Tài liệu Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty tnhh đồ gỗ nghĩa phát.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐINH CÔNG TRÍ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỀM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn Đinh Công Trí MỤC LỤC MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài ................................................................. 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................... 3 5. Bố cục của luận văn ................................................................................... 3 6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu .............................................................. 3 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................................................ 5 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .................................................................................................................. 5 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát và kiểm soát chi phí ...................................... 5 1.1.2. Các khái niệm cơ bản và mục tiêu của kiểm soát nội bộ. .................... 6 1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP ............................ 15 1.2.1. Khái niệm chi phí ............................................................................... 15 1.2.2. Phân loại chi phí. ............................................................................... 15 1.3. THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..... 18 1.3.1. Hệ thống thông tin ............................................................................. 18 1.3.2. Hệ thống thông tin kế toán................................................................. 19 1.3.3. Nguyên tắc của hệ thống thông tin kế toán ....................................... 21 1.3.4. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với kiểm soát nội bộ: ..... 22 1.4. THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................. 25 1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. ................... 25 1.4.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp: ............................................................................................... 26 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ................................................................................... 35 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT. ..................................................................................... 36 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TY ................................... 36 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................... 36 2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty: ................................... 36 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công ty. .......................................................................................... 44 2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty. .............................................. 49 2.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT ............................ 54 2.2.1. Yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty ................................... 54 2.2.2. Tổ chức thông tin dự toán .................................................................. 55 2.2.3. Tổ chức thông tin thực hiện: .............................................................. 61 2.3. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT ............................................................................ 66 2.3.1. Về tổ chức hệ thống thông tin dự toán: ............................................. 66 2.3.2. Về tổ chức hệ thống thông tin thực hiện: .......................................... 66 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ................................................................................... 68 CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT .................................................................. 69 3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT ..................................................................... 69 3.2. HOÀN THIỆN THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT ..................... 70 3.2.1. Xác định rõ đối tƣợng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty ........... 70 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin dự toán chi phí sản xuất .................... 70 3.2.3. Hoàn thiện thông tin thực hiện chi phí sản xuất ................................ 76 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ................................................................................... 87 KẾT LUẬN ......................................................................................................... 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO) DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính BĐS Bất động sản BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CBCNV Cán bộ công nhân viên CĐ Cao đẳng CP Chính phủ DTT Doanh thu thuần ĐH Đại học GĐ Giám đốc GTGT Giá trị gia tăng HTK Hàng tồn kho KPCĐ Kinh phí công đoàn KSNB Kiểm soát nội bộ LNST Lợi nhuận sau thuế NĐ Nghị định NCTT Nhân công trực tiếp NPT Nợ phải trả NSNN Ngân sách nhà nƣớc NV Nguồn vốn NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp QĐ-BTC Quyết định – Bộ tài chính TGNH Tiền gửi ngân hàng TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định TSNH Tài sản ngắn hạn TSLĐ Tài sản lƣu động SXC Sản xuất chung UBND Ủy ban nhân dân VCSH Vốn chủ sở hữu XDCB Xây dựng cơ bản DANH MỤC CÁC BẢNG Số bảng Tên bảng Trang Bảng 2.1 Tình hình biến động lao động 37 Bảng 2.2 Thu nhập bình quân lao động 38 Bảng 2.3 Bảng cấn đối kế toán 39 Bảng 2.4 Nguồn vốn của công ty từ năm 2009-2011 41 Bảng 2.5 Bảng thông số tài chính của công ty từ năm 2009- 42 2011 Bảng 2.6 Phân tích các thông số biến động của công ty từ 42 năm 2009-2011 Bảng 2.7 Doanh thu tiêu thụ cùa công ty từ năm 2009-2011 43 Bảng 2.8 Bảng kê quy cách khối lƣợng và dự trù nguyên liệu 57 gỗ Bảng 2.9 Bảng dự toán chi tiết chi phí sản xuất Bảng 2.10 Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu – Tháng 59 62 10/2011 Bảng 2.11 Tổng hợp khối lƣợng vật liệu xuất dùng 62 Bảng 2.12 Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011 64 Bảng 2.13 Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011 64 Bảng 2.14 Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp 65 Bảng 2.15 Bảng tổng hợp chi phí chung 65 Bảng 2.16 Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung 66 Bảng 3.1 Chi tiết định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 71 Bảng 3.2 Bảng đơn giá tiền lƣơng cho từng công đoạn sản 72 xuất Bảng 3.3 Định mức giờ công cho từng công đoạn tính trên 1 73 sản phẩm Bảng 3.4 Định mức chi phí nhân công trực tiếp cho đơn hàng 74 BUK Bảng 3.5 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung - Quý III 75 Bảng 3.6 Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung - Quý III 76 Bảng 3.7 Định mức chi phí sản xuất chung cho đơn hàng 76 BUK Bảng 3.8 Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp tháng 10/2011 80 Bảng 3.9 Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp 81 Bảng 3.10 Tổng hợp chi phí sản xuất chung 82 Bảng 3.11 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí NVL trực 82 tiếp Bảng 3.12 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí nhân công trực tiếp 84 84 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số sơ đồ Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 2.1 Qui trình công nghệ tổ chức sản xuất 44 Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất 46 Sơ đồ 2.3 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 46 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 48 Sơ đồ 2.5 Trình tự luân chuyển chứng từ 51 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Xu hƣớng toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển nhƣng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vƣợt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lƣợng, đa dạng hoá sản phẩm,… mà còn phải có những biện pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng sản phẩm, hạ giá thành sản xuất. Nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh trên thƣơng trƣờng. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp chống lãng phí và thất thoát tài sản. Để kiểm soát tốt chi phí sản xuất thì nhu cầu thông tin phục vụ cho kiểm soát trở nên đa dạng và bức thiết, thiếu thông tin thì nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong vấn đề: quản lý chi phí thực hiện phù hợp với dự toán đã đƣợc lập; phân tích đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán, tìm ra nguyên nhân của sự biến động để có biện pháp kiểm soát tốt hơn trong thời gian tới. Sản xuất chế biến gỗ là một trong những thế mạnh của tỉnh Bình Định trong những năm trƣớc, nhƣng thời gian gần đây cùng với khủng hoảng kinh tế thế giới đã có những tác động nhất định đối với ngành gỗ tỉnh nhà. Trong tình hình chung đó, công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát đã chịu tác động không nhỏ: khó khăn trong việc tiếp cận nguồn nguyên vật liệu đầu vào, giá cả vật liệu ngày càng cao trong khi thị trƣờng đầu ra là các nƣớc châu Âu lại đang gặp khủng hoảng nên không thể tăng giá bán. Việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty là vô cùng cấp thiết, tuy nhiên việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty còn chƣa hiệu quả do thông tin phục vụ cho kiểm soát còn nhiều hạn chế. 2 Với mục đích tổ chức một cách có hệ thống các thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất của công ty đƣợc tốt hơn, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Phát” để nghiên cứu. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Mục đích của việc nghiên cứu đề tài là: - Hệ thống hóa những nghiên cứu lý luận đã có về hệ thống thông tin kế toán trong kiểm soát chi phí, từ đó tác giả vận dụng trong việc tổ chức thông tin kế toán trong kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát. - Thông qua quá trình tìm hiểu việc tổ chức và cung cấp thông tin kế toán chi phí sản xuất công ty đang áp dụng trong thời gian qua, qua đó phân tích tìm ra những ƣu và nhƣợc điểm của hệ thống cung cấp thông tin kế toán hiện tại. - Từ việc đánh giá những hạn chế trong công tác tổ chức thông tin kế toán trong việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát trong thời gian tới. Câu hoi nghiên cưu ̉ ́ - Các hạn chế chủ yếu trong tổ chức thông tin kế toán phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty và giải pháp khắc phục? 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát. 3 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Tác giả sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu để khảo sát thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát. Sau đó tác giả tiến hành phân tích đánh giá và đƣa ra các giải pháp hoàn thiện vấn đề này. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Đề tài có ý nghĩa nhất định về mặt thực tiễn: dựa trên cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán, đề tài đƣa ra một nhóm các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát. 5. Bố cục của luận văn Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn đƣợc chia thành ba chƣơng: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Phát. Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Phát 6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu Tác giả đã tham khảo một số luận văn Thạc sỹ kinh tế - chuyên ngành kế toán với các đề tài có liên quan đến lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán đã bảo vệ tại Trƣờng Đại Học kinh tế Đà Nẵng từ năm 2005 đến năm 2008. - Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí tại công ty CP Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng” của tác giả Đặng Thị Quý Thanh. Đề tài này nghiên cứu việc tổ chức thông tin kế toán trong các doanh nghiệp xây dựng. 4 - Đề tài “Kế toán q uản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Thuỷ. - Đề tài “Xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp chế biến gỗ ở tỉnh Bình Dương”, tác giả Phan Văn Út, thực hiện năm 2005 Có thể thấy rằng các đề tài trên đã có nghiên cứu, xem xét và đƣa ra biện pháp để tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát chi phí sản xuất của các doanh nghiệp xây lắp hay xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất gỗ. Tuy nhiên, để tổ chức các thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp chế biến gỗ thì vẫn chƣa có đề tài nào đƣợc thực hiện. Với đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát”, đây là một đề tài tƣơng đối mới tại công ty, hiện chƣa đƣợc nghiên cứu, nhƣng đƣợc sự tƣ vấn và giúp đỡ tận tình của cán bộ hƣớng dẫn khoa học TS. Đoàn Thị Ngọc Trai, tác giả đã chọn đề tài này để thực hiện nghiên cứu cho luận văn Thạc sỹ Quản trị kinh doanh - Chuyên ngành Kế toán. Đề tài sẽ đi sâu nghiên cứu đặc điểm chi phí sản xuất trong doanh nghiệp chế biến gỗ, thông tin kế toán phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, từ đó phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sane xuất tại công ty theo hƣớng thống nhất thông tin dự toán và thông tin thực hiện theo đối tƣợng cần kiểm soát chi phí để có thể kiểm soát chi phí sản xuất hiệu quả hơn. 5 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Chức năng kiểm soát luôn chiếm một vị trí quan trọng trong mọi quá trình quản lý và đƣợc thực hiện bởi công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ. 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát và kiểm soát chi phí a) Kiểm soát Khái niệm: Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phƣơng pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt đƣợc phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mục của tổ chức. Vai trò của kiểm soát : Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con ngƣời là hoạt động có ý thức nên ngƣời ta phải quản lý hoạt động này để tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ sau. Do đó, kiểm soát là một chức năng quan trọng trong công tác quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định dến việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt mục tiêu mong muốn. b) Kiểm soát chi phí. Khái niệm: Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phƣơng pháp thích hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hƣởng để đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan. Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý: Kiểm soát chi phí nó mang tính liên tục và đều đặn. Trong việc quản lý, điều quan trọng nhất là nhà quản lý phải nhận diện đƣợc đâu là chi phí kiểm soát đƣợc để đề ra biện 6 pháp kiểm soát chi phí thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra. Nội dung kiểm soát chi phí. - Kiểm soát các loại chi phí: xác định chi phí theo từng công đoạn rồi sau đó đảm bảo thực hiện cho đƣợc những mục tiêu chi phí đã đề ra bằng cách theo dõi sát và kiểm tra tất cả các mặt của quá trình sản xuất. Chi phí phát sinh trong suốt thời kỳ xác định đƣợc tập hợp theo loại và so sánh với số liệu tƣơng ứng đã tập hợp đƣợc cùng kỳ trƣớc đó. - Kiểm soát tính hiệu quả hoạt động trong từng bộ phận của doanh nghiệp: Theo đó sẽ làm rõ đƣợc nguyên nhân của hiệu quả hoạt động thấp và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với kết quả chung của doanh nghiệp. Nhƣ vậy, mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét: + Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã đƣợc lập. + Chi phí thực tế phát sinh so với dự toán. + Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình thực hiện các định mức và dự toán chi phí. 1.1.2 Các khái niệm cơ bản và mục tiêu của kiểm soát nội bộ. a) Các khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB cung cấp thông tn cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Vì vậy để ngƣời sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu. Vấn đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của KSNB. Hiện nay có rất nhiều khái niệm 7 về hệ thống kiểm soát nội bộ, để hiểu thực chất vấn đề ta xem xét những định nghĩa sau: - Hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù đƣợc thiết kế để cung cấp cho ban quản trị sự bảo đảm hợp lý các mục tiêu và mục đích quan trọng của tổ chức sẽ đƣợc thỏa mãn. Những chế độ và thể thức này đƣợc gọi là quá trình kiểm soát và kết hợp lại thì hình thành cơ cấu kiểm soát nội bộ của tổ chức. - Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế, kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính tin cậy. Theo định nghĩa này thì KSNB là một chức năng thƣờng xuyên của đơn vị. - Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý, và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ đƣợc các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác nhƣ về hành chính, quản lý sản xuất… Nhƣ vậy cần có một quan điểm đúng đắn về kiểm soát nội bộ, phải nhận thức rằng nó không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay không thể 8 cho rằng kiểm soát nội bộ chỉ thuộc về các nhà quản lý. Mà kiểm soát nội bộ phải là một hệ thống đòi hỏi mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung. KSNB không phải là một quá trình đơn lẻ mà kết hợp với nhiều quá trình khác và là một phần của hoạt động của tổ chức. KSNB là một công cụ của quản lý. KSNB có hiệu qủa khi quá trình đạt đƣợc mục tiêu và ngƣợc lại. KSNB là một kế hoạch của tổ chức, là phƣơng pháp và biện pháp đƣợc sử dụng để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên không phải mọi tổ chức, mọi lúc bằng mọi giá phải đạt đƣợc các mục têu của mình mà cần có sự bảo đảm hợp lý. Sự bảo đảm hợp lý: Một cơ cấu kiểm soát nội bộ cung cấp sự bảo đảm hợp lý, không phải bảo đảm tuyệt đối, là các BCTC đƣợc trình bày trung thực và tài sản vật chất đƣợc bảo quản. Cơ cấu kiểm soát nội bộ đƣợc Ban quản trị triển khai sau khi đã nghiên cứu cả chi phí lẫn lợi ích của quá trình kiểm soát và Ban quản trị thƣờng không thực hiện một hệ thống kiểm soát lý tƣởng vì chi phí sẽ rất lớn. Một hệ thống kiểm soát hợp lý là đảm bảo đƣợc lợi ích thu đƣợc lớn hơn chi phí thiết lập nó. b) Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: Mỗi tổ chức đều có một nhiệm vụ và nhà quản trị nhận ra rằng phải có sự phố hợp giữa nhiệm vụ và mục tiêu trong tổ chức và trong các hoạt động chuyên môn thuộc phạm vi của tổ chức. Hầu hết các mục tiêu của tổ chức đều liên quan đến một hoặc ba loại: điều hành (sử dụng có hiệu quả nguồn lực), BCTC đáng tin cậy, tuân thủ các chính sách và pháp luật của Nhà Nƣớc. KSNB là biện pháp để đạt đƣợc 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản, đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy, khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong đơn vị trong việc thực hiện các chính sách quản lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. 9 - Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị: Là không để tài sản bị mất, lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hƣ hại nếu không đƣợc bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp.. - Mục tiêu đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy: Thông tin kinh tế tài chính đƣợc cung cấp dƣới dạng các báo cáo nhiệm vụ và BCTC do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp. Đây là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và bên ngoài đơn vị. Vì vậy thông tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về mặc thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. - Mục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB đƣợc thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải đƣợc tuân thủ đúng mực. Cụ thể hệ thống KSNB cần: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng nhƣ việc lập BCTC trung thực, khách quan. - Mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị. Trong 4 mục tiêu trên thì 2 mục tiêu đầu quan tâm chủ yếu đến lĩnh vực kế toán, 2 mục tiêu sau quan tâm đến lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, trên quan điểm tổ chức kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán là quan trọng nhƣ nhau. Tuy nhiên kiểm soát quản lý có quan hệ không trực tiếp với tính chính xác của thông tin kế toán. 10 Nhƣ vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. c) Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB: Theo AUS 402, ISA 400 (Đánh giá rủi ro và KSNB) hệ thống KSNB bao gồm ba thành phần sau: Môi trường kiểm soát: Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị, có tính chất môi trƣờng tác động đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trƣờng kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng nhƣ hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi trƣờng kiểm soát bao gồm: - Đặc thù về quản lý: đề cập đến các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. - Cơ cấu tổ chức: đƣợc xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trƣờng kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dƣới trong việc ban hành, triển khai các quyết định đó. - Chính sách nhân sự: sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát cũng nhƣ chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt