Tài liệu Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại trung tâm thông tin thư viện đại học giao thông vận tải

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ tác động hết sức to lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội, kinh tế và đặc biệt là hoạt động thông tin thư viện. Khi nói đến sự bùng nổ của thông tin và sự gia tăng của nền kinh tế tri thức thì không thể không nhắc đến sự biến đổi của hoạt động thông tin - thư viện đến sự biên tập và cung ứng thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển chung đó. Trong điều kiện đó, từng cơ quan thông tin - thư viện nói riêng và hệ thống các cơ quan thông tin thư viện nói chung phải tự biến đổi sao cho phù hợp nhất. Hiện nay, nhu cầu của đông đảo người dùng tin về tài nguyên thông tin rất cao và đa dạng, hình thức sử dụng các nguồn tài nguyên thông tin cũng không còn bó hẹp trong lĩnh vực các ấn phẩm dạng in hoặc đĩa CD-ROM/DVD nữa mà mở rộng ra nhiều loại hình thông tin khác nhau đặc biệt là thông tin dạng số, thông tin trực tuyến. Chính vì vậy các thư viện truyền thống đã tự chuyển đổi để nhằm giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tài nguyên thông tin mới . Các mô hình thư viện hiện đại dần ra đời và việc hình thành, phát triển thư viện số đang trở thành một xu thế tất yếu của hoạt động thông tin thư viện nói riêng và hoạt động cung cấp thông tin tri thức nói chung. Đứng trước những xu thế thời đại đó của ngành, các cơ quan thông tin thư viện Việt Nam mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng cũng không ngững nỗ lực nhằm hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, chuyên môn nhằm xây dựng một mô hình thư viện hiện đại phù hợp với bối cảnh chung và phù hợp với điều kiện của cơ quan mình. Việc xây dựng và phát triển một thư viện điện tử, thư viện số rất khó khăn và tốn kém, yêu cầu thời gian khá dài. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Thư viện của các trường đại học, cao đẳng Việt Nam là những cơ quan thông tin - thư viện được đầu tư mạnh và có hoạt động tương đối tốt hiện nay. Các thư viện đang dần dần áp dụng các công nghệ, thành tựu phát triển công nghệ thông tin hiện đại nhằm quản lý nghiệp vụ chuyên ngành, phát triển mô hình thư viện số phù hợp nhất. Tuy vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các thư viện còn sơ lược và thiếu tính đồng bộ, chuẩn mực; từ đó dẫn đến việc hình thành nên các mô hình thư viện số “nửa vời” và thiếu khả năng mở rộng, phát triển. Trường Đại học Giao thông Vận tải là một trong những cơ sở đào tạo hàng đầu của cả nước trong lĩnh vực giao thông, vận tải. Nhiều năm qua, Nhà trường đã đào tạo và cung cấp cho nước ta hàng vạn kỹ sư, cử nhân lành nghề. Trong đó, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Gọi tắt làTrung tâm) đã có nhiều đóng góp tích cực trong công tác sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước của Nhà trường. Những năm gần đây, trong xu hướng chung của sự phát triển hoạt động thông tin - thư viện nước nhà và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin ngày càng đa dạng của người dùng tin, Trung tâm đã bước đầu xây dựng một mô hình thư viện điện tử, thư viện số hiện đại. Mô hình đó sẽ vừa đáp ứng được việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin số của Trung tâm, vừa phục vụ việc khai thác của người dùng tin và tiến xa hơn là việc liên kết, chia sẻ trong hệ thống thông tin nước nhà. Chính vì những lý do trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải” làm đề tài nghiên cứu khóa luận chuyên ngành thông tin - thư viện của mình. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở khảo sát thực tế và tìm hiểu qua lý thuyết, Khóa luận bước đầu khái quát về công tác xây dựng phát triển và phục vụ khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số, tài nguyên thông tin điện tử tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải, đặc biệt là tìm hiểu sâu về công tác phát triển nguồn tài liệu số tại đây trong thời gian vừa qua; từ đó có thể đưa ra một đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy công tác này tại Trung tâm. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải trong công tác phục vụ sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Nhà trường; - Tìm hiểu thực trạng công tác phát triển nguồn tài liệu số tại TTTT-TV ĐH GTVT; - Tìm hiểu một số vấn đề về khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm; - Đưa ra một số đáng giá về ưu điểm và nhược điểm trong công tác phát triển, khai thác, chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm; - Đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải trong thời gian tới. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Nội dung của đề tài tuy không mới nhưng thu hút được nhiều sự quan tâm hiện nay trong ngành thông tin – thư viện. Nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động thông tin – thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải thì đã có một số nghiên cứu như: Luận văn Thạc sỹ “Phát triển dịch vụ Thông tin – Thư viện tại Trường Đại học Giao thông Vận tải” của Bùi Thị Yến Hường. Luận văn đã đề cập tới thực trạng các dịch vụ thông tin – thư viện và đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhằm phát triển các dịch vụ đó tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải. Đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện “ Tìm hiểu dự án hiện đại hóa Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải” của Trần Thị Kim Dung . Nội dung của Khóa luận nêu những vấn đề về dự án hiện đại hóa hoạt động của Trung tâm, những vấn đề có liên quan đến công nghệ, phần mềm và những định hướng của Trung tâm trong công tác phát triển tài liệu số và xây dựng thư viện số nói chung. Đề tài Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Thông tin – Thư viện “Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải: Thực trạng và giải pháp” của Đỗ Tiến Vượng. Đề tài nêu các vấn đề về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và phục vụ tại Trung tâm, một số vấn đề về công nghệ số hóa tài liệu và xây dựng thư viện số. Nêu các giải pháp tăng cường công tác này tại Trung tâm. Ngoài ra còn một số đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp về phát triển và khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên số tại một số cơ quan thông tin – thư viện khác. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có một đề tài Khóa luận nào nghiên cứu cụ thể về thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân số tại TTTT-TV ĐHGTVT. Vì vậy có thể nói, đây là một đề tài mới và rất thiết thực trong thực tế hoạt động tại Trung tâm. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải. Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian là tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Phạm vi nghiên cứu về mặt thời gian là từ năm 2003 trở lại đây. 5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Cơ sở lý luận: Dựa trên cơ sở sự chỉ đạo, lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về hoạt động thông tin – thư viện nói chung và việc xây dựng, chia sẻ nguồn tài nguyên số trong bối cảnh hiện nay. Dựa trên cơ sở lý luận của ngành thư viện học và thông tin học. Nghiên cứu, tìm hiểu qua các đề tài nghiên cứu, lý luận về hoạt động thư viện, về tài liệu khoa học lý luận-chính trị và các tài liệu có liên quan khác. Dựa trên cơ sở lý luận về việc số hóa tài liệu, phát triển nguồn tài nguyên số và khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên số. Phương pháp nghiên cứu: Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, tác giả đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Phương pháp tham khảo, thống kê, phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn tài liệu khác nhau; Phương pháp khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Giao thông Vận tải; Phương pháp phỏng vấn trực tiếp. 6. Đóng góp của đề tài Về mặt lý luận: Khóa luận trình bày nội hàm một số khái niệm về thư viện số, tài liệu số, tài liệu điện tử…Và những vấn đề xoay quanh việc phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại các cơ quan thông tin – thư viện. Về mặt thực tiễn: Cung cấp một số thông tin khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Cung cấp các thông tin khái quát về thực tế công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác phát triển khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm. Khi hoàn thành, Khóa luận có sẽ trở thành một tài liệu bổ ích giúp tham khảo về nội dung này trong ngành thông tin – thư viện. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Nội dung chính của đề tài Khóa luận gồm 3 chương: Chƣơng 1. Tài liệu số với công tác phục vụ giáo dục và đào tạo tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải Chƣơng 2. Thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải. Chƣơng 3. Một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cƣờng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân NỘI DUNG CHƢƠNG 1. TÀI LIỆU SỐ VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1.1. Những vấn đề lý luận về tài liệu số 1.1.1. Các khái niệm chung Có thể nói, trong những thập niên cuối thế kỷ XX cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin là sự bùng nổ đến chóng mặt của thông tin và sự hình thành nền kinh tế tri thức. Các tài liệu số ngày càng đóng vai trò quan trong trọng quá trình biến đổi này. Tuy chưa được định nghĩa thống nhất thế nào là tài liệu số, nhưng nó cũng được sự quan tâm đặc biệt; gắn liền với khái niệm về tài liệu số là các khái niệm về thư viện số, thư viện điện tử, tài liệu điện tử và bộ sưu tập số. Làm rõ những khái niệm này phần nào có thể hình dung về nguồn tài liệu số trong các cơ quan thông tin – thư viện hiện đại. Khái niệm thư viện số và các khái niệm liên quan Thực tế, trước khi có các thư viện số và khái niệm thư viện số được định hình thì thư viện điện tử đã ra đời và phát triển liên tục tới hiện nay. Tuy nhiên, mặc dù ra đời sớm hơn nhưng cũng như thư viện số, thư viện điện tử (TVĐT) là một khái niệm chưa được định nghĩa một cách thống nhất, nó có thể vẫn còn lẫn lộn hoặc đồng nghĩa với các khái niệm như “ Thư viện ảo”, “ Thư viện số”, “ Thư viện đa phương tiện”… Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân TVĐT có thể được định nghĩa như sau: “Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin dều có sẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng kỹ thuật số”.[6] Khái niệm TVĐT có thể dùng theo nghĩa tổng quát nhất cho mọi loại hình thư viện đã được tin học hóa toàn bộ hoặc một số sản phẩm, dịch vụ. TVĐT có thể được coi như là nơi người sử dụng có thể tới để thực hiện những công việc mà họ vẫn thường làm với thư viện truyền thống, nhưng đã được điện tử hoá. Khái niệm TVĐT có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet và Web, các thiết bị lưu trữ thông tin đa phương tiện. Cùng lúc với sự bùng nổ thông tin và sự manh nha của nền kinh tế tri thức là sự hình thành và bùng nổ của kỹ thuật số hóa làm tăng khả năng đáp ứng nhu cầu ngày một gia tăng về lưu trữ, tổ chức và phân phối thông tin trong xã hội. Thư viện số (TVS) dần dần hình thành như một xu thế tất yếu, tạo ra một cuộc cách mạng trong lĩnh vực thư viện – thông tin. Một tìm kiếm Google tiến hành vào đầu tháng 4/2010 về “digital library” hoặc “digital libraries” cho tới 340.000.000 kết quả.[15] Tuy vậy, khái niệm thư viện số hiện nay vẫn còn là một điều tranh cãi. Với nhiều giả thiết và nhìn từ các góc độ khác nhau nên có những khái niệm tương đối khác nhau về thư viện số. Hiệp hội Thư viện số Hoa Kỳ (DLF) định nghĩa như sau: “Thư viện số là một tổ chức cung cấp tài nguyên bao gồm các nhân viên chuyên biệt giúp lựa chọn, tổ chức, cung cấp khả năng truy xuất thông minh, chỉ dẫn, phân phối, bảo quản tính toàn vẹn và sự thống nhất của các bộ sưu tập theo thời gian để đảm bảo sao cho chúng luôn sẵn có để truy xuất một cách dễ dàng và kinh tế Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân nhất đối với một cộng đồng người dùng hoặc một nhóm cộng đồng người dùng.”[15] Theo một cách tiếp cận khác, năm 1994 Gladney đưa ra khái niệm về TVS như sau: “Một TVS phải là một tập hợp các thiết bị máy tính, hệ thống lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo và thúc đẩy mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập,biên mục, tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Một dịch vụ TVS phải bao gồm các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các lợi ích của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin và truyền thông số”.[15] Tại Việt Nam, theo Vũ Thị Ngọc Liên: “Thư viện số là một thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông”. [15] Nhưng dù hiểu như thế nào đi chăng nữa thì TVS là cơ hội đặc biệt cho thư viện truyền thống đổi mới phương thức phục vụ cho người dùng tin, đảm bảo hiệu quả, chất lượng cho đối tượng phục vụ. Qua đây, cũng có thể khẳng định thư viện số và thư viện điện tử hoàn toàn không phải là một, nhưng hai mô hình thư viện hiện đại này cũng có mối liên hệ chặt chẽ và giống nhau ở nhiều điểm. Khái niệm tài liệu số và các khái niệm liên quan Liên quan tới tài liệu số và để hiểu rõ về tài liệu số cần nắm rõ và phân biệt khái niệm gần với nó là tài liệu điện tử. Đồng thời, các khái niệm có liên Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân quan trực tiếp tới tài liệu số như bộ sưu tập số, số hóa cũng cần được hiểu một cách rõ ràng. Hiểu một cách ngắn gọn thì tài liệu điện tử được xem như các tài liệu được trình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính. Các vật mang tin có thể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính khác. Vào năm 1995, F.W. Lancaster đã phác thảo một lịch sử ngắn gọn về tài liệu điện tử như sau: - Sử dụng máy tính để tạo ra những ấn bản in trên giấy thông thường. - Phân phối văn bản bằng hình thức điện tử nơi mà phiên bản điện tử tương đương chính xác với phiên bản in ấn. - Xuất bản những ấn phẩm nhỏ hơn bản in băng hình thức điện tử, có thêm đặc điểm phụ trội khả năng nghiên cứu, điều khiển dữ liệu và thông báo khả năng thông qua sự tương xứng hình ảnh. - Tạo ra những ấn bản hoàn toàn mới và khai thác khả năng thật sự của điện tử học, chẳng hạn như những siêu văn bản, âm thanh, phương tiện truyền thông cao… Tài liệu số (TLS) là những tài liệu được tạo lập và lưu giữ, khai thác trên máy tính. Tài liệu số có thể được xây dựng thông qua việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác. Tài liệu cũng được đề cập đến như là những tài liệu điện tử. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Theo các khái niệm về TLS và TLĐT, có thể thấy sự giống và khác nhau giữa hai loại tài liệu này. Tuy nhiên, trong phạm vi hạn hẹp của Khóa luận này xin không đề cập đến vấn đề này. Khái niệm tài liệu số thường đi kèm với khái niệm về bộ sưu tập số. Có thể hiểu “Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoá dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video…) về một chủ đề. Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm dễ dàng” [6]. Một bộ sưu tập chứa nhiều tài liệu với các dạng thức khác nhau, nhưng lại cung cấp một giao diện đồng nhất; qua đó tất cả các tài liệu có thể được truy cập, mặc dù cách mà tài liệu đó hiển thị sẽ phụ thuộc vào phương tiện và dạng thức của tài liệu đó. Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá tài liệu. Như vậy, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Ưu điểm của số hóa tài liệu: - Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng - Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau - Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ - Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu 1.1.2. Đặc điểm chung của tài liệu số Do bản chất tồn tại và lưu trữ hoàn toàn khác biệt với các loại hình tài liệu truyền thống nên tài liệu số chỉ có thể vận động từ truy cập, khai thác và chia Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 12 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân sẻ trên máy tính hay mạng các máy tính. Do vậy so với tài liệu truyền thống, tài liệu số có những đặc điểm khá nổi bật sau đây: - Hệ thống đa truy (multi-access): Tính năng này hay còn gọi là tính dễ dàng truy cập. Tài liệu số trực tuyến trên mạng có thể được truy cập và cung cấp cho nhiều địa điểm truy cập (văn phòng, nhà ở, trường học…) tại mọi thời điểm khác nhau và cũng có thể cung cấp khả năng cho nhiều người cùng sử dụng một lúc; - Tốc độ: Tốc độ phổ biến thông tin số hiện nay ngày càng mạnh mẽ và đã đạt tới mức tức thời nhờ cá phương tiện tin học và viễn thông hiện đại, đặc biệt là mạng Internet. Tài liệu số thường cũng được xem như là nhanh hơn nhiều để tìm kiếm, thu thập, hợp nhất thông tin cần thiết vào các tài liệu khác, bổ sung tìm kiếm và tham khảo chéo giữa các ấn bản khác nhau. - Không gian: Mật độ thông tin trong các nguồn tin số rất cao, dày đặc. Tài liệu điện tử có thể chứa đựng một lượng thông tin rất lớn, nhưng quan trọng hơn là nó có thể chứa đựng những phương tiện truyền đạt hỗn hợp như hình ảnh động, âm thanh, hoạt động của đối tượng mà tài liệu in ấn truyền thống không thể làm được. - Thuận lợi trong bảo trì: Nguồn tài liệu số, tài liệu điện tử có khả năng tái sử dụng, tính liên tác (Interoperability) trong các thao tác cập nhật mới, loại bỏ trùng lặp, lỗi thời hay sắp xếp lại. - Bảo hiểm và an toàn: Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, bản gốc của các tài liệu cần được bảo vệ thì phiên bản tài liệu số là sự thay thế tối ưu cần thiết cho người dùng tin khai thác. - Chức năng: Một tập dữ liệu số cho phép người sử dụng tiếp cận ấn bản và phân tích nội dung của chúng bằng các phương thức mới. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 13 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu số - Tài liệu số và các bộ sưu tập số trong các thư viện sẽ tạo ra một môi trường và cơ hội bình đẳng nhằm mở rộng cho tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng nguồn tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu bởi các tài liệu số không bị giới hạn về không gian và thời gian. Nó loại bỏ đi những khoảng cách tri thức giữa người giàu và nghèo, giữa thành phố và nông thôn, và giữa các quốc gia với nhau. Nó giúp cho việc sử dụng cùng một lúc, bởi nhiều người trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, không gian địa lý và thời gian sử dụng. - Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí: Cơ quan thông tin – thư viện đỡ tốn kém nhiều khoản kinh phí cho xây dựng kho tàng, bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho nhân viên phục vụ. Hơn thế nữa, nó tạo điều kiện cho người dùng tin dễ dành tiếp cận, tiết kiệm thời gian, tiền bạc trong tìm và sử dụng thông tin. - Khi tài liệu số và các bộ sưu tập số có thể kết hợp với các tài liệu truyền thống, các dịch vụ thư viện truyền thống sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho đổi mới và nâng cao chất lượng phục vụ đại đa số đối tượng người dùng tin. Giúp người dùng tin chủ động trong sử dụng thư viện là công cụ cho việc học tập, nghiên cứu của mình. Như vậy, các nguồn tài liệu số góp phần giải phóng kiến thức, mở rộng đối tượng phục vụ. - TLS và các bộ sưu tập số là một lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng. 1.2. Vai trò của công tác phát triển, khai thác và chia sẻ liệu số trong phục vụ giáo dục và đào tạo tại các trƣờng đại học Nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu lao động xã hội là một nhiệm vụ nặng nề của các trường đại học, cao đẳng trong cả Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 14 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân nước. Với vai trò cung cấp và quản lý thông tin phục vụ giáo dục và học tập, các cơ quan thông tin – thư viện cần nhận thức rõ “đáp ứng nhu cầu thông tin một cách có hiệu quả như thế nào từ nhiều nguồn thông qua công nghệ mới”. Với sự phát triển của tài liệu số, thông tin trực tuyến thì việc phát triển các tài liệu số nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng tin càng trở lên bức thiết với các thư viện đại học. Không những vậy, việc phát triển tài liệu số trong các thư viện hiện nay là một xu thế tất yếu và gắn liền với việc đẩy mạnh quá trình tự động hóa, hiện đại hoạt động thông tin – thư viện. Vấn đề phát triển tài liệu số và các bộ sưu tập số đang là đề tài quan trọng đối với các thư viện đại học Việt Nam. Nhiều nơi đã nhận thức được vai trò quan trọng của việc phát triển nguồn tài liệu này và đã có những bước đi khởi đầu cho quá trình đó. Tuy nhiên cũng cần phải thấy sự hạn chế trong các chính sách phát triển tài liệu số, sự khó khăn trong các nguồn lực phục vụ cho công tác này tại các thư viện. Có nhiều phương thức khác nhau để phát triển nguồn tài liệu số tại thư viện các trường đại học ở nước ta. Dựa theo phương thức mua, bán thì thường tập trung vào một số nguồn tài liệu là các tạp chí, e-book có thời hạn sử dụng hạn chế và chủ yếu nguồn tiền từ các dự án đầu tư; Dựa theo phương thức liên kết, trao đổi thì các thư viện đại học hiện chưa thực hiện được do còn hạn chế về nguồn tin, hạn chế trong việc liên kết thành một hệ thống thống nhất…; Dựa theo phương thức khai thác trực tuyến, cũng chỉ giới hạn ở một phạm vi hẹp với các trang thông tin trực tuyến mở; Dựa theo phương thức số hóa các tài liệu sẵn có hoặc được thu thập là hướng đi đúng đắn nhất nhưng cũng cần lưu ý tới vấn đề kinh phí, nhân lực và kỹ thuật. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 15 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Một vấn đề khác cần được quan tâm, đó là khai thác và chia sẻ tài liệu số vó vai trò gì? Như thế nào? Và được tổ chức ra sao trong một quy mô còn hạn chế như tại Việt Nam. Vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số của cơ quan thông tin – thư viện là điều cốt lõi để kiểm chứng tính hiệu quả của dự án xây dựng nguồn tài liệu số, cho thấy tính hữu ích của một nguồn tin hiện đại và phù hợp với nhu cầu của người dùng tin hay không. Nó cũng cho thấy tiềm lực thông tin số của thư viện đó. Vì vậy vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số được các thư viện đặc biệt quan tâm. Khai thác tài liệu số thường được dùng cho những người dùng tin của chính thư viện đó. Người dùng tin khi có tài khoản tại thư viện có thể tiếp cận tới mọi nguồn tài liệu số của thư viện thông qua các sản phẩm và dịch vụ hiện có của thư viện đó. Đây là những người dùng chính trong khai thác nguồn tài liệu số của thư viện. Chia sẻ tài liệu số là một dạng của chia sẻ nguồn lực thông tin – thư viện. Theo Allen Ken: Chia sẻ nguồn lực thông tin là biểu thị một phương thức hoạt động nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ. Còn theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới của thuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện. Theo tiến sỹ Lê Văn Viết: “ Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện là hình thức bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác trong cả nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng nhu cầu đọc, thông tin của người dùng tin thư viện mình. Như vậy có thể mượn, chia sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế. Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thảo mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 16 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân tài liệu, thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáo dục, văn hóa, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp và cá nhân, đồng thời phát huy hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin trong nước”. Trong quy mô việc cùng khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số giữa các thư viện đại học với nhau, thì việc tốn kém kinh phí là không đáng kể. Thậm chí, việc chia sẻ này còn giúp các thư viện tránh được sự trùng lặp và lãng phí. Ý tưởng và giá trị của việc chia sẻ thông tin đã được Bernard Shaw diễn đạt hình tượng rằng: “Nếu mỗi người có một quả táo mà trao đổi với nhau thì kết cụ mỗi người vẫn chỉ có một quả táo. Nhưng nếu mỗi người có một ý tưởng và trao đổi với nhau thì kết quả mỗi người sẽ có hai ý tưởng”. Công cụ hỗ trợ trực tiếp cho việc khai thác, chia sẻ tài liệu số là máy tính, mạng máy tính và các phương tiện đa phương tiện khác như: máy đọc đĩa, máy quét… Đồng thời cần có sự hỗ trợ của phần mềm nhằm đọc, chuyển tải các tài liệu số. Như vậy, công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Sự tác động qua lại giữa chúng giúp củng cố các nguồn tin số hóa của thư viện. Góp phần quan trọng vào việc đổi mới và nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo tại các trường đại học hiện nay. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 17 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 1.3. Trung tâm thông tin - thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải trƣớc nhiệm vụ phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số 1.3.1. Vài nét về Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận Tải 1.3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải gắn liền cùng với quá trình ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông Vận tải. Ban đầu vào năm đầu thành lập, năm 1962 Trung tâm chỉ là một bộ phận nhỏ trực thuộc Ban Giáo vụ của trường gồm có 2 cán bộ đảm trách mọi công việc của thư viện với cơ sở vật chất và vốn tài liệu rất nghèo nàn. Trong những năm chống Mỹ, Trung tâm cùng với Nhà trường nhiều lần sơ tán để phục vụ đảm bảo việc dạy và học được thông suốt. Năm 1980 bộ phận Thư viện của Nhà trường được tách ra thành 2 bộ phận khác nhau là Tổ Giáo trình gồm 5 người thuộc Phòng Giáo vụ và Tổ Thư viện gồm 7 người thuộc Ban nghiên cứu khoa học. Đến năm 1984, được chính thức trở thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu Nhà trường. Theo Quyết định số 73QĐ – BGD&ĐT ngày 21/02/2002 Thư viện Đại học Giao thông Vận tải được chính thức đổi tên thành Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (sau đây gọi tắt là Trung tâm). Cuối năm 2002, đầu năm 2003 Trung tâm được thụ hưởng dự án đầu tư ở mức A, B của Ngân hàng Thế giới nên đã được đầu tư về trang thiết bị hiện đại và hệ thống máy tính nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thông tin thư viện. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 18 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Năm 2004 với dự án giáo dục ở mức C đã đưa Trung tâm trở thành một trong những thư viện hiện đại hàng đầu tại khu vực miền Bắc. Với những thành tích đã đạt được, Trung tâm đã nhiều lần được Nhà trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Giao thông Vận tải khen thưởng và động viên. 1.3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải vì vậy có những chức năng cơ bản sau: - Chức năng phục vụ nguồn tài liệu, thông tin cho công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, xây dựng nguồn nhân lực có đủ trình độ đáp ứng xây dựng và phát triển giao thông vận tải của đất nước. - Chức năng nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xứ lý tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ giao thông vận tải và các tài liệu khác thuộc các lĩnh vực có liên quan phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên nhà trường. Nhiệm vụ: - Lập kế hoạch trung, dài hạn, tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin thư viện phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học - Tổ chức công tác khai thác, thu thập và xử lý thông tin các nguồn tư liệu khoa học công nghệ giao thông vận tải ở trong và ngoài nước. - Tổ chức khoa học, sắp xếp hợp lý, lưu trữ và bảo quản lâu dài kho tài liệu của thư viện phục vụ nhiệm vụ giáo dục, nghiên cứu. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 19 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân - Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm tin tự động hóa, tổ chức cho bạn đọc khai thác và sử dụng hợp lý, thuận lợi và có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm - Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của Trung tâm được giao, gồm toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị, hệ thống tài nguyên thông tin. - Phát triển mối quan hệ hợp tác với các thư viện, cơ quan thông tin, tổ chức khoa học, xuất bản về lĩnh vực giao thông vận tải trong và ngoài nước. - Nghiên cứu, đẩy mạnh phát triển chuyên môn nghiệp vụ thư viện. 1.3.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Cơ cấu tổ chức: Hiện nay, ngoài Ban Giám đốc có nhiệm vụ điều hành và quản lý chung các hoạt động cơ bản thì Trung tâm còn được phân chia ra các phòng ban chức năng với các nhiệm vụ cụ thể sau: - Phòng nghiệp vụ (Tầng 4) - Phòng mượn (Tầng 4) - Hệ thống các phòng đọc bao gồm: Phòng đọc tiếng Việt (Tầng 5); phòng đọc ngoại văn, báo – tạp chí, luận án, luận văn (Tầng 6); phòng đọc điện tử (Tầng 7). Các phòng đọc này đều được tổ chức theo hình thức phòng đọc mở, phục vụ người dùng tin sử dụng tài liệu tại chỗ. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 20