Tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân thường trực ban bí thư tại lưu trữ lịch sử của trung ương đảng

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích. Công trình này chưa được tác giả nào công bố. TÁC GIẢ Trần Nhung Trang LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin được chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các đồng chí Lãnh đạo Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và các đồng nghiệp Phòng Thu thập – Chỉnh lý, Cục Lưu trữ đã hướng dẫn, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình trong quá trình tác giả thực hiện nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm sâu sắc tới TS. Chu Thị Hậu người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả hoàn thành luận văn này. TÁC GIẢ Trần Nhung Trang DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Stt Viết tắt Viết đầy đủ 1 BCHTW Ban Chấp hành Trung ương 2 BCT Bộ Chính trị 3 BBT Ban Bí thư 4 VPTW Văn phòng Trung ương 5 TW Trung ương 6 ĐSQ Đại sứ quán 7 XHCN Xã hội chủ nghĩa 8 THBQ Thời hạn bảo quản 9 ĐVBQ Đơn vị bảo quản 10 BĐ Bắt đầu 11 KT Kết thúc 12 ĐG Đánh giá MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................ 1 LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................... 2 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................... 3 MỤC LỤC ............................................................................................................ 4 MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ................................................ 2 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 4 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................................. 4 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................... 5 6. Đóng góp (tính mới) của luận văn ............................................................................. 6 7. Bố cục của luận văn ................................................................................................... 6 CHƯƠNG 1.......................................................................................................... 7 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU........................... 7 VÀ PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN .................................................................. 7 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu .............................................................. 7 1.1.1. Một số khái niệm ................................................................................................. 7 1.1.2. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu ...................................................................... 8 1.1.3. Ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu ........................................................................ 9 1.2. Một số vấn đề lý luận về phông lưu trữ cá nhân ................................................... 10 1.2.1. Khái niệm ........................................................................................................... 10 - Phông lưu trữ: ............................................................................................................ 10 1.2.2. Thành phần tài liệu phông lưu trữ cá nhân ........................................................ 12 1.2.3. Tiêu chí thành lập phông lưu trữ cá nhân các đồng chí lãnh đạo Đảng ............. 15 1.2.4. Giới hạn tài liệu phông lưu trữ cá nhân ............................................................. 16 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................ 18 CHƯƠNG 2........................................................................................................ 19 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC ............................... 19 PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN THƯỜNG TRỰC BAN BÍ THƯ .............. 19 TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG ............................. 19 2.1. Khái quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng ......................................................................................................... 19 2.1.1. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ....................................................... 19 2.1.2. Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng .............................................................. 20 2.2. Vị trí, vai trò của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư ...................................... 22 2.3. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng ................................................................................. 23 2.3.1. Đối với phông lưu trữ cá nhân đã tổ chức khoa học tài liệu .............................. 24 2.3.2. Đối với phông lưu trữ cá nhân chưa tổ chức khoa học tài liệu .......................... 40 2.4. Một số nhận xét..................................................................................................... 43 2.4.1. Ưu điểm ............................................................................................................. 43 2.4.2. Hạn chế .............................................................................................................. 44 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................ 46 CHƯƠNG 3........................................................................................................ 47 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ................................... 47 TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN47 THƯỜNG TRỰC BAN BÍ THƯ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ ........................ 47 CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG........................................................................... 47 3.1. Nhóm giải pháp trực tiếp về tổ chức khoa học tài liệu ......................................... 47 3.1.1. Phân loại tài liệu ................................................................................................ 47 3.1.2. Lập hồ sơ............................................................................................................ 48 3.1.3. Xác định giá trị tài liệu ...................................................................................... 49 3.1.4. Xây dựng công cụ tra cứu .................................................................................. 50 3.2. Nhóm giải pháp có liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu các đồng chí Thường trực Ban Bí thư ............................................................................................... 51 3.2.1. Sưu tầm, thu thập để hoàn chỉnh nội dung, thành phần tài liệu ......................... 51 3.2.2. Đẩy mạnh phát huy giá trị tài liệu (trưng bày, triển lãm, xuất bản các ấn phẩm…) ....................................................................................................................... 54 3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ nghiệp vụ ................................................ 56 Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................ 58 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 62 PHỤ LỤC 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ - nguồn thông tin quá khứ phản ánh chân thực, chính xác hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân; là kho tàng lý luận và thực tiễn cách mạng Việt Nam và có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Sử dụng tài liệu lưu trữ chính là kế thừa và phát huy kho tàng lý luận, kinh nghiệm thực tiễn của dân tộc Việt Nam đã được tích luỹ qua nhiều thế hệ để phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Đồng chí Đỗ Mười – nguyên Tổng Bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã nói: “Tài liệu lưu trữ của Đảng là một bộ phận quan trọng trong toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia, chứa đựng những thông tin quan trọng nhất của Đảng và Nhà nước ta, là một bộ phận đặc biệt trong di sản văn hóa của dân tộc. Tài liệu lưu trữ của Đảng là sở hữu chung của toàn Đảng, là tài sản của quốc gia, phải được quản lý và bảo quản chu đáo, khoa học và phải được khai thác, sử dụng một cách đúng đắn, tích cực, toàn diện, mang lại hiệu quả cao, vì lợi ích của Đảng, của cách mạng” (trích bài phát biểu của đồng chí Đỗ Mười tại Hội nghị cán bộ lãnh đạo các cơ quan Đảng ở Trung ương về công tác văn thư lưu trữ, năm 1988). Tài liệu lưu trữ nói chung hình thành trong quá trình hoạt động, phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức; còn tài liệu lưu trữ cá nhân của các đồng chí lãnh đạo Đảng qua từng thời kỳ là tài liệu phản ánh về quá trình hoạt động, công tác của mỗi cá nhân, đồng thời cũng phản ánh nhiều mặt về tư tưởng, văn hoá, kinh tế, quân sự,...hình thành trong quá trình sống và hoạt động của mỗi cá nhân. Quy định 270-QĐ/TW ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam tiếp tục khẳng định thành phần tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam trong đó có tài liệu về thân thế, sự nghiệp hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội. Tài liệu các phông lưu trữ cá nhân của Bác và các nhân vật tiêu biểu của Đảng 2 có giá trị về nhiều mặt. Ngoài giá trị là nguồn tư liệu quan trọng để nghiên cứu về cuộc đời sự nghiệp cách mạng, xuất bản tuyển tập, toàn tập của cá nhân các Tổng Bí thư còn là nguồn sử liệu rất hữu ích trong nghiên cứu lịch sử Đảng và lịch sử dân tộc. Vì vậy, những tài liệu này cần được quan tâm thu thập đầy đủ, tổ chức khoa học và bảo quản chu đáo. Xuất phát từ đó, tôi chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Ở nước ngoài, nghiên cứu về phông lưu trữ cá nhân đã được đề cập đến như sau: Sau Cách mạng tháng Mười, công tác lưu trữ tài liệu cá nhân ở Liên Xô được chú ý hơn, cụ thể: Tổng cục Lưu trữ nhà nước Liên Xô ban hành Điều lệ về phông lưu trữ quốc gia, trong đó có quy định về tài liệu lưu trữ cá nhân. Một số giáo trình về phông lưu trữ cá nhân cũng được các cơ quan, tổ chức, nhà khoa học nghiên cứu, ban hành như: + Năm 1958 ban hành bản “Hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu xuất xứ cá nhân”. + Năm 1963 Tổng cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bảng chỉ dẫn “Các phông lưu trữ cá nhân trong các Viện lưu trữ Nhà nước Liên Xô”. + Năm 1967 Viện Lưu trữ Văn học nghệ thuật Quốc gia Liên Xô ban hành Những hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ với các phông xuất xứ cá nhân. + Năm 1969 ban hành văn bản “Hướng dẫn nghiệp vụ công tác bổ sung tài liệu xuất xứ cá nhân”. Ở trong nước, tài liệu lưu trữ cá nhân được đề cập và nghiên cứu như sau: Các bài viết, tạp chí trên Tập san Văn thư – Lưu trữ số 1/1989 có bài viết “Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương với công tác sưu tầm, thu thập tài liệu xuất xứ cá nhân” hay Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5/2002 có đăng bài “Tăng cường công tác thu thập, quản lý phông lưu trữ cá nhân tại Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương 3 Đảng của tác giả Phạm Thị Thu Hiền. Trong đó, bài viết đã đề cập đến thực trạng việc quản lý tài liệu phông lưu trữ cá nhân của Kho Lưu trữ Trung ương, trong đó có khó khăn do chưa xác định được ranh giới tài liệu phông cá nhân, “tính trung bình mỗi năm, tài liệu phông lưu trữ cá nhân nộp lưu về Kho Lưu trữ Trung ương khoảng gần 300 cặp, trong đó chiếm số lượng lớn nhất là tài liệu của các đồng chí Tổng Bí thư, Thường trực Bộ Chính trị Ban Bí thư và đồng chí Bí thư trực”, “chỉ có phông các đồng chí Tổng Bí thư, Thường trực Bộ Chính trị - Ban Bí thư và một số đồng chí lãnh đạo các ban đảng có tương đối đầy đủ tài liệu”. Đề tài, đề án nghiên cứu khoa học: Năm 1987 – 1988, Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành nghiên cứu đề tài “Tiêu chuẩn thành lập Phông Lưu trữ cá nhân thuộc lĩnh vực Văn học nghệ thuật”. Đề tài của tác giả Hoàng Minh Ích nghiên cứu về “Xác định tiêu chuẩn thành lập phông lưu trữ cá nhân hoạt động quản lý Nhà nước”. Các đề tài này đã đề ra các tiêu chuẩn thành lập phông lưu trữ cá nhân của các nhà hoạt động quản lý Nhà nước, các nhà văn, nhà thơ, nhà nghiên cứu văn học nghệ thuật để làm cơ sở thu thập tài liệu của các cá nhân. Luận văn của học viên cao học Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Văn Trình về “Vấn đề xây dựng phông lưu trữ cá nhân các nhà khoa học tiêu biểu tại Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia (năm 1998)”. Trong luận văn này, tác giả đã nghiên cứu lý luận và thực trạng về vấn đề xây dựng phông lưu trữ cá nhân các nhà khoa học tiêu biểu tại Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn Quốc gia. Từ đó, đưa ra các giải pháp về vấn đề xây dựng phông lưu trữ cá nhân các nhà khoa học tiêu biểu tại Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn Quốc gia. Luận văn thạc sỹ của tác giả Vũ Thị Ngọc Thuý về “Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ các phông Tổng Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” năm 2008. Trong luận văn này, tác giả đã nghiên cứu tổng hợp tình hình sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ các Tổng Bí thư Ban Chấp hành Trung ương của Lưu trữ Lịch sử Trung ương Đảng. Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp giúp cho công tác sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Tổng Bí thư của Lưu trữ Lịch sử Trung ương Đảng. 4 Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Quốc Dũng về “Sưu tầm, thu thập và quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng thực trạng và giải pháp” năm 2009. Trong luận văn này, tác giả đã nghiên cứu thực trạng tình hình sưu tầm, thu thập, quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng. Từ đó, tác giả đưa ra những giải pháp giúp cho công tác sưu tầm, thu thập và quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu - Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng. * Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết những nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu các văn bản, tài liệu về công tác tổ chức khoa học tài liệu nói chung và các phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư nói riêng. - Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư từ khoá VI đến khoá XI tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng - Đưa ra một số nhận xét và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao việc tổ chức khoa học tài liệu phông Lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: - Tài liệu của các phông đồng chí Thường trực Ban Bí thư. - Các phương pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ cá nhân các đồng 5 chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng, bao gồm các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu. * Phạm vi nghiên cứu: - Về thời gian: Đề tài nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu các phông Thường trực Ban Bí thư từ khóa VI đến khóa XI (từ năm 1986-2011). Sở dĩ tác giả xác định phạm vi nghiên cứu thời gian này đó là vì chức danh Thường trực Ban Bí thư có từ Đại hội IV Đảng Cộng sản Việt Nam, tuy nhiên có nhiều đồng chí chỉ giữ vai trò Thường trực Ban Bí thư một thời gian ngắn. Vì vậy, đề tài tập trung nghiên cứu tài liệu của các đồng chí khi nghỉ hưu và có số lượng tài liệu tương đối đầy đủ. - Về không gian: Nghiên cứu tài liệu các phông Thường trực Ban Bí thư từ khóa VI đến khóa XI tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng, gồm đồng chí Nguyễn Thanh Bình, Đào Duy Tùng, Phạm Thế Duyệt, Phan Diễn, Lê Hồng Anh. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp khảo sát: Luận văn thực hiện khảo sát tài liệu các đồng chí Nguyễn Thanh Bình, Đào Duy Tùng, Phan Diễn, Lê Hồng Anh, Phạm Thế Duyệt ở Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. Từ khảo sát thực tế để nghiên cứu thành phần, nội dung tài liệu và tình hình tài liệu; khái quát lên những vấn đề lý luận về các nghiệp vụ tổ chức khoa học phông lưu trữ cá nhân Thường trực Ban Bí thư tại Kho Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. - Phương pháp lịch sử: Nghiên cứu lịch sử về cuộc đời sự nghiệp, quá trình hoạt động, công tác của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư từ khoá VI đến khoá XI. - Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng trong việc đánh giá về vai trò, giá trị tài liệu lưu trữ, về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ các phông đồng chí Thường trực Ban Bí thư; từ đó tìm hiểu những ưu điểm, hạn chế và đưa ra các giải pháp. - Phương pháp phỏng vấn: chúng tôi sử dụng phương pháp này để trao đổi, 6 phỏng vấn, xin ý kiến của một số cán bộ, chuyên gia làm công tác lưu trữ, có kinh nghiệm lâu năm tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Những thông tin đó được xem xét sử dụng làm cơ sở cho việc đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng. 6. Đóng góp (tính mới) của luận văn - Về lý luận: bổ sung lý luận tổ chức khoa học tài liệu đối với tài liệu của Đảng nói chung và tài liệu các phông cá nhân tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng nói riêng. - Về thực tiễn: Đề xuất với cơ quan chức năng một số giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. Từ việc tiến hành khảo sát, xây dựng các bản hồ sơ phông, phân loại, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá tài liệu, biên mục, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu. 7. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo thì bố cục luận văn cấu trúc thành 3 chương như sau: - Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu và phông lưu trữ cá nhân - Chương 2: Tình hình tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng - Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. 7 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU VÀ PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu 1.1.1. Một số khái niệm - Tài liệu lưu trữ: Về khái niệm tài liệu lưu trữ, lưu trữ học Mác xít giải thích: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Theo Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử,…của xã hội. Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX. Đến nay, định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới. Điểm mới này được thể hiện trong định nghĩa nêu tại khoản 3, điều 2 – Luật Lưu trữ 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. - Tổ chức khoa học tài liệu: Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Nói cách khác, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tiến hành các biện pháp nhằm đưa tài liệu vào một trật tự khoa học với một hệ thống các công cụ tra cứu phục vụ công tác thống kê, bảo quản và công tác tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trong tổ chức khoa học tài liệu việc phân loại chúng là nội dung cơ bản. Như vậy, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ cụ thể như sau: Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ tài liệu; xây dựng các công 8 cụ tra cứu tài liệu. - Chỉnh lý tài liệu: Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 thì chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 1.1.2. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu Nội dung công tác tổ chức khoa học tài liệu gồm: Phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; lập hồ sơ tài liệu; xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu. - Phân loại tài liệu: Phân loại tài liệu là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó. Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ. Trên cơ sở tài liệu các phông lưu trữ được phân loại một các khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để tổ chức sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học. - Xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chứng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Luật Lưu trữ 2011 đã nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nhưng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ, tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hoá thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong các cơ quan. Xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một các tuỳ tiện. Xác định giá trị tài liệu là công việc khó khăn, phức tạp nên phải áp dụng các nguyên tắc (chính trị, lịch 9 sử, tổng hợp toàn diện); các tiêu chuẩn (tác giả, thời gian địa điểm, nội dung tài liệu, hiệu lực pháp lý…) và các phương pháp để đảm bảo tính chính xác, thận trọng khi xác định giá trị tài liệu. - Lập hồ sơ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc trưng chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nêu: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu trong quá trình hình thành, theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. - Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu: Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam (Cục Lưu trữ Nhà nước, 1992): Công cụ tra cứu khoa học lưu trữ là các bản mục lục hồ sư, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ được xây dựng trên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ. Công cụ tra cứu tài liệu là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hoá, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu giúp người nghiên cứu tra tìm nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp theo yêu cầu của họ. 1.1.3. Ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ. Tổ chức khoa học tài liệu là thực hiện các khâu nghiệp vụ như: phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, thống kê. tất cả các hoạt động đó nhằm sắp xếp tài liệu một cách khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm phục vụ hoạt động quản lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cho nhu cầu chính đáng của công dân, tổ 10 chức đến khai thác. Do vậy, tổ chức khoa học tài liệu giúp nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ. Thứ hai, tổ chức khoa học tài liệu nâng cao tuổi thọ của tài liệu, có khả năng phục vụ thực tế của tài liệu lưu trữ. Có thể nói, tổ chức khoa học tài liệu tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ thông qua việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học nhằm mục đích tránh được các yếu tố tác động của môi trường, kéo dài được tuổi thọ của tài liệu. Mà muốn thực hiện bảo quản tốt thì việc tổ chức khoa học tài liệu phải chính xác và đạt hiệu quả cao. Như vậy, công tác tổ chức khoa học tài liệu có ý nghĩa trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ, tránh các yếu tổ tác động của môi trường, con người, kéo dài được tuổi thọ nhằm phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ. Thứ ba, tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo vệ bí mật quốc gia. Về lý luận, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử phải được sử dụng rộng rãi phục vụ cho nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội. Tuy nhiên do một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia nhất là những thông tin về quốc phòng, an ninh, chính trị về kinh tế, xã hội. Việc tổ chức khoa học tài liệu giúp cho cơ quan quản lý chặt chẽ tài