Tài liệu Tổ chức và hoạt động thông tin tư liệu tại viện nghiên cứu hải quan

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------------------- TRẦN THU HÀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN Chuyên ngành: khoa học Thông tin – Thƣ viện Mã số: 60320203 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Lê Văn Viết XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học TS. Lê Văn Viết PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh Hà Nội – 2015 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Xác nhận của Hội đồng bảo vệ Luận văn Thạc sỹ .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. CHỦ TỊCH ĐỘI ĐỒNG PGS.TS NGUYỄN THỊ LAN THANH Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Lời cam đoan Tôi xin cam đoan luận văn này là do chính tôi thực hiện và hoàn thành trên cơ sở được người hướng dẫn khoa học đóng góp ý kiến về các vấn đề nghiên cứu. Tôi đã thực hiện trên cơ sở tìm kiếm, thu thập, nghiên cứu, tổng hợp phần lý thuyết và các phương pháp được trình bày bằng văn bản trong nước và trên thế giới. Các tài liệu tham khảo đều được nêu ở phần cuối của luận văn. Luận văn này không sao chép nguyên bản từ bất kì một nguồn tài liệu nào khác. Nếu có gì sai sót, tôi xin chịu mọi trách nhiệm. Học viên Trần Thu Hà Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà LỜI CÁM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cám ơn chân thành, sâu sắc nhất tới TS. Lê Văn Viết, người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình để tôi hoàn thành luận văn. Thầy không chỉ giúp tôi có những kiến thức cơ bản về nghề nghiệp mà còn giúp tôi có những định hướng quan trọng trong quá trình nghiên cứu hoàn thành luận văn tại Viện Nghiên cứu Hải quan – Tổng cục Hải quan. Xin gửi tới tập thể anh/chị/em trong lớp cao học K8, các thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy lời cảm ơn chân thành cho những kiến thức tôi đã thu thập được trong quá trình học tập tại trường, những kiến thức đã giúp tôi hoàn thành luận văn. Cũng xin cảm ơn các tác giả có tài liệu mà tôi đã dùng để nghiên cứu, so sánh, đối chiếu trong quá trình viết luận văn. Tôi cũng xin chân thành cám ơn các đơn vị Vụ, Cục tại Tổng cục Hải quan, các Cục Hải quan địa phương và các đồng chí, đồng nghiệp tại Viện Nghiên cứu Hải quan trong thời gian qua đã hết lòng quan tâm, động viên, giúp đỡ tạo điều kiện cho tôi thực hiện luận văn này. Mặc dù đã có cố gắng trong việc nghiên cứu, tìm hiểu nhưng do năng lực và thời gian có hạn, chắc chắn luận văn của tôi còn nhiều thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn đồng nghiệp để luận văn của tôi được hoàn chỉnh hơn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 3 năm 2016 Học viên Trần Thu Hà Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................. 5 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 5 2. Tình hình nghiên cứu: ................................................................................ 7 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................... 10 4. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 10 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu............................................................ 11 6. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu ............................................. 11 7. Ý nghĩa của đề tài ...................................................................................... 12 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu ..................................................................... 12 9. Kết cấu của luận văn ................................................................................. 12 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN .......................... 14 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động thông tin - tƣ liệu ................... 14 1.1.1. Khái niệm, nội dung tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu........... 14 1.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu . 18 1.1.3. Vai trò của tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu .......................... 21 1.1.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu. 1.2. Khái quát về Viện Nghiên cứu Hải quan ............................................. 27 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển ......................................................... 27 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ................................................... 28 1.2.3. Tổ chức bộ máy .................................................................................... 32 1.3. Đặc điểm nhu cầu tin ở Viện Nghiên cứu Hải quan ........................... 32 1.3.1. Nhu cầu tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý .......................................... 33 1.3.2. Nhu cầu tin của nhóm cán bộ, nhân viên........................................... 31 1.4. Vai trò về tổ chức và hoạt động thông tin - tƣ liệu của Viện ............. 35 1.4.1. Đối với công tác nghiên cứu khoa học ............................................... 35 1.4.2. Đối với công tác đào tạo nghiệp vụ hải quan ..................................... 36 1.4.3. Đối với mục tiêu cải cách, hiện đại hóa Hải quan ............................. 37 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT DỘNG THÔNG TIN – TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN ......................... 39 2.1. Tổ chức thông tin - tƣ liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan ............... 39 2.1.1. Tổ chức bộ máy .................................................................................... 39 2.1.2. Đội ngũ cán bộ ..................................................................................... 40 1 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà 2.1.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật ......................................................................... 41 2.1.4. Kinh phí ................................................................................................ 43 2.2. Hoạt động thông tin- tƣ liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan ............ 45 2.2.1. Bổ sung và phát triển nguồn lực thông tin ......................................... 45 2.2.2. Công tác xử lý tư liệu ........................................................................... 52 2.2.3. Tổ chức, bảo quản tư liệu .................................................................... 54 2.2.4. Các sản phẩm thông tin – tư liệu ........................................................ 58 2.2.5. Dịch vụ thông tin- tư liệu..................................................................... 61 2.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................... 68 2.3. Nhận xét hiệu quả tổ chức và hoạt động thông tin - tƣ liệu của Viện69 2.3.1. Ưu điểm................................................................................................. 69 2.3.2. Hạn chế ................................................................................................. 70 2.3.3. Nguyên nhân ........................................................................................ 73 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN..................................................................................................... 75 3.1. Hoàn thiện tổ chức của Viện Nghiên cứu Hải quan ........................... 75 3.1.1. Kiện toàn bộ máy tổ chức .................................................................... 75 3.1.2. Đầu tư kinh phí hoạt động................................................................... 77 3.1.3. Tăng cường cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ .................................. 79 3.1.4. Đầu tư phần mềm quản lý thư viện ..................................................... 81 3.2.5. Bổ sung, đào tạo phát triển nguồn nhân lực ...................................... 81 3.2. Nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin- tƣ liệu của Viện .................. 82 3.2.1. Tăng cường xây dựng, phát triển nguồn thông tin ............................ 82 3.2.2. Nâng cao công tác xử lý tư liệu ........................................................... 85 3.2.3. Chú trọng tổ chức, bảo quản tư liệu ................................................... 86 3.2.4. Củng cố, phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin- tư liệu .............. 87 3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin .......................................... 89 3.2.6. Phát triển đội ngũ cộng tác viên và đào tạo người dùng tin..............89 KẾT LUẬN .................................................................................................... 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 94 PHỤ LỤC 2 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT TT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƢỜNG 1 CBCC Can bộ công chức 2 CSDL Cơ sở dữ liệu 3 CNTT Công nghệ thông tin 4 NCHQ Nghiên cứu Hải quan 5 NDT Người dùng tin 6 TV Thư viện 7 TT-TV Thông tin- Thư viện TIẾNG ANH TT 1 CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƢỜNG AACR2 Anglo – American Cataloguing Rules Quy tắc biên mục Anh – Mỹ 2 DDC Dewey Decimal Classification Phân loại thập phân Dewey 3 MARC Machine Readable Cataloguing Biên mục đọc máy 3 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Thống kê tình hình bổ sung tài liệu qua các năm ....................... 48 Bảng 2.2. Biểu vẽ bổ sung sách (cuốn) ......................................................... 50 Bảng 2.3. Cơ cấu nội dung vốn tài liệu ........................................................ 50 Bảng 2.4. Bảng thống kê tài liệu nước ngoài mà bạn đọc có nhu cầu (%) 51 Bảng 2.5. Tình trạng tài liệu tại Kho Tổng cục Hải quan ........................... 56 Bảng 2.6. Biểu đồ minh họa thái độ phục vụ của cán bộ ............................ 63 Bảng 2.7. Biểu đồ minh họa tần suất bạn đọc lên thư viện (%) .................. 64 Bảng 3.1. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức của Thư viện Viện NCHQ…… 73 4 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Thế kỷ XXI - thế kỷ của Khoa học và công nghệ trong nền kinh tế tri thức, hoạt động thông tin - tư liệu trong các cơ quan, tổ chức có những bước phát triển vượt bậc, biến sức mạnh về trí tuệ trở thành sức mạnh vật chất, phục vụ cho việc phát triển sản xuất, nâng cao đời sống cộng đồng ngày càng văn minh hiện đại. Nghị quyết kỳ họp lần hai của Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII khẳng định: “Khoa học và công nghệ là yếu tố hàng đầu, là động lực thúc đẩy phát triển nhanh, bền vững về kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, góp phần thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thúc đẩy tiến trình hội nhập quốc tế”. Sự nghiệp khoa học và công nghệ ngày càng phát triển nhanh trên hầu hết các lĩnh vực sản xuất và đời sống, xã hội, là lực lượng sản xuất trực tiếp của nền kinh tế toàn cầu. Điều này được phản ánh rõ trong việc hoạch định các chính sách và chiến lược phát triển khoa học, công nghệ và kinh tế của nhiều nước trên thế giới. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào trình độ sự phát triển cụ thể của từng nước mà xây dựng chiến lược, chính sách phát triển khoa học công nghệ mang tính đa dạng và đặc thù đối với từng giai đoạn phát triển cụ thể phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện cơ sở vật chất của mỗi quốc gia. Việt Nam đang trong giai đoạn hòa nhập vào nền kinh tế thế giới, khoa học công nghệ và kinh tế tri thức có vai trò quyết định đến sức cạnh tranh của nền kinh tế Việt Nam với toàn cầu. Bởi vâ ̣y, các trung tâm thông tin , hệ thống thư viện phải nâng cao năng lực hoạt động , hoàn thiện khâu tổ chức mới có thể đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng nâng cao của người dùng tin , giúp ho ̣ sử dụng thông tin một cách nhanh chóng và chính xác có hiệu quả vào các lĩnh vực của đời số ng xã hô ̣i góp phầ n rút ngắn quá trình công nghiệp hoá đại hoá đấ t nước. 5 , hiện Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Khoa học và ứng dụng công nghệ của Hải quan thế giới nói chung và của Ngành hải quan Việt Nam nói riêng trong những năm gần đây đã, đang và sẽ phát triển mạnh mẽ, nhất là công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến vào hoạt động Hải quan Việt Nam, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về Hải quan và xây dựng lực lượng Hải quan hiện đại. Viện Nghiên cứu Hải quan với chức năng nghiên cứu khoa học về Hải quan; khoa học về xây dựng và phát triển lực lượng Hải quan; nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ quản lý Hải quan hiện đại; quản lý công tác nghiên cứu khoa học trong ngành Hải quan; tổ chức và xây dựng nguồn thông tin khoa học phục vụ công tác nghiên cứu và hoạt động nghiệp vụ hải quan đã góp phần vào việc nghiên cứu ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến vào hoạt động hải quan, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về Hải quan và xây dựng lực lượng Hải quan chính quy, hiện đại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị của Ngành trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đặc biệt là xu thế hội nhập quốc tế. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay, Viện Nghiên cứu Hải quan, một đơn vị đầu mối về thông tin cho việc nghiên cứu khoa học của Ngành hải quan, các tài liệu, tư liệu tra cứu về công tác hải quan, về hoạt động xuất nhập khẩu, trong nước và quốc tế còn ít ỏi, việc lưu giữ và phổ biến đến độc giả còn gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật chất; nguồn nhân lực, do đó không đáp ứng được nhu cầu tra cứu thông tin của một cơ quan chỉ đạo đầu Ngành về lĩnh vực hải quan. Trước yêu cầu hiện đại hóa Hải quan, công tác nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ quản lý tiên tiến vào từng khâu nghiệp vụ là vô cùng cần thiết và quan trọng. Yêu cầu năng lực nghiên cứu ứng dụng của Hải quan đòi hỏi phải có các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan; Đồng thời, đáp ứng nhu cầu thông tin, nghiên cứu khoa học của các nhà nghiên cứu trong Ngành hải quan 6 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà nói chung và Viện Nghiên cứu Hải quan nói riêng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ công chức, viên chức của toàn Ngành. Dò từng giải pháp khắc phục những tồn tại và nhiệm vụ trên, tôi đã lựa chọn đề tài luận văn với nội dung: “Tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan”. 2. Tình hình nghiên cứu: Qua khảo sát, trong những năm gần đây đã có nhiều đề tài đề cập đến vấn đề tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu. Đây là hai vấn đề luôn luôn tồn tại trong mỗi cơ quan thông tin thư viện và được nhiều tác giả nghiên cứu ở nhiều cấp độ khác nhau, nhiều cơ quan thông tin thư viện khác nhau như: - Luận văn “Nghiên cứu, hoàn thiện hoạt động thông tin thư viện tại Đại học Hà Nội” của Vũ Văn Thạch bảo vệ năm 2012, đề tài đã hệ thống hoá lí thuyết về hoạt động thông tin - thư viện, tiêu chí đánh giá hoạt động thông tin - thư viện; kết quả nghiên cứu vận dụng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện; đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin tại Thư viện Đại học Hà Nội. - Luận văn “Tăng cường hoạt động thông tin - thư viện tại Viện nghiên cứu môi trường và phát triển bền vững” bảo vệ năm 2013 của tác giả Mai Hải Linh, nghiên cứu những vấn đề lý luận về hoạt động Thông tin - thư viện, nghiên cứu nhu cầu tin và người dùng tin tại Thư viện Viện Nghiên cứu Môi trường và Phát triển bền vững. Nghiên cứu thực trạng hoạt động Thông tin thư viên của Viện. - Luận văn “Tổ chức và hoạt động của Thư viện tỉnh Bình Định phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” của Trần Xuân Nhất được bảo vệ năm 2013 đã đưa ra các vấn đề về công tác tổ chức, đổi mới phương thức hoạt động tại Thư viện Bình Định mà trọng tâm là đẩy mạnh việc sắp xếp nhân sự, tổ chức các phòng chức năng, ứng dụng công nghệ 7 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà thông tin, đa dạng nguồn tin vào công tác thư viện, nâng cao trình độ cán bộ là những biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Thư viện, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong giai đoạn mới. - Vũ Hồng Loan với đề tài nghiên cứu khoa học năm 2009 về “Giải pháp nâng cao năng lực nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Hải quan” trong đó phân tích rõ tổ chức bộ máy hiện nay của Viện còn nhiều bất cập và chưa hợp lý, hoạt động rời rạc ảnh hưởng đến hoạt động thông tin của Viện. Đề tài cũng đưa ra định hướng, giải pháp đến năm 2020 hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ nghiên cứu, quản lý khoa học của Viện Nghiên cứu Hải quan nói riêng và toàn Ngành Hải quan nói chung đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa Hải quan. Một số đề tài khác như: - Luận văn “Tổ chức và hoạt động Thông tin – Thư viện Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam” của Nguyễn Thị Hồng Thoa bảo vệ năm 2014; - Đề tài “Tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện đáp ứng yêu cầu đào tạo học tín chỉ tại Trường cao đẳng Công Thương TPHCM” của Nguyễn Thị Thanh Giang bảo vệ năm 2013; - Tác giả Bùi Thị Ngọc với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện tại trường cao đẳng Hải Dương” bảo vệ năm 2013, - Đề tài“Tăng cường hoạt động thông tin thư viện Trường Đại học Hàng Hải trong giai đoạn hiện nay” của Đặng Quang Hiệp bảo vệ năm 2006; - Đề tài “Tổ chức và hoạt động thư viện Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong giai đoạn hội nhập quốc tế” của Phạm Viết Hiếu, bảo vệ năm 2010; - Đề tài “Tăng cường hoạt động thông tin thư viện Trường Đại học Y tế công cộng trong giai đoạn hiện nay” của Bùi Thị Ngọc Oanh, bảo vệ năm 2012... 8 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Một số bài nghiên cứu được đăng tải trên nhiều báo, tạp chí như: - Tác giả Cao Minh Kiểm với bài viết “Một số suy nghĩ về tổ chức và hoạt động Thông tin - Thư viện ở Việt Nam trong giai đoạn sắp tới” trong Tạp chí Thông tin – Tư liệu, số 01/2008, đã phân tích hoạt động thông tin-thư viện dưới tác động của sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và truyền thông. Vai trò của cơ quan thông tin-thư viện trong kỷ nguyên kỹ thuật số, đồng thời, tác giả đưa ra các đề xuất cho tổ chức và hoạt động thông tin Khoa học và công nghệ trong thời kỳ mới. - Nguyễn Duy Thông với bài viết “Nghiên cứu hoàn thiện quy trình xuất bản Bản tin Nghiên cứu Hải quan” trong Bản tin Nghiên cứu Hải quan, số 11, tr. 9-11, nằm trong hoạt động chủ yếu của Thư viện Khoa học Hải quan, tác giả đã đề cập hoạt động xuất bản bản tin và nội dung bản tin Nghiên cứu Hải quan phù hợp với quá trình hội nhập của đất nước, rút ngắn quá trình xuất bản để phục vụ cán bộ toàn Ngành nhanh chóng đặc biệt đáp ứng nhu cầu cho các Cục Hải quan địa phương. - Lê Đức Thọ (2011) với tham luận “Vấn đề thông tin - tư liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan- Tổng cục Hải quan đáp ứng cải cách, hiện đại hóa Hải quan”. Tác giả trao đổi nguồn lực thông tin hiện nay của Viện Nghiên cứu Hải quan còn nghèo nàn, hạn chế về nội dung và hình thức bên cạnh nhu cầu của cán bộ nghiên cứu và phục vụ nghiệp vụ rất cao, đòi hỏi phải hoàn thiện tổ chức và hoạt động thông tin tư liệu trong giai đoạn sắp tới. Tuy nhiên, một số đề tài hoặc bài viết chỉ dừng lại ở việc đề cập tới các vấn đề mang tính đặc thù của cơ quan, đơn vị nơi tác giả công tác chưa có điều kiện nghiên cứu một cách tổng thể về hiệu quả tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu, và đặc biệt chưa có đề tài nào nghiên cứu về hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan. Do đó, đề tài “Tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan” là đề tài hoàn 9 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà toàn mới ở cấp độ Luận văn Thạc sỹ, không trùng lặp với đề tài nào. Trên thực tế, đề tài nghiên cứu này phù hợp với chủ trương, nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu Hải quan - Tổng cục Hải quan trong giai đoạn phục vụ mục tiêu cải cách, hiện đại hóa Hải quan. Các bài viết trích dẫn trên tuy chưa đề cập trực diện đến vấn đề cụ thể của nội dung đề tài nhưng có thông tin quan trọng mang tính tiền đề, cơ sở tạo thuận lợi cho tác giả sử dụng trong việc nghiên cứu thực hiện đề tài với nội dung đăng ký. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - tư liệu khoa học của Viện Nghiên cứu Hải quan, góp phần nâng cao công tác nghiên cứu khoa học, thỏa mãn nhu cầu thông tin - tư liệu của cán bộ công chức, viên chức của Ngành hải quan. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu cơ sở lý luận của đề tài; - Nghiên cứu khái quát về Viện Nghiên cứu Hải quan; - Nhận diện thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu khoa học của Viện Nghiên cứu Hải quan; phân tích đánh giá đầy đủ những mặt mạnh, tồn tại, nguyên nhân tồn tại, những quan điểm, định hướng; - Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan. 4. Giả thuyết nghiên cứu Nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng, Nhà nước nói chung và Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan nói riêng về mục tiêu cải cách, hiện đại hóa Hải quan đến năm 2020, Viện Nghiên cứu Hải quan cần thực hiện tốt nhiệm vụ 10 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà trọng tâm của mình trong công tác nghiên cứu khoa học, cung cấp thông tin tư liệu cho cán bộ Ngành hải quan. Hiện nay, thực tế cho thấ y Viện Nghiên cứu Hải quan chưa kiê ̣n toàn đươ ̣c cơ cấ u tổ chức và chấ t lươ ̣ng hoa ̣t đô ̣ng của Thư viện Viện. Vậy giả thuyết đặt ra: Nếu các biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu được thực hiện một cách khoa học sẽ đáp ứng được nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học, đáp ứng yêu cầu cải cách, hiện đại hóa Hải quan. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu Tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu khoa học. 5.2. Phạm vi nghiên cứu Pham vi không gian: Viện Nghiên cứu Hải quan. Phạm vi thời gian: Trong giai đoạn hiện nay. 6. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu 6.1. Cơ sở lý luận Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử khi xem xét và nghiên cứu các vấn đề, dựa trên quan điểm của Đảng, Nhà nước và công tác thông tin – thư viện. 6.2. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: được sử dụng để tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu. - Phương pháp phân tích thuật ngữ: Làm rõ nội hàm những khái niệm liên quan đến nội dung đề tài đang nghiên cứu. 11 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà - Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Bảng hỏi dành cho đối tượng người dùng tin là cán bộ công chức, viên chức tại Tổng cục Hải quan, các Cục Hải quan địa phương. Ngoài ra, còn sử dụng các phương pháp của các bộ môn khoa học khác như phương pháp thống kê, so sánh, Phương pháp điều tra thực tế, Phương pháp phân tích và tổng hợp. 7. Ý nghĩa của đề tài Về mặt khoa học Luận văn sẽ góp phần hoàn thiện lý luận về tổ chức và hoạt động của Viện Nghiên cứu Hải quan. Kết quả nghiên cứu góp phần khẳng định vai trò của thư viện trong việc nâng cao năng lực nghiên cứu khoa học, góp phần giải quyết tốt các nhiệm vụ của Viện cũng như Ngành hải quan. Về mặt thực tiễn Đề xuất giải pháp cụ thể mang tính khoa học và khả thi nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - tư liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan; làm cơ sở để lãnh đạo Viện và Tổng cục quan tâm; là tư liệu tham khảo cho việc đào tạo ngành Thư viện – thông tin. 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu Một luận văn dài khoảng 100 trang, trong đó: Nêu bật được thực trạng tổ chức và hoạt động của Viện Nghiên cứu Hải quan, trên cơ sở hoàn thiện lý luận về tổ chức và hoạt động thư viện. Đánh giá được điểm mạnh, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp có tính khả thi để nhanh chóng hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin – tư liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan. 9. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu; tài liệu tham khảo; kết quả nghiên cứu luận văn kết cấu làm 3 chương: 12 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Chương 1: Tổng quan về tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu tại Viện Nghiên cứu Hải quan Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu của Viện Nghiên cứu Hải quan 13 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động thông tin - tƣ liệu 1.1.1. Khái niệm, nội dung tổ chức và hoạt động thông tin - tư liệu a. Khái niệm, nội dung tổ chức và tổ chức thông tin – tư liệu * Khái niệm: Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa là „hài hòa‟, "đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” . Triết học định nghĩa “Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung...”. Hay nói cách khác, tổ chức là thuộc tính của sự vật và luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. Theo Chester Irving Barnard - học giả lừng danh về quản trị và thuyết quản lý tổ chức ở Mỹ cho rằng: "tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức". Trong đại từ điển Tiếng Việt xuất bản năm 1999, tổ chức có định nghĩa là: “Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung” [tr. 1662] Theo từ điển Bách khoa Việt Nam, xuất bản năm 2005: “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng lợi ích của các thành viên,cùng nhau hành động vì mục tiêu chung…” [tr.455]. Trong Luật học, cụ thể theo quy định tại Điều 84 - Bộ luật Dân sự năm 2005: một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau: được thành lập hợp pháp; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; nhân danh 14 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập. Luật học nhấn mạnh đến các điều kiện thành lập tổ chức và các yêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức. Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức là “tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”. Quan niệm về tổ chức theo Khoa học tổ chức và quản lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học, đều xác định tổ chức thuộc về con người, là của con người trong xã hội; vì là tổ chức của con người, cùng nhau thực hiện một mục đích, hành động vì mục tiêu chung. Trong bài giảng "Tổ chức và quản lý các cơ quan Thông tin – Thư viện hiện đại" của PGS.TS. Nguyễn Thị Lan Thanh có viết: "Tổ chức là sự sắp đặt, bố trí có bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung". Như vậy, tổ chức là sự sắp xếp các hoạt động một cách có hệ thống, khoa học nhằm thực hiện có hiệu quả một mục đích nào đó và được xây dựng theo một trật tự nhất định. Từ khái niệm trên, tổ chức trong lĩnh vực thông tin – thư viện cũng được hình thành theo nghĩa riêng của nó. Trước hết, theo nghĩa thông thường: Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp, một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh. Tư liệu nói chung là một khái niệm tương đối rộng. Tư liệu là những thông tin rút ra từ tài liệu viết tay, in ấn, từ các đồ vật như: công cụ sản xuất, công trình kiến trúc, đồ dùng cá nhân, phim ảnh, băng hình, internet… và là những thông tin sống động từ con người. 15 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Trên cơ sở những tìm hiểu trên, thông tin –tư liệu trong phạm vi nghiên cứu ở đây được hiểu là các cơ sở dữ liệu (sách, báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học, bài báo trích, bộ sưu tập chuyên đề...), các thành tựu khoa học – công nghệ mới nhằm làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Vậy tổ chức thông tin – tư liệu là tập hợp các yếu tố cấu thành gồm: cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực thông tin, nhân viên thư viện nhằm cung cấp thông tin cho người dân để giải quyết các nhiệm vụ sản xuất, học tập, đời sống của họ. ** Nội dung tổ chức thông tin – tư liệu Thứ nhất, tổ chức bộ máy, đó là việc bố trí, sắp xếp cán bộ nhằm mục đích hợp lý hoá các khâu kỹ thuật, phục vụ người có nhu cầu cung cấp thông tin. Thứ hai, đội ngũ cán bộ là những người thực hiện các kỹ thuật, nghiệp vụ trong hoạt động thông tin – tư liệu, thực hiện các khâu trong cung cấp thông tin cho người cần. Thứ ba, cơ sở vật chất kỹ thuật. Đây là công cụ, máy móc, thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin có vai trò là những phương tiện để đưa thông tin đến với người dùng tin. Thứ tư, kinh phí hoạt động. Kinh phí hoạt động là thành phần không thể thiếu để bất kỳ một tổ chức nào thành công. Kinh phí hoạt động là khoản tiền được cấp nhằm duy trì, đổi mới, nâng cao chất lượng thông tin, đảm bảo các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ được hoàn thành, đảm bảo việc đưa thông tin, tư liệu đến với người cần một cách tốt nhất. b. Khái niệm, nội dung hoạt động và hoạt động thông tin – tư liệu * Khái niệm hoạt động và hoạt động thông tin – tư liệu Theo đại từ điển tiếng Việt - năm 1999 định nghĩa hoạt động là: “Làm những việc khác nhau với mục đích nhất định trong đời sống xã hội” [tr. 827]. 16