................................................71 3.1.2. Về khả năng ứng dụng ............................................................................74 3.1.3. Về nội dung ứng dụng ............................................................................75 3.1.4. Về giải pháp công nghệ .........................................................................75 3.1.5. Về điều kiện ứng dụng ...........................................................................76 3.2. Đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu .............................................77 iv 3.2.1. Nghiên cứu các biện pháp để tiếp tục triển khai ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ .................................................................................................77 3.2.2. Nghiên cứu xây dựng kho lƣu trữ thông minh .......................................80 3.2.3. Nghiên cứu về triển lãm tài liệu lƣu trữ trực tuyến ................................86 3.2.4. Nghiên cứu một số vấn đề khác .............................................................93 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3............................................................................................98 KẾT LUẬN ...............................................................................................................99 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................100 PHỤ LỤC ................................................................................................................103 v DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Công nghệ thông tin Cơ sở dữ liệu Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc Cục Lƣu trữ - Văn phòng Trung ƣơng Đảng Trƣờng Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên ĐH KHXH&NV – ĐHQGHN Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn ĐH KHXH&NV – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh ĐHQGTPHCM Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội ĐH NVHN Đơn vị tính Đvt Đề tài khoa học ban đảng ĐTKHBĐ Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng LTH&QTVP Nghiên cứu khoa học NCKH Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam VTLTVN Tài liệu điện tử TLĐT Tài liệu lƣu trữ TLLT Trung tâm lƣu trữ Quốc gia TTLTQG CNTT CSDL Cục VT< NN Cục LT – VPTWĐ ĐH CNTT&TT – ĐHTN vi DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Số lƣợng và loại hình của các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. (Nguồn: Tác giả tổng hợp) ...................................................11 Bảng 1.2: Tổng hợp các công trình NCKH theo nội dung ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp)..............................................................15 Bảng 1.3: Tổng hợp các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp). ........................................18 Bảng 2.1: Tổng hợp về những điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ (Nguồn: Tác giả tổng hợp) ........................................................................................63 vii DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 01: Tỉ lệ các loại hình NCKH về ứng dụng CNTT ........................... 11 trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. ................................................................. 11 Biểu đồ 02: So sánh số lƣợng các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ qua các năm (từ năm 1986 đến năm 2016) ........................... 12 Biểu đồ 03: Số lƣợng các công trình NCKH theo giải pháp công nghệ để ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. ................................................................ 19 viii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3.1: Kiến trúc hệ thống của kho lƣu trữ thông minh. .......................................84 Hình 3.2: Liệt kê chi tiết các mô đun của hệ thống ..................................................85 ix LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Là một cán bộ giảng dạy trong ngành lƣu trữ, trải qua quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã yêu thích và dành sự quan tâm đặc biệt đến vấn đề triển lãm TLLT trực tuyến. Tôi dự định sẽ chọn “Nghiên cứu về triển lãm TLLT trực tuyến” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình. Đây là một trong những nội dung của ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. Khi tiến hành tìm hiểu tổng quan lịch sử nghiên cứu vấn đề, tôi đã gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm và thu thập các tài liệu tham khảo có liên quan đến đề tài. Lúc đó tôi đã đặt ra câu hỏi: Ở Việt