Tài liệu Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại trung tâm thông tin – thư viện trường đại học hà nội

LỜI CAM ĐOAN Lần đầu tiên làm công tác nghiên cứu khoa học với một đề tài tương đối rộng và khó, người làm khoá luận không tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót. Với trình độ có hạn, tác giả chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức chuyên ngành thông tin thư viện. Do vậy, trong thời gian làm khoá luận, người làm khoá luận phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo của các tác giả khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu này chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích làm rõ hơn và mở rộng vấn đề có liên quan tới đề tài đang nghiên cứu. Mọi ý kiến, khái niệm không phải của riêng tác giả đều được trích dẫn và chỉ rõ nguồn trong danh mục tài liệu tham khảo của khoá luận. Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên để khoá luận được hoàn thiện hơn. LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo, PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khoá luận này. Em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị đang công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khoá luận. Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khoá luận và có được kết quả như ngày hôm nay. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2009 Sinh viên Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT AACR Quy tắc biên mục Anh-Mỹ (Anglo-American Cataloguing Rules) CSDL Cơ sở dữ liệu DDC Khung phân loại thập tiến Dewey (Dewey Decimals Classifications) ISBD Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế (International Standard Bibliographic Description) CD - ROM Compact Disk - Read Only Memory (Đĩa chỉ đọc bộ nhớ) MARC Biên mục máy tính đọc được (Machine Readable Cataloguing) OPAC Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Acess Catalog) Z39.50 Chuẩn tra cứu liên thư viện MỤC LỤC 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................. 2 2.1. Mục đích nghiên cứu ........................................................................ 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................... 2 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài ............................................... 2 4. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................ 2 4.1. Phạm vi về không gian ..................................................................... 2 4.2. Phạm vi về thời gian......................................................................... 2 5. Phƣơng pháp nghiên cứu........................................................................ 3 5.1. Phƣơng pháp luận ............................................................................ 3 5.2. Phƣơng pháp cụ thể ......................................................................... 3 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài .......................................... 3 6.1 Đóng góp về lý luận ........................................................................... 3 6.2 Đóng góp về thực tiễn ....................................................................... 3 7. Bố cục của khoá luận .............................................................................. 3 CHƢƠNG 1.................................................................................................. 4 NGUỒN LỰC THÔNG TIN ...................................................................... 4 TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN ................................. 4 TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI ........................................................... 4 1.1 TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI .................................................................................................... 4 1.1.1 Khái quát về Trƣờng Đại học Hà Nội ...................................... 4 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội ............................................................... 6 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm ...................................... 7 1.1.4 Cơ cấu tổ chức ............................................................................ 8 1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm ................................ 10 1.2 ĐẶC ĐIỂM NGƢỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN CỦA HỌ ................................................................................................................. 10 1.2.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu giảng dạy .. 11 1.2.2 Học viên và sinh viên .............................................................. 12 1.3 VAI TRÕ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI............. 13 1.3.1. Khái niệm “nguồn lực thông tin” ...................................................... 13 1.3.2 Vai trò của nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội .................................................... 15 1.3.3. Yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội ........................................... 17 CHƢƠNG 2................................................................................................ 20 THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN........................................ 20 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN.................................... 20 TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI ................................................................. 20 2.1 CƠ CẤU NGUỒN LỰC THÔNG TIN ......................................... 20 2.1.1 Cơ cấu nội dung nguồn lực thông tin ..................................... 20 2.1.2 Cơ cấu hình thức tài liệu ......................................................... 21 2.1.3 Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu ......................................................... 22 2.1.4 Cơ cấu tính thời gian của tài liệu ............................................ 24 2.2 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN.......... 24 2.2.1 Diện bổ sung tài liệu ................................................................. 24 2.2.2 Phƣơng thức và kinh phí bổ sung ........................................... 25 2.2.3 Chia sẻ nguồn lực thông tin ..................................................... 27 2.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN................... 28 2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn lực thông tin ..................................... 28 2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện ............................................... 28 2.3.1.2 Khung phân loại ................................................................. 36 2.3.1.3 Bộ từ khoá .......................................................................... 38 2.3.2 Tổ chức kho .............................................................................. 38 2.3.3 Tổ chức các điểm truy cập ...................................................... 42 2.3.1.1. Hệ thống mục lục phiếu.................................................... 42 2.3.3.2 Các CSDL .......................................................................... 43 2.3.3.3 Website của Trung tâm ...................................................... 46 2.3.4 Tổ chức các dịch vụ khai thác nguồn lực thông tin .............. 50 2.4 NHẬN XÉT VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI .. 53 2.4.1 Những điểm mạnh .................................................................... 53 2.4.2 Những điểm yếu....................................................................... 55 CHƢƠNG 3................................................................................................ 57 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ............................................ 57 TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI ................................................................. 57 3.1 XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN HỢP LÝ.......................................................................... 57 3.2 ĐẨY MẠNH VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN ................................................................................................................. 60 3.3 TĂNG CƢỜNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ........... 62 3.4 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÁN BỘ THƢ VIỆN VÀ ĐÀO TẠO NGƢỜI DÙNG TIN .............................................................................. 63 KẾT LUẬN .................................................................................................... 66 Khoá luận tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Thế giới đang diễn ra quá trình hình thành “xã hội thông tin toàn cầu”. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, là sự bùng nổ các nguồn lực thông tin, là kỷ nguyên của kinh tế tri thức. Trong nền kinh tế tri thức, tri thức và thông tin đã trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, quyết định sự phát triển xã hội. Nguồn lực thông tin, nguồn lực vật chất và nguồn lực năng lượng đã tạo thành thế chân vạc cho sự phát triển của một xã hội hiện đại. Trong đó, nguồn lực thông tin không chỉ cung cấp cho chúng ta tri thức để nhận biết và nắm bắt quy luật phát triển kinh tế - xã hội mà còn khơi dậy khả năng sáng tạo của con người. Ngày nay, lợi thế so sánh sẽ thuộc về quốc gia nào có năng lực tổ chức khai thác với hiệu quả cao nhất các nguồn thông tin và tri thức hiện có của nhân loại. Chính vì vậy, hoạt động thông tin – thư viện có ưu thế trong việc nâng cao khả năng nắm bắt, khai thác thông tin cho toàn xã hội. Nếu như trước đây, nhắc đến thư viện, người ta nhắc đến số lượng sách, báo, tạp chí nằm trong bốn bức tường của thư viện, các thuật ngữ “thư viện điện tử”, “thư viện ảo” hay “cơ sở dữ liệu” còn lạ lẫm với rất nhiều người, thì giờ đây, nhu cầu tìm kiếm thông tin phi in ấn đang trở nên phổ biến và là một nhu cầu không thể thiếu của người dùng tin. Nguồn lực thông tin được xem là một dạng nguồn lực quan trọng và mang tính chiến lược trong quá trình hoạt động của các thư viện hiện đại. Có thể nói, nguồn lực thông tin là một loại “tài sản tri thức” vô giá, góp phần thiết thực cho yêu cầu phát triển của sự nghiệp thư viện. Một thư viện vững mạnh và hiện đại sẽ luôn tự hào về nguồn lực thông tin của mình. Vì vậy việc phát hiện và tận dụng nguồn lực thông tin sẽ trở thành sức mạnh quan trọng thúc đẩy tiến trình phát triển của mọi thư viện. Việc tạo lập, tích lũy và khai thác nguồn lực thông tin một cách hệ thống, đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời và chính xác là điều rất quan trọng đối với bất kỳ Chính phủ, tổ chức hoặc cá nhân nào. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 1 Khoá luận tốt nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng của nguồn lực thông tin đối với các cơ quan thông tin – thư viện, tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục đích nghiên cứu Khoá luận được thực hiện với mục đích: Tìm hiểu thực trạng nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội, về phương thức tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Khoá luận đưa ra những đánh giá, nhận xét về những ưu, nhược điểm và đưa ra những kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao chất lượng, đa dạng hoá nguồn lực thông tin, nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin, góp phần thúc đẩy sự phát triển của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Hà Nội. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Có thể nói, tìm hiểu về nguồn lực thông tin của các Trung tâm thông tin – thư viện là một vấn đề không còn mới trong các Khoá luận của các khoá trước. Đã có các đề tài nghiên cứu về vấn đề này như “Tìm hiểu nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội” của tác giả Trần Thị Phương, hoặc trong Niên luận cuối kỳ “Tìm hiểu nguồn lực thông tin của Thư viện Trường Đại học Sư Phạm Hà Nội” của tác giả Trần Thế Mạnh. Tìm hiểu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã có một số Khoá luận thực hiện(Đinh Thị Phương Thuý – Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội...). Tuy nhiên, vấn đề “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội” cho đến nay vẫn chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập tới. 4. Phạm vi nghiên cứu 4.1. Phạm vi về không gian Không gian: Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội. 4.2. Phạm vi về thời gian Thời gian: 2008-2009 Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 2 Khoá luận tốt nghiệp 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phƣơng pháp luận Khoá luận dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật lịch sử, quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin thư viện. 5.2. Phƣơng pháp cụ thể Trong quá trình nghiên cứu, người làm khoá luận đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp quan sát - Phỏng vấn trực tiếp các cán bộ thư viện tại Trung tâm - Tổng hợp, thống kê số liệu - Phân tích, tổng hợp các tài liệu có liên quan đến đề tài 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 6.1 Đóng góp về lý luận Khóa luận xem xét và khái quát những đặc trưng riêng biệt trong nguồn lực thông tin của một trường đại học đào tạo tiếng nước ngoài là chủ yếu, góp phần làm phong phú hơn lý luận về nguồn lực thông tin. 6.2 Đóng góp về thực tiễn Khoá luận đưa ra những đánh giá, nhận xét về nguồn lực thông tin của Trung tâm, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường nguồn lực thông tin tại đây, nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin. 7. Bố cục của khoá luận Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Nguồn lực thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội Chương 2: Thực trạng nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội Chương 3: Các giải pháp tăng cường nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Hà Nội Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 3 Khoá luận tốt nghiệp CHƢƠNG 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1 TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1.1 Khái quát về Trƣờng Đại học Hà Nội Trường Đại học Hà Nội(tiền thân là trường Đại học Ngoại ngữ) là trường đại học công lập, được thành lập năm 1959. Trường Đại học Hà Nội là cơ sở đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực trình độ đại học, sau đại học có khả năng sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động trong và ngoài nước. Ngoài ra, trường Đại học Hà Nội được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ đào tạo ngoại ngữ cho lưu học sinh, nghiên cứu sinh, thực tập sinh đi học nước ngoài; bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý của các Bộ, ban, ngành Trung ương và địa phương trong cả nước. Trường Đại học Hà Nội có khả năng giảng dạy các ngoại ngữ: Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Đức, Nhật Bản, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Italia, Hàn Quốc, Bungari, Hung-ga-ri, Séc, Slô-văk, Ru-ma-ni, Thái lan, A Rập… Trong số các ngoại ngữ nêu trên có 10 chuyên ngành đào tạo cử nhân ngoại ngữ, 4 chuyên tiếng đào tạo thạc sỹ và tiến sỹ. Trường Đại học Hà Nội đã triển khai đào tạo cử nhân các chuyên ngành khác dạy bằng ngoại ngữ từ năm 2002 như: Quản Trị kinh doanh, Du lịch, Quốc tế học, Khoa học máy tính, Tài chính-Ngân hàng, Kế toán(giảng dạy bằng tiếng Anh); ngành Khoa học máy tính(giảng dạy bằng tiếng Nhật). Ngoài ra, trường còn đào tạo cử nhân ngành Việt Nam học cho người nước ngoài. Trong tương lai sẽ mở thêm những chuyên ngành đào tạo khác bằng ngoại ngữ mà thị trường lao động trong và ngoài nước đang có nhu cầu cao. Mục tiêu đào tạo của nhà trường không chỉ cung cấp kiến thức mà còn coi trọng định hướng phát triển năng lực làm việc cho sinh viên. Chính vì vậy, nhà trường đã thực hiện phương châm mở rộng quy mô, đa dạng hóa loại hình đào tạo đi đôi với nâng cao chất lượng đào tạo. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 4 Khoá luận tốt nghiệp Từng bước hội nhập giáo dục quốc tế, tăng cường ứng dụng công nghệ tiên tiến, cải tiến nội dung và phương pháp đào tạo nhằm trang bị cho người học kỹ năng làm việc, kỹ năng vận dụng sáng tạo kiến thức chuyên môn và khả năng thích ứng với môi trường hoạt động nghề nghiệp trong tương lai, Trường Đại học Hà Nội phấn đấu trở thành trường đại học nghiên cứu ngang tầm các nước có nền giáo dục phát triển trong khu vực và trên thế giới. Nghiên cứu ứng dụng là nhiệm vụ trọng tâm của nhà trường. Thế mạnh về nghiên cứu khoa học ngoại ngữ, trong đó có phương pháp giảng dạy ngoại ngữ cho các trường chuyên ngữ, nghiên cứu giảng dạy ngoại ngữ chuyên ngành, nghiên cứu đối chiếu ngôn ngữ, văn hoá-văn minh…đã được khẳng định. Nhà trường là cơ quan chủ quản của “ Tạp chí khoa học ngoại ngữ” - tạp chí chuyên ngành duy nhất của Việt Nam nghiên cứu về khoa học ngoại ngữ. Nhà trường có các Trung tâm đào tạo, viện nghiên cứu đáp ứng nhu cầu của xã hội như: Trung tâm ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam, Trung tâm tư liệu và tiếng Anh chuyên ngành, Trung tâm đào tạo từ xa, Trung tâm Dịch thuật, Trung tâm Công nghệ - thông tin, Viện nghiên cứu xã hội và phát triển. Nhà trường đã ký kết hợp tác đào tạo với trên 30 trường đại học nước ngoài; có quan hệ đối ngoại với trên 60 tổ chức, cơ sở giáo dục quốc tế; có quan hệ trực tiếp với hầu hết các đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam; Tham gia các hoạt động văn hoá đối ngoại, giao lưu ngôn ngữ-văn hoá với nhiều tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam và quốc tế. Nhiều Đại sứ quán, các tổ chức quốc tế, doanh nghiệp nước ngoài đã hợp tác hỗ trợ Nhà trường trong lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực thông qua những chương trình hỗ trợ năng lực quản lý, đào tạo giáo viên trẻ và tài trợ sinh viên có hoàn cảnh khó khăn. Nhiều đoàn khách cấp cao, các tổ chức giáo dục quốc tế các trường đại học nước ngoài đến thăm và làm việc với Trường. Trung bình mỗi tuần có khoảng 4 đến 5 đoàn khách nước ngoài đến thăm trường. Một số trường đại học nổi tiếng của nước ngoài, như Đại học Westminster, Central Lancashire(Vương Quốc Anh), Đại học Dublin City(Ireland), Đại học AUT(New Zealand), Đại học La Trobe, Victoria, Griffith(Australia), Đại học IMC(Australia) đã công nhận chương trình đào tạo của Trường Đại học Hà Nội… Theo đó, sinh viên của Trường Đại học Hà Nội sau 3 năm đầu học tại Trường và Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 5 Khoá luận tốt nghiệp học năm cuối tại các trường đối tác này đã được các trường đối tác cấp bằng cử nhân. Để phấn đấu thành trường đại học quốc tế trong khu vực, nhiều năm qua, Trường Đại học Hà Nội đã liên tục tích lũy kinh nghiệm, không ngừng phấn đấu, học hỏi các trường có đẳng cấp quốc tế trên thế giới về quy trình đào tạo, xây dựng chương trình, hệ thống giáo trình, tăng cường cơ sở vật chất... Trường duy trì phương châm hợp tác với các trường đại học khác trong khu vực và trên thế giới trong lĩnh vực đào tạo. 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội ra đời ngay sau khi trường Đại học Hà Nội được thành lập. Thời kỳ mới thành lập Trung tâm hoạt động trên cơ sở một tổ công tác phục vụ tư liệu cho trường, trực thuộc phòng giáo vụ. Hoạt động thư viện nghèo nàn, tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu(tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari…). Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa. Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp. Cùng với việc thành lập thêm một số khoa và bộ môn, vốn tư liệu tăng lên đáng kể. Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ tư liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọi là: “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều, phần nào đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo của trường. Trong quá trình hoạt động, Trung tâm đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ. Năm 2000 với việc đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trường quyết định sáp nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 6 Khoá luận tốt nghiệp tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Trung tâm thực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB(World Bank) mức A vốn đầu tư 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị. Ngày 5/12/2003 Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đặc biệt, năm 2005 Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện. Hiện nay, Trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục của trường Đại học Hà Nội nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nước ta nói chung trong thời đại mới. 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Chức năng Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội thực hiện chức năng là “giảng đường thứ 2 của Đại học Hà Nội”, thực hiện chức năng thông tin, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau. Nhiệm vụ - Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin, tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của trường. - Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động. Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin. - Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập. - Hướng dẫn giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng. - Kết hợp với các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm. Trong suốt quá trình hoạt động, Trung tâm luôn xác định rõ chức năng, nhiệm vụ để từ đó đề ra các kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thành tốt các công việc Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 7 Khoá luận tốt nghiệp được giao, góp phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường. 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Ban giám đốc: Bao gồm 1 Giám đốc và 1 Phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm. Trung tâm phục vụ bạn đọc thông qua việc tổ chức Thư viện trung tâm và các thư viện thành viên, trong đó có các phòng tư liệu mở, phòng mạng và các tủ sách chuyên dùng. Tư liệu của Trung tâm bao gồm các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu nghe nhìn và các CSDL mạng. Trung tâm được tổ chức thành các bộ phận sau do các Quản trị viên chuyên ngành trực tiếp điều hành: Bộ phận phục vụ thông tin thư viện(Library Services Section): Trực phục vụ đọc, mượn trả, hướng dẫn tìm kiếm, tra cứu sách, báo, tạp chí, băng đĩa. Bộ phận phục vụ thông tin điện tử và nghiệp vụ kỹ thuật (E-Information Services Section): Mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ qua mạng, cơ sở dữ liệu mạng, in ấn, nhân bản, biên tập, sửa chữa bảo dưỡng, vận hành thiết bị kỹ thuật. Bộ phận nghiệp vụ thư viện(Library Resource Processing Section): Bổ sung tư liệu, biên mục, biên tập, sưu tầm, tìm kiếm thông tin tư liệu theo yêu cầu, thanh sát tư liệu, quản lý bạn đọc. Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin(Information Desk). Bộ phận An ninh giám sát và Môi trường(Security & Cleaning Section). Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin – thư viện đại học Hà Nội: Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 8 Khoá luận tốt nghiệp BAN GIÁM ĐỐC Bộ Phận mạng máy tính Bộ phận thư viện Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận nghiệp phục vụ tiếp an ninh nghiệp phục vụ vụ thư thông tin nhận trả giám sát vụ kỹ thông tin viện thư viện lời thông và môi thuật điện tử tin trường Đội ngũ cán bộ Cán bộ thư viện là cầu nối hết sức quan trọng giữa người dùng tin với thư viện – kho tri thức của nhân loại. Tài liệu trong thư viện có được sử dụng và khai thác một cách triệt để hay không đó là điều phụ thuộc rất nhiều vào vai trò của người cán bộ thư viện. Những cuốn sách chỉ thực sự trở nên hữu ích khi có người đọc và nghiên cứu nó. Một thư viện phục vụ tốt là thư viện có nhiều bạn đọc đến nhất. Bởi vậy, người ta nói cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện thật có ý nghĩa. Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm gồm có 24 cán bộ, trong đó có 17 cán bộ tốt nghiệp đại học ngành thông tin - thư viện, 5 người tốt nghiệp ngành công nghệ Thông tin và Điện tử viễn thông, 7 cán bộ đang học cao học. Trung tâm có đội ngũ cán bộ thư viện trẻ, dễ dàng tiếp thu những cái mới, có trình độ chuyên môn ngày càng được nâng cao, có khả năng nắm bắt nhanh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị của Trung tâm, có tinh thần thái độ phục vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn thông tin cho bạn đọc. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 9 Khoá luận tốt nghiệp 1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm Cơ sở vật chất là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan thông tin thư viện. Nó thể hiện sự vững mạnh của các cơ quan này trong tiến trình hoạt động. Hệ thống máy tính hiện nay của Trung tâm bao gồm hơn 200 máy, trong đó có 5 máy chủ và 200 máy trạm. Máy chủ gồm: - 1 máy chủ web(web Libol) chạy trên hệ điều hành Windows. - 1 máy chủ chứa CSDL(Libol). - 2 máy chủ proxy chia và quản lý kết nối Internet ra ngoài của các máy trạm. - 1 máy chủ chứa các CSDL số hoá và kiêm quản lý hệ thống an ninh thư viện. Máy trạm gồm: - 105 máy tính cấu hình CPU 1.8 Gh, RAM 256 Mb, HDD, 40 Gh, màn hình 15 inche. - 95 máy còn lại là CPU 3.0 Gh, RAM 256 Mb, HDD, 40 Gh, màn hình 17 inche. Bên cạnh đó Trung tâm còn có máy từ hoá và khử từ cho sách, máy in laser, máy in thẻ, máy đọc mã vạch, máy in màu… 1.2 ĐẶC ĐIỂM NGƢỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN CỦA HỌ Nếu như trong hoạt động giáo dục, sinh viên là trung tâm, thì trong hoạt động thông tin – thư viện, người dùng tin và nhu cầu của họ là trung tâm. Nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong nội dung hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện, đảm bảo mục đích không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng và thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin. Người dùng tin và nhu cầu tin trở thành yếu tố định hướng cho hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện Có phân chia người dùng tin của Trung tâm thành các nhóm chủ yếu sau: Nhóm 1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Nhóm 2: Nhóm học viên và sinh viên(bao gồm sinh viên chính qui; sinh viên tại chức; sinh viên dự án và dự án ngắn hạn, học viên cao học). Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 10 Khoá luận tốt nghiệp 1.2.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu giảng dạy Cán bộ lãnh đạo, quản lý Là những người đưa ra chính sách, xây dựng các kế hoạch phát triển của Trường nói chung và Trung tâm nói riêng. Nhóm người dùng tin này thường có rất ít thời gian đến để khai thác tài liệu ở Trung tâm . Do đó, thông tin để phục vụ nhóm đối tượng này cần được cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của họ. Đặc điểm nhu cầu tin: + Cần thông tin chung về các vấn đề như nguồn nhân lực, nguồn tài chính, mối quan hợp tác với bên ngoài, các thành tựu đạt được trong nghiên cứu khoa học, thông tin về cơ cấu tổ chức… + Thông tin cung cấp cần đảm bảo tính chính xác, logic. + Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phụcvụ cho quá trình ra quyết định của họ. Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Đây là nhóm người dùng tin có nhu cầu cao và bền vững vì thông tin là tiềm năng hoạt động khoa học và giảng dạy của họ. Trường Đại học Hà Nội là trường đào tạo đa ngành, nhưng phần lớn vẫn là đào tạo ngoại ngữ, vì vậy nhu cầu tin của nhóm này tập trung vào tài liệu về chuyên ngữ, khoa học tự nhiên, văn hóa du lịch, hợp tác quốc tế… Đối tượng này ít sử dụng thư viện Trung tâm , mà thường sử dụng tủ sách hạt nhân trên các thư viện Khoa(Thư viện Khoa vẫn do Trung tâm Thông tin - Thư viện quản lý). Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này: + Nhu cầu tin mang tính tổng hợp và chuyên sâu + Nhu cầu tin mang tính logic: Thông tin họ cần là thông tin đầy đủ, ngắn gọn, chính xác và có tính hệ thống, logic. + Thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo tính giá trị khoa học. + Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu nhưng chủ yếu là tài liệu điện tử. Nhóm người dùng tin này chỉ chiếm 1.6% trong tổng số người dùng tin của Trung tâm. Tuy nhiên là nhóm người dùng tin có nhu cầu thông tin cao, đòi hỏi Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 11 Khoá luận tốt nghiệp thông tin ở mức độ sâu về lĩnh vực họ đang nghiên cứu, giảng dạy đồng thời có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường. 1.2.2 Học viên và sinh viên Nhóm sinh viên (chính qui, tại chức, sinh viên dự án) - Nhóm sinh viên chính qui: Đây là nhóm người dùng tin đông đảo của Trung tâm(chiếm tới 89%), nhu cầu thông tin của họ là rất lớn. Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận. Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự. Đặc điểm nhu cầu tin: + Thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liên quan đến chuyên ngành học của họ. Ngoài ra, các thông tin phục vụ nhu cầu giải trí cũng được họ quan tâm nhiều. + Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ. + Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhưng chủ yếu dưới dạng tài liệu in ấn. Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển về phương pháp học tập. Lúc này thư viện được xem là “giảng đường thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức. Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên. Từ đây cũng đặt ra cho Trung tâm nhiệm vụ và yêu cầu mới. - Nhóm sinh viên tại chức: Sinh viên tại chức của trường có nhu cầu tin chưa cao và không thường xuyên sử dụng thư viện trường. Họ chủ yếu lên thư viện nhiều vào mùa thi. Đôi khi họ đến thư viện không phải chỉ khai thác thông tin phục vụ học tập mà còn để thỏa màn nhu cầu giải trí của mình. - Nhóm sinh viên dự án Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 12 Khoá luận tốt nghiệp Đây là nhóm người dùng tin không thường xuyên của Trung tâm, tuỳ theo các khoá đào tạo ngắn hạn của Nhà trường. Nhóm người dùng tin này chiếm 7,37% trong tổng số người dùng tin của Trung tâm. Với nhóm đối tượng sinh viên thuộc các dự án ngắn hạn(đào tạo trong 3 tháng, 6 tháng hoặc 9 tháng), người dùng tin không được mượn tài liệu về nhà, chỉ có thể đọc, sử dụng tài liệu tại chỗ. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này: - Nhu cầu tin tập trung chủ yếu vào các loại tài liệu phục vụ cho việc học tiếng để du học: Sách luyện thi TOEFL, IELTS, các loại băng đĩa… Học viên cao học Học viên cao học là những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều có kinh nghiệm trong việc sử dụng thư viện, hiểu biết về phương pháp và cách thức khai thác sử dụng thư viện một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập của mình. Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chương trình đào tạo, đề tài, đề án của họ. 1.3 VAI TRÕ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.3.1. Khái niệm “nguồn lực thông tin” Nguồn lực thông tin được coi là bộ nhớ của nhân loại, là kho tàng văn hoá của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc. Nhờ có sách báo, tài liệu mà những kinh nghiệm, những hiểu biết của thế hệ trước có thể lưu truyền qua thời gian. Nhờ kế thừa được những thành tựu đã có nên tốc độ phát triển của xã hội ngày càng cao và qua nguồn lực thông tin phản ánh trình độ phát triển của xã hội. Nhận thức được giá trị của nguồn lực thông tin nên từ xa xưa nhân loại luôn quan tâm đến việc sưu tầm, bảo quản và truyền lại cho thế hệ mai sau. Trong khoa học thông tin – thư viện, nguồn lực thông tin có thể hiểu theo 2 nghĩa: Theo nghĩa rộng, nguồn lực thông tin được hiểu như tiềm lực của hoạt động thông tin, bao gồm nguồn tin, nguồn nhân lực, nguồn tài lực và cơ sở hạ tầng đảm bảo cho hoạt động thông tin được vận hành và đạt hiệu quả cao. Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 13 Khoá luận tốt nghiệp Theo nghĩa hẹp, nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin, đó là những nguồn tin được kiểm soát, tổ chức lại theo một cách thức nhất định để có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng một cách thuận tiện nhất, đồng thời phục vụ các mục đích khác nhau trong hoạt động của thư viện. Trong Khóa luận này, tác giả tiếp cận nguồn lực thông tin theo nghĩa thứ hai, tức là theo nghĩa hẹp. Theo quan điểm này, nguồn lực thông tin có những đặc trưng cơ bản sau: * Tính vật lý Nguồn lực thông tin phải được ghi lại, cố định lại trên một nền tảng vật chất nhờ một hệ thống dấu hiệu để vật hoá như giấy, đĩa, băng từ, vi tính. Những nguồn thông tin này là những vật thể sống xung quanh chúng ta. Trong bối cảnh của xã hội hiện đại, việc vật hoá các nguồn thông tin vô cùng khó khăn, đặc biệt là trong thời đại bùng nổ thông tin nên việc xử lý, ghi lại và quản trị thông tin trước một khối lượng thông tin khổng lồ như hiện nay cần phải đầu tư nhiều nhân lực, vật chất và tiền của. * Tính cấu trúc Tính cấu trúc thể hiện trong nguồn lực thông tin là những thông tin được ghi lại theo những thể thức và tiêu chuẩn nhất quán. Thông tin phải được trình bày, sắp xếp trật tự hoá theo những cấu trúc phù hợp nhằm giúp con người bảo quản an toàn và truy nhập thông tin được an toàn. Thông tin phải được sắp xếp theo chuyên đề, theo môn loại, theo số đăng ký cá biệt tuỳ theo cách lưu giữ và bảo quản của từng cơ quan thông tin thư viện. * Tính truy cập Nguồn lực thông tin phải được tổ chức lại sao đó để có thê truy cập được theo các dấu hiệu khác nhau. Thông tin được truy cập là những thông tin cung cấp giá trị cho con người trong hoạt động thực tiễn. thông tin chỉ có giá trị khi nó được truyền đi, phổ biến và được sử dụng. Để truy cập thông tin phải thông qua các điểm truy cập của nó được xây dựng trên bộ máy tra cứu truyền thống như mục lục chữ cái, tên sách, tên tác giả, mục lục phân loại, ấn phẩm thư mục hay trên các CSDL như thuật ngữ tìm kiếm, từ khoá từ chuẩn và các điểm truy cập trên các CSDL này phải kết nối với nhau bằng các toán tử logic. * Tính chia sẻ Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 14 Khoá luận tốt nghiệp Khả năng chia sẻ thông tin làm nguồn lực thông tin có thể phát triển không ngừng. Trong đời sống con người, thông tin là một nhu cầu rất cơ bản. Nhu cầu đó không ngừng phát triển lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội. Vì thế, con người cần sử dụng cả thông tin bên ngoài, phải có sự trao đổi thông tin. Mỗi người sử dụng thông tin lại tạo ra thông tin mới, các thông tin đó lại đươc truyền cho người khác trong quá trình thảo luận, truyền đạt mệnh lệnh trong thư từ, tài liệu hoặc phương tiện truyền thông. Vì thông tin có tính mở nên có thể dễ dàng tải tài liệu từ nơi khác về hoặc chiết suất dữ liệu cho các nơi khác. Việc trao đổi thông tin, thực hiện chia sẻ nguồn lực thông tin chỉ có thể thực hiện được khi nguồn lực thông tin được tổ chức tuân thủ các giao thức, giao ước, quy định rõ ràng và hợp lý.. * Tính giá trị Thông tin chỉ có giá trị khi nó được sử dụng. Thông tin có giá trị là những thông tin phục vụ mọi hoạt động trong cuộc sống của con người. Tuy nhiên, để xác định đúng chất lượng và giá trị của thông tin nó chịu sự tác động của 4 yếu tố: tính chính xác, phạm vi bao quát nội dung, tính cập nhật và tần suất sử dụng trong đó quan trọng nhất là nội dung thông tin phải đảm bảo tính chính xác. Với những đặc tính cơ bản trên, có thể thấy nguồn lực thông tin giữ vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện, định hướng cho hoạt động công tác phục vụ bạn đọc, là điều kiện để nâng cao hiệu quả của nhu cầu thông tin của độc giả. 1.3.2 Vai trò của nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Hà Nội Từ xa xưa thông tin đã đóng vai trò quan trọng trong tổ chức và phát triển xã hội. Ngày nay thông tin lại càng trở nên quan trọng, thông tin được coi như nguồn tài nguyên có giá trị trong các tổ chức và sử dụng thích hợp sẽ kích thích việc đổi mới, thúc đẩy nhanh quá trình phát triển, nâng cao năng suất lao động và thực sự trở thành nguồn lực thúc đẩy cho sự phát triển của xã hội. Môi trường vận động thông tin là môi trường truyền tin, nó bao gồm các kênh liên lạc tự nhiên hoặc nhân tạo như sóng âm, tia sáng, dây dẫn, sóng âm thanh, Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện 15