Tài liệu Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty điện lực thành phố hà nội.

LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.1.1.Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu của nó. Giá trị của nguyên vật liệu bị hao mòn toàn bộ trong quá trình sử dụng cho nên nó được chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo kỳ. 1.1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật. Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và là cơ sở vật chất chính hình thành lên sản phẩm. Do đặc điểm nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Cho nên, có thể nói nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được ở bất kỳ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thái giá trị nó được biểu hiện bằng vốn lưu động. Chính vì lý do này nguyên vật liệu được quản lý tốt tức là đã quản lý tốt vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. 1.1.3.Đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng. Để có được nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua. Do đó, ở khâu này SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ cần quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với khâu bảo quản, doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đong đếm cũng như thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản hợp lý đối với nguyên vật liệu để tránh hư hỏng mất mát. Trong khâu sử dụng, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm có hiệu quả. Việc tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí, hạ giá thành từ đó tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Đối với khâu dự trữ, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa và mức dự trữ tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do công việc cung ứng nguyên vật liệu không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất (giá thành sản phẩm) làm cho lợi nhuận tăng và phần tích luỹ của doanh nghiệp cũng tăng lên. Do vậy, trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng cũng như khoản chi phí nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc tăng hoặc giảm chi phí nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Như vậy, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý và luôn đuợc các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm. 1.1.4.Nhịêm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ - Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức phân loại chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất nhằm thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của nguyên vật liệu, hạn chế ứ đọng nguyên vật liệu để rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh. 1.2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1- Phân loại nguyên vật liệu. Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá học khác nhau. Do đó, việc phân loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. *) Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính không giống nhau như sắt, thép, xi măng, gạch… trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản; vải trong doanh nghiệp may mặc…Đối với các doanh nghiệp mà tiếp tục sản xuất kinh doanh từ những bán thành phẩm mua ngoài thì những bán thành SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ phẩm đó cũng được coi là nguyên vật liệu chính như dây nhôm, cột điện… trong đơn vị sản xuất kinh doanh điện. + Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, … + Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí gas… được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, phương tiện truyền dẫn. + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu… dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định… Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ từng nhóm nguyên vật liệu. Và là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp (theo dõi số lượng, giá trị). *) Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn: + Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng,… + Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự gia công chế biến hay còn gọi là nguyên vật liệu tự chế. SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. *) Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Nhượng bán; đem góp vốn liên doanh; đem quyên tặng. *) Các đối tượng quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành mã hoá như: - Mã hoá các loại nguyên vật liệu bao gồm: Các loại nguyên vật liệu chính, các loại nguyên vật liệu phụ, các loại nguyên vật liệu khác. - Mã hóa các kho chứa - Mã hóa hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp sử dụng - Mã hoá các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. *) Đối với các doanh nghiệp tổ chức kế toán nguyên vật liệu trên máy tính. Hiện nay trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại phong phú và biến động thường xuyên. Do đó, để tổ chức kế toán nguyên vật liệu được chặt chẽ, hợp lý yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, và từng thứ, từng danh điểm. Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán nguyên vật liệu đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục nguyên vật liệu được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho (TK 152) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng nguyên vật liệu. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu và để tăng cường tính SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng nguyên vật liệu ở phần danh mục. 1.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. 1.2.2.1-Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau: *) Nguyên tắc giá gốc : Là một bộ phận của hàng tồn kho nên khi đánh giá nguyên vật liệu cần thiết phải tuần thủ nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực 02- hàng tồn kho.Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. *) Nguyên tắc thận trọng : Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. *) Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán ít nhất là trong một niên độ kế toán. Ngoài các nguyên tắc trên thì khi đánh giá nguyên vật liệu vẫn còn phải tuân thủ thêm nguyên tắc hoạt động liên tục. Nguyên tắc này đòi hỏi mọi loại tài sản trong đó có nguyên vật liệu phải được ghi nhận theo giá gốc. 1.2.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu. a. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: *) Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm : giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ mua nguyên vật liệu, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT. Còn đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì giá ghi trên hoá đơn là giá gồm cả thuế GTGT. *) Nhập do tự sản xuất, chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu tự sản xuất, chế biến. *) Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: như thép phục vụ cho sản xuất chế tạo xe máy, xe đạp. Trị giá thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho để thuê ngoài gia công chế biến cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. *) Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng với các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu. *) Nhập nguyên vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. *) Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý công các chi phí khác phát sinh. *) Nhập nguyên vật liệu do thu hồi phế liệu từ sản xuất, thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ: được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được). *) Trong điều kiện áp dụng máy vi tính: Trong điều kiện áp dụng máy vi tính, các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại nguyên vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng loại nguyên vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Để tạo điều kiện thuận lợi cho SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ việc nhập các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập như: phiếu nhập vật liệu, phiếu nhập vật liệu mua nhập khẩu,… Yêu cầu đối với chương trình là không chỉ quản lý được nguyên vật liệu nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bày trên tờ khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên cạnh đó, để tăng cường tính tự động hoá khi nhập dữ liệu, chương trình phải tự động tính thuế GTGT khi nhập giá mua, mức thuế suất thuế GTGT và điền vào bút toán. b. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kĩ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp có thể xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo một trong bốn phương pháp được quy định trong chuẩn mực hàng tồn kho ( chuẩn mực số 02) sau: *) Phương pháp tính theo giá đích danh Nội dung: Theo phương pháp này khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Điều kiện áp dụng: phương pháp này đựoc áp dụng cho những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tương đối lớn có thể nhận diện được từng lô hàng. Nhược điểm: phương pháp này trở nên phức tạp khó theo dõi nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu. *) Phương pháp giá bình quân gia quyền. Nội dung: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực số lượng nguyên đơn giá bình tế nguyên vật = x vật liệu xuất kho quân gia quyền liệu xuất kho Đơn giá = Trị giá thực tế nguyên + trị giá vốn thực tế bình vật nguyên vật liệu nhập SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ liệu tồn đầu kỳ số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ quân + trong kỳ số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ - Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ nguyên vật liệu. - Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ ( được tính vào cuối kỳ kế toán) được gọi là ĐGBQ cả kỳ hay ĐGBQ cố định. Theo cách tính này khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính đựoc trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. - Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập hoặc tính vào thời điểm trước mỗi lần xuất được gọi là ĐGBQ liên hoàn hay ĐGBQ di động. Theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu không nhiều, hoặc có chủng loại nguyên vật liệu nhiều nhưng đã làm kế toán trên máy. *) Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Do vậy, trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiệu loại nguyên vật liệu theo dõi được số lượng, đơn giá của từng lần nhập. *) Phương pháp nhập sau xuất trước. (LIFO). Nội dung: Theo phương pháp này giả định hàng nào nhập sau sẽ được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập của nhãng lần nhập sau cùng. Do vậy, trị giá vốn thực tế của hàng tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, theo dõi được số lượng, đơn giá của từng lần nhập. Nhược điểm của phương pháp này là khối lượng tính toán nhiều, phức tạp dễ xảy ra sai sót nếu đơn vị nào tính toán thủ công. Vì vậy, sẽ phù hợp hơn với doanh nghiệp nào thực hiện kế toán trên máy. * Các phương pháp khác: Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định thì các doanh nghiệp còn áp dụng các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Phương pháp này tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho = số lượng nguyên vật liệu xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ + Tính theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định (có thể là giá kế hoạch, hoặc giá thống kê gần sát với giá thực tế) và được sử dụng chi tiết và thống nhất trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá này để ghi sổ kế toán ghi trên chứng từ phiếu xuất kho, nhập kho. Cuối kỳ kế toán điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế tuân thủ theo nguyên tắc giá vốn trình bày trong tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính theo hệ số giá. Hệ số giá (H) SV: L:ê Thị Mỹ Trị giá thực tế NVL trị giá vốn thực tế NVL + tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá vốn = trị giá hạch toán x = trịNVL giá hạch NVL xuấttoán kho NVL hệ số giá (H) Trị giáthực hạchtếtoán + nhập trong kỳ NVL tồnxuất đầukho kỳ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại nguyên vật liệu. *)Trong điều kiện áp dụng máy vi tính hiện nay: Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho có thể tính được bằng một trong các phương pháp trên. Khi xuất kho nguyên vật liệu cần thiết phải lựa chọn các chứng từ phù hợp, các chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi TK Có 152, kế toán ghi Nợ TK liên quan và nhập số chứng từ phiếu xuất, tên nguyên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo số lượng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán. Tuy nhiên, chương trình cũng có thể chưa tính ngay được mà phải tính lại giá vốn. Khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất còn cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. 1.2.4-Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Phải theo dõi được tình hình nhập, xuất kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu về hiện vật đối với từng kho, về cả hiện vật và giá trị với phòng kế toán. + Phải đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu hạch toán chi tiết ở kho và ở phòng kế toán, giữa số liệu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ + Phải đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu quản lý. Do đó, phải xây dựng được mối quan hệ về việc luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán. 1.2.4.1- Chứng từ sử dụng. - Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về vật tư hàng hoá bao gồm: + Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) + Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) + Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) + Hoá đơn (GTGT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05) + Thẻ kho (mẫu 06-VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) + Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-BH) Các chứng từ bắt buộc phải được sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, còn doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.2.4.2- Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào phương SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau: - Thẻ kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất; các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.2.4.3- Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình mà có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết sau: - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp ghi sổ số dư. Ba phương pháp có điểm giống nhau là ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. Tuy nhiên điểm khác nhau giữa các phương pháp này là ở phòng kế toán: *) Đối với phương pháp ghi thẻ song song: Sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập-xuất cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Việc ghi chép vào sổ này dựa trên cơ sở các chứng từ nhập- xuất kho. SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Cuối tháng mở Bảng kê nhập-xuất-tồn (tổng hợp các sổ (thẻ) trên) theo trật tự loại, nhóm, thứ sau đó đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập –xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song: ThÎ kho PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng kª nhËp-xuÊt-tån Sæ kÕ to¸n tæng hîp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng tháng Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư; việc nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Tuy nhiên, trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Nhập, xuất diễn ra thường xuyên. *) Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển - Ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển(mở cho cả năm) để phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Là sự kết hợp giữa sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn trong phương pháp trên. Việc đối chiếu số liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng. - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng - Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ - Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít. Không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít áp dụng trong thực tế. *) Phương pháp ghi sổ số dư: - Ở kho còn sử dụng thêm sổ số dư để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu cột số lượng. + Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên sổ số dư nguyên vật liệu được sắp xếp thứ, nhóm,loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi chép. - Phòng kế toán: Mở bảng kê luỹ kế nhập và Bảng kê luỹ kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê này để cộng tổng số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào Bảng kê nhập- xuất- tồn. Đối chiếu số liệu trên Bảng kê nhập-xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng kê luỹ kế nhập Bảng kê nhập-xuất-tồn Bảng kê luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chép theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm nguyên vật liệu. + Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho. Công việc được dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên vật liệu, nên phải căn cứ vào thẻ kho thì mới có được số liệu về tình hình nhập, xuất tồn của từng thứ nguyên vật liệu. - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, việc nhập-xuất diễn ra thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 1.2.5- kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.2..5.1- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.2.5.1.1-Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp đã trình bày ở phần trên. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụngTài khoản 152 - Nguyên vật liệu. Tài khoản 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1522- Vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528- Vật liệu khác. Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp 4… tới từng nhóm, thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp.Và trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ. - Tài khoản 331- Phải trả người bán. TK này dùng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, lao vụ theo hợp đồng đã ký kết. SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm nguyên vật liệu còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác: TK 111, TK 112, TK141, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641… 1.2.5.1.2- Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được biểu diễn dưới sơ đồ sau (Sơ đồ: 1.4) 1.2.5.2- Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế của NVL nhập, xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản “mua hàng”. Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Số lượng hàng xuất kho = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ - Số lượng hàng tồn cuối kỳ 1.2.5.2.1- Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng TK 152, nhưng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ. Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611- Mua hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng, giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư, được mở chi tiết theo hai tài khoản cấp 2: - TK 6111- Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11 LUẬN VĂN CUỐI KHOÁ - TK 6112- Mua hàng hoá. Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống như phương pháp kê khai thường xuyên: TK 111, 128,222,621,641,642,331… 1.2.5.2.2- Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ được biểu diễn khái quát bằng sơ đồ sau(Sơ đồ 1.5) SV: L:ê Thị Mỹ Lớp: K39 – 21.11