Tài liệu TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU TỈNH GIA LAI

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRẦN XUÂN HUÂN TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, Tháng 12, Năm 2020 i BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRẦN XUÂN HUÂN TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm Hà Nội, Tháng 12, Năm 2020 ii LỜI CAM ĐOAN Luận văn “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai” là công trình nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫn của Giáo sư, Tiến sĩ khoa học Nguyễn Văn Thâm. Các thông tin, số liệu trong luận văn là trung thực, được phân tích, thu thập thực tế tại Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai. Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác. Tác giả luận văn Trần Xuân Huân i LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn đến quý Thầy, Cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Đào tạo sau đại học của trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho học viên trong quá trình học tập tại trường. Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là nền tảng để tôi thực hiện luận văn mà còn là nền tảng cho quá trình nghiên cứu và học tập sau này. Đặc biệt, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến Giáo sư, Tiến sĩ khoa học Nguyễn Văn Thâm, người trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và động viên, khích lệ rất nhiều để tôi có thể hoàn thành luận văn này. Tôi xin cảm ơn tập thể lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐNDUBND thành phố Pleiku, lãnh đạo cơ quan nơi tôi đang công tác, cùng toàn thể các anh, chị Văn phòng HĐND-UBND thành phố Pleiku đã phối hợp giúp tôi hoàn thành luận văn. Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy, Cô để học viên hoàn thiện luận văn tốt hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! ii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ cái viết tắt 1 HĐND&UBND 2 UBND Tên viết tắt Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân iii DANH MỤC CÁC HÌNH Trang Hình số 01:Tài liệu được lưu khi khảo sát các đơn vị để tiến hành thu thập ...........26 Hình số 02:Tủ đựng tài liệu khảo sát tại các đơn vị ............................................. 26 Hình số 03:Biểu đồ thống kê số mét chỉnh lý từ năm 2013 đến năm 2018 ............ 28 Hình số 04:Kho lưu trữ bảo quản tài liệu đã được chỉnh lý .................................. 29 Hình số 05:Giá kệ, hộp hồ sơ bảo quản tài liệu ................................................... 30 Hình số 06:Hệ thống các đầu báo khói, báo cháy trong kho lưu trữ ...................... 30 Hình số 07:Bộ tổng điều khiển báo cháy, đặt tại phòng Nội vụ ............................ 31 Hình số 08:Mục lục hồ sơ vĩnh viễn ................................................................... 32 Hình số 09:Giao diện phần mềm phục vụ khai thác hồ sơ lưu trữ ......................... 33 Hình số 10:Giao diện phần mềm quản lý văn bản điều hành ................................ 34 Hình số 11:Biểu đồ thể hiện số lượt người khai thác từ năm 2013 đến năm 2018 ..... 34 Hình số 12:Biểu đồ thể hiện số lượt hồ sơ khai thác từ năm 2013 đến 2018........ 35 Hình số 13:Phần mềm quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh ......... 36 iv DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Trang Bảng số 01:Bản thống kê số liệu thu thập từ năm 2013 đến năm 2018.......... 25 Bảng số 02:Bản thống kê số liệu chỉnh lý từ năm 2013 đến năm 2018 .......... 27 Bảng số 03:Bản thống kê số liệu hồ sơ đã chỉnh lý từ năm 2013-2018 ......... 28 Bảng số 04:Quy trình quy định trình tự các bước công việc phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc .......................................................... 52 v MỤC LỤC Trang LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ............................................ iii DANH MỤC CÁC HÌNH ................................................................................ iv DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ..................................................................... v MỤC LỤC ........................................................................................................ vi MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ....................................................................................... 7 1.1. Cơ sở lý luận .............................................................................................. 7 1.1.1. Khái niệm Tổ chức....................................................................................................7 1.1.2. Khái niệm Quản lý ....................................................................................................8 1.1.3. Khái niệm Tổ chức tài liệu lưu trữ...........................................................................9 1.1.4. Khái niệm Quản lý tài liệu lưu trữ ...........................................................................9 1.1.5. Nội dung tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ .......................................... 9 1.1.6. Nguyên tắc Tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ.................................... 17 1.1.7. Mục đích Tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ ....................................... 19 1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ................................ 20 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI ................................. 23 2.1. Giới thiệu về thành phố Pleiku................................................................. 23 2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND thành phố Pleiku ........ 23 vi 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku.......................................................23 2.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku (phụ lục số 1)..................23 2.3. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku .....................23 2.3.1. Tài liệu khối Tổng hợp ...........................................................................................23 2.3.2. Tài liệu khối Kinh tế - Xây dựng ...........................................................................24 2.3.3. Tài liệu khối Văn xã ................................................................................................24 2.3.4. Tài liệu Khối nội chính ...........................................................................................24 2.4. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku ....................................................................................... 25 2.4.1. Về nhận thức vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ..................................................................................................................................25 2.4.2. Về thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ....................................25 2.4.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ ...........................................................................................27 2.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ .........................................................................................29 2.4.5. Công tác thống kê, tra cứu và khai thác liệu lưu trữ ............................................31 2.4.6. Quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên ngành ....................................................................35 2.4.7. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin ...............................................................35 2.4.8. Công tác đào tạo, bồi dưỡng ..................................................................................37 2.5. Đánh giá công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku 38 2.5.1. Kết quả đạt được 38 2.5.2. Hạn chế 38 2.5.3. Nguyên nhân 38 Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND TP.PLEIKU ....................... 40 3.1. Nhóm giải pháp chung ............................................................................ 40 vii 3.1.1. Tiếp tục nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ............................................................40 3.1.2. Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ....................................................................................................41 3.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ ...................................................................................42 3.2.1. Đổi mới việc thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ..................42 3.2.2. Tiếp tục thực hiện có chất lượng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ..................42 3.2.3. Đặc biệt làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ trong quá trình chỉnh lý và phân loại hồ sơ ..............................................................................................................46 3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ....................46 3.2.5. Xây dựng và đa dạng hóa công cụ tra cứu để phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất. ............................................................................52 3.2. Những kiến nghị ....................................................................................... 53 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 57 PHỤ LỤC 58 viii MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong lịch sử tồn tại và phát triển, mỗi dân tộc đều để lại cho hậu thế nhiều nguồn di sản quý báu. Trong đó, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể và cá nhân là một loại di sản đặc biệt. Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng, đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới. Chúng được sử dụng như một công cụ để xây dựng và củng cố chế độ chính trị, là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế xã hội, góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc. Tài liệu lưu trữ của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc đều mang những giá trị văn hóa và dấu ấn riêng của dân tộc mình, đất nước mình.Việc nghiên cứu những tài liệu lưu trữ của một quốc gia là để trực tiếp tìm hiểu những giai đoạn phát triển lịch sử và văn hóa của quốc gia đó. Nhận thức được vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ, mỗi nhà nước đều có những chủ trương biện pháp khác nhau nhằm tổ chức quản lý tốt nhất đối với những di sản văn hóa đặc biệt này. Ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký lệnh công bố Luật Lưu trữ, khẳng định “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ có giá trị quan trọng phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, giáo dục, văn hóa... và phục vụ các quyền lợi chính đáng khác của công dân.” Trong hoạt động hàng ngày, tài liệu lưu trữ ghi lại hầu hết các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin giúp cơ quan xây dựng chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác, chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động; giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và các nhu cầu chính đáng khác của công dân. Công tác lưu trữ được coi là một ngành hoạt động quan trọng trong quản lý nhà nước, là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý hành chính nhà 1 nước. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Công tác lưu trữ khi được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính, hướng đến xây dựng nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hiện nay, hồ sơ tài liệu hiện hành của UBND thành phố Pleiku thu từ các bộ phận chuyên môn chủ yếu vẫn tập trung tại Văn phòng HĐND–UBND. Đây là nguồn tài liệu hành chính, mang nhiều ý nghĩa, là nguồn thông tin cực kỳ quan trọng để các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong thành phố Pleiku triển thu thập, cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý các mặt của đời sống kinh tế - xã hôi trong toàn thành phố. Trong những năm qua, công tác lưu trữ của thành phố đã có những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ vẫn còn một số hạn chế. Hiện nay thành phố vẫn thiếu nguồn lực để quản lý tài liệu; kho tàng và trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ còn thiếu. Một số tài liệu từ năm 2013 đến năm 2018 thu về kho và tài liệu lưu trữ tại 13 cơ quan chuyên môn có dấu hiệu bị xuống cấp. Tài liệu còn bó gói, đựng trong các thùng tôn, bao tải, bảo quản tài liệu tạm bợ trong các kho tạm, đầu tủ tương đối nhiều. Đây là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến tài liệu nhanh xuống cấp, hư hỏng, bị côn trùng phá hoại khó tránh khỏi. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban trực thuộc vào lưu trữ hiện hành chưa được thực hiện thường xuyên; Công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tài liệu chưa thực sự được thực hiện đúng theo qui định của Nhà nước; Công tác xác định giá trị tài liệu còn nhiều hạn chế; Công cụ tra cứu tài liệu còn đơn giản, chủ yếu là giấy tờ thống kê trong hộp hồ sơ; chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ. 2 Cán bộ công chức trong quá trình tham mưu, nghiên cứu, tổng hợp rất khó theo dõi công việc, đặc biệt là các vụ việc do nhiều lý do bị kéo dài. Nhiều tài liệu quan trọng có nguy cơ bị thất lạc. Trên thực tế, với khối lượng lớn tài liệu lưu trữ hiện có tại các cơ quan, đơn vị nếu không được quan tâm sớm, có biện pháp tổ chức khoa học thì sẽ dễ dẫn đến tình trạng ngày càng tích đống. Qua thời gian, nguy cơ hư hại tài liệu là điều tất yếu, kể cả những tài liệu quý, có giá trị và tầm quan trọng cao, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong tình hình hiện nay tại UBND thành phố Pleiku. Hiện nay việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ở nhiều nơi, trong đó có thành phố Pleiku của chúng tôi còn nhiều bất cập, chưa phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ. Vì vậy học viên đã chọn đề tài: “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai” làm luận văn cao học và mong muốn đóng góp cho địa phương để làm tốt hơn công tác lưu trữ. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài - Đề tài này từ trước tới nay chưa được nghiên cứu. - Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả đã tìm hiểu và có thể khái quát các công trình nghiên cứu đã có về vấn đề này như sau: + Hoàng Minh Nhu (2014). Nghiên cứu xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình. + Nguyễn Thị Kim Bình, 2005. “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng Công ty 91”. + Một số bài nghiên cứu có đề cập đến những khía cạnh khác nhau của việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa phương cũng đã được đăng trên tạp chí chuyên ngành văn thư lưu trữ. Ví dụ: bài của Vũ Thị Phụng Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam, đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam năm 2008; hay bài của Quốc Thắng Tổ chức 3 văn thư, lưu trữ tại địa phương những khó khăn cần giải quyết, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (6/2009) v.v.. + Giáo trình đại học “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990. + Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” chủ biên: GVC.TS. Chu Thị Hậu, trường Đại học Nôi vụ do NXB Lao động Hà Nội xuất bản năm 2016. Ngoài ra luận văn còn được dựa trên số liệu các báo cáo của UBND thành phố Pleiku... 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài - Mục đích của đề tài: + Phân tích cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ. + Đánh giá tình hình tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku. + Đánh giá tình hình tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của các đơn vị + Đề xuất giải pháp để giải quyết các vấn đề thực tế. - Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài: + Nghiên cứu một cách có hệ thống cơ bản những vấn đề lý luận, phương pháp lý luận về tổ chức và quản lý tài liệu nói chung áp dụng cho tài liệu lưu trữ tại UBND thành phố Pleiku. + Đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai thời gian qua. + Đề xuất một số định hướng và giải pháp góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai, phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành của UBND thành phố trên các mặt về chính trị, kinh tế - xã hội, văn hóa, giáo dục, an ninh - quốc phòng. + Để nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku. 4 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: * Phạm vi nội dung: Tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ gồm những vấn đề như: Tổ chức thu thâp, chỉnh lý, bảo quản và khai thác tài liệu, các cách thức quản lý tài liệu dựa trên nội quy, quy chế, kho tàng và trang thiết bị quản lý tài liệu. * Phạm vi thời gian: Khảo sát thực tế từ năm 2013 đến năm 2018 (lý do tài liệu của UBND thành phố từ năm 2012 trở về trước đã được chỉnh lý, tài liệu từ năm 2013 đến năm 2018 chưa được chỉnh lý nên trong khuôn khổ của một luận văn cao học em chọn mốc thời gian này để nghiên cứu). * Pham vi không gian: khảo sát tại UBND thành phố Pleiku Phạm vi nghiên cứu đề tài luận văn này, tác giả xác định chỉ nghiên cứu việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai từ năm 2013 đến năm 2018. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận nghiên cứu: dựa trên chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. - Phương pháp nghiên cứu thống kê. - Phương pháp hệ thống. - Nghiên cứu tài liệu lý thuyết. - Khảo sát trực tiếp tài liệu. - Khảo sát các điều kiện thực tế tại địa phương. - Nghiên cứu so sánh, phân tích, tổng hợp… 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa lý luận: 5 Là nguồn tài liệu tham khảo để cơ quan nhận thức rõ ràng hơn ý nghĩa của nhiệm vụ này và quan tâm chỉ đạo cũng như đầu tư thỏa đáng cho công tác lưu trữ của UBND thành phố Pleiku. - Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu sẽ góp phần giải quyết một số tồn tại hiện nay trong công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ và nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, lời cám ơn, lời cam đoan, danh mục các chữ viết tắt, danh mục các bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, luận văn được kết cấu thành 3 Chương: Chương 1: Cơ sơ lý luận và pháp lý về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ. Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai. 6 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Khái niệm Tổ chức - Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam: Tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”. - Tổ chức là việc sắp xếp công việc cần phải làm định rõ chức trách nhiệm vụ quyền hạn của mỗi bộ phận cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân nhằm thiết lập môi trường thuận lợi để hoạt động và đạt được mục tiêu đã định trước. - Tổ chức tài liệu là tập hợp, liên kết tài liệu với nhau về một vấn đề cụ thể. Theo các nội hàm trên đây, từ tổ chức được hiểu theo nghĩa là một động từ hành động. Nó đòi hỏi phải có bổ ngữ, nhiều trường hợp có cả trạng ngữ, ví dụ: tổ chức làm việc gì, tổ chức cái gì, tổ chức như thế nào, có hợp lý không? có khoa học không? có đáp ứng được yêu cầu đề ra không? v.v...Theo ý nghĩa như vậy, một câu có dùng từ tổ chức sẽ có hình thứ biểu đạt như sau: Lễ kỷ niệm ngày 20/11 năm nay đã được tổ chức trang trọng và tiết kiệm; Phòng Hành chính –Tổ chức của cơ quan đã được tổ chức lại hợp lý...v.v. Trong luận văn này từ tổ chức được dùng theo nghĩa trên. Khi gắn với các hành vi cụ thể việc tổ chức sẽ cần theo những yêu cầu nhất định. Ví dụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thì cần theo các yêu cầu được đặt ra trong thực tế mà các đơn vị quản lý tài liệu đòi hỏi. Ví như phải bảo đảm rằng sau khi được tổ chức lại tài liệu để có thể khai thác sử dụng tài liệu dẽ dàng, có thể thuận lợi cho bảo quản, thống kê khi cần thiết, phát huy giá trị của tài liệu. Như vậy tổ chức công việc nào đó (như chỉnh lý tài liệu, làm công cụ tra cứu, đánh giá tài liệu...) thì phải có mục tiêu cụ thể, phải có kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu công việc cụ thể là trước mắt và mục tiêu lâu dài, theo đó cần có kế hoạch phù hợp, có sự chuẩn bị về phương 7 tiện, con người v.v...Thiếu mục tiêu việc tổ chức công việc nào cũng sẽ mất phương hướng, còn thiếu kế hoạch thì tổ chức công việc sẽ khó thành công. Nhân đây cũng xin nói thêm rằng từ “Tổ chức” trong nhiều trường hợp còn được hiểu theo ý nghĩa một danh từ. Khi đó “Tổ chức” là một tập hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, có cấu trúc bên trong, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện một hay một số nhiệm vụ chung. Khi ghép với một đối tượng nhất định chúng ta sẽ có một loại hình tổ chức cụ thể, có chức năng và nhiệm vụ cụ thể, ví dụ: Tổ chức Đảng; Tổ chức Nhà nước; Tổ chức chính trị - xã hội; Tổ chức kinh tế, Tổ chức giáo dục; Tổ chức quốc tế; Tổ chức công; Tổ chức tư v.v.. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó. Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống, hoạt động của một tổ chức được xem là hoạt động của một hệ thống cơ cấu có thứ bậc. Trong đó, mỗi bộ phận từ thấp đến cao đều có trách nhiệm đóng góp vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung của tổ chức. Đến lượt mình, mỗi đơn vị tổ chức, mỗi nhánh hệ thống đều có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng theo sự phân công của tổ chức chung. Chẳng hạn, hệ thống có chức năng thu thập, xử lý và khai thác dữ liệu gọi là hệ thống thông tin. Trong luận văn này học viên không dùng từ tổ chức theo nghĩa thứ hai đang nói ở đây. 1.1.2. Khái niệm Quản lý Trong cuốn sách “Khoa học Tổ chức và Quản lý”,1 tác giả Đặng Quốc Bảo quan niệm: “Quản lý là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra những nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức và sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được những mục tiêu cụ thể”. Tác giả này hiểu quản lý như là một hoạt động Còn theo GS Nguyễn Ngọc Quang, “Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể của những người lao động khách thể quản lý nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến”2 Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội, năm xuất bản 1999 [Nguyễn Ngọc Quang 31, tr. 14] 1 2 8 Như vậy, muốn đạt được hiệu quả công việc đòi hỏi người lãnh đạo phải biết cách tổ chức và quản lý, quy tụ sức mạnh của tập thể; không biết cách quản lý lãnh đạo sẽ không hiệu quả. Việc quản lý tài liệu ở đây cũng vậy, muốn quản lý tốt phải xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế về quản lý tài liệu lưu trữ một cách chặt chẽ, khoa học. 1.1.3. Khái niệm Tổ chức tài liệu lưu trữ Tổ chức tài liệu lưu trữ là tập hợp, sắp xếp, liên kết tài liệu với nhau theo một vấn đề hoặc theo một đặc trưng vốn có của tài liệu như thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, vật liệu chế tác v.v. Tổ chức tài liệu là công việc của ngành lưu trữ. 1.1.4. Khái niệm Quản lý tài liệu lưu trữ Quản lý tài liệu lưu trữ là giữ gìn, bảo quản tài liệu theo một số quy đinh nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu, tránh tình trạng bị phân tán, mất mát, khó tra tìm, sử dụng. Quản lý cần có nguyên tắc phương pháp thích hợp. 1.1.5. Nội dung tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” [18]. Đó cũng là nhiệm vụ tổ chức tài liệu, nguyên tắc chung là: Quản lý thống nhất. - Hoạt động quản lý: Thứ nhất, xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ là việc xác định những nội dung cụ thể, các chỉ tiêu cần đạt được, những biện pháp cần thực hiện, khoảng thời gian cần thiết để thực hiện các nội dung công việc nhằm bảo đảm sự phát triển của ngành lưu trữ theo định hướng chung. Việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển có tác dụng to lớn trong trong việc giúp các cơ quan, tổ chức chủ động thực hiện các công việc trong quá trình hoạt động, trên cơ sở đó có những biện pháp kịp thời giúp các cơ quan, đơn vị thực hiện đúng, đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu đề ra. Thứ hai, xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ. 9 Việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ là nhằm tạo hành lang pháp lý quan trọng để các cơ quan, tổ chức quản lý công tác lưu trữ một cách có hiệu quả. Nó là cơ sở pháp lý để các cơ quan quản lý nhà nước thực hiện hoạt động điều hành, quản lý công tác lưu trữ một cách thống nhất, thuận lợi và chính xác theo pháp luật của Nhà nước. Việc hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ có thể thực hiện bằng những văn bản đã cụ thể hóa các vấn đề được nêu ra trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc có thể thông qua hội nghị, các lớp tập huấn, nhằm giúp các cơ quan, tổ chức, cán bộ công chức, viên chức nắm và thực hiện một cách có hiệu quả những nội dung đã được đề cập trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ. Thứ ba, quản lý thống nhất tài liệu thuộc phông lưu trữ. Quản lý thống nhất tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia là yêu cầu và nội dung cơ bản của công tác lưu trữ, chiếm vị trí quan trọng, xuyên suốt trong hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ, nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu, quản lý chặt chẽ tài liệu, tránh tình trạng bị phân tán, mất mát, khó tra tìm, sử dụng. Nếu không thực hiện tốt công tác này thì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự toàn ven của Phông Lưu trữ Quốc gia, quá trình khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ. Thứ tư, thống kê nhà nước về lưu trữ. Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm bảo đảm sự quản lý chặt chẽ của nhà nước đối với công tác lưu trữ. Nội dung công tác này bao gồm: thống kê về tài liệu lưu trữ, tình hình kho tàng, trang thiết bị lưu trữ, tình hình công cụ tra cứu tài liệu, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, tình hình bố trí sử dụng cán bộ lưu trữ. Thông qua đó, giúp cho các cơ quan có cái nhìn tổng quát về công tác lưu trữ tại cơ quan mình, có định hướng cụ thể trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho phù hợp, đồng thời khắc phục những mặt tồn tại, hạn chế, góp phần tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan mình. Thứ năm, quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ. 10