Tài liệu Tổ chức và hoạt động của văn phòng hđnd và ubnd tp. rạch giá, tỉnh kiên giang

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TÔ VIỆT HUỲNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TÔ VIỆT HUỲNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. BÙI ĐỨC KHÁNG TP.HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017 LỜI CẢM ƠN Học viện Hành chính Quốc gia là nơi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cả nước trở thành một đội ngũ “vừa hồng, vừa chuyên”, trong sáng về đạo đức, giỏi về chuyên môn, đảm bảo những yêu cầu của người “công bộc” trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội chủ nghĩa. Trong suốt hai năm theo học Lớp Thạc sĩ Quản lý công HC20.N10 tại Trường chính trị tỉnh Kiên Giang, là khoảng thời gian vô cùng quý báu, giúp bản thân có thêm những kiến thức, kinh nghiệm bổ ích của quý thầy, cô giảng viên của Học viện đã truyền dạy, qua đó giúp bản thân tôi tự tin áp dụng vào thực tiễn công việc của mình sau khi hoàn thành khóa học. Đặc biệt với việc được Giám đốc Học viện ra quyết định giao tên đề tài viết luận văn cuối khóa, bản thân càng có cơ hội vận dụng những kiến thức đã được truyền dạy để tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn về công việc thực tế của địa phương, để cố gắng phấn đấu trở thành người cán bộ, công chức có năng lực, đóng góp những gì đã được học vào nhiệm vụ được giao tại cơ quan, địa phương nơi công tác. Luận văn tốt nghiệp còn là bước đánh dấu sự trưởng thành của bản thân là kết quả của sự tìm tòi, nỗ lực nghiên cứu, lao động nghiêm túc của bản thân trong thời gian qua. Để hoàn thành luận văn bản thân luôn có sự quan tâm giúp đỡ của các thầy, cô Học viện hành chính Quốc gia, trường Chính trị tỉnh Kiên Giang, bạn bè, đồng nghiệp và gia đình. Vì vậy, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến quý thầy, cô của Học viện, trường Chính trị tỉnh đã tận tình truyền dạy kiến thức và tạo điều kiện thật tốt cho bản thân tôi trong suốt thời gian theo học. Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Phó giáo sư - Tiến sĩ Bùi Đức Kháng, người hướng dẫn khoa học đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành bản luận văn này. Xin chân thành cảm ơn, tri ân với thầy, cô chủ nhiệm lớp, bạn bè, đồng nghiệp, người thân và các anh, chị cùng lớp Thạc sĩ Quản lý công HC20.N10 đã đồng hành, giúp đỡ bản thân hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Để hoàn thành luận văn này tôi xin chân thành cảm ơn Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các phòng, ban của Thành phố Rạch Giá đã nhiệt tình cung cấp thông tin, số liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình làm luận văn. Xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành chính, Thường trực Tỉnh ủy - Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang, Ban Tổ chức tỉnh, Sở Nội vụ và trường Chính trị tỉnh Kiên Giang đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho bản thân tôi được học lớp Thạc sĩ Quản lý công tại tỉnh nhà. Do thời gian và điều kiện nghiên cứu của bản thân có hạn, sẽ không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Kính mong quý Thầy, Cô bạn bè đồng nghiệp, các nhà quản lý thông cảm. Bản thân tôi mong nhận được sự góp ý chân thành để tiếp tục hoàn thiện nội dung trên ở những công trình tiếp theo. Một lần nữaa, tôi xin gửi những lời cảm ơn chân thành và kính chúc quý thầy, cô đang công tác tại Học viện Hành chính Quốc gia, lãnh đạo Tỉnh ủy - Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang, Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Sở Nội vụ và thầy, cô trường Chính trị tỉnh Kiên Giang, lãnh đạo Thành phố Rạch Giá luôn mạnh khỏe, hạnh phúc và thành công. Xin bày tỏ lòng biết ơn đến gia đình, người thân, cùng bạn bè đồng nghiệp đã động viên, khích lệ, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất giúp tôi trong suốt quá trình học tập và công tác. Trân trọng cảm ơn! Tác giả luận văn Tô Việt Huỳnh LỜI CAM ĐOAN Ngoài sự giúp đỡ của PGS. TS. Bùi Đức Kháng, luận văn này là sản phẩm của quá trình tìm tòi, nghiên cứu và trình bày của tác giả về đề tài luận văn. Mọi số liệu, quan điểm, quan niệm của các tài liệu và các nhà nghiên cứu khác được trích dẫn theo đúng quy định của pháp luật. Vì vậy tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng mình./. Tác giả Tô Việt Huỳnh MỤC LỤC Lời cảm ơn Lời cam đoan MỞ ĐẦU ................................................................................................01 1. Lý do chọn đề tài luận văn ..................................................................01 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn ........................03 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn....................................................05 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn .................................06 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn.............06 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn............................................07 7. Kết cấu của luận văn............................................................................07 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN.....................................................................................................09 1.1. Lý luận chung về Văn phòng............................................................09 1.1.1. Khái niệm Văn phòng................................................................09 1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng.....................................................11 1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng...............13 1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện......15 1.2.1. Vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện..............................................................................15 1.2.2. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện.......................................................................................16 1.2.3. Nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện..............................................................................................19 Tiểu kết chƣơng 1...................................................................................30 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊNG GIANG (GIAI ĐOẠN 20112016)...................................................................................................................31 2.1. Đặc điểm tình hình chung.................................................................31 2.1.1. Đặc điểm tình hình thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang.......31 2.1.2. Đặc điểm tình hình của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá.......................................................33 2.2. Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (giai đoạn 2010-2016)....35 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự............................................35 2.2.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá.......................................................................47 2.3. Nhận xét chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá.................................60 2.3.1. Ưu điểm......................................................................................61 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân............................................................62 Tiểu kết chƣơng 2...................................................................................66 CHƢƠNG 3: ĐỊNH HƢỚNG GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG.................................................................67 3.1. Định hướng đảm bảo hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá.....................................................67 3.2. Giải pháp đảm bảo hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá ....................................................69 3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và quy chế làm việc.......................69 3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ, công chức....................................75 3.2.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng...............................................78 3.2.4. Đổi mới và hoàn thiện công tác đảm bảo hậu cần.....................82 Tiểu kết chƣơng 3...................................................................................84 KẾT LUẬN.............................................................................................86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………...88 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Kể từ ngày 28 tháng 8 năm 1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng đầu đã ra Tuyên cáo trước quốc dân đồng bào và toàn thế giới về việc thành lập Chính phủ của nước Việt Nam mới. Ngày 28 tháng 8 năm 1945 cũng đã đánh dấu sự ra đời của bộ máy giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, cơ quan tiền thân của Văn phòng Chính phủ ngày nay. Trải qua nhiều giai đoạn lịch sử, Văn phòng với vai trò tham mưu, giúp việc cho chính phủ, bộ máy chính quyền các cấp, mặc dù có những khó khăn khác nhau về cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, phục vụ, đặc biệt là về đội ngũ cán bộ, chuyên viên…, song Văn phòng luôn làm tốt công tác tham mưu, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan hành chính Nhà nước các cấp. Trong giai đoạn hiện nay, khoa học hoá và hiện đại hoá nền hành chính Nhà nước đang là một trong những xu hướng chính trong cải cách hành chính và xây dựng nền hành chính hiện đại trên thế giới. Ở Việt Nam, thực hiện chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020, được chính phủ ban hành theo nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 8/11/2011, nền hành chính đã có những chuyển biến căn bản. Cùng với quá trình cải cách hành chính của cả nước, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang đang đẩy mạnh cải cách hành chính để vượt qua sức cản của chính mình, một trong những nội dung cải cách hành chính mà thành phố đang quyết liệt chỉ đạo thực hiện là cải tiến phương thức quản lý, lề lối làm việc của cơ quan hành chính. Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt động của chính quyền các cấp, Văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý thông tin 1 hỗ trợ cho hoạt động quản lý, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho mỗi hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Trong những năm qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá đã được quan tâm kiện toàn từng bước về tổ chức, đầu tư cơ sở vật chất, tăng cường đội ngũ cán bộ, công chức, về cơ bản hoạt động của Văn phòng có nhiều chuyển biến, tiến bộ. Tuy nhiên, so với yêu cầu, nhiệm vụ vẫn còn những hạn chế như: Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị và một số cán bộ, công chức về công tác Văn phòng còn chưa đúng; cơ cấu các Bộ phận chuyên môn, sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức có mặt chưa phù họp; trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng chưa ngang tầm nhiệm vụ trong khi công tác này rất phức tạp, đòi hỏi hàm lượng trí tuệ, kinh nghiệm công tác cao; phương pháp làm việc chưa thật khoa học, chủ yếu vẫn dựa trên kinh nghiệm, mang tính sự vụ, sự việc; sự phối hợp công tác giữa Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố với các phòng, ban chuyên môn, phường, xã và giữa các cán bộ Văn phòng với nhau chưa thật chặt chẽ và có hiệu quả. Việc quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kinh phí, phương tiện hoạt động, công tác bộc lộ những hạn chế, bất cập. Những hạn chế trên cho thấy, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố chưa được đổi mới đồng bộ trước những đòi hỏi xử lý thông tin nhanh, chính xác để giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố đưa ra những quyết định kịp thời, phù hợp, chính xác nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động chính quyền địa phương trong điều kiện nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần định hướng xã hội chủ nghĩa. Nguyên nhân những hạn chế trên là do cơ chế song trùng trực thuộc, một cơ quan Văn phòng có hai đầu mối lãnh đạo, hai đầu mối phục vụ, nhưng lại thiếu sự hướng dẫn cụ thể, kịp thời về phương thức quản lý, điều hành, tổ chức 2 tham mưu, phục vụ; những hạn chế, bất cập này ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng trong thời gian qua. Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang” là yêu cầu cấp thiết, đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống chính quyền các cấp nói chung, hệ thống chính quyền cấp huyện nói riêng. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ cấu của bất cứ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào, là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Đối với Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Văn phòng là mắc xích quan trọng trong công tác tham mưu, giúp việc, phục vụ cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương. Vấn đề hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng trong cơ quan Nhà nước đã có khá nhiều tác giả nghiên cứu; tuy nhiên, các công trình nghiên cứu cụ thể về Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện còn ít, mà chủ yếu đề cập đến Văn phòng của tổ chức nói chung, như: - Hồ Ngọc Cẩn, “Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, nhà xuất bản Tài chính, năm 2003. - Nguyễn Ngọc Hiến (chủ biên), “Kỹ năng quản lý văn phòng”, học viện Hành chính Quốc gia, năm 2006; - Nghiêm Kỳ Hồng, “Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị văn phòng và lưu trữu học”, nhà xuất bản Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, năm 2014. - Nghiêm Kỳ Hồng, “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2003. 3 - Tạ Hữu Ánh, “Công tác hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước”, nhà xuất bản chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2002. - Lưu Kiếm Thanh (chủ biên), “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước”, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005. - Lưu Kiếm Thanh, “Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà nước”, nhà xuất bản Khoa học và kỷ thuật, năm 2005. - Học viện Hành chính Quốc gia, “Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005. - Lê Văn In (Chủ nhiệm đề tài), Đề tài đổi mới tổ chức hoạt động của văn phòng HĐND và UBND thành phố góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính của thành phố Hồ Chí Minh, năm 2004. - Nguyễn Thị Minh Tâm, “Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương từ thực tiễn thành phố Hồ Chí Minh, năm 2005. - Nguyễn Hoàng Vân, “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (từ thực tiễn thành phố Cần Thơ), năm 2009 - Văn Tất Thu (Chủ nhiệm đề tài), Đề tài nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, năm 2011. - Phan Văn Định, Đề tài nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận tại Thành phố Hồ Chí Minh, từ thực tiễn quận Bình Thạnh”. Luận văn thạc sĩ hành chính công, Học viện hành chính, năm 2011. - Trần Thị Thanh Hiền “Tổ chức và hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND ở nước ta hiện nay”, Luận văn thạc sĩ, Học viện Khoa học xã hội, năm 2011. 4 - Khuất Thị Kim Dung “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện từ thực tiễn thành phố Hồ Chí Minh”. Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện Khoa học xã hội, năm 2016. - Văn Đức Sơn, “Làm rỏ mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND-UBND cấp huyện”, tạp chí Tổ chức Nhà nước, số tháng 10/2015. Đây là những tài liệu tham khảo hữu ích cho bản thân trong việc thực hiện luận văn. Tuy nhiên, như đã nêu, các công trình, đề tài nghiên cứu đó chưa đi sâu nghiên cứu, phân tích, đánh giá cụ thể thể đến tổ chức, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang. Do đó, việc nghiên cứu của đề tài này là vấn đề mới cần được phân tích, đánh giá cụ thể. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn 3.1. Mục đích: - Xác định tầm quan trọng của hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố. - Phân tích tình hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, nhằm đánh giá đúng thực trạng, tìm ra hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế. Từ đó, đề xuất những giải pháp hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ: Để đạt được mục đích nêu trên, luận văn có các nhiệm vụ nghiên cứu như sau: - Nghiên cứu những vấn đề lý luận về Văn phòng nói chung và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng trong hoạt động quản lý Nhà nước tại địa phương nói riêng. - Khảo sát tình hình thực tế về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội 5 đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá nhằm đánh giá, nhận xét những kết quả đạt được, tìm ra những hạn chế, nguyên nhân và đưa ra những giải pháp cụ thể để khắc phục những hạn chế, nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang. 4.2. Phạm vi: - Không gian: + Về mặt nội dung, luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. + Về mặt không gian, luận văn tập trung nghiên cứu thực tiễn tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá. - Thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu thực tiễn về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang trong giai đoạn từ 2011 đến năm 2016. 5. Phƣơng pháp luận 5.1. Phương pháp luận: Luận văn vận dụng các phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta về nhà nước và pháp luật, về cải cách hành chính. 5.2. Các phương pháp nghiên cứu: 6 Luận văn kết hợp sử dụng các phương pháp nghiên cứu phổ biến của khoa học xã hội để giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, như: - Các phương pháp tổng hợp, phân tích các công trình nghiên cứu hiện có và các tài liệu khác để làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. - Các phương pháp khảo sát thực tế, phân tích tài liệu, tổng hợp, thống kê, để đánh giá đúng thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá; từ đó đưa ra những nhận xét và những giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành cấp huyện. - Thông qua việc nghiên cứu thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới. - Đề tài có thể là tài liệu tham khảo cho học viên, sinh viên chuyên ngành quản lý công và những người quan tâm đến luận văn này. 7. Kết cấu của luận văn: gồm có 3 phần Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Chương 2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang (giai đoạn 7 2011 - 2016) Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Lý luận chung về Văn phòng 1.1.1. Khái niệm Văn phòng Văn phòng là một cơ quan không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức, cơ quan, đơn vị nào. Đó là bộ máy hay bộ phận có chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành được tập trung thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Bên cạnh đó, Văn phòng còn là một bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các hội nghị, các cuộc làm việc của lãnh đạo, chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan tổ chức nói chung. Hiện nay có rất nhiều khái niệm về Văn phòng được nêu trong các tài liệu như sau: - “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [22]. - “Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [43]. - Văn phòng là “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [53]. - Văn phòng còn được hiểu theo nghĩa hẹp như trong “Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính Văn Phòng” do Hồ Ngọc Cẩn chủ biên đã tổng kết: Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, người ta có thể gọi là “Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng nghị sĩ”. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị; là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ như “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân 9 dân”. Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các xí nghiệp. Theo Hồ Ngọc Cẩn thì các cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng, nhưng nó chỉ phản ánh một khía cạnh nào đó của thuật ngữ Văn phòng và ông đã nêu ra khái niệm như sau: “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [2]. - Theo Lưu Kiếm Thanh trong cuốn Nghiệp vụ hành chính Văn phòng Công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân [32] đã quan niệm Văn phòng như sau: + Theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với đội ngũ nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý của tổ chức, nó bao gồm cả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [32]. + Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn Phòng chức năng không phải là pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại [32]. Nói chung, dù được hiểu theo nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, được quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhưng thông thường thì thuật ngữ “Văn phòng” tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn để tránh trùng lắp với một tổ chức, cơ quan, đơn vị. Từ những khái niệm khác nhau về Văn phòng, có thể đưa ra một định nghĩa chung về Văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp 10 của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi thực hiện các dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một đơn vị tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức, có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần, kỹ thuật nhằm góp phần cho cơ quan đó thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ chính trị, xã hội và các lĩnh vực công tác chuyên môn của mình. 1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vị pháp lý, quy mô của cơ quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong mỗi cơ cấu đó Văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn có mối quan hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài, Văn phòng được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên lạc và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt động. Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp. Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác, Văn phòng không chỉ đảm nhiệm việc thu nhập, xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật 11 cho quá trình quản lý mà hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt động quản lý của tổ chức. Với vị trí nêu trên Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn phòng thì cơ quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường. Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý; văn phòng là “bộ nhớ”, „tai mắt” của lãnh đạo cơ quan và là đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác do có đầy đủ cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp cho thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác hành chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học. - Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý. Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác. - Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động trong cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt và giảm thiểu những hoạt động và chi phí không cần thiết. 12