liệu, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu. Hơn nữa, việc quản lý chặt chẽ sẽ làm cho các đối tượng xấu không thể khai thác tài liệu phục vụ các hoạt động chống phá Đảng, Nhà nước. 1.2. Một số vấn đề lý luận về phông lưu trữ cá nhân 1.2.1. Khái niệm - Phông lưu trữ: Trước khi đi vào khái niệm về phông lưu trữ cá nhân, thì Phông lưu trữ được định nghĩa như sau: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân” (Theo Điều 2 - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội). Phông lưu trữ là một khối tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn, được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông 11 lưu trữ là đơn vị phân loại, đơn vị thống kê của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Còn theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do các tác giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, xuất bản năm 1990 định nghĩa: Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ là khối tài liệu riêng biệt có mối liên hệ lịch sử và logic được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Với khái niệm rộng này, cho phép các phòng, kho lưu trữ tổ chức những khối tài liệu mà giữa chúng không có sự liên hệ chặt chẽ về quá trình giải quyết văn thư, nhưng lại có những điểm giống nhau khác, như: cùng loại tác giả, cùng loại cơ quan, hình thành trong cùng thời gian,… - Phông lưu trữ cá nhân: Cuốn “Từ điển Lưu trữ Việt Nam” năm 1992 định nghĩa: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong cuộc sống và hoạt động của một nhân vật tiêu biểu” [tr 62]. Còn cuốn Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do các tác giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm, xuất bản năm 1990 đã giải thích: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật…mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác” [tr 60]. Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về phông lưu trữ cá nhân, nhưng nhìn chung có thể hiểu phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Trong đời sống và hoạt động của mỗi cá nhân tiêu biểu đều hình thành tài 12 liệu. Đây là nguồn tài liệu quan trọng có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Người được lập phông lưu trữ cá nhân là các nhà hoạt động tiêu biểu trên các lĩnh vực như: chính trị, kinh tế, xã hội, các nhà khoa hoc – kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ… Mỗi phông lưu trữ cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó. Ví dụ tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng có các phông lưu trữ cá nhân như: Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phông đồng chí Lê Duẩn, Phông đồng chí Trường Chinh, Phông đồng chí Nguyễn Duy Trinh, Phông đồng chí Nguyễn Thanh Bình,… 1.2.2. Thành phần tài liệu phông lưu trữ cá nhân Theo Hướng dẫn số 10-HD/VPTW ngày 21/12/2000 của Văn phòng Trung ương hướng dẫn về quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ương, thành phần tài liệu các đồng chí lãnh đạo gồm: - Tài liệu phản ánh tiểu sử cá nhân - Tài liệu phản ánh các hoạt động của cá nhân - Tài liệu các nơi gửi đến - Điện mật đi, đến - Tài liệu chuyên đề, vấn đề, vụ việc - Tài liệu tham khảo, bản tin Theo Quyết định số 1998-QĐ/VPTW, ngày 09/11/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng, thành phần tài liệu của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư (cả đương chức và nguyên chức) bao gồm: - Tài liệu về tiểu sử: + Các bản sơ yếu lý lịch, tóm tắt lý lịch; các quyết định thuyên chuyển, điều động, phân công công tác; quyết định bổ nhiệm, bãi miễn chức vụ công tác; quy 13 hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ ở trong và ngoài nước; hồ sơ, tài liệu về sức khoẻ, lễ tang cá nhân; văn bằng, chứng chỉ; giấy tờ liên quan đến chế độ, chính sách; tài liệu về gia đình, dòng họ, quê hương có liên quan đến cá nhân... + Hồ sơ, tài liệu về việc kỷ luật, khen thưởng và đón nhận các danh hiệu cao quý của Đảng, Nhà nước ta hoặc các đảng, các nước, các tổ chức quốc tế trao tặng, phong tặng cá nhân. - Bài nói, bài phát biểu, bài viết, trả lời phỏng vấn của cá nhân; kế hoạch, chương trình, báo cáo công tác của cá nhân; bản kiểm điểm công tác, tự phê bình và phê bình của cá nhân (gồm cả các bản thảo). - Bút tích, ý kiến chỉ đạo, xử lý, giải quyết công việc của cá nhân đối với các vấn đề thuộc các cơ quan, các ngành, các cấp gửi xin ý kiến. - Bút tích, ý kiến góp ý, bản kiến nghị của cá nhân về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và dự thảo các văn bản, văn bản của Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Quốc hội, Chính phủ, Chủ tịch nước và các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống chính trị. Bản thảo, dự thảo các văn bản của Trung ương Đảng do cá nhân các đồng chí lãnh đạo hoặc trợ lý, thư ký dự thảo. - Hồ sơ, tài liệu về các chuyến thăm, làm việc, nghỉ dưỡng (nếu có) ở trong và ngoài nước của cá nhân (chủ trì hoặc tham gia); chủ trì tiếp các đoàn khách trong và ngoài nước. - Các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học do cá nhân chủ trì hoặc tham gia; đề tài, đề án nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án và các công trình nghiên cứu, sáng tác gửi đến cá nhân (gồm cả các bản thảo). - Tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật và xuất bản phẩm của cá nhân gồm sách, báo; hồi ký, thơ, truyện, hội hoạ… do cá nhân viết hoặc tham gia viết (gồm cả các bản thảo, bản bông có ý kiến, bút tích); các báo, tập san, tạp chí có đăng hình ảnh, hoạt động của cá nhân. - Tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong và ngoài nước nói, viết, phản ánh về cá nhân khi cá nhân còn sống hoặc đã mất. 14 - Thư từ, điện của cá nhân gửi các tập thể, cá nhân ở trong và ngoài nước; đơn, thư, điện của các tập thể, cá nhân ở trong và ngoài nước gửi đến cá nhân để báo cáo, trao đổi, phản ánh, kiến nghị, xin ý kiến về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước; để đề đạt nguyện vọng, khiếu nại, tố cáo… - Nhật ký, các giấy tờ ghi chép, sổ tay ghi chép, chương trình, lịch công tác của cá nhân và các trợ lý, thư ký. - Tài liệu, tư liệu do cá nhân sưu tầm, thu thập để tham khảo, nghiên cứu phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và sở thích của cá nhân; các sách báo, tem, phiếu, bưu thiếp… của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi tặng. - Tài liệu nghe nhìn (phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình…), tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cá nhân. Về phía Nhà nước, căn cứ theo Điều 5 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân bao gồm: a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; d) Công trình, bài viết về cá nhân; đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được. Còn trên thực tế, đối với những phông lưu trữ cá nhân đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng đã hình thành những nhóm tài liệu như sau: - Nhóm tài liệu về tiểu sử: gồm có những tài liệu liên quan trực tiếp đến cá nhân đó như: tài liệu về gia đình, dòng họ; chứng minh thư nhân dân; sơ yếu lý lịch; các văn bằng chứng chỉ; các quyết định công tác và các giấy tờ tuỳ thân khác; các giấy tờ về khen thưởng, kỷ luật, đăng ký hôn nhân, sức khoẻ, hộ khẩu; giấy tờ về tài sản, thuê mượn đất, đăng ký tài sản,… - Tài liệu phản ánh hoạt động chính của cá nhân đó: đây là nhóm tài liệu rất quan trọng, nhóm tài liệu này phản ánh những hoạt động công tác, hoạt động trong các tổ chức, cơ quan, đoàn thể, những đóng góp lớn của cá nhân cho Đảng và Nhà 15 nước ta, bên cạnh đó, nhóm tài liệu này cũng chiếm một số lượng và thành phần chính trong phông cá nhân. Nhóm tài liệu này gồm có: công văn, giấy tờ về hoạt động quản lý cơ quan; kế hoạch công tác, chương trình công tác; báo cáo sơ kết tổng kết;… - Thư từ, điện trao đổi: bao gồm các thư từ, điện của gia đình, bạn bè, đồng nghiệp gửi tới cá nhân hình thành phông đó. Và thư của cá nhân hình thành phông gửi cho người khác. - Tài liệu phản ánh các hoạt động khác của cá nhân đó - Tài liệu của cá nhân đó thu thập, sưu tầm. - Tài liệu về cá nhân. - Ảnh, băng đĩa, ghi âm, ghi hình của cá nhân đó. Những nhóm tài liệu cơ bản nói trên của một phông lưu trữ cá nhân là những tài liệu về cuộc đời hoạt động của cá nhân hình thành phông. Mỗi nhóm tài liệu đều có những vai trò nhất định và có sự liên hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một phông lưu trữ cá nhân hoàn chỉnh. 1.2.3. Tiêu chí thành lập phông lưu trữ cá nhân các đồng chí lãnh đạo Đảng Quy định 270-QĐ/TW ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng đã quy định: Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam gồm: Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội. Như vậy, có thể thấy rằng người được lập phông cá nhân là các nhà hoạt động nhà nước chính trị, xã hội, các nhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế và những người đi đầu trong sản xuất XHCN và của những người kết quả cuộc sống và hoạt động của họ hình thành các tài liệu quý hiếm, có đóng góp lớn cho xã hội. Mỗi một phông cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó. Hiện nay, cơ quan chức năng chưa ban hành văn bản chính thức quy định về tiêu chuẩn thành lập các phông lưu trữ cá nhân. Tuy nhiên, đã có một số nghiên cứu về vấn đề này, như: