Tài liệu Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại ngân hàng phát triển nhà đồng bằng sông cửu long chi nhánh vĩnh long

Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Đề tài: TỔ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN NHÀ ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG CHI NHÁNH VĨNH LONG Giáo viên hướng dẫn: NGUYỄN THÚY AN Sinh viên thực hiện DƯƠNG THANH TRÚC MSSV: 4061124 Lớp: Kế toán tổng hợp 1 Khóa: 32 Cần Thơ – 2010 SVTH: Dương Thanh Trúc 1 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An LỜI CẢM TẠ Tôi xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh Trường Đại học Cần Thơ, đặc biệt là cô Nguyễn Thúy An đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài này. Tôi cám ơn Trường và Cô đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận thực tế nhằm bổ sung kiến thức để đảm bảo hành trang vững chắc bước vào môi trường mới. Tôi chân thành cám ơn tập thể đơn vị Ngân hàng Phát Triển Nhà Đồng Bằng Sông Cửu Long – Chi nhánh Vĩnh Long; đặc biệt là các anh chị phòng Kế toán – Ngân quỹ đã cung cấp số liệu, thông tin cần thiết cho đề tài của tôi và chỉ dẫn tôi rất tận tình. Với khả năng và trình độ bản thân có hạn nên việc phân tích và lý luận để giải thích vẫn có phần hạn chế. Kính mong Ban lãnh đạo Ngân hàng và Thầy Cô đóng góp ý kiến để đề tài hoàn thiện và xác với thực tế cũng như vận dụng lý thuyết vào thực tiễn phù hợp. Xin chân thành cảm ơn! Ngày___ tháng___ năm _____ Sinh viên thực hiện Dương Thanh Trúc SVTH: Dương Thanh Trúc 2 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn tốt nghiệp này là do chính tôi thực hiện. Các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Ngày___ tháng___ năm _____ Sinh viên thực hiện Dương Thanh Trúc SVTH: Dương Thanh Trúc 3 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. Vĩnh Long, ngày SVTH: Dương Thanh Trúc 4 tháng năm Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC  Họ và tên người hướng dẫn: Nguyễn Thúy An  Học vị: …………………………… ...........................................................................  Chuyên ngành: ...........................................................................................................  Cơ quan công tác: ......................................................................................................  Tên học viên: Dương Thanh Trúc  Mã số sinh viên: 4061124  Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp Tên đề tài: Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại Ngân hàng Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long – Chi nhánh Vĩnh Long NỘI DUNG NHẬN XÉT 1. Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo: ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 2. Về hình thức: - ...................................................................................................................................... ........................................................................................................................................ 3. Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài - ...................................................................................................................................... ........................................................................................................................................ 4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 5. Nội dung và các kết quả đạt được (theo mục tiêu nghiên cứu,…) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 6. Các nhận xét khác ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 7. Kết luận (Cần ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh sửa,…) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ Cần Thơ,ngày…… tháng …… năm 200…. NGƯỜI NHẬN XÉT SVTH: Dương Thanh Trúc 5 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ----------------------------------------------------01 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI----------------------------------------------------------- 01 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ----------------------------------------------------- 01 1.2.1. Mục tiêu chung----------------------------------------------------------------- 01 1.2.2. Mục tiêu cụ thể----------------------------------------------------------------- 02 1.3. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU ------------------------------------------------------- 02 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU ------------------------------------------------------- 02 1.4.1. Không gian --------------------------------------------------------------------- 02 1.4.2. Thời gian------------------------------------------------------------------------ 02 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu --------------------------------------------------------- 03 1.5. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU -------------------------------------------------------- 03 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU---------------------------------------------------------------------------------04 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN --------------------------------------------------------- 04 2.1.1. Các khái niệm ------------------------------------------------------------------ 04 2.1.2. Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính-------------------------------- 05 2.1.3. Sự an toàn và trung thực của dữ liệu---------------------------------------- 10 2.1.4. Tổ chức chứng từ kế toán----------------------------------------------------- 10 2.1.5. Hệ thống thông tin tín dụng -------------------------------------------------- 13 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ---------------------------------------------- 14 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu ------------------------------------------------ 14 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu ----------------------------------------------- 14 CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN NHÀ ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG CHI NHÁNH VĨNH LONG ------15 3.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN--------------------------- 15 3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC -------------------------------------------------------------- 16 3.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ------------------------------------------- 19 3.3.1. Chế độ kế toán đang áp dụng ------------------------------------------------ 19 3.3.2. Hình thức kế toán -------------------------------------------------------------- 19 SVTH: Dương Thanh Trúc 6 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An 3.3.3. Mô hình kế toán---------------------------------------------------------------- 19 3.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỬ DỤNG TẠI NGÂN HÀNG---------------------------------------------------------------------------- 19 3.5. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NGÂN HÀNG PTN ĐBSCL – CHI NHÁNH VĨNH LONG THỜI GIAN QUA ---- 20 3.6. CHIẾN LƯỢC VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN ------------------ 22 CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN NHÀ ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG CHI NHÁNH VĨNH LONG ---------------------------------------------------------------------------------------24 4.1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG PTN ĐBSCL – CHI NHÁNH VĨNH LONG--------------------------------------- 24 4.1.1. Đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ tại MHB – Vĩnh Long -- 24 4.1.2. Các thủ tục kiểm soát trong ngân hàng nhằm phát hiện gian lận và sai sót------------------------------------------------------------------------------------------- 25 4.1.3. Đánh giá chung về sự vận hành của HTKSNB tại đơn vị---------------- 26 4.2. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG PTN ĐBSCL – CHI NHÁNH VĨNH LONG----------------------------------------------------------------------------- 27 4.2.1. Tổ chức quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh thu ------------------------------------------------------------------------------- 27 4.2.1.1. Kiểm soát quy trình thu nợ cho vay (gốc, lãi)------------------------ 27 4.2.1.2. Kiểm soát quy trình chuyển tiền thu phí (khách hàng vãng lai) --- 36 4.2.1.3. Kiểm soát quy trình dịch vụ tư vấn tài chính – thu phí ------------- 43 4.2.2. Tổ chức quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình chi phí ------------------------------------------------------------------------------------------ 51 4.2.2.1 Kiểm soát quy trình trả lãi tiền gửi của khách hàng ------------------ 51 4.2.2.2. Kiểm soát quy trình chi trả giấy tờ có giá----------------------------- 59 4.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán ---- 65 4.2.3.1. Chứng từ kế toán --------------------------------------------------------- 65 4.2.3.2. Hệ thống sổ kế toán và các báo cáo kế toán -------------------------- 67 4.2.3. Đánh giá về phần mềm Ngân hàng áp dụng ------------------------------- 69 SVTH: Dương Thanh Trúc 7 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An 4.3. PHÂN TÍCH CÁC RỦI RO TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG---------------------------------------------------------------------------- 71 4.4. PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HTTT TRONG NGÂN HÀNG VÀ SỰ KIỂM SOÁT CỦA NHÀ QUẢN LÝ TRONG HOẠT ĐỘNG TẠI NGÂN HÀNG------------------------------------------------------------ 73 4.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến HTTT trong ngân hàng ----------------------- 73 4.4.1. Sự kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại ngân hàng ----------- 74 CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN NHÀ ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG CHI NHÁNH VĨNH LONG---------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------76 5.1. GIẢI PHÁP CHUNG ------------------------------------------------------------- 76 5.2. GIẢI PHÁP CỤ THỂ ------------------------------------------------------------- 78 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ --------------------------------81 6.1. KẾT LUẬN ------------------------------------------------------------------------- 81 6.2. KIẾN NGHỊ------------------------------------------------------------------------- 82 SVTH: Dương Thanh Trúc 8 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An DANH MỤC BIỂU BẢNG Trang Bảng 3.1: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận của ngân hàng qua ba năm-------------- 20 Bảng 4.1: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ---------------------- 24 Bảng 4.2: Các thủ tục kiểm soát trong quy trình thu nợ ---------------------------- 33 Bảng 4.3: Các thủ tục kiểm soát trong quy trìh chuyển tiền------------------------ 39 Bảng 4.4: Các thủ tục kiểm soát trong quy trình dịch vụ tư vấn tài chính-------- 47 Bảng 4.5: Các thủ tục kiểm soát trong quy trình trả lãi tiền gửi ------------------- 53 Bảng 4.6: Các thủ tục kiểm soát trong quy trình chi trả giấy tờ có giá ----------- 60 Bảng 4.7: Chứng từ kế toán trong chu trình doanh thu------------------------------ 65 Bảng 4.8: Chứng từ kế toán trong chu trình chi phí --------------------------------- 66 Bảng 4.9: Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán----------------------------------- 67 Bảng 4.10: Kiểm soát hệ thống thông tin trong ngân hàng ------------------------- 69 SVTH: Dương Thanh Trúc 9 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An DANH MỤC HÌNH Trang Hình 2.1: Quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin--------------------------- 04 Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức --------------------------------------------------------- 16 Hình 3.2: Sơ đồ mô hình tổ chức kế toán --------------------------------------------- 19 Hình 3.3: Thu nhập, chi phí, lợi nhuận của ngân hàng qua ba -------------------- 21 Hình 4.1-1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu nợ cho vay ------------- 28 Hình 4.1-2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu nợ cho vay ------------- 29 Hình 4.1-3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu nợ cho vay ------------- 30 Hình 4.2: Màn hình giao dịch trả nợ tại quầy ---------------------------------------- 35 Hình 4.3-1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình chuyển tiền thu phí -------- 37 Hình 4.3-2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình chuyển tiền thu phí -------- 38 Hình 4.4: Màn hình nhập thông tin khách hàng vãng lai --------------------------- 42 Hình 4.5: Màn hình nhập thông tin chuyển tiền-------------------------------------- 43 Hình 4.6-1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình dịch vụ tư vấn tài chính – thu phí ------------------------------------------------------------------------------------------ 44 Hình 4.6-2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình dịch vụ tư vấn tài chính – thu phí ------------------------------------------------------------------------------------------ 45 Hình 4.6-3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình dịch vụ tư vấn tài chính – thu phí ------------------------------------------------------------------------------------------ 46 Hình 4.7: Màn hình nhập số tiền khách hàng nộp vào và thông báo chờ duyệt - 50 Hình 4.8-1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình trả lãi tiền gửi--------------- 52 Hình 4.8-2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình trả lãi tiền gửi--------------- 53 Hình 4.9: Màn hình truy vấn thông tin khách hàng---------------------------------- 58 Hình 4.10: Màn hình chi tiết tài khoản tiền gửi của khách hàng ------------------ 58 Hình 4.11-1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình chi trả giấy tờ có giá ----- 60 Hình 4.11-2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình chi trả giấy tờ có giá ----- 61 Hình 5.1: Nhận dạng các rủi ro ---------------------------------------------------------77 Hình 5.2: Mẫu phiếu thu nợ chỉnh sửa ------------------------------------------------79 SVTH: Dương Thanh Trúc 10 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT HTTT Hệ thống thông tin MHB Ngân hàng Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long TPCP Thương mại cổ phần NHNN Ngân hàng Nhà nứơc PTN Phát triển nhà ĐBSCL Đồng bằng sông Cửu Long TPHCM Thành phố Hồ Chí Minh BP Bộ phận KD Kinh doanh HCNS Hành chánh nhân sự QLRR Quản lý rủi ro CBHT Cán bộ hỗ trợ CBKD Cán bộ kinh doanh GDV Giao dịch viên KSV Kỉêm soát viên NVKT Nhân viên kế toán TP. HTKD Trưởng phòng hỗ trợ kinh doanh CSDL Cơ sở dữ liệu HĐTD Hợp đồng tín dụng CMND Chứng minh nhân dân GTCG Giấy tờ có giá SVTH: Dương Thanh Trúc 11 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Một kế toán chuyên nghiệp và năng động phải làm việc trong môi trường thường xuyên thay đổi. Đó là những thay đổi về kỹ thuật thông tin trong xử lý nghiệp vụ, thông tin cung cấp để doanh nghiệp có thể gia tăng tính cạnh tranh trong hoạt động. Ngoài ra, vai trò người kế toán không chỉ thực hiện công việc ghi chép, lập báo cáo mà còn tham gia vào các đội dự án để phân tích, đánh giá, thiết kế một hệ thống thông tin kế toán. Người kế toán không chỉ làm việc trong vai trò người kế toán mà còn có thể làm việc như một người tư vấn tài chính kế toán hay một kiểm toán nội bộ trong đơn vị. Tôi chọn đề tài “Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại Ngân hàng Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long – Chi nhánh Vĩnh Long” nhằm nghiên cứu để hoàn thiện kiến thức về các vấn đề tổ chức, đánh giá một hệ thống thông tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy tính. Hệ thống thông tin kế toán đang còn là vấn đề khá mới mẻ ở nước ta, hiện có ít tài liệu tham khảo về vấn đề này. Trong khuôn khổ của đề tài cũng như thời gian hạn chế nên tôi chỉ nghiên cứu những vấn đề cơ bản xoay quanh những nghiệp vụ trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí do ngân hàng thực hiện. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Đề tài phân tích tổ chức hệ thống thông tin tại Ngân hàng Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long chi nhánh Vĩnh Long trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán, tìm ra các rủi ro còn tồn tại và qua đó đề ra các thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại đơn vị với mô hình tổ chức phù hợp. SVTH: Dương Thanh Trúc 12 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Phân tích quy trình xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu bao gồm: nghiệp vụ cho vay – thu nợ, nghiệp vụ chuyển tiền thanh toán,… và trong chu trình chi phí bao gồm: nghiệp vụ huy động tiền gửi từ dân cư, nghiệp vụ chi trả giấy tờ có giá… trong môi trường xử lý bằng máy tính để tìm ra những chổ hỏng còn tồn tại trong công tác kiểm soát hệ thống thông tin. - Tìm hiểu phần mềm áp dụng tại Ngân hàng, đánh giá những ưu nhược điểm của phần mềm đó. - Từ các rủi ro còn tồn tại đưa ra các thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại ngân hàng 1.3. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU Câu 1: Tại sao phải tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin? Câu 2: Kiểm soát HTTT tại ngân hàng cần phân tích những khía cạnh nào? Câu 3: Công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thời gian qua có mang lại hiệu quả như lãnh đạo đơn vị đề ra không? Có hạn chế được những rủi ro không cần thiết không? Câu 4: HTTT có khả năng cung cấp những thông tin hữu ích và kịp thời không? Câu 5: Thông tin tại ngân hàng có được cung cấp đúng đối tượng và sử dụng hợp lý không? Câu 6: Rủi ro còn tồn tại trong công tác tổ chức và kiểm soát HTTT tại ngân hàng là gì? Câu 7: Thủ tục kiểm soát cần thiết nào cần được đề ra để hạn chế những rủi ro đó? Câu 8: Làm thế nào để hoàn thiện công tác tổ chức và kiểm soát tại ngân hàng? 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.4.1. Không gian Đề tài được thực hiện tại Ngân hàng Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long chi nhánh Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long. 1.4.2. Thời gian Thời gian thực tập chính thức tại MHB - Vĩnh Long từ ngày 01/02/2010 đến ngày 23/04/2010. SVTH: Dương Thanh Trúc 13 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin và tổ chức bộ máy kế toán tại MHB – Vĩnh Long xoay quanh những nghiệp vụ cụ thể như: nghiệp vụ cho vay – thu nợ, nghiệp vụ huy động tiền gửi từ dân cư, nghiệp vụ chi trả giấy tờ có giá và nghiệp vụ chuyển tiền thanh toán,… 1.5. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU Trong quá trình thực hiện đề tài tôi có tham khảo luận văn tốt nghiệp “Phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Thị xã Gò Công” của Nguyễn Thị Ngọc Lan, trường Đại học Kinh tế - Thành phố Hồ Chí Minh. Trong đề tài mô tả rất rõ các hoạt động chính trong chu trình doanh thu, các thủ tục kiểm soát đề ra khá đầy đủ nhưng đề tài chưa nhận dạng được các rủi ro còn tồn tại trong đơn vị. Luận văn “Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại Ngân hàng TMCP Mỹ Xuyên – An Giang” do Phạm Thị Kiều Nhi, trường Đại học Cần Thơ thực hiện. Đề tài này mô tả quy trình nghiệp vụ trong chu trình doanh thu và chi phí bằng phần mềm Visio, phân tích chi tiết các rủi ro còn tồn tại trong hai chu trình trên. Bên cạnh đó, đề tài của tác giả ngoài sử dụng công cụ lưu đồ còn mô tả sâu hơn bằng DFD cho người đọc cái nhìn rõ hơn để nhận dạng rủi ro và đưa ra các thủ tục kiểm soát rủi ro hiệu quả. SVTH: Dương Thanh Trúc 14 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1. Các khái niệm 2.1.1.1. Hệ thống thông tin a) Khái niệm Hệ thống thông tin là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng. Lưu trữ Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra Kiểm soát – Phản hồi Hình 2.1: QUY TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN b) Các đặc tính của hệ thống thông tin - Mục tiêu - Đầu vào - Quy trình xử lý - Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông) thông tin - Con người tham gia xử lý thông tin - Môi trường hệ thống c) Phân loại hệ thống thông tin - Phân loại theo mục tiêu: HTTT kế toán, HTTT quản lý. - Phân loại theo mối quan hệ giữa các hệ thống: HTTT cha, HTTT con. - Phân loại theo thiết bị sử dụng: HTTT thủ công, HTTT máy tính, HTTT trên nền máy tính. - Phân loại theo tác động giữa môi trường và hệ thống: Hệ thống đóng, hệ thống mở, hệ thống liên kết đóng, hệ thống kiểm soát phản hồi. SVTH: Dương Thanh Trúc 15 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An 2.1.1.2. Kiểm soát nội bộ a) Khái niệm Kiểm soát nội bộ là một quá trình thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu: - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả - Thông tin đáng tin cậy - Sự tuân thủ các luật lệ quy định b) Các thành phần của kiểm soát nội bộ - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Các hoạt động kiểm soát - Thông tin, truyền thông - Giám sát 2.1.1.3. Khái niệm chu trình doanh thu và chu trình chi phí Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu và nhận thanh toán như: thu từ lãi cho vay, thu từ dịch vụ chuyển tiền thu phí,… Chu trình chi phí bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền như: chi lãi tiết kiệm cho khách hàng, chi lãi đi vay tiền Hội sở,… 2.1.2. Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính 2.1.2.1. Kiểm soát chung a) Xác lập kế hoạch an ninh cho hệ thống Xác lập và cập nhật thường xuyên một kế hoạch an ninh toàn diện là một trong những thủ tục kiểm soát chung quan trọng nhất mà một tổ chức có thể thực hiện. Phương thức cơ bản và đơn giản nhất để xác lập một kế hoạch an ninh là xác định: Thông tin cần là gì? Thông tin cung cấp cho ai? Khi nào cần sử dụng thông tin? Thông tin được kết xuất từ hệ thống nào?... Điều này giúp chúng ta xác định được các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một phương thức đảm bảo an ninh hệ thống có hiệu quả nhất. SVTH: Dương Thanh Trúc 16 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An b) Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính Trong môi trường máy tính, các thủ tục thường được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể được kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Do đó cần: - Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác. - Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin: bộ phận xử lý thông tin – bộ phận vận hành – bộ phận phát triển hệ thống. c) Kiểm soát quá trình phát triển HTTT Kiểm soát dự án phát triển hệ thống sẽ đảm bảo thời gian phát triển hệ thống hợp lý, giảm thiểu chi phí và đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống thông tin mới. Kiểm soát quá trình phát triển HTTT bao gồm các thủ tục sau: - Lập kế hoạch phát triển - Xác định các yêu cầu đặt ra - Phân chia trách nhiệm phát triển hệ thống - Sự tham gia của người sử dụng - Đánh giá, chọn lựa quá trình phát triển d) Chuẩn hóa các tài liệu liên quan Tài liệu hệ thống cần được chuẩn hóa, phân loại và lưu trữ nhằm phục vụ cho yêu cầu thẩm định, xem xét, đánh giá HTTT. - Tài liệu quản trị: bao gồm các tài liệu liên quan đến quá trình phát triển hệ thống, quy định quyền sử dụng,… - Tài liệu ứng dụng: Hướng dẫn sử dụng chương trình ( nhập liệu, xử lý, báo cáo, tìm kiếm, sửa chữa,…) - Tài liệu hệ thống: Các yêu cầu về hệ thống, hệ thống mã chương trình, tập tin lưu trữ, các hướng dẫn phục hồi dữ liệu khi sự cố xảy ra. e) Đảm bảo an ninh cho hệ thống Kiểm soát truy cập hệ thống là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng. Người dùng chỉ được truy cập đến các hệ thống, các dữ liệu liên quan đến chức năng nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng. Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: kiểm soát truy cập – sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tương thích chức năng. SVTH: Dương Thanh Trúc 17 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An Các quyền truy cập dữ liệu bap gồm: đọc, ghi, thêm, sửa, xóa dữ liệu phải được gán cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân hay từng tập tin dữ liệu. Đồng thời, phải ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. f) Đảm bảo hoạt động liên tục Các sự cố về điện hay các rủi ro khác có thể làm cho hệ thống tạm ngưng hoạt động. Điều này có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, chương trình hay làm giảm tuổi thọ của trang thiết bị. Do đó: - Kiểm soát thiết bị lưu trữ ( Đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD,…): Đảm bảo an toàn thiết bị lưu trữ, dán nhãn, đặt tên, sắp xếp theo trình tự thời gian. - Sao lưu dữ liệu dự phòng - Hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện: có thể sử dụng bộ lưu điện (UPS). g) Kế hoạch khắc phục hậu quả (nếu xảy ra) Khi lập kế hoạch phục hồi hệ thống sau thiệt hại, cần lưu ý: - Các thứ tự ưu tiên phục hồi. - Phân chia trách nhiệm phục hồi. - Sao lưu dự phòng chương trình nguồn, dữ liệu. - Mua bảo hiểm hệ thống. - Các kế hoạch phải được thể hiện dưới dạng văn bản. 2.1.2.2. Kiểm soát ứng dụng a) Kiểm soát nhập liệu + Kiểm soát nguồn dữ liệu - Kiểm tra tính trình tự số chứng từ - Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống - Xét duyệt nghiệp vụ - Đánh dấu chứng từ đã sử dụng - Quét chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ + Kiểm soát quá trình nhập liệu - Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: dữ liệu phải được nhập đầy đủ, nhanh chóng theo một thứ tự nhất định đã được quy định sẵn. SVTH: Dương Thanh Trúc 18 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An - Kiểm tra vùng (kiểu) dữ liệu: hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập vào phải theo đúng loại đã khai báo, ví dụ: khi nhập số tiền thì số lượng phải nhập kiểu số không được nhập kiểu chữ,… - Kiểm tra dấu (>0 hay <0): Một số dữ liệu phải luôn luôn là số dương hay số âm, ví dụ: số tiền phải luôn là số dương,… - Kiểm tra tính hợp lý: các dữ liệu được nhập vào phải hợp lý như ngày nhập liệu không được trước ngày phát sinh,… - Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: xác nhận các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ là có thực, nhằm phát hiện các dữ liệu nhập sai vào hệ thống. - Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, ví dụ: số ngày làm việc trong tháng không được vượt quá 30/31 ngày và không quá 29 ngày nếu là tháng 2,… - Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng trên một mẫu tin đều được nhập vào, không có vùng (file) quan trọng nào được để trống. - Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: để nhập liệu nhanh chóng và chính xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống. - Số tổng kiểm soát: nhằm kiểm tra tính chính xác của việc nhập liệu * Tổng số lô (batch control totals): ứng dụng trong trường hợp xử lý theo số lô * Tổng số chứng từ hay mẩu tin: số lượng chứng từ hay mẫu tin được xử lý trong lô * Tổng số tài chính (Financial totals): kết quả tổng cộng của các dữ liệu tài chính từ các mẫu tin hay chứng từ trong lô đã xử lý * Tổng cộng Hash: không có ý nghĩa trong việc ra quyết định, chỉ có ý nghĩa về mặt kiểm soát. - Sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động: sử dụng trong các trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểm nhập liệu. - Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi: một phần mềm được thiết kế kiểm soát hữu hiệu khi nó cung cấp đầy đủ các thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi. SVTH: Dương Thanh Trúc 19 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thúy An b) Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu Kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý dữ liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý và đảm bảo cho hệ thống vẫn vận hành như thiết kế ban đầu. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin bao gồm các thủ thục sau: - Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: các dữ liệu có liên kết với nhau qua các mối liên hệ dữ liệu sẽ không được xóa khi ràng buộc dữ liệu đang tồn tại. - Kiểm tra dữ liệu hiện hành: các dữ liệu có thể không còn được tiếp tục sử dụng trong đơn vị cần được kiểm tra và xóa khỏi danh mục dữ liệu để hệ thống nhẹ và xử lý dữ liệu nhanh hơn. - Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống xử lý yêu cầu các mẫu tin trong tập tin phải theo trình tự. Kiểm soát trình tự giúp phát hiện mẫu tin nào không nằm đúng trình tự , chương trình sẽ báo lỗi và không cho phép chuyển thông tin đến tập tin chính. - Đối chiếu dữ liệu xử lý với bên ngoài: định kỳ đối chiếu cơ sở dữ liệu với các dữ liệu khác ngoài hệ thống. - Đối chiếu số tổng hợp và số chi tiết: hệ thống tự động đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết nhằm phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái. c) Kiểm soát thông tin đầu ra - Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin. - Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin. - Chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng. - Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. - Quy định người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo. - Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp… SVTH: Dương Thanh Trúc 20