Tài liệu Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin tại thư viện trường đại học y hà nội

Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện đề tài, do thời gian có hạn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài khóa luận tốt nghiệp chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô và các bạn sinh viên để khóa luận được hoàn chỉnh hơn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS. Trần Hữu Huỳnh, người đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáo trong khoa Thông Tin- Thư Viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội đã giúp đỡ em trong suốt thời gian em học tập và nghiên cứu tại trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới các cô, các anh, các chị công tác tại Thư viện Trường đại học Y Hà Nội. Đặc biệt là cô ThS. Nguyễn Thị Cẩm Nhung đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình em thực tập tại thư viện. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em hoàn thành khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 02 năm 2012 Sinh viên thực hiện Ngô Thị Hà K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 1 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà BẢNG GIẢI THÍCH CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tên đầy đủ Dịch nghĩa CBTV Cán bộ thư viện CSDL Cơ sở dữ liệu CD – ROM Compact Diss Read Bộ nhớ chỉ đọc dùng cho đĩa Compac Only Memory ĐHYHN Đại học Y Hà Nội HTML Hệ thống mục lục ILIB Intergrated Library Phần mềm thư viện điện tử thích hợp ISBD International Standart Tiêu chuẩn Quốc tế về Bibliographic mô tả thư mục Description KHCN Khoa học công nghệ NDT Người dùng tin OPAC Online Public Access Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến Cataloging SP&DVTT Sản phẩm và dịch vụ thông tin TT – TV Thông tin thư viện Z39.50 Chuẩn dùng để trao đổi thông tin về sách giữa các thư viện K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 2 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................................5 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu...........................................................................5 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu............................................................................6 4. Phƣơng pháp nghiên cứu ..........................................................................................6 5. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài ................................................................6 6. Đóng góp của khoá luận ............................................................................................6 7. Bố cục của khoá luận .................................................................................................7 CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 8 1.1. Sơ lƣợc quá trình hình thành và phát triển của trƣờng đại học Y Hà Nội....8 1.2. Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện trƣờng đại học Y Hà Nội .... 11 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện trường ĐHYHN................................... 11 1.2.2. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức .................................................................... 12 1.2.3.Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin .......................................................... 16 1.2.4. Phương thức phục vụ người dùng tin ............................................................. 17 1.2.5.Cơ sở vật chất và hạ tầng thông tin ................................................................... 18 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI ........................................................................... 20 2.1. Nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Đại học Y Hà Nội. .................................... 20 2.2. Sản phẩm thông tin ............................................................................................. 22 2.2.1. Khái niệm về sản phẩm. .................................................................................... 22 2.2.2. Sản phẩm thông tin tại Thư viện đại học Y Hà Nội....................................... 24 2.2.2.1.Hệ thống mục lục. ............................................................................................ 24 2.2.2.2. Ấn phẩm thông tin. ......................................................................................... 29 2.2.2.3. Cơ sở dữ liệu. ................................................................................................... 32 2.3. Dịch vụ thông tin tại Thƣ viện............................................................................ 37 2.3.1. Khái niệm về dịch vụ thông tin ......................................................................... 37 2.3.2. Các hoạt động dịch vụ thông tin tại Thư viện đại học Y Hà Nội.................. 38 2.3.2.1 Dịch vụ cung cấp tài liệu. ................................................................................ 38 K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 3 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà 2.3.2.2. Dịch vụ sao chụp tài liệu ................................................................................ 40 2.3.2.3 Dịch vụ dịch tài liệu (Dịch tài liệu, phiên dịch). ........................................... 41 2.3.2.4. Khai thác tài liệu vi dạng, nghe nhìn. ........................................................... 41 2.3.2.5. Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (CAS) ................................................... 42 2.3.2.6. Dịch vụ tìm tin. ................................................................................................ 42 2.3.2.7. Dịch vụ trao đổi thông tin............................................................................... 44 2.3.2.8. Dịch vụ tư vấn thông tin y dược. ................................................................... 44 2.4. Đánh giá chung . ................................................................................................... 45 CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI ............. 48 3.1 Tạo nguồn và phát triển nguồn tin ..................................................................... 48 3.2. Phát triển hoàn thiện các sản phẩm thông tin ........................................ 49 3.3. Đa dạng hóa các loại hình dịch vụ thông tin – thƣ viện ................................. 51 3.3.1. Nâng cao chất lượng các dịch vụ hiện có........................................................ 51 3.3.2. Phát triển các dịch vụ thông tin mới. ............................................................... 53 3.4. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ thông tin – thƣ viện ...................... 53 3.5. Phát triển và hoàn thiện hạ tầng cơ sở thông tin ............................................ 55 3.6. Đào tạo đội ngũ ngƣời dùng tin sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin ... 56 3.7. Hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin trong và ngoài nƣớc ............................ 57 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................ 59 PHỤ LỤC...................................................................................................................... 60 MỘT SỐ HÌNH ẢNH PHỤC VỤ CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI .......................................................... 67 K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 4 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng về số lượng, tốc độ của thông tin đã tạo nên sự bùng nổ thông tin trong kỷ nguyên mới. Những năm gần đây, ước tính có hơn 3 triệu tài liệu kể cả tài liệu công bố và tài liệu không công bố được xuất bản hàng năm trong mọi lĩnh vực. Đó là một thách thức không chỉ đối với cơ quan cung cấp thông tin mà còn đối với người dùng tin (NDT). Sản phẩm và dịch vụ thông tin là công cụ cơ bản để thoả mãn nhu cầu của NDT, là các chỉ số quan trọng để đánh giá hoạt động của các cơ quan thông tin- thư viện (TT-TV). Ngày nay các cơ quan thông tin- thư viện, đặc biệt là tại thư viện, trung tâm thông tin –thư viện các trường đại học đang đứng trước cơ hội và thách thức lớn trong việc tạo ra và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) nhằm thỏa mãn nhu cầu NDT. Đồng thời thông qua đó, khẳng định vai trò của mình đối với quá trình nghiên cứu khoa học, giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực của đất nước. Trường đại học Y Hà Nội có chức năng chính trong công tác đào tạo đội ngũ nguồn nhân lực cán bộ y khoa cho đất nước, trong công tác nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo. Thư viện đại học Y Hà Nội có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin y học cho cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ giảng dạy, học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên...thông qua các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện. Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài: “Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện trường đại học Y Hà Nội.” làm khoá luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. + Mục đích: Khảo sát thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện trường đại học Y Hà Nội. + Nhiệm vụ: Trên cơ sở thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) tại Thư viện trường đại học Y Hà Nội, tôi muốn khẳng định vai K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 5 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà trò quan trọng của chúng, những ưu điểm và hạn chế trong hoạt động TT-TV của Thư viện trường. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng SP&DVTT trong thời gian tới. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Hiện trạng và giải pháp về SP&DVTT tại Thư viện Y Hà Nội. * Phạm vi nghiên cứu: Một số SP&DVTT ở Thư viện đại học Y Hà Nội hiện có. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu - Nghiên cứu lý thuyết. - Phân tích tổng hợp tài liệu. - Thống kê. - Quan sát, tìm hiểu nhằm đưa ra giải pháp cho những vấn đề đặt ra. 5. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Đối với Thư viện trường Đại học Y Hà Nội đã có một số đề tài nghiên cứu viết về công tác phục vụ NDT, nghiên cứu nhu cầu tin, quy tắc mô tả tài liệu. Vấn đề sản phẩm và dịch vụ thông tin là một khía cạnh được nhiều tác giả lựa chọn nghiên cứu tại nhiều cơ quan thông tin thư viện. Tuy nhiên, theo tôi được biết vào thời điểm hiện nay thì chưa có một công trình nghiên cứu nào về vấn đề sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện trường Đại học Y Hà Nội, 6. Đóng góp của khoá luận Về mặt lý luận: Khoá luận góp phần làm rõ thêm vai trò và ý nghĩa của SP&DVTT trong hoạt động TT-TV trong công tác nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của nhà trường đại học. Về lý luận thực tiễn: Khoá luận đưa ra những nhận xét, đánh giá về việc tạo lập và cung cấp SP&DVTT. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm phát triển thêm các SP&DVTT, nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu tin của NDT. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 6 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà Tham gia vào quá trình phát triển các SP&DVTT tại Thư viện đại học Y Hà Nội nói riêng và tại thư viện thông tin chuyên ngành nói chung. 7. Bố cục của khoá luận Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo. Khoá luận gồm 3 chương: Chương 1. Khái quát về Thư viện trường Đại học Y Hà Nội. Chương 2.Hiện trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện trường Đại học Y Hà Nội. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin trong thời gian tới của Thư viện trường Đại học Y Hà Nội. Trong quá trình thực hiện đề tài do thời gian có hạn, trình độ nghiên cứu khoa học của bản thân cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, nên khoá luận không thể tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được sự đóng góp của thầy cô, bạn bè để tôi hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp. Một lần nữa tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô trong khoa đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, những kinh nghiệm quý giá trong bốn năm theo học tại khoa. Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS.GVC.Trần Hữu Huỳnh, cùng các cán bộ tại Thư viện trường Đại học Y Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong quá trình tôi thực tập, cung cấp cho tôi những tài liệu, thu thập những số liệu và những kinh nghiệm thực tế để viết khóa luận. Xin chân thành cảm ơn! K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 7 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 1.1. Sơ lƣợc quá trình hình thành và phát triển của trƣờng đại học Y Hà Nội. Trường Đại học Y Hà Nội (ĐHYHN) được thành lập ngày 27/2/1903, từ một trường của Pháp trải qua bao thăng trầm của lịch sử cách mạng Việt Nam, trường Đại học Y Hà Nội đã phát triển thành một trường đại học hàng đầu đào tạo cán bộ y tế có trình độ cao cho đất nước. Cùng với sự phát triển của đất nước, trường Đại học Y Hà Nội đã và đang phấn đấu vươn lên để xứng danh một trường trọng điểm quốc gia, với bề dày lịch sử hơn 100 năm của trường, công tác nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của nhà trường đang được kế thừa và phát huy. Giáo dục đào tạo luôn gắn liền với việc giải quyết những vấn đề của xã hội, đây chính là truyền thống của nhà trường với xã hội trong công tác giáo dục đào tạo. Có thể khẳng định giáo dục – đào tạo là chìa khoá mở đuờng cho sự phát triển kinh tế- xã hội, là cơ sở để đảm bảo an ninh chính trị quốc gia. Với ý nghĩa đó giáo dục- đào tạo xứng đáng là quốc sách hàng đầu trong hệ thống chính sách phát triển của mỗi quốc gia. Những kết quả của đề tài nghiên cứu đã được ứng dụng và có tác động đến những vấn đề xã hội với quy mô lớn của đất nước. Nghiên cứu khoa học gắn liền với công tác đào tạo đại học và sau đại học, đây là truyền thống gắn nghiên cứư với đào tạo, các đề tài nghiên cứu cấp cơ sở, cấp bộ, cấp nhà nước là nguồn phong phú phục vụ cho việc hướng dẫn sinh viên làm khóa luận tốt nghiệp bác sĩ, bác sĩ nội trú bệnh, luận văn cao học và luận án nghiên cứu sinh. Những năm gần đây, kinh phí đầu tư cho khoa học và công nghệ tăng lên đáng kể đã tạo điều kiện thuận lợi gắn nghiên cứu khoa học với đào tạo đại học và sau đại học. Phát huy truyền thống trường ĐHYHN đã và đang tiến bước mạnh mẽ vào khoa học công nghệ để đáp ứng được những đòi hỏi cấp bách của xã hội trong công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Nhiệm vụ cơ bản giai đoạn đổi mới giáo dục đào tạo của trường là: K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 8 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà - Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn chương trình, giáo trình, tổ chức đề ra các nhiệm vụ nghiên cứu, chọn lọc ứng dụng khoa học công nghệ vào triển khai các đề án, dự án đào tạo đại học và sau đại học. - Tư vấn cho các cấp quản lý của Bộ, Sở Y tế xây dựng chính sách y tế, đổi mới nội dung phương pháp đào tạo, cải cách giáo dục. - Đào tạo đội ngũ bác sĩ, cán bộ y tế có tay nghề chất lượng cao cho tất cả các bậc học, chuyên ngành học từ trình độ cử nhân điều dưỡng, y tế công cộng và kỹ thuật y học đến thạc sỹ, bác sỹ chuyên khoa cấp II và tiến sỹ. - Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trường. - Mở rộng hợp tác quốc tế về giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học với các trường đại học y của cả nước và thế giới. Với chức năng và nhiệm vụ cơ bản trên đây, trường đại học Y Hà Nội đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp đổi mới và phát triển giáo dục đào tạo y tế nhà nước. Thực chất của công cuộc đổi mới giáo dục ở trường ĐHYHN là đổi mới về mục tiêu, chương trình nội dung, phương pháp đào tạo, quản lý bồi dưỡng đội ngũ bác sỹ và cán bộ quản lý. Từ năm học 2006-2007 mục tiêu đào tạo của nhà trường được xác định là: hoàn thiện các chương trình đào tạo, bổ sung và cập nhật các loại hình đào tạo, đặc biệt là các chương trình chuyển đổi, các chuyên khoa, các bậc đào tạo; đổi mới phương pháp giảng dạy, đổi mới hình thức kiểm tra, đánh giá; biên soạn giáo trình cơ bản. Đổi mới giáo dục ở trường ĐHYHN đã triển khai từ nhiều năm qua và thu được một số kết quả về các mặt: - Về công tác đào tạo sau đại học: Nhà trường ban đầu chỉ có một số bộ môn cơ bản, đến nay nhà trường đã có tới 74 đơn vị trực thuộc gồm 2 khoa, 8 bộ môn khoa học cơ bản, 12 bộ môn y học cơ sở, 23 bộ môn y học lâm sàng, 18 phòng ban với đầy đủ các ngành đào tạo chính quy, hàng năm nhà trường tuyển sinh hơn 800 sinh viên thuộc 6 ngành đào tạo. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 9 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà - Về nội dung chương trình đào tạo: Những năm qua học tập kinh nghiệm của các nước tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, nhà trường đã đề ra được mô hình đào tạo ngày càng đáp ứng được sự phát triển của đất nước trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hóa. Nhà trường đã chủ động đổi mới khung chương trình đào tạo cho phù hợp, cập nhật các thành tựu của thế giới, biên soạn được nhiều giáo trình, đầu sách giáo khoa và sách tham khảo. Hiện nay, trường đại học Y Hà Nội đã có 230 loại giáo trình tương đối hoàn chỉnh, cập nhật (chương trình đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cưú sinh) mở rộng hợp tác với các nước trong khu vực và trên thế giới. Phần lớn cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu khoa học của nhà trường tham gia hoặc chủ trì biên soạn sách giáo khoa phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu khoa học. - Về nghiên cứu khoa học: Công tác nghiên cứu khoa học của nhà trường đã phục vụ hiệu quả nhiệm vụ đào tạo của ngành và của hệ thống y tế. Trong năm học qua, nhà trường đã tiến hành trên 100 đề tài nghiên cứu khoa học (có 01đề tài cấp nhà nước nằm trong chương trình CK.04.21 đề tài cấp Bộ và 4 đề tài của sinh viên đạt giải thưởng Vifotec; 2 đề tài hợp tác theo dạng nghị định thư với Nhật và Italia).Tổng kinh phí của nghiên cứu khoa học năm 2010 do Nhà nước cấp là 14.560 tỷ. - Về xây dựng đội ngũ cán bộ: Nhận rõ vai trò của đội ngũ cán bộ nói chung và của cán bộ giảng dạy nói riêng trong việc đổi mới phương thức giảng dạy nâng cao chất lượng đào tạo, trong những năm qua nhà trường quan tâm tạo mọi điều kiện để nâng cao trình độ của cán bộ về mọi mặt. Nhà trường đưa ra quy chế tuyển dụng cán bộ phù hợp với tình hình phát triển mới của đất nước, cán bộ giảng dạy là thạc sỹ và có đủ điều kiện để học lên tiến sỹ, các cán bộ phòng ban phải được đào tạo đúng chuyên ngành phù hợp với nhiệm vụ đang đảm nhiệm và tốt nghiệp từ khá giỏi trở lên. - Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Bên cạnh đổi mới chương trình và nội dung đào tạo, nhà trường tập trung xây dựng bệnh viện thực hành có tính khả K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 10 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà thi, xây dựng kế hoạch đào tạo cơ bản khoa học và công nghệ có trình độ cao ở các cơ sở trong nước. 1.2. Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện trƣờng đại học Y Hà Nội Thư viện trường đại học Y Hà Nội (TVĐHYHN) là một trong những thư viện lớn nhất và có sớm nhất trong số các thư viện đại học trong cả nước, thành lập từ năm 1903 trải qua hơn 100 năm hoạt động, TVĐHYHN đã từng bước xây dựng và phát triển vững chắc. Tiền thân của TVĐHYHN là thư viện đại học Y - Dược khoa Việt Nam, nhiệm vụ chính của thư viện là phục vụ đào tạo bác sỹ, dược sỹ và chuyên gia cao cấp về y học, dược học cho nền y tế Việt Nam và Đông Dương thuộc Pháp. Địa điểm ban đầu của đại học Y -Dược khoa Hà Nội là nhà số 13 phố Lê Thánh Tông, Hà Nội. Từ năm 1962, cùng với việc hình thành đại học Y - Dược khoa, thư viện đại học Y- Dược Hà Nội tách thành hai thư viện: thư viện đại học y Khoa Hà Nội và thư viện đại học dược khoa Hà Nội. Năm 1969, TVĐHYHN lại chia tách một lần nữa, phần lớn cơ sở vật chất và nhân lực chuyển sang thư viện Y học Trung ương, nay là Viện Thông tin Y học Trung ương do Bộ Y tế quản lý; phần còn lại là do ĐHYHN quản lý, chính là TVĐHYHN ngày nay. Từ năm 1980, cơ sở chính của ĐHYHN chuyển về số 1 phố Tôn Thất Tùng, quận Đống Đa, Hà Nội. Từ đây, Thư viện trường đại học Y Hà Nội có điều kiện tăng cường cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ ngày càng lớn mạnh về lượng và chất. Nguồn tư liệu được bổ sung ngày càng đa dạng phong phú. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện trƣờng ĐHYHN Thư viện trường đại học Y Hà Nội (TVĐHYHN) có các chức năng nhiệm vụ sau: * Chức năng TVĐHYHN có chức năng thu thập, xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu cung cấp thông tin và tư liệu về chuyên ngành K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 11 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà y học nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu giảng dạy học tập của đội ngũ cán bộ giảng viên và sinh viên trong trường, đồng thời là đầu mối quan trọng trong hợp tác quốc tế của Bộ Y Tế Việt Nam với các tổ chức y tế nước ngoài. * Nhiệm vụ TVĐHYHN có những vụ chính sau đây: - Sưu tầm, bổ sung, xử lý, lưu trữ các tài liệu có liên quan đến lĩnh vực y- dược học để đáp ứng nhu cầu tin cho cán bộ giảng dạy và sinh viên trong nhà trường. - Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo, tạp chí y-dược học cho người dùng tin khai thác và sử dụng. - Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: phân loại, biên mục, mô tả ấn phẩm, xây dựng bộ máy tra cứu tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động hóa. - Tổ chức phòng đọc, phòng mượn, hướng dẫn người dùng tin tra cứu tìm tài liệu trên máy tính hoặc trong mục lục, cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng và phù hợp. - Tiến hành các hoạt động trao đổi thông tin, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ tại thư viện. 1.2.2. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức * Đội ngũ cán bộ Cán bộ thông tin thư viện được coi là linh hồn của thư viện bởi mọi hoạt động của thư viện đều gắn vói cán bộ thư viện. Hiện nay TVĐHYHN có tổng số 13 cán bộ viên chức, cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành là 08 người (trong đó có 2 người có trình độ thạc sĩ), 02 cán bộ tốt nghiệp đại học khác, 01 cán bộ tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp, 01 cán bộ tốt nghiệp trường ĐHY và nhân viên phục vụ là 02 cán bộ có trình độ sơ cấp. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 12 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà Đội ngũ cán bộ của TVĐHYHN được phân chia thành 06 phòng ban hoạt động với những nhiệm vụ riêng biệt nhưng liên kết rất chặt chẽ thành bộ máy khép kín. Số lượng cán bộ được phân chia vào mỗi phòng ban như sau: - Trưởng phòng: 01 người ( ThS.Nguyễn Thị Cẩm Nhung) - Phòng đọc: 04 người - Phòng giáo trình: 02 người - Phòng ngoại văn: 02 người - Phòng máy tinh: 02 người - Phòng thư mục: 02 người * Tổ chức bộ máy hoạt động TVĐHYHN là một đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu nhà trường và Bộ Y tế. Cơ cấu tổ chức của TVĐHYHN có thể khái quát như sau: Trưởng phòng Phòng biên mục Phòng máy tính Phòng giáo trình Phòng đọc sinh viên Phòng đọc ngoại văn Phòng mượn cán bộ - Phòng biên mục: là phòng đảm nhiệm và thực hiện công tác nghiệp vụ của Thư viện bao gồm: + Thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu mới được nhập về Thư viện từ nhiều nguồn khác nhau. + Xử lý các loại tài liệu đó về nội dung và hình thức: phân loại, đinh từ khoá, tóm tắt…. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 13 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà + Xây dựng các mục lục Thư viện và các CSDL trên máy tính + Tổ chức phục vụ bạn đọc, phục vụ công tác tra cứu thông tin, tài liệu. - Phòng máy tính: TVĐHYHN đã được nhà trường trang thiết bị cho phòng máy tính với 2 máy chủ và 40 máy trạm được kết nối mạng với nhau và mạng Internet đang giúp NDT tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác thông qua nhiều nguồn tin khác nhau. Phòng máy tính đảm nhận nhiệm vụ: + Xây dựng vận hành mạng thông tin máy tính của thư viện + Phục vụ NDT khai thác thông tin y dược và các thông tin khác thông qua mạng máy tính. + Lưu trữ và khai thác thông tin trên CSDL MEDLINE - Phòng đọc sinh viên: nhiệm vụ cung cấp các tài liệu như: luận văn, luận án, các bài báo, tạp chí, các loại từ điển… chuyên ngành y dược nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin (NDT) trong và ngoài nhà trường. Phòng đọc sinh viên tổ chức dưới hình thức các kho phục vụ, thuận lợi việc tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu. Sử dụng hình thức này, NDT tiếp xúc với hệ thống tra cứu mục lục và cán bộ thư viện là người phục vụ. Phòng đọc sinh viên với 200 chỗ ngồi, phục vụ cả ngày, buổi tối và thứ 7 hàng tuần. Kho có đủ các dạng tài liệu tiếng Anh, Việt, Pháp, luận văn, luận án, tài liệu tham khảo. Trung bình số lượng độc giả ở đây là 35.000 lượt đọc/năm. Hình thức khai thác là người đọc đưa phiếu yêu cầu, cán bộ thư viện lấy tài liệu trong kho ra phục vụ, người đọc phải tra cứu ở tủ mục lục hoặc tra cứu trên máy tính, mỗi lần mượn tối đa 3 bản, sau đó cần thiết đổi lại. - Phòng đọc ngoại văn: (hình thức kho mở tự chọn) Là nơi cung cấp sách, tạp chí nước ngoài chủ yếu là tiếng Anh và tiếng Pháp cho tất cả các đối tượng trong và ngoài nhà trường. Tại đây, NDT được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, nhờ đó họ có thể lựa chọn thông tin cần thiết và đọc nội dung tài liệu ngay tại chỗ.Với hình thức này, TVĐHYHN đã sắp xếp tài liệu theo chuyên khoa y học. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 14 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà Tài liệu chủ yếu là sách, báo, tạp chí ngoại văn với nhiều thông tin cập nhật từ các nước tiên tiến trên thế giới, nội dung đa dạng, phong phú các chuyên ngành. Có thể đây là kho tài liệu có giá trị sử dụng cao, NDT đọc tại chỗ, khi cần có dịch vụ sao chụp nhanh chóng và tiện lợi. Hình thức khai thác kho mở này mang lại một lợi ích dịch vụ không nhỏ cho Thư viện. Thực tế cho thấy NDT đến khai thác kho này là những người có trình độ chuyên môn, ngoại ngữ cao, chủ yếu giáo sư, tiến sĩ, cán bộ giảng dạy, học viên sau đại học. Đặc biệt còn có những độc giả ở khắp mọi miền tổ quốc cũng có nhu cầu tra cứu tin tại kho phòng đọc này. Đây là một kho tài liệu có giá trị tri thức lớn của Thư viện. - Phòng mượn cán bộ: Là nơi cung cấp các tài liệu cho đối tượng NDT là cán bộ trong nhà trường. Tại đây, người mượn tài liệu về nhà thông qua thẻ mượn, đối tượng mượn là các cán bộ trong trường, thời gian tối đa là 1 tháng. Tài liệu lưu giữ trong kho chủ yếu là tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp. Đặc biệt với 500 loại tạp chí Latinh đủ chuyên ngành được lưu giữ tại đây, có nhiều tạp chí từ những năm 1960 đến nay như: The New England Journal of Medicine, Jama…Những năm gần đây số lượng cán bộ đến khai thác tài liệu kho này ít, với lý do Thư viện đã triển khai phòng đọc mở, các tài liệu nước ngoài được cập nhật, bổ sung, tặng biếu thì được ưu tiên chuyển ngay vào kho mở, nếu số lượng nhiều bản thì mới chuyển vào các phòng phục vụ khác. Sách giáo trình và tài liệu tham khảo ít người đọc, vì đối tượng là cán bộ giảng dạy mà chính họ là những người đã biên soạn ra tài liệu đó. Tuy nhiên việc khai thác thông tin trong các tài liệu ở kho này cũng mang lại những kết quả nhất định. - Phòng giáo trình: Chủ yếu phục vụ sách giáo trình cho, sinh viên, học viên sau đại học mượn về nhà. Hình thức phục vụ là cho mượn trên thẻ với một phần tiền thuê nhỏ (đối với sinh viên) và một phần cược đối với học viên sau đại học để hồi cố lại tài liệu bị rách nát sau quá trình mượn đọc, tránh K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 15 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà được tình trạng người đọc mượn sách quá lâu ảnh hưởng đến các khoá sau không có tài liệu học tập. Hình thức phục vụ này được duy trì từ khi có thư viện cho tới nay, đáp ứng kịp thời việc học tập của sinh viên, học viên sau đại học, Thư viện đã tổ chức cho mượn theo từng học trình và lịch học cụ thể của phòng đào tạo gửi, từ đó phân phối tài liệu hợp lý tránh tình trạng thiếu tài liệu. 1.2.3.Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin * Đặc điểm người dùng tin NDT là một cá nhân hay một tập thể nào đó có nhu cầu về thông tin nhằm thực hiện một chức năng lao động xã hội. Do tính chất phong phú đa dạng của NDT mà mỗi một cơ quan thông tin thư viện cần phải xác định rõ đối tượng NDT để từ đó xây dựng nên chiến lược tổ chức hoạt động thông tin một cách hiệu quả nhất làm cho nguồn tin trở thành tài nguyên thông tin. Là một trường đại học hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo y trong nước, do đó NDT tại TVĐHYHN bao gồm: - Cán bộ nghiên cứu /giảng viên. - Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý. - Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học. - Sinh viên. Từ đó xác định đặc điểm của NDT của TVĐHYHN: - Có trình độ chuyên sâu hoặc hiểu biết về lĩnh vực y học. - NDT là người được xác định rõ cụ thể và thực hiện một nghĩa vụ xã hội cụ thể là giảng dạy và học tập. - Có tri thức và kiến thức tuơng ứng để tiếp nhận thông tin, là khách hàng vừa là người sản xuất ra thông tin. - Có nhiều thời gian và chủ động điều chỉnh thời gian công việc của mình. Có trình độ hiểu biết rộng đối với các lĩnh vực liên quan. Có khả năng tự tìm kiếm, phân tích, và tổng hợp tư liệu để lấy thông tin cho công việc của minh. Có năng lực sử dụng các công cụ tra cứu truyền thống và hiện đại. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 16 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà - Có khả năng tiếp cận nguồn thông tin nhanh chóng. * Nhu cầu tin Thành phần người dùng tin chủ yếu của TVĐHYHN rất đa dạng về trình độ ở nhiều cấp khác nhau.Có thể khái quát thành những nhóm cơ bản sau: - Nhóm cán bộ quản lý: bao gồm Ban Giám hiệu nhà trường, các trưởng, phó khoa, bộ môn, các phòng ban chức năng, các tổ chức trực thuộc trường. Tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng, họ vừa là người dùng tin, vừa là chủ thể thông tin. Họ vừa thực hiện chức năng quản lý giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển của nhà trường - Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: có 425 người là cán bộ giảng dạy. Họ có trình độ cao, có học hàm học vị tham gia trực tiếp công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học theo từng chuyên ngành. Hàng năm nhóm NDT này có nhu cầu sử dụng hàng triệu trang tài liệu các loại trên các vật mang tin khác nhau góp phần thúc đẩy đào tạo nguồn nhân lực phục vụ sự nghiệp y tế nước nhà. - Nhóm sinh viên và học viên sau đại học: đây là nhóm người dùng tin đông đảo nhất, là người đang theo học các chương trình đào tạo của trường (74 đơn vị trực thuộc gồm 2 khoa, 8 bộ môn khoa học cơ bản, 12 bộ môn y học cơ sở, 23 bộ môn y học lâm sàng, 18 phòng ban với đầy đủ các ngành đào tạo chính quy, hàng năm nhà trường tuyển sinh hơn 800 sinh viên thuộc 6 ngành đào tạo), bao gồm sinh viên hệ chính quy, tại chức, cao đẳng, lớp liên thông, học viên sau đại học về các vấn đề chuyên ngành y học đang theo học. Nhóm NDT này rất đa dạng mang tính chất chuyên sâu và luôn bám sát chương trình học tập như giáo trình, bài giảng và nghiên cứu khoa học chuyên ngành mà họ tham gia. 1.2.4. Phƣơng thức phục vụ ngƣời dùng tin Các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ thông tin phục vụ bạn đọc (người dùng tin) có ý nghĩa cực kỳ quan trọng việc nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Bên cạnh đó, việc tổ K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 17 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà chức các hoạt động thông tin- thư viện, hướng tới NDT là một điều hết sức cần thiết đôí với cán bộ thư viện. Phòng đọc và phòng mượn là hai phòng phục vụ cho tất cả các đối tượng. Đến nay, TVĐHYHN đã đề ra phương thức hoạt động các phòng phục vụ đặc thù theo từng đối tượng bạn đọc: - Phòng đọc sinh viên: phục vụ tài liệu đọc tại chỗ cho sinh viên. - Phòng mượn giáo trình và sách tham khảo cho đối tượng bạn đọc là sinh viên - Phòng phục vụ giáo viên: phục vụ mượn đọc tại chỗ và về nhà cho giáo viên, cán bộ, học viên và nghiên cứu sinh. - phòng ngoại văn : phục vụ cho tất cả bạn đọc có nhu cầu sử dụng sách, tạp chí…nước ngoài Đến nay TVĐHYHN áp dụng hình thức phòng đọc mở đối với phòng ngoại văn và phòng đọc sinh viên với thời gian phục vụ từ 7h30 đến 11h30 và từ 1h30 đến 16h30 hàng ngày. Ngoài ra phòng đọc sinh viên còn mở vào các buổi tối từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần với thời gian từ 6h đến 9h30. Kho mượn được tổ chức mượn giáo trình theo kỳ học, sách tham khảo tự chọn. Ngoài ra còn mở thêm phòng máy tính giúp tra cứu trực tuyến, truy cập Internet. 1.2.5.Cơ sở vật chất và hạ tầng thông tin TVĐHYHN được xây dựng trên khuôn viên đẹp với diện tích 1.500 m2, bao gồm 2 tầng và 7 phòng. Với hệ thống trang thiết bị: 02 máy chủ và 52 máy trạm (Phòng đọc 05 máy, phòng máy tính 40 máy, phòng ngoại văn 2 máy, phòng thư mục 3 máy) máy phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin của sinh viên, học viên cao học và 2 máy tính cho cán bộ làm việc; 03 lục mục lục truyền thống; 02 máy in, 02 máy photocopy và 01 máy scan tài liệu phục vụ việc in ấn, sao chụp; các máy đọc đĩa laze. Ngoài ra, còn có hệ thống máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, bàn ghế, tủ, quầy được trang bị đúng yêu cầu của thư viện hiện đại. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 18 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà Với hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật như vậy của TVĐHYHN đã góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thông tin-thư viện của cán bộ và đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin tại thư viện. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 19 Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Hà CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 2.1. Nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Đại học Y Hà Nội. Ngày nay, thông tin được coi là nguồn tài nguyên vô giá, là động lực để phát triển kinh tế -xã hội. Bước đầu tiên trong hoạt động SP&DVTT là phải tạo được một nguồn lực thông tin đủ mạnh là điều không thể thiếu và rất quan trọng. Xuất phát từ quan điểm đó, ngay tư đầu TVĐHYHN đã tập trung vào công tác tạo và bổ sung nguồn tin. * Tài liệu truyền thống. Theo mức độ phổ biến của tài liệu, nguồn tài liệu truyền thống của TVĐHYHN được chia làm làm hai loại: + Tài liệu công bố. Tài liệu công bố còn gọi là tài liệu xuất bản bao gồm các sách, báo, tạp chí. Loại tài liệu này thường do các nhà xuất bản phát hành và thường được đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN được phân phối qua kênh phát hành chính thức. Đối với các cơ quan thông tin thư viện nói chung và TVĐHYHN nói riêng nguồn tài liệu công bố là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng đối với người dùng tin. Vì vậy, nguồn tài liệu công bố thường cũng chiếm một tỷ lệ lớn so với tài liệu không công bố. Vốn tài liệu của TVĐHYHN tương đối phong phú bao gồm: - Sách giáo trình có 218 tên với 35.965 bản; Sách tham khảo tiếng Việt có 3.832 với 7.537 bản. - Sách ngoại văn: khoảng 5.000 đầu sách với số bản 5.833 bản. - Tạp chí tiếng Việt có 238 tên tạp chí với 5.000 bản; Tạp chí tiếng nước ngoài có 417 tên với 70.000 bản. - Tài liệu tra cứu có 315 đầu sách với 1.000 bản. * Tài liệu không công bố. K53 CQ Khoa Thông tin-Thư viện 20