Nam đã có bao nhiêu công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ?, trong đó đã có công trình nào nghiên cứu về triển lãm TLLT trực tuyến hay chƣa? Thật khó để trả lời ngay câu hỏi đó! Bởi qua tìm hiểu, tôi nhận thấy chƣa có bất kỳ đề tài nào tổng hợp các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. Điều đó càng khiến tôi băn khoăn: Ở Việt Nam đã có nhiều công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ chƣa Các công trình nghiên cứu đó đã giải quyết đƣợc những vấn đề gì và ở mức độ nào? Xuất phát từ câu hỏi trên, tác giả đặt ra các giả thuyết nhƣ sau: Giả thuyết thứ nhất: Ở Việt Nam đã có rất nhiều công trình NCKH và đã giải quyết đƣợc hầu hết các vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. Giả thuyết thứ hai là ở Việt Nam đã có nhiều công trình NCKH và giải quyết đƣợc một số vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, nhƣng vẫn còn nhiều vấn đề chƣa đƣợc giải quyết. Giả thuyết thứ ba, cũng có thể là ở Việt Nam có ít công trình NCKH và việc giải quyết các vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ còn khá khiêm tốn. Trong phạm vi luận văn, tác giả hƣớng nghiên cứu theo giả thuyết thứ hai đặt ra. Việt Nam đã có nhiều công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, tuy nhiên tính đến thời điểm hiện nay chƣa có công trình nghiên cứu nào trả lời câu hỏi mà tác giả băn khoăn. Xuất phát từ những khó khăn và câu hỏi băn khoăn của bản thân trong quá trình tìm kiếm tài liệu có liên quan đến đề tài; bên cạnh đó, nơi tác giả theo học Khoa LTH&QTVP, Trƣờng ĐH KHXH&NV (ĐHQGHN) đã và đang triển khai thực hiện đề tài NCKH cấp Đại học Quốc gia, nhằm mục tiêu tổng kết, đánh giá tình hình nghiên cứu về lƣu trữ học ở Việt Nam trong 50 năm. Hơn nữa đƣợc sự ủng hộ của giáo viên hƣớng dẫn, tôi đã quyết định thay đổi hƣớng nghiên cứu, vừa nhằm trả lời cho câu hỏi của bản thân, vừa có thể hỗ trợ, giúp cho các nhà nghiên cứu sau tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. 1 Trong bối cảnh thế giới đang ở giai đoạn phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4, còn đƣợc gọi là cuộc cách mạng số, đã và đang đặt ra cho hoạt động lƣu trữ Việt Nam nhiều cơ hội cũng nhƣ thách thức. Sự phát triển nhƣ vũ bão của CNTT đã giúp cho việc quản lý, thu thập và xử lý thông tin với tốc độ nhanh và chính xác cao. Ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ trở thành một nhu cầu tất yếu, qua đó sẽ góp phần đổi mới ngành Lƣu trữ ở Việt Nam. Trong “Quy hoạch ngành Văn thƣ Lƣu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” đƣợc ban hành theo Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ đã xác định một trong những mục tiêu cụ thể là: “Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, ứng dụng CNTT đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ” [2]. Trên thế giới, ở các nƣớc phát triển nhƣ Mỹ, Anh, Australia, Đức…từ cuối những năm 80 đầu năm 1990 việc ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ đã đƣợc nghiên cứu, triển khai ứng dụng rộng rãi. Ở nƣớc ta, công cuộc cải cách hành chính cũng đƣợc tiến hành từ đầu những năm 1990 của thế kỷ XX, nhằm hƣớng đến sự thay đổi của cơ chế hành chính hiện hành phù hợp với yêu cầu của thời kỳ phát triển mới của đất nƣớc. Công tác lƣu trữ có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nƣớc, do đó công tác này đòi hỏi cần đƣợc đổi mới và nâng cao hơn nữa để góp phần vào nền hành chính hiện đại. Với những mong muốn của bản thân, tác giả nhận thấy cần thiết phải tổng thuật các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ; qua đó đề xuất các vấn đề cần đƣợc tiếp tục nghiên cứu bổ sung, để lấp đầy những khoảng trống trong nghiên cứu về lƣu trữ học, góp phần vào mục tiêu hiện đại hóa công tác lƣu trữ ở Việt Nam hiện nay. Xuất phát từ những lý do trên, tác giả quyết định lựa chọn đề tài: “Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Dƣới sự tác động mạnh mẽ của tiến bộ khoa học công nghệ, việc ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam là xu hƣớng tất yếu, thúc đẩy số lƣợng các công trình nghiên cứu ngày càng gia tăng. Điều đó không chỉ thể hiện qua số lƣợng, mà ở cả loại hình, phƣơng pháp và nội dung các nghiên cứu. Các công trình NCKH đi trƣớc đã góp phần giải quyết một số vấn đề nhƣ: Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu; trong công tác bảo quản, tu bổ, phục chế TLLT; trong quản lý và tra tìm tài liệu hay ứng dụng CNTT trong tổ chức khai thác và sử dụng TLLT. 2 Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đã nhận đƣợc sự quan tâm của nhiều tác giả cụ thể nhƣ: - Đề tài NCKH cấp Nhà nƣớc do tác giả Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm: “Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động TLLT quốc gia” nghiệm thu năm 1990; - Tác giả Dƣơng Văn Khảm còn chủ nhiệm các đề tài NCKH cấp Bộ phải kể đến nhƣ: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý TLLT”; “Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn ngạch công chức lưu trữ” (nghiệm thu năm 1998); - Tác giả khác nhƣ Lê Văn Năng với đề tài NCKH cấp Bộ “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” (nghiệm thu năm 1999);… Kết quả nghiên cứu của các đề tài trên chính là cơ sở để Cục VT< NN xây dựng, chuyển giao và cung cấp các phần mềm ứng dụng trong hoạt động lƣu trữ; đồng thời là căn cứ để Cục ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. Những năm gần đây, vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ tiếp tục đƣợc đầu tƣ nghiên cứu ở nhiều loại hình khác nhau, trong đó luận văn thạc sỹ chiếm số lƣợng khá lớn, điển hình nhƣ một số luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ học của Khoa LTH&QTVP, Trƣờng ĐH KHXH&NV (ĐHQGHN) sau đây: - Luận văn thạc sỹ của Trịnh Quang Rung (2014), “Số hóa TLLT tại kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; - Luận văn thạc sỹ Nguyễn Thị Thành (2014), “Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công An”; - Luận văn thạc sỹ của tác giả Đỗ Thu Hiền (2014), “Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác sử dụng TLLT ở Việt Nam”; - Luận văn thạc sỹ của tác giả Khuất Thị Kim Chi (2015), “Nghiên cứu xây dựng va quản lý CSDL TLLT Sở quy hoạch kiến trúc Hà Nội”,… Những công trình NCKH kể trên đã đi sâu vào từng vấn đề cụ thể nhƣ: số hóa TLLT, xây dựng và quản lý CSDL TLLT, xây dựng phòng đọc ảo…; góp phần giúp cho các cơ quan, tổ chức khác trong cả nƣớc học hỏi và vận dụng, phục vụ công tác tổ chức bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT ngày càng hiệu quả, hiện đại hơn. 3 Bên cạnh đó, các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo NCKH của sinh viên các trƣờng Đại học đào tạo về lƣu trữ cũng đề cập đến vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở các góc độ và phạm vi khác nhau. Ngoài ra, trong thời gian từ năm 1986 đến năm 2016, các bài báo trên các tạp chí chuyên ngành nhƣ: Tạp chí VTLTVN, Tạp chí Dấu ấn thời gian… cũng đã nhận đƣợc sự quan tâm lớn của các học giả, nghiên cứu trao đổi về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. Trong các công trình nghiên cứu nói trên, ở phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đều đã hệ thống và đánh giá bƣớc đầu về các công trình có liên quan đến nội dung của luận văn. Tuy nhiên chƣa có bất kỳ công trình nào tổng thuật, đánh giá những nội dung và kết quả nghiên cứu của các công trình trƣớc đó. Do đó, đề tài “Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở Việt Nam” không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào đi trƣớc. 3. Mục tiêu của đề tài Đề tài này hƣớng đến các mục tiêu chính sau đây: Thứ nhất, hệ thống, tổng thuật và bƣớc đầu đánh giá kết quả của các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. Thứ hai, đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. 4. Nhiệm vụ của đề tài Để thực hiện đƣợc các mục tiêu nêu trên, đề tài đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chính sau đây: - Làm rõ sự cần thiết của việc tổng thuật các công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. - Hệ thống, nhận xét và đánh giá kết quả của các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ. - Đề xuất những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. 5. Đối tƣợng nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là: Các công trình NCKH có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ nhƣ: Đề tài NCKH các cấp, luận án, luận văn thạc sỹ, báo cáo NCKH, khóa luận tốt nghiệp, bài báo tại các Hội thảo khoa học, bài báo trên các Tạp chí chuyên ngành,… 4 6. Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: Cách mạng thông tin ở trên thế giới phát triển mạnh mẽ trong những thập kỷ 80, 90 và đặc biệt là những năm cuối của thế kỷ XX. Ở Việt Nam, Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI (12/1986) đã mở đầu cho công cuộc đổi mới toàn diện và đồng bộ của cách mạng nƣớc ta. Sự tác động của khoa học kỹ thuật, cùng với quá trình hội nhập quốc tế đã góp phần đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong tất cả các ngành, các lĩnh vực, ngành lƣu trữ cũng không ngoại lệ. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả giới hạn thời gian nghiên cứu các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam từ năm 1986 đến năm 2016. - Về không gian: Đề tài tổng thuật các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ tại các cở sở giáo dục, đào tạo về lƣu trữ trong cả nƣớc nhƣ: Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Đại học Nội vụ, Đại học CNTT và Truyền thông (Đại học Thái Nguyên), Đại học Đông Á (Đà Nẵng), Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh),…; tại các cơ quan quản lý về lƣu trữ nhƣ: Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Cục Lƣu trữ - Văn phòng Trung ƣơng Đảng;… + Ngoài ra, tác giả còn nghiên cứu các bài báo của các học giả trong nƣớc đăng trên các Tạp chí chuyên ngành nhƣ: Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian và một số Tạp chí khác. 7. Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo và phƣơng pháp nghiên cứu 7.1. Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng các nguồn tƣ liệu sau đây: - Các công trình nghiên cứu về lƣu trữ học nhƣ: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, TLĐT trong quản lý (Sách dịch), Cải tiến công tác quản lý TLĐT…; - Các luận án, luận văn thạc sỹ, kỷ yếu Hội thảo khoa học, đề tài NCKH các cấp của giảng viên và sinh viên tại các cơ sở giáo dục đào tạo về lƣu trữ; - Đề tài NCKH các cấp, kỷ yếu Hội thảo khoa học của Cục VT< NN, Cục LT - VPTWĐ...; - Các bài báo đăng trên các Tạp chí chuyên ngành nhƣ: Tạp chí VTLTVN, tạp chí Dấu ấn thời gian,… 5 - Một số website chuyên ngành của Việt Nam và của một số nƣớc phát triển trên thế giới nhƣ: Anh, Mỹ, Australia... 7.2. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu chính nhƣ sau: - Phương pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này trên cơ sở vận dụng phép biện chứng duy vật và chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin. Đây là những phƣơng pháp mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Dựa trên phƣơng pháp này giúp tác giả đặt các công trình trong những thời điểm lịch sử nhất định khi phân tích, hệ thống và nhận xét về các kết quả nghiên cứu. - Phương pháp hệ thống: Đây là một trong những phƣơng pháp quan trọng giúp tác giả thực hiện đề tài này. Qua quá trình tìm hiểu các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam, tác giả hệ thống, khái quát các công trình dựa trên các tiêu chí khác nhau nhƣ: Số lƣợng, loại hình; thời gian; tác giả thực hiện; nội dung nghiên cứu; giải pháp công nghệ áp dụng; đồng thời phân tích và đánh giá kết quả nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ dƣới các góc độ khác nhau. - Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là phƣơng pháp đƣợc tác giả sử dụng để phân tích nội dung và kết quả của các công trình có liên quan đến đề tài, qua đó đánh giá và đề xuất những vấn đề cần tiếp tục đƣợc nghiên cứu. - Phương pháp so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phƣơng pháp này để so sánh các quan điểm khác nhau trong các công trình NCKH về cùng một vấn đề cụ thể. Các phƣơng pháp nêu trên đƣợc tác giả sử dụng đan xen, phối hợp trong toàn bộ luận văn. 8. Dự kiến bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần Nội dung chính của luận văn gồm 3 chƣơng nhƣ sau: CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM Trong chƣơng này, tác giả trình bày và làm rõ các khái niệm, thuật ngữ đƣợc sử dụng phổ biến trong Luận văn nhƣ: khái niệm “tổng thuật”, “công trình NCKH”, “CNTT”, thuật ngữ “ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ”. Đồng thời, trình bày tổng quan các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt 6 Nam theo số lƣợng, loại hình, thời gian và tác giả thực hiện, về nội dung và phƣơng pháp nghiên cứu. CHƢƠNG 2: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM Ở chƣơng này, tác giả tổng hợp và phân tích kết quả nghiên cứu của 50 công trình NCKH (đã đƣợc chọn lọc) về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ nhƣ: Những nghiên cứu về thuật ngữ; về khả năng ứng dụng; tầm quan trọng; những nội dung của ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ; về các giải pháp công nghệ và điều kiện ứng dụng. CHƢƠNG 3: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN TIẾP TỤC NGHIÊN CỨU VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM Trên cơ sở những nhận xét, đánh giá của chƣơng 2, tác giả bàn luận về những vấn đề đã đƣợc nghiên cứu nhƣng chƣa thống nhất hoặc còn nhiều tranh cãi. Đồng thời đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. 9. Đóng góp của đề tài Đây là đề tài đầu tiên tổng thuật, đánh giá các công trình NCKH về ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ ở Việt Nam. Kết quả nghiên cứu của luận văn giúp cho các nhà khoa học và những ngƣời quan tâm đến vấn đề này có cái nhìn tổng quan, tiết kiệm thời gian, công sức thu thập tài liệu, đồng thời có căn cứ để tiếp tục nghiên cứu bổ sung, lấp đầy những “khoảng trống” trong nghiên cứu. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn giúp các cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ, các cơ quan lƣu trữ chuyên trách nói riêng và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong cả nƣớc nói chung có thể tham khảo để xây dựng kế hoạch, triển khai vận dụng cho phù hợp, tận dụng tối đa thành tựu của khoa học công nghệ, nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, hƣớng tới mục tiêu hiện đại hóa công tác này ở nƣớc ta. 7 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM 1.1. Các khái niệm và thuật ngữ đƣợc sử dụng phổ biến trong luận văn Để tiện theo dõi các nội dung của luận văn, tác giả làm rõ một số khái niệm, thuật ngữ có liên quan dƣới đây: 1.1.1. Khái niệm “tổng thuật” Tổng thuật là một khái niệm không mới ở Việt Nam. Tuy nhiên, qua tìm hiểu các Từ điển tiếng Việt uy tín, thì khái niệm này chƣa có nhiều định nghĩa. Theo cách hiểu của tác giả, “tổng” có nghĩa là tổng hợp lại các nội dung, các vấn đề nhất định, “thuật” nghĩa là tƣờng thuật lại, trình bày lại các nội dung, các vấn đề theo trình tự hoặc theo một logic nhất định. Trong quá trình “tổng thuật” cần đảm bảo tính hệ thống hoặc theo nguyên tắc nhất quán. 1.1.2. Thuật ngữ “công trình nghiên cứu khoa học” Theo tác giả Vũ Cao Đàm:“NCKH là một hoạt động xã hội, hướng vào việc tìm kiếm những điều mà khoa học chưa biết; hoặc là phát hiện bản chất sự vật, phát triển nhận thức khoa học về thế giới; hoặc là sáng tạo phương pháp mới và phương tiện kỹ thuật mới để cải tạo thế giới”[13, tr.20]. NCKH có thể đƣợc thực hiện dƣới nhiều phƣơng pháp và cách thức khác nhau nhằm thực hiện một nhiệm vụ nghiên cứu nào đó. Nhƣ vậy, công trình NCKH đƣợc hiểu là một hình thức thực hiện hoạt động NCKH do một ngƣời hoặc một nhóm ngƣời thực hiện, dƣới các dạng nhƣ: đề tài NCKH các cấp, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo hội nghị NCKH, bài viết tạp chí… 1.1.3. Thuật ngữ “công nghệ thông tin” và “ứng dụng công nghệ thông tin” Ở Việt Nam, thuật ngữ CNTT lần đầu đƣợc định nghĩa trong Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển CNTT ở nƣớc ta trong những năm 90. Theo đó, “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” [6]. Theo Từ điển CNTT - Điện tử - Viễn thông Anh Việt (2004): “CNTT (Information technology) là: Sự thu nhận, xử lý, lưu giữ và phổ biến thông tin tiếng nói, hình ảnh, văn bản và số nhờ tổ hợp dựa trên vi điện tử của tin học, viễn thông và kỹ thuật video”[21, tr.658]. CNTT là sự quy tụ của các kỹ thuật tin học, viễn 8 thông và video, tin học cung cấp khả năng xử lý và lƣu giữ thông tin, viễn thông cung cấp phƣơng tiện để truyền nó và kỹ thuật video cung cấp thiết bị hiển thị hình ảnh chất lƣợng cao. Cũng theo Từ điển CNTT - Điện tử - Viễn thông Anh Việt, ứng dụng (application) theo nghĩa danh từ: “Là chương trình máy tính nhằm giúp cho con người thực hiện một loại công việc nào đó. Do đó, chương trình ứng dụng khác với hệ điều hành (chạy máy tính), chương trình tiện ích (thực hiện bảo trì và những công việc đa năng khác), và ngôn ngữ (để viết chương trình máy tính)” [21, tr.51]. Ví dụ những ứng dụng khoa học, chƣơng trình ứng dụng… Ứng dụng theo nghĩa động từ đƣợc hiểu là việc đem lý thuyết dùng vào thực tiễn [29]. Ví dụ: ứng dụng kỹ thuật mới vào công tác chọn giống. Chúng ta có thể hiểu “ứng dụng CNTT” theo nghĩa động từ đó là: việc triển khai, thực hiện các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời và xã hội. 1.1.4. Thuật ngữ “công tác lưu trữ” và “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ (năm 1990): “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT” [9, tr.15]. Từ nhận định trên, chúng ta thấy rằng công tác lƣu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, trƣớc những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nƣớc, quản lý xã hội, công tác lƣu trữ cần đƣợc xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong TLLT là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã đƣợc thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trƣng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của TLLT quy định. Trong đề tài luận văn này, công tác lƣu trữ đƣợc dùng gồm 02 nội dung: quản lý công tác lƣu trữ và các nghiệp vụ lƣu trữ. Quản lý công tác lƣu trữ bao gồm: Tổ chức bộ máy; xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo và hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ; quản lý nhân sự làm lƣu trữ; tổ chức kho tàng và trang thiết bị; kiểm tra, đánh giá công tác lƣu trữ. Nghiệp vụ lƣu trữ bao gồm các nội dung chính: Tổ chức